1 รายงานผลการไปศึกษาดูงานการ ... · 2011. 4....
TRANSCRIPT
1
รายงานผลการไปศกษาดงานการจดการความร เม�อวนท� 30 กรกฎาคม 2552
โดย นายทนดร ธนะกลบรภณฑ
กจกรรม
NIDA Knowledge Forum and The Best Practice 52
2
ผบรรยายภาคเชา
เร�มเปดงานเวลา 09.15 น มการแนะนากระบวนการจดงานโดยรองอธการบดฝายบรหาร และเปด
งานโดย รองอธการบดฝายวชาการ (แทนอธการบด)
จากน6นเปนการจดการเสวนาหวขอ การพฒนาบคลกร และการจดการความร
ผดาเนนการ รศ.ดร จรประภา อครบวร ผอ.สานกพฒนาทรพยากรมนษย
ผอภปราย
1.นางจารนนท อทธอาวชกล จาก TH AIS รองผจดการฝายพฒนาบคล
2.นายนทธ จตสวาง อธบดกรมราชทณฑ
ผเขารวมงาน
1.บคลากรจากมหาวทยาลยตางๆท�นดาเชญไปรวมงานน6 หลายแหง
2.สวนราชการตางๆท�สนใจจากการเชญชวน
3.บคลกรของสถาบนบณฑตพฒนบรหารศาสตร ซ� งตองเขารวมการนาเสนอในวน KM DAY
การเสวนาเปนการเลาถงกจกรรมการจดการความร ของหนวยงานเปรยบเทยบระหวาง บรษทเอกชนท�
ประสบความสาเรจในการในการใหบรการและการทากาไรอยาง เอไอเอส (AIS) กบสวนราชการท�ประสบ
ความสาเรจในการดาเนนการอยางกรมราชทณฑ
การจดการความรของ AIS
เอกชน กาหนดใหเปนสวนหน�งของการเล�อนตาแหนงหรอการเล�อนเงนเดอน หากใหดาเนนการแลว
เพกเฉย ผลงานท�ปรากฏไมตองตาผประเมน จะทาใหเสยโอกาสในการปรบหรอเปล�ยนงาน
3
knowledge portal ของบรษท ais หรอแอดวานซ อนโฟร เซอรวส จากด(มหาชน) ในองคกรเรยก
web น6วา นกฮก เปนการใหคนท�เขามาศกษา เปดตาเปดใจใหกวางในการรบขาวสารตางๆ และการเรยนรน6น
ไมมเวลากาหนดศกษาไดตลอดเวลาไดเขาไปศกษาขอมลใน web ดแลว ม tacit knowledge ตางๆใหเราได
ศกษา เพ�อพนกงานท�มปญหาในเร�องของการปฏบตงานเรยนรแลวนาไปปฏบต เชน ท�พนกงานcall centerใช
ความรความสามารถในการชวยเหลอท�มตวอยางในโทรทศน ซ�งระหวางการคนหาทางพนกงานคนน6กไดให
กาลงใจกบนา อยางเตมใจ การพยายามคร6 งน6 เหนไดวาการทางานดวยใจ การรกในงานท�ทา และการพยายาม
ประสานหนวยงานท�เก�ยงของเพ�อทาการคนหาไดถกตอง เปนประโยชน สาหรบพนกงานคนอ�นไดแนวทางการ
ใชวธท�คลายกนน6 ตดตอประสานและอานวยความสะดวกใหกบลกคาได
ชมชนนกปฏบตของ AIS
จากสภาพการแขงขนท�ดเดอดในธรกจโทรคมนาคม ทาให AIS จาเปนตองหนคแขงใหไกลมากท�สด
เทาท�จะทาได โดยเทยบเคยงกบระดบสากล (World Class) น�นหมายความวา กลยทธท�ใชตองเปนกลยทธแบบ
กาวกระโดด การจดการความรเปนเคร�องมออยางหน�งท� AIS นามาใช เพ�อรบมอกบการเปล�ยนแปลงท�เกดข6น
ตลอดเวลาตามสภาพของธรกจ โดยดงเอาความรของคนในองคการมาใชเพ�อเพ�มความสามารถในการแขงขน
AIS เร�มตนการจดการความรดวยการสรางชมชนนกปฏบต (Community of Practices - CoPs) โดยม
สมาชกในระยะแรกเพยงไมก�คน ท�มความเช�ยวชาญคลายคลงกน มปญหาคลายกน การแลกเปล�ยนเรยนรเปนไป
อยางเปนธรรมชาต มากกวาจะเปนทางการ และสามารถแลกเปล�ยนเรยนรกนทกเวลาท�มปญหา จากกลมเลกได
ขยายวงเปนกลมท�ใหญข6น และสรางเปนกลมผสอนงาน (Mentor) จากน6นตอยอดดวยการสรางใหเปนวทยากร
ภายใน เพ�อใหการเรยนรกระจายไปท�วองคการและสามารถนาไปปฏบตได โดยมเทคโนโลยเปนตวชวย
ส�งท�นาสนใจกคอ AIS ไมไดเร�มตนจากการส�งการโดยผบรหารระดบสง แตเปนการรวมกลมอยางเปน
ธรรมชาตของผปฏบตงานท�เหนความสาคญ แนนอนวากวาจะทาให CoPs เลกๆ เพยงกลมเดยว เตบโตจนม
สมาชกเปน Mentor 25 คน วทยากร 25 คน ผเช�ยวชาญ 30 คน ตองใชเวลาเปนป โดยสรางความตอเน�องให
เกดข6นในการแบงปนความร สรางความสมพนธท�ด
4
การใหมการพบประพดคยกนในระหวางการทางาน ในการแลกเปล�ยนเรยนร เพ�มพนความรแกไข
ปญหางานจะทาไดด การแบงกลม หรอการต6งชมชนนกปฏบตเปนกจกรรมท�ตรงกบงานของบรษท
การจดการความรของกรมราชทณฑ
จากปญหาท�กรมราชทณฑประสบอยขณะน6 เน�องจากมผเกษยณอายราชการจานวนมาก ซ� งคนเหลาน6ลวนแลวแตมประสบการณความชานาญตดตวไปดวย ในขณะท�กรมราชทณฑเปนงานท�จะตองใชประสบการณ อกท6งความชานาญท�เปนท6งศาสตรและศลปในดานน6 ไมเคยมการสอนในสถาบนการศกษาใดๆ จงไดนาแนวทางการพฒนาองคกรสมยใหมท�เรยกวา การจดการความร หรอ Knowledge Management : KM มาใชในการพฒนาบคลากรใหมความรความสามารถเทาทนผตองขงท�มพฤตกรรมปรบเปล�ยนไปอยตลอดเวลาเหลาน6 คอเหตผลท� นายนทธ จตสวาง อธบดกรมราชทณฑ อธบายถงท�มาท�ไปของการนาการจดการความร มาใชในการ
พฒนาบคลากรของกรมราชทณฑ และกจกรรมท�ประสบความสาเรจอยางมากไดแก แผนทPคนร
กรมราชทณฑไดเร�มนาการจดการความรเขามาใชในกรมและเรอนจานารอง 8-10 แหง ต6งแตป 2548 โดยเนนท�การแลกเปล�ยนเรยนรจากประสบการณจรงของ ผคม ท6งท�เปนขาราชการปจจบนท�มอายการทางานยาวนาน ขาราชการท�เกษยณอายราชการไปแลว และขาราชการรนใหม โดยมเรอนจาจงหวดนนทบร เปนหน�งในหลายๆ เรอนจา ท�ไดทดลองนาการจดการความรไปใชจรง เพ�อใหเกดการพฒนางาน และศกยภาพในการควบคมดแลผตองขง โดยมหวขอการเรยนรเร�อง การจาแนกผตองขง เปนประเดนในการแลกเปล�ยนเรยนร
ท6งน6 ในการทาการแลกเปล�ยนเรยนรของผคม จะดาเนนการในชวงเวลาหลงเลกงาน และมการนาผตองขงเขาเรอนนอนเรยบรอยแลว และเปนการแลกเปล�ยนเรยนรกนนอกเรอนจาเทาน6น เน�องจากปญหาจานวนเจาหนาท�มนอย การรวมกลมแลกเปล�ยนเรยนรในเรอนจา จงทาให ผคม เกดความกงวลกบการดแลสอดสองผตองขง ไมมใจจดจออยท�เร�องเลา จงจาเปนตองดาเนนการนอกเรอนจา และนอกเวลาราชการ
วธในการเลาเร�องราวซ� งเปนประสบการณจรงน6น ผคมทกคนท6งรนเกาและรนใหม จะชวยกนเลาประสบการณในการจาแนกผตองขง (บางเร�องเปนความลบท�ไมอาจเผยแพรได) เม�อมผรเคยมประสบการณตรงกน กจะชวยกนตอเตมคนละเคลดลบ บางคนเปนผคมมานานกอาจจะมเร�องเลาเยอะ แตท�นาช�นชมคอ ผคมรนใหม กจะมเร�องเลาท�เปนเทคนควธการของเขา ซ� งกใชไดผล โดยเฉพาะการจาแนกผตองขงท�เปน วยรน ท�สาคญคอ ผคมรนใหมกจะมเร�องเลาท�เปนเทคนควธการของตน ซ� งเปนวธการท�พวกเขาลองใชแลวไดผลมาเลาใหผคมรนเกาฟงอกดวย โดยเฉพาะการจาแนกผตองขงเปนวยรน ท�ตองอาศยความรความเขาใจวยรน อาศยความสนทสนมเขาหาผตองขง อกท6ง ภาษา ทาทาง และความรเทาทนวยรน เพ�อใหไดขอมลท�แทจรงมากท�สด
5
จากคนละเร�อง คนละเคลดลบ กลายเปนองคความรเร�องการจาแนกผตองขงท�ผคมท6งรนใหมและรนเกาสามารถนาไปประยกตใชกบงานของตนไดทนท จากท�ตองรอการอบรมจากทางสวนกลาง จากท�ตองลองผดลองถกหลายคร6 ง และอาจทาใหงานลาชา กกลายเปนการเรยนลด ท�แฝงไวดวยประสบการณจรงท�นาต�นเตน ท�สาคญเม�อไดเลาเร�องดๆ จะบนทกไว และนาเสนอในรปแบบของบอรดนทรรศการบรเวณดานหนาเรอนจา เพ�อใหผคมบางทาน และเจาหนาท�ทกคนท�ไมไดไป สามารถเรยนรจากเอกสารไดอกทางหน�งดวย
นอกจากน6 ยงมโครงการท�กรมราชทณฑทดลองนา การจดการความร มาใช เชน โครงการชาระประวตศาสตรราชทณฑ เปนโครงการท�ตองการใหบคลากรราชทณฑรนใหม ไดเรยนรจากประสบการณตรงจากบคลากรอาวโสท�เกษยณอายราชการไปแลว โดยการถายทอดผานการสมภาษณ และแลกเปล�ยนประสบการณเพ�อใหคนรนใหมท�ไมรความเปนมา ไมรเทคนควธในการทางาน หรอเหตผลในการทางานหลายๆ อยางท�คนรนเกาไดทาไว โดยกลมขาราชการรนใหมเปนผออกสมภาษณกลมผเกษยณอายราชการ อกท6งตองหาขอมลท�เปนรปภาพขอมลอางองจากเอกสารประกอบใหสมบรณวา ชวงเวลาใด เกดเหตการณอะไร เกดข6นอยางไร มสาเหตอะไร และผอาวโสแกปญหาอยางไร เหตใดจงแกไขอยางน6น และไดผลอยางไร
หลงจากน6น กสงขอมลใหผบรหารระดบกลาง (กลมขาราชการปจจบน) ทาการวเคราะห และกล�นความร และนาใหกลมผอาวโสตรวจสอบอกคร6 ง ซ� งขอมลท6งหมดน6จะถกนาเสนอในรปนทรรศการ นบเปนรปแบบของการกระตนการเรยนรใหเกดในองคกรไดเปนอยางด ผานกจกรรมท�นาสนใจ ซ� งกรมราชทณฑ จะเปนหน�งในภาคการจดการความร ภาคราชการท�สาคญในการเปนแบบอยางใหกบสงคมไทยในการใชความรเปนฐานในการพฒนาประเทศอยางย �งยน
6
7
รายงานผลการไปศกษาดงาน
การจดการความร
ของ
กรมราชทณฑ วนท� 28 สงหาคม 2552
รายงานโดย
นายทนดร ธนะกลบรภณฑ
ประธานคณะทางานการจดการความร สานกการศกษาตอเน�อง
8
รายงานผลการไปศกษาดงาน กรมราชทณฑ
วนท� 28 สงหาคม 2552
คณะผไปดงาน จาก มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราชประกอบดวย
หนวยงานตางๆท�สานกเชญชวนใหเปนเครอขายเพ�อไปเย�ยมชมดงาน ประกอบดวย
1. สานกการศกษาตอเน�อง จานวน 5 คน
2. สานกบรการการศกษา จานวน 6 คน
3. สานกบรรณสารสนเทศ จานวน 4 คน
4. งานวเทศสมพนธ สานกงานอธการบด จานวน 3 คน
5. ศนยประสานงานการประกนคณภาพการศกษา จานวน 1 คน
6. ศนยฝกอบรมเทคโนโลยการพมพแหงชาต จานวน 1 คน
7. สานกบณฑตศกษา จานวน 1 คน
รวม 21 คน
9
การดาเนนการ ตดตอประสานงาน
โดย นายเมธ ปยะคณ เปนผตดตอประสานการดงานและใหเชญ หนวยงานในมสธ.ไปรวมกจกรรมน6 ดวย
การตดตออยางเปนทางการ สานกมหนงสอท� ศธ.๐๕๒๒.๐๑(๐๑)/๒๐๗๕ ลงวนท� ๑๗ สงหาคม ๒๕๕๒
เพ�อขอเขาดงาน
กรมราชทณฑ ตอบกลบมาวายนดตอนรบคณะจาก มสธ. ตามหนงสอท� ยธ ๐๗๐๑/๓๓๕๐วนท� ๑๙ สงหาคม
๒๕๕๒
การตดตอประสานงาน
การตดตอประสานการเขาชม กองประชาสมพนธ โทร 0 2967 3300
กรมราชทณฑ โทรศพท (กลาง) 0 2967 2222 ตอ หมายเลขภาย
10
การศกษาดงาน
การตอนรบเบWองตน
เร�มจากการบรรยายของเจาหนาท� 2 คน ท�ออกมาตอนรบบรเวณหนาอาคาร กรมราชทณฑ เลาประวต ความเปนมาของกรมราชทณฑท�ต6งมานานโดย สรป ดงน6
การราชทณฑของไทย ไดมววฒนาการเปล�ยนแปลงและสอดคลอง กบสงคมการเมองและสภาพเศรษฐกจ ตลอดยคสมยท�ผานมา ในยคกอนรชสมยพระบาทสมเดจพระจลจอมเกลาเจาอยหว กจการเรอนจาได
สงกดอยตามสวนราชการตางๆ สอดคลองกบการปกครองแบบจตสดมภ คอ แบงเปนเรอนจาในกรงเทพ ฯ และ
เรอนจาในหวเมองช6นนอก เรอนจาในกรงเทพฯ ม 2 ประเภท คอ “คก” เปนท�คมขงผตองขงท�มโทษ ต6งแต 6
เดอนข6นไป อยในสงกดกระทรวงนครบาล สวน “ตะราง” ใชเปนท�คมขง ผตองขงท�มโทษต�ากวา 6 เดอน หรอนกโทษท�มใชโจรผราย สงกดกระทรวง ทบวง กรม ท�บงคบกจการน6น ๆ สวนการเรอนจาในหวเมองช6นนอก มท�คมขง ผตองโทษ เรยกวา “ตะราง” การคมขงอยในความรบผดชอบของผวาราชการเมอง หรออาจสงตอใหกระทรวงมหาดไทย กระทรวงกลาโหม รบตวไปคมขง แลวแตกรณโทษ
รชสมยพระบาทสมเดจพระจลจอมเกลาเจาอยหว ไดมการปรบปรงระเบยบราชการใหม โดยโปรดใหสรางคกใหมข6น เรยกวา “กองมหนตโทษ” และ ใหสรางตะรางใหม เรยกวา “ กองลหโทษ ” ซ� งในสมยน6น รวมเรยกวา “ กรมนกโทษ ” สงกดกระทรวงนครบาล และใน ป พ.ศ. 2444 (ร.ศ.120) ไดม พระกรณาโปรดเกลา ใหตรา “พระราชบญญตลกษณะเรอนจา” ข6นเพ�อใหการจดการเรอนจาเปนไปอยางเรยบรอยย�งข6น จนถงวนท� 13 ตลาคม พ.ศ. 2458 พระบาทสมเดจพระมงกฎเกลาเจาอยหว ไดทรงพระกรณาโปรดเกลาใหตรา “พระราชบญญตจดต6ง
11
กรมราชทณฑ” โดยม พระยาชยวชตวศษฎธรรมธาดา ( ขา ณ ปอมเพชร ) เปนอธบดกรมราชทณฑ
คนแรก
ใน ป พ.ศ.2469 ไดเกดภาวะตกต�าทางเศรษฐกจ งบประมาณ รายไดรายจายไมไดคณภาพกบ พระบาทสมเดจพระปกเกลาเจาอยหว ไดทรงยบกรมราชทณฑและใหไปสงกดกระทรวงยตธรรม และตอมาไดโอนกรมราชทณฑไปเปนแผนกหน�ง (แผนกราชทณฑ) สงกดกระทรวงมหาดไทย
ภายหลงการเปล�ยนแปลงการปกครอง พ.ศ. 2475 การราชทณฑไดยกฐานะเปนกรมราชทณฑ และม
การตราพระราชบญญตราชทณฑ พ.ศ. 2479 มหนาท�เก�ยวดวยการเรอนจา การกกกน ผมสนดานเปนโจรผรายการฝกและอบรมเดกดดสนดาน และในสวนภมภาคไดมการกาหนดเปน เรอนจาจงหวด และเรอนจาอาเภอ ในป พ.ศ. 2545 ไดมการปฏรประบบราชการ จงไดโอนยาย กรมราชทณฑกลบมาสงกดกระทรวงยตธรรม
จากนWนไดเชญเขาไปชมศนยบรการรวม กรมราชทณฑ บรเวณชWนลางของอาคาร
12
Call Center ศนยบรการรวม กรมราชทณฑ
ศนยสารสนเทศและสถตราชทณฑ
ปจจบนงานบรการเปนหวใจสาคญของกรมราชทณฑ เพ�อใหการรบเร�องรองเรยน การประชาสมพนธ การรบ-สงขอมล และการบรการงานดานตางๆ โดยใหบรการทางโทรศพทของกรมราชทณฑไดพฒนาโดยใชเทคโนโลยท�ทนสมย มระบบงานท�เรยกวา CALL CENTER โดยเรยกวาศนยบรการรวมกรมราชทณฑ ผใชบรการสามารถโทร. 0-2967-2222 โดยมระบบเสยงตอบรบอตโนมต หรอจะเลอกคยกบเจาหนาท� ซ� งจะชวยอานวยความสะดวก และบรการงานดานตางๆ เพ�อใหความเขาใจ เพ�อประสาน เพ�อตดตามเร�องตางๆ และลดความรอนแรงในการรองเรยนไดในระดบหน�ง ซ� งขณะน6 ศนยบรการรวมกรมราชทณฑไมเพยงแตรบเร�องรองเรยนเทาน6น ยงเปนหนวยงานท�ใหบรการขอมลตางๆ ท�จะกลาวถงตอไปน6
13
ภารกจของศนยบรการรวม
เพ�อเปนการตอบสนองตามนโยบาย เพ�อใหประชาชนผมาตดตอราชการกบกรมราชทณฑไดรบบรการในดานตางๆ อยางสะดวก รวดเรวและเกดความพ�งพอใจอยางสงสด กรมราชทณฑจงกาหนดใหมภารกจดงน6
- เปนศนยเผยแพรผลตภณฑราชทณฑ (e-Prison Product) - เปนศนยการเย�ยมทางไกล (e-Visiting) - เปนศนยขอมลสถตผตองราชทณฑ (DOC) - เปนศนยขอมลขาวสารในเร�องท�เก�ยวกบงานราชทณฑ - รบคารอง คาขอจากผมาตดตอขอใชบรการ - รบเร�องราวรองเรยน รองทกข หรอรบแจงขอมลเบาะแส - ประชาสมพนธเผยแพรผลการดาเนนการหรอกจกรรม โครงการตางๆ - ประสานขอความรวมมอในการแลกเปล�ยนขอมลขาวสาร - อานวยความสะดวกในดานตางๆ เพ�อใหผมาตดตอขอใชบรการไดรบบรการแบบท�เดยวยต (One Stop Service) - ใชเปนสถานท�สาหรบใหผบรหารระดบสง เปดการแถลงขาว
มม Knowledge Center (ศนยบรการความร)
ภายในหองศนยบรการรวมฯ ไดจดใหมการตดต6งคอมพวเตอรระบบอนเตอรเนต ท�ใหบรการนสต นกศกษา ขาราชการ และประชาชนผสนใจในงานราชทณฑ ท�ตองการสบคน ขอมลในงานราชทณฑท6งใน และตางประเทศ เขามาสบคนท�ศนยบรการรวมของกรมราชทณฑได
14
การนาระบบคอมพวเตอรมาชวย
ข6นตอนของการทางานของระบบคอมพวเตอร ประกอบดวยระบบโทรศพทซ� งเปนระบบท�จดการดานการรบสายจากผขอใชบรการ ข6นแรกสายจะเขาสระบบ IVR (Interactive Voice Response) คอจะมขอมลตางๆ ใหผ ขอใชบรการเขาเลอกใชโดยการ กดเลข ตามท�ไดมการอธบายในระบบ เชน การสอบถามภารกจของหนวยงานภายในกรมราชทณฑ ขอมลดานบคลากร ขอมลการเย�ยมผตองขง ฯลฯ ซ� งระบบน6จะมระบบ Fax on Demand หรอส�งใหแฟกซสงขอมลท�ผขอใชบรการตองการไดดวยในกรณท�ผใชขอขอมลโทร.เขามา นอกจากน6ระบบดงกลาวจะจดควรอสายพรอมท6งเฉล�ยสายเรยกเขาใหเจาหนาท�รบสาย (Agent) แตละคน เพ�อใหทกคนรบสายในอตราท�ใกลเคยงกนหรอท�เรยกวา Automatic Call Distribution (ACD) โดยไดเร�มเปดใชงาน ต6งแตเดอนพฤศจกายน สาหรบการรบสายของผขอใชบรการทกคน จะมเคร�องมออานวยความสะดวกตางๆ เชน หฟง (Head Set) คอมพวเตอร จอแบน เช�อมโยงขอมลเขาสเวบไซตตออนเตอรเนต และอนทราเนต สาหรบหาขอมลเพ�อตอบผ ขอใชบรการ ซ� งไดจดทาเปนระบบฐานขอมล (Content Management System) CMS และ ศนยรวมความรในงานราชทณฑ (Knowledge Center) KC เพ�อใหบรการนสต นกศกษา ขาราชการ และประชาชนผสนใจในงานราชทณฑ ท�ตองการสบคน คนหาขอมลในงานราชทณฑท�วประเทศ และตางประเทศ เขามายงเวบไซตของศนยบรการรวมของกรมราชทณฑ ท� (Knowledge Center) KC
15
การเขาฟงการบรรยาย
ผท�มาบรรยายใหความรม ๒ ทาน คอ
1. นายนทธ จตสวาง อธบดกรมราชทณฑ
2. นางสาวสทสสา สขสวาง ผอานวยการสถาบนพฒนาขาราชการราชทณฑ
1. นายนทธ จตสวาง อธบดกรมราชทณฑ
สรปสาระสาคญของการบรรยาย
การจดการความรน6นปจจบนถอวากรมราชทณฑกาวขามจดท�เปนการดาเนนการพ6นฐานไปแลว
ความรท�เปนความรภายนอก การบนทก การศกษา ปจจบนกรมราชทณฑมงเนนไปท�การถายทอดความร ท�การดาเนนการน6นเปนส�งท�เขาเตมใจทาโดยจตสานกของคนราชทณฑ ไมตองมคาส�งเปนหนงสอใหทาแลว
การจดการความรเปนสวนหนPงของการทางานและเปนเนWอเดยวกบงาน
16
“การเรยนร” เปนเร�องท�เก�ยวกบทกคน ต6งแตเกดจนตาย ดงน6น วฒนธรรมแหงการเรยนร จงม
ความสาคญย�งตอทกองคกร และเปนเร�องท�เก�ยวกบ “การพฒนาบคลากร” โดยตรง คาถามคอ ทาอยางไรเราจง
จะสามารถพฒนาบคลากรท�เปนทรพยากรสาคญขององคกรใหมความร ความสามารถ มทกษะ ความชานาญ
เพยงพอท�จะทางานท�รบผดชอบไดอยางมประสทธภาพ และประสทธผล ตลอดจนสามารถสรางใหบคลากรม
“นสยใฝร” หรอ “รกการเรยนร” อยางย�งยน เพ�อพฒนาตนเองใหรจกการปรบปรงอยางตอเน�อง
(Continuous Improvement) หากบคลากรม การเรยนรมากข6น ประสบการณของแตละคนจะมมากข6นดวย
ถาองคกรสามารถหลอมรวมความรของแตละคน ใหกลายเปนความรและประสบการณรวมขององคกรได
องคกรน6นจะมลกษณะเปน “องคกรแหงการเรยนร” (Learning Organization) และสามารถสราง “สมบตลWาคา”
ขององคกร ไวไดยาวนาน
หากเราจะมองยอนมาดกรมราชทณฑ เรามปญหาในองคกรท�เกดข6นซWาซาก และยงไมสามารถแกไขได แตถาเราจะรวมมอรวมใจกน นาประสบการณท�แตละคนมอยมาศกษา วเคราะห แลกเปล�ยนซ� งกนและกน รวมท6งแพรกระจาย ออกไปภายนอก ใหคนภายนอกไดเขามารวมแลกเปล�ยนความร อาจนาไปส
การแกปญหาได ส�งท�กลาวมาน6 กรมราชทณฑไดดาเนนการอยแลวในขณะน6 ปญหาคอ จะทาอยางไรใหม
การดาเนนการ ใหมากข�น อยางตอเน�องและย�งยน ทาอยางไรกรมราชทณฑจงจะสรางคนใหมนสย “ใฝเรยนร” มการพฒนาความคด นาประสบการณมาแกปญหารวมกน มฉะน6น ความรจากประสบการณท�มมาจะลมหายตายจากไปจากกรมราชทณฑ
การจดการความร ของกรมมการกระจานออกไปท�วประเทศทกจงหวดจะมเรอนจา บางจงหวดอาจมมากกวา 1 เชน พระนครศรอยธยา มถง 4 เรอนจา
การดาเนนการแบงออกเปน 3 ระดบ
1.ระดบเรอนจาท�วไป
2. ระดบสานกงานใหญคอกรม
3.ระดบระหวางประเทศ น�นคอประสานงานกบกรมราชทณฑ ประเทศตางๆหรอหนวยงานท�ทาหนาท�คลายคลงกนในตางประเทศ
17
ทPมาของการจดการความรกรมราชทณฑ
นายนทธ จตสวาง อธบดกรมราชทณฑ อธบายถงท�มาท�ไปของการนาการจดการความร มาใชในการพฒนาบคลากรของกรมราชทณฑ
ปญหาท�กรมราชทณฑประสบอยขณะน6 เน�องจากมผเกษยณอายราชการจานวนมาก ซ� งคนเหลาน6ลวนแลวแตมประสบการณความชานาญตดตวไปดวย ในขณะท�กรมราชทณฑเปนงานท�จะตองใชประสบการณ อกท6งความชานาญท�เปนท6งศาสตรและศลปในดานน6 ไมเคยมการสอนในสถาบนการศกษาใดๆ จงไดนาแนวทางการพฒนาองคกรสมยใหมท�เรยกวา การจดการความร หรอ Knowledge Management : KM มาใชในการพฒนาบคลากรใหมความรความสามารถเทาทนผตองขงท�ม พฤตกรรมปรบเปล�ยนไปอยตลอดเวลา
เหลาน6 คอเหตผล กรมราชทณฑไดเร�มนาการจดการความรเขามาใชในกรมและเรอนจานารอง 8-10 แหง ต6งแตป 2548 โดยเนนท�การแลกเปล�ยนเรยนรจากประสบการณจรงของ ผคม ท6งท�เปนขาราชการปจจบนท�มอายการทางานยาวนาน ขาราชการท�เกษยณอายราชการไปแลว และขาราชการรนใหม
โดยมเรอนจาจงหวดนนทบร เปนหน�งในหลายๆ เรอนจา ท�ไดทดลองนาการจดการความรไปใชจรง เพ�อใหเกดการพฒนางาน และศกยภาพในการควบคมดแลผตองขง โดยมหวขอการเรยนรเร�อง การจาแนกผตองขง เปนประเดนในการแลกเปล�ยนเรยนร
ท6งน6 ในการทาการแลกเปล�ยนเรยนรของผคม จะดาเนนการในชวงเวลาหลงเลกงาน และมการนาผตองขงเขาเรอนนอนเรยบรอยแลว และเปนการแลกเปล�ยนเรยนรกนนอกเรอนจาเทาน6น เน�องจากปญหาจานวนเจาหนาท�มนอย การรวมกลมแลกเปล�ยนเรยนรในเรอนจา จงทาให ผคม เกดความกงวลกบการดแลสอดสองผตองขง ไมมใจจดจออยท�เร�องเลา จงจาเปนตองดาเนนการนอกเรอนจา และนอกเวลาราชการ
วธในการเลาเร�องราวซ� งเปนประสบการณจรงน6น ผคมทกคนท6งรนเกาและรนใหม จะชวยกนเลาประสบการณในการจาแนกผตองขง (บางเร�องเปนความลบท�ไมอาจเผยแพรได) เม�อมผรเคยมประสบการณตรงกน กจะชวยกนตอเตมคนละเคลดลบ บางคนเปนผคมมานานกอาจจะมเร�องเลาเยอะ แตท�นาช�นชมคอ ผคมรนใหม กจะมเร�องเลาท�เปนเทคนควธการของเขา ซ� งกใชไดผล โดยเฉพาะการจาแนกผตองขงท�เปน วยรน
ท�สาคญคอ ผคมรนใหมกจะมเร�องเลาท�เปนเทคนควธการของตน ซ� งเปนวธการท�พวกเขาลองใชแลวไดผลมาเลาใหผคมรนเกาฟงอกดวย โดยเฉพาะการจาแนกผตองขงเปนวยรน ท�ตองอาศยความรความเขาใจวยรน อาศยความสนทสนมเขาหาผตองขง อกท6ง ภาษา ทาทาง และความรเทาทนวยรน เพ�อใหไดขอมลท�แทจรงมากท�สด
18
จากคนละเร�อง คนละเคลดลบ กลายเปนองคความรเร�องการจาแนกผตองขงท�ผคมท6งรนใหมและรน เกาสามารถนาไปประยกตใชกบงานของตนไดทนท จากท�ตองรอการอบรมจากทางสวนกลาง จากท�ตองลองผดลองถกหลายคร6 ง และอาจทาใหงานลาชา กกลายเปนการเรยนลด ท�แฝงไวดวยประสบการณจรงท�นาต�นเตน ท�สาคญเม�อไดเลาเร�องดๆ จะบนทกไว และนาเสนอในรปแบบของบอรดนทรรศการบรเวณดานหนาเรอนจา เพ�อใหผคมบางทาน และเจาหนาท�ทกคนท�ไมไดไป สามารถเรยนรจากเอกสารไดอกทางหน�งดวย
นอกจากน6 ยงมโครงการท�กรมราชทณฑทดลองนา การจดการความร มาใช เชน โครงการชาระประวตศาสตร
ราชทณฑ เปนโครงการท�ตองการใหบคลากรราชทณฑรนใหม ไดเรยนรจากประสบการณตรงจากบคลากรอาวโสท�เกษยณอายราชการไปแลว โดยการถายทอดผานการสมภาษณ และแลกเปล�ยนประสบการณเพ�อใหคนรนใหมท�ไมรความเปนมา ไมรเทคนควธในการทางาน หรอเหตผลในการทางานหลายๆ อยางท�คนรนเกาไดทาไว โดยกลมขาราชการรนใหมเปนผออกสมภาษณกลมผเกษยณอายราชการ อกท6งตองหาขอมลท�เปนรปภาพขอมลอางองจากเอกสารประกอบใหสมบรณ วา ชวงเวลาใด เกดเหตการณอะไร เกดข6นอยางไร มสาเหตอะไร และผอาวโสแกปญหาอยางไร เหตใดจงแกไขอยางน6น และไดผลอยางไร
หลงจากน6น กสงขอมลใหผบรหารระดบกลาง (กลมขาราชการปจจบน) ทาการวเคราะห และกล�นความร และนาใหกลมผอาวโสตรวจสอบอกคร6 ง ซ� งขอมลท6งหมดน6จะถกนาเสนอในรปนทรรศการ นบเปนรปแบบของการกระตนการเรยนรใหเกดในองคกรไดเปนอยางด ผานกจกรรมท�นาสนใจ
ตวอยางขWนตอนการทา KM ของกรมราชทณฑ
ในการดาเนนงานการจดการความร มการดาเนนการท�เปนระบบ ในสวนท�เปนของผตองขง กมการใช ความสามารถพเศษของคน (Talent) โดยการสงเสรมใหผตองขงแตละคนท�มแววท�จะกาวไปสสากลไดใหมผลงานออกมาไดอยางเดนชดอยางท�ทราบ เชน การชกมวย การแสดงดนตร ประสาน ชางไม ชางตางๆท�แสดงออกไดงานศลปะ ตางๆ จะไดรบการสงเสรม มระบบครคนคก น6นคอการสอนกนเองของพศด การสอนจากคนนอกใหความรตางๆ
19
คาถามจากผดงาน
1.ปญหาอปสรรคของการดาเนนการจดการความร ตองมคณะทางานหรอไม
ตอบ
ในระยะแรกๆท�ดาเนนตามท� ก.พ.ร. กาหนดกมการต6งคณะทางาน แตระยะหลงมาน6 เนนท�คนท�เตมใจ เพราะการเปนกรรมาการน6นเปนทางการมากเกนไป ซ� งเม�อกสรางเปนรากฐานแลว กจะพฒนาสความตองการทา มใชการบงคบแตอยางใด ยากตอการปฏบต จงเนนใหเปนไปตามธรรมชาตของการทางานเปนเน6อเดยวกบงาน เปนวฒนธรรม เม�อผบรหารสงสด CEO เปนผกากบและลงมอเอง กองการเจาหนาท�สนบสนนชวย
จดแขงของการจดการความรของกรมราชทณฑ
1. เนนท�งานเปนเหต ความรความชานาญท�มอยในคนมากกวาท�เปนตารา เชนเทคนคการควบคมผตองขง ศลปะการควบคมท�ไมมตาราใดเขยนแลวทาได แตประสบการณท�ถายทอดกนน6น ทาไดจรง
2. การสนบสนนจากผบรหารสงสด และระดบกลางของกรม ทาใหทกข6นตอนสาเรจลลวงไปได
2. นางสาวสทสสา สขสวาง ผอานวยการสถาบนพฒนาขาราชการราชทณฑ
อธบายถงการพฒนาเจาหนาท�ของกรมราชทณฑ ท�มหนวยงานกระจายไปท�วประเทศ กวา 143 แหงของเรอนจา มขาราชการ รวมๆแลวกวา 10,000 คน นกโทษกวา 200,000 คน ถอวาเปนหนวยงานท�ใหญมากหนวยงานหน�ง ผตองขง มความรมากข6น มใชคดประทษรายตอรางกายแตเปนการทาผดคดทางเศรษฐกจ ยาเสพตด ท�นกโทษมความรสง ดงน6นจงมความจาเปนตองมการพฒนาความรความสามารถของผทาหนาท�ใหมมากพอท�จะไปจดการกบผตองขงได มความทนสมย ทนตอการเปล�ยนไปของพฒนาการของสงคม
20
การพฒนาขาราชการราชทณฑ
มการแบงระดบการดาเนนการพฒนาอกเปน 4 ระดบ
1.บคคลท�วไป
2.สายอาชพ
3.พฒนาทมงาน(กลมงาน)
4. พฒนาระดบองคกร โดยใช การจดการความร (KM ) ใหเปนองคกรแหงการเรยนร
การพฒนาความรของผตองขง
การพฒนาความรของผตองขง จากปจจบนท�มจานวนเพ�มมากข6นตลอดเวลาหน�ง ผตองขง มความรมาก มใชคดประทษรายตอรางกายอยางท�เปนมาในอดต แตเปนการทาผดคดทางเศรษฐกจ ยาเสพตด ท�นกโทษมความรสง กรมไดจดกจกรรมาตางๆท�สงเสรมใหนกโทษไดเรยนรหลากหลายอยางตามความถนดและเปนส�งท�กรมราชทณฑ สารมารถสนบสนนได มหลากหลายวชาท�ดาเนนการ ชางประเภทตางๆ การฝมอ การกฬาตางๆเชน การชกมวย
โดยสรป แลว ท�ผานมา การดาเนนการของกรมราชทณฑ จะมงมาเนนท�ความรจากคนท�รเปนส�งสาคญท�สด มแผนท�คนร จากน6นจะมาทาการสอน(Coaching)คนตอคน โดยหาผรในอดตมาสอนคนรนใหม ใหรและนาไปประยกตใชใหเหมาะกบปจจบนเชน เร�อง การประทวงของนกโทษ การจบตวประกนในเรอนจา การหาทางหลบออกนอกเรอนจา ซ� งทางราชทณฑ ถอวา หากมการจบผคมเปนตวประกนตองไมมการเปด
ประตเรอนจาเพราะทนททPออกพนประตตวประกนจะไมมทางรอดชวต เพราะมใชตวประกนอกตอไป
มกจกรรมหลายอยางท�ดาเนนการไปแลว ประสบผลสาเรจ เชน
การชาระประวตศาสตร การจดทาแคบซลเวลา ประกวดภาพประวตศาสตรของกรม มการจดหองสมดพรอมปญญาใหแกท6งผตองขงและเจาหนาท�ของกรมเอง มมการเรยนรในเรอนจาใหแกท6งผตองขงและเจาหนาท�ของกรมเอง
21
ผลการศกษาดงานเพ�อนามาพฒนางานในหนวยงาน
1. การปรบระบบการใหบรการการรบโทรศพทของสานกใหไดมาตรฐานของการใหบรการ 2. จะตองจดหาวสดอปกรณเพ�อรองรบระบบการทาใหงานมประสทธภาพมากย�งข6น 3. จดอบรมการใหความรกบบคลากรของสานกเพ�อพฒนามาตรฐานการใหบรการใหมประสทธภาพมา
ย�งข6น