0904 sigob transdoc esp
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SIGOBMétodos e
Instrumentos
E N F O Q U E E Q U I P O D E T R A B A JO
A P L I C A C I O NARCHIVOORIGEN EXTERNA ORIGEN INTERNA
Transferencia
Registro y despacho
Control de avance
Recepción y ConsultaBúsquedas y recuperaciónControl de GestiónCodificación y envío
Elaboración
Términar gestión
SIGOBMétodos e
Instrumentos
Correspondencia de Origen Externa – Registro y Despacho
Correspondencia de Origen Externa – Registro y Despacho
1. El primer paso permite generar
el registro de la correspondencia
externa extrayendo toda la
información del documento que
llega en el Protocolo.
2. Es capturada la información
del Remitente para
posteriormente ser utilizada
automáticamente para la
elaboración de la respuesta.3. Con el documento original es
realizado un resumen con las
informaciones para optimizar el
trabajo de los funcionarios de las
áreas.4. El sistema permite la
digitalización del documento
físico.5. Una vez completo el registro,
es transferido electrónicamente
al responsable por la atención
SIGOBMétodos e
Instrumentos
Correspondência de Origem Externa – Recebimento e Consulta
Correspondência de Origem Externa – Recebimento e Consulta
1. En la aba de Correspondencia
Externas los funcionarios pueden
trabajar con los documentos
recibidos 2. Si disponibiliza toda la
información de la
correspondencia externa con las
instrucciones de trabajo
vinculadas.3. Los funcionarios pueden
consultar los documentos
digitalizados, sin necesidad de
tener acceso al documento físico,
pudiendo ser archivo para mejor
conservación4. Se queda registrado cada
acción ejecutada y cada
funcionario participante del
proceso de trabajo en el “log” de
Tramitaciones.
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Correspondencia de Origen Externa – TransferenciaCorrespondencia de Origen Externa – Transferencia1. La funcionalidad de
Transferencia permite enviar a los
funcionarios las correspondencias
para que sean atendidas
a)
b)
c)
d)
3. Una vez confirmado, el
siguiente funcionario responsable
recibe en forma automática e
instantánea el documento para
su tratamiento.
2. Para una mejor dinámica de
trabajo, el sistema permite:
A) dejar registro de las acciones
ejecutadas,
B) seleccionar el siguiente
responsable,
C) indicar una fecha de control,
y,
D) enviar una instrucción de
trabajo.
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Correspondencia de Origen Externa – Control de Avance
Correspondencia de Origen Externa – Control de Avance
1. Con El Control de Transferidas
el sistema disponibiliza para
todos los funcionarios
participantes de un proceso de
trabajo la información precisa de
localización del documento, y
también de las acciones pero
recientes.
2. Con las Tramitaciones es
posible identificar al funcionario
que se encuentra con el
documento.
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A P L I C A C I O NARCHIVOORIGEN EXTERNA ORIGEN INTERNA
Transferencia
Registro y despacho
Control de avance
Recepción y ConsultaBúsquedas y recuperaciónControl de GestiónCodificación y envío
Elaboración
Términar gestión
SIGOBMétodos e
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Correspondencia de Origen Interna – Elaboración de um nuevo documento
Correspondencia de Origen Interna – Elaboración de um nuevo documento
1. Permite iniciar el proceso de
elaboración de un oficio dentro de la
institución, que podrá tener una
destinatario interno o externo (fuera
de la institución).
2. El sistema ayuda a estandardizar
los modelos de correspondencia
institucionales. Deberá ser escogido
un modelo.
3. Con el sistema se mantiene un
banco de datos actualizados de los
contactos institucionales para las
correspondencia.4. Son definidas las informaciones
generales del documento.
5. El sistema disponibiliza el modelo
donde es simplemente redactado el
texto del documento, que podrá ser
hecho en Microsoft Word o Open
Office Writer.
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Correspondencia de Origen Interna – Codificación y EnvíoCorrespondencia de Origen Interna – Codificación y Envío1. El proceso de Codificación permite
atribuir una numeración institucional
al documento que fue elaborado, para
poder mantener un control secuencial
de los documentos internos.
2. El sistema permite generar oficios
para uno o más destinatarios, proceso
conocido como “mailing list”.
3. Con la numeración del documento
elaborado, se queda registrado todo
el proceso de gestión con el archivo
electrónico inalterable en el sistema.
4. Como último paso, podrá ser
enviado el documento para un
destinatario interno o para la Mesa de
Salida (Protocolo) para remisión fuera
de la institución.
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Correspondencia de Origen Interna – Finalizar la GestiónCorrespondencia de Origen Interna – Finalizar la Gestión
•Finalizar la gestión de un documento
permite dejar el registro de la
atención realizada para la solicitud.
Además de escribir la última acción
realizada, el funcionario responsable
ha debido indicar un Resultado de la
Gestión para las estadísticas del
sistema.
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A P L I C A C I O NARCHIVOORIGEN EXTERNA ORIGEN INTERNA
Transferencia
Registro y despacho
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Recepción y ConsultaBúsquedas y recuperaciónControl de GestiónCodificación y envío
Elaboración
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Archivo de Correspondencia (Interna y Externa) –Búsquedas y recuperación histórica
Archivo de Correspondencia (Interna y Externa) –Búsquedas y recuperación histórica
1. El sistema dispone de una potente
herramienta de investigación en el
archivo histórico de documentos.
2. Las investigaciones pueden ser
hechas por múltiples criterios, como
las informaciones generales del
asunto, código de registro, fecha de
recepción o elaboración, tipo de
documento, Objetivo del documento,
etc.3. También pueden ser hechas
investigaciones por el nombre del
emisor o destinatario de la
correspondencia.4. Búsquedas por la información de la
gestión permite localizar documentos
tramitados por algún funcionario y por
fechas específicas.
5. Otro recurso importante son las
investigaciones por clasificadores
vinculados con la correspondencia.
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• La recuperación de los documentos
del archivo histórico permite al
funcionario controlar y conferir las
acciones que fueron ejecutadas en los
procesos de gestión de los
documentos. En caso de necesidad,
podrá ser recuperado un documento
del archivo histórico y re-iniciar
nuevamente su proceso para un
mejor atedimento del solicitado.
Archivo de Correspondencia (Interna y Externa) – Controle de gestiónArchivo de Correspondencia (Interna y Externa) – Controle de gestión
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A P L I C A C I O NARCHIVOORIGEN EXTERNA ORIGEN INTERNA
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Recepción y ConsultaBúsquedas y recuperaciónControl de GestiónCodificación y envío
Elaboración
Términar gestión
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Instrumentos
El Enfoque
El sistema se basa en
una metodología que
articula los puestos de
trabajo alrededor de
los documentos de
correspondencia oficial.
Estos puestos de
trabajo tiene diferentes
atributos frente a los
documentos: lo que
pueden hacer, suscribir,
ver y compartir.
Que es?
Despacho A12
Despacho A
Enlazados formando expedientes
Archivos de Correspondecia Externa
11
Operaciones con Correspondencia Externa
22
Operaciones con Correspondencia Interna
Mesa deEntrada
Archivos Correspondencia Interna
Despacho A11
Despacho A111
Despacho B
Despacho B121
Despacho B11
Despacho A1
Despacho B12
Mesa deSaída
Despacho B1
33 Archivo activo de correspondencia
1. Registro de entrada, distribución interna a destinatarios, la redistribución a terceros indicando instrucciones de trabajo, seguimiento de la correspondencia, la elaboración de respuestas, su aprobación y envío.
2. Procesamiento de la correspondencia que se inicia en la institución, el control del proceso y posteriormente el envío fuera de la institución y registro de salida.
3. Organización y uso del Archivo Oficial, que permite investigaciones y recuperación por múltiples criterios de documentos archivados, y la recuperación y análisis posterior de todo el proceso de gestión interna de cada uno de los documentos.
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FUNCIONARIOS PARTICIPANTES Recibimiento de
documentos electrónicos con instrucciones de
trabajo, elaboración de
respuestas
MESA DE ENTRADA /
PROTOCOLORegistro de la
correspondencia, captura y
resumen de la información,
digitalización de los documentos
originales y envío electrónico
TITUAR ES (Revisión de los documentos e instrucción de trabajo a los funcionarios
Equipo de Trabajo
ORIGEN EXTERNO ORIGEN INTERNO
TITULARES/FUNCIONARIOS
Revisión de documentos internos, aprobación de
las respuestas y codificación
Archivo Origen Externo
Archivo Origen Interno
MESA DE ENTRADA /
PROTOCOLORegistro de la
salida del documento y
envío al destinatario
externo