03 planeacion integracion alcance

5/25/2018 03 Planeacion Integracion Alcance

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Conce tualizacin estructuracin de ro ectos ba o

OV 3 - 1Copyright 2009 Element K Content LLC. All rights reserved.

Intelligent Training

Bogot, Diciembre de 2009

Instructor: Gonzalo Vela Medina, MSc IT, PMP

Mdulo 3

estndares internacionales (PMI)

Planeacin del Trabajo del Proyecto

Identificar los elementos de un Plan de Direccin de Proyecto Documentar los requerimientos de los interesados / afectados Crear el enunciado del alcance Desarrollar una Estructura de Desagregacin (o Desglose) del

Trabajo - EDT



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El Marco de Referencia (Framework) de Gestin

de Proyectos

reas deConocimiento

Grupos de Procesos de Gestin de Proyectos

Grupo deProcesos de

Iniciacin

Grupo de procesos dePlanificacin

Grupo deProcesos de

Ejecucin

Grupo de Procesosde Seguimiento y

Control

Grupo deProcesosde Cierre

Gestin de

Integracin delProyecto

Desarrollar elActa de

Constitucindel Proyecto

Desarrollar el PlanDesarrollar el Plan

para la Direccin delpara la Direccin delProyectoProyecto

Dirigir yGestionar la

Ejecucin delproyecto

Monitorear yControlar el Trabajo

del ProyectoRealizar el Control deCambio Integrado

Cerrar el

Proyecto oFase

Gestin delAlcance del

RecopilarRecopilarRequerimientosRequerimientos

Verificar el Alcance


Proyecto Definir AlcanceDefinir Alcance

Crear la EDTCrear la EDT

Controlar el Alcance

Gestin deTiempo delProyecto

Definir ActividadesSecuenciar ActividadesEstimar Recursos deActividadesEstimar Duraciones deActividadesDesarrollar Cronograma

Controlar elCronograma

Gestin deCostos delProyecto

Estimar CostosDeterminar Presupuesto

Controlar Costos

Gestin deCalidad delProyecto

Planear la CalidadRealizarAseguramientode Calidad

Realizar Control deCalidad

El Marco de Referencia (Framework) de

Gestin de Proyectos (Cont.)

reas deConocimiento

Grupos de Procesos de Gestin de Proyectos

Grupo deProcesos

deIniciacin

Grupo de procesos dePlanificacin

Grupo de Procesosde Ejecucin

Grupo deProcesos de

Seguimiento yControl

Grupo deProcesos de

Cierre

Gestin deRecursosHumanos delProyecto

Desarrollar el Plan de RecursosHumanos

Adquirir el Equipodel ProyectoDesarrollar elEquipo del ProyectoGestionar el Equipodel Proyecto


Gestin deComunicacionesdel proyecto

IdentificarInteresados Planear las Comunicaciones

InformacinManejar lasExpectativas de losInteresados

ReportarDesempeo

Gestin deRiesgos delProyecto

Planear la Gestin de RiesgosIdentificar RiesgosRealizar Anlisis Cualitativo deRiesgosRealizar Anlisis Cuantitativo deRiesgosPlanear Respuestas a Riesgos

Monitorear yControlarRiesgos

Gestin deAdquisiciones delProyecto

Planear AdquisicionesRealizar lasAdquisiciones

AdministrarAdquisiciones

CerrarAdquisiciones


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El Plan para Direccin del Proyecto

Incluye: Procesos, herramientas, tcnicas, tareas Planes de gestin de cambio y configuracin Lneas base para medicin del desempeo (alcance, tiempo, costo) Comunicacin con los interesados Ciclo de vida del proyecto Plan para solucin de problemas


Ejemplo: Cadena de supermercados Procesos y herramientas para reducir el tiempo en las colas de pago Reclutamiento, expansin de puntos de pago, comit de control de

cambios Reuniones de gerente, plan para problemas abiertos

Plan de gestin de costos, plan de gestin de aseguramiento decalidad.

El Plan para Direccin del Proyecto (Cont.)

Plan subsidiario Descripcin

Plan de gestin del alcance Provee gua para validar y controlar el alcance del proyecto

Plan de gestin de requerimientos Especifica la planeacin para los requerimientos del proyecto

Plan de gestin de cronograma Describe el plan para controlar el cronograma del proyecto

Plan de gestin de costos Describe el plan para controlar los costos del proyecto


Plan de gestin de calidad

Describe la implementacin de la poltica de calidad de la

organizacin ejecutora a lo largo del proyectoPlan de mejoramiento de procesos Analiza procesos para identificar actividades que mejoran su valor

Plan de recursos humanos Provee gua para la gestin efectiva de recursos humanos

Plan de gestin de comunicacionesDocumenta la estrategia para comunicarse eficiente yefectivamente con los interesados / afectados

Plan de gestin de riesgosDescribe cmo ser estructurada y ejecutada la gestin de riesgosen el proyecto

Plan de gestin de adquisiciones Describe cmo ser manejado el proceso de adquisiciones


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El Proceso de Desarrollar el Plan de

Direccin del Proyecto

Involucra documentar las acciones apropiadas para definir, crear,integrar y coordinar los planes subsidiarios de gestin como unnico plan

1. Acta de constitucin delro ecto

Entradas

1. Juicio de expertos

Herramientas & Tcnicas

1. Plan para la direccin delproyecto

Salidas


2. Salidas de los procesos deplaneacin

3. Factores ambientales de laorganizacin

4. Activos de procesosorganizacionales

Figura 4-4 Desarrollar el Plan para Direccin del Proyecto:

Entradas, herramientas y Tcnicas, SalidasA Guide to the Project Management Body of Knowledge Fourth Edition (PMBOK Guide)2008 Project Management Institute, Inc. All Rights Reserved

El Proceso de Recopilar Requerimientos

El gerente de proyecto define y documenta las necesidades yexpectativas de los interesados para cumplir los objetivos delproyecto

1. Acta de constitucin delproyecto

2. Registro de interesados

Entradas

1. Entrevistas2. Paneles de concepto

(focus groups)


1. Documentacin derequerimientos

2. Plan de gestin dere uerimientos

Salidas


.4. Tcnicas de creatividad en

grupo5. Tcnicas de toma de

decisiones en grupo6. Cuestionarios y encuestas7. Observaciones8. Prototipos

3. Matriz de trazabilidad de

requerimientos

Figura 5-2 Recopilar Requerimientos:Entradas, herramientas y Tcnicas, SalidasA Guide to the Project Management Body of Knowledge Fourth Edition (PMBOK Guide)

2008 Project Management Institute, Inc. All Rights Reserved


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Talleres Facilitados

Son sesiones de grupo que: Renen interesados claves multidisciplinarios o de reas funcionales

transversales. Define los requerimientos del proyecto o producto para el proyecto

Ejemplo: Conducir talleres para un proyecto de Software de Gestin deBodegas.


Interesados incluyen: Personal del departamento de Desarrollo e Implementacin de

Procesos Gerentes de proyecto claves Personal de Administracin Personal clave de la PMO

Jefe del equipo de Transformacin del Negocio Las discusiones destacan las diferencias entre interesados Habilita la conciliacin de las diferencias entre interesados

Tcnicas de Creatividad en Grupo

Actividades de grupo planeadas dentro de las organizaciones paraidentificar requerimientos del proyecto o del producto para unproyecto.

Tcnica de creatividad en grupo Descripcin

Lluvia de ideasUsada para generar y crear mltiples ideas relacionadascon los requerimientos del proyecto y del producto


Tcnica del grupo nominal

n es a cnca se u za un proceso e vo ac n para

categorizar las ideas ms tiles obtenidas mediante lluviade ideas

La tcnica DelphiUna tcnica de grupo que extrae y consolida entradas degrupo annimas para escoger entre varias alternativas

Mapas de ideas o mapasmentales

Ideas creadas mediante lluvia de ideas son consolidadasen un mapa que refleja lo comn, diferencias enentendimiento y generacin de nuevas ideas

Diagramas de afinidadHabilita el ordenamiento de un gran nmero de ideasrecopiladas durante una lluvia de ideas en distintascategoras para revisin y anlisis.


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Tcnicas de Toma de Decisiones en Grupo

Estas tcnicas: Son procesos de valoracin que evalan mltiples alternativas para

llegar a un resultado esperado Son utilizadas para generar, clasificar, y priorizar requerimientos de

proyecto o producto Determinan el resultado, por ejemplo la determinacin de accin futura

para el proyecto


Mtodo Descripcin

Unanimidad Todos en el grupo estn de acuerdo en un solo curso de accin

MayoraRequiere soporte de ms del 50% de los miembros del grupo paraindicar la decisin seleccionada.

PluralidadEl sub-grupo ms grande en el grupo decide, an si no se logra lamayora

Dictatorial Un individuo toma la decisin por todo un grupo

Documentacin de Requerimientos

Describe la forma en que los requerimientos individuales cumplenlos requerimientos de negocio del proyecto

Los requerimientos documentados deben ser: No ambiguos Rastreables / verificables Completos Consistentes


Aceptables para los interesados


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Documentacin de Requerimientos (Cont.)


Un ejemplo de documentacin de requerimientos

Planes de Gestin de Requerimientos

Un plan que describe la forma en que los requerimientos delproyecto a lo largo de ciclo de vida sern: Analizados Documentados

Gestionados

Las relaciones fase-a-fase entre varias fases, influyen fuertementeen la forma en que sern gestionados los requerimientos


Los componentes del plan incluyen: Mtodos para planear, hacer seguimiento y reportar actividades de

requerimientos Actividades relacionadas con gestin de configuracin Proceso para priorizacin de requerimientos Mtricas relacionadas con el proyecto o el producto Matriz de trazabilidad para requerimientos

Ejemplo: Plan de Gestin de requerimientos para el proyecto deSoftware de Gestin de Bodegas.


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La Matriz de Trazabilidad de

Requerimientos

Un documento tabular que relaciona los requerimientos delproyecto o producto con su origen y los rastrea a lo largo del ciclode vida del proyecto

Relaciona cada requerimiento con: Objetivos de negocio y del proyecto EDT Diseo y desarrollo del producto


Escenarios de pruebas

La Matriz de Trazabilidad de

Requerimientos (Cont.)

ReqNo

Especificacin deRequerimientos

Mdulo deSoftware

Especificacinde Pruebas

Caso deprueba

Verificacin Trazabilidadsiguiente

R5 Adherencia a W3Cestndares

N/A N/A N/A Verificado U8

Matriz de Trazabilidad de RequerimientosProyecto: Software de Gestin de Bodegas


relacionados

R6 Acceso y controldistribuido

Variosmdulos deservicio

Pruebas deintegracin desistema

5.7.8 Parcialmenteverificado

U17

R7 Adecuacin deusuario e interfaces

Mdulos deadecuacin

Pruebas deintegracin desistema

5.10.3 Por verificar U84

Un ejemplo de matriz de trazabilidad de requerimientos


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Cmo Documentar los Requerimientos de

los Interesados

Guas

Estudiar el acta de constitucin del proyecto para identificar losrequerimientos de alto nivel del proyecto y descripciones delproducto

Examinar el registro de interesados para identificar interesados quepuedan proveer informacin


Usar varios mtodos para recopilar requerimientos Si es posible, proveer un modelo funcional o prototipo del producto

esperado Crear la documentacin de requerimientos para el proyecto Revisar y validar el plan de gestin de requerimientos junto con los

interesados claves

Ejemplo: Identificar los requerimientos del proyecto Software deGestin de Bodegas.

El Enunciado de Alcance del Proyecto

Define el proyecto, lo que se necesita y lo que no se necesita lograr Es creado en una etapa temprana del proyecto Refleja el entendimiento comn de los interesados de las principales

actividades a ser ejecutadas Tpicamente incluye:

Objetivos del proyecto, entregables y requerimientos Restricciones su uestos del ro ecto


Criterios de aceptacin del producto


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El Enunciado de Alcance del Proyecto

(Cont.)


Un ejemplo de enunciado de alcance de proyecto

Componentes del Enunciado de Alcance

Contenido Descripcin

Objetivos del proyecto Los criterios medibles de xito del proyecto

Descripcin delproducto

Las caractersticas del producto, servicio, o resultado del proyectoemprendido

Requerimientos delproyecto

Las condiciones o capacidades que los entregables del proyectodeben cumplir


Entregables delProyecto

Cualquier resultado tangible, medible requerido para completar unproyecto o porcin de un proyecto

Fronteras del proyectoLos parmetros de lo que est y lo que no est incluido dentro deun proyecto

Criterios de aceptacindel producto

El proceso y criterios para aceptar los productos o serviciosterminados resultantes de un proyecto

Restricciones delproyecto

Factores que limitan la forma en que el proyecto puede serenfocado.

Supuestos delproyecto

Enunciados que deben ser tomados como verdaderos para que laplaneacin pueda empezar


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El Proceso de Definir el Alcance

El gerente de proyecto y su equipo definen el alcance del proyectoy finaliza el correspondiente enunciado

Las definiciones de alcance toman forma por los entregables,supuestos y restricciones que son documentadas durante la

iniciacin del proyecto

Entradas


Salidas


.proyecto


3. Activos de procesos de laorganizacin

.2. Anlisis de producto3. Identificacin de

alternativas4. Talleres facilitados

.proyecto

2. Actualizacin dedocumentos del proyecto

Figura 5-4 Definir Alcance:Entradas, herramientas y Tcnicas, Salidas

A Guide to the Project Management Body of Knowledge Fourth Edition (PMBOK Guide)2008 Project Management Institute, Inc. All Rights Reserved

Tcnicas de Anlisis de Producto

Cada tcnica es una evaluacin del producto final del proyecto y eltrabajo que tomar crear este producto

Tcnica Descripcin

Anlisis funcional

Analizar todas las cosas que un producto hace, incluyendofunciones primarias y relacionadas para identificar funciones


productoIngeniera de valor yanlisis de valor

Identificar y desarrollar la relacin costo versus beneficios paracada funcin o para un producto

Distribucin de lafuncin de calidad

Identificar las necesidades del cliente, y traducir esasnecesidades en requerimientos tcnicos

Ingeniera de sistemasAnalizar productos holsticamente, integrando factores talescomo usuarios, ambiente de utilizacin y hardware o softwarerelacionado con el cual el producto debe funcionar


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Tcnicas para Identificacin de

Alternativas

Mtodos para generar tantas soluciones alternativas y planes comosea posible durante la planeacin del proyecto

Tcnica Descripcin

PensamientoUna aproximacin creativa a la solucin de problemas en los cuales


lateral

generar una solucin fresca

Lluvia de ideasUna tcnica de creatividad para generar alternativas posibles. Lameta es generar tantas ideas como sea posible de tantos miembrosdel equipo como sea posible.

Tcnica DelphiUna tcnica de grupo que extrae y consolida entradas annimas degrupo para escoger entre varias alternativas

Objetivos del Proyecto

Criterios usados para medir el xito Especficos en trminos de alcance Cuantificables (tiempo, costo, calidad). Realista, alcanzable. Consistente con planes, polticas y procedimientos organizacionales


Para enero 31, 2010Menos de $10 millones

Mnimo impacto muebles y enseres

Colocacin de pisos de maderaPintura en toda el rea

Cambio de cocina

Ejemplo de objetivos de proyecto


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Cmo Crear un Enunciado de Alcance

Guas

Refinar los objetivos, entregables y descripcin del alcance delproducto del proyecto a partir del enunciado preliminar de alcance

Re-examinar los requerimientos

Revisar las fronteras del proyecto Actualizar restricciones, riesgos, supuestos Crear hitos de cronograma


nc u r est ma o e costo rev sa o Documentar riesgos conocidos Diagramar la organizacin interna Documentar las especificaciones del producto y requerimientos de

aprobacin Finalizar el procedimiento de aceptacin

Ejemplo: Enunciado de alcance del proyecto Remodelacin de unapartamento.

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

Proyecto

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Entregable

Entregable 2.1 Entregable 2.2

Paquete detrabajo 4.1

Gerencia deProyecto

toenpartesms


Correspondecon el

enunciadode alcance

del proyecto

n rega e . . n rega e . .

Paquete detrabajo 2.2.2.1

Paquete detrabajo 2.2.2.2

Subproyecto 2.2.1.1

Subproyecto 2.2.1.2

Paquete detrabajo 2.2.1.2.1

Paquete detrabajo 2.2.1.2.2




Ayuda a identificar entregables

Subdivideeltrabajodelpro

ye

pequea

s


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El Proceso de Crear la EDT

El mtodo de dividir los entregables del proyecto en componentesms pequeos y ms manejables

Ayuda a crear una descomposicin jerrquica orientada aentregables del trabajo a ser ejecutado por el equipo de proyecto

1. Enunciado de alcance del

Entradas

1. Descomposicin


1. EDT2. Diccionario de la EDT

Salidas



3. Activos de procesos de laorganizacin

3. Lnea base de alcance4. Actualizaciones de

documentos de proyecto

Figura 5-6 Crear la EDT:Entradas, herramientas y Tcnicas, SalidasA Guide to the Project Management Body of Knowledge Fourth Edition (PMBOK Guide)

2008 Project Management Institute, Inc. All Rights Reserved

Cdigo de Cuentas

Cualquier sistema para numerar los elementos de la EDT til en desempeo, reportes, costo

Ejemplo: Cdigo de cuentas uniforme de entidades educativas delGobierno.

Registro, pista, documento


Consistente en cualquier entidad educativa del Gobierno

32 / 101 / 417Funcin / Categora / Programa

(honorarios deconsultores)

(Gastos profesionales)

(Educacinespecial)

Ejemplo de cdigos de cuentas Ejemplo: PUC


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Cmo Desarrollar una Estructura de

Desagregacin del Trabajo

Para desarrollar una EDT:1. Obtenga materiales de referencia y otras entradas2. Determine cmo organizar el trabajo del proyecto

3. Identifique los principales entregables4. Analice cada elemento para determinar si est suficientementedescompuesto


. trabajo

6. Valide su EDT, utilizando una aproximacin de abajo hacia arriba7. Utilice su cdigo de cuentas para asignar un cdigo de costo a

cada elemento

Preguntas de Reflexin

1. Qu factores del proceso de definir el alcance son los msimportantes para su organizacin?

2. En su experiencia, cules son las entradas ms crticas paradesarrollar una EDT?


03 planeacion integracion alcance

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