ÅRSKRÖNIKA 2013

3

EN VÄG FRAMÅT

Nu skapar vi en förvaltningsorganisationMyndighetsnätverkets utmaning under 2013 har varit att gå från en projektorganisation till en förvaltningsorganisation som är hållbar över tiden. Från den första januari 2014 ingår nätverksarbetet som en del av myndigheternas ordinarie verksam-het. För att vårt nätverksarbete ska kunna fortsätta att leva och utvecklas behövs en struktur och en organisation som inte är personberoende. Medarbe-tarnas engagemang och entusiasm är de viktigaste framgångsfaktorerna för att nätverket ska fungera. Vår största utmaning under 2014 är att lyckas hålla engagemang och entusiasm vid liv i den nya förvalt-ningsorganisationen.

Två nivåer av medlemskapMyndigheternas behov och möjligheter för att delta i nätverket skiljer sig åt. Under 2014 blir myndighe-ternas deltagande i nätverket tydliga re. Det kommer att finnas två nivåer av deltagande att välja mel-lan. Nivå ett ger en styrande och beslutande plats samt deltagande i aktiviteter (kostnad: 200 000 kronor). Nivå två ger möjlighet att delta på aktivi-teter (kostnad: 25 000 kronor). Överenskommelser mellan myndigheterna kom mer att tecknas så alla vet vad som erbjuds inom ramen för nätverket och vad respektive myndighet förväntas bidra med i nätverksarbetet.

Ansvarsområden och aktiviteter fördelasAnsvarsområden och ansvaret för att genomföra specifika aktiviteter har prioriterats och fördelats mellan de myndigheter som är mest aktiva i nätver-ket. En koordinator ska anställas på halvtid för att hålla ihop och utveckla nätverket. Erfarenheterna har lärt oss hur viktigt det är att det finns en resurs som stödjer arbetsgrupperna, kanaliserar nya möjligheter och utvecklingsområden, håller i viktiga regionala och nationella kontakter och är den natur-liga kontaktvägen in i nätverket.

Gemensamma resurserFör att underlätta hanteringen av våra gemensam-ma utbildningar har vi en resurs för utbildningsad-ministration. Det gör det enklare och effektivare för alla deltagande myndigheter. Här ser vi även att vi kan utveckla vissa administrativa delar ytterligare under 2014.

Tack alla ni som deltagit i arbetet, för fantas-tiska insatser under 2013. Vi kan med spänning se fram emot vårt fortsatta samverkansarbete även under kommande år.

Relationer och arbetsformer som Myndighetsnätverket skapat under uppbyggnads-perioden har ytterligare stärkts under året. Vi kan tydligt se att vår samverkan gör oss både effektivare och starkare. Det gör det intressant att jobba vidare i nätver-ket. Nyttan är central för oss. Och de gemensamma utmaningar som vi myndighe-ter står inför gör också att vi ser fler möjligheter och utvecklingsområden. VÅ

R GE

MENSAMMA VERKSAMHET

Det finns ett behov att tillföra och behålla ny kunskap i de olika organisationerna. En stor satsning är ett it-trainee- program där totalt nio traineer anställdes inom Bolagsverket, Försäkringskassan och SPV. Med gemensamma utbildningstillfällen och uppdrag på sina myndigheter får de en heltäckande start.

It-traineeprogramFör första gången genomför vi ett

myndighetsgemensamt it-trainee-

program i Sundsvallsregionen.

Syftet är att locka hit nyut-

examinerade it-

studenter från universi-

tet och högskolor. Det

finns ett behov att

tillföra och behålla

ny kunskap i de olika

organisationerna.

Programmet startade i september och pågår i sex månader. SPV, Bolagsverket och Försäk-ringskassan it har tillsam-mans anställt nio traineer.

Huvuddelen av programmet består av arbete och utbildning på den myndighet

där traineen är anställd. Myndighetsnätverket håller i

gemensamma utbildningar, seminarier och nätverks-

träffar.

– Det känns så härligt att vi har kommit hit, säger HR-utvecklare Karima Rouass på Bolagsverket och kol-legan Lena Lindholm från SPV instämmer:

– Det ligger ett hårt arbete bakom program-

met. Vi har ansträngt oss för att ha en hög kvalité

som ska gagna såväl traine-erna som oss på myndigheterna.

3

Myndighetsledarna summerar 2013Myndighetsnätverket har gjort oss mer synliga,

tillgängliga och attraktiva som arbetsgivare. Våra

gemensamma utbildningar har fortsatt gett god

förvaltningsnytta och it-traineeprogrammet har

varit en välkommen nysatsning. Allt detta har

bidragit positivt till vår kompetensförsörjning.

Vi har också genomfört ett gemensamt seminarium för att stärka myndigheternas arbetsgivarvaru-märke. Då lärde vi oss en modell som gör att vi kan jobba fram ännu bättre koncept inför våra delta-gande på rekryteringsmässor.

Ett annat lyckat resultat är samarbetet med e-beställningar som pågått hela 2013.

Det bästa med nätverketDet bästa med Myndighetsnätverket är att vi lär känna varandra, att vi kan använda varandras erfarenheter och få nya infallsvinklar till att utveckla våra verksamheter.

Dessutom fick Statskontoret i uppdrag av reger-ingen att göra en analys av hur myndigheterna arbetar för att bidra till att staten är en attraktiv och föredömlig arbetsgivare. I rapporten nämns Myn-dighetsnätverket som en gott exempel på hur man gemensamt kan åstadkomma bra resultat.

Det ser vi som ett kvitto på resultatet av vår samver-kan. Och det är vi stolta över!

Redan vid ingången av 2013 ordnade Myndig-hetsnätverket ett möte med andra myndigheter i regionen som gärna ville veta mer om oss. Det resulterade i att sju nya myndigheter gick med i Myndighetsnätverket.

Vi välkomnar dem och ser fram emot en utökad samverkan inom Myndighetsnätverket.

• Folke Bernadotteakademin

• Ångermanlands tingsrätt

• Sundsvalls tingsrätt

• Förvaltningsrätten Härnösand

• Rättshjälpsmyndigheten

• Överklagandenämnden för studiestöd

• Kriminalvården region nord

Vi välkomnar sju nya myndigheter

Anneli Kuusisto

Projektledare i Myndighetsnätverket

”– Jag visste inte ens att det fanns it-jobb inom staten. Har inte tänkt på staten på det viset.”

En av it-traineerna

54

JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC

Utbildningar under våren 2013• Testledarutbildning, 16—17 januari

• Att arbeta i staten, 19—20 mars

• Kompetensbaserad rekrytering, 12—13 mars

• Kravhantering grund, 12—13 mars

• Statstjänstemannarollen i fokus, 23 april

• Arbetsmiljöutbildning, 16—17 maj

• Ledare utan personalansvar (grupp 1—3), 15—16 april och 15—16 maj 23—24 april och 27—28 maj 6—7 maj och 10—11 juni

Mässor och möten under våren 2013• Larv (Luleå), 23 januari

• Uniaden (Umeå), 29 januari

• Systemvetardagen (Kista), 13 mars

• SAAM Mittuniversitet (Sundsvall), 13 mars

• Frukostseminarium för kommunikatörer, Stark och tydlig kommunikation med rätt bildspråk (Sundsvall), 26 april

Mässor och möten under hösten 2013• Exjobbsdagen Mittuniversitet (Sundsvall), 2 oktober

• ESV-dagen (Stockholm), 8 oktober

• Sundsvall 42 (Sundsvall) 15—17 oktober

• Juristens dag (Stockholm), 17 oktober

• Kvalitetsmässan 2013 (Göteborg), 19—21 november

• Branschkväll för it-studenter (Sundsvall), 3 december

HÄNDELSER UNDER 2013

Rekryteringar och uppdrag 2013• 4 sommarnotarier

• 9 it-traineer

• 7 examensarbeten

• Annonsering efter gemensam koordinator

Branschkväll för it-studenter, 3 decemberBolagsverket stod som värd för 2013 års upplaga av Myndighetsnätverkets branschkväll för it-studenter från Mittuniversitetet. 25 studenter bjöds på intressanta före-läsningar, mingel och enklare förtäring.

— Syftet med vår branschkväll är att öka samarbetet mel-lan universitetet och våra myndigheter och knyta kontak-ter. För oss myndigheter är det på sikt ett sätt att säkra kompetensförsörjningen inom it, säger Lena Lindholm, personalutvecklare på SPV.

— Vi myndigheter behöver forum som det här, där vi aktivt kan kliva fram och visa att vi är intressanta som arbetsgivare med spännande projekt och modern teknik, säger Karima Rouass, HR-utvecklare hos Bolagsverket.

ESV-dagen, 8 oktoberPrecis som 2012 berättade vi om Myndighets-nätverkets framgångsrika samverkansarbete, framförallt inom HR-området. Genom att pre-sentera räkneexempel kunde vi konkret visa nyttan av samverkan. Många menade att just den typen av flexibilitet som Myndighetsnät-verket visar är allt mer viktigt för den statliga förvaltningen.

— Väldigt många stannar till och är intresse-rade. Själva namnet Myndighetsnätverket ska-par intresse. En vanlig fråga är om de kan få gå med i nätverket, för det här är något man saknar på hemorten, säger Anneli Kuusisto, projektledare för Myndighetsnätverket.

Utbildningar under hösten 2013• Ledare utan personalansvar (grupp 4),

2—3 september och 30 september—1 oktober

• Chef i staten, 4—5 september

• Workshopledning, 25—26 september

• Att arbeta i staten, 8—9 oktober

• ISTQB-certifierade testare, 22—24 oktober

• Retorisk presentation, 23—24 oktober

• Statstjänstemannarollen i fokus, 5 november

• Effektiv testmetodik (it-trainee), 6—7 november

• Personligt ledarskap (it-trainee), 17—18 december

Nätverksträff, 24—25 septemberArbetsgrupperna inom utbildning, HR, upphandling juridik och kommunikation fick tillfälle att träffas för att presentera och diskutera Myndighetsnätverkets arbete. Vi fick tillfälle att reflektera över nätverkets utveckling fram till nu, och prata om vad som på gång och hur vi kan stötta varandra.

— Det är jätteviktigt att träffas på det här viset, skapa personliga kontakter och se kopplingar mellan arbets-grupperna, säger Anneli Kuusisto projektledare för Myndighetsnätverket.

Ett av tio goda exempel i KRUS-skriftI skriften Så här gör vi 2012 — Myndigheternas förändringsarbete

i praktiken, lyfts Myndighetsnätverkets samverkansarbete fram som ett av tio goda exempel på statliga myndighe-ters utvecklingsarbete i landet.

I artikeln om Myndighetsnätverket lyfts nätverkets arbete kring den gemensamma värdegrunden för statstjänstemän fram. Läs om detta på sidorna 24—27 i skriften.

Du hittar KRUS-skriften på: www.krus.nu/Global/Bibliotek/Sa_gor_vi_2012.pdf

Kvalitetsmässan 2013Nomineringsseminarium och

pratshower i vår monter.

Så här gör vi 2012

– Myndigheters förändrings- arbete i praktiken

Lämnade in bidrag till GötaPriset

Nominerad till GötaPriset

Finalist i GötaPriset!

Temadag om arbetsgivarvarumärke, 10 aprilEtt heldagsseminarium om hur vi som myndigheter kan arbe-ta med att stärka arbetsgivarvarumärket, i syfte att attrahe-ra och rekrytera rätt kompetens. Vi samlade de kompetenser som är delaktiga i rekryteringserbjudandet på olika sätt, som exempelvis HR, it, juridik och kommunikation. Tillsammans diskuterade vi vad vi kan göra för att lyfta fram staten som en attraktiv arbetsgivare och vässa vårt erbjudande.

— Det är viktigt att alla inblandade kompetenser verkligen pratar ihop sig om dessa frågor. Det vi påstår och det som den nyanställde möter i verkligheten behöver stämma över-ens, säger Catharina Öhman, kommunikatör i Myndighetsnät-verket.

390 personer har utbildats

under 2013.

Sexton olika myndigheter. Sexton olika uppdrag.

Tillsammans utvecklar vi våra medarbetare och

våra verksamheter i Sundsvallsregionen.

www.myndighetsnatverket.se

KOORDINATORsom kan driva och utveckla

Myndighetsnätverket?

Är du vår

Tjänsten är placerad på Statens tjänstepensionsverk (SPV). Läs mer på www.spv.se

Myndighetsnätverket i Sundsvallsregionen

Starka och effektiva — tillsammans!

Nio olika myndigheter. Nio olika uppdrag. Tillsammans utvecklar vi våra

medarbetare och våra verksamheter i Sundsvallsregionen. Vi säkerställer

kompetensförsörjning, samordnar utbildning och delar på administration.

Med gemensamma krafter når vi bättre resultat, ökar kvalitén

och blir mer kostnadseffektiva. Myndighetsnätverket — ett samarbete mellan:

SPV, CSN, Försäkringskassan, Bolagsverket, Tullverket, Myndigheten för samhällsskydd

och beredskap, Mittuniversitetet, Specialpedagogiska skolmyndigheten och

Länsstyrelsen Västernorrland

framgångsrikt samarbete. Den ger nytta för de med-verkande myndigheterna men är också god förebild för andra inom statsförvaltningen.

Under 2014 ska vi även utveckla vår webbplats för att effektivisera anmälningar till våra gemensamma insatser. Uppsala universitet, som tagit över webba-serade utbildningarna från KRUS, vill i någon form samarbeta runt förvaltningen av utbildningar.

Kompetensförsörjning fortsatt viktig frågaAtt fortsätta samarbeta gällande kompetensförsörj-ning till Sundsvallsregionen ger en kraft som kom-mer att gynna våra verksamheter på lång sikt.

Så nästa år blir nog ett minst lika bra samverkansår som 2013!

När projektet över-

går i förvaltning har

vi en stabil grund att

stå på och välkomnar

nya medlemmar till

Myndighetsnätverket.

Vi är övertygade om att samver-

kan i vårt breda perspektiv gynnar alla deltagande

myndigheter.

Nätverkets strukturen som vi etablerar under 2014, med gemensam koordinator och utbildningsad-ministration samt en stabil finansiering, ger oss mycket goda förutsättningar att bygga vidare på ett

FRAMÅTBLICK — fortsatt förvaltning

6

I vår monter på Kvalitetsmässan i Göteborg, den

19-21 november presenterade vi sex pratshower

kring tema samverkan och de effekter vi kan se.

Kvalitetsmässan är Europas största konferens och

fackmässa om verksamhets- och samhällsutveckling.

Syftet med pratshowerna var att visa vad vi gör och hur vi tänker inom Myndighetsnätverket. Vi vill gärna inspirera andra inom offentlig sektor till att våga tänka nytt. Pratshowerna är 10 minuter långa och finns att lyssna på via vår webbplats. Lyssna och bli inspirerad du också.

Lyssna på våra pratshower och bli inspireradPratshower och medverkande

Kommunikation — ett kitt som skapar sammanhåll-ning och synliggör

Medverkande: Catharina Öhman, kommunikatör, Bolagsverket och Ingela Persson, kommunikatör, CSN.

Mer,flerochbättreutbildningar—tilllägrekostnad

Medverkande: Karina Vennerbring, personalut-vecklare, Länsstyrelsen och Helena Karlsson, HR-utvecklare, CSN.

KortversionavfinalistseminarietförGötapriset2013. Starka och effektiva — tillsammans!

Medverkande: Annika Bränström, gd, Bolagsverket och Christina Gellerbrant Hagberg, gd, CSN

Attrahera & rekrytera — gör vi bäst tillsammans

Medverkande: Lena Lindholm, personal-utvecklare, SPV och Karima Rouass, HR-

utvecklare, Bolagsverket.

Samverkan i praktiken

Medverkande: Anneli Kuusisto, projektle-dare, Länsstyrelsen och Elisabeth Kjellberg,

chef verksamhetsstöd, Bolagsverket.

Samverkan kring upphandling

Medverkande: Elisabeth Kjellberg, chef verksam-hetsstöd, Bolagsverket och Kristin Nystedt, upp-handlare, SPV.

Härfinnspratshowerna: myndighetsnatverket.se/kvalitetsmassan

Arbetsgrupperna har varit aktiva och och kan peka

på positiva effekter av samverkan inom sina områ-

den. Här redovisar vi några exempel på det.

Attrahera och rekryteraDe effekter vi ser inom området är bland annat en vidgad representation till lägre kostnad. Vi räknar på en besparing på 50 000-75 000 kronor per re-kryteringsmässa. Vi ser också ett stärkt arbetsgivar-varumärke, ”syns vi så finns vi”. Det märks även då myndigheterna rekryterar genom ett större urval av sökande. Vi kan också nyttja varandras kompeten-ser och hjälpa till vid exempelvis tester och gemen-samma rekryteringar.

KommunikationEftersom vi byggt upp en bas av kommunikations-stödjande produkter och mallar kan vi snabbt och effektivt ta fram det vi behöver inför en aktivitet. En myndighet bidrar med tryckning, en annan lagrar gemensamma produkter och en tredje administre-rar webbplatsen. Det gör att vi snabbt och effek-tivt, till en låg kostnad, kan stödja de aktiviteter vi genomför eller deltar i. Kommunikationsgruppen fungerar som ett kitt mellan arbetsgrupperna och håller ihop den gemensamma kommunikations-plattform som gör det enkelt att synas tillsammans.

UpphandlingTrots att vi är olika har vi lärt mycket av varandra och sett över våra processer så vi jobbar mer likar-tat, särskilt gällande rutinerna för direktupphand-ling. Vi har också delat med oss av våra avrops- och upphandlingsunderlag och lärt av varandras framgångar och eventuella misstag. Exempel på gemensamma upphandlingar är rekryteringstjäns-ter, talarförmedling och it-konsulter. En annan positiv effekt är att kunna bolla frågor upphandlare emellan. Det kan göra stor skillnad på kvalitén och det slutliga resultatet i en upphandling.

UtbildaUtbildningsområdet erbjuder allt fler gemensamma utbildningar och kompetensaktiviteter. Numera kan vi exemplvis erbjuda de lagstadgade arbetsmil-jöutbildningarna på ”hemmaplan” och slipper dyra utbildnings-, rese- och logikostnader för att skicka folk till Stockholm. Vi kan också genomföra intro-duktionsutbildning två gånger per år vilket är minst dubbelt så ofta som en myndighet kan ha det i egen regi. Dessutom får vi en insikt i varandras verksam-heter som är mycket värdefull.

En annan positiv effekt är att det är lätt att få externa föreläsare att komma till oss i Sundsvall, exempelvis från Skatteverket och e-delegationen.

Totalt har hela 390 personer gått en utbildning i Myndighetsnätverkets regi under 2013!

Positiva effekter från arbetsgrupperna

Finalist i GötaPrisetMyndighetsnätverket i Sundsvalls-

regionen är ett av sex utveck-

lingsprojekt som gick till final i

GötaPriset 2013.

Priset belönar Sveriges bästa utvecklingsprojekt inom offentlig sektor. Konkurrensen var sten-hård, Myndighetsnätverket tävlade

mot 241 andra spännande projekt.

– Klart att det hade varit roligt att vinna, men vi är inte ledsna. Istället är vi väldigt stolta över att vi gick till final. I och med det fick vi strålkastaren riktad mot oss och chansen att inspirera andra till att våga tänka i nya banor, säger Annika Bräns-tröm, generaldirektör på Bolagsverket och en av initiativtagarna till nätverket.

Du hittar vår nomineringsuppsats till GötaPriset på: myndighetsnatverket.se/om-oss

www.myndighetsnatverket.se

Sexton olika myndigheter. Sexton olika uppdrag. Tillsammans utvecklar

vi våra medarbetare och våra verksamheter i Sundsvallsregionen.

Vi säkerställer kompetensförsörjning, samordnar utbildning och

delar på administration. Med gemensamma krafter når vi bättre resultat,

ökar kvalitén och blir mer kostnadseffektiva.