Kontrol Amaçlı Randevusuz Gelişlerin Poliklinik Randevu

Sistemlerine Etkilerinin İncelenmesi

Deniz Harp Okulu

Arda CEYLAN

Murat M. GÜNAL

Giriş

Literatür Taraması

Problemin Tanımı

Benzetim Modeli

Deneyler ve Duyarlılık Analizi

Sonuçlar

Takdim Planı

Giriş

Personel Boş Kalma Süresi Personel Fazla Mesai Süresi

Muayene Bekleme Süresi

Yönetimsel Bakış Açısı

Hasta Bakış Açısı

Poliklinik Randevu Sistemi İyileştirme Sahaları

Poliklinik Muayenesi Sistemden Çıkış

Hastalar

Randevu Alımı

Genel Poliklinik Randevu ve Muayene Süreci

• Yeni Hasta / Daha Önce Muayeneye Gelmiş OlanHasta

• Servis Süresi Değişkenliği

• Muayene ProsedürüFarklılığı

Giriş

Hasta Sınıflandırmasına Bağlı Sıralama Kuralları

Randevu Kuralları

Karar Faktörleri

• Sabit Aralık

* Tekli Blok * Çoklu Blok * Değişken Blok

• Değişken Aralık

Literatür Taraması

T.Çayırlı ve E.Veral, 2003,“Outpatient Scheduling in Health Care: A Review of Literature”

T.F.Cox, J.F.Birchall, H.Wong, 1985, “Optimizing The Queuing System for An Ear, Nose and Throat Outpatient Clinic”

K.J.Klassen ve T.R.Rohleder, 1996,“Scheduling Outpatient Appointments in A Dynamic Environment”

P.M.Vanden Bosch ve C.D.Dietz, 2000, “Minimizing Expected Waiting in A Medical Appointment System”

T.Çayırlı, E. Veral, H.Rosen, 2006,“Designing Appointment Scheduling Systems for Ambulatory Care Services”

T.Çayırlı, E.Veral, H.Rosen, 2008, “Assessment of Patient Classification in Appointment System Design”

G.Swartzman, 1970,“The Patient Arrival Process in Hospitals”

N.T.J.Bailey, 1952, “A Study of Queues and Appointment Systems in Hospital Outpatient

Departments, with Special Reference to Waiting Times”

R.Fetter ve J.Thompson, 1966,“Patients’ Waiting Time and Doctors’ Idle Time in The Outpatient Setting”

Literatür Taraması

Problemin Genel Çerçevesi

Talep yoğunluğuna bağlı olarak kısa süreli randevu alımı mümkün değil!

Bu nedenle kontrol maksatlı çağırılan hastalardan randevu talep edilmiyor!

Randevulu hastalar ile randevusuz kontrole gelen hastalar arasında poliklinikte bir etkileşim söz konusu ve bu etkileşim performans kriterlerini olumlu/olumsuz etkiliyor!

Problemin Tanımı

Randevu Merkezi

Hasta Randevu

Talebi

Hasta Randevu Gün/Saatini Bekliyor

Poliklinik

Hasta Kontrole Çağrıldı. Sonuçlarını

Bekliyor

Tedavi Tamamlandı

Randevuya Gitmeme Olasılığı ?

Problemin Tanımı

Problemin Genel Çerçevesi

Randevuya Gitmeme Olasılığı ?

Kontrole çağırılan hastalardan randevu talep edilmemesi aşağıda belirtilen randevu kurallarını uygulayan randevu sistemlerini ne şekilde etkiler?

Tekli Blok/Sabit Aralık (IBFI : Individual Block/Fixed Interval) Çoklu Blok/Sabit Aralık (MBFI : Multi Block – Fixed Interval) İlk Blok Çift Diğer Bloklar Tek/Sabit Aralık (Bailey) İlk Blok Üçlü Diğer Bloklar Tek/Sabit Aralık (3Bailey)

Problemin Tanımı

Araştırma Soruları

1 1 1 1 1 1 1 1

2 2 2 2

2 1 1 1 1 1 1

3 1 1 1 1 1

1

Seçilen randevu kurallarını temel alan randevu sistemlerinin aşağıda belirtilen faktörlere duyarlılığı nedir?

Randevuya Gitmeme Olasılığı (NSR : No Show Rate)

Hasta Tipi Önceliği İlk Gelen İlk Hizmet Alır (FCFS : First Come First Serve) Yeni Hasta Önceliği Kontrol Hastası Önceliği

Hastaların Dakikliği

Problemin Tanımı

Araştırma Soruları2

Talep Oranı > Arz Oranı Dağılımlar;

Randevu Talepleri Arasında Geçen Süre ~ Üssel (λ) Muayene Süreleri ~ Normal (μ, σ) ve i.i.d. Hasta Dakikliği ~ Normal (μ, σ) Kontrol Hastalarının Varışı ~ Düzgün (α, β)

Muayene erteleme söz konusu değildir. Doktor dakiktir ve mesai saatlerinde durmaksızın çalışır. Üst üste ikinci kontrole randevusuz geliş mümkün değildir. Kontrol hastaları hariç randevusuz hasta kabul edilmez.

Benzetim Modeli

Varsayımlar

Hasta Sınıflandırması

Yeni hastaların muayene sürelerinin kontrol hastalarına oranla daha uzunolduğu varsayılmaktadır.

randevusu var kontrol maksadı hariç gelen hasta

randevusu yok daha önceki bir muayenenin kontrolüiçin gelen hasta

Benzetim Modeli

Benzetim modeli kesikli olay benzetimi tabanlı bir ticari benzetim programı olan Micro Saint # ile jenerik bir yapıda programlanmıştır.

Ağ Diyagramı

Benzetim Modeli

Randevu Merkezi/Poliklinik Çalışma Günleri : Pazartesi – Cuma Randevu Merkezi Çalışma Saatleri : 08:00–20:00 Randevu Talepleri Arasında Geçen Süre ~ Üssel (15) Randevu Defteri Limiti : 4 hafta Yeni Hasta Randevuya Gitmeme Olasılığı : %10 Randevuya Erken Gelme Eğilimi : 15 dakika (TTBE :Tendency To Be Early) Hasta Dakikliği ~ Normal (-15, 5) Poliklinik Kuyruğu Öncelik Politikası : FCFS

Girdiler

Benzetim Modeli

Doktor Sayısı : 1 Doktor Çalışma Saatleri : 08:00-12:00/13:00–17:00 Yeni Hasta Doktor Muayene Süresi ~ Normal (30, 10) Kontrol Hastası Doktor Muayene Süresi ~ Normal (15, 5) Kontrol Hastası Oranı : %35 (CPR : Control Patient Rate) Kontrol Hastası Randevuya Gitmeme Olasılığı : %10 Kontrol Hastalarının Gün İçi Gelişleri ~ Düzgün(08:00-11:30

,13:00-16:30)

Benzetim Modeli

Girdiler

Ortalama Bekleme Süresi (AWT : Average Waiting Time) Hasta Başına Doktor Boş Kalma Süresi (ITPP : Idle Time per Patient) Hasta Başına Doktor Fazla Mesai Süresi (OTPP : Overtime per Patient) Muayenesini Tamamlayan Günlük Ortalama Hasta Sayısı (ANPCT : daily

Average Number of Patients Completing Treatment)

Benzetim Modeli

Performans Kriterleri

Yönetimsel kriterlerin birleştirilmesi;

IO : ITPP & OTPP IO = ITPP + (1.5 * OTPP ) [Çayırlı et al. (2006)]

TIO : Total IO per day TIO = IO * ANPCT

Deneyler ve Duyarlılık Analizi

Kontrol Hastalarının Sisteme Etkisi

0.00

5.00

10.00

15.00

20.00

25.00

30.00

0 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5

w ait

idle

over

CPR’nin direkt etkisi:

IBFI randevu kuralı için CPR değerine bağlı AWT, ITPP ve OTPP değişimleri;

Diğer randevu kuralları için de benzer paternler gözlenmiştir.

CPR

TIME

AWTITPP

OTPP

NSR-CPR etkileşiminin sisteme etkisi:

IBFI randevu kuralı için NSR-CPR etkileşimine bağlı TIO eğrileri;

0.00

50.00

100.00

150.00

200.00 00.050.10.150.20.25

TIO

Deneyler ve Duyarlılık Analizi

Kontrol Hastalarının Sisteme Etkisi

CPR

NSR

Diğer randevu kuralları için de benzer paternler gözlenmiştir.

Hasta Tipleri Arası Önceliğin Etkisi

Öncelik politikasına göre AWT değişimleri;

ITPP ve OTPP önceliğe duyarlı değildir.

0.0010.0020.0030.0040.0050.0060.0070.00

IBFI MBFI 2BEG 3BEG

FIFONEWCONT.

AWT

Deneyler ve Duyarlılık Analizi

Hasta Dakikliğinin Etkileri

Randevuya Erken Gelme Eğiliminin Etkisi:

Hastaların randevularına erken gelme eğilimlerinin ITPP ve OTPP üzerindeki etkileri;

0.00

0.50

1.00

1.50

2.00

2.50

IBFI MBFI BAILEY 3BAILEY

TEND-0TEND-15TEND-30

0.000.501.001.502.002.503.003.50

IBFI MBFI BAILEY 3BAILEY

TEND-0TEND-15TEND-30

ITPP OTPP

Deneyler ve Duyarlılık Analizi

Değişkenliğin Etkisi:

Değişkenliğe bağlı OTPP değeri değişimleri;

AWT değişkenliğe duyarlı değildir.

2.102.202.302.402.502.602.702.802.90

IBFI MBFI BAILEY 3BAILEY

STD-0STD-5STD-10

OTPP

Deneyler ve Duyarlılık Analizi

Hasta Dakikliğinin Etkileri

Kontrol Hastası Oranı (CPR) arttığında; Ortalama Bekleme Süresi (AWT) Hasta Başına Doktor Boş Kalma Süresi (ITPP) Hasta Başına Doktor Fazla Mesai Süresi (OTPP)

Randevuya Gitmeme Olasılığı (NSR) ile Kontrol Hastası Oranı (CPR) arasındaki etkileşim neticesinde;

Yönetimsel bakış açısından, “CPR=0”a oranla daha düşük maliyet

Kontrol hastalarına muayene önceliği verildiğinde; Ortalama Bekleme Süresi (AWT)

Sonuçlar

Hastaların Randevularına Erken Gelme Eğilimi arttığında; Hasta Başına Doktor Boş Kalma Süresi (ITPP) Hasta Başına Doktor Fazla Mesai Süresi (OTPP)

Hasta Dakikliğindeki değişkenlik arttığında; Hasta Başına Doktor Fazla Mesai Süresi (OTPP) (IBFI durumunda)

Sonuçlar

Deniz Harp Okulu

Arda CEYLAN

Murat M. GÜNAL

Kontrol Amaçlı Randevusuz Gelişlerin Poliklinik Randevu

Sistemlerine Etkilerinin İncelenmesi