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CURSO DE

EXCEL AVANÇADO 2013

A Treinar é uma escola com tradição na área de cursos de Informática, Tecnologia, Desenvolvimento Profissional e Educação a Distância. Oferece cursos do nível básico ao avançado, visando à formação completa para quem quer fazer diferença no mercado de trabalho.

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SUMÁRIO

UNIDADE 1 - INTRODUÇÃO ............................................................................................... 4

1.1 - Menus Arquivo ................................................................................................................... 5 1.2 - Nomeando Faixas ............................................................................................................... 6 1.2 - Nomeando Faixas ............................................................................................................... 7

1.2.1 - Criando nomes com base nos títulos ....................................................................................... 7 1.2.2 - Atribuindo um nome a uma faixa ........................................................................................... 7 1.2.3 - Editando uma referência .......................................................................................................... 8

1.3 - Funções Avançadas ............................................................................................................ 9 1.3.1 - Funções matemáticas ............................................................................................................... 9 1.3.2 - Funções estatísticas ................................................................................................................ 10 1.3.3 - CONT.SE ............................................................................................................................... 10 1.3.4 - SOMASE ............................................................................................................................... 11

1.4 - Funções de datas .............................................................................................................. 12 1.5 - A função de procura vertical (PROCV) ........................................................................... 14

1.6 - A Função de Procura Horizontal (PROCH) ..................................................................... 17 1.7 - Funções Lógicas – SE – SE(E – SE(OU .......................................................................... 18

1.7.1 - Função condicional SE .......................................................................................................... 18 1.7.2 - 2ª Forma de Utilização da Função SE (Aninhando Função) ................................................. 19 1.7. 3 - Função E função OU ............................................................................................................ 19

UNIDADE 2 – BANCO DE DADOS ................................................................................... 20

2.1 - Definindo Critérios Múltiplos de Pesquisa (Filtro Avançado)......................................... 20 2.2- Funções avançadas de banco de dados .............................................................................. 21

2.2.1 - A função de correspondência de valores (CORRESP) ................................................. 22

UNIDADE 3 – FUNÇÕES .................................................................................................... 23

3.1 - Funções financeiras .......................................................................................................... 23 3.1.1 - A função pagamento (PGTO) ................................................................................................ 24 3.1.2 - A função taxa de juros (TAXA) ............................................................................................ 24 3.1.3 - A função valor futuro (VF) .................................................................................................... 25 3.1.4 - A função número de períodos (NPER) .................................................................................. 25

3.2 - Estrutura de Tópicos ........................................................................................................ 26 3.2.1 - Ocultar ou remover uma estrutura de tópicos ........................................................................ 27

3.3 - Atingindo Metas ............................................................................................................... 28 3.4- Tabelas de Dados .............................................................................................................. 30 3.5 - Consolidação .................................................................................................................... 33

3.5.1- Consolidar dados por posição ................................................................................................. 33 3.5.2 - Consolidar dados por categoria ............................................................................................. 35 3.5.3 - Outras formas de consolidar dados ........................................................................................ 36 3.5.4 -Consolidando dados identicamente posicionados .................................................................. 38

3.6 - Cenários ............................................................................................................................ 40

UNIDADE 4 – TABELA ....................................................................................................... 42

4.1 - Tabela Dinâmica .............................................................................................................. 42

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4.1.1 - Criando o Layout da Tabela Dinâmica ...................................................................... 44 4.2 - Gráfico Dinâmico ............................................................................................................. 47 4.3 - Macros .............................................................................................................................. 49

4.3.1 - Criando Formulários Personalizados ..................................................................................... 52 4.3.2 - Associando um Botão ActiveX a uma Macro ....................................................................... 53

4.3.3 - Executando uma macro ................................................................................................. 54

UNIDADE 5 – LAYOUT ...................................................................................................... 56

5.1 – Montando Layout ............................................................................................................ 56 5.2 - Automatização .................................................................................................................. 59

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UNIDADE 1 - INTRODUÇÃO

Excel é um programa de planilhas do sistema Microsoft Office. Você pode usar o Excel para criar

e formatar pastas de trabalho (um conjunto de planilhas) para analisar dados e tomar decisões de

negócios mais bem informadas. Especificamente, você pode usar o Excel para acompanhar dados, criar

modelos de análise de dados, criar fórmulas para fazer cálculos desses dados, organizar

dinamicamente os dados de várias maneiras e apresentá-los em diversos tipos de gráficos

profissionais.

Cenários comuns de uso do Excel incluem:

Contabilidade: Você pode usar os poderosos recursos de cálculo do Excel em vários demonstrativos de contabilidade financeira; por exemplo, de fluxo de caixa, de rendimentos ou de lucros e perdas.

Orçamento: Independentemente de as suas necessidades serem pessoais ou relacionadas a negócios, você pode criar qualquer tipo de orçamento no Excel; por exemplo, um plano de orçamento de marketing, um orçamento de evento ou de aposentadoria.

Cobrança e vendas: O Excel também é útil para gerenciar dados de cobrança e vendas, e você pode criar facilmente os formulários de que precisa; por exemplo, notas fiscais de vendas, guias de remessa ou pedidos de compra.

Relatórios: Você pode criar muitos tipos de relatórios no Excel que reflitam uma análise ou um resumo de dados; por exemplo, relatórios que medem desempenho de projeto, mostram variação entre resultados reais e projetados, ou ainda relatórios que você pode usar para previsão de dados.

Planejamento: O Excel é uma ótima ferramenta para criar planos profissionais ou planejadores úteis; por exemplo, um plano de aula semanal, de pesquisa de marketing, de imposto para o final do ano, ou ainda planejadores que ajudam a organizar refeições semanais, festas ou férias.

Acompanhamento: Você pode usar o Excel para acompanhamento de dados de uma folha de ponto ou de uma lista; por exemplo, uma folha de ponto para acompanhar o trabalho, ou uma lista de estoque que mantém o controle de equipamentos.

Usando calendários: Por causa de seu espaço de trabalho semelhante a grades, o Excel é ideal para criar qualquer tipo de calendário; por exemplo, um calendário acadêmico para controlar atividades durante o ano escolar, um calendário de ano fiscal para acompanhar eventos e etapas comerciais.

Neste curso, abordaremos alguns recursos avançados do Excel 2013. O Excel 2013 para Windows possui inúmeros recursos que normalmente não são explorados num

curso básico, devido à maior demanda de tempo e à necessidade de uma maior familiaridade, por parte dos treinados, com o ambiente Excel.

Obviamente, seria inviável discorrer sobre todos os recursos disponíveis no Excel num curso de curta duração. Contudo, grande parte dos recursos mais avançados, menos conhecidos, ou menos explorados, serão abordados.

Dentre os assuntos que serão abordados, destacam-se:

Manipulação de faixas de células

Funções avançadas

Gerenciamento avançado das pastas de trabalho

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Importação de Dados

Exportação de Dados

Consolidação de planilhas

Macro

1.1 - Menus Arquivo

No Microsoft Excel 2013 temos o Menu com a aba Arquivo.

Figura 1 - Menu Arquivo

Nela encontramos diversas opções. Como: Informações, Novo, Abrir, Salvar, Salvar como,

Imprimir, Compartilhar, Exportar, Fechar, Conta e Opções.

Figura 2 - Ao clicar Menu Arquivo

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1.2 - Nomeando Faixas

É possível nomear células, faixas e fórmulas. Muitas vezes é mais fácil lembrarmos um nome

do que de um endereçamento de célula, tornando deste modo, o trabalho mais fácil, ágil e poderoso.

Figura 3 - Gerenciador de nomes

A seguinte janela será aberta:

Figura 4 - Janela Gerenciador de nomes

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1.2 - Nomeando Faixas 1.2.1 - Criando nomes com base nos títulos 1. Selecione a região da planilha incluindo os rótulos das linhas e/ou colunas. 2. Ative a Guia Fórmulas, no grupo Nomes Definidos, clique em Criar a partir da Seleção.

Figura 5 - Planilha preenchida com dados e botão Criar a partir da Seleção acionado.

3. Ative o quadro de verificação que contém a localização dos títulos.

4. Clique em OK.

Neste momento foram criadas várias faixas de nomes para as linhas e colunas que foram

selecionadas.

1.2.2 - Atribuindo um nome a uma faixa

1. Escolha a faixa que possuirá um nome.

2. Ative a Guia Fórmulas, no grupo Nomes Definidos, clique em Definir nome...

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Figura 6 - Planilha preenchida e botão Gerenciador de Nomes acionado.

3. Na caixa Novo Nome na pasta de trabalho, digite um nome desejado para rotular a área. 4. O Escopo Pasta de Trabalho determina que o Nome da referência valha para todo o arquivo

sendo acessado independentemente da planilha atual. Entretanto o escopo definido para uma determinada planilha funcionará apenas nesta planilha especificada.

5. Na caixa Refere-se a, digite ou selecione a referência caso a mesma esteja incorreta. 6. Clique em OK.

1.2.3 - Editando uma referência 1. Ative a Guia Fórmulas, no grupo Nomes Definidos, clique em Gerenciador de Nomes 2. Na caixa Gerenciador de Nomes altere a referência, edite ou exclua o nome desejado. 3. Clique em Fechar.

Figura 7 - Caixa Gerenciador de Nomes

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1.3 - Funções Avançadas

Funções são rotinas de cálculos prontas para a utilização, que auxiliam a solução de inúmeros problemas além de facilitar o desenvolvimento de fórmulas ou mesmo eliminá-las. Existem inúmeras funções. Vamos organizá-las em grupos e estudar as principais: Para acessar todas as funções descritas abaixo, clique na ferramenta assistente de função. Feito isso, você obterá a seguinte tela:

Figura 8 - Caixa Inserir função acionada.

1.3.1 - Funções matemáticas

Arred - Número arredondado e definido pela quantidade de casas decimais desejada.

Sintaxe: Arred (Valor;No de casas decimais)

Truncar – Trunca o número para um inteiro, removendo a parte fracionária do número. “Só corta, não arredonda”.

Sintaxe: Truncar (Valor;No de casas decimais)

Int - Retorna o inteiro de número, à esquerda da vírgula.

Sintaxe: Int(valor).

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Exemplo: ARRED, TRUNCAR, INT

Tabela 1: Exemplo e explicação da fórmula =ARRED().

Tabela 2: Exemplo e explicação da fórmula =ARRED(), TRUNCAR() e INT.

Dica: Ao aninhar comandos SE, E e OU, atente ao correto fechamento de todos os parênteses.

1.3.2 - Funções estatísticas

Média

Retorna a média aritmética dos valores Sintaxe: Média(intervalo) Onde: Intervalo é o intervalo de células que se quer calculado Exemplo: Média das notas da turma no 1º Bimestre =Média(B2:B5) B2:B5 é o intervalo de células que se quer calcular.

1.3.3 - CONT.SE

Conta a incidência de um valor em células não vazias. Sintaxe: Cont.se(Intervalo;”Critério”) Exemplo: =Cont.se(A2:A7;”maçãs”)

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1.3.4 - SOMASE

Soma os números de uma faixa que atendem a um determinado critério. O critério deve ser digitado entre aspas. Sintaxe: Somase(Intervalo;”Critério”) Exemplo: =Somase(B2:B4;”>600”) Soma somente os salários que forem maiores que R$ 600,00.

Tabela 3: Exercício prático, revisão dos conceitos estudados até aqui.

2ª forma de utilização da função somase

Sintaxe:

Somase(Intervalo;Critério;Intervalo_a_ser_somado)

Onde: O primeiro intervalo é o intervalo onde o critério será analisado, e o segundo intervalo é o

intervalo onde a soma será efetuada.

Exemplo:

=Somase(C2:C4;”<100”;B2:B4)

Neste exemplo, no primeiro intervalo observaremos quais descontos são menores que 100, para

então no último intervalo, somar os salários.

Tabela 4: Exemplo para aplicação da função SOMASE

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Exemplo:

Figura 9 - Exemplo Função somase

Exemplo:

Figura 10 - Exemplo Função somase

1.4 - Funções de datas

O Excel armazena datas (internamente) como números de série sequenciais. Desta forma, é

possível fazer cálculos com as datas, que são exibidas normalmente, de acordo com a formatação

escolhida.

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O Excel armazenará 1º de janeiro de 1900 como o número de série 1 se a sua pasta de

trabalho usar o sistema de data de 1900. Se a sua pasta de trabalho usar o sistema de data de 1904,

o Excel armazenará 1º de janeiro de 1904 como o número de série 0 (2 de janeiro de 1904 como o

número de série 1 e assim por diante).

Por exemplo, no sistema de data de 1900, o Excel armazenará 1º de janeiro de 2001 como

36526 porque ele vem 36526 dias depois de 1º de janeiro de 1900.

=ANO(data) Retorna o ano de uma data especificada. Esta data deve ser digitada entre aspas.

=MÊS(data) Retorna o mês de uma data especificada. Esta data deve ser digitada entre aspas.

=DIA(data) Retorna o dia de uma data especificada. Esta data deve ser digitada entre aspas.

=AGORA() Retorna a data e a hora do sistema.

=HOJE() Retorna a data do sistema.

=DIAS360(data_inicial;data_final;método)

Determina o número de dias transcorridos entre duas datas (data_final – data_inicial) utilizando o sistema que conta um ano como 360 dias. Caso método seja omitido (ou FALSO)

Dica Para determinar o número de dias entre duas datas quaisquer, utilizando o sistema

convencional, basta subtrair a data inicial da data final — por exemplo, "30/12/2001" - "25/06/2000"

é igual a 553.

Exemplo: Data

Figura 11 - Funções Datas

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Máximo

Retorna o valor máximo de um conjunto de valores.

Sintaxe:

Máximo(Intervalo)

Exemplo:

Observe a tabela a seguir. Para acharmos a maior nota do 1º bimestre aplicaremos:

=Máximo(B2:B5)

Figura 12 - Exemplo Boletim Escolar

Para calcular a menor nota na célula B7, utilize a função MÍNIMO.

MAIOR Retorna o maior valor K-ésimo de um conjunto de dados, de acordo com sua posição relativa. Por exemplo, você pode utilizar a função MAIOR para obter o primeiro, o segundo e o terceiro resultados. Sintaxe: Maior(Intervalo;K) Exemplo: A 2ª maior nota: =Maior(B2:B4;2) Para calcular a 2ª menor nota na célula B9, utilize a função MENOR.

1.5 - A função de procura vertical (PROCV)

A função PROCV pesquisa a primeira coluna de uma matriz em busca de um valor em

particular e fornece o valor contido na célula indicada. Sintaxe: PROCV (valor procurado; matriz da tabela; nº. da coluna)

Veremos ainda a alternativa:

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PROCV (valor procurado; matriz da tabela; nº. da coluna; Procurar no intervalo)

Observações:

O argumento número da coluna é o número da coluna na matriz procurada a partir da qual devem ser fornecidos os valores correspondentes.

A matriz procurada deve estar organizada em ordem ascendente, e na função ela deve estar “travada” com a tecla F4.

Se a função PROCV não puder localizar o valor procurado, ela retornará o maior valor que for menor ou igual ao valor procurado.

Localiza um valor na primeira coluna de uma matriz de tabela e retorna um valor na mesma linha de outra coluna na matriz da tabela. O V em PROCV significa vertical. Use PROCV em vez de PROCH quando os valores da comparação estiverem posicionados em uma coluna à esquerda ou à direita dos dados que você deseja procurar.

Sintaxe

PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna;procurar_intervalo) Valor_procurado O valor a ser procurado na primeira coluna da matriz da tabela. O Valor_procurado pode ser um valor ou uma referência. Se o valor_procurado for menor do que o menor valor na primeira coluna de matriz_tabela, o PROCV retornará o valor de erro #N/D. Matriz_tabela Duas ou mais colunas de dados. Use uma referência para um intervalo ou um nome de intervalo. Os valores na primeira coluna de matriz_tabela são os valores procurados por valor_procurado. Os valores podem ser texto, números ou valores lógicos. Textos em maiúsculas e minúsculas são equivalentes. Núm_índice_coluna O número da coluna em matriz_tabela a partir do qual o valor correspondente deve ser retornado. Um núm_índice_coluna de 1 retornará o valor na primeira coluna em matriz_tabela; um núm_índice_coluna de 2 retornará o valor na segunda coluna em matriz_tabela, e assim por diante. Se núm_índice_coluna for: Menor que 1, PROCV retornará o valor de erro #VALOR!. Maior do que o número de colunas em matriz_tabela, PROCV retornará o valor de erro

#REF!. Procurar_intervalo Um valor lógico que especifica se você quer que PROCV localize uma correspondência exata ou aproximada. Se VERDADEIRO ou omitido, uma correspondência exata ou aproximada é retornada. Se uma

correspondência exata não for localizada, o valor maior mais próximo que seja menor que o valor_procurado é retornado. Os valores na primeira coluna de matriz_tabela deverão ser colocados em ordem ascendente; caso contrário, PROCV poderá não retornar o valor correto. Para obter mais informações, consulte Classificar dados.

Se FALSO, PROCV encontrará somente uma correspondência exata. Nesse caso, os valores na primeira coluna da matriz_tabela não precisam ser classificados. Se houver dois ou mais valores na primeira coluna de matriz_tabela que não coincidem com o valor_procurado, o primeiro valor encontrado será utilizado. Se nenhuma correspondência exata for localizada, o valor de erro #N/D será retornado.

Exemplo: PROCV

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1. Digite a planilha na PLAN1 exatamente conforme o modelo a seguir:

Figura 13 - Atividade proposta

2. Digite a planilha na PLAN2 exatamente conforme o modelo a seguir:

Figura 14 - Atividade proposta

Iremos montar nossa função a partir da célula B6 para que possamos achar primeiramente o VEÍCULO. Seguindo a sintaxe da função, teremos:

Procv(valor procurado, matriz da tabela, nº da coluna), assim:

Valor Procurado: Quando procuramos o VEÍCULO cadastrado em um banco de dados ou qualquer outro dado, o que nos interessa é o veículo, mas como chegaremos a ele? Podemos pesquisar um produto (veículo) pelo seu código cadastrado, uma boa sugestão de código para o veículo pode ser o número da placa (Que é uma chave primária). Então o valor procurado é o código (que será digitado na célula B3) que é a chave de busca para se chegar ao que finalmente se quer (VEÍCULO).

Matriz da Tabela: É o banco de dados propriamente dito. Onde estão os dados que iremos fazer uma varredura em busca de várias informações. Onde se encontram os valores procurados (da 1ª coluna) e as colunas que fornecem informações através de seu número (todas devem ser citadas

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para que o Excel possa contar uma a uma). No exemplo acima será: A4:F13 da PLAN2. Quando acessar a planilha aparecerá PLAN2!.

Número da coluna: É o número da coluna da qual se deseja obter algo. Se queremos o VEÍCULO como resposta, então dessa Matriz_Tabela que foi fornecida, este está na sua 2ª coluna, então número da coluna é igual a: 2. Caso quiséssemos o PREÇO A VISTA, o nº da coluna seria: 3. Ao acessar a PLAN2 para selecionar os dados deve-se permanecer nela para finalizar a fórmula. Assim temos:

Figura 15 - Atividade proposta

Não retorna para a PLAN1, mas a fórmula ficará assim,

Figura 16 - Atividade proposta

1.6 - A Função de Procura Horizontal (PROCH)

A função PROCH pesquisa a linha superior de uma matriz em busca de um determinado valor

e fornece o valor na célula indicada.

Número da coluna no

bando de dados.

Banco de Dados.

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Sintaxe: =PROCH (valor procurado; aonde procurar; nº da linha)

Observações:

O argumento nº da linha é o número da linha na matriz procurada de onde o valor correspondente

deve ser retirado.

A matriz procurada deve estar organizada em ordem ascendente, e na função ela deve estar

“travada” com a tecla F4.

Se a função PROCH não puder localizar o valor procurado, ela retornará o maior valor que for menor

ou igual ao valor procurado.

1.7 - Funções Lógicas – SE – SE(E – SE(OU 1.7.1 - Função condicional SE Sintaxe: SE(Condição;Verdadeiro;Falso)

A função lógica e condicional Se solicita uma condição ou teste lógico a ser avaliado. Caso a condição seja satisfeita, a resposta é verdadeira e caso a condição não seja satisfeita a resposta é a opção falsa.

Exemplo de condição ou teste lógico: F2 <40 B2 = “não vendeu” Produção = Meta Exemplo Prático:

Figura 17 - Atividade proposta

a) Calcule a nota final do aluno (soma das notas). b) Em Situação, aplique:

Se o aluno atingir 60 pontos ou mais, ele estará Aprovado, senão, o aluno estará Reprovado.

c) Altere a nota do 4º Bim de João Lima para 9 e de Zózimo para 14. d) Renomeie a planilha com o nome de Boletim.

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Figura 18 - Atividade proposta

1.7.2 - 2ª Forma de Utilização da Função SE (Aninhando Função)

Quando tínhamos apenas duas situações ou respostas, uma era verdadeira e a outra falsa.

Imaginemos agora uma terceira situação no nosso boletim onde o aluno pode, além de aprovado e

reprovado ficar também em recuperação. Quando passarmos de 2 situações ou respostas a sintaxe

da função SE ficará assim:

Se(Condição;Verdadeira Basta repetir a sintaxe para cada uma das situações desejada.

Se(Condição;Verdadeira;Se(Condição;Verdadeira;Se(Condição;Verdadeira Se(Condição;Verdadeira;

Se(Condição;Verdadeira)))))

Observe para o fechamento de parênteses, onde, se forem abertos 7 parênteses, devemos

então fechar 7.

Exemplo (Faça no Excel para praticar):

e) Na planilha boletim, apague as situações de G2 até G5. f) Altere o critério para a Situação: Se o aluno obtiver menos de 40 pontos, ele estará reprovado,

mas se o aluno obtiver menos de 60 pontos, ele estará em recuperação, e se o aluno conseguir 60 ou mais pontos ele estará aprovado.

1.7. 3 - Função E função OU

E Verifica cada um dos testes lógicos, retornando verdadeiro, caso todos sejam verdadeiros, ou falso, caso um deles seja falso. Sintaxe: E(Teste_Lógico1;Teste_Lógico2;...;TesteLógico30) Exemplo:

Figura 19 - Utilização da função E

Este mesmo exemplo poderá ser representado usando OU no lugar da função E. Podemos utilizar as funções SE e OU juntos tornando assim a função SE composta de outra, veja o exemplo.

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Suponhamos que a planilha do boletim escolar será utilizada para definir quais alunos irão participar de uma olimpíada estudantil tendo como base a NOTA FINAL do aluno e sua ALTURA, ou seja, para que o aluno PARTICIPE da Olimpíada terá que ter a NOTA FINAL >= (maior ou igual) A 60 pontos E ALTURA >= (maior ou igual) 1,70. Sintaxe: SE(OU(Teste_Lógico1;Teste_Lógico2);”Condição Verdadeira”;”Condição Falsa”)

Para melhor entendimento, faça a planilha a seguir:

Figura 20 - Utilizando a Função SE

Observe que as colunas B, C, D e E estão ocultas para melhorar a visualização, para ocultá-las basta

selecionar, clicar com o botão direito e ir na opção ocultar colunas.

UNIDADE 2 – BANCO DE DADOS

2.1 - Definindo Critérios Múltiplos de Pesquisa (Filtro Avançado)

Intervalo de Critério

É uma área onde colocamos condições de manipulação dos nossos dados. Assim, podemos

escolher os registros que iremos trabalhar. O nome dos campos deve ser idêntico à definição do

banco de dados (títulos das colunas).

As condições que forem inseridas na mesma linha seguem o conectivo lógico “E” e em linhas

diferentes da planilha o conectivo lógico “OU”. Veja alguns exemplos para maiores detalhes:

Os testes SE e OU são testados juntos no mesmo bloco

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Exemplos de Intervalo de Critério

SEXO -> Só servem os funcionários do sexo feminino da empresa.

Feminino

SEXO IDADE TEMPO DE CASA

Masculino >35 <=5

Só servem os funcionários da empresa que: são homens E possuem uma idade acima de 35 anos E

que trabalhem há menos de 5 anos na empresa.

SETOR CARGO

FINANCEIRO GERENTE

TRANSPORTE MOTORISTA

Só servem os funcionários da empresa que: são gerentes financeiros OU motoristas. Note

que nós apresentamos a condição como OU porque as condições estão em linhas diferentes.

1- Crie a sua área de critério em qualquer lugar da planilha com base nos exemplos anteriores. 2- Selecione a área de critério juntamente com os nomes de campos. 3- Escolha o comando DADOS/FILTRAR/FILTRO AVANÇADO. 4- Na caixa Intervalo de Critérios, selecione o critério da sua pesquisa.

Área de extração

É uma área onde iremos colocar nossos registros selecionados (através do campo Copiar para). O nome dos campos deve ser idêntico à definição do banco de dados. Exemplos da Área de Extração MATRÍCULA ALUNO NOTA: Aparecerá como resultado somente as matrículas e os alunos que atenderem a determinado critério. CÓDIGO FILIAL ESTADO

2.2- Funções avançadas de banco de dados

FUNÇÃO DESCRIÇÃO

BDSOMA(Banco;campo;Critérios) Soma um campo.

BDMÉDIA(Banco;campo;Critérios) Média de um campo.

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BDMÁX(Banco;campo;Critérios) O valor máximo de um campo.

BDMÍN(Banco;campo;Critérios) O valor mínimo de um campo.

BDCONTAR(Banco;campo;Critérios) Conta os números de registros.

BDCONTARA(Banco;campo;Critérios) Conta às células não vazias.

Onde:

Banco: É a faixa que contém o banco de dados ou o seu nome de faixa.

Campo: É a célula que contém o campo que será pesquisado ou o nome do campo delimitado por aspas.

Critérios: É a faixa que contém o(s) critério(s) da pesquisa ou o seu nome de faixa.

Obs.: Lembre-se que para utilizar o nome de faixa na função de banco de dados é necessário definir

este nome primeiro, conforme foi visto anteriormente no curso.

2.2.1 - A função de correspondência de valores (CORRESP)

A função CORRESP fornece a posição relativa de um elemento em uma matriz que corresponda a um valor especificado, de certa maneira. Sintaxe =CORRESP (valor_procurado;matriz_procurada;tipo_de_Correspondência) Onde: Valor_procurado : Pode ser um número, texto ou valor lógico. Matriz_procurada: É o intervalo da procura. Tipo_de_Correspondência: É o modo de comparação com os valores contidos no intervalo.

O tipo de combinação segue o seguinte esquema:

TIPO DE

COMBINAÇÃO

ORDEM DA

MATRIZ

A FUNÇÃO CORRESP PROCURA

1 Ascendente O maior valor que seja menor ou igual ao valor

procurado

0 Qualquer uma O 1o. valor que seja exatamente igual ao valor

procurado.

-1 Descendente O valor que seja maior ou igual ao valor

procurado.

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Exemplo: CORRESP

Figura 21 - Função corresp

UNIDADE 3 – FUNÇÕES

3.1 - Funções financeiras

Todas as funções financeiras têm como padrão a seguinte máscara:

TAXA É a taxa de juros por período. Representada ao mês.

NPER É o número total de períodos (meses) de pagamento em uma anuidade.

VP É o valor presente ou da entrada – o valor atual do montante total de uma série de pagamentos futuros.

VF É o valor futuro ou saldo em dinheiro que se deseja atingir após o último pagamento ter sido efetuado. Se for omitido, assume-se que seja 0 (o valor futuro de um empréstimo, por exemplo, é 0).

Tipo 0 Se os pagamentos forem devidos ao final do período. A 1a. parcela dentro de 30 dias.

Tipo 1 Se os pagamentos forem devidos no início do período. A 1a. parcela no ato da compra.

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Por padrão, se o Tipo for omitido, automaticamente será 0 (zero) ou seja, a 1a. prestação dentro de 30 dias.

3.1.1 - A função pagamento (PGTO)

Produz o pagamento periódico para uma anuidade, com base em pagamentos constantes e uma taxa de juros constante. Sintaxe: =PGTO (taxa; nper; vp; vf; tipo) Repare que para encontrar o montante total pago durante a anuidade, basta multiplicar o valor retornado pela função PGTO pelo Nper. Exemplo: Qual o pagamento mensal sobre um empréstimo de R$ 10.000,00 a uma taxa de 8% de juros ao ano que deve ser liquidado em 10 meses: =PGTO (8%/12;10;10000) Obs.: Note que a taxa foi convertida para meses, ou seja, dividida por 12(doze). Exemplo 1:

Copie a planilha no Excel o exemplo abaixo acima. Renomeie a planilha para PGTO.

Figura 22 - Funções Financeiras

3.1.2 - A função taxa de juros (TAXA)

Produz a taxa de juros por período em uma anuidade. TAXA é calculada por iteração e pode ter zero ou mais soluções. Se os resultados sucessivos de TAXA não convergirem em uma margem de 0,00000001 após 20 iterações, TAXA produzirá o valor de erro #NUM!. Sintaxe: =TAXA (nper;pgto;vp;vf;tipo;estimativa) Denomina-se estimativa à expectativa do que será a taxa. Se você omitir a estimativa, assume-se que seja 10%. Se TAXA não convergir, tente valores diferentes para estimativa. TAXA normalmente converge se estimativa estiver entre 0 e 1. Exemplo:

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Calcule a taxa de um empréstimo de R$ 8.000,00 por 4 anos com pagamentos mensais de R$ 200,00. =TAXA (48;-200;8000) Esta é a taxa mensal, porque a periodicidade é mensal. A taxa anual será de 0,0077*12 que é igual a 9,2%.

3.1.3 - A função valor futuro (VF)

Produz o valor futuro de um investimento com base em pagamentos periódicos constantes e uma taxa de juros constante. Sintaxe: =VF (taxa;nper;pgto;vp;tipo)

A sintaxe da função VF tem os seguintes argumentos: Taxa Obrigatório. A taxa de juros por período. Nper Obrigatório. O número total de períodos de pagamento em uma anuidade. Pgto Obrigatório. O pagamento feito a cada período; não pode mudar durante a vigência da

anuidade. Geralmente, pgto contém o capital e os juros e nenhuma outra tarifa ou taxas. Se pgto for omitido, você deverá incluir o argumento vp.

Vp Opcional. O valor presente ou a soma total correspondente ao valor presente de uma série de pagamentos futuros. Se vp for omitido, será considerado 0 (zero) e a inclusão do argumento pgto será obrigatória.

Tipo Opcional. O número 0 ou 1 e indica as datas de vencimento dos pagamentos. Se tipo for omitido, será considerado 0.

Definir tipo para Se os vencimentos forem

0 No final do período

1 No início do período

Qual é o valor futuro de um investimento cujo pagamento seja de R$ 150,00 a uma taxa de juros de

3,5% ao mês durante 8 meses?

Exemplo: =VF (3,5%;8;-150)

3.1.4 - A função número de períodos (NPER)

=NPER (taxa;pgto;vp;vf;tipo)

Produz o número de períodos de um investimento, com base em pagamentos periódicos

constantes e uma taxa de juros constante.

26

Qual o período necessário para se obtiver um capital final de R$ 10.000,00 com base em

pagamentos mensais de R$ 100,00, a partir de um valor presente de R$ 1.000,00 a uma taxa de 1%

ao mês?

Exemplo: =NPER (1%;-100;-1000;10000) é igual a 60 meses.

3.2 - Estrutura de Tópicos Os tópicos tornam fácil a movimentação por muitas linhas de dados, a reestruturação de

partes de uma planilha e a criação de gráficos a partir de níveis similares de dados contidos em

diferentes partes de uma planilha. Pode-se criar um nível de tópico de cada vez e atribuir até oito

níveis de informação.

Figura 23 - Agrupar dados

27

Uma linha de estrutura de tópicos de dados de vendas agrupada por regiões geométricas e meses com várias linhas de resumo e detalhes exibidas.

Figura 24 - Agrupar vários dados

Para exibir linhas para um nível, clique nos símbolos de estrutura de tópicos apropriados.

O Nível 1 contém o total de vendas para todas as linhas de detalhes.

O Nível 2 contém o total de vendas para cada mês em cada região.

O Nível 3 contém linhas de detalhes (apenas linhas de detalhes 11 a 13 são visíveis no momento).

Para expandir ou recolher dados em sua estrutura de tópicos, clique nos símbolos de estrutura de

tópicos e .

OBSERVAÇÃO: Nenhum dos dados é excluído quando você oculta ou remove uma estrutura de

tópicos.

3.2.1 - Ocultar ou remover uma estrutura de tópicos

Ocultar uma estrutura de tópicos

1. Se você não vir os símbolos de estrutura de tópicos , e , clique no Arquivo, clique em

Opções, clique na categoria Avançado e, em seguida, na seção Exibir opções para esta

planilha, selecione a planilha e depois marque a caixa de seleção Mostrar símbolos de tópicos

se uma estrutura de tópicos for aplicada.

2. Exiba todos os dados clicando no número mais alto nos símbolos de estrutura de tópicos

.

28

3. Clique no Arquivo, clique em Opções, clique na categoria Avançado e, em seguida, na seção

Exibir opções para esta planilha, selecione a planilha e desmarque a caixa de seleção Mostrar

símbolos de tópicos se uma estrutura de tópicos for aplicada.

Remover uma estrutura de tópicos

1. Clique na planilha.

2. Na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique na seta ao lado de Desagrupar e, em

seguida, clique em Limpar estrutura de tópicos.

Figura 25 - Desagrupar dados

3. Se as linhas ou colunas ainda estiverem ocultas, arraste-as até os títulos visíveis de linha ou

coluna em ambos os lados das linhas e colunas ocultas, aponte para Ocultar & Reexibir no

comando de grupo Formatar, no grupo Células da guia Página Inicial e, em seguida, clique em

Reexibir Linhas ou Reexibir Colunas.

IMPORTANTE Se você remover uma estrutura de tópicos enquanto os dados de detalhe

estiverem ocultos, as linhas ou colunas de detalhes poderão permanecer ocultas. Para exibir

os dados, arraste-as até os números de linha ou as letras de coluna visíveis adjacentes às linhas

e colunas ocultas. Na guia Página Inicial, no grupo Células, clique em Formatar, aponte para

Ocultar & Reexibir e, em seguida, clique em Reexibir Linhas ou Reexibir Colunas:

3.3 - Atingindo Metas

A busca de metas pelo Excel propõe uma solução para um problema de entrada única. Esta entrada pode ser uma célula ou nome.

Condições necessárias para atingir metas

O Excel não determina automaticamente se uma meta é exequível. Para que uma meta possa ser atingida, algumas condições precisam ser satisfeitas:

A célula escolhida deverá conter uma fórmula e não um valor. Assim, o Excel poderá variar um parâmetro em outra célula, até que a fórmula indicada atinja o valor desejado.

29

O resultado da fórmula da célula deve ser um valor numérico.

O valor na célula especificada em “variando célula” deve estar referenciado na fórmula da célula escolhida para a meta.

Atingindo uma meta

1. Clique na Guia Dados, grupo Ferramentas de Dados, botão Teste de Hipóteses.

Figura 26 - Atingir meta

Figura 27 - Janela Atingir meta

2. Preencha as caixas adequadamente descritas a seguir:

Definir célula Especifica a célula que contém a fórmula para a qual se deseja encontrar uma solução específica. Você poderá inserir uma referência de célula ou um nome nesta lista.

Para valor Especifica o novo valor a ser atingido. Este valor pode ser superior ou inferior ao valor atual.

Variando célula Especifica a célula que contém o valor que você deseja que o Excel altere a fim de atingir o resultado desejado. Você poderá inserir uma referência de célula ou um nome nesta lista. O comando para atingir uma meta específica ajusta o valor de uma célula até que uma

fórmula dependente dessa célula atinja o valor esperado.

Na caixa de diálogo Status do Comando Atingir Meta o botão OK substitui o valor na célula

especificada na caixa Variando célula pelo novo valor, enquanto que o botão CANCELAR ignora o

cálculo e mantém o valor original.

30

3.4- Tabelas de Dados

Definição

É o intervalo de células que resume o resultado de substituição de diferentes valores em uma

ou mais fórmulas da planilha. As tabelas são divididas em:

Tabelas de uma entrada e tabelas de duas entradas. As tabelas são utilizadas para análise e

comparação de resultados.

Células de entrada

A célula de entrada é aquela na qual os valores de uma tabela de dados são substituídos. A

célula de entrada da linha é usada se os valores de entrada estiverem numa linha, caso contrário, é

usada a célula de entrada de coluna.

Criando uma tabela de entrada única

Este procedimento origina uma tabela de dados que exibe resultados produzidos pela

substituição de uma variável de uma fórmula por valores diferentes. Você poderá usar uma tabela

orientada por colunas ou orientada por linhas.

Preenchendo uma tabela orientada por colunas

1. Em uma única coluna insira a lista de valores que o Excel deverá substituir na célula de entrada. 2. Na linha acima do primeiro valor e uma célula à direita da coluna de valores insira a fórmula

que se refere à célula de entrada. Insira outras fórmulas à direita da primeira fórmula, na mesma linha, caso deseje.

3. Selecione o intervalo retangular que contenha a fórmula ou fórmulas e a lista de valores a serem substituídos.

Figura 28 - Tabela de dados

31

Figura 29 - Janela tabela de dados

4. Na caixa Célula de entrada da coluna, inclua a referência de célula para a célula de entrada. 5. Clique em OK.

Exemplo: Criando uma Tabela de Entrada Única

Figura 30 - Tabela de entrada única

a) Calcule o pagamento na célula D2.

b) Selecione o retângulo formado no exemplo através das bordas duplas (A lista de taxas e a fórmula da célula D2)

c) Guia: Dados – Grupo Ferramenta de Dados – Botão Teste de Hipóteses.

d) Célula de entrada de coluna (Somente esta, por isto é chamada de entrada única): B3

e) OK.

f) Restabelecendo valores

Substitua os valores originalmente inseridos em uma linha ou coluna da planilha por novos

valores. A tabela será calculada automaticamente com base nos novos valores. Caso queira

32

acrescentar valores e/ou fórmulas à sua tabela, insira-os no local apropriado e repita as etapas do

preenchimento da tabela orientada por colunas ou linhas, conforme o caso.

Preenchendo uma tabela de duas entradas

Este procedimento origina uma tabela de dados que exibe resultados produzidos por

substituição de duas variáveis de uma fórmula por valores diferentes.

1. Em uma célula insira a fórmula que irá fazer referência aos valores substituídos. A fórmula deverá referir-se às células de duas entradas, diretamente ou referindo-se a outras células

que, por sua vez, fazem referência às células de entrada. As células de entrada são células para as

quais os valores serão substituídos.

2. Começando na célula abaixo da fórmula, insira os valores a serem substituídos em uma das células de entrada. Insira esses valores na mesma coluna onde está localizada a fórmula.

3. Começando na célula à direita da fórmula, insira os valores as serem substituídos na outra célula de entrada. Insira esses valores na mesma linha onde está localizada a fórmula.

4. Selecione o intervalo de células que contém a fórmula, a linha e a coluna de valores. 5. Escolha o comando DADOS/TABELA. 6. Na caixa Célula de entrada da linha, inclua a referência à célula de entrada para a qual deseja

que a linha de valores seja substituída. 7. Na caixa Célula de entrada da coluna, inclua a referência à célula de entrada para a qual deseja

que a coluna de valores seja substituída. 8. Clique em OK.

Preenchendo uma Tabela de 2 Entradas

Figura 31 - Tabela de duas entradas

a) Calcule o pagamento na célula C2.

b) Selecione o Retângulo formado no exemplo através das bordas duplas (A fórmula, a lista e a coluna de valores)

33

c) Guia: Dados – Grupo Ferramenta de Dados – Botão Teste de Hipóteses.

d) Célula de entrada da linha: B4 Célula de entrada da coluna: B3

e) OK.

Funções de procura e referência

Existem algumas funções que trabalham com o conceito de procura de informações e de

referência das mesmas em uma tabela ou matriz. Elas são utilizadas para facilitar a pesquisa,

localização e exibição de valores.

3.5 - Consolidação

A consolidação é utilizada para resumir grandes quantidades de dados inseridos em planilhas

separadas, utilizando-se, para tanto, de algumas funções básicas, como soma e média por exemplo.

Consolidar dados de várias planilhas em uma única planilha

Para resumir e informar os dados de planilhas separadas, você pode consolidar os dados de cada

planilha separada em uma planilha (ou planilha mestre). As planilhas podem estar na mesma pasta

de trabalho que a planilha mestre ou em outras pastas de trabalho. Ao consolidar dados, você pode

atualizá-los e agregá-los com mais facilidade, em intervalos regulares ou ad hoc.

Por exemplo, se tiver uma planilha de valores de despesa de cada um dos escritórios regionais, você

poderá usar uma consolidação de dados para combinar esses valores em uma planilha de despesas

corporativas. Essa planilha principal pode conter totais e médias de vendas, e os produtos mais

vendidos em toda a empresa.

Há duas maneiras principais para consolidar dados:

Consolide por posição Use esse método quando os dados de várias áreas de origem forem organizados na mesma ordem e usarem a mesma linha e rótulos de coluna. Por exemplo, quando você tiver uma série de planilhas de despesas que foram criadas com o mesmo modelo.

Consolide por categoria Use esse método quando os dados de várias áreas de origem foram organizados de forma diferente, mas os mesmos rótulos de linha e coluna foram usados. Por exemplo, você pode usar esse método quando tiver uma série de planilhas de estoque para cada mês com o mesmo layout, mas cada planilha contiver itens diferentes ou um número diferente de itens.

Você pode consolidar dados usando o comando Consolidar (guia Dados, grupo Ferramentas de

Dados). Você também pode consolidar dados usando uma fórmula ou um relatório de Tabela

Dinâmica.

3.5.1- Consolidar dados por posição

1. Em cada planilha que contém os dados que você deseja consolidar, configure os dados seguindo estes procedimentos:

34

Verifique se cada intervalo de dados está no formato de lista: cada coluna tem um rótulo na primeira linha e contém informações semelhantes, e não existem linhas ou colunas em branco dentro da lista.

Coloque cada intervalo em uma planilha separada, mas não insira nenhum intervalo na planilha onde você planeja colocar a consolidação.

Verifique se cada intervalo tem o mesmo layout.

DICA Se você consolidar dados com frequência, isso pode ajudar a basear suas planilhas

em um modelo de planilha que usa um layout consistente.

2. Na planilha mestre, clique na célula superior esquerda da área em que você deseja que os dados consolidados sejam exibidos.

OBSERVAÇÃO Para evitar substituir dados existentes na planilha de destino pelos dados

que você está consolidando, verifique se você deixou células suficientes à esquerda e abaixo

dessa célula para os dados consolidados.

3. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Consolidar.

Figura 32 - Ferramenta de dados

4. Na caixa Função, clique na função de resumo que você deseja que o Microsoft Excel use para consolidar os dados.

5. Se a planilha que contém os dados que você deseja consolidar estiver em outra pasta de trabalho, clique em Procurar para localizar essa pasta de trabalho e clique em OK para fechar a caixa de diálogo Procurar.

O caminho do arquivo é digitado na caixa Referência seguido por um ponto de exclamação.

6. Se a planilha que contém os dados que você deseja consolidar estiver na pasta de trabalho atual, faça o seguinte:

1. Na caixa Referência, clique no botão Recolher Caixa de Diálogo para selecionar os dados na planilha.

2. Clique na planilha que contém os dados que você deseja consolidar, selecione os dados e clique no botão Expandir Caixa de Diálogo.

7. Na caixa de diálogo Consolidar, clique em Adicionar e repita as etapas 6 e 7 para adicionar todos os intervalos desejados.

8. Especifique como deseja atualizar a consolidação, seguindo um destes procedimentos:

35

Para configurar a consolidação de forma a ser atualizada automaticamente quando os dados de origem em outra pasta de trabalho forem alterados, marque a caixa de seleção Criar links para dados de origem.

IMPORTANTE Marque essa caixa de seleção apenas se a planilha que contém os dados

estiver em outra pasta de trabalho. Depois de marcar essa caixa de seleção, não será

mais possível alterar as células e os intervalos que estão inclusos na consolidação.

Para configurar a consolidação para que você possa atualizá-la manualmente, alterando as células e os intervalos inclusos, desmarque a caixa de seleção Criar links para dados de origem.

3.5.2 - Consolidar dados por categoria

1. Em cada planilha que contém os dados que você deseja consolidar, configure os dados seguindo estes procedimentos:

Verifique se cada intervalo de dados está no formato de lista: cada coluna tem um rótulo na primeira linha e contém informações semelhantes, e não existem linhas ou colunas em branco dentro da lista.

Coloque cada intervalo em uma planilha separada, mas não insira nenhum intervalo na planilha onde você planeja colocar a consolidação.

Verifique se cada intervalo tem o mesmo layout.

DICA Se você consolidar dados com frequência, isso poderá ajudar a basear suas

planilhas em um modelo de planilha que usa um layout consistente.

2. Na planilha mestre, clique na célula superior esquerda da área em que você deseja que os dados consolidados sejam exibidos.

OBSERVAÇÃO Para evitar substituir dados existentes na planilha de destino pelos dados

que você está consolidando, verifique se você deixou células suficientes à esquerda e abaixo

dessa célula para os dados consolidados.

3. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Consolidar.

Figura 33 - Consolidar

4. Na caixa Função, clique na função de resumo que você deseja que o Excel utilize para consolidar os dados.

5. Se a planilha for outra pasta de trabalho, clique em Procurar para localizar o arquivo e, em seguida, clique em OK para fechar a caixa de diálogo Procurar.

36

O caminho do arquivo é digitado na caixa Referência seguido por um ponto de exclamação.

6. Se a planilha estiver na pasta de trabalho, faça o seguinte:

1. Clique no botão de referência à direita da caixa Referência, para abrir a caixa de diálogo Consolidar - Referência.

2. Abra a planilha que contém os dados que você deseja consolidar, selecione os dados e clique no botão à direita da caixa.

7. Na caixa de diálogo Consolidar, clique em Adicionar e repita as etapas 6 e 7 para adicionar todos os intervalos desejados.

8. Decida como deseja atualizar a consolidação. Siga um destes procedimentos:

Para configurar a consolidação para que ela se atualize automaticamente quando os dados de origem forem alterados, marque a caixa de seleção Criar links para dados de origem.

IMPORTANTE Você pode marcar apenas essa caixa de seleção se a planilha estiver em

outra pasta de trabalho. Depois de marcar essa caixa de seleção, não será mais possível

alterar as células e os intervalos que estão inclusos na consolidação.

Para configurar a consolidação para que você possa atualizá-la manualmente, alterando as células e os intervalos inclusos, desmarque a caixa de seleção Criar links para dados de origem.

9. Marque as caixas de seleção em Usar rótulos em que indiquem onde o rótulos estão localizados nos intervalos de origem: a Linha superior, a Coluna à esquerda ou ambas.

OBSERVAÇÕES

Os rótulos que não corresponderem aos rótulos nas outras áreas resultarão em linhas ou colunas separadas na consolidação.

Verifique se qualquer categoria que não deve ser consolidada tem rótulos exclusivos e presentes somente em um intervalo de origem.

Início da página

3.5.3 - Outras formas de consolidar dados

Além de consolidar dados por posição ou categoria, você também pode consolidar dados usando

fórmulas ou relatórios de Tabela Dinâmica.

Use uma fórmula para consolidar dados

1. Na planilha principal, copie ou insira os rótulos da coluna ou da linha que você deseja para os dados consolidados.

2. Clique em uma célula que você deseja que contenha os dados consolidados.

37

3. Digite uma fórmula que inclua uma referência de célula às células de origem em cada planilha ou uma referência de 3-D que contenha dados que deseja consolidar. Com relação às referência de célula, execute um dos procedimentos a seguir:

Se os dados a serem consolidados estiverem em células diferente em outras planilhas

Digite uma fórmula com as referências da célula a outras planilhas, um para cada planilha separada. Por exemplo, para consolidar dados das planilhas chamadas Vendas (na célula B4), RH (na célula F5) e Marketing (na célula B9), na célula A2 da planilha principal, você deve digitar o seguinte:

Figura 34 - Exemplo consolidação de dados em células diferentes

Dica Para inserir uma referência de célula, como Vendas3!B4, em uma fórmula sem digitar,

digite a fórmula até o ponto onde você precisa da referência, clique na guia da planilha e, em

seguida, clique na célula.

Se os dados a serem consolidados estiverem na mesma célula em outras planilhas

Digite uma fórmula com uma referência 3-D que usa uma referência a um intervalo de nomes de planilha. Por exemplo, para consolidar dados nas células A2 de Vendas por meio de Marketing inclusive, na célula A2 da planilha principal, você deve digitar o seguinte:

Figura 35 - Exemplo consolidação de dados na mesma célula

OBSERVAÇÃO: Se a pasta de trabalho estiver definida para calcular automaticamente as fórmulas,

um consolidação por fórmula sempre é atualizada automaticamente quando os dados em planilhas

separadas é alterado.

Trabalhando em grupo

O recurso de grupo consiste em poder trabalhar com uma planilha sendo que as suas

alterações irão afetar diretamente todas as outras planilhas que estejam em seu grupo. Com isso,

economizamos tempo de digitação, padronizamos as planilhas e facilitamos muitas tarefas rotineiras

na confecção das mesmas.

38

Ativando o modo grupo

1. Selecione as planilhas que farão parte do grupo utilizando a tecla CTRL. Pronto! Qualquer modificação em uma planilha irá afetar diretamente todas as outras. Experimente!

Desativando o modo grupo

2. Segure a tecla SHIFT e clique na planilha ativa ou clique em uma planilha que não esteja incluída no grupo.

3.5.4 -Consolidando dados identicamente posicionados

1. Selecione a área de destino que deverá conter os dados consolidados. 2. Escolha a guia Dados, grupo Ferramentas de Dados, botão Consolidar.

Figura 36 - Botão Consolidar

Botão Consolidar

39

Figura 37 - Janela Consolidação de dados

3. Selecione a função a ser usada para consolidar as áreas de origem (a função SOMA é a padrão). 4. Na caixa Referência, insira uma referência á área de origem a ser consolidada.

Você poderá também selecionar a área de origem com o mouse em planilhas abertas para inserir a

referência. Alternativamente, pode ser usado o menu Janela para ativar qualquer planilha aberta que

seja necessária. Se você precisar mover a caixa de diálogo para fora da tela, lembre-se de arrastá-la

pela barra de título.

Será também possível incluir referências quaisquer planilhas não abertas usando o botão

“Procurar” no qual você poderá localizar o arquivo desejado. Os nomes de arquivo e caminho

completos serão, então, inseridos na caixa Referência. Você deverá, em seguida, inserir uma referência

de célula ou intervalo, ou um nome, para completar a referência de consolidação.

5. Clique no botão Adicionar. 6. Repita as etapas 4 e 5 para todas as áreas de origem a serem consolidadas. 7. Para excluir uma referência clique no botão Excluir. 8. Clique em OK. Criando vínculos para a fonte de dados

Caso seja ativada a caixa de verificação Criar vínculos aos dados fonte antes da

confirmação da consolidação de dados, o Excel criará vínculos entre a(s) área(s) de origem e a área de

destino quando da consolidação de dados, de modo que a área de destino seja automaticamente

atualizada sempre que os dados de origem forem alterados.

O Excel cria, também, uma fórmula de vínculo para todas as células e insere linhas ou

colunas na área de destino para conterem as fórmulas de vínculo para cada porção dos dados de

40

origem. A área de destino é, então, classificada em tópicos com fórmulas de vínculo colocadas em

linhas ou colunas subordinadas a posições ou categorias na área de destino.

Adicionando uma área de origem a uma consolidação já existente

1. Selecione a área de destino atual. 2. Escolha a guia Dados, grupo Ferramentas de Dados, botão Consolidar. 3. Mova até a caixa Referência e defina uma nova referência. 4. Clique no botão Adicionar. 5. Clique em OK.

Removendo uma área de origem de uma consolidação

1. Escolha a guia Dados, grupo Ferramentas de Dados, botão Consolidar. 2. Na caixa Todas as referências, selecione a área de origem a ser removida. 3. Clique no botão Excluir. 4. Clique em OK.

3.6 - Cenários

Um cenário é um conjunto de células, contíguas ou não, que são utilizados para substituir

conjuntos de valores em lugares determinados de uma planilha. A finalidade da utilização dos

cenários é o teste de várias hipóteses sobre um conjunto de dados.

Criando um cenário: Selecione: Guia Dados, grupo, Ferramentas de Dados, botão Teste de hipóteses, opção Gerenciador

de Cenários.

41

Figura 38 - Janela Gerenciador de cenários

Figura 39 - Janela Adiciona cenário

Digite o nome do cenário na caixa apropriada. Em seguida, clique na caixa “Células Variáveis”

e escolha as células que farão parte do cenário. Para escolher células não-contíguas, mantenha

<CTRL> pressionado enquanto seleciona as células. Ao concluir a seleção, você pode escolher se o

cenário poderá ou não ser alterado (opção Evitar alterações) ou se o cenário aparecerá ou não na

caixa de diálogo “Editar Cenário” (opção Ocultar Cenário). As duas opções mencionadas só têm efeito

quando a planilha estiver protegida (Ferramentas / Proteger / Planilha).

Mostrando um Cenário: Selecione Guia Dados, grupo Ferramentas de Dados, botão Teste de hipóteses, opção Gerenciador

de Cenários. Selecione o cenário a ser mostrado.

Clique em “Mostrar”.

Dica: Ao mostrar um cenário, os valores existentes na planilha são sobrepostos. Caso queira guardá-

los, crie um novo cenário contendo os mesmos, para posterior recuperação.

Resumindo Cenários: Esta opção faz um resumo, aplicando todos os cenários no problema e mostrando quais os

valores de resultado para cada um dos cenários existentes.

Selecione Guia Dados, grupo, Ferramentas de Dados, botão Teste de hipóteses, opção Gerenciador

de Cenários.

Clique em “Resumir”.

42

Indique as células de resultado. As células de resultado são aquelas cujo valor varia quando

alternamos entre os diferentes cenários.

Um relatório será mostrado, com todos os cenários e os valores das células de resultado para

cada um.

Mesclando Cenários: Esta opção reúne cenários de diferentes planilhas. Crie cenário em diferentes planilhas. Selecione uma das planilhas que contém cenários. Selecione Guia Dados, grupo, Ferramentas de Dados, botão Teste de hipóteses, opção Gerenciador de Cenários. Clique em “Mesclar”. Selecione uma outra planilha que também contenha cenários. Clique em Ok. Os cenários da planilha selecionada serão adicionados aos da planilha atual.

UNIDADE 4 – TABELA

4.1 - Tabela Dinâmica

As Tabelas Dinâmicas trabalham sobre Bancos de Dados do Excel. Como já foi visto, os Bancos de Dados são seleções e faixas nomeadas compostas de colunas justapostas, com a primeira linha representando os títulos de cada coluna. Para criar uma tabela dinâmica, primeiramente crie o banco de dados no formato acima descrito, selecione-o, incluindo os nomes dos campos. Na Guia Inserir, Grupo Tabelas, clique no botão tabela dinâmica e opte pelo comando Tabela Dinâmica conforme figura a seguir:

43

Figura 40 - Botão Janela dinâmica

Selecionando uma fonte de dados Caso os seus dados sejam locais, uma planilha no Excel, clique no Botão Recolher Caixa de Diálogo e selecione o intervalo da planilha da qual deseja fazer o relatório de tabela dinâmica. Se os dados forem externos, como um arquivo texto ou um banco de dados, como do Microsoft Access, clique em Usar uma fonte de dados externa e selecione a pasta e em seguida o arquivo desejado.

Botão Tabela

Dinâmica

44

Figura 41 - Criando Janela dinâmica.

4.1.1 - Criando o Layout da Tabela Dinâmica

Figura 42 - Tabela dinâmica

Selecione o campo e

escolha sua posição

arrastando-os entre

os campos.

45

Analisando dados de um banco de dados externo

O procedimento é idêntico à importação de bancos de dados relacionais, vista na Unidade II (Gerenciamento avançado de arquivos). Uma vez selecionada a fonte de dados, as tabelas e os campos, bem como os filtros necessários e a ordenação (vide Unidade II) clique em Avançar. Deste ponto em diante, os procedimentos para análise de dados externos e do próprio Excel serão idênticos. Uma vez definida a região que contém o banco, clique em Avançar. A seguinte tela aparecerá: Configurando o Layout da Tabela Dinâmica

Para ficar na área de dados, este campo precisa de uma função de resumo, como Soma, Média, ou Número de Ocorrências. O Excel escolhe por padrão a função Soma, mas esta função pode ser alterada clicando-se na seta da caixa drop-down localizado à direita do nome do campo que foi calculado.

Figura 43 - Janela Configurações do Campo de Valor

Clique em Ok, depois em Ok, na tela de layout, depois em Concluir no assistente. Pronto, a tabela

dinâmica será mostrada:

Visualizando a Tabela Dinâmica

46

Figura 44 - Inserindo mais uma linha na tabela

Figura 45 - Menu Design

Note que ela permite selecionar valores dos campos dinamicamente (daí o nome) omitindo-os se

necessários, e o Excel altera as consolidações de linhas e colunas de acordo:

47

Figura 46 - Filtro da tabela dinâmica

4.2 - Gráfico Dinâmico

Caso deseje visualizar os dados da tabela dinâmica sob a forma de um gráfico, clique no ícone de

Gráfico dinâmico . Um gráfico dinâmico será gerado e a barra de ferramentas Gráfico Dinâmico

será mostrada, permitindo configurar vários itens do gráfico, como forma, cores, legendas, etc.

48

Figura 47 - Gráfico dinâmico

Figura 48 - Janela para criar gráfico e tabela dinâmica

49

Figura 49 - Tabela e gráfico dinâmico

4.3 - Macros

Definição

Uma macro é um conjunto de comandos gravados em uma planilha Excel. As macros são gravadas na pasta de trabalho ativa, numa pasta de trabalho nova ou numa pasta chamada PESSOAL que irá conter todas as macros pessoais. Esta última permanece sempre à disposição do usuário quando este se encontra dentro do Excel. Esta janela ficará oculta.

Automatizando Tarefas Repetitivas

No Excel, as tarefas que são executadas com maior frequência podem ser automatizadas,

por meio das macros. As tarefas em uma macro são previamente gravadas, como a música em um

toca-fitas. Após a gravação de uma macro, ela pode ser reproduzida no Excel, da mesma forma que o

toca-fitas reproduz a música.

Ativando a Guia Desenvolvedor para trabalhar macros

Se a guia Desenvolvedor não estiver sendo exibida, faça o seguinte para exibi-la:

Clique em Arquivo e, em seguida, clique em Opções.

50

Figura 50 - Habilitar aba Desenvolvedor

Na categoria Personalizar Faixa de Opções, em Habilitar a opção DESENVOLVEDORA.

Figura 51 - Aba desenvolvedor

Figura 52 - Macros

51

Como gravar uma macro.

1. Clique na Guia Desenvolvedor, Grupo Código, botão Gravar Macro. 2. Aparecerá a seguinte tela:

Figura 53 - Janela Gravar macro

3. Digite o nome da macro na caixa “Nome da Macro” conforme indicado acima. 4. Digite, também, uma tecla de atalho. Uma tecla de atalho é uma maneira rápida de executar a macro, através de uma combinação de teclas. No exemplo acima, a combinação de teclas <ctrl>+<shift>-F foi utilizada como atalho. As combinações de teclas aceitas para atalho são <ctrl>-letra para minúsculas e <ctrl>-<shift>-letra para minúsculas. 5. Na caixa “Armazenar macro em” selecione a pasta de trabalho que deverá conter a macro. 6. No campo “Descrição”, digite um texto descritivo para a macro. A descrição “Macro gravada em ...” é fornecida como padrão. 7. Clique em Ok. 8. Agora selecione algumas células, conforme indicado abaixo:

O botão ( ) pára a gravação de macros. Já o botão torna a seleção uma referência relativa de célula. Isto quer dizer que a macro, quando for executada, selecionará as células pela sua posição relativa e não de maneira absoluta. Para ativar a referência relativa, basta clicar no botão correspondente na barra de ferramentas. Botões associados a macros

Há várias maneiras de executar macros no Excel. Uma já foi vista, que é a configuração de

teclas de atalho. Outras formas estão disponíveis, e também facilitam sobremaneira a execução dos

macros, tornando a sua localização e ativação um processo mais claro e intuitivo para o usuário da

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planilha eletrônica. A associação de macros a botões de comando é uma forma muito utilizada, por

sua clareza e praticidade.

4.3.1 - Criando Formulários Personalizados

Uma planilha pode ser decorada com controles adicionais, que facilitam a sua visualização e

utilização. Ela pode se tornar, assim, um formulário personalizado, no qual o usuário pode efetuar

várias operações, como entrada e visualização de dados.

Os controles podem ser adicionados à planilha de duas maneiras: Por meio da barra de ferramentas Formulários ou da Caixa de Ferramentas de Controle. A diferença é que a caixa de ferramentas de controle contém controles que se utilizam da tecnologia ActiveX, que é um padrão utilizado pela Microsoft para a programação de componentes, e possuem muito mais recursos de personalização, como por exemplo, o menu de Propriedades. O menu Propriedades de um controle ActiveX pode alterar, por exemplo, o ícone do cursor quando o mesmo está sobre o controle. Você também pode associar determinadas ações a módulos de programa em linguagem Visual Basic.

Figura 54 - Botões para criar um formulário

Associando um Botão de Formulário a uma macro Não está no escopo deste curso a programação de controles, mas é importante mencionar um

controle específico – o botão de comando – que pode ser associado à execução de uma macro. Para

fazê-lo, siga os seguintes passos:

1. Na Guia Desenvolvedor, no Grupo Controles, Clique no botão Inserir, apresentado na figura acima. 2. Clique no ícone e depois clique em um ponto da planilha. O Excel cria um botão neste ponto. Se você segurar o botão do mouse após clicar na planilha, poderá dimensionar o botão ao mesmo tempo em que o cria. Após a criação do botão, o Excel adiciona automaticamente uma caixa de diálogo que permite associar o botão recém criado a uma macro existente, ou gravar uma nova macro e associá-la ao botão.

Botão (controle

de formulário)

Botão de Comando (ActiveX)

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3. Associe o botão a uma macro existente clicando sobre o seu nome na lista. Caso não haja macros, grave uma utilizando a opção “Gravar...” e grave uma macro como descrito anteriormente. Neste caso, após a gravação, a macro gravada já é imediatamente atribuída ao clique do botão. 4. Clique em Ok.

Figura 55 - Janela Macro

4.3.2 - Associando um Botão ActiveX a uma Macro

Os botões ActiveX são importantes porque permitem uma série de personalizações não disponíveis

em um botão de formulário. Para associar um botão ActiveX a uma macro, siga os seguintes passos:

Observação: Neste caso, o Excel não apresentará automaticamente um diálogo de associação de botão

a macro. Você deverá fazê-lo clicando com o botão direito do mouse sobre o botão recém criado, e

selecionar a opção “Exibir Código”.

Dica: Caso o menu de contexto não apareça quando você clicar com o botão direito do mouse, é

provável que o controle não esteja no modo estrutura. Neste caso, clique no ícone Modo de Design, e

após isso selecione o menu de contexto como indicado.

54

Figura 56 - Ativar botão modo design

O Excel abrirá o editor do Visual Basic e colocará o cursor em um determinado ponto de um

programa. Apenas digite a seguinte linha de programa, e salve clicando no ícone :

Application.Run(“Minha_Macro”) O nome Minha_Macro obviamente será alterado de modo a corresponder ao nome da macro a ser

executada.

5. Após salvar, retorne ao Excel e clique no botão Modo de Design para sair do modo Estrutura.

Clique no botão ActiveX e você verá a macro sendo executada.

Por que criar macros em botões ActiveX?

Você dispõe de muito mais opções do que teria se utilizasse os botões de formulário. A caixa

de diálogo Propriedades (Menu de contexto) permite, entre outras coisas, configurar um cursor

diferente para o mouse, quando estiver sobre o botão, ou pode definir que o texto (título) do botão

será quebrado automaticamente ao se redimensionar o botão. Tais propriedades não definíveis em

botões de formulário.

4.3.3 - Executando uma macro

Figura 57 - Executando uma Macro

O nome da macro é precedido pelo nome da folha de macro que a contém e por um ponto de exclamação. Exemplo: EMPRESA!Financeiro. Onde: EMPRESA!: É o nome da planilha que está no disco. Financeiro: É o nome da macro que está dentro da planilha.

Botão Modo de Design ativado: É

permitido alterar as propriedades do

botão. Desativado, o botão pode ser

clicado para funcionamento.

Clique em

Macros

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Atribuindo uma macro a um botão na barra de ferramentas de acesso rápido

Clique em Arquivo e em seguida, opções. Clique na categoria Personalizar Faixa de Opções. No item Escolher comando em: Escolha Macros (conforme figura a seguir).

Figura 58 - Janela Opções do Excel

Excluindo uma macro

1. Na guia Desenvolvedor, grupo Código, clique no botão Macros. 2. Clique na macro que será excluída. 3. Clique no botão Excluir. 4. Clique em OK.

1-Escolha

Macros

2- Procure

a Macro

desejada

3-Adicione

4- Modifique

o desenho

do botão

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UNIDADE 5 – LAYOUT

5.1 – Montando Layout

Este capítulo não faz parte da ementa do curso e serve de curiosidade para explorar um pouco mais os recursos dos botões de controles (formulários no Excel). Siga o mini-tutorial apresentado.

Figura 59 - Botões de controles

Usando esse botões apresentados na figura anterior podemos criar vários formulários, segue um

modelo para exemplo, refaça no seu computador.

1º Criar banco de dados na Plan1 e renomear para BANCO DE DADOS como mostra o modelo a

seguir.

57

Figura 60 - Exemplo Layout

2º Renomear a Plan2 para CONSULTA PRODUTOS e digitar os índices a seguir como mostra o

exemplo, atenção para o estilo da formatação:

Figura 61 - Continuação exemplo Layout

3º Alinhar os índices da primeira coluna para o alinhamento a direita, como mostra o exemplo

abaixo:

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Figura 62 - Alinhar elementos a direita

4º Alterar a altura das linhas para 18, clicando no menu PÁGINA INICIA -> FORMATAR -> ALTURA DA LINHA -> ALTURA. 5º EXIBIR A BARRA DE FERRAMENTAS Formulários. MENU Desenvolvedor -> Inserir -> Escolha uma ferramenta

Figura 63 - Caixa de Ferramentas Formulários

Desenhar os controles como mostra o exemplo a seguir:

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Figura 64 - Inserir botões do formulário

5.2 - Automatização

6º Clicar com o botão direito do mouse sobre o primeiro controle – Caixa de combinação e ir a opção

FORMATAR CONTROLE.

Figura 65 - Formatar controle

Caixa de combinação

Barra de rolagem

Botão de rotação

Botão de rotação

60

- Intervalo de entrada: SELECIONAR OS PRODUTOS NA TABELA BANCO DE DADOS;

- Vínculo da Célula: Escolher um campo para o índice da tabela, neste exemplo escolherá a célula E3;

Figura 66 - Vínculo da célula

6º Para que o preço dos produtos seja exibido ao selecionar um na lista deve-se utilizar a fórmula

INDICE () que faz a busca no banco de dados sem o uso de códigos no banco.

Figura 67 - Função Índice

SINTAXE DA FÓRMULA: =índice (Selecionar o banco de dados; selecionar o índice da tabela (B3);

digitar o nº da coluna onde se encontra os preços).

Ao selecionar um

produto na lista o

índice indicado na

célula F3 será alterado

automaticamente.

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7º Para a quantidade aplicaremos no botão de controle giratório os seguintes dados:

CLICAR COM BOTÃO DIREITO -> FORMATAR CONTROLE

Figura 68 - Formatar Controle do Botão de rotação

8º No preço total será aplicada a formula simples para multiplicação. A sintaxe será:

=PREÇO UNIT. * QUANTIDADE

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Figura 69 - Cálculo do preço total

9º Para o campo % DE ENTRADA utilizar o controle barra de rolagem, este processo é análogo ao

campo QUANTIDADE como mostra o exemplo abaixo:

Figura 70 - Formatar Objeto do Barra de Rolagem

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10º Para o campo VALOR DE A ENTRADA utilizar a função:

=PREÇO TOTAL * % DE ENTRADA / 100

Figura 71 - Cálculo valor de entrada

11º no campo QUANTIDADE DE PARCELAS aplicar os mesmos recursos do controle giratório

utilizando no campo QUANTIDADE. Neste caso, o controle deverá iniciar em 1, alteração incremental

de 1 em 1 até 12, ou seja, a compra deverá ser dividida em até 12 vezes sem juros, veja:

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Figura 72 - Formatar Controle do Botão de rotação

12º VALOR DA PARCELA A função para o campo VALOR DA PARCELA deverá ser aplicada da seguinte forma: = (PREÇO TOTAL – VALOR DA ENTRADA) / QUANT. DE PARCELAS

Veja como ficará na função:

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Figura 73 - Cálculo valor da parcela

Pronto! Agora é só praticar os recursos aprendidos.