1С: Управление автотранспортом · 2011-09-21 · Учет...

Учебный курс «УМНОЕ

ПРЕДПРИЯТИЕ»

1С: Управление автотранспортом

Быстрое изучение на

практическом примере

Методические материалы для слушателя

дистанционного курса

Сентябрь, 2011 г.

Сокращенный вариант (демоверсия курса)

2

ПРАВО ТИРАЖИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРИНАДЛЕЖИТ ООО «СОФТ-ПОРТАЛ ПРОЕКТ»

Получив настоящие материалы, Вы тем самым даете согласие не допускать их копирования без письменного

разрешения фирмы правообладателя.

© 2011, ООО «Софт-портал проект» e-mail: [email protected] URL: http://www.up1с.ru

Данная книга является методическим материалом для слушателя дистанционного курса «Умное предприятие. 1С: Управление автотранспортом. Быстрое изучение на практическом примере». Материалы курса представляют подробное описание методики работы с программой на базе реального учета автотранспортного предприятия. Материалы курса включают описание типовых задач, которые пользователи решают на своих рабочих местах.

Курс рекомендован специалистам, использующим программу «1С: Управление автотранспортом. Стандарт» на своем рабочем месте. Курс также может оказаться полезным техническим специалистам, ведущим внедрение и сопровождение «1С: Управление автотранспортом. Стандарт» на предприятиях, для обучения пользователей на рабочих местах.

Настоящий дистанционный курс входит в состав серии курсов по рабочим местам «Умное предприятие». На следующей странице приведен перечень всех курсов серии.

Наименование книги: Учебный курс «Умное предприятие. 1С: Управление автотранспортом. Быстрое изучение на практическом примере»

Номер релиза УАТ: 1.0.1.4 Дата выхода: Сентябрь 2011 г.

3

Перечень курсов серии «Умное предприятие»

1С: Управление автотранспортом Стандарт

Управление автотранспортом. Быстрое изучение на практическом примере

1С: Документооборот 8

Документооборот. Быстрое изучение на практическом примере

1С: Предприятие 8. Комплексная автоматизация

КА. Быстрое изучение на практическом примере

1С: Предприятие 8. Управление теплосетью

УТС. Быстрое изучение на практическом примере

1С: Предприятие 8. Управление водоканалом

УВК. Быстрое изучение на практическом примере

1С: Предприятие 8. Управление производственным предприятием

УПП. Быстрое изучение на практическом примере

УПП. Курсы по рабочим местам:

Руководитель предприятия Менеджер по расчетам с персоналом

Специалист ОО, ОГМ Специалист отдела кадров

Специалист ОКС Бухгалтер-расчетчик

Конструктор, технолог-нормировщик Специалист финансового отдела

Маркетолог Бухгалтер-кассир

Менеджер по продажам Бухгалтер по учету финансов

Специалист ПЭО Бухгалтер по учету закупок

Специалист ПДО Бухгалтер по учету запасов

Специалист ОМТС Бухгалтер по учету ОС, НМА и НИОКР

Специалист склада Бухгалтер по учету производства

Содержание

4

Умное предприятие. 1С: УАТ. Быстрое изучение на практическом примере

5

Содержание

6


7

Вместо предисловия

8


Представьте себе динамично развивающуюся автотранспортную компанию. Компания оказывает различные транспортные услуги заказчикам. В числе услуг: транзитные грузоперевозки на дальние и ближние расстояния, пассажирские перевозки и даже курьерская развозка по городу.

Конечно же, в составе такой компании немалое количество транспортных средств и оборудования. Ведется постоянный учет различных агрегатов, шин. Производятся ремонтные работы транспортных средств и оборудования. Идет постоянный учет расхода ГСМ. Ну и конечно основное: планирование, маршрутизация ТС и полноценный учет транспортно-экспедиционной деятельности. Кроме того, в составе компании, безусловно, целый штат водителей и всем необходимо посчитать выработку и заработную плату.

Согласитесь, что в рамках не автоматизированного учета вести дела такой компании непросто. Потребуются разные специалисты: диспетчеры, бухгалтеры, плановики, учетчики пр.

А в нашем предприятии все автоматизировано. Каждый специалист ведет свой раздел учета и вносит данные в единую информационную базу. Данные, введенные одним специалистом, становятся, сразу, доступны всем, что исключает дублирование при ведении учета. Такой подход позволяет систематизировать весь процесс ведения учета на предприятии. При этом все проведенные операции регистрируются в системе, а документы не теряются. Все это стало доступным после внедрения программы «1С: Управление автотранспортом» (далее по тексту – УАТ). По ходу внедрения программы я вел подробные записи, которые представлены ниже. Итак, все по порядку…

Меня зовут Евгений Барыкин. С недавних пор я системный администратор на автотранспортном предприятии ООО «Трансервис». Наше предприятие занимается оказанием услуг по грузоперевозкам, пассажирским перевозкам и другими видами транспортно-экспедиционной деятельности. Поскольку сфера деятельности предприятия требует четкого ведения учета, контроля и систематизации всех выполняемых операций, нашим руководством было принято решение автоматизировать учет предприятия, используя современные технологии и программные продукты. Выбор пал на программу УАТ, которую нам внедрили специалисты фирмы-внедренца.

Установленная программа позволила полностью автоматизировать деятельность нашего предприятия. В программе организованы рабочие места для основных специалистов предприятия, что очень удобно, поскольку все учетные данные находятся в одном месте. Это позволяет, к примеру, руководителям служб предприятия, в любой момент получить любую интересующую информацию (о состоянии ТС, о планировании и использовании ТС, наличие ГСМ, состояние складских запасов и пр.), да и в целом проконтролировать автотранспортную деятельность.

В настоящих записях на специально подготовленном примере будут подробно продемонстрированы все основные шаги по ведению учета в


9

программе. Вы, вместе со мной, шаг за шагом, будете вводить в систему данные, начиная от подготовки информационной базы к работе (настройка, ввод нормативно-справочной информации), до регистрации производимых операций и формирования различных отчетов.

Для начала несколько слов о предприятии ООО «Трансервис». В структуре предприятия подразделения – АУП, диспетчерская, мастерская, транспортный цех, два гаража, три склада – центральный, склад запчастей. Склад ГСМ, и небольшое количество необходимого персонала.

Все сотрудники предприятия выступают в роли пользователей программы. Однако для удобства прохождения курса зарегистрирован всего один пользователь – Барыкин Евгений (Администратор). Именно от его имени Вы и будете работать с системой.

Функции программы УАТ достаточно обширны, а нашей целью является быстрое первоначальное изучение программы, поэтому при подготовке примера был принят принцип «необходимого минимума». Это означает, что в информационную базу Вы введете минимум данных, который позволит продемонстрировать основные возможности программы.

Так, в нашем примере, организация получит всего два заказа от клиентов. И окажет всего одну транспортную услугу. Оформит четыре выхода автомобиля в рейс. Зарегистрирует два ДТП. Организация произведет всего две ремонтные работы транспортных средств: ТО 1 и текущий ремонт. Да, выбранный пример прост и вряд ли встречается в реальной практике. Я намеренно упростил его. Это очень хорошо для понимания принципов работы системы в целом на простых данных.

Второй важный принцип примера, который мы будем использовать – принцип «сквозного связанного примера». Это означает, что все необходимые данные будут вводиться в систему один раз, последовательно, не противореча друг другу, и использоваться многократно, по мере необходимости.

Например, при вводе товарно-транспортного документа на работу автомобиля у заказчика, будет ссылка на ранее введенный путевой лист, отражающий выход транспортного средства в рейс. И именно с учетом путевого листа и будет оформлена заправка транспортного средства ГСМ. Таким образом, вам не придется тратить время на ввод дополнительных дублирующих данных. Конечно, мы не сможем рассмотреть различные варианты использования программы, ограничившись одним, самым простым. Но такой подход позволит показать весь основной функционал, а вам – получить четкое представление о возможностях программы.

Ниже приведены события, которые вам предстоит отразить в учебной базе. Итак, Вам предстоит:

Подготовка программы к работе. Зарегистрировать ООО «Трансервис» как предприятие. Ввести данные о банке и об основном банковском счете. Ввести данные о структуре предприятия и занимаемых помещениях. Ввести сведения о занимаемых должностях и сотрудниках организации. Составить


10

тарифные планы для начисления заработной платы. Задать тарифы заработной платы сотрудников. Ввести рабочие смены и сформировать графики работы. Зарегистрировать водителей организации с учетом их документов. Сформировать отчетность по просроченным документам водителей. Ввести данные об основной АЗС и реализуемых на ней ГСМ. Ввести статьи затрат и настроить их учет. Сформировать учетную политику автотранспортного предприятия.

Учет транспортных средств. Ввести данные о транспортных средствах предприятия, с учетом типов и моделей. Ввести условия эксплуатации ТС с учетом изменений норм расхода топлива. Зарегистрировать транспортные средства предприятия и документы на них. Сформировать отчетность по просроченным документам ТС. Задать адреса и маршруты следования ТС. Ввести расстояния между пунктами назначения.

Учет ГСМ. Ввести сведения об АЗС – поставщиках ГСМ. Задать номенклатуру используемых ГСМ. Задать температурных норм расхода ГСМ для расчета расхода топлива в путевых листах. Указать нормы расходования ГСМ для транспортных средств. Зарегистрировать пластиковые карты безналичной оплаты за ГСМ. Ввести начальные остатки ГМС на ТС. Отразить факт заправки ГСМ. Зарегистрировать факт слива остатков ГСМ из бака автомобиля на склад. Проанализировать движение и остатки ГСМ.

Учет использования ТС. Задать номенклатуру грузов. Зарегистрировать контрагентов – заказчиков услуг. Ввести начальные показания спидометров и счетчиков моточасов на ТС. Зарегистрировать предварительные заявки на использование ТС. Выписать маршрутный лист для регистрации маршрута. Выписать путевой лист на выход ТС в рейс. Обработать путевой лист по факту возвращения ТС из рейса. Выполнить закрытие заявки. Рассчитать расход ГСМ, выработку и заработную плату водителям. Закрыть заявки, неотработанные по причине отказа заказчика. Отразить диспозицию транспортного средства. Сформировать разнарядку на выпуск ТС. Освоить пакетную выписку путевых листов. Отразить время простоя транспортных средств. Проанализировать текущее состояние выполнения заявок. Сформировать ведомость сравнения расхода ГСМ по водителям.

Учет ДТП. Зарегистрировать факт ДТП, с указанием причины ДТП. Сформировать отчетность по факту ДТП.

Оказание услуг. Ввести прейскуранты и тарифы на оказание транспортных услуг. Зарегистрировать заказ от покупателя на оказание услуг. Оформить счет на оплату покупателю. Зарегистрировать маршрут и выписать путевой лист на выход ТС в рейс. Оформить товарно-транспортный документ. Отразить факт выполнения задания транспортным средством и проконтролировать пройденный маршрут. Отразить факт реализации услуг. Проанализировать оказанные транспортные услуги.

Складской учет материалов. Оформить доверенность на получение материалов от поставщика. Оприходовать приобретенные материалы на склад. Переместить материалы между складами. Провести инвентаризацию материалов на складах. Оприходовать по результатам инвентаризации


11

излишки материалов на склад. Списать выявленную недостачу материалов. Проанализировать движение и остатки материалов на складах.

Складской учет агрегатов. Заполнить нормативную базу по агрегатам. Ввести начальные данные по шинам, аккумулятором и другим агрегатам, установленным на транспортные средства. Оформить поступление агрегатов на склад. Оформить перемещение агрегатов между складами. Установить необходимые агрегаты на транспортные средства и снять агрегаты с истекшим сроком годности. Списать неисправные агрегаты. Проанализировать остатки и обороты агрегатов в разрезе складов организации. Провести анализа агрегатов, установленных на ТС.

Учет ремонтов. Заполнить нормативную базу для проведения ТО, планово-профилактических работ и ремонтов. Ввести данные о планируемых ТО транспортных средств. Сформировать заявки на ремонт. Выдать расходные материалов со склада для установки их на ТС. Оформить факт выполнения ремонта ТС, списания использованных на ремонт запасных частей и материалов. Сформировать ведомость по произведенным ремонтам и обслуживанию. Проанализировать сроки приближаемых ТО транспортных средств. Провести анализ установленных запасных частей и выполненных работ по транспортным средствам.

Учет рабочего времени и заработной платы сотрудников. Скорректировать рабочее время сотрудников с учетом различных обстоятельств. Сформировать табель учета рабочего времени. Проанализировать результаты работы водителей за период. Начислить заработную плату сотрудникам за период с учетом расчетных данных путевых и ремонтных листов. Проанализировать начисленную заработную плату водителям по путевым и ремонтным листам.

Учет затрат. Дополнить нормативную базу по статьям затрат. Настроить правила распределения затрат, с учетом весовых коэффициентов параметров выработки. Отразить в расходах постоянные нематериальные затраты. Отразить косвенные и прямые затраты и распределить затраты между транспортными средствами. Сформировать отчетность по затратам организации. Провести анализ рентабельности транспортных средств. Сформировать Декларацию по транспортному налогу за период.

Далее приведен рисунок, на котором схематично представлена деятельность нашего условного предприятия.


12

* В контрольном примере, настоящего пособия подразделение «Отдел сбыта» не используется, что в рамках концепции курса является вполне допустимым упрощением.

По ходу изучения курса события, приведенные выше, должны быть отражены в учебной базе. Материалы курса предусматривают, что все необходимые действия выполняет обучаемый, т.е. вы. В реальной же работе разные операции могут обрабатываться различными специалистами – пользователями программы. Для обработки этих операций используются различные объекты программы – справочники, документы, отчеты и пр. Сочетание пользователей и назначенных им для обработки объектов программы характеризует роли. Правильное распределение ролей пользователям позволяет организовать эффективную работу всего персонала при ведении учета.

Совершенно очевидно, что выбранный для изучения простой пример позволит понять и оценить только основные возможности программы УАТ. На этом примере вы сможете увидеть и изучить, как система работает в целом. Но для использования УАТ в реальной работе необходимы более глубокие знания. Получить такие знания вам поможет специальная литература. Ссылки на литературу приведены в приложении. Также, в приложении, вы можете ознакомиться с перечнем курсов для быстрого изучения и курсов по рабочим местам, для углубленного изучения методик ведения учета в программе «1С: Управление производственным предприятием».

PS. Хочу еще сделать некоторые уточнения. Напомню, что в учебной базе все действия вы будете выполнять от имени администратора Барыкина Евгения. Сделано это по очень простой причине: у данного пользователя выставлены все права, и это позволит вам в процессе обучения иметь доступ к любому функционалу программы.


13

1 Вводная часть

1.1 Концепция системы

Программа «1С: Управление автотранспортом. Стандарт» предназначена для автоматизации управления транспортом как в автотранспортных предприятиях так и в транспортных подразделениях компаний с различной отраслевой спецификой.

В системе реализованы основные формы документов автотранспортного предприятия, настроенные в соответствии с действующим законодательством. Алгоритмы расчета нормативного расхода топлива соответствуют приказам министерства транспорта.

Система позволяет вести полноценный учет выработки, технического обслуживания и ремонта транспортных средств; учет израсходованного горючего; учет предоставленных услуг и др. Для анализа данных предусмотрены различные отчеты.

Программа ориентирована на многопользовательскую работу. При этом каждому пользователю устанавливаются права доступа, в соответствии с его должностными обязанностями и функциями.

1.2 Структура описания

Краткое описание разделов пособия, представленное ниже, позволит вам легче ориентироваться в материалах курса.

Глава 2. Подготовка данных к работе В разделе рассматривается порядок первоначального заполнения системы

на примере условной организации.

Глава 3. Формирование и ведение номенклатурной базы ТС В разделе рассматривается порядок формирования нормативной базы для

ведения учета транспортных средств.

Глава 4. Учет ГСМ В разделе рассматривается порядок ведения учета ГСМ в организации.

Глава 5. Планирование и учет использования ТС В разделе рассматривается порядок планирования работы ТС и ведения

учета фактически отработанного времени транспортными средствами организации.

Глава 6. Оказание транспортных услуг В разделе рассматривается порядок ведения учета оказания

транспортных услуг сторонним организациям.

Вводная часть

14

Глава 7. Складской учет материалов В разделе рассматривается порядок ведения складского учета материалов,

используемых для нужд организации.

Глава 8. Складской учет агрегатов В разделе рассматривается порядок ведения складского учета агрегатов

(шин, аккумуляторов и пр.), используемых для нужд транспортных средств организации.

Глава 9. Учет ремонтов ТС В разделе рассматривается порядок ведения учета технического

обслуживания и ремонтов транспортных средств.

Глава 10. Учет рабочего времени. Начисление зарплаты В разделе рассматривается порядок учета рабочего времени сотрудников

организации и начисления заработной платы за период.

Глава 11. Закрытие периода В разделе рассматривается порядок ведения учета затрат, понесенных

организацией за период. Подготовка Декларации по транспортному налогу.

1.3 Условные обозначения

Для упрощения изложения и облегчения понимания примем некоторые условные обозначения объектов системы:

«Пункты меню» – кнопки в верхней панели рабочей области (главное меню)

«Панель инструментов» – кнопки-команды, расположенные под строкой меню и предназначенные для работы с объектами программы (открытие, копирование, сохранение, печать и пр.)

«Кнопки быстрого вызова» – кнопки, расположенные непосредственно над рабочей областью рабочей области и предназначенные для быстрого вызова часто используемых объектов системы.

Эти обозначения будут использованы в материалах курса при описании пути открытия объектов системы.


15

1.4 Интерфейс пользователя

Как говорилось ранее, программа ориентирована на многопользовательскую работу. Для удобства работы разным пользователям предусмотрены отдельные интерфейсы. Интерфейсы именованы по должностям сотрудников автотранспортного предприятия. В каждом интерфейсе выведены часто используемые объекты системы, необходимые для исполнения функциональных обязанностей каждой должности.

Включение/переключение интерфейсов производится через пункт меню Сервис / Переключить интерфейс, и далее выбрав левой кнопкой мыши необходимый интерфейс.

При выполнении заданий курса Вы будете использовать интерфейс «Полный». Установите его.

Внимание! Порядок работы с основным функционалом системы, значения и использование различных инструментов, а также другие данные приведены в «Руководстве слушателя учебных курсов», расположенного на диске, входящим в комплект курса.

Планирование и учет использования ТС

16

2 Подготовка данных к работе

В этом разделе будет рассмотрен порядок подготовки системы к работе, а именно:

Регистрация предприятия Задание структуры предприятия Ввод сведений о физических лицах, сотрудниках, водителей Первоначальная настройка учета затрат Формирование учетной политики управления автотранспортом

Внимание! В процессе обучения пользователь использует программу «Путеводитель», записанную на диске, входящем в комплект курса. Порядок работы с Путеводителем приведен в Руководстве слушателя, записанном на том же диске. При загрузке первого занятия в систему добавляется пользователь. Следовательно, для дальнейшей корректной работы с системой НЕОБХОДИМО после загрузки первого занятия выйти из системы и войти в нее снова под именем пользователя «Барыкин Евгений (Администратор)». Поле пароль не заполнять.

2.1 Регистрация предприятия

Предприятие «ООО «Трансервис»» зарегистрировано как юридическое лицо, плательщик налогов и взносов. Ему открыт расчетный счет в банке. Введем в систему данные о нашем предприятии.

2.1.1 Ввод данных о банке Первоначально в систему вводятся данные о банке, в котором у

организации открыт расчетный счет и через который осуществляются расчеты.

Сведения о банке хранятся в справочнике «Банки». В системе «УАТ» этот справочник не выведен в пункты меню ни одного

интерфейса, т.к. хранит информацию для данных регламентированного учета и не применяется для ведения учета автотранспорта. Открыть этот справочник можно через пункт меню Операции / Справочники / Банки, либо непосредственно из формы справочника «Организации», вызвав справочник «Банковские счета», далее справочник «Банки».

Воспользуемся более коротким путем. 1) Откройте справочник «Банки». Путь открытия: интерфейс –

«Полный», пункт меню – Операции / Справочники / Банки.


17

2) В открывшейся форме добавьте новый элемент, используя кн. «Добавить (Ins)».

3) В форме «Банк: Создание» введите данные согласно таблице.

Справочник «Банки» № п/п

Наименование поля Значение

1 Группа Не заполнять 2 Наименование ОАО «УралСиб» 3 Корр. счет 30122255556668885225 4 БИК 043676472 5 Город Москва 6 Адрес Ленинский проспект, 64 7 Телефоны +7 (095)294-56-38

4) Сохраните введенные данные, используя кн. «Записать», «ОК».


18

2.1.2 Ввод основных реквизитов организации Введите основные реквизиты организации: наименование организации,

адреса, расчетный счет, ИНН и прочее. Эти данные в дальнейшем будут использоваться при формировании документов.

1) Откройте справочник «Организации». Путь открытия: интерфейс – «Полный», пункт меню – Основные данные / Предприятие / Организации.

2) Изначально справочник уже содержит введенную по умолчанию организацию с наименованием «Наша организация». Введите данные об организации ООО «Трансервис». Для этого, щелкните по строке с наименованием организации двойным щелчком левой кнопки мыши. Откроется форма «Организации: …».


19

3) Введите данные в окно формы справочника согласно таблице.

Справочник «Организации» № п/п Наименование поля Значение 1. Заполнение основных реквизитов 1.1 Наименование Трансервис 1.2 Юр. /Физ. лицо Юр. лицо 1.3 Полное наименование ООО «Трансервис» 2. Закладка «Основные» 2.1 ИНН 771052156155 2.2 КПП 213412521 2.3 ОГРН 123456781123 2.4 Код ИФНС 7710 2.5 Наименование ИФНС ИФНС Ленинского р-на 2.5 Код ОКАТО 09123911346 2.6 Код ОКПО А242123 2.7 Код ОКВЭД 43.12.43 2.8 Дата выдачи 04.08.1993 2.9 Серия 42341 3. Закладка «Контактная информация 3.1 Фактический адрес

организации Москва, Ленинский пр., дом № 1

3.2 Юридический адрес организации

Москва, Ленинский пр., дом № 1

3.3 Телефон организации +7 (095) 2564423

4. Закладка «Ответственные лица» 4.1 Руководитель Денисов Кузьма Федорович

4.2 Главный бухгалтер Бакулина Нина Ивановна

4.3 Кассир Бакулина Нина Ивановна

5. Закладка «Перечисление налогов» 5.1 Наименование плательщика в

платежных поручениях на перечисление налогов

ООО «Трансервис»

4) Для ввода данных об ответственных лицах организации необходимо ввести данные в справочник «Физические лица», добавив новый элемент. Порядок ввода физического лица показан на рисунках далее.


20

Регистрация физического лица

Ввод паспортных данных физического лица

5) Сохраните введенные данные, используя кн. «Записать», «ОК». Данные для регистрации в системе физических лиц – ответственных лиц организации представлены в таблице.

Справочник «Физические лица» № п/п

Наименование поля

Значение

1. Физ. лицо «» 1.1 Имя (ФИО) Денисов Кузьма Федорович


21

1.2 Дата рождения 23.06.1964 1.3 Удостоверение Паспорт, серия: 8003, № 369258, выдан: 01 февраля

2009 года, РУВД г. Москвы, № подр. 844 2. Физ. лицо «» 2.1 Имя (ФИО) Бакулина Нина Ивановна 2.2 Дата рождения 04.09.1974 2.3 Удостоверение Паспорт, серия: 8002, № 851756, выдан: 02 марта

2008 года, РУВД г. Москвы, № подр. 836

6) Данные о физических лицах установите в справочник «Организации» на закладку «Ответственные лица». Образец заполненной закладки приведен на рисунке.

7) После заполнения справочника «Организации» сохраните введенные данные, используя кн. «Записать», «ОК».

2.1.3 Ввод основного банковского счета После ввода основных реквизитов организации введем информацию о

банковских счетах. 1) В справочнике «Организации» выделите строку с наименованием

организации «Трансервис» в списке организаций и нажмите кнопку Перейти / Банковские счета.


22

2) В открывшемся окне «Банковские счета» добавьте новый элемент.

3) В форме «Банковский счет: Создание» введите данные согласно таблице:

Справочник «Банковские счета» № п/п Наименование поля Значение 1. Заполнение основных реквизитов 1.1 Номер счета 32549085326092312121 1.2 Вид счета Расчетный 1.3 Валюта Руб.


23

Справочник «Банковские счета» № п/п Наименование поля Значение 2. Блок «Для не прямых расчетов» 2.1 Банк ОАО «УралСиб» 3. Блок «Текст для подстановки в платежные документы…» 3.1 Корреспондент ООО "Трансервис" р/с

32549085326092312121 в ОАО "УралСиб" Москва

4. Блок «Дополнительно» 4.1 Указывать в дате

документа месяц прописью - установить

4) Сохраните введенные данные. 5) Установите данные о расчетном счете в окне элемента справочника

«Организации: Транссервис», реквизит «Основной банковский счет».

6) Сохраните данные в справочнике «Организации». Ввод данных об организации завершен.

2.2 Задание структуры предприятия

В составе ООО «Трансервис: 4 подразделения, 3 склада, 2 гаража. Зададим структуру предприятия и введем данные о занимаемых помещениях.

2.2.1 Ввод данных о подразделениях 1) Откройте справочник «Подразделения организации». Путь

открытия: интерфейс – «Полный», пункт меню – Основные данные / Предприятие / Подразделения организации.

2) В форме справочника «Список подразделений организации» укажите организацию, используя кн. (см. рисунок далее).

… Продолжение в полном варианте курса …


24

3 Формирование и ведение номенклатурной базы ТС

В этом разделе будет рассмотрен порядок формирования и ведения нормативной базы для учета транспортных средств организации, а именно:

Ввод аналитики ТС (модели, типы и пр.) Ввод условий эксплуатации ТС Регистрация ТС и ввод основных документов на ТС Анализ документов ТС, выявление просроченных Задание адресов и маршрутов следования ТС

3.1 Ввод аналитики ТС

В системе для хранения аналитических данных ТС предусмотрены справочники:

− «Типы ТС» − «Цвета ТС» − «Модели ТС» − «Колонны ТС» − «Макеты ТС» Напомню, что один из этих справочников - «Колонны транспортных

средств» был заполнен ранее в п. 2.5 «Первоначальная настройка учета затрат» настоящего пособия. Введем данные в те справочники, которые необходимы для учета транспортных средств ООО «Трансервис».

3.1.1 Ввод типов ТС 1) Откройте справочник «Типы ТС». Путь открытия: интерфейс –

«Полный», пункт меню – Основные данные / ТС, оборудование / Типы ТС. 2) По молчанию справочник уже имеет заполненные предопределенные

элементы. Добавьте новую группу «Тракторы». Введите данные согласно рисунку.



25

4 Учет ГСМ

В этом разделе будет рассмотрен порядок формирования нормативной базы и ведения учета ГСМ, а именно:

Регистрация используемых АЗС Задание номенклатуры ГСМ Задание температурных коэффициентов изменения расхода ГСМ Задание норм расхода ГСМ Регистрация пластиковых карт безналичной оплаты ГСМ Ввод начальных остатков ГСМ Отражение факта заправки ГСМ Отражение факта слива ГСМ из бака ТС на склад Анализ движения и остатков ГСМ

4.1 Регистрация АЗС

В ООО «Трансервис» заправка транспортных средств осуществляется на АЗС «Лукойл» и на собственном складе ГСМ. Сведения об основной АЗС – «Лукойл», были введены при формировании учетной политики в разделе 2.6 «Регистрация основной АЗС» настоящего пособия. Дополним сведения.

1) Откройте справочник «АЗС». Путь открытия: интерфейс – «Полный», пункт меню – ГСМ / АЗС. Добавьте новый элемент. Введите данные согласно рисунку.



26

5 Планирование и учет использования ТС

Транспортные средства предприятия используются для оказания транспортных услуг различным заказчикам. В роли заказчиков могут выступать собственные подразделения предприятия и контрагенты. Все операции по использованию транспортных средств: регистрация заявки, выход ТС в рейс, возвращение из рейса отражаются в системе соответствующими документами.

В системе УАТ предусмотрены следующие схемы оформления использования ТС при выходе в рейс: Формирование заявки на использование ТС → Выписка маршрутного

листа, с указанием маршрута заявленного транспортного средства на выполнение заказа → Выписка путевого листа на основании данных маршрутного листа → Обработка путевого листа по факту возвращения ТС из рейса;

Формирование разнарядки на выпуск ТС предприятия → Пакетный ввод путевых листов → Обработка путевых листов по факту возвращения ТС из рейса

Ввод путевых листов на выход ТС в рейс, без использования маршрутных листов и разнарядок.

В этом разделе будет рассмотрен следующий порядок ведения учета по планированию и использованию транспортных средств, а именно:

Задание номенклатуры грузов Ввод начальных показаний счетчиков моточасов и спидометров на

ТС Регистрация заявок на использование транспортных средств Выписка маршрутного листа Подготовка и обработка путевых листов на основании маршрутного

листа Закрытие неотработанных заявок Анализ текущего состояния заявок Регистрация диспозиции транспортных средств Оформление разнарядок на выпуск и пакетный ввод путевых листов Анализ выработки транспортных средств Анализ сравнения расхода ГСМ по водителям Учет ДТП. Заполнение нормативной базы. Регистрация факта ДТП.

Формирование отчетности.


27

5.1 Задание номенклатуры грузов

Введем данные о номенклатуре грузов, используемой в перевозках транспортными средствами нашей организации.

1) Откройте регистр сведений «Номенклатура грузов». Путь открытия: интерфейс – «Полный», пункт меню – Основные данные / Номенклатура / Номенклатура грузов.

2) Добавьте новый элемент. Регистр сведений позволяет подробно охарактеризовать номенклатуру

грузов, используя различные реквизиты (длина, ширина и пр.). В нашем случае в этом нет необходимости.

3) Введите данные согласно рисунку. Для ввода значения реквизита «Номенклатура» нажмите кн. «Выбрать (F4)».

4) Откроется справочник «Номенклатура». В этом справочнике создайте группу «Грузы УАТ».


28

5) Откройте группу и добавьте новый элемент. Введите данные согласно рисунку.

1) Сохраните данные в справочнике «Номенклатура». 2) Установите введенную номенклатуру в поле одноименного реквизита

«Номенклатура» справочника «Номенклатура ГСМ (уат)» (см. рисунок на одной из предыдущих страниц). Сохраните введенные данные.

3) Самостоятельно введите номенклатуру грузов, согласно данным, представленным в таблице.

Номенклатура грузов «Масло Б-1» № п/п Наименование поля Значение 1. Регистр сведений «Номенклатура грузов» 1.1 Номенклатура Масло Б -1 1.2 Ед. измерения л 1.3 Класс 2 1.4 Опасный груз - установить 2. Справочник «Номенклатура» 2.1 Группа Грузы УАТ 2.2 Наименование Масло Б-1 2.3 Полное наименование Масло Б-1


29

Номенклатура грузов «Масло Б-1» № п/п Наименование поля Значение 2.4 Вид Товар 2.5 Единицы (базовая,

остатков, для отчетов) л

Заполненный регистр сведений «Номенклатура грузов» примет вид:

Задание номенклатуры грузов завершено.

5.2 Регистрация заказчиков услуг

Зарегистрируем контрагентов, являющихся заказчиками транспортных услуг, оказываемых нашей организацией.

Для регистрации контрагентов в системе УАТ используется одноименный справочник «Контрагенты». Подробный порядок работы со справочником рассмотрен в разделе 2.6. «Регистрация основной АЗС» настоящего пособия. В данном разделе рассмотрим только ввод элементов в справочник, не углубляясь в детали.

1) Откройте справочник «Контрагенты». Путь открытия: интерфейс – «Полный», пункт меню – Основные данные / Контрагенты.

2) Добавьте новую группу. Введите данные согласно рисунку. Сохраните введенные данные.


30

3) Откройте группу «Покупатели и заказчики» и добавьте новый элемент.

4) Введите данные о контрагенте, согласно рисунку выше. После

заполнения закладки «Общие» нажмите кн. «Записать». 5) Откройте закладку «Контакты» и введите данные о контактах

контрагента, устанавливая курсор на необходимую строку и далее действуя согласно рисунку.


31

6) Откройте закладку «Договоры» справочника «Контрагенты». Введите данные о договоре с контрагентом, согласно рисунку. Сохраните введенный договор и установите его в качестве основного.

7) Сохраните введенные данные в справочнике «Контрагенты». 8) Самостоятельно введите данные о контрагенте ООО «Автомолот»,

согласно данным, представленным в таблице:

Справочник «Контрагенты» № п/п Наименование поля Значение 1. «Шапка» справочника 1.1 Наименование ООО "Автомолот" 2. Закладка «Общие» 2.1 Юр. / Физ. лицо: Юр. лицо 2.2 Группа контрагентов Покупатели и заказчики 2.3 Полное наименование ООО "Автомолот" 2.4 ИНН 235684142666 2.5 КПП 235664489 2.6 Код по ОКПО 235566


32

Справочник «Контрагенты» № п/п Наименование поля Значение 3. Закладка «Контакты» 3.1 Фактический адрес контрагента Москва, Селезневкая, дом № 31 3.2 Юридический адрес контрагента Москва, Селезневкая, дом № 31 3.3 Телефон контрагента +7 (095) 567895 3.4 Контактное лицо. Наименование Иванов Иван Иванович 3.5 Контактное лицо. Должность Директор 4. Закладка «Договоры» 4.1 Наименование Договор с покупателем № 1010 4.2 Вид договора С покупателем 4.3 Номер 1010 4.4 От 01.01.2010 4.5 Валюта Руб.

Регистрация заказчиков услуг завершена.

5.3 Ввод начальных показаний спидометров на ТС

На момент начала работы с программой вводятся начальные показания счетчиков моточасов и спидометров на транспортных средствах. Введем начальные показания на транспортных средствах ООО «Трансервис».

1) Откройте документ «Ввод начальных показаний». Путь открытия: интерфейс – «Полный», пункт меню – Основные данные / ТС, оборудование / Ввод начальных показаний.

2) В списке документов добавьте новый документ. Введите данные в «шапку» документа, согласно рисунку. В табличной части «Начальные показания» добавьте новую строку и введите данные.


33

3) Самостоятельно введите данные в табличную часть, согласно данным, представленным в таблице:

Документ «Ввод начальных показаний» № п/п Наименование поля Значение 1. Табличная часть. Строка 2 1.1 ТС а 789 аа 1.2 Спидометр 26 600,0 2. Табличная часть. Строка 3 2.1 ТС е 830 нм 99 2.2 Спидометр 250,0 3. Табличная часть. Строка 4 3.1 ТС н 123 св 3.2 Счетчик моточасов 500,0

Заполненный документ примет вид:

4) Сохраните и проведите документ. Ввод начальных показаний счетчиков моточасов и спидометров

завершен.


34

5.4 Регистрация заявок на использование ТС

Зарегистрируем предварительные заявки на использование транспортных средств ООО «Трансервис» заказчиками.

1) Откройте документ «Заказ на транспортные средства». Путь открытия: интерфейс – «Полный», пункт меню – Работа ТС / Заказы на ТС / Заказы на ТС.

2) В списке документов добавьте новый документ.

3) В открывшейся форме нового документа нажмите кн. «Операция» и выберите регистрируемую документом операцию согласно рисунку.

4) Введите данные в документ, согласно рисунку. Для ввода данных в табличную часть закладки «Заказы» добавьте новую строку.


35

5) Откройте закладку «Услуги» и заполните данные о дополнительных услугах по перевозке грузов.

6) Для ввода номенклатуры создайте новую группу «Услуги» в справочнике «Номенклатура» и добавьте в нее новый элемент «Разгрузка». Введите данные согласно рисункам далее. Установите номенклатуру в документ «Заказ ТС (уат)». Ввод номенклатурной группы


36

Ввод номенклатуры


37

7) В документе «Заказ на ТС (уат)» откройте закладку «Маршрут» и укажите информацию по отправлению и прибытию, согласно рисунку.

8) Сохраните и проведите документ. Самостоятельно зарегистрируйте заявку на использование транспортного средства, согласно данным, представленным в таблице далее. Выполняемая операция «Заказ от подразделения».

Документ «Заказ на ТС (уат)» № п/п Наименование поля Значение 1. «Шапка» документа 1.1 От: 02.08.2011 12:55:40 1.2 Организация Трансервис 1.3 Подразделение Мастерская 1.4 Дата выполнения 08.08.2011 1.5 Договор Договор с покупателем № 1515 1.6 Требования к

транспортному средству ГАЗ-32213 "Газель" (ЗМЗ-4026.10-4L-2,445-100-5M)

2. Закладка «Заказы» 2.1 Номенклатура Масло Б -1 2.2 Ед. л 2.3 Количество 25,000 2.4 Вес 25,000 2.5 Количество мест 5


38

Документ «Заказ на ТС (уат)» № п/п Наименование поля Значение 3. Закладка «Маршрут» Блок «Параметры отправления» 3.1 Адрес Ленинский пр, 1 3.2 Время с: 09:00 3.3 Время по: 10:00 3.4 Стоянка 0:30 Блок «Параметры прибытия» 3.5 Адрес Ленинский пр, 31 3.6 Время с: 11:00 3.7 Время по: 12:00 3.8 Стоянка 0:30

Образец заполненного документа на одной из закладок представлен на рисунке:

Регистрация заявок на использование транспортных средств завершена.


39

5.5 Выписка маршрутного листа

Заявки на использование ТС зарегистрированы. Зададим маршрут следования транспортного средства для оказания услуг по заявке. Для этого на основании заявки сформируем документ «Маршрутный лист».

1) Откройте список документов «Заказ на ТС (уат)». Путь открытия: интерфейс – «Полный», пункт меню – Работа ТС / Заказы на ТС / Заказы на ТС.

2) Выделите строку с заказом подразделения «Мастерская» от 02.08.2011г. и нажмите кн. «Ввести на основании». В выпавшем списке выберите строку «Маршрутный лист (уат)».

3) Откроется документ «Маршрутный лист».


40

Обратите внимание! Формирование маршрута в документе может осуществляться автоматически на основании введенных ранее заказов на ТС, либо вручную, путем задания произвольного списка развозки грузов. Выбор способа формирования маршрута в документе осуществляется, используя кн. «Операция». Далее в выпадающем списке устанавливается вид операции (см. рисунок).

В рассматриваемом примере документ сформирован на основании введенного ранее заказа на использование ТС. Поэтому табличная часть документа (маршрут) автоматически заполнена. Необходимо только ввести данные о ТС и водителе, выполняющем рейс, а также по возвращению ТС ввести фактические данные.

4) Введите недостающие данные в документ, согласно рисунку.

5) Сохраните документ, используя кн. «Записать».


41

6) Вызов печатной формы документа производится, используя кн. «Печать» или «Маршрутный лист». Образец печатной формы представлен на рисунке:

Формирование маршрутного листа завершено.


42

5.6 Подготовка и обработка путевых листов

Маршрут следования ТС задан. Оформим и выдадим водителю документ «Путевой лист», предназначенный для учета работы транспортного средства выходящего в рейс. Документ «Путевой лист» введем на основании данных маршрутного листа.

Путевые листы выдаются водителям перед выходом ТС в рейс. По возвращении из рейса путевые листы водителями сдаются, и в них фиксируются фактические данные по выполненному заданию.

Работа с путевым листом в системе подразделяется на два этапа: Выписка путевого листа – формирование путевого листа перед

выходом транспортного средства в рейс. Обработка, расчет и проведение путевого листа – отражение

фактического выполнения рейса, подсчет выработки, расчет расхода ГСМ и заработной платы водителей.

5.6.1 Выписка путевого листа Сформируем документ «Путевой лист» на основании введенного ранее

маршрутного листа. 1) Откройте список документов «Маршрутный лист». Путь открытия:

интерфейс – «Полный», пункт меню – Работа ТС / Заказы на ТС / Маршрутные листы.

2) В списке документов «Маршрутные листы» выделите строку с документом от 02.08.2011г., выданным транспортному средству «к844 нм 99» и нажмите кн. «Ввести на основании». В выпавшем списке выберите строку «Путевой лист (уат)».

3) Откроется документ «Путевой лист». Часть данных в документе автоматически заполнена (см. рисунок далее).


43

4) Используйте кн. «Заполнить показания спидометра и остатков ГСМ при выезде» для заполнения начальных данных по остаткам ГСМ на транспортном средстве на момент выезда и ввода начальных показаний спидометра.

5) Откройте закладку «Задание» путевого листа. После выполнения рейса на этой закладке необходимо будет отобразить факт выполнения задания и время, потраченное на него. На текущий момент, проверьте формирование данных и введите информацию о маршруте следования и условиях работы, согласно рисунку.


44

6) Откройте закладку «Дополнительно» и укажите порядок расчета выработки и план затрат.

Остальные данные будем заполнять по факту возвращения ТС из рейса. 7) Нажмите кн. «Записать» для сохранения документа.


45

8) Для вызова печатной формы используйте кн. «Печать», либо «Печатать весь путевой лист».

Образец печатной формы представлен на рисунке.

Выписка путевого листа завершена.

5.6.2 Обработка путевого листа После возвращения транспортного средства из рейса выполняется ввод

фактических данных по выполненному рейсу в путевом листе. Рассчитываются показатели выработки, расход топлива, заработная плата водителя.

Выполним обработку путевого листа по факту возвращения из рейса. 1) Откройте список документов «Путевой лист». Путь открытия:

интерфейс – «Полный», пункт меню – Работа ТС / Путевые листы / Путевые листы.

2) В списке документов выделите строку с путевым листом от 02.08.2011г., выписанных на выход в рейс транспортного средства «к844 нм 99». Нажмите кн. «Изменить текущий элемент (F2)» (см. рисунок далее).


46

3) В открывшемся документе «Путевой лист (уат)» на закладке «Основная» укажите время возврата транспортного средства, согласно рисунку.

4) Откройте закладку «Задание» и введите фактические данных по выполненному рейсу. Область ввода данных выделена на рисунке прямоугольником.


47

5) Установите флажок в левом поле, означающий, что ездка выполнена, и ее результаты могут использоваться для расчета выработки.

6) Далее нажмите на кн. «Рассчитать спидометр по заданию» для автоматического расчета показаний спидометра.

7) Проверьте расчет показаний на закладке «Основная».

8) Откройте закладку «Расход ГСМ» и отразите факт произведенной заправки транспортного средства добавив новую строку в блоке «Заправки».

9) Укажите фактический расход топлива в блоке «Расход». При этом, в

колонке «Эк(+)/п» автоматически рассчитается перерасход/экономия топлива. А на закладках «Расход ГСМ» и «Основная» отобразится остаток топлива на транспортном средстве (см. рисунок на текущей и следующей страницах).


48

Обратите внимание! При указании факта заправки ТС в форме документа «Путевой лист (уат)», автоматически формируется документ «Заправки ГСМ». Ознакомимся со сформированным документом, после проведения всех расчетов по путевому листу.

10) Откройте закладку «Расчет з/п». Установите флажок напротив ФИО сотрудника для последующего расчета суммы заработной платы водителя. Далее нажмите на кн. «Расчет итогов» для автоматического расчета данных по документу (зарплаты водителя, выработки и пр.). Проверьте расчет заработной платы водителя.


49

11) Откройте закладку «Выработка» и проверьте рассчитанные показания.

12) Сохраните и проведите документ. При проведении путевого листа автоматически проводится документ

«Заправки ГСМ», сформированный в процессе отражения факта заправки ТС в вышеуказанном документе.

13) Проверьте формирование и проведение документа «Заправки ГСМ», открыв список документов «Заправки» через основное меню системы. Путь открытия: интерфейс – «Полный», пункт меню – ГСМ / Заправки ГСМ.

Образец сформированного документа представлен на рисунке далее.


50

Обработка путевого листа завершена.

5.7 Контроль выполнения задания и пройденного маршрута

После возвращения ТС из рейса производится контроль выполнения задания и пройденного маршрута. При этом, в маршрутном листе регистрируются данные о фактическом времени прибытия и убытия ТС, а также отклонения от маршрута при наличии таковых. Далее пройденный маршрут подтверждается и подписывается.

Отразим в маршрутном листе выполненное задание и подтвердим факт выполнения маршрута.

1) Откройте список документов «Маршрутный лист». Путь открытия: интерфейс – «Полный», пункт меню – Работа ТС / Заказы на ТС / Маршрутные листы.

2) В списке документов откройте документ «Маршрутный лист» от 02.08.2011г. для ТС «к 844 нм 99».

3) В форме документа введите данные о фактическом времени прибытия и убытия транспортного средства, согласно рисунку далее. Рассчитайте расстояние и время в пути.


51

4) Для автоматического подсчета расстояния и времени в пути в нижней части документа, используйте кн. «Рассчитать расстояние по табличной части» / «Рассчитать время в пути по табличной части».

5) Сохраните и проведите документ, подтверждая выполнение задания. Отражение факта выполнения задания в маршрутном листе и

подтверждение пройденного маршрута завершены.

5.8 Закрытие неотработанных заявок

Одна из оформленных ранее заявок на использование транспортных средств не была отработана по причине отказа заказчика. Отразим в системе факт закрытия неотработанной заявки.

1) Откройте список документов «Закрытие заказов на ТС». Путь открытия: интерфейс – «Полный», пункт меню – Работа ТС / Заказы на ТС / Закрытие заказов на ТС.

2) Добавьте новый документ. Введите данные согласно рисунку далее.


52

3) Для автоматического заполнения табличной части по невыполненным заказам, используйте кн. «Заполнить / Заполнить по остаткам».

4) Для ввода значения в колонке «Причина закрытия» используйте кн. «Выбрать (F4)». Далее в открывшемся справочнике добавьте новый элемент и введите данные согласно рисунку.

5) Установите введенную причину в колонке «Причина закрытия» документа «Закрытие заказов на ТС».

6) Сохраните и проведите документ.


53

5.9 Анализ текущего состояния заявок

Проанализируем текущее состояние заказов покупателей, используя отчет «Анализ заказов на ТС (уат)».

1) Откройте форму отчета. Путь открытия: интерфейс – «Полный», пункт меню – Работа ТС / Заказы на ТС / Анализ заказов на ТС.

2) В форме отчета укажите период формирования данных и нажмите кн. «Сформировать».

3) Проанализируйте полученные данные. За период с 01.08.2011г. по 03.08.2011г. было зарегистрировано два заказа

на использование транспортных средств. Из них: Отменен - Заказ на транспортировку «Мебели» в количестве 10ед. Выполнен – Заказ на транспортировку «Масло Б-1» в количестве

25ед.


54

5.10 Регистрация диспозиции транспортных средств

Транспортного средства «Трактор ЭТЦ 1609» по причине простоя по технической неисправности было перемещено в основной гараж организации. Оформим регистрацию диспозиции (местоположения и состояния) транспортного средства по факту перемещения.

1) Откройте список документов «Диспозиция ТС». Путь открытия: интерфейс – «Полный», пункт меню – Работа ТС / Диспозиция ТС.

2) Добавьте новый документ. Введите данные согласно рисунку.

3) Сохраните и проведите документ. Регистрация диспозиции транспортного средства завершена.


55

5.11 Оформление разнарядок на выпуск

В предыдущих подразделах пособия был рассмотрен пример формирования путевых листов по предварительному заказу на ТС, на основании данных маршрутного листа. Рассмотрим порядок формирования путевых листов на основании разнарядок на выпуск ТС.

Сформируем разнарядку на выпуск ТС предприятия. Произведем пакетный ввод путевых листов на основании данных разнарядки. Обработаем путевые листы по факту возвращения ТС из рейса.

5.11.1 Формирование разнарядок 1) Откройте список документов «Разнарядка на выпуск ТС». Путь

открытия: Путь открытия: интерфейс – «Полный», пункт меню – Работа ТС / Разнарядка на выпуск ТС.

2) Добавьте новый документ. Введите данные в «шапку» документа согласно рисунку далее.

3) Табличная часть документа автоматически заполнится сведениями о транспортных средствах предприятия. Удалите строки с не нужными на текущий момент ТС. Оставьте только транспортные средства, которые необходимы для использования по разнарядке (см. рисунок на следующей странице).


56

4) Укажите данные о работе ТС, согласно представленным на рисунке.

Обратите внимание! Строки, с транспортными средствами и водителями, имеющие просроченные документы, либо документы с истекающим сроком годности обозначены значком . Информация по просроченным документам отображена красным шрифтом внизу документа «Разнарядка на выпуск ТС».


57

5) Сохраните и проведите документ. 6) Для вызова печатной формы, используйте кн. «Печать», либо

«Разнарядка». Образец печатной формы представлен на рисунке.

Формирование разнарядки на выпуск ТС завершено.

5.11.2 Пакетная выписка путевых листов 1) Откройте обработку «Пакетная выписка путевых листов». Путь

открытия: Путь открытия: интерфейс – «Полный», пункт меню – Работа ТС / Путевые листы / Пакетная выписка.

2) В форме обработки откройте закладку «Настройки» и установите настройки формирования данных, согласно рисунку.

Приложение 2. Рекомендуемые курсы линейки 1С

58

3) Вернитесь на закладу «Основная» и нажмите кн. «Заполнить» для

автоматического заполнения табличной части, согласно указанным настройкам.

4) В табличной части отобразятся данные для формирования путевых листов, сформированные на основании документа «Разнарядка на выпуск ТС».

5) Установите флажки, для тех ТС, которым необходимо оформить путевые листы.

6) Сохраните веденные данные.


59

При необходимости печати пакета сформированных путевых листов, используется кнопка «Печать». При этом документы будут напрямую отправлены на принтер, без предварительного просмотра.

Пакетное формирование путевых листов завершено. Работа с путевыми листами рассмотрена далее в следующем пункте пособия.

5.11.3 Обработка путевых листов Оформим путевой лист на выход транспортного средства в рейс. По

факту возвращения из рейса выполним обработку путевого листа. Рассчитаем выработку ТС, расход ГСМ и заработную плату водителя.

Выписка путевого листа Откроем сформированные путевые листы. Укажем недостающие данные. 1) Откройте список документов «Путевые листы». Путь открытия: Путь

открытия: интерфейс – «Полный», пункт меню – Работа ТС / Путевые листы / Путевые листы.

2) В списке документов найдите автоматически сформированные путевые листы от 12.08.2011г.

3) Откройте путевой лист для ТС «а 789 аа». Укажите недостающие данные, согласно рисунку.


60

4) Добавьте сведения о сопровождающем лице «Денисов Кузьма Федорович», используя кн. «Выбрать (F4)», и далее выбрав его из справочника «Сотрудники (уат)».

5) Нажмите на кн. «Рассчитать спидометр по заданию» для автоматического расчета показаний спидометра.

6) Откройте закладку «Задание» и введите данные о планируемом задании, согласно рисунку.


61

7) Откройте закладку «Дополнительно» и укажите порядок расчета выработки и план затрат.

8) Сохраните введенные данные. Вызов печатной формы документа, используя кн. «Печать».


62

Обработка путевого листа Выполним обработку путевых листов после возвращения ТС из рейса. 1) Откройте список документов «Путевые листы». Путь открытия:

интерфейс – «Полный», пункт меню – Работа ТС / Путевые листы / Путевые листы.

2) В списке документов откройте путевой лист для ТС «а 789 аа». 3) В форме документа откройте закладку «Задание» и введите

фактические данные по выполненному рейсу. Установите флажок в левом поле, означающий, что ездка выполнена, и ее результаты могут использоваться для расчета выработки.

4) Нажмите на кн. «Рассчитать спидометр по заданию» для автоматического расчета показаний спидометра.

5) Проверьте расчет показаний на закладке «Основная».


63

6) Откройте закладку «Простои» и отразите факт простоя транспортного средства по причине технической неисправности.

7) Для ввода данных в колонку «Вид простоя» нажмите кн. «Выбрать (F4)». Далее в открывшемся справочнике «Состояния ТС» добавьте новый элемент и введите данные согласно рисунку.

8) Откройте закладку «Расход ГСМ» и отразите факт произведенной заправки транспортного средства, добавив новую строку в блоке «Заправки» (см. рисунок далее).


64

9) Укажите фактический расход топлива в блоке «Расход».

При этом, в колонке «Эк(+)/п» автоматически рассчитается экономия/ пережог топлива. А на закладках «Расход ГСМ» и «Основная» отобразится остаток топлива на транспортном средстве (см. рисунок).


65

10) Откройте закладку «Расчет з/п». Установите флажок напротив ФИО сотрудника для последующего расчета суммы заработной платы водителя «Деревянко Семен Семенович».

11) Далее нажмите кн. «Расчет итогов» для автоматического расчета данных по документу (зарплаты водителя, выработки и пр.). Проверьте расчет заработной платы водителя.

12) Откройте закладку «Выработка» и проверьте рассчитанные показания.

13) Сохраните и проведите документ.


66

14) Самостоятельно выполните обработку путевого листа от 12.08.2011г. по факту возвращения из рейса ТС «е 830 нм 99». Произведите расчет выработки ТС, расчет расхода ГСМ и расчет заработной платы водителей. Фактические данные для расчетов приведены в таблице:

Документ «Путевой лист (уат)» № п/п Наименование поля Значение 1. Закладка «Основная» 1.1 Работа ТС. Возврат: Дата 13.08.2011 1.2 Работа ТС. Возврат: Время 02:30 1.3 Смена: Ночная смена 2. Закладка «Задание» 2.1 Задание выполнено /

не выполнено - установить

2.2 Маршрут Развозка по городу 2.3 Убытие: адрес Селезневская, 31 2.4 Условие работы Работа в городе 2.5 Груз Мебель 2.6 Подача, ч:мин 0:30 2.7 Время работы 08:00 2.8 Операции 2 2.9 Ездки 2 2.10 Вес груза, т. 1,000 2.11 Пробег с грузом, км 60 3. Закладка «Расход ГСМ» 3.1 Расход (норма) 12 3.2 Расход (факт) 10 4. Закладка «Расчет з/п» 4.1 Начислять зарплату 1) Васильев Николай Иванович

2) Тракторов Андрей Федорович 4.2 Сумма 1) 400,00

2) 400,00 5. Закладка «Дополнительно» 5.1 Режим расчета выработки: По заданию 5.2 План затрат: Производственные затраты


67

Образец проведенного документа с заполнением одной из закладок представлен на рисунке.

Обработка путевых листов по факту возвращения ТС из рейса завершена.


68

5.12 Анализ выработки транспортных средств

Проанализируем фактическую выработку транспортных средств за текущий период.

1) Откройте форму отчета «Отчет по выработке ТС». Путь открытия: интерфейс – «Полный», пункт меню – Работа ТС / Отчет по выработке ТС.

2) В форме отчета укажите период формирования данных с 01.08.2011г. по 12.08.2011г. и нажмите кн. «Сформировать».

3) Проанализируйте полученные данные. Так, например, транспортное средство «а 789 аа» за указанный период

произвело один рейс (ездку) общим пробегом 30км. По результатам выполнения рейса время в наряде составило 9 часов, время в простое 1 час, время в работе 7 часов, подача транспортного средства до пунктов назначения 0 часов 30 минут.

4) Самостоятельно проанализируйте выработку других ТС, отображенных в отчете.


69

5.13 Анализ сравнения расхода ГСМ по водителям

Проанализируем расход ГСМ в результате использования транспортных средств по водителям за текущий период.

1) Откройте форму отчета «Ведомость сравнения расхода ГСМ по водителям (уат)». Путь открытия: интерфейс – «Полный», пункт меню – ГСМ / Ведомость сравнения расхода ГСМ по водителям.

2) В форме отчета укажите период формирования данных с 01.08.2011г. по 12.08.2011г. и нажмите кн. «Сформировать».

3) Проанализируйте полученные данные. За период с 01.08.2011г. по 12.08.2011г. зафиксировано следующие данные

по расходу ГСМ водителями транспортных средств предприятия: Экономия 1л ГСМ – на ТС «а 789 аа» водителем Деревянко С.С. При

этом, расход по норме - 5л, расход по факту составил 4л топлива Экономия 2л ГСМ – на ТС «е 830 нм 99» водителем Васильев Н.И.. При

этом, расход по норме - 12л, расход по факту составил 10л топлива Пережог 1л ГСМ – на ТС «к 844 нм 99» водителем Еценков А.Г. При

этом, расход по норме - 4л, расход по факту составил 5л топлива. Анализ расхода топлива по водителям завершен.


70

5.14 Учет ДТП

Зарегистрируем факт ДТП по причине нарушений правил дорожного движения. В ДТП участвовали транспортное средство организации и сторонний автомобиль. По результатам документов, полученных от ГИБДД и независимой экспертизы – виновность водителя транспортного средства организации не установлена.

Введем данные о факте ДТП. Проанализируем информацию о ДТП, с участием транспортных средств организации за период.

Регистрация факта ДТП 1) Отройте список документов «ДТП». Путь открытия: интерфейс –

«Полный», пункт меню – Работа ТС / ДТП / ДТП. 2) В списке документов добавьте новый документ. Введите данные в

«шапке» документа. На закладке «Основные данные» отразите сведения по факту расследования ДТП, согласно документам, полученным от ГИБДД, независимой экспертизы и страховой компании. Подобности заполнения рассмотрены далее.

3) Для указания причины ДТП нажмите кн. «Выбрать (F4)». 4) В открывшемся справочнике «Причины ДТП» добавьте новую

строку и укажите причину согласно рисунку далее. Установите веденную причину в качестве значения реквизита «Причина ДТП» документа «ДТП» (см. рисунок далее).


71

5) Для заполнения значений реквизита «Фирма» в блоке «Независимая экспертиза» и реквизита «Компания» в блоке «Страховая компания», используйте справочник «Контрагенты». Для этого первоначально создайте в справочнике новую группу «Прочие» и далее добавляя новые строки, введите данные о контрагентах. В рамках курса достаточно ввести только наименование этих контрагентов, не указывая данные о договорах, контактной информации и пр. Образец заполнения данных приведен на рисунке.


72

6) Вернемся к документу «Регистрация ДТП». Откройте закладку «Участники ДТП» документа и укажите стороннего участника, согласно рисунку. Для этого добавьте новую строку в табличную часть закладки.

7) Сохраните и проведите документ. Регистрация факта ДТП завершена.

Анализ ДТП с участием ТС организации за период 1) Откройте форму отчета «Отчет по ДТП». Путь открытия: интерфейс –

«Полный», пункт меню – Работа ТС / ДТП / Отчет по ДТП.

2) В форме отчета укажите период формирования данных и нажмите кн. «Настройка» для настройки отображения данных в отчете.


73

3) В форме «Настройка» установите настройки согласно рисунку. Нажмите кн. «Сформировать».

4) Проанализируйте полученные данные в отчете.

За период с 01.0.82011г. по 14.08.2011г. Зафиксировано одно ДТП с участием ТС организации «а 789 аа» (водитель Денисов К. Ф.). Причиной ДТП являлось нарушение правил дорожного движения. Виновность водителя в ДТП по результатам справки от ГИБДД не установлена. Ремонт транспортного средства по итогам ДТП на указанный период произведен не был. Учет и анализ ДТП с участием ТС организации завершен.


1С: Управление автотранспортом · 2011-09-21 · Учет...

Documents