謝寶煖 台灣大學圖書資訊學系副教授 [email protected] 2009 年 10 月 12 日
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謝寶煖 台灣大學圖書資訊學系副教授 [email protected] 2009 年 10 月 12 日. 簡報設計原則及技巧分享. A. B. 內容大綱. 用視覺溝通 讓文字說話 用數字震撼人心 讓圖表說故事 Q & A. 溝通過程. The transferring and understanding of meaning. 簡報者. 投影片. 客戶. 用視覺溝通. Presenter 是主角 圖表是支援 讓觀眾聽，不要讀 少即是多 information chunk 減少眼球掃視 由左到右，左下到右上. 視覺溝通元素. 文字 - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
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A B
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內容大綱 用視覺溝通 讓文字說話 用數字震撼人心 讓圖表說故事 Q & A
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溝通過程The transferring and understanding of meaning
簡報者 客戶投影片
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用視覺溝通 Presenter 是主角
– 圖表是支援– 讓觀眾聽，不要讀
少即是多– information chunk
減少眼球掃視– 由左到右，左下到右上
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視覺溝通元素 文字
– 條列重點– 關鍵句子
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Single Line Title
Heading 1
Heading 2
Heading 3
Heading 4
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視覺溝通元素 文字
– 條列重點– 關鍵句子
圖片– 照片、圖像
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簡報成功關鍵在於態度 /形象The audience is a mirror of the presenter.
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視覺溝通元素 文字
– 條列重點– 關鍵句子
圖片– 照片、圖像
關係配置圖– 表格、矩陣圖、組織圖
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投影片標題
文字 圖片
文字圖片
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電視分割畫面
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視覺溝通元素 文字
– 條列重點– 關鍵句子
圖片– 照片、圖像
關係配置圖– 表格、矩陣圖、組織圖
數字圖– 長條圖、圓餅圖、線形圖
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簡報設計原則 KISS: Keep It Simple, Stupid
善用 PowerPoint 簡報設計範本– 統一字型、色彩、版式– 變換背景、色彩做強調– 設計專屬範本
KISSKISS
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PowerPoint 技巧 選定投影片範本
– 格式＞投影片設計＞ Microsoft Office Online 設計範本＞依類別瀏覽＞選定擬套用範本＞立即下載
變更投影片範本顏色– 格式＞投影片設計＞右邊工作窗＞色彩配置
設定母片– 變更整套投影片之字型、顏色、項目符號– 檢視＞投影片母片
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簡報設計原則 Magic Seven 原則
– 7 士 2 ＝ 5 ～ 9
– 每張投影片七行（七個概念）
– 每項標題題七個字
– 適當留白
•增加段落間距
• Shift + Enter 強制換行增加段落間距
減少段落間距
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內容大綱 用視覺溝通 讓文字說話 用數字震撼人心 讓圖表說故事 Q & A
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讓文字說話 以標題型式條列重點
– 似報章雜誌之精簡標題– 明確主詞＋動詞– 不用完整句子– 省略贅字– 省略不必要之標點符號
以顏色強調重點– 不畫底線– 不斜體
完整概念不斷行– 強制換行
Shift + Enter
1.字數少字體大2.字體大易解易記3.只能講不能唸4.只能聽不能讀5.說故事
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無線射頻辨識系統 (Radio Frequency Identification, RFID )
產值年增 22%
新殺手級應用 …
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RFID
無線射頻辨識系統（ Radio Frequency Identification ）– 產值年增 22%– 新殺手級應用 – …
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RFID
無線射頻辨識系統Radio Frequency Identification– 產值年增 22%– 新殺手級應用 – …
按 Shift+Enter 強制換行
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Radio Frequency IDentification
無線射頻辨識系統– 產值年增 22%
– 新殺手級應用 – …
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Single Line Title
Heading 1
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Single Line Title
Heading 1
Heading 2
Heading 3
Heading 4
The Less Is More!
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台灣花卉產地 蘭陽地區
– 發展觀葉植物及切枝植物 淡水、陽明山
– 東北季風強、濕度高、光線不足– 以金花石蒜、白色海芋、杜鵑花、茶花為主
桃園、新竹– 沿海不易發展農作，多依傍山麓發展– 以生產盆花及花壇苗為主
埔里地區– 海拔五百公尺之盆地，日夜溫差大夏季夜溫低、冬季溫暖
– 為重要之切花、盆花及種苗業生產區
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台灣花卉產地 蘭陽地區
– 發展觀葉植物及切枝植物 淡水、陽明山
– 東北季風強、濕度高、光線不足– 金花石蒜、白色海芋、杜鵑花、茶花為主
桃園、新竹– 沿海不易發展農作，多依傍山麓發展– 盆花及花壇苗為主
埔里地區– 海拔五百公尺之盆地，日夜溫差大夏季夜溫低、冬季溫暖
– 重要之切花、盆花及種苗業生產區
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善用對稱句
建立標題間的關係
減少眼球掃視活動
Don’t Make Me Think!
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Product Features
Search Feature Has Been Enhanced
Improved Speed
More Flexible Than Before
Extension of Warranty
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Product Features
Enhanced Search Feature
Improved Speed
Increased Flexibility
Extended Warranty
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Product Features
Enhanced Search Feature
Improved Speed
Increased Flexibility
Extended Warranty 1.顏色彰顯重點2.自訂動畫逐條說明3.由左進入不敵對4.平均分配空間
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Warranty
FlexibilitySpeed
Search Feature
Product FeaturesProduct Features
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讓文字說話 引文句子要完整
當每個人的想法一致時，就表示根本沒有人在用大腦。
美國名將巴頓將軍
當每個人的想法一致時，就表示根本沒有人在用大腦。
美國名將巴頓將軍
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減少未加值之步驟潛在公司利益 潛在顧客利益 挑戰 /限制
•改善效率
•增加生產力
•增加顧客服務能力
•公司差異化
•增加服務速度
•改善效率
•轉變顧客和企 業間之任務
•客製化服務
需要額外的顧客教育和員工訓練來執行得更順暢、有效率
電子公文
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減少未加值之步驟
公司潛在利益 顧客潛在利益 挑戰 /限制
•改善效率
•增加生產力
•增加顧客服務能力
•公司差異化
•增加服務速度
•改善效率
•轉變顧客和 企業間之任務
•客製化服務
顧客教育
員工訓練
電子公文
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簡報設計原則 字型
– 選用清楚易讀的字型– 中文字型：標楷、細明– 英文字型： San serif type （無細線體）
• Arial, Verdana, Tahoma• Times New Roman （細線體）•不用 serif type （細線體）–Bookman Old style–Comic
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簡報設計原則 字體大小
– 字體要大、行數要少字體大，行數自然少，符合Magic Seven 原則！
– 標題不小於 28 點– 項目內容不小於 20 點– 標題上下層級間以相差四點為宜
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• 這是 12點的字，您看得到嗎？• 這是 14點的字，您看得到嗎？• 這是 16點的字，您看得到嗎？• 這是 18點的字，您看得到嗎？• 這是 20點的字，您看得到嗎？• 這是 24點的字，您看得到嗎？• 這是 28點的字，您看得到嗎？• 這是 32點的字，您看得到嗎？• 這是 36點的字，您看得到嗎？• 這是 40點的字，您看得到嗎？•這是 44點的字，您看得到嗎？•這是 48點的字，您看得到嗎？
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大標題用 44 點標楷體粗體 標題 1 是 32 點，加粗，很清楚
– 標題 2 是 28 點，加粗，也很清楚• 標題 3 是 24 點，加粗，還算清楚
– 標題 4 用 20 點，加粗，再小就看不到了» 標題 5 用 18 點，加粗，快看不到了
– 標題 4 用 20 點，改用細明體，加粗，好一點» 標題 5 用 18 點，改用細明體，加粗，勉強可以
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色彩 淺色背景 深色字
– 背景：白色或淺色 深色背景 淺色字
– 紅色和橘色不適合久看– 綠、藍、棕難捉住觀眾注意力– 黑底白字不適合遠距離觀看• 20呎遠
從電腦螢幕到投影
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內容大綱 用視覺溝通 讓文字說話 用數字震撼人心 讓圖表說故事 Q & A
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用數字震撼人心 數字是商業簡報的關鍵
– 數字會說話– 善用數字支持觀點或論證
– 投影片中宜以精確數字呈現– 口述時，宜使用近似值因為近似值容易記憶容易聯想
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重要數據用 Sidebar 強調
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台灣青少年自殺行為
青少年十大死因
第
3名
有憂鬱症傾向者自殺比例提高10 ～ 15％
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內容大綱 用視覺溝通 讓文字說話 用數字震撼人心 讓圖表說故事 Q & A
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圖表設計原則 Simple 簡明 Audience-specific 觀眾導向 Visual attractive 視覺魅力 Economic 經濟
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切花（百萬歐元） 2005 2006 成長率玫瑰花 728.6 758.2 +4.1
菊花多花 293.1 300.2 +2.4
鬱金香 191.5 223.0 +16.4
百合 164.1 166.7 +1.6
非洲菊 121.2 122.2 +0.8
蕙蘭 70.2 72.0 +2.6
菊花 46.7 55.8 +19.5
小蒼蘭 57.4 55.4 -3.5
火鶴花 41.0 46.4 +13.2
水仙百合 39.1 39.2 +0.3
荷蘭切花生產值前十名
靠右對齊不顯示框線
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切花（百萬歐元） 2005 2006 成長率玫瑰花 728.6 758.2 +4.1
菊花多花 293.1 300.2 +2.4
鬱金香 191.5 223.0 +16.4
百合 164.1 166.7 +1.6
非洲菊 121.2 122.2 +0.8
蕙蘭 70.2 72.0 +2.6
菊花 46.7 55.8 +19.5
小蒼蘭 57.4 55.4 -3.5
火鶴花 41.0 46.4 +13.2
水仙百合 39.1 39.2 +0.3
荷蘭切花生產值前十名
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切花（百萬歐元） 2005 2006 成長率玫瑰花 728.6 758.2 +4.1
菊花多花 293.1 300.2 +2.4
鬱金香 191.5 223.0 +16.4
百合 164.1 166.7 +1.6
非洲菊 121.2 122.2 +0.8
蕙蘭 70.2 72.0 +2.6
菊花 46.7 55.8 +19.5
小蒼蘭 57.4 55.4 -3.5
火鶴花 41.0 46.4 +13.2
水仙百合 39.1 39.2 +0.3
荷蘭切花生產值前十名
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Bar charts Excel直條圖
％
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圓餅圖製作規範
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圓餅圖製作規範
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台灣人到香港、日本、泰國、和韓國旅遊人數
http://202.39.225.136/statistics/File/200612/table25_2006.pdf
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500,000
1,000,000
1,500,000
2,000,000
2,500,000
3,000,000
3,500,000
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008
香港日本泰國韓國
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如何快速轉貼Word 表格 Word：將字型改成粗體 Word：預覽列印 Prt Scr或 Capture
– Png: 可攜式網路圖形
PowerPoint：插入＞圖片＞從檔案– 裁剪
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變 T字型，
往內推
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今天我們學到了
用視覺溝通，簡報者是主角
讓文字說話，突顯重點
用數字震撼人心，創造差異
讓圖表說故事 ，精簡自明
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Q & AQ & A
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http://toppresentation.blogspot.com