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採購管理Purchasing

游淑卿yuching@ms2.seeder.net

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報告大綱採購之整體概念

– 採購概念– 採購主要條件– 採購方式– 採購作業管理– 採購問題

（採購學　葉彬　立學社圖書公司）

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報告大綱採購之系統概念

– 採購會計 (Accounting for Purchasing)– 供應商 (Suppliers) – 請購　 ( Purchase requisition )– 詢價　 (Request for quote ;RFQ)– 報價　 (Quotation)– 採購　 (Purchase order)– 收貨　 (Receiving)

Oracle 系統操作與練習

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採購之整體概念

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採購概念

買什麼東西 ?鴨、酒、番茄、雞蛋…

向誰買 ?菜市場的小販 多少錢 ?

雞蛋： 1個 1元，半打 5元，1打 9.5 元

何時交貨 ?立即 or 6:30

品質好不好 ?這有一個壞的，換一個

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採購概念採購部門的功能與目標

– 短期日標： 適時的從適當的供應商中提供正確數量，且符合要求的產品，送到正確的地點，給組織內的顧客．

– 中期目標： 協助組織達成其營運目標．包括採購部門的管理．與其他部門之密切聯繫．供應商之選擇與維持．

– 最終目標： 發展企業整合性之採購策略．協助企業整體營運策略及終極目標之實現．

降低成本．降低採購週期所需時間．提高產品品質及運送品質．提高企業營運成效．無間縫運作的企業流程．提昇顧客滿意度與企業形象

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採購概念傳統採購

– 原物料– 零件– 服務– 供應商選擇與評估– 契約訂定

現今採購– 庫存追踨與控管– 交通工具分析與評估– 以物付款合約之管理 (考慮貿易平衡 )– 內製 /外購決策分析 (採購品有其獨佔或控制性時 )– 採購研究 /原物料需求預測 (物料受國際政經科技影響 )

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採購主要條件品名與分類：

採用賣方所慣用或世界通用之名稱．規格：

清楚的說明物資設備在技術上所必要的條件，包括其與必要之條件符合與否，及所賴以決定之處理程序方法．

數量及單位因各國各地度量衡標準不一，應事先談明．

採購地區可要求提供來源地證明．

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採購主要條件價格

採購價格影響產品成本及生產成本 價格＝利潤＋貨價＋交付方法＋運費＋危險程度＋…

交貨 貨物所有權之移轉． 包括：交貨期限．地點．交貨遲延．其他附帶條件

包裝 避免採購物資於運輸途中發生破損． 因包裝不良導致毀損，賣方應負責賠償．

檢驗 1. 獨立公證單位． 2. 輸出國之檢驗機構．

3. 製造廠出具檢驗證明． 4. 採購者自行檢驗．

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採購主要條件保險

賣方負責： CIF 條件買方負責： C&F ． FOB ． FAS

運輸 FOB ． C&F ：船舶到達至卸貨完畢之期間 C&F ． CIF ：包船，否則賣方需負滿意卸貨之責

付款信用狀．預付定金．付款後交貨．承兌後交貨．交付滙支票後領取裝船文件．電滙．分期付款．

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運輸保險補充說明 (1/4)工廠交貨條件 (EXW)

於規定的日期或期間內，將貨物交由買方處置的時間及地點給予充分通知。

貨交運送人條件 (FCA) 買方則須指定運送人並自貨物辦妥通關手續後交給運送人接管時起負擔一切的風險及費用，並依買賣契約規定支付貨款。

貨交運送人運費付訖條件 (CPT) 買方則自貨物交付運送人接管時起負擔貨物毀損滅失的風險，並依買賣契約規定支付貨款。

貨交運送人保險費運費付訖條件 (CIP) 買方則自貨物交付運送人接管時起負擔貨物毀損滅失的風險，並依買賣契約規定支付貨款。

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運輸保險補充說明 (2/4)輸出港船邊交貨條件 （ FAS）

買方則須負責安排船舶，將船名、裝貨地方及向船舶交貨時間給予賣方充分的通知，負擔貨物交到船邊以後的一切風險及費用，及自負風險及費用取得輸出入許可証、辦理通關手續，並依買賣契約規定支付貨款

輸出港船上交貨條件 (FOB) 買方則須負責租傭船舶或預洽貨運所需艙位，將船舶名稱、裝貨地點（船席）及向船舶交貨時間適時通知賣方，並負擔貨物越過船舷以後的一切風險與費用，及依買賣契約規定支付價款

輸出港船上交貨運費在內條件 (CFR) 買方則須負擔自貨物越過船舷以後的一切風險及費用，並依買賣契約規定支付價款

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運輸保險補充說明 (3/4)輸出港船上交貨保險費運費在內條件 (CIF)

買方則須負擔自貨物越過船舷以後的一切風險及費用，並依買賣契約規定支付價款

邊境交貨條件 (DAF) 買方則須負擔自貨物交由其處置時起的一切風險及費用，自行辦理進口通關手續，並依買賣契約規定支付貨款

目的港船上交貨條件 (DES) 買方則須負擔自貨物交由其處置時起的一切風險及費用，並依買賣契約規定支付貨款，及有適用時，支付辦理貨物輸入通關手續並支付通關手續費和全部關稅、稅捐及其他費用

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運輸保險補充說明 (4/4)目的港碼頭交貨條件 (DEQ)

買方則須負擔自貨物交由其處置時起的一切風險及費用，取得輸入許可證或其他官方文件，適用時，辦理通關手續及支付手續費，關稅、稅捐與其他費用，並依買賣契約規定支付貨款

輸入國內地稅前交貨條件 (DDU) 買方則須負擔其未能及時辦理進口通關手續而生的任何額外費用及風險，以及負擔自貨物交由其處置時起的一切風險及費用，並依買賣契約規定支付貨款

輸入國內地稅訖交貨條件 (DDP) 買方則須負擔自貨物交由其處置時起的一切風險及費用，並依買賣契約規定支付貨款。

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採購方式報價採購 ( 標準採購 )

買方向供應商發出詢價，請其正式報價．招標採購

以公開方式競標．按規定件投報價格，當眾開標．最低價者得標．而成立買賣契約．

議價採購 廠商個別進行洽購，不公開的磋商而議訂價格．

比價 就選定之供應商，訂期前來報價，並以競價方式，以符合規格之最低價決標．

定價採購 大宗採購，供應來源分散．由採購機構訂價收購．例：菸葉．甘蔗…

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採購方式詢價現購

直接詢問市價，現貨採購．通常量小價低．訂購

多用於小額交易，通常有訂購單做為承諾．期貨交易

某類大宗物資，以定期交割貨物的買賣方式．小額採購

在某一限額之下所實行的簡化程序的採購方式．交易市場採購

隨時視市場價格漲跌情況，在交易所或拍賣所內隨時機動訂購之．

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採購作業管理合約：

承諾雙方達成一致協議保險

預防貨物可能遭遇之損失意外災害．戰爭

運輸陸運．水運．空運．及其設備．

檢驗檢查與驗收之工作統稱確保交貨之安全

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採購作業管理索賠

查驗貨物是否符合約定之規格．數量及其他一切條件

分析發生事故之性質，確定索賠對象．檢具必備文件．掌握索賠有效期間．

財務．會計採購付款辦法繫於採購方之財務調度．預算採購

內部稽核採購是否真實．是否正確列帳．採購歸屬年度．

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採購作業管理物資分類

商品標準分類，以使分類統計供應商評核

評核品質．價格．交貨…時效控制

目的：增加效率．減低成本．爭取利潤追查

在需要的時間與地點．催促賣方履約交貨

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採購作業管理價值分析

每一採購物件，分析其價格相對於其功能比是否合理．

價值＝物件所具備之功能／該物件之成本ABC 分析

[根據價值大小，而付出不同的努力 ] 之重點管理原則

A 類：購儲少量，增加採購次數 B 類：購儲中量 C 類：購儲大量減少採購次數

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採購問題規格問題底價問題押標金問題履約保證金問題等標問題圍標問題惡性削價搶標問題低價決標問題不良採購呆料問題

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採購之系統概念

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ERP 功能示意圖

客戶訂單客戶訂單

主生產排程MPS

主生產排程MPS

要徑產能模擬RCCP

要徑產能模擬RCCP

物料需求計劃MRP

物料需求計劃MRP

請購作業請購作業 採購作業採購作業 收料作業收料作業

生產指示DiscreteRepetitiveFlowProjectProcess

生產指示DiscreteRepetitiveFlowProjectProcess

生產發料生產發料

生產控制製程移轉生產控制製程移轉

生產入庫生產入庫

出貨作業出貨作業

細部產能模擬CRP

細部產能模擬CRP

應付帳款立帳

應付帳款立帳 付款作業付款作業

票據管理票據管理成本管理成本管理主需求排程MDS

主需求排程MDS

固定資產管理固定資產管理料品管理 ,產品結構 ,生產製程 ,客戶 ,供應商 ,品保

供應鍊管理最佳化排程供應鍊管理最佳化排程

銷售預測FCST

銷售預測FCST

彈性企業組織架構 彈性管理法則 管理決策支援 EDI/XML 開放界面

統一發票管理

統一發票管理

收款作業收款作業應收帳款立帳

應收帳款立帳

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採購模組與各模組的關聯

採購管理

MRP料件主檔

應付帳款

生產管理庫存管理

成本會計

買多少 ?透過供需

付多少 $$付款條件

每單位成本 ?? 平均成本

買 ?? 材料料號建立

放在那裏 ??庫存之型態

品質管理

品質如何 ? 檢驗

何時進料 ?工單需求點

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採購流程 overview計 劃計 劃 收 貨收 貨採 購採 購請 購請 購 供 應 商供 應 商

供應商建 立

供應商詢 價

交期 確認

供應商績效評估

MRP模擬

建 議請購單

轉 成請購單

請購單輸 入

請購單簽 核

請購單

請購單追 蹤

採購單簽 核

倉庫 收貨

檢驗

退貨處理

直接入庫

轉應付帳 款

驗收單

退貨單

退貨理由分析

採購單

供應商 選定

轉 成採購單

採購單跟 催

驗退

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採購會計

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採購會計

採購期間設定

使用外國貨幣

傳票輸入

• 定義會計期間• 完整的採購流程週期 .

• 關閉採購期間 .

• 採購幣別設定 .• 合併採購幣別成 functional currency

• 借貸平衡 .

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收貨付款

收貨

付款付款OracleOracle

應付帳款應付帳款運送

付款選擇 收貨單合併選擇

By 包裝

By 收據

By 地點

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供應商Suppliers

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供應商與採購活動

Payment付款

Purchase order採購

SupplierSupplier

Request for quote (RFQ)詢價

Receipts收貨

Purchase requisition請購

Quotation報價

Returns退貨

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供應商地點

ParisParisChicagoChicagoWashington, D.C.Washington, D.C.

SupplierSupplier

Supplier sitesSupplier sites

ContactContactContactContactContactContactContactContact ContactContactContactContact

92/5/6 32

供應商資訊ParisParisChicagoChicagoWashington, D.C.Washington, D.C.

Payment method付款方式

Online review線上查詢 Performance

績效Terms and co

nditions期限和狀態

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供應商績效報表

ParisParisWashington, D.C.Washington, D.C.

供應商績效評估

Returns退貨

Cost成本

Overdue shipments裝運延遲

Invoice variance交貨清單不一致

ChicagoChicago

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請　購 Purchase requisition

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請購作業流程

Oracle WIPOracle WIP Other systemsOther systems

DemandDemand

Manually Manually createcreate

Import/rescheduleImport/reschedulerequisitionsrequisitions

Create internalCreate internalsales ordersales order

OrderOrderentryentry

Oracle inventoryOracle inventoryOracle MRPOracle MRP

Source ?

DefineDefinerequisitionrequisitiontemplatetemplate

Requisition poolRequisition pool

RequisitionRequisition

RequisitionRequisitionApprove

You can print, assign, and control requisitions.

92/5/6 37

詢　價Request for quote ;RFQ

92/5/6 38

詢價

詢價輸入

供應商列表供應商列表

供應商 1

供應商 2

供應商 3

詢價條件詢價條件• Header information

– 型態 , 裝運 , 帳單– 報價有效期限

• Line information– 數量– 計量單位– 價格

• 最大／最小需求量• 期間和狀態• 危險性原物料• 多樣式裝運報價

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建立詢價

請購記錄 尋找已存在的記錄

RFQRFQ

RFQRFQ選擇記錄發出詢價

自動建立

手動建立

92/5/6 40

報　價Quotation

92/5/6 41

報價

詢價

報價儲存

供應商 1 供應商 2 供應商 3 供應商 4

認可供應商報價

未認可供應商報價

92/5/6 42

報價確認

報價儲存

同意供應商 1Item 1

同意 供應商 1Item 3

同意 供應商 2Entire quote

同意供應商 3Item 2

供應商 1 供應商 2 供應商 3 供應商 4

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採　購Purchase order

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採購單組成元素

Documentdetail (Header)

Item or servicedetails (Lines)

Supplier deliverydetails (Shipments)

Internal distributiondetails (Distributions)

供應商 , 貨幣別 ,採購期間和狀態 , 訂單編號 , 訂購者

項目描述 ,項目類別 ,價格 ,數量 ,供應商項目名稱

收貨調節 ,運送地點 ,運送量 ,運送日期

內部運送位置 ,會計 ,分配 ,需求量與運送量

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Oracle 採購型態Comparison of purchase order types:

– Standard purchase order ( 一般標準採購 )– Contract purchase order ( 合約採購 )– Blanket purchase agreement ( 大宗式採購 )– Planned purchase order ( 計劃性採購 )

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一般標準採購

OracleOracleWIPWIP

OtherOthersystemssystems

DemandDemand

Manually Manually createcreate

Import/rescheduleImport/reschedulerequisitionsrequisitions

Create internalCreate internalsales ordersales order

requesterrequester

OrderOrderentryentry

Create supplier purchase orderCreate supplier purchase order

OracleOracle Inventory Inventory

OracleOracleMRPMRP

SourceSource

Approve

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合約採購–不知將採購的產品明細，產品的數量，產品金額．– 合約內容：合約的有效期間內的採購總金額、付款方式、採購的優惠條件．

– 合約採購內容確認後將轉標準採購 .

合約採購確認

運送 1標準採購 1

運送 2標準採購 2

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大宗式採購– 在一特定的時間區間內，累加購買量而與供應商簽訂買賣的合約

– 合約記載了明確的時間區間、明確的採購項目、採購的總金額．

– 採購的數量以及採購的排程沒有記載．– 大宗式採購 Release 時，採購行動即發生．

大宗採購確認

運送 1Release 1Release 1

運送 2Release 2Release 2

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計劃性採購– 有明確的採購數量、採購的排程．–常見情形為廠商有固定的生產品，固定的原物料．–依行程表發生實際採購行動．

計劃性採購

運送 1Release 1Release 1

運送 ２Release 2Release 2

計劃：６月１日

計劃：７月１日

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自動採購單建立

請購記錄 查詢已存在記錄

採購單

採購單從報價單選擇記錄

自動建立

手動建立

92/5/6 51

採購單查詢

資料輸入

查詢採購單詳細資料1. Find window2. Requisition summary window3. View Action History window

採購單報表

存取採購單報表1. find window2. Report

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收　貨Receiving

92/5/6 53

運送

收貨

Receiving AReceiving A Receiving BReceiving B

Standard receipt標準收貨

Direct receipt直接收貨

Inspection required必需驗收

運送 AcceptAcceptRejectReject退回供應商

檢驗

運送

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退貨與修改

ReceivingReceiving 退貨送回

退貨理由單回到供應商

確認退貨項目

ReceivingReceiving

確認收貨資料

錯誤資料修改

Returns 退貨

Corrections 修改

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採購作業操作

92/5/6 56

供應商 (1/5)

92/5/6 57

供應商 (2/5)

92/5/6 58

供應商 (3/5)

92/5/6 59

供應商 (4/5)

92/5/6 60

供應商 (5/5)

第一次新增供應商時可設定供應商地點資訊 ,新增後勿再選按會當機

92/5/6 61

請購 (1/2)

1

2

3

4

92/5/6 62

請購 (2/2)6

5

7

8

9

92/5/6 63

詢價 (1/5)

1

2

92/5/6 64

詢價 (2/5)

3

4

5

92/5/6 65

詢價 (3/5)

6從供應商列表新增

報價之供應商

92/5/6 66

詢價 (4/5)

7

手動新增報價之供應商

92/5/6 67

詢價 (5/5)8

9

5/4 自動轉報價

92/5/6 68

報價

1

2

3

92/5/6 69

課後練習

92/5/6 70

標準採購 (1/8)

1

92/5/6 71

標準採購 (2/8)

2

3

4

5

92/5/6 72

標準採購 (3/8)

6

7

8

92/5/6 73

標準採購 (4/8)

9

92/5/6 74

標準採購 (5/8)

10

92/5/6 75

標準採購 (6/8)

11

12

92/5/6 76

標準採購 (7/8)

12

92/5/6 77

標準採購 (8/8)13

14

15

92/5/6 78

採購查詢 ~1

1

2

92/5/6 79

採購查詢 ~1

3

4

5

92/5/6 80

採購查詢 ~1

92/5/6 81

採購查詢 ~2

1

2

3

92/5/6 82

採購查詢 ~2

4

92/5/6 83

Q & A