المعلومات نظم في األساسية : المفاهيم األول الفصل

.تعريف النظام وخصائصه.تصنيفات النظم.البيانات والمعلومات ومعايير التفرقة بينهما.خصائص المعلومات المفيدة في اتخاذ القرار تصنيفها.– مكوناتها –نظم المعلومات : تعريفها .الوظائف واألنشطة األساسية لنظم المعلومات

إن القراءة المعمقة لهذا الفصل تجعل الطالب قادرا على:

.فهم كينونة النظام وخصائصه.التمييز بين البيانات والمعلومات.التعرف على خصائص المعلومات المفيدة .تعريف نظم المعلومات وتعداد المكونات الرئيسية للنظم.معرفة الوظائف واألنشطة األساسية لنظم المعلومات

25

المفاهيم األساسية في نظم المعلومات

# مقدمة: تعد المعلومات السمة األهم للعقود االخيرة من القرن العشرين لدرجة تسمية العص<<ر الحالي بعصر )ثورة المعلومات واالتص<<االت( وأدى ه<<ذا التط<<ور إلى ازدي<<اد حجم المعلوم<<ات

التي يجب أن تقدم لمتخذي القرار. كما أن المنظمة االقتصادية هي األكثر تأثرا بالتقدم التق<<ني والتكنول<<وجي ال<<ذي يس<<ود العصور المتالحقة، فلقد ش<<مل التق<<دم التق<<ني كاف<<ة أعم<<ال ونش<<اطات المنظم<<ة من أتمت<<ة اإلنتاج إلى عملي<<ات تص<<ميم المنتج<<ات وك<<ذلك التس<<ويق و وس<<ائله المختلف<<ة وإدارة األف<<راد

وتنمية الموارد البشرية ...... الخ. ولقد أصبحت المعلومات عنصرا هاما من عناصر اإلنتاج لم<<ا له<<ا من اهمي<<ة في تحدي<<د فعالية وكفاءة المنظمة، ل<<ذلك اتجهت المنظم<<ات إلى تص<<ميم وبن<<اء أنظم<<ة المعلوم<<ات من اج<<ل الس<<يطرة على الكم الهائ<<ل من المعلوم<<ات الض<<رورية إلدارة المنش<<أة وذل<<ك لض<<مان وصول المعلومات موثوقة وصحيحة ودقيق<<ة إلى كاف<<ة المس<<تويات اإلداري<<ة بالش<<كل المالئم والتوقيت المناسب من أجل استخدامها في اتخاذ القرارات الرشيدة التي تساهم في تحقي<<ق

أهداف المنظمة. وتعد المحاسبة أهم وأق<<دم نظم المعلوم<<ات ض<<من المنظم<<ة فهي أح<<د أهم المص<<ادر الرئيس<<ية للمعلوم<<ات حيث أنه<<ا تق<<دم القس<<م األعظم من المعلوم<<ات ال<<تي تحتاجه<<ا كاف<<ة المستويات اإلدارية والجهات الخارجية كما أنها تعالج كم<<ا من البيان<<ات ع<<بر ط<<رق وأس<<اليب متعددة باإلضافة إلى عالقتها المتشابكة مع بقية أنظمة المعلومات ضمن المنظمة و كل ذلك

في إطار وظيفتها األساسية و هي إعادة عكس الواقع المالي للمنظمة. إن بناء و تصميم نظم المعلومات المحاس<<بية وف<<ق األس<<س العلمي<<ة الحديث<<ة في بن<<اء النظم واستخدام الحاسوب في معالجة المعلومات المحاس<<بية يع<<د خط<<وة ض<<رورية لعقلن<<ة

إنتاج واستهالك المعلومات في المنظمة. ولقد أثرت هذه البيئة الجديدة في إعداد و تأهيل المحاسب فأصبح المطلوب أن يكون المحاس<<ب أك<<ثر فعالي<<ة في المس<<اهمة في تص<<ميم نظم المعلوم<<ات المحاس<<بية وتق<<ديم المعلومات للمساعدة في اتخاذ القرارات عوضا عن إضاعة الوقت في تسجيل قيود اليومي<<ة

وترحيلها إلى األستاذ العام وإعداد ميزان المراجعة و التقارير المالية يدويا.# تعريف النظام :

كي نتمكن من فهم نظم المعلوم<<<ات يجب أوال أن ن<<<ورد بعض التعريف<<<ات الخاص<<<ةبالنظام و هي:-

مجموعة مترابط22ة ومتجانس22ة من الم22وارد والعناصريعرف النظام على ان<<ه " -1 التي تتفاعل مع بعضها البعض داخ22ل المهمات ( – االموال– التجهيزات –) أفراد

تعم22ل كوح22دة واح22دة نح22و تحقي22ق ه22دف أو ) ح<<دود النظ<<ام ( إط22ار معين ) البيئة المحيطة (".مجموعة من األهداف العامة في ظل الظروف و القيود

مجموع22ة من العناص22ر ال22تي ترتب22ط م22ع بعض22ها البعضيع<<رف على ان<<ه " -2 بسلس222لة من العالق222ات به222دف اداء وظيف222ة مح222ددة أو مجموع222ة من

" .الوظائف# خصائص و صفات النظام :

25

يمكن مالحظة أن النظام في مجال االعمال يتمتع بعدة خصائص أو صفات يمكن أن نوجزها فيما يلي :

: Resources الموارد - 1 البد أن تتوفر ألي نظام البنية األساس<<ية المكون<<ة ل<<ه والمتمثل<<ة في مجموع<<ة الم<<وارد المتاحة للنظام، فعلى سبيل المثال يمكن تصنيف موارد نظام المعلوم<<ات المحاس<<بي إلى

أربعة موارد هي: a.:و تش<<مل األوراق الكتابي<<<ة والمطبوع<<ات والمس<<تندات والس<<جالت المهم22ات

والدفاتر ....... الخ.b.:و تشمل اآلالت الحاسبة و اآلالت الكاتبة في النظام اليدوي يضاف إليها األجهزة

الحاس<<<ب اإللك<<<تروني و اطراف<<<ه المكمل<<<ة ل<<<ه من وح<<<دات تخ<<<زين ثانوي<<<ة وطابعات ....... إلخ .

c.:و هم األف<<<راد الق<<<ائمين على إدارة النظ<<<ام و تش<<<غيله , ففي النظ<<<ام األف22راد المحاسبي اليدوي يوجد المحاسبين و الكتبة و الصرافيين و امناء المخ<<ازن ... إلخ , و ينضم إلى هذا الفريق في النظام المحوسب ك<<ل من محللي النظ<<ام و مص<<ممي

النظام و واضعي البرامج و مشغلي الحاسب ... إلخ .d.:وهي األموال المتاحة للنظام المحاسبي من مصادر ذاتية داخلية كاألرباح األموال

المحتجزة واالحتياطات أو من مصادر خارجية مثل االقتراض أو زيادة رأس المال. : Objectives األهداف - 2

بوج<<ود ه<<دف معين أو مجموع<<ة من االه<<داف ي<<راد–أي نظ<<ام–يرتب<<ط وج<<ود النظ<<ام تحقيقه<<ا من وج<<ود النظ<<ام، فأه<<داف النظ<<ام هي الم<<برر األساس<<ي الس<<تمرار وج<<وده، وأهداف النظ<<ام هي ال<<تي تح<<دد طريق<<ة عمل<<ه وكيفي<<ة تنظيم وإدارة واس<<تخدام الم<<وارد

المتاحة له والتنسيق فيما بينها بما يضمن تحقيق هذه األهداف. فمثال : يتمثل الهدف األساسي للشركات الصناعية والتجارية في مج<<ال األعم<<ال له<<ذه الشركات من) مواد ومهمات وتجهيزات وأفراد وأموال...( بتنظيم وتنس<<يق معين لتحقي<<ق

أكبر زيادة ممكنة في المبيعات بأقل تكاليف ممكنة بما يحقق أفضل ربح ممكن. : Environment and Boundaries البيئة و الحدود - 3

تتمثل بيئة النظام في المجال المحيط بالنظ<<ام أي المجتم<<ع ال<ذي يعم<ل في<<ه النظ<ام و يتفاعل معه، أما حدود النظام فتتمثل في الخط<<وط المح<<ددة للنظ<<ام و تفص<<له عن البيئ<<ة

التي يعمل فيها . و يالحظ انه غالبا ما يصعب تحديد حد فاصل بين بيئة النظام و بين ح<<دوده الن<<ه ال يمكن التحديد القاطع للنقاط التي ينتهي عندها النظام إال أنه البد من تحديد حدود واضحة للنظام النها هي التي تحدد انواع المدخالت والمخرجات التي تتدفق بين النظام والبيئة التي يعم<<ل

فيها. فمثال: تحديد الهدف هو الذي يحدد حدود النظام، فإذا كان هدف الوح<<دة اإلقتص<<ادية ه<<و تحقيق افضل ربح ممكن يجعل حدود النظام ممثلة في اإلطار أو الحيز الذي يسمح ويتسع

لوجود كل الموارد المطلوبة بتحقيق هذا الهدف. : Constraints القيود - 4

25

حيث ان النظام يعمل في بيئة يتفاعل معها وتتفاع<<ل مع<<ه وي<<ؤثر فيه<<ا ويت<<أثر به<<ا وألن للنظام حدود معينة نجد ان هناك قيود مفروضة على تحقي<<ق أه<<داف النظ<<ام وتح<<ول دون

تحقيقها بصورة مطلقة، وترجع قيود النظام إلى:a.:تتمثل في ندرة الموارد المالي<<ة والفني<<ة والبش<<رية للنظ<<ام،أسباب )قيود( داخلية

باإلضافة إلى أن حدود النظام نفسه تمثل قيد عليها ألنها هي المحددة لش<<كله وحجم<<هومضمونه.

b.:تتمثل هذه األسباب )القيود أو المحددات( في :أسباب )قيود( خارجية .) قيود قانونية )القوانين السائدة في المجتمع والمنظمة لألعمال التجارية.)قيود اقتصادية ) تتمثل في حجم الطلب وسلوك النظم األخرى المنافسة ...الخ.)قيود اجتماعية وسلوكية ) تتمثل بأذواق المستهلكين والعادات الشرائية ...الخقي<<<ود سياس<<<ية ) تتمث<<<ل في حال<<<ة الس<<<لم االجتم<<<اعي واألمن السياس<<<ي

للمجتمع ...الخ( .و ما إلى ذلك من قيود تحد من تحقيق النظام ألهدافه بصورة مطلقة.

: Subsystems النظم الفرعية - 5 غالبا ما يتكون النظام من مجموعة من النظم الفرعية التي لها نفس خص<<ائص النظ<<ام األساسي ولكنها تعم<<ل كنظم مس<<تقلة متخصص<<ة في عم<<ل أو وظيف<<ة معين<<ة تس<<اهم في تحقيق أهداف النظام األساسي كك<<ل. فمثال: نظ<<ام المعلوم<<ات اإلداري ال<<ذي ه<<و النظ<<ام األساسي في المنشآت اإلقتصادية يتك<<ون من مجموع<<ة من النظم الفرعي<<ة ال<<تي ب<<دورها تتكون من نظم فرعية أخرى، والش<<كل الت<<الي يوض<<ح مكون<<ات نظ<<ام المعلوم<<ات اإلداري

على سبيل المثال:

و يساعد التحديد الواضح للنظم الفرعية إلى تحديد الهيك<<ل األساس<<ي للنظ<<ام وتحدي<دقنواته .

: Controls الرقابة - 6 من الخصائص األساسية للنظام بصفة عامة وللنظ<<ام في مج<<ال األعم<<ال بص<<فة خاص<<ة ضرورة وجود مجموعة من القواعد واإلجراءات المعينة للتحكم في سير العم<<ل في النظم الفرعية بما يضمن ان تعمل كلها نحو تحقيق األهداف العامة للنظام األساسي)رقابة مانعة

وقائية(، كما و تهدف قواعد وإجراءات الرقابة أيضا إلى اكتش<<اف األخط<<اء واالنحراف<<ات– )رقابة مكتشفة(، باإلضافة إلى تقييم األداء واتخ<اذ الق<رارات التص<حيحية)رقاب<ة مص<ححة( داخل النظم الفرعية، ومما ال شك فيه أن عدم وج<<ود قواع<<د وإج<<راءات محكم<<ة و فعال<<ة للرقابة داخل النظام المعين سيؤدي بالضرورة إلى فشل هذا النظ<<ام أو ع<<دم قدرت<<ه على

تحقيق أهدافه.

نظام المعلومات التسويقي

نظام المعلومات

االنتاجي

نظام المعلومات المحاسبي

نظام معلومات

األفراد

) MIS اإلدارية المعلومات ) نظم

25

: Users مستخدمي النظام - 7 هم األف<<راد أو الهيئ<<ات أو الوح<<دات ال<<تي تس<<تقبل وتس<<تخدم مخرج<<ات النظ<<ام إم<<ا

لإلستخدام النهائي أو كمدخالت لنظام آخر، و ينقسم هؤالء المستخدمين إلى : – المس<<تثمرين – دائ<<رة الض<<ريبة – الب<<احثين –/ الحكوم<<ة - مس22تخدمين خ22ارجيين

دوائر اإلحصاء ... إلخ .– البنوك – المقرضين –المتوقعين / تتمث<<ل في المس<<تويات اإلداري<<ة للمنش<<أة والمس<<تثمرين- مس22تخدمين داخل22يين

الحاليين._________

: Classification Of Systems# تصنيفات النظم يمكن التمييز بين عدة أنواع من النظم بحسب المعيار المستخدم في تص<<نيف النظ<<ام

ومن أهم المعايير المستخدمة في تصنيف النظم:من حيث النشأة: -1Naturalالنظم الطبيعي222ة والنظم الص222ناعية Systems And

Human made Systems يعرف النظام الطبيعي بأنه النظام الذي ال دخل لإلنسان في وجوده بل هو من ص<<نع الله سبحانه و تعالى مثل اإلنسان نفسه , الكون , الشمس , القمر , االمطار ........ إلخ

. أما النظام الصناعي فإنه من صنع اإلنسان باستخدام الموارد واألسباب التي سخرها

الجامعات .... إلخ.– الهيئات –الله له ومن أمثلته الشركات بأنواعها من حيث عالقتها بالبيئة المحيطة : -2

Openالنظم المفتوح222ة و النظم المغلق222ة Systems And Closed Systems

بانه ذلك النظام الذي يؤثر ويتأثر بالبيئة ال<<تي يعم<<ل فيه<<االنظام المفتوحيعرف بمعنى ان التغييرات في البيئة المحيطة بالنظام تؤثر على م<<دخالت وعملي<<ات التش<<غيل ومخرجات النظام، وبالتالي يجب أن يتصف النظام بالمرونة الكافية للتأقلم مع التغيرات البيئي<<ة المحيط<<ة ح<<تى يمكن<<ه المحافظ<<ة على اس<<تمراره في الوج<<ود، فمثال يجب على الش<<ركة في مج<<ال األعم<<ال أن تع<<دل من إنتاجه<<ا وفق<<ا للتغ<<يرات في أذواق ورغب<<ات

المستهلكين. فهو ذلك النظام الذي ال يوجد أي تفاعل بينه وبين البيئ<<ة ال<<تيالنظام المغلقاما

يعمل فيها، لذلك ال يتأثر هذا النظام ب<التغيرات ال<تي تح<دث في الظ<روف البيئي<ة، فمثال نظ<ام الرقاب<<ة على االنت<<اج في الش<<ركات الص<<ناعية يعم<ل ذاتي<<ا بالكام<<ل و ال يوج<د أي

تعامل بينه و بين البيئة المحيطة.من حيث درجة تعقيد الهيكل األساسي : -3

Simpleالنظم البس22يطة و النظم المعق22دة Systems And Complex Systems

تتوقف درجة بساطة أو تعقيد النظام على عدد النظم الفرعية التي يتض<<منها و على درجة تنوع و تعدد العالقات و المعامالت بين هذه النظم الفرعية , فكلما كثر عدد النظم

الفرعية و العالقات بينها كلما زاد درجة تعقيد النظام األساسي ككل .من حيث وظائف النظام : -4

25

نظم عامة و نظم تشغيلية: : هي النظم التي تعمل على متابعة و حل مشاكل معينة و بالتالي ف<<إن- نظم عامة

النظام العام يقوم على أساس تحليل المشكلة المطروحة و الوصول إلى البدائل الممكنة لح<<ل المش<<كلة المطروح<<ة ثم القي<<ام من خالل مجموع<<ة من االج<<راءات باختي<<ار الب<<ديل

األفضل من بين البدائل المتاحة . : هي عبارة عن النظم التي تعمل على انجاز عمل مح<<دد وبالت<<الي- نظم تشغيلية

فهي عبارة عن وسيلة لتنفيذ عمل معين لذلك يمكن النظ<<ر إليه<<ا على أنه<<ا مجموع<<ة مناالجراءات التي تستخدم من أجل انجاز مجموعة من األعمال.

من حيث درجة التأكد : -5Probabilisticالنظم االجتماعي222ة و النظم المح222ددة Systems And

Deterministic Systems ه<<و ذل<<ك النظ<<ام ال<<ذي ال يمكن التنب<<وء بالح<<االت ال<<تييعرف النظام االجتماعي:

سيكون عليها إال باستخدام االحتماالت، بمعنى أنه ال يمكن أن يعرف على وجه التحديد م<<ا سيكون عليه رد فعل النظام أو مخرجاته نتيجة لحدوث ظروف معين<<ة، ومن ناحي<<ة أخ<<رى يكون النظام محددا إذا أمكن تحديد ما س<<تكون علي<<ه حال<<ة النظ<<ام و مخرجات<<ه اس<<تجابة لمجموع<<ة مح<<ددة من الم<<دخالت وتعت<<بر النظم اآللي<<ة من أفض<<ل األمثل<<ة على النظمالمحددة حيث يمكن تحديد ما ستكون عليه المخرجات بناءا على المدخالت المستخدمة.

:-Data And Information# البيانات و المعلومات إن مفهوم البيان<<ات والمعلوم<<ات من المف<<اهيم المث<<يرة للج<<دل، فق<<د اس<<تخدم ه<<ذان المصطلحان في الحياة العملية بشكل مختلف من حيث المعنى والمفهوم، ل<<ذا يتطلب األم<<ر في بداية الحديث عن نظم المعلومات التحديد الواض<<ح لمع<<نى ومفه<<وم ك<<ل من مص<<طلحي

"البيانات" و"المعلومات" حتى يمكن الحصول على الفهم الصحيح لمعنى تشغيل البيانات.أوال: البيانات:

يعبر مصطلح البيانات عن حقائق مجردة ليست ذات مع<<نى أو دالل<<ة في ذاته<<ا بمع<<نى أنها لو تركت على حالها فلن تضيف شيء إلى معرفة مستخدميها بما يؤثر على سلوكهم في

اتخاذ القرارات وعليه يمكن تعريفها :- مجموعة من األعداد أو الح22روف أو الرم22وز ال22تي تق22وم بتمثي22لهي عبارة عن "

الحقائق والمفاهيم بشكل مالئم عن أحداث وقعت داخل نظام معين أو نتيج22ة لتعامل النظام مع أطراف أخرى خ22ارج النظ22ام يمكن ترجمته22ا ومعالجته22ا من

.قبل االنسان أو األجهزة للتحول الى نتائج ) معلومات(" حقائق تجمع وتسجل وتخزن وتعالج من خالل نظام معلوماتأو هي عبارة عن "

IS ش22كلية– وال22تي تعت22بر م22واد خ22ام وق22د تك22ون على ش22كل )رم22وز ص22وتية ) ...... -."

ثانيا : المعلومات: البيانات التي تم تش22غيلها ومعالجته22ا بش22كل مالئم لتعطي"هي عبارة عن

معنى كامل يمكن من استخدامها كنت2ائج ذات مع2نى مفي2د لمتخ2ذي الق2رارات."سواء كانت قرارات جارية أو مستقبلية

بيانات يتم وضعها في سياق أو ترتيب معين ) تشغيل البيان22ات ("هي عبارة عن ."للحصول على نتائج ذات معاني مفيدة لمتخذي القرارات

25

:أمثلة على الفرق بين البيانات والمعلومات- قبل الخوض في ادارج أمثل<<ة عليه<<ا الب<<د ان نعلم حقيق<<ة مفاده<<ا أن م<<ا تعت<<بر بيان<<ات

بينةفرقتير ذلك والدوهناك معياران أساسيان لتق، لشخص ما قد يكون معلومة لشخص أخر:البيانات والمعلومات وهما

a.:معيار الشخص المتلقي يتم التمييز بين البيانات والمعلومات وف<<ق ه<<ذا المعي<<ار باالعتم<<اد على الش<<خص المتلقي )المستفيد( فعندما تؤدي هذه البيانات إلى زيادة الحالة المعرفية لهذا الشخص وكانت مفيدة له في اتخاذ القرار تكون هذه معلومات وليست بيان<<ات، أم<<ا إذا لم ت<<ؤدي ه<<ذه البيان<<ات إلى

إضافة معرفية فتبقى مصنفة في إطار البيانات فقط.فمثال :

العالق<<ة بينم<<ا معين يعتبر معلومات بالنسبة للط<<الب ذو سجل عالمات طالب(22 1مثال ) يعتبر بيانات بالنسبة لدائرة القبول والتسجيل والتي قد تعمل على تشغيل ه<<ذه البيان<<ات م<<ع

قد تتمثل في:مفيدة بيانات أخرى لتحصل على معلومات .نسبة نجاح الطالب.نسبة رسوب الطالب.عدد الطالب الخريجين المتوقع.وما إلى ذلك من مخرجات مفيدة تعتبر بيانات بالنسبة للمتصفح للجرائد اليوميةالميزانية العمومية لشركة ×(2 2مثال )

بينما تعتبر معلومات مفيدة في اتخاذ ق<<رار اس<<تثماري لش<<خص مس<<تثمر يبحث عن اس<<تثمارلألموال المتاحة له.

b. ( : أي معيار االرتباط) ارتباط المعلومة بالمشكلة محل اتخاذ القرار حتى يمكن اعتبار البيانات معلومات يجب أن تكون هذه البيانات مرتبط<<ة بمش<<كلة معين<<ة أو حدث معين يتم اتخاذ قرار بشأنه، فالبيانات تعتبر معلومات إذا كانت تؤثر في اتخ<<اذ ق<<رار خاص بمشكلة معينة أو حدث معين، أي تؤدي إلى تغيير قرار معين أو تعديله أو تأجيل<<ه ، .....

الخ ( أي ما يعتبر بيانات في لحظة معينة بالنسبة لمشكلة معين<<ة ق<<د يك<<ون معلوم<<ات بالنس<<بة

لمشكلة أخرى نحن بحاجة إلى اتخاذ قرار بشأنها. تعت<<بر معلوم<<ات إذالحل مشكلة استثمارية معينة فيه<<ا قراءة ميزانية إحدى الشركات فمثال:

.بهذه المشكلة، بينما تعتبر بيانات إذا لم ترتبط لحل هذه المشكلة االستثماريةارتبطت بقرار المعلومات@ : و البيانات موضوع على أمثلة

بيان اماالرتباطالشخص المتلقيالوصف#معلومة

1 التقارير المالية لمصرفاسالمي

معلومةقرار استثماريمستثمر متوقع بيان ال موضوعطالب كلية العلوم

موظف فيالمصرف

قرار البقاء أومعلومةالمغادرة

متصفح يوميللجرائد

بيانال اهتمام

قرار توسع أوادارة البنكمعلومةانكماش

معلومةقرارات متنوعةادارة الجامعة عدد طالب2

25

الجامعةاالسالمية

بيانال اهتمامطالب بكلية االداب مكتبة الطالب

الجامعي قرار التقدم لتلزيم

معلومةالمكتبة أم ال؟

صافي ارباح3شركة جوال

مستثمر فيشركة جوال

قرار البقاء او بيعمعلومةاالسهم

مستثمر فيشركة الكهرباء

بيانال اهتمام

الغراض حسابدائرة الضريبةمعلومةضريبة الدخل

فوائد المعلومات بالنسبة لمتخذي القرار :# التقليل من حالة عدم التأكد.

تحسين القرارات.تحسين القدرة على التخطيط وجدولة األنشطة.

:خصائص المعلومات المفيدة لمتخذي القرار# تعتبر المعلومات هي مخرجات النظام وتتوقف فائدتها لمستخدميها على مدى اإلضافة التي تم إضافتها لمعرفة وفق السبل الصحيحة والمالئم<<ة وال<<تي تمكن<<ه من اتخ<<اذ الق<<رارات

، ويمكن تقسيم هذه الخصائص إلى:الرشيدة في الوقت المالئم وبالكيفية المناسبةخصائص أساسية : (:Relevance )المالئمة-1

المعلومات مع الغرض الذي أعدت من اجله ويمكن الحكم على م<<دىتتالءمبمعنى أن كيفي222ة ت222أثير ه222ذه المعلوم222ات على س222لوكمالئم<<<ة المعلوم<<<ات من خالل "

، فالمعلومات المالئمة هي ال<<تي س<<تؤثر على س<<لوك متخ<<ذ الق<<رار وتجعل<<همستخدميها يعطي ق<<رارا يختل<<ف عن ذل<<ك الق<<رار ال<<ذي ك<<ان يمكن اتخ<<اذه في ظ<<ل غي<<اب ه<<ذه

المعلومات فمثال : إذا كان المطلوب تحديد مفتاح التنسيق الج<<امعي للطلب<<ة في قط<<اع غ<<زة ف<<إن(1)

المعلومات عن نتائج الثانوية العامة في أي دولة أخرى ال تكون مالئمة. إذا كانت المعلومات المتوفرة ل<<دى الش<<ركة معلوم<<ات تس<<اعد في اتخ<<اذ ق<<رار(2)

لشراء سيارة فرنسية لن تكون مالئمة إذا كان المطلوب شراء سيارة يابانية. إذا كان المطلوب توريد مواد خام ) بترول ( لشركة تكري<<ر ب<<ترول والمعلوم<<ات(3)

المتوفرة تتعلق بالغاز الطبيعي ، تعتبر هذه المعلومات غير مالئمة.الوقتية :-2

بمعنى تقديم المعلومات في الوقت المناسب بحيث تكون متوافرة وقت الحاج<<ة إليه<<ا حتى تكون مفيدة ومؤثرة وبطبيعة الحال لن تكون المعلومات المقدم<<ة لمتخ<<ذ الق<<رارات المتأخرة جدا عن موعدها أي قيمة أو تأثير على سلوكه مهما كانت درجة أهميتها وحيويتها

لهذا القرار فمثال:

25

لن يكون لهامقاولة معينة بالنسبة لشركة مقاوالتالمعلومة المالئمة جدا عن أي أثر أو تأثير على سلوك متخذ الق<<رار إذا ك<<انت ه<<ذه المعلوم<<ات ق<<د وص<<لت لمتخ<<ذي

القرار بعد انتهاء آخر موعد للتقدم لعطاء المقاولة. المعلومة المالئم<<ة ج<<دا عن الس<<يارات الياباني<<ة لن تك<<ون مفي<<دة إذا ق<<دمت لمتخ<<ذي

.القرارات بعد إتمام عملية الشراء) بعد أن تكون عملية الشراء قد تمت بالفعل( : والوضوح )المفهومية(السهولة-3

بمع<<نى أن تك<<ون المعلوم<<ة واض<<حة ومفهوم<<ة لمس<<تخدميها، فال يجب أن تتض<<من همة( وال يستطيعبالمعلومات أي ألفاظ أو رموز أو مصطلحات أو تعبيرات غير معروفة )م

مفهومة لن يكون لها أيالمستخدم هذه المعلومات أن يفهمها، فالمعلومات الغامضة غير قيمة حتى لو كانت مالئمة وتم تقديمها في الوقت المناسب لمتخذ القرار، فمثال :

تقديم معلومات عن السيارات باس<<تخدام المص<<طلحات الفني<<ة ألج<<زاء الس<<يارة ون<<وع الصلب المستخدم في صناعة جسم السيارة ونوع المطاط في صناعة اإلطارات لن تكون

معلومات مفهومة للمستخدم العادي. تقديم المعلومات عن أسهم شركات لها أسماء معبر عنها بأحرف اختصارات انجليزي<<ة أو غيره<<ا من اللغ<<ات في حين أن المس<<تخدمين غ<<ير ق<<ادرين على االس<<تفادة من ه<<ذه

المعلومات.: )االعتمادية(الصحة والدقة-4

يقصد بها أن تكون المعلوم<<ات ص<<حيحة ومع<<برة عن الش<<يء بص<<ورة حقيقي<<ة ودقيق<<ة بمعنى عدم وجود أخطاء أثناء جمعها وإنتاجها والتقرير عنها وبناء على الصحة والدقة التي

تتمتع بها يمكن االعتماد عليها في اتخاذ القرارات فمثال: في حال<<ة التقري<<ر عن قيم المبيع<<ات لك<<ل منف<<ذ من مناف<<ذ التوزي<<ع، يجب أن تك<<ون المعلومات )صحيحة( بمعنى أن تكون قد حثت بالفعل عمليات بيع بالقدر الذي تم التقرير عنه، كما يجب أن تكون المعلومة )دقيقة( بمعنى أن تكون خالية من أي أخطاء حسابية أو أخطاء وضع مبيعات منف<<ذ توزي<<ع معين أم<<ام منف<<ذ آخ<<ر، فالمعلوم<<ات إذا ك<<انت ص<<حيحة ودقيقة يمكن االعتماد عليها بينما إذا كانت غير ذلك فهي بالضرورة ستعطي نتائج عكسية ) أي ستكون معلومات ضارة ( ح<<تى ل<<و ك<<انت مالئم<<ة وفي ال<<وقت المناس<<ب ومفهوم<<ة

لمستخدميها. وكذلك تمثل هذا المعلومات حالة تخلق الطمأنينة ل<دى مس<تخدميها لكي يعتم<<د عله<ا في

اتخاذ القرار.الشمول ) االكتمال ( :-5

غطي كاف<<ة ج<<وانب اهتمام<<اتتبمعنى أن تكون المعلومات المقدمة معلوم<<ات كامل<<ة مستخدميها أو جوانب المش<كلة الم<<راد أن يتخ<<ذ بش<أنها ق<رار، كم<<ا يجب أن تك<<ون ه<ذه المعلومات في شكلها النهائي بمعنى أن ال يض<<طر مس<<تخدميها إلى إج<<راء بعض عملي<<ات

ل إضافية حتى يحصل على المعلومات المطلوبة فمثال : يتشغ قد ال يتضمن التقرير المقدم لمدير المبيعات عن ال<<رقم اإلجم<<الي للمبيع<<ات الش<<هرية رقم المبيعات الخاص بمنفذ أو أكثر من منافذ التوزيع مما يضطره إلى الس<<ؤال عن ه<<ذه

األرقام التي لم تظهر في التقرير نفسه. وفي بعض األحي<<ان ال يتض<<من التقري<<ر الس<<ابق أرق<<ام المبيع<<ات لك<<ل منف<<ذ ولم يتم تجميعها في إجماليات مصنفة، مما يضطر مدير المبيعات إلى تصنيفها وتجميعها للحص<<ول

على المعلومة المطلوبة.القبول:-6

25

بمعنى أن تقدم المعلومات في الصورة أو بالوسيلة التي يقبله<<ا مس<<تخدم المعلوم<<ات من حيث الش<<كل ومن حيث المض<<مون، من حيث الش<<كل يمكن أن تك<<ون المعلوم<<ة في ش<<كل تقري<<ر مكت<<وب بلغ<<ة س<<هلة وواض<<حة ومفهوم<<ة أو في ش<<كل ج<<داول وإحص<<ائيات ورسوم بيانية وما إلى ذلك أما من حيث المضمون فيتعلق بدرج<ة التفص<<يل المطلوب<ة فال

تكون مفصلة تفصيال ممال وال موجزة ايجازا مخال .: الخصائص الثانوية

:يمكن الوصول إليها (1).أي انه يمكن الوصول )الحصول( على المعلومة عندما تحتاجها وبالشكل الذي تريده

قابلة للتحقيق:(2) بمع<<نى أن تك<<ون المعلوم<<ات واقعي<<ة يمكن تحقيقه<<ا ) أي ليس<<ت خيالي<<ة يص<<عب ب<<ل

يستحيل تحقيقها (الحياد ) عدم التحيز (:(3) بمع<<نى أن تك<<ون المعلوم<<ات خالي<<ة من أي تح<<يز أو م<<آرب شخص<<ية لم<<زودي

المستخدمين بهذه المعلوم<<ات وتعكس األح<<داث والنش<<اطات بطريق<<ة عادل<<ة ومهني<<ةفمثال :

المعلومة المتعلقة باالستثمار في بدائل مختلف<<ة من الش<<ركات يجب أن تتمت<<ع بالحي<<اد وعدم التحيز أي بعيدة عن تزييف أو إظهار نقاط القوة للشركة التي يريد مدير النظام المزود بالمعلومة أن يدفع متخذي القرارات نحو االستثمار به<<ا وإظه<<ار نق<<اط الض<<عف

في الشركات األخرى.لها قيمة تنبؤية:(4)

بمعنى أن المعلومة مفيدة لمتخذ القرار كي يتنبأ بمآل الحال التي س<<يتم اتخ<<اذ الق<<رار بشأنه فمثال إذا توفرت معلومات عن إيرادات مبيعات لشركة × لعدة س<<نوات متتالي<<ة يمكن عن طري<<ق اس<<تخدام األس<<اليب اإلحص<<ائية أو ال<<برامج اإلحص<<ائية أن نتنب<<أ بم<<ا ستكون عليه اإليرادات خالل األعوام القادم<ة، فيمكن اس<تخدام ) السالس<<ل الزمني<<ة ،

في forecastمعامل االرتباط ، معام<<ل االنح<<دار ، ... إحص<<ائيا ( واس<<تخدام معادل<<ة .برنامج اكسل

لها قيمة رقابية :(5) بمع<<نى أن تك<<ون المعلوم<<ة مفي<<دة لمتخ<<ذ الق<<رار للرقاب<<ة والتق<<ييم من خالل التغذي<<ة

Feedالعكسية Backوتصحيح األخط<<اء ال<<تي يمكن أن تنتج عن س<<وء االس<<تخدام أو عدم الكفاية... الخ ، فمثال :

ة كمية اإلنت<اج الي<<ومي تعت<<بر معلوم<<ة رقابي<<ةيمعدل إنتاج عامل في مصنع مثال بمعلوميمكن أن ينشأ عنها قرار تحفيز أو عقاب.

الثبات : (6) بمعنى الثبات على اس<<تخدام نفس الط<<رق واألس<<اليب المعتم<<دة في قي<<اس وتوص<<يل المعلومات من فترة ألخرى، وإذا ما دعت الحاجة إلى أي تغيير فيجب التنويه عن ذل<<ك

لكي يتم اخذ ذلك بنظر االعتبار من قبل المستخدم.قابلة للمقارنة:(7)

أي أن تكون للمعلومات القدرة على إجراء المقارن<<ات من ف<<ترة مالي<<ة وأخ<<رى لنفسالوحدة االقتصادية أو المقارنة مع وحدات اقتصادية أخرى ضمن نفس المجال.

:الحماية ) السرية((8)

25

محمية لدرجة تضمن عدم وص<<ول ه<<ذه المعلوم<<ات الف<<راد اولمعلومات اأي أن تكون جهات ال يملكزن صالحية الوصول اليها أو االطالع عليها)لذا نالحظ في نظم المعلومات

الممت<<از - ...الخ( ض<<رورة وج<<ود كلم<<ة حماي<<ة تتمث<<ل في اس<<م–المحاس<<بية)االص<<يل مستخدم وكلمة مرور وكذلك تصنيف مستخدمي النظ<<ام حس<<ب الص<<الحيات فمثال فيالنظام المالي يتم تقسيم االفراد الى )مدير النظام- محاسبين- محص<<لين- م<<دققين---

.الخ((:االقتصادية (9)

وانتاجه<<ا اق<<ل من حجم المنفع<ة المت<<أتىلمعلوماتتكلفة الحصول على اأي أن تكون من استخدامها.

تكلفة إنتاج المعلومات:# تتضمن تكلفة إنتاج المعلومات كل من الوقت والموارد المستنفذة في:

جمع البياناتمعالجة البياناتتخزين البيانات.توزيع المعلومات على مستخدميها

مالحظة : إن تكلفة المعلومات ومنفعتها من الص<<عب احتس<<ابها لكن<<ك تحت<<اج إلى معرف<<ةمدى احتياجك إلى المعلومات عندما تقوم بصنع القرار.

@ قيمة المعلومات: يتمثل دور المعلومات االساسي في التقليل من حالة عدم التاكد عند المس<<تفيد وبالت<<الي فهي من المفترض أن تجعله قادرا على اتخاذ قرار اق<<ل ض<<ررا أو اك<<ثر نفع<<ا أي س<<تؤدي الى تعظيم االرباح وتقليل الخسائر الناجمة عن اتخ<<اذ الق<<رار، ويوج<د في ادبي<<ات نظري<<ة القرارات طريقة لقياس منفعة المعلومات والمتمثلة في الزيادة في االرب<<اح الناتج<<ة عن

توفر المعلومات وبهذا يمكن تقدير قيمة هذه المعلومات بوحدات نقدية. :وعليه يمكن القول بان قيمة المعلومات)منفعة المعلومات( تتمثل في

منفعةالمعلومات =

بعدمنفعة القرار الحصول علىالمعلومات

قبلمنفعة القرار - الحصول علىالمعلوماتوعند قياس قيمة المعلومات كميا فيتم التمييز بين حالتين هما:

:حال<<ة أي أن المعلومات قد تكون تامة تنق<<ل متخ<<ذ الق<<رار من حالة التاكد التام تتمثل في: قيمة المعلومات وبالتالي فان حالة التاكد التام الى عدم التاكد

قيمة المعلومات تكلفة الحصول على تلك-منفعة المعلومات=

المعلومات:أي عدم توفر معلومات تامة كافية لنقل الحالة من ع<<دم حالة عدم التاكد التام

التاكد الى التاكد التام وانم<<ا تعم<<ل على التقلي<<ل من حال<<ة ع<<دم التاك<<د ل<<دى متخ<<ذ الق<<رار وله<<ذا يت<<وجب عن<<د احتس<<اب قيم<<ة المعلوم<<ات االخ<<ذ بعين االعتب<<ار درج<<ة

المن<<افع الناجم<ة عن الب<<ديل في ظ<<ل وج<ود المعلوم<اتالمخاطر والتي تتمث<<ل ب<<<. مضروبا في احتمال تحقيق هذا البديل.@ أمثلة على قياس قيمة المعلومات:

25

يقوم أحد المنجمين عن الذهب بالبحث عن الذهب من دون وج<<ود أيالمثال األول: %20معلومات مسبقة، ويبلغ احتمال وص<<وله الى ال<<ذهب عن البحث بش<<كل عش<<وائي

وح<<دة نقدي<<ة، وتبل<<غ تك<<اليف60,000أما قيمة الذهب الذي من المتوقع اكتشافه فتبلغ وحدة نقدية.8,000عملية التنقيب

% وطلب ح<<ائز المعلوم<<ة مبل<<غ100وقد وجدت معلوم<<ات تؤك<<د وج<<ود ال<<ذهب بنس<<بة وحدة نقدية كثمن لهذه المعلومة.20,000

/ حساب قيمة المعلومة بالنسبة للمنجم الذي يبحث عن الذهب.المطلوب تكلفة الحصول– قيمة المعلومة = المنفعة الناجمة عن المعلومة الحل //

على المعلومة ( = 60,000 – 8,000) -20,000

= 52,000 - 20,000 وحدة نقدية22,000 =

يقوم أحد المنجمين عن الذهب بالبحث عن الذهب من دون وجود أيالمثال الثاني: %20معلومات مسبقة، ويبلغ احتمال وص<<وله الى ال<<ذهب عن البحث بش<<كل عش<<وائي

وح<<دة نقدي<<ة، وتبل<<غ تك<<اليف60,000أما قيمة الذهب الذي من المتوقع اكتشافه فتبلغ وحدة نقدية.8,000عملية التنقيب

20,000% بمقاب<<ل ثمن60وقد وجدت معلومات تزيد من احتمالية اكتشافه لتص<<ل الى وحدة نقدية / حساب قيمة المعلومات بالنسبة للمنجم الذي يبحث عن الذهب.المطلوب

تكلفة الحصول– قيمة المعلومة = المنفعة الناجمة عن المعلومات الحل //على المعلومات

o تكلف<<ة– المعلومات = )قيم<<ة ال<<ذهب × احتمالي<<ة وج<<وده( قبلمنفعة القرار التنقيب عنه

( = 60,000 × 20 - ) % 8,000 = 12,000 - 8,000

وحدة نقدية4,000 = o تكلف<<ة– المعلوم<<ات = )قيم<<ة ال<<ذهب × احتمالي<<ة وج<<وده( بعدمنفعة الق<<رار

تكلفة المعلومة–التنقيب ( = 60,000 × 60 - ) % 8,000 - 20,000

= 36,000 - 8,000 - 20,000 وحدة نقدية8,000 =

منفعة القرار– المعلومات( بعداذن قيمة المعلومة = )منفعة القرار( المعلومات(قبل

= 8,000 - 4,000 وحدة نقدية4,000 =

دوالر وق<<د ثبت من15 دوالر ويب<<اع ب 10: تبلغ تكلف<<ة اح<<د المنتج<<ات المثال الثالث % من االنت<<اج ه<<و انت<<اج معيب، ويتم رده من قب<<ل10االحص<<ائيات أن هن<<اك م<<ا نس<<بته

دوالر للوحدة الواحدة. علم<<ا ب<<ان8العمالء وتبلغ نفقات االسترداد التي تتحملها الشركة

25

وح<<دة وق<<د وج<<دت الش<<ركة اس<<لوبين لمعالج<<ة ه<<ذه20,000االنت<<اج الس<<نوي يبل<<غ المشكلة.

و المطلوب هو حساب قيمة المعلومة في ك22ل من الح22االت التالي22ة وبم22ا.تنصح الشركة

بحيث100انشاء نظام لفحص االنتاج يستطيع توفير معلومات مؤكدة بنسبة % يتم بيع الوحدات الجيدة فقط، أما الوحدات المعيب<<ة فيتم اتالفه<<ا، وتبل<<غ تكلف<<ة

دوالر سنويا.4000هذا النظام من المنتج<<ات6انشاء نظام آلي لفحص الجودة، ويقوم هذا النظام بتص<<نيف %

الجي<<دة على انه<<ا منتج<<ات معيب<<ة )أي أن نس<<بة الوح<<دات ال<<تي يتم بيعه<<ا من دوالر سنويا.1000%(، وتبلغ تكلفة هذا النظام 94الوحدات الجيدة

// أ. الحالة االولى : الحل o ع<<دد الوح<<دات×– تطبيق النظام=)عدد الوحدات×نسبة الجيدة×ال<<ربح(قبلمنفعة القرار(

نسبة الرديئة×الخسارة((= 20,000 × 90( ×% 15-10( - ))20,000 × 10 -(×% 10-

8)) = 90,000 - 36,000

دوالر54,000 = o ع.الوح<<دات×نس<<بة– تطبيق النظام=)ع.الوحدات×نس<<بة الجي<<دة×ال<<ربح(بعدمنفعة القرار(

الرديئة×الخسارة(- تكلفة النظام( = 20,000 × 90( ×% 15-10( - ))20,000 × 10-(×%

10 -))4,000 = 90,000 - 20,000 – 4,000

دوالر66,000 = قبل )منفع<ة الق<رار – المعلوم<ات( بعداذن قيمة المعلومة = )منفعة الق<رار

المعلومات( = 66,000 - 54,000

دوالر12,000 = // أ. الحالة الثانية : الحل o عدد الوح<<دات×– تطبيق النظام = )عدد الوحدات×نسبة الجيدة×الربح(قبلمنفعة القرار(

نسبة الرديئة×الخسارة(( = 20,000 × 90( ×% 15-10( - ))20,000 × 10 -(×% 10-

8)) دوالر54,000 = 36,000 - 90,000 =

o التطبيق النظام = بعدمنفعة القرار الربح( البيع× الجيدة×نسبة الوحدات×نسبة )عدد الجيدة ×- = نسبة الوحدات× )عدد

نسبة الرديئة من الجيدة ×الخسارة(- )عدد الوحدات× نسبة الرديئة×الخسارة( - تكلفة النظام

25

( =20,000×90%×94%(×15-10(-))20,000×90%×6%-×10( -)20,000×10%-×10 -)1,000

=84,600 - 10,800 - 20,000 – 1,000

دوالر52,800= قبل )منفع<<ة الق<<رار – المعلوم<<ات( بعداذن قيم<<ة المعلوم<<ة = )منفع<<ة الق<<رار

المعلومات( = 52,800 - 54,000

( دوالر )قيمة سالبة(: اي أن المنفعة قبل تنفيذ النظام اكثر1,200 =< )من بعد تنفيذ النظام

Information Systems ( IS) المعلومات نظمإلى: يشير سوف"المعلومات نظام"أن مصطلح القول يمكن البيان<<ات معالجة في تس<<تخدم يمكن أن والمادية( ال<<تي األساليب )البشرية هي كافة (1)

متخ<ذيها، ويعت<بر قبل من اتخ<اذ الق<رارات في منها االس<تفادة يمكن معلوم<ات إلى وتحويلها ه<<دفا الق<<رارات وليس اتخ<<اذ عملية في مس<<اعدة وس<<يلة - المفهوم بهذا– المعلومات نظام في منها أن تس<<تفيد يمكن ال<تي للجه<<ات المعلوم<<ات توف<<ير على تقتصر مهمته أن حيث لها،

المعلوم<<ات بين مص<<ادر العالقة ت<<أمين على يعمل خدمة نظام انه يعني وبما القرارات، اتخاذ.المختلفة القرارات اتخاذ في تساعدهم التي بالصيغة ومستخدميها

البیان<<ات بإدخ<<ال ةوالمعلوماتی ة البرمجی و ةالبشری الموارد تستخدم التي النظم هي (2) ة والمس<<تفيدةالمس<<تخدم إلى األط<<راف المعلوم<<ات وتوصیل إخراجو اهسترجاعاو تهاومعالج

ةالمنظم<< وظ<<ائف ) األعم<<ال لمنظم<<ات ةالرئیسیاألنش<<طة ممارسة في اهلمس<<اعدت اه<<من .األداء تقییم والقرارات تخاذاوة( دارإال وظائفو

عبارة عن مجموعة من المكونات المترابطة مع بعضها البعض بشكل منتظم من هي (3) اجل إنتاج المعلومات المفيدة وإيصالها إلى مستخدميها بش<<كل مالئم وفي ال<<وقت المناس<<ب

من أجل مساعدتهم في أداء الوظائف الموكلة إليهم لتحقيق أهداف الوحدة االقتصادية. المعلومات: لنظام الرئيسية المكونات

الشكل التالي يوضح المكونات الرئيسية لنظام المعلومات

25

:- ةالتالی التصنیفات من كواحدة المعلومات نظم تصنف

) Transaction Processing Systems ) TPS العملیات معالجة أنظمة- 1ةالروتینی األعمال و البیانات من كبیر حجم تعالج

) Office Automation Systems ) OAS المكاتب ةأتمت أنظمة- 2 البرمجیات مثل ةالمنظم مستوى على ةبالمشارك السماح مع المعلومات تعالج

Spread Sheet باستخدام ةوالمعالج Word البرید و) Knowledge Work Systems ) KWS ةالمعرفی العمل أنظمة- 3

ةجدید معلومات تطویر في المھنیین تساعد ) Management Information Systems ) MIS ةأداری معلومات نظم- 4

البيئة

المحيطة

الرقابة(Control)

مستخدم ي

المعلومات

Users

المدخالت

(Input)

المعالجة(

Processing)

المدخالت(Output)

تغذية

عكسية(Feed

Back)

يوضح المكونات الرئيسية لنظام المعلومات شكل

25

األعمال وظائف من ةواسع ةمجموع تدعم ةمحوسب معلومات أنظمة عن عبارة ھي

.بیانات معالجة أنظمة من أكثر) Decision Support Systems ) DSS القرارات دعم أنظمة- 5

متخذي دعم في النماذج و ةالخاص البیانات قواعد تستخدم معلومات أنظمة ھي

.ةالمختلف المراحل في هالمھیكل هشب القرارات) Expert Systems ) ES ةالخبیر النظم- 6

القرارات تخاذا في للمدراء والنصح المشورة تقدیم في القرار متخذي خبرة تستخدم

ةالصعب Group Decision Support Systems ) GDSS ةالجماعی القرارات دعم نظم- 7(

لحل عمل كفریق جماعي بشكل القرارات اتخاذ في المدراء لمساعدة صممت

.المشاكل ) Executive Support Systems ) ESS التنفیذیین دعم نظم- 8

غیر القرارات لصنع ةالالزم ةالتحلیلی النماذج و بالمعلومات العلیا اإلدارة لدعم تصمم

(ةاالستراتیجی )ةالمیھكلةالحدیث التكنولوجیا- 9

برمجیات و , ةالالسلكی ةاالجھز ، الموارد تخطیط مشاریع ، ةااللكترونی التجارة مثل

موارد تخطیط نظم مثل ةالتقلیدی ةاالنظم مع تتكامل التي و ةالمفتوح الموارد

ERP System المنشأه

المعلومات:- لنظم األساسية واألنشطة الوظائف# Basic Functions and Activities of Information System

وتوصيل وتجميع إنتاج هو المعلومات لنظم األساسي الهدف أن إلى اإلشارة سبق المعلومات، لنظم األساسية المدخالت هي البيانات وأن القرارات، لمتخذي المفيدة المعلومات

وتوصيل " بإنتاج " وتنتهي البيانات " بتجمع المعلومات نظم وظائف أتبد وأن البد لذلك يطلق الخطوات من سلسلة خالل من معلومات إلى البيانات تحويل عملية وتتم المعلومات"،

"، البيانات " تشغيل دورة عليها وأمن ورقابة " إدارة عمليات الدورة هذه يصحب ما وغالبا نظام بها يقوم التي األنشطة تجميع يمكن ذلك، على وبناء تشغيلها، سيتم " التي للبيانات

)إنتاج البيانات وتشغيل البيانات وهي: تجميع رئيسية وظائف خمسة في المعلومات

25

المعلومات، وتوصيل تجميع البيانات، وأمن رقابة البيانات، وإدارة المعلومات(، تحوز ما وغالبا بهدف المعلومات نظم دراسة عند األكبر االهتمام على لها المكونة واألنشطة الوظائف هذه

، صحة مالئمة، مدى ستتحدد عليها والتي الكفاءة من ممكن مستوى أفضل إلى بها الوصولالمستخدمين. إلى توصيلها سيتم التي المعلومات وتكلفة ، وقتية

Data Collection البيانات: - تجميع1

ستعتبر التي البيانات هي ما بتحديد المعلومات نظم في البيانات تجميع وظيفة تبدأ النظام إلى وإدخالها المختلفة مصادرها من البيانات هذه تجميع ثم للنظام، األساسية المدخالت البيانات تحديد عملية تتم ما وعادة األنشطة، من محددة مجموعة خالل من للتشغيل وإعدادها

األسئلة: على اإلجابة خالل من للنظام األساسية المدخالت ستعتبر التي

طاقة مع يتفق بما المتاحة البيانات ضمن من تجميعها سيتم التي البيانات هي ماا () القيام يتصور ال أنه إذ المعلومات؟ لنظام المطلوبة التشغيل واحتياجات المتاحة التخزين نظم تقوم التي البيانات المثال: تتركز سبيل فعلى المتاحة، البيانات كل بتجميع

تتعلق التي البيانات تلك على بتجميعها األعمال مجال في الشركات في المعلوماتالشركات. لهذه اإلدارية والقرارات الداخلية والعمليات الخارجية باألحداث

فقيد ؟ تجميعها يجب معين قرار أو عملية أو بحدث الخاصة البيانات من مفردة كم ب () يمكن، ما أقصى إلى ملخصة أو مختصرة البيانات تكون أن ضرورة يفرض النظام طاقة

يكون األعمال شركات في والشراء البيع بعمليات الخاصة البيانات تجميع فمثال: عند إلى باإلضافة المباع أو المشترى الشيء تصف التي األساسية المفردات على التركيزوالكمية. القيمة

نقطة هو البيانات تجميع أن فحيث ؟ البيانات تجميع عن المسئولون األفراد هم منج () الخاصة للمهام المحدد الواضح التخصيص من البد إذن المعلومات، نظم حركة في البداية تحديد وبعد البيانات، هذه تجميع في مهمتهم تنحصر معينين أشخاص على البيانات بتجميع التجميع عملية عن المسئولين األشخاص وتحديد وتجميعها، المطلوبة البيانات وحجم نوعية

وهي: البيانات تجميع لوظيفة التنفيذية األنشطة تبدأCollecting and Recordingوالتسجيل: الحصر1 – 1

إلى والقرارات والعمليات باألحداث الخاصة البيانات جلب في النشاط هذا ويتمثل في البيانات تسجيل ويمكن التشغيل، عملية في تستخدم أن يمكن حتى تسجيلها ثم النظام وفواتير والشيكات الشراء أوامر مثل المكتوبة، األساسية المستندات مثل ملموس مادي شكل تسجيلها يمكن كما ذلك، شابه وما االستالم ومحاضر البيع استخدام حالة قي الكترونيا

إدخال يمكن أنه ويالحظ ممغنطة، اسطوانة أو شرائط على التسجيل مثل اإللكترونية الحاسباتوالبنوك. الطيران شركات حالة في كما المفاتيح لوحة باستخدام مباشرة الحاسب إلى البيانات

Coding: الترميز2 – 1

25

نظام استخدام يتم حيث التشغيل ألغراض مالئمة أكثر شكل في البيانات إعداد وهو أرقام، حروف، من الترميز يتكون ما وعادة البيانات، هذه معرفة به ( يمكن ) كود معين ترميز

الله. شاء عن قادمة فصول في بالتفصيل سنناقشه ما وهو منها مجموعة أو خاصة، حروف

Classifying: التصنيف3 – 1 مجموعات أو فئات صورة في البيانات وضع وهو كل بيانات بين مشتركة لخصائص وفقا

إليه اإلشارة السابق الترميز نظام باستخدام فئة بحسب المبيعات بيانات تصنيف يتم ، . فمثالذلك. إلى وما المناطق أو العمالء أو المنتجات،

Editing: التدقيق4 - 1 عملية أن من للتأكد وذلك وصحتها اكتمالها من للتأكد البيانات فحص عملية وتتضمن

بياناتها صحة من للتأكد البيع فواتير فمثال: تراجع دقيقة، بطريقة تمت قد البيانات وتسجيل حصرالظاهرة. الحسابية العمليات دقة وConversion: التحويل5 – 1

من البيانات تحويل عملية تتم حيث البيانات تجميع وظيفة في األخير النشاط وهي أخرى، وسيلة إلى وسيلة اسطوانة أو شرائط إلى المكتوية البيع فواتير بيانات تحويل يتم فمثال

للحاسب. المركزية التشغيل وحدة داخل الكترونية نبضات إلى ستتحول بدورها والتي ممغنطة Data Processing : البيانات - تشغيل2

العمليات من معينة مجموعة خالل من البيانات معالجة البيانات بتشغيل يقصد العمليات تختلف وال القرارات، لمتخذي نفيد معنى ذات معلومات إلى لتحويلها األساسية الكتروني، ( أو ) آلي يدوي كان سواء المعلومات نظام باختالف البيانات لتشغيل األساسية

الحسابية العمليات الترتيب، التصنيف، عمليات في البيانات لتشغيل األساسية العمليات وتتمثل تمر أن بالضرورة يشترط ال أنه مالحظة يجب وبداية والتقرير التلخيص، المقارنة، والمنطقة،

بالضرورة يشترط ال كما مفيدة، معلومات تصبح حتى العمليات هذه كل على البيانات أن أيضا العمليات بهذه القيام يتم من المجموعة نفس للبيانات تشغيل كل يشمل أن أو معين لتتابع وفقا

عملية بكل للقيام نتيجة البيانات على يطرأ الذي للتطور وتحليل شرح يلي ما . وفي العملياتتنفيذها. وكيفية التشغيل عمليات من Classifying: التصنيف1 – 2

مفردات تجميع يتم حيث البيانات تجميع وظيفة في التصنيف لنشاط مكمل نشاط هو يتم فمثال مجموعات، أو فئات شكل في معينة خاصية في المشتركة أو المتشابهة البيانات وتسويقية بيعيه وتكاليف صناعية تكاليف إلى وظيفي أساس على التكاليف عناصر تصنيف

شكل في اإلشارة السابق الترميز نظام باستخدام التصنيف عملية تتم ما وعادة إدارية وتكاليف أو أرقام أو حروف شركات في المالية المحاسبة لنظام الحسابات خريطة في كالهما. فمثال

األساسية أنواعها بحسب الحسابات تصنيف في للحسابات رقمي دليل يستخدم األعمال

25

يميزه حساب لكل رقم يوجد - إيرادات( كما مصروفات – ملكية )األصول- التزامات- حقوقككل. الشركة حسابات عن ويميزه المجموعة نفس داخل األخرى الحسابات باقي عن

sorting الترتيب:2-2 معينة صورة في البيانات بوضع الترتيب يهتم ما البيانات. وعادة هذه بين شائعة لصفة طبقا

أو األبجدية الحروف أساس على الترتيب يكون أو تنازليا أي على أو األرقام باستخدام تصاعديا العمر أو النوع أو الصفة مثل ترتيبي أخر أساس بسحب البيع فواتير ترتيب يمكن ..الخ. فمثال merging دمج عملية على الترتيب عملية تشمل أن ويمكن البيع، مناطق أو تواريخها أو أرقامها

يمكن كما كبيرة، واحدة فئة في البيانات من صغيرة فئات مجموعة دمج يمكن حيث للبيانات، الترتيب عملية تشتمل أن فئة اختيار يمكن حيث للبياناتextraction استخالص عملية على أيضا

البيانات. فعلى من كبيرة مجموعة أو فئة تشملها التي البيانات ضمن من البيانات من معينة يمكن المثال، سبيل الخاصة البيع بيانات تصنيف يتم ثم المنتج بحسب المبيعات بيانات فصل أوال بحسب منتج كل داخل بالعمالء الخاصة البيع بيانات ترتيب يتم ثم العميل بحسب منتج بكل

للعمالء. األبجدي الترتيبArithmetic Calculations الحسابية العمليات2-3

البيانات معالجة الحسابية بالعمليات يقصد )جمع, طرح, ضرب, قسمة( بغرض حسابيا هذه من جديدة نتائج أو بيانات على الحصول الوحدات عدد ضرب من بد ال العمليات. فمثال عنصر كل من المبيعات قيمة إليجاد العنصر هذا من الوحدة سعر في المعين العنصر من المباعة

ككل. المعين البيع فاتورة على للحصولComparing المقارنة2-4

من أكثر أو نوعين بين المنطقية المقارنة عمليات بعض إجراء المقارنة بعملية يقصد معني لها حقائق اكتشاف أو معينة نتائج الستخراج البيانات مفردات من مجموعة بين أو البيانات

القرارات اتخاذ استخدامها.في يمكن معينة داللة لها عالقات تحديد بغرض معين, أو تتم . فمثال تتم كما الشراء، قرارات التخاذ الطلب إعادة نقطة مع المخزون من الحالي الرصيد مقارنة

من صنف كل من البيع اتجاهات وتحديد البيع رجال أداء لتقييم الشهرية المبيعات بين المقارنةمقارنات. من ذلك إلى وما البضاعة، أصناف

Summarizing التلخيص2-5 أو أساسية نقاط على التأكيد بغرض التفصيلية تالبيانا وتركيز تجميع بالتلخيص يقصد

هائل كم ضمن من الحساسة الهامة البيانات انتقاء أو نتائج أو مجاميع صورة في معينة اتجاهات من المصاريف, إجمالي رقم وهو واحد رقم في الفترة مصاريف كل تلخيص يتم البيانات. فمثال بينهما. وهو والفرق اإليرادات إجمالي رقم هو واحد رقم في الفترة إيرادات كل تلخيص يتم كما عن األعمال نتيجة الخسارة, يظهر صافي أو الربح صافي رقم المعدل يبين الفترة. أيضا

الجامعي الطالب لدرجات التراكمي الجامعية. حياته طوال وتقديراته لدرجاته ملخصاReporting التقرير2-6

25

معلومات الحالة هذه في تعتبر والتي السابقة العمليات نتائج تقديم بالتقرير يقصد . وبطبيعة اإلدارة إلى أو المعلومات هذه مستخدم إلى المالئمة والوسيلة والمضمون بالشكل

السابق وبالخصائص المالئم الوقت في األمر يهمه من إلى النتائج هذه تصل لم إذا الحال مجهودات السابقة العمليات في المبذولة المجهودات كل تصبح للمعلومات عنها الحديثضائعة.

Data management البيانات - إدارة3 وصيانتها حفظها يتم بل عليها والحصول تجميعها فور الخام البيانات تشغيل يتم ال غالبا

إدارة بوظيفة يقصد لذلك التشغيل، ألغراض إليها الحاجة وقت متاحة تكون حتى وتجديدها , وصيانة إنتاج , إعادة تخزين, استرجاع عمليات وإدارة بتنظيم الخاصة األنشطة البيانات

األنشطة. هذه من بكل المقصود للمعنى موجزة مناقشة يلي البيانات. وفيماStoring التخزين3-1

لإلنسان, وبالتالي بالنسبة الذاكرة مقام المعلومات لنظم بالنسبة التخزين نشاط يقوم للنظام بالنسبة تاريخ تمثل ومعلومات بيانات بحفظ يقوم ألنه الرئيسية األنشطة من يعتبر فهو

ككل األساسي البيانات تخزين عملية تتم جوانبه. لذلك كافة الشركة( وتغطى ) مثال تكون إليها. وقد الحاجة عند استرجاعها يسهل بحيث ومدروسة منظمة بطرقة والمعلومات

عمليات وأثناء بين ما التخزين عمليات مثل مؤقتة فترة والمعلومات البيانات تخزين فترة طويلة لفترة التخزين عملية تكون أو التشغيل التخطيط عمليات في للمساعدة نسبيا فمثال

المبيعات مديري السابقة سنوات الخمس مبيعات عن المخزنة والمعلومات البيانات تساعدالمقبلة. الفترة مبيعات بمستوي والتنبؤ وهبوط صعود من البيع اتجاهات تحديد على

كان إذا ما حسب المعلومات نظام نوع باختالف التخزين وسيلة وتختلف نظاما أو يدويا إليكتروني، نظام على اليدوية المعلومات نظم في والمعلومات البيانات تخزين يتم ما فغالبا

على القائمة المعلومات نظم في أما ذلك، شابه وما وملفات ودفاتر مكتوبة ورقية مستندات منها يقرأ أن الحاسب يستطيع وسائل على التخزين عملية فتتم االلكترونية الحاسبات استخدام

والفالشات. الممغنطة واالسطوانات األشرطة مثل

Retrieving االسترجاع: 2 – 3 ألغراض المخزنة البيانات استدعاء به يقصد حيث التخزين لنشاط العكسي النشاط وهو

أساسي نشاط النتائج. هو واستخراج التشغيل من أنه حيث المعلومات نظم أنشطة من أيضا وقت في عليها الحصول فور المتجمعة البيانات كل تشغيل المستحيل من يكن لم أن الصعب

هذه السترجاع إمكانية ثم البيانات هذه وتخزين لحفظ إمكانية وجود من البد لذلك واحد، أن القول يمكن إذن المعلومات، وإنتاج التشغيل ألغراض إليها الحاجة وقت المخزنة البيانات استرجاعها إعادة هو التخزين هذا ومخاطر تكلفة وتحمل البيانات تخزين من األساسي الهدف

المستخدمين. إلى كمعلومات وتوصيلها لتشغيلها الحق وقت فيReproducingاإلنتاج: إعادة3 – 3

25

مختلفة أغراض في الستخدامها المخزنة البيانات من أكثر أو صورة استخراج بها ويقصد بيانات من صورة عمل فمثال: يمكن التخزين، وحدة في حاله على هو كما األصل بقاء مع

األصلي الشريط يبقى حيث آخر ممغنط شريط على ممغنط شريط على المخزنة البيع عمليات وكما التشغيل، عمليات ( في )الصورة اآلخر الشريط ويستخدم للبيانات وأمان حفظ كوسيلة باألصل االحتفاظ يجب حيث األول المقام في أمني إجراء يعتبر اإلجراء هذا أن يالحظ في دائما

هذا من المنسوخة الصور باستخدام التشغيل عمليات تتم أن على أمين مكان وفي جيدة حالة األصل إلى الرجوع يمكن ألنه التشغيل أثناء البيانات تلف أو فقد من خوف يوجد ال ألصل. وبذلك

البيانات. في خسائر أي دون أخرى صور وعملUpdating: التحديث3-4

العمليات، األحداث، االعتبار في لتأخذ المخزنة للبيانات تحديث عمل به ويقصد األوضاع المخزنة البيانات تعكس أن يفترض وبذلك الجارية، الفترة خالل تمت التي والقرارات

تحديثها أو تجهيزها يتم حيث الحالية أرصدة تحديث يتم أحداث. فمثال، من يجري بما بأول أوال المتحصالت عمليات من مجموعة أو اآلجلة البيع عمليات من مجموعة أو عملية كل بعد العمالء

العمالء. لحسابات الجارية األرصدة العمالء ملف في المخزنة األرصدة تمثل العمالء. وبذلك من

Maintaining الصيانة3-5 التي الملفات على تجري التي التغيير أو التصحيح، الحذف، اإلضافة، عمليات به ويقصد

قديم لعميل سجل حذف أو جديد لعميل سجل إضافة ذلك أمثلة المخزنة. ومن البيانات تحوي وجود العمالء. ويالحظ ملف في عميل تليفون رقم أو عنوان تغيير أو الشركة مع يتعامل يعد لم

عميل حذف أو جديد عميل إضافة تعني الملف. فالصيانة تجديد وبين الملف صيانة بين فرقمنهما. لكل الجاري الرصيد إيجاد فيعني التجديد أما قديم،

Data Control and Security البيانات: وأمن - رقابة4 المعلومات نظم في البيانات وأمن رقابة وظيفة تتكون هما: جزئين من أساسا

Feedbackالعكسية: التغذية4-1 المرسلة المعلومات بها ويقصد النظام على القائمين إلى النظام مستخدمي من عكسيا

تتضمن ما البيانات. وعادة تشغيل لنظام والمخرجات التشغيل، المدخالت، أنشطة على تعليقا في تؤخذ لكي النظام مخرجات على النظام مستخدمي مالحظات بعض التعليقات هذه

عن المعلومات مستخدمي تعبير تتضمن أنها كما المقبلة، التشغيل عمليات في الحسبان أن الممكن من االحتياجات. فمثال، هذه توفير النظام على للقائمين يمكن حتى احتياجاتهم

المجاميع يتضمن الذي البيع تقرير عن المالحظات بعض العكسية التغذية معلومات تتضمن من األمر يتطلب ككل. وهنا للمبيعات اإلجمالي الرقم إعطاء دون البيع لمناطق الفرعية اإلجمالي الرقم لتحضير التشغيل إجراءات أو المدخالت تغيير إما البيانات تشغيل على القائمين

للمبيعات.Control الرقابة: 4-2

25

يعمل النظام كان إذا ما لتحديد العكسية التغذية معلومات تقييم على وتشتمل وفقا المحددة التشغيل إلجراءات لم المطلوبة. فإذا بالخصائص الجيدة المعلومات ويخرج مقدما

الالزمة التعديالت بعض وعمل التصحيحية اإلجراءات اتخاذ من فالبد الخصائص هذه تتوفرفيها. المرغوب بالجودة المعلومات إنتاج يمكن حتى التشغيل وألنشطة للمدخالت

سرقة، فقد، أي واكتشاف من للحماية ورقابة أمن إجراءات هناك أخرى ناحية ومن العمليات كل لتشمل اإلجراءات هذه وتمتد التشغيل، عمليات أثناء للبيانات تغيير أو تزوير،

يجب وهنا لها، النهائي للمستخدم المعلومات توصيل إلى البيانات تجميع بداية من واألنشطة فقط التشغيل أثناء العمليات وعلى البيانات على تكون ال والرقابة األمن إجراءات أن مالحظة

على المادية الرقابة إجراءات مثل التشغيل أوقات غير في حتى اإلجراءات هذه تستمر بل استخدام أو البيانات تخزين أماكن في بالوجود لهم المصرح غير األشخاص وجود ومنع األصول

غير في ولكن بذلك له مصرح يكون أو بذلك، له مصرح يكون أن دون أطرافه أو الحاسبالله. شاء إن بعد فيما بالتفصيل مناقشتها سيتم كما للتشغيل له المحددة المواعيد

Information Generation المعلومات: - تجميع5 نظام في والمتجمعة المنتجة المعلومات وتوصيل نقل إلى الوظيفة هذه تهدف من آخر ناظم إلى أو المعلومات هذه على بالحصول لهم المصرح األشخاص إلى المعلومات

التوصيل ووسيلة توقيت يتفق أن يجب الحال، ككل. وبطبيعة للتنظيم المكونة الفرعية النظمالتوصيل. أداة شخصي....إلخ( وشكل تسليم بريد، )تليفون،

، )كتابة عنه التعبير وكيفية الرسالة فيديو.....الخ(ومضمون ،شاشة ،مستند ،تقرير )شفوي المعلومات هذه مستقبلي واحتياجات رغبات ،بياني،خرائط،صور،معادالت....لبخ( مع رموز تسمح بما االحتياجات بهذه الوفاء ومحاولة المعلومات لنظام األساسية المهام من أصبح .لذلك

والرغبات االحتياجات هذه في تطورات أو تغيير من يحدث قد ما تتبع مع المتاحة اإلمكانيات بت المعلومات تجميع وظيفة وتشتمل العكسية التغذية معلومات خالل من أخر إلى وقت من

والنقل واالسترجاع : التجميع وهي رئيسية أنشطة أربع على النهائي المستخدم إلى وتوصيلهااألنشطة. هذه من كل عن مختصرة نبذة يلي . وفيما والتقرير

Generating التجميع: 5-1 إلرسالها تمهيدا الجارية التشغيل عمليات من الناتجة المعلومات تجميع به ويقصد فورا

عملية إلى الحاجة دون فورا المستخدم إلى ستذهب التشغيل نتائج أن بمعنى مستخدميها إلى عن البيع رجل استفسار يتطلب .فمثال البيانات إدارة بند في إليها اإلشارة السابق التخزين

تأخير. أي دون الفوري الرد معين صنف من نالمخزو من المتاح االسترجاع:5-2

وس<<يلة من س<<ابق وقت في تش<<غيل عملي<<ات من الناتجة المعلوم<<ات استدعاء به ويقصد ال<<تي الفترية األداء تقارير . فمثال المعلومات هذه مستخدم إلى إلرسالها تمهيدا المعينة التخزين )المخطط( لنفس ،التقديري الفترة عن وهي: الفعلي األداء عن أرقام ثالثة بين المقارنة تشمل

25

وأرق<<ام التقديرية األداء أرق<<ام استدعاء يتطلب السابق العام من الفترة لنفس ،والفعلي الفترة ألغ<<راض مطلوبة س<<ابق تش<<غيل من عليها الحص<<ول تم معلوم<<ات وهي السابق العام من األداء

الحالية. للفترة الجاري التشغيل في والتقرير التشغيل

Retrieving: النقل5-3

إلى لتوص<<يلها تمهي<<دا أخر موقع إلى معين موقع من المعلوم<<ات نقل النش<<اط ه<<ذا ويش<<مل عملي<<ات ذلك أمثلة ومن أخ<<رى، تش<<غيل لعملي<<ات كم<<دخالت الستخدامها أو النهائي المستخدم

التليف<<ون أو البريد خالل من إما مختلفة مناطق في الشركة فروع بين والمعلومات البيانات نقلاالليكتروني. الفيديو(للحاسب )شاشات المرئية اإلطراف أو

Transmission التقرير: 5-4

التقارير ذلك أمثلة ومن للمستخدمين، مرسلة تقارير صورة في التشغيل نتائج عرض ويتضمن على قائمة نظم أو يدوية نظم كانت سواء المحاسبية المعلومات نظم تخرجها التي المالية

االلكترونية. الحاسبات استخدام