Hoja de Trabajo

Módulo 3

Consolida tuNegocio Digital

Semana 2, Clase 2

Crea tus Sistemas

2021Programa 3CL

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Comunicacion (mails, blog, redes sociales….)Campañas (campaña de san valentín, black friday…)Lanzamientos

¿Recuerdas el organigrama que diseñaste en la clase pasada?

Pues es momento de ponerlo en marcha y utilizarlo para la creación de lossistemas y procesos con los cuáles va a funcionar tu negocio.

En la clase anterior te sugerí que, para empezar, basaras tu organigrama endiferentes departamentos ya que muchas de las funciones aún se estándesarrollando.

Para los propósitos de crear sistemas, puedes dividir un departamento ensub-departamentos.

Por ejemplo dentro de Marketing y Ventas podríamos tener:

Paso 1. Divide tu negocio pordepartamentos

Inserta tu organigrama aquí:

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Paso 2. Identifica los procesosbásicos de cada departamentoLa clase pasada también hiciste una lista de los procesos/funciones básicasque tienes dentro de cada departamento.

Si no puedes identificar todos de una vez, ¡tranquila!

Sistematizar es algo que vas a ir haciendo conforme vas trabajando en tunegocio. No se trata de dejarlo todo a un lado y dedicarte sólo a sistematizar,sino de aprender el método e implementarlo día a día.

Inserta los procesos aquí:

Departamento:

Función(es):

Responsable:

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Este es el paso al que hay que dedicar más tiempo y el que se sueleposponer, obviar o incluso olvidar por completo.

No veas la sistematización como una pérdida de tiempo sino como unainversión en tu negocio.

Con cada proceso que documentes, estarás más cerca de poder dirigir tunegocio como esa empresaria de éxito que tanto admiras.

Antes de comenzar a documentar los procesos, crea una plantilla quecontenga todos los elementos que intervienen en un proceso.

Estos elementos son:

Paso 3. Documenta el Proceso

Objetivo

Cuál es el resultado que queremos obtener con este proceso.

Evento Disparador

Todo proceso empieza cuando pasa algo que da el pistoletazode salida al proceso

El paso a paso para ejecutar el procesoDescribe todos los pasos necesarios para ejecutar el proceso,utilizando un lenguaje sencillo que cualquiera pueda entender.Trata de explicarlo de manera clara. Si alguien entrara nuevo a tu empresa mañana, ¿sería capaz deentenderlo?

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Responsables

Qué personas participan en el proceso y qué tareas desarrollancada uno.

Tiempos Estimados

En cuánto tiempo debe completarse el proceso o cuánto tiempo es razonable o debería haber entre un paso y otro.

Recursos NecesariosTeléfonos de contacto, accesos a plantillas de documentos, contraseñas, accesos a aplicaciones y programas que uses.

Tips!La próxima vez que completes un proceso, graba un tutorial envideo para que quede documentado de manera visual.

Algunos procesos y tareas son complejos y el video va aproporcionar muchísima claridad.

Incluye checklists para cada uno de los pequeños pasosnecesarios para ejecutar la tarea.

Digitaliza tus procesos con programas como Evernote o Trello.De esta forma podrás acceder (y compartir) tus procesos conun simple enlace.

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Ejemplo de Documentación deProceso

Abordaje de clientes de servicios Premium

Objetivo

Evento DisparadorHemos recibido una notificación, ya que el prospecto (cliente) hasolicitado una consulta a través del formulario de la web

El paso a paso para ejecutar el procesoComprueba los datos del cliente en base de datos interna(Adjunta un documento con los datos del formulario de web)

1.

2. Enviar formulario previo de evaluación: Para que el cliente potencial que contacta para trabajar contigo lo rellene yobtener la información necesaria.

(Aquí puedes incluir un enlace a un cuestionario on line conGoogle Docs , adjuntar una plantilla en word con elcuestionario)

A. Si decides que NO es el cliente ideal para este servicio:Envíale un email con el «no» y sugerencias de otrasposibles formas de trabajar contigo (incluir plantilla derespuesta) u otros compañeros de la profesión/recursos. Te aconsejo usar las respuestas standard deGmail/mailchimp para ahorrarte tiempo

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Ejemplo de Documentación deProceso

B. Si decides que SÍ es cliente ideal para este servicio: envía un email para programar la sesión de valoración porZoom/Skype (respuesta standard) con enlace al calendarioon line o algún programa de agenda on line (calendly,Vcita, Outlook)(Aquí puedes incluir una plantilla de un guión básico conlos puntos que quieres incluir en la entrevista y que nodebes de olvidar tocar)

3. Enviar propuesta o presupuesto: Una vez realizada la sesión de valoración o consulta gratuitaque necesitas para dar dar presupuesto (Incluye la plantilla que luego personalizarás.) 4. Enviar email de seguimiento: (Plantilla o respuesta estándar de Gmail, si a los dos días, elcliente no comunica su decisión)

A. Si la respuesta es no: enviar email de agradecimientopor comunicarnos su decisión (respuesta standard gmail) B. Si la respuesta es sí: enviar contrato por email ypróximos pasos (añadir la plantilla del contrato y larespuesta estándar del mail)

5. Enviar email de seguimiento:(Respuesta standard de gmail si a los dos días, el contrato nose ha recibido firmado)

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Ejemplo de Documentación deProceso

6. Hacer y enviar la factura al cliente: incluyendo el plazodado para el pago (incluye el enlace y claves al al software de facturación oadjunta la plantilla de factura en excel) 7. Comprueba el cobro de la factura: una vez transcurrido elplazo para el pago, y enviar email de seguimiento si no se hapagado 8. Crea un nuevo cliente en el programa de gestióncorrespondiente.Añade enlace y claves al programa para poder hacerlodirectamente.

Vendedora (yo) y asistente virutal

Responsables

Se estima, considerando los plazos entre correos anteriormentedescritos que es estimado que el proceso tarde como máximouna semana

Tiempos Estimados

Adjunta todos los recursos necesarios para ejecutar esteproceso. En este caso podría por ejemplo adjuntarse el cómohacer una factura (ya que no está especificado y es un procesoaparte).

Recursos

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Una vez has documentado el proceso, compártelo con tu equipo ycomprueba que realmente funciona.

Para testear, tú mismo o alguien de tu equipo tendrá que ejecutar la tareasiguiendo el proceso documentado.

Al hacer esto tal vez te des cuenta de que te has saltado algún paso o de quefalta información. ¡éste es precisamente el objetivo de validar!

Otra opción es pedirle a alguien que nunca ha completado ese proceso quelo lleve a cabo siguiendo la documentación.

Después, pregúntale si ha podido entender bien todos los pasos o si hayalguno que no esté bien explicado.

Paso 4. Valida y Delega

Posibles personas del equipo (o no) que puedan validar el

proceso:

Feedback recibido:

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La sistematización de tu negocio es algo que vas a ir mejorando conformevayas implementando procesos y sistemas y evaluando qué funciona y quése puede optimizar.

Si tienes equipo, no dudes en pedirles feedback y anímalos a que proponganmejoras o cambios.

Al fin y al cabo son ellos los que ejecutan los procesos y pueden detectarmejoras e ineficiencias mucho más rápido que tú.

Una vez tengas tus procesos documentados y validados, puntúalosfrecuentemente haciendo la siguiente pregunta:

Paso 5. Analiza y Optimiza

¡Enhorabuena! Acabas de consolidar los sistemas y

procedimientos de tu negocio.

Del 1 al 10, 1 siendo menor puntuación y 10 siendo mayorpuntuación...

¿Qué tan satifecha estoy con X proceso?