05 acc201 bai 3_v1.0011103225

Bài 3: Một số lệnh làm việc với cơ sở dữ liệu

ACC201_Bai 3_v1.0011103225 39

Nội dung

Giới thiệu một số các hàm, chức năng thao tác với cơ sở dữ liệu trong excel.

Hướng dẫn học Mục tiêu

Nghe giảng và đọc tài liệu để nắm bắt các nội dung chính.

Làm bài tập và luyện thi trắc nghiệm theo yêu cầu của từng bài.

Liên hệ và lấy các ví dụ trong thực tế để minh họa cho nội dung bài học.

Thời lượng học

9 tiết.

Sau khi học bài này, các bạn có thể:

Sắp xếp dữ liệu trong một bảng Excel.

Lọc dữ liệu theo các tiêu chí khác nhau.

Thống kê dữ liệu theo nhóm.

Kiểm soát nhập liệu trong Excel.

Sử dụng công cụ để giải quyết các bài toán “phân tích nhân quả” (what-if analysis).

Tách dữ liệu dòng thành cột.

Tổng hợp dữ liệu trong Excel.

Tạo các báo cáo theo mục đích sử dụng và vẽ đồ thị từ cơ sở dữ liệu.

BÀI 3: MỘT SỐ LỆNH LÀM VIỆC VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU


40 ACC201_Bai 3_v1.0011103225

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG BÀI

Tình huống

Thị trường chứng khoán ngày càng phát triển ở Việt Nam về quy mô. Hiện nay, thị trường niêm yết giao dịch trên 2 sàn với số lượng công ty niêm yết trên hai sàn lên đến hàng trăm. Chỉ

riêng sàn giao dịch chứng khoán Hà Nội (HNX) có hơn 400 mã chứng khoán niêm yết.

Trên hình vẽ là một phần dữ liệu một phiên giao dịch trên sàn Hà Nội trong trang của Excel. Do có rất nhiều mã chứng khoán nên nhu cầu thống kê, đưa ra danh sách các mã chứng khoán theo các tiêu chí là rất quan trọng. Excel cung cấp nhiều chức năng hỗ trợ người dùng với dữ liệu lớn. Chỉ với một vài thao tác trong Excel, người dùng có thể trả lời các câu hỏi sau:

Câu hỏi

1. Sắp xếp các mã chứng khoán theo mức độ giảm dần của “Thay đổi giá” theo %?

2. Đưa ra danh sách 10 mã chứng khoán có “khối lượng giao dịch khớp lệnh” lớn nhất?

3. Đưa ra danh sách các mã chứng khoán có giá “Trung bình” từ 20 đến 30 và “Thay đổi giá”

theo +/– là lớn hơn 0?


ACC201_Bai 3_v1.0011103225 41

3.1. Sort

3.1.1. Chức năng

Sắp xếp nhằm mục đích tổ chức lại bảng dữ liệu theo một thứ tự nào đó. Khi thực hiện chức năng này, bảng dữ liệu sẽ bị thay đổi nhưng các công thức bên trong sẽ được tự động thay đổi cho phù hợp. Có hai loại thứ tự: theo chiều tăng (Ascending) và theo chiều giảm (Descending). Việc sắp xếp thường tiến hành theo tiêu chuẩn của một cột nào đó (được gọi là trường khóa) và có thể chọn nhiều khóa để sắp xếp đồng thời.

Các bước tiến hành trong Excel như sau:

Bước 1: Đặt con trỏ trong vùng dữ liệu của danh sách, hoặc chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp.

Bước 2: Chọn lệnh Data → Sort, hộp thoại xuất hiện.

Hình 3.1: Menu Data → Sort

Bước 3: Chọn các tiêu chí sắp xếp

Hình 3.2: Các tùy biến khi sử dụng Sort trong Excel

Dòng đầu là tên trường (không sắp xếp)

Chọn khoá thứ nhất

[Chọn khoá thứ ba

Sắp xếp tăng dần

Sắp xếp giảm dần

Xếp từ trên xuống dưới

Xếp từ trái sang phải

[Chọn khoá thứ hai

Không có dòng tên trường

(sắp xếp cả dòng đầu)


42 ACC201_Bai 3_v1.0011103225

3.1.2. Ví dụ

Dữ liệu trước khi sắp:

Hình 3.3: Ví dụ bảng dữ liệu trước khi sắp xếp

Dữ liệu đã được sắp xếp theo “Tên chỉ tiêu” và “Tên nước” theo thứ tự tăng dần.

Hình 3.4: Ví dụ bảng dữ liệu sau khi sắp xếp


ACC201_Bai 3_v1.0011103225 43

Các bước sắp xếp:

Hình 3.5: Tùy biến lựa chọn sắp xếp

Bước 1: Đặt con trỏ hiện hành vào nơi nào đó trong danh sách và chọn lệnh Data → Sort.

Bước 2: Chọn “Tên nước” tại Sort by và chọn Ascending để sắp xếp tăng dần.

Bước 3: Chọn “Tên chỉ tiêu” tại Then by và chọn Ascending để sắp xếp tăng dần.

Bước 4: Chọn “Header row” do danh sách có dòng tiêu đề.

Bước 5: Nhấn nút OK để sắp xếp.

3.1.3. Chú ý

Khi xếp thứ tự một danh sách (CSDL), phải chọn tất cả các cột để tránh sự mất chính xác dữ liệu.

Danh sách không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế.

Trường quy định cách sắp xếp thứ tự gọi là khoá. Có thể định tối đa 3 khoá. Các bản ghi cùng giá trị ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng giá trị ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3.

Bạn có biết:

Đối với chức năng Sort, Excel 2003 định tối đa sắp xếp theo 3 khóa còn trong Excel 2007 và Excel 2010 thì số khóa tăng lên là 64.

3.2. Filter

Lọc dữ liệu nhằm mục đích cho phép xem hoặc lấy các thông tin từ bảng dữ liệu mà thỏa mãn các điều kiện nào đó. Trong Excel có hai phương pháp, đó là AutoFilter (lọc tự động) và AdvancedFilter (lọc nâng cao). Tùy vào mục đích sử dụng ta có thể chọn một trong hai phương pháp này.

3.2.1. AutoFilter

3.2.1.1. Chức năng

AutoFilter cho phép người dùng lọc dữ liệu theo một số tiêu chí có sẵn trong Excel.

Các bước tiến hành trong Excel như sau:


44 ACC201_Bai 3_v1.0011103225

Bước 1: Chọn miền CSDL muốn lọc bằng cách bôi đen vùng dữ liệu gồm cả dòng tên

trường hoặc để con trỏ ở trong vùng dữ liệu đó.

Bước 2: Chọn chức năng AutoFilter bằng lệnh Data → Filter → AutoFilter, khi đó ở ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh sách. Nháy chuột vào đó, có danh sách thả xuống:

Lựa chọn Giải thích

All Hiển thị tất cả các bản ghi (dòng) của danh sách.

Top 10 Áp dụng cho tất cả các trường khác nhau kiểu Text. Hiển thị các bản ghi ở cận trên hay cận dưới theo lựa chọn dưới hai hình thức bản ghi hay phần trăm.

Custom Áp dụng trong trường hợp cần hai điều kiện trong một cột hoặc dùng các phép so sánh.

Blanks Hiển thị các dòng mà ô tại cột ra điều kiện lọc là rỗng.

NotBlanks Hiển thị các dòng mà ô tại cột ra điều kiện lọc khác rỗng.

Hình 3.6: Danh sách các hiển thị của AutoFilter

Nếu chọn Custom… sẽ xuất hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự

định điều kiện lọc:

Hình 3.7: Danh sách các tùy chọn trong Custom AutoFilter

Các mệnh đề so sánh trong hộp thoại Custom AutoFilter.

Equal: bằng.

Does not equal: khác.

Is greater than: lớn hơn.

Is greater than or equal to: lớn hơn hoặc bằng.

Is less than: nhỏ hơn.

Is less than or equal to: nhỏ hơn hoặc bằng.

Begins with: điều kiện bắt đầu với…

Does not begin with: điều kiện không bắt đầu với…

Ends with: kết thúc với…

Does not ends with: điều kiện không kết thúc với…

Contains: điều kiện có chứa…

Does not contains: điều kiện không chứa…


ACC201_Bai 3_v1.0011103225 45

3.2.1.2. Ví dụ

Ví dụ: Lọc ra danh sách các cổ phiếu có giá trung bình lớn hơn 23 và nhỏ hơn 25 từ bảng dữ liệu giao dịch chứng khoán:

Hình 3.8: Ví dụ dữ liệu trước khi lọc

Các bước thực hiện:

Bước 1: Đặt con trỏ ở một ô trong vùng dữ liệu. Chọn lệnh Data → Filter → AutoFilter.

Bước 2: Từ danh sách lựa chọn ở ô “Trung bình”, chọn Custom và ta chọn thông số như hộp thoại sau.

Hình 3.9: Tùy biến điều kiện lọc


46 ACC201_Bai 3_v1.0011103225

Bước 3: Nhấn nút OK, ta được danh sách các mã cố phiếu có giá trung bình từ 23 đến 25.

Hình 3.10: Kết quả lọc dữ liệu

3.2.1.3. Chú ý

Tại một thời điểm, chỉ có một danh sách được phép lọc tự động.

Để hiển thị lại danh sách dữ liệu ban đầu sau khi sử dụng chức năng AutoFilter, có 2 cách:

Cách 1: Chọn lại lệnh Data → Filter → AutoFilter để bỏ lựa chọn AutoFilter.

Cách 2: Chọn lệnh Data → Filter → ShowAll.

Với cách 1, người dùng kết thúc sử dụng chức năng AutoFilter và tại các ô tên trường không còn hiển thị danh sách tiêu chí. Với cách 2, Excel hiển thị danh sách ban đầu và người dùng có thể lọc dữ liệu theo tiêu chí khác tùy vào nhu cầu.

3.2.2. AdvancedFilter


Dùng để lọc dữ liệu ở mức nâng cao hơn so với chức năng lọc dữ liệu của AutoFilter. AdvancedFilter cho phép người dùng lọc dữ liệu theo các tiêu chi tùy chọn và theo nhiều tiêu chí khác nhau.

3.2.2.2. Ví dụ

Hình 3.11: Dữ liệu trước khi lọc theo AdvancedFilter


ACC201_Bai 3_v1.0011103225 47

Đưa ra danh sách các chỉ tiêu của các nước có tỉ lệ % lớn hơn 10 trong năm 1992.

Bước 1: Sao chép phần tiêu đề xuống một phần trống trong trang để lập vùng điều kiện như hình vẽ.

Hình 3.12: Lập vùng điều kiện

Bước 2: Trong vùng lập điều kiện, chúng ta điền các điều kiện (tiêu chí tìm kiếm) cho từng cột.

Ở đây điều kiện tìm kiếm là theo cột của năm 1992, do đó ta sẽ điền điều kiện như sau:

Hình 3.13: Thiết lập điều kiện

Bước 3: Đặt con trỏ vào vùng dữ liệu gốc rồi chọn Data → Filter→ AdvancedFilter.


48 ACC201_Bai 3_v1.0011103225

Hình 3.14: Tùy chọn lọc dữ liệu

Hình 3.15: Các lựa chọn cho Advanced Filter

Bước 4: Nháy nút OK được kết quả.

Hình 3.16: Kết quả lọc dữ liệu theo Advanced Filter

Hiện kết quả lọc ngay tại miền dữ

Hiện kết quả lọc ra nơi khác

Chọn miền CSDL

Chọn miền hiện kết quả

Chỉ hiện một bản ghi trong số những kết quả trùng lặp

Chọn miền điều kiện

> 10


ACC201_Bai 3_v1.0011103225 49

[

3.2.2.3. Chú ý

Để hiện lại toàn bộ danh sách dữ liệu ban đầu chọn Data → Filter → ShowAll.

Định miền điều kiện:

Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của

miền CSDL, tốt nhất là sao chép từ tên trường CSDL.

Khi muốn lọc dữ liệu theo tiêu chí tìm kiếm ở các cột khác nhau, với nhiều điều kiện trong một cột thì tuân theo quy tắc sau: Các dòng tiếp theo ghi điều kiện: các

điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR.

Ví dụ:

Hình 3.17: Quy tắc viết điều kiện trong lọc theo Advanced Filter

Bạn có biết

Trong Excel 2003, chức năng Filter (lọc) và Sort (sắp xếp) chỉ thực hiện đối với các cột giá trị. Trong Excel 2007, người dùng có thể lọc và sắp xếp theo màu: Có thể là theo màu của phông chữ (font colour) hoặc theo màu nền của ô (cell

background color).

Trong Excel 2003, danh sách (list drop-out) lựa chọn của chức năng AutoFilter có tối đa là 1000 mục còn trong Excel 2007 và Excel 2010 là 10.000 mục.

3.3. SubTotal

3.3.1. Chức năng

Sắp xếp lại vùng dữ liệu theo trường dùng để phân chia nhóm cần tính.


Bước 1: Chọn vùng dữ liệu vừa sắp xếp.

Bước 2: Trong bảng chọn Data, lệnh Subtotals (Data → SubTotal)

Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Subtotals.

Miền điều kiện để lọc các bản ghi có số sản phẩm bán ra trong tháng 1 bằng 400

Miền điều kiện để lọc các bản ghi có số sản phẩm bán ra trong tháng 1 lớn hơn 150

Miền điều kiện để lọc các bản ghi có số sản phẩm bán ra trong tháng 1 là: 150 < Số SP 500

Miền điều kiện để lọc các bản ghi có số sản phẩm bán ra trong tháng 1 nhỏ hơn 150 hoặc trong tháng 2 lớn hơn hoặc bằng 200

Tháng 2 < 150


50 ACC201_Bai 3_v1.0011103225

Hình 3.18: Hộp thoại SubTotal

3.3.2. Ví dụ

Dữ liệu trước khi dùng SubTotal:

Hình 3.19: Ví dụ dữ liệu trước khi sử dụng SubTotal

Hình 3.20: Kết quả sử dụng SubTotal

Chú ý

Để xoá tất cả các Subtotals đã có, chọn lệnh Data → SubTotals và nháy vào Remove All.

Điều chỉnh cấp hiển thị

Chọn để ẩn chi tiết

Chọn để hiện chi tiết

Tính tổng các nhóm hàm đang chọn

Trường cần nhóm lại

Trường cần tính tổng

Chọn để tính tổng tất cả danh sách.


ACC201_Bai 3_v1.0011103225 51

3.4. Validation

3.4.1. Chức năng

Giúp người sử dụng nhập chính xác dữ liệu vào bảng tính. Chức năng này sẽ kiểm tra kiểu dữ liệu, giá trị nhập vào một ô nào đó trong bảng tính và cảnh báo người dùng khi nhập sai.

3.4.2. Ví dụ

Các bước tiến hành:

Bước 1: Lập danh sách tên các nước tại một vùng trống nào đó trong bảng tính.

Hình 3.21: Lập danh sách dữ liệu để làm nguồn cho Validation

Bước 2: Chọn cả cột B, chọn lệnh Data → Validation…

Bước 3: Tại Allow chọn List, tại Sourse chọn vùng địa chỉ chứa danh sách “Tên nước”.

Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất quá trình tạo kiểm tra điều kiện cho cột “Tên nước”.

Hình 3.22: Ví dụ tùy chọn cho Validation


52 ACC201_Bai 3_v1.0011103225

3.4.3. Chú ý

Theo mặc định, Excel 2003 chỉ cho phép trong danh sách Data-Validation hiển thị 8 mục và chỉ cho phép sử dụng những danh sách nguồn nằm trong cùng một trang.

Câu hỏi: Sử dụng Data → Validation khi danh sách nguồn nằm trong một trang khác.

Sử dụng hàm INDIRECT:

Hàm INDIRECT() tham chiếu đến ô chứa dữ liệu văn bản đại diện cho một địa chỉ ô. Người dùng có thể sử dụng ô đó như môt tham chiếu cục bộ, cho dù nó tham chiếu đến dữ liệu trong một trang khác. Sử dụng tính năng này để tham chiếu đến nơi chứa dãy dùng làm danh sách nguồn cho chức năng Data → Validation.

Giả sử, dãy chứa danh sách nguồn này nằm ở Sheet 1, trong dãy $A$1:$A$8. Để tạo một DalaValidation, trong Source nhập công thức: =INDIRECT("Sheet1!$A$1:$A$8"). Hãy chắc chắn rằng tùy chọn Incell drop-down đang được kích hoạt, và nháy OK.

Hình 3.23: Sử dụng hàm InDirect

Nếu tên trang có chứa khoảng trắng, hoặc có dấu tiếng Việt, người dùng phải đặt tên trang trong một cặp nháy đơn (').

Ví dụ, giả sử tên trang chứa danh sách nguồn là Sheet 1 (chứ không phải Sheet1), thì bạn sửa công thức trên lại như sau: =INDIRECT("'Sheet 1'!$A$1:$A$8").

3.5. Table

3.5.1. Chức năng

Là công cụ phân tích. Bảng dữ liệu là miền phản ánh sự thay đổi giá trị của một biến số trong một công thức ảnh hưởng như thế nào đến kết quả của công thức đó. Sử dụng Table cho phép nhiều kết quả được đưa ra trực tiếp chỉ với một thao tác.

Có hai cách sử dụng bảng dữ liệu:

Bảng dữ liệu một biến đầu vào (One-variable data tables).

Ví dụ sử dụng bảng dữ liệu một biến đầu vào để khảo sát khoản tiền chi trả cho một khoản vay với các mức lãi suất khác nhau.


ACC201_Bai 3_v1.0011103225 53

Tạo bảng 1 – biến đầu vào: Giá trị đầu vào thay đổi chứa theo dòng hoặc cột.

Công thức cần khảo sát sự thay đổi kết quả của nó được đặt ở ô liền kề cột hoặc liền kề dòng.

Bảng dữ liệu hai biến đầu vào (Two-variable data tables).

Ví dụ như sử dụng bảng dữ liệu hai biến đầu vào để khảo sát khoản tiền chi trả cho một khoản vay với các mức lãi suất khác nhau và số các kỳ chi trả

khác nhau.

Giá trị đầu vào thay đổi của 1 biến chứa theo dòng và

giá trị đầu vào thay đổi của biến kia chứa theo cột.

Công thức cần khảo sát sự thay đổi kết quả của nó

được đặt ở ô là giao của cột và dòng trên.

Xác định bảng dữ liệu (bao gồm cả cột hoặc dòng và ô có chứa công thức). Chọn

lệnh: Data → Tables… với các lựa chọn sau:

Nhập địa chỉ của ô dữ liệu đầu vào tại Row Input cell cho dữ liệu đầu vào chứa

theo dòng.

Nhập địa chỉ của ô dữ liệu đầu vào tại Column Input cell cho dữ liệu đầu vào chứa theo cột.

Hình 3.24: Các lựa chọn cho Tables

3.5.2. Ví dụ

Ví dụ 1:

Cho bảng dữ liệu như hình vẽ.

Hình 3.25: Ví dụ dữ liệu trước khi sử dụng bảng một biến


54 ACC201_Bai 3_v1.0011103225

Tại cột E3 được tính theo công thức sử dụng hàm PMT.

Câu hỏi: Khi thay đổi Rate như sau (8%, 7%, 6%) thì khoản nợ hàng tháng phải trả

thay đổi như thế nào?

Hình 3.26: Dữ liệu lãi suất thay đổi


Bước 1: Chọn vùng dữ liệu từ D3 đến E6.

Hình 3.27: Bước 1 khi sử dụng bảng một biến

Bước 2: Chọn lệnh Data → Table và chọn ô “Column input cell” là ô C4 (vì ở

đây công thức ở cột E3 là một hàm phụ thuộc vào các biến số C4, C5, C6) dữ liệu

ở cột D4 đến D6 biểu diễn sự thay đổi của biến số ở ô C4.

Hình 3.28: Ví dụ tùy chọn cho bảng một biến

Nháy nút OK được kết quả như hình vẽ.


ACC201_Bai 3_v1.0011103225 55

Hình 3.29: Kết quả sử dụng bảng một biến

Ví dụ 2: Bảng dữ liệu hai biến.

Giả sử ông John vay 80.000$ trong 36 tháng với lãi suất 9.5%/năm. Sử dụng hàm PMT ở ô C4 để tính khoản vay nợ phải trả hàng tháng là bao nhiêu. Bài toán đặt ra là nếu lãi suất thay đổi và thời hạn vay cũng thay đổi thì khoản nợ phải trả hàng tháng thay đổi như thế nào.

Hình 3.30: Dữ liệu sử dụng cho bảng hai biến

Nếu tỉ lệ lãi suất là 9%, 9.25%, 9.5% trong một năm và thời hạn vay là 18, 24, 30, 36 tháng thì hàng tháng ông John phải trả là bao nhiêu.

Hình 3.31: Các yếu tố thay đổi trong bảng hai biến


56 ACC201_Bai 3_v1.0011103225


Bước 1: Bôi đen (chọn) vùng dữ liệu như hình sau:

Hình 3.32: Thiết lập vùng bảng hai biến

Bước 2: Chọn lệnh Data → Table và chọn như hình sau:

Hình 3.33. Thiết lập tùy chọn cho bảng hai biến

Chọn Row Input Cell là ô B6 còn Column input cell là ô B5 rồi nhấn OK được kết quả:

Hình 3.34: Kết quả sử dụng bảng hai biến

Từ bảng kết quả có thể biết được lãi suất, thời hạn vay ảnh hưởng đến khoản nợ hàng tháng phải trả như thế nào. Ví dụ: ô E6 thể hiện khoản tiền phải trả hàng tháng nếu ông John vay khoản tiền $80.000 trong 24 tháng với lãi suất 9.25%.

3.5.3. Chú ý

Trong bảng dữ liệu hai biến đầu vào (Two-variable data tables) thì giá trị đầu vào thay đổi của một biến chứa theo dòng và giá trị đầu vào thay đổi của biến kia chứa theo cột.

Công thức cần khảo sát sự thay đổi kết quả của nó phải được đặt ở ô là giao của cột và dòng trên.


ACC201_Bai 3_v1.0011103225 57

3.6. Text to Columns

3.6.1. Chức năng

Khi sao chép dữ liệu từ một tệp văn bản vào Excel, bạn sẽ gặp tình huống tất cả văn bản đều hiển thị trong một cột của bảng tính. Làm thế nào để chia số liệu ra nhiều cột khác nhau? Cách dễ nhất để thực hiện việc này là dùng chức năng Text to columns của Excel.

Hình 3.35: Thanh bảng chọn có lệnh Text to Columns


Bước 1: Chọn cột hoặc ô muốn chia, sau đó vào menu Data → Text to Columns. Trong hộp thoại Convert Text to Column Wizard, ở mục Original Data type, chọn mục Fixed width hoặc Delimited, nhấn Next.

Hình 3.36: Các tùy chọn trong bước 1 khi sử dụng chức năng Text to Columns


58 ACC201_Bai 3_v1.0011103225

Bước 2: Ở bước kế, mục Data preview sẽ hiển thị dữ liệu hiện hành của cột. Bạn chỉ cần nhấn chuột tại vị trí muốn phân cột sẽ xuất hiện đường gióng xuống. Muốn bỏ đường gióng, bạn nhấn đôi chuột vào đường đó. Ngoài ra, bạn có thể di chuyển đường gióng từ nơi này đến nơi khác bằng cách kéo và thả chuột. Sau khi đã phân cột xong, bạn nhấn Next để tiếp tục.


Bước 3: Bạn chọn kiểu dữ liệu trên các cột ở mục Column data format. Nếu muốn chuyển dữ liệu đến vùng khác trên bảng tính thì nhập vào địa chỉ ở mục

Destination. Cuối cùng, nhấn Finish để hoàn tất.



ACC201_Bai 3_v1.0011103225 59

3.6.2. Ví dụ

Khi bạn truy cập vào trang http://forecasts.org/data/index.htm để lấy thông tin về GNP của nước Mỹ xuất hiện như hình sau:

Hình 3.39: Ví dụ dữ liệu nguồn để sử dụng cho Text to Columns

Khi bôi đen vùng dữ liệu cần lấy từ trang web, sao chép vào Excel ta nhận được như sau:

Hình 3.40: Dữ liệu trước khi được xử lí bởi Text to Columns


60 ACC201_Bai 3_v1.0011103225

Có thể thấy dữ liệu ngày/tháng và giá trị cùng ở một cột. Để tách dữ liệu ngày/tháng và giá trị tại ngày/tháng đó, ta sử dụng chức năng TextToColumn theo các bước sau:

Bước 1:

Hình 3.41: Bước 1 trong ví dụ sử dụng Text to Columns

Do ở đây tại một dòng, dữ liệu ngày/tháng và giá trị cách nhau là dấu cách nên ở đây chọn Delimited. Nhấn Next.

Bước 2:


Lựa chọn Space trong mục Delimiters rồi nhấn Next.


ACC201_Bai 3_v1.0011103225 61

Bước 3:


Nhấnn Finish được kết quả: dữ liệu ngày/tháng và giá trị được tách thành 2 cột khác nhau. Điều này giúp chúng ta xử lý dữ liệu trong Excel thuận lợi hơn trong các bước tiếp theo.

Hình 3.44: Kết quả ví dụ sử dụng Text to Columns


62 ACC201_Bai 3_v1.0011103225

3.6.3. Chú ý

Khi sử dụng chức năng Text to Columns, nếu lựa chọn “Fixed Width” để tách chuỗi thì người dùng phải tự xác định phần phân tách bằng cách kéo thả thanh chia.

3.7. Consolidate

3.7.1. Chức năng

Để tạo CSDL tổng hợp từ những CSDL chi tiết (được chọn lựa trên cùng một hoặc trên nhiều tệp tin bảng tính khác nhau) có cấu trúc giống nhau.

Các bước thực hiện

Đặt con trỏ tại bảng tính sẽ chứa kết quả tổng hợp

Chọn lệnh Data → Consolidate, xuất hiện hộp thoại:

Function: Chọn hàm cần dùng để tổng hợp.

Reference: Nhập hoặc dùng chuột để quét chọn và nhấn nút Add lần lượt tọa độ các bảng chi tiết cần tổng hợp.

Top Row: Tạo dòng tiêu đề cho bảng tổng hợp.

Left Column: Tạo tiêu đề cột đầu tiên cho bảng tổng hợp.

Create link to source data: Tạo mối liên kết từ bảng tổng hợp đến các bảng chi tiết nhằm mục đích nếu có sự thay đổi trong các bảng dữ liệu chi tiết thì các dữ liệu liên quan trong bảng tổng hợp cũng tự thay đổi theo.

Hình 3.45: Các tùy chọn cho chức năng Consolidate

3.7.2. Ví dụ

Cho danh sách khớp lệnh một số mã chứng khoán

Chọn hàm cần dùng để tổng hợp

Nhập hoặc dùng chuột để quét chọn và nhấn nút Add lần lượt tọa độ các bảng chi tiết cần tổng hợp

Tạo tiêu đề cho bảng tổng hợp

Tạo tiêu đề cột đầu tiên cho

bảng tổng hợp

Tạo mối liên kết từ bảng tổng hợp đến các bảng chi tiết nhằm mục đích

nếu có sự thay đổi trong các bảng dữ liệu chi tiết thì các dữ liệu liên quan trong bảng tổng hợp cũng tự thay

đổi theo


ACC201_Bai 3_v1.0011103225 63

Hình 3.46: Dữ liệu nguồn sử dụng minh họa cho chức năng Consolidate

Tính tổng khối lượng khớp lệnh của mỗi hai mã AAA, BVS trong 4 ngày.

Ta thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đặt con trỏ đến vùng trống chứa dữ liệu tổng hợp và chọn lệnh Data → Consolidate (Ở đây là ô E17)

Hình 3.47: Tùy chọn cho chức năng Consolidate

Bước 2: Chọn các ô cần tổng hợp và hàm tổng hợp ở đây là Sum và nháy OK được kết quả như sau:

Hình 3.48: Kết quả ví dụ sử dụng chức năng Consolidate


64 ACC201_Bai 3_v1.0011103225

3.7.3. Chú ý

Consolidate có thể tổng hợp dữ liệu từ nhiều trang.

Các cơ sở dữ liệu nguồn để tổng hợp cần phải có cấu trúc giống nhau.

3.8. PivotTable and PivotChart report

3.8.1. PivotTable


Hàm PivotTable dùng để tổng hợp, phân tích dữ liệu. Nó rất cần thiết đối với người làm việc với Excel.

3.8.1.2. Ví dụ

Các bước tạo PivotTable:

Bước 1: Chọn lệnh Data → PivotTable and PivotChar Wizard để mở trình hướng dẫn từng bước tạp bảng tổng hợp.

Bước 2: Chọn nguồn dữ liệu: có 4 loại

Hình 3.49: Chọn nguồn dữ liệu cho PivotTable và chọn loại báo cáo

Microsoft Excel list or database: Nguồn dữ liệu là một danh sách trong Excel.

External data source: Nguồn dữ liệu ở bên ngoài Excel, thông thường là các cơ sở dữ liệu chứa trong ODBC của máy cục bộ.

Multiple consolidation ranges: Nguồn dữ liệu là nhiều danh sách tại một hoặc nhiều worksheet trong Excel.

Chọn nguồn dữ liệu từ một PivotTable hay một PivotChart khác.

Bước 3: Trong bài này minh họa chọn nguồn dữ liệu là Microsoft Excel list or database. Nháy nút Next.

Bước 4: Chọn vùng địa chỉ chứa danh sách cần tổng hợp và nháy nút Next.

Hình 3.50: Chọn vùng dữ liệu làm nguồn cho báo cáo


ACC201_Bai 3_v1.0011103225 65

Bước 5: Chọn nơi chứa PivotTable là New worksheet (tạo worksheet mới chứa kết quả), sau đó nhấp nút Finish.

Hình 3.51: Chọn nơi chứa báo cáo

Bước 6: Kéo thả các trường từ danh sách PivotTable Field List vào vị trí phù hợp.

Kéo thả “Tháng” vào vùng “Row Fields”.

Kéo thả United States, Canada, Autralia, Japan và New Zealand vào vùng Data Items.

Hình 3.52: Giao diện của một PivotTable chưa có thông tin

Bước 7: Nhóm “Month” thành các quý và năm: chọn ô “Month” (A3), chọn lệnh Data → Group and show Detail → Group…Chọn cả ba loại Months, Quarters và Years. Nháy OK để chấp nhận.

Hình 3.53: Nhóm các tháng thành quý và năm


66 ACC201_Bai 3_v1.0011103225

Bước 8: Chọn định dạng cho PivotTable

Chọn PivotTable và chọn lệnh Format → AutoFormat từ thanh bảng chọn. Chọn

kiểu Reprot 4 và nhấn nút OK.

(Gọi định dạng từ thanh công cụ PivotTable: View → Toolbars → PivotTable →

Format Report)

Hình 3.54: Chọn kiểu định dạng Pivot Table

Hiệu chỉnh PivotTable:

Hình 3.55: Hiệu chỉnh PivotTable

PivotTable: Trung bình tổng giá trị xuất khẩu theo quý và năm


ACC201_Bai 3_v1.0011103225 67

Bước 1: Nháy phải chuột lên trường “United States” và chọn Field Setting…

Hình 3.56: Hiệu chỉnh cách tính cho các trường dữ liệu

Bước 2: Chọn Average từ danh sách Summarize by. Nhấn OK để chấp nhận.

Hình 3.57: Chọn cách tính toán cho một trường

Bước 3: Thực hiện lại hai bước trên cho các trường cần thay đổi cách tính.

Hình 3.58: Thanh công cụ Pivot Table

PIVOTTABLE hỗ trợ chức năng che giấu thông tin không cần thiết

Bước 1: Chọn mũi tên hướng xuống tại trường “Years”.

Bước 2: Bỏ chọn các năm không cần hiển thị (Ví dụ: bỏ chọn năm 2003). Nháy nút OK để chấp nhận.

Các lệnh của PivotTable

Tạo PivotTable Cập nhật nguồn dữ liệu

Cách tính trong PrivotTable

Định dạng PivotTable

Ẩn/hiện thông tin

chi tiết tại dòng/cột Ẩn/hiện

các trường


68 ACC201_Bai 3_v1.0011103225

Bước 3: Làm tương tự cho các trường khác trong PivotTable.

Hình 3.59: Ẩn thông tin của năm 2003

3.8.1.3. Chú ý

Do PivotTable dùng để tổng hợp và phân tích dữ liệu nên dữ liệu cần phải chính xác. Ví dụ như tiêu chí phân tích là thành phố và dữ liệu có “HCM” và “HCM ” (thêm dấu cách) thì PivotTable hiểu là hai thành phố khác nhau nên bảng tổng hợp sẽ không như mong muốn của người sử dụng.

Khi thao tác với PivotTable, bạn có thể làm theo quy trình như sau để tránh mắc lỗi:

Bước 1: Lấy dữ liệu thô.

Bước 2: Chọn tiêu chí phân tích.

Bước 3: Lập một danh sách các loại dữ liệu theo tiêu chí trên, phân bao nhiêu loại tùy bạn nhưng tên từng loại phải chính xác và ngắn gọn. Nếu tiêu chí này có sẵn trong dữ liệu thô: kiểm tra tính chính xác của các loại dữ liệu trong tiêu chí đó. Nếu việc kiểm tra khó khăn do dữ liệu nhiều, tốt nhất là làm một danh sách mới.

Bước 4: Thêm một cột vào dữ liệu thô. Trong cột này mỗi dòng dữ liệu phải chọn một loại trong danh sách đã làm ở bước 3, chính xác từng kí tự. Tốt nhất là dùng Validation để chọn.

Bước 5: Nếu bạn cần phân tích theo nhiều tiêu chí, làm lại bước 3 và 4 cho mỗi tiêu chí.

Bước 6: Tiến hành tạo Pivot Table.

3.8.2. PivotChart report


Vẽ đồ thị, biểu đồ từ bảng thông tin tổng hợp, phân tích Pivot Table.


ACC201_Bai 3_v1.0011103225 69

3.1.1.1 Ví dụ Các bước tạo PivotChart từ một PivotTable

Bước 1: Chọn một ô trong PivotTable, sau đó chọn Chart Wizard từ thanh công cụ PivotTable.

Hình 3.60: Chọn ChartWizard từ thanh công cụ

Bước 2: Chọn lệnh Chart → Chart Type. Sau đó nháy nút OK để chấp nhận.

Hình 3.61: Chọn kiểu đồ thị

Bước 3: Định dạng đồ thị theo yêu cầu sau

Hình 3.62: Pivot Chart

Bước 4: Nháy các nút lệnh của PivotChart: nháy nút phải chuột lên bất kỳ nút lệnh nào (Ví dụ: Years) và chọn Hide PivotChart Field Button.


70 ACC201_Bai 3_v1.0011103225

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

Bài này giới thiệu với các bạn những chức năng, công cụ hữu ích của Excel trong thao tác với cơ sở dữ liệu: tổng hợp, phân tích:

Chức năng sắp xếp dữ liệu của Excel.

Chức năng lọc dữ liệu theo các tiêu chí khác nhau tùy theo mục đích.

Chức năng tóm tắt dữ liệu từ bảng dữ liệu.

Công cụ kiểm soát nhập dữ liệu.

Công cụ phân tích bài toán nhân quả: nếu thay đổi cái này thì ảnh hưởng đến cái kia thế nào.

Công cụ tự động chia tách dữ liệu thành các cột.

Tổng hợp dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu có cấu trúc giống nhau.

Công cụ tạo các báo cáo tổng hợp, phân tích từ cơ sở dữ liệu theo yêu cầu trong thực tế và công cụ vẽ biểu đồ, đồ thị các báo cáo đó.


ACC201_Bai 3_v1.0011103225 71

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Chức năng nào trong Excel dùng để sắp xếp dữ liệu?

2. Làm thế nào để sắp xếp dữ liệu theo hàng trong Excel?

3. Cách sử dụng chức năng AutoFilter trong Excel như thế nào?

4. Cách sử dụng chức năng Advanced Filter trong Excel như thế nào?

5. Cách sử dụng hàm Subtotals trong Excel như thế nào?

6. Chức năng Validation trong Excel dùng để làm gì?

7. Cách sử dụng bảng dữ liệu (một biến đầu vào) trong chức năng Tables của Excel?

8. Cách sử dụng bảng dữ liệu (hai biến đầu vào) trong chức năng Tables của Excel?

9. Chức năng dùng để tách dữ liệu từ dòng thành nhiều cột khác nhau?

10. Cách sử dụng chức năng tổng hợp dữ liệu Consolidate của Excel?

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Bài 3.1: Danh sách thông tin một số công ty trên thị trường chứng khoán Việt Nam:

a) Sắp xếp các cổ phiếu theo chiều tăng dần của “Giá cao nhất 52 tuần”

b) Sắp xếp các cổ phiếu theo chiều giảm dần của “Giá trị vốn hóa” và chiều giảm dần của “Giá thấp nhất 52 tuần”

Bài 3.2: Vẫn với danh sách dữ liệu như trên.

Đưa ra Top 10 công ty có “Giá trị sổ sách” cao nhất.

Giá trị

sổ sách

(12/31/10)


72 ACC201_Bai 3_v1.0011103225

Bài 3.3: Vẫn với danh sách dữ liệu như trên.

Đưa ra danh sách các công ty có “Giá trị vốn hóa” > 1.000.000.000 và có “Giá trị sổ sách” < 30

Bài 3.4:

Cho danh sách BẢNG THANH TOÁN TIỀN CÔNG: (đã sắp thứ tự theo CVIEC)

Stt Mã số Công việc Danh mục

Thực hiện Tiền công Thưởng Tổng Ghi chú

6 YB Bảo trì 8 7 910000 91000 1001000 X

2 YA Bảo trì 2 3 300000 0 300000

8 YA Bảo trì 3 2 200000 20000 220000 X

3 XB Sửa chữa 6 5 800000 80000 880000 X

9 XA Sửa chữa 4 6 720000 0 720000

7 XA Sửa chữa 5 5 600000 60000 660000

1 XA Sửa chữa 3 3 360000 36000 396000

4 ZA Thay thế 4 7 1050000 0 1050000 X

5 ZB Thay thế 2 4 800000 0 800000

Tính tổng tiền thưởng và tổng tiền công theo tên công việc

Bài 3.5:

Cho danh sách sinh viên

Trong cột dữ liệu “Nơi sinh” thì đưa ra ghi chú khi nhập thông tin với tiêu đề “Nhập thông tin” và nội dung “Chỉ chọn trong các tỉnh ở ô K1-K5”.

Khi người dùng nhập sai dữ liệu như ô D10 thì đưa ra cảnh báo với tiêu đề “Nhập sai thông tin” và nội dung “Chọn lại một trong các tỉnh có trong ô K1-K5”.

Bài 3.6:

Cho bảng dữ liệu về khoản vay của ông Peter


ACC201_Bai 3_v1.0011103225 73

Khoản vay là 30000$, lãi suất là 8.97% trong 10 năm.

Khoản tiền hàng tháng phải trả là 379.54 được tính theo hàm PMT.

Khi thay đổi lãi suất thì số tiền hàng tháng phải trả, tổng số tiền phải trả thay đổi như thế nào?

Bài 3.7:

Với bảng như liệu như bài 3.6, khi thay đổi lãi suất, thời gian vay thì số tiền hàng tháng phải trả,

tổng số tiền phải trả thay đổi như thế nào?


74 ACC201_Bai 3_v1.0011103225

Bài 3.8:

Danh sách một số mã chứng khoán.

Sử dụng công cụ TextToColumn để được mỗi mã chứng khoán ở một cột khác nhau như sau:

Bài 3.9:

Cho bảng dữ liệu

Tạo bảng thống kê như sau:

Bài 3.10: Từ PivotTable của bài 3.9, vẽ đồ thị Pivot Chart.

05 acc201 bai 3_v1.0011103225

Education