12 fungsi pengawasan
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
PENGAWASAN DALAM MANAJEMEN
Pengertian Pengawasan
Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. (Schermerhorn,2002)
Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . the process of ensuring that actual activities conform the planned activities. (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)
Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable / unsure (manusia, peralatan, mesin, organisasi) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen.
Pengawasan diperlukan untuk mengetahui apakah pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah digariskan atau ditetapkan.
Beberapa Istilah Asing mengenai Pengawasan
Controlling (Pengendalian)Evaluating (Evaluasi)Appraising (Menilai)Correcting (Mengoreksi)
Beberapa Gejala yang memerlukan Pengawasan
Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya
Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)
Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya)
Berkurangnya kas perusahaan Banyaknya pegawai atau pekerja yang
menganggurTidak terorganisasinya setiap pekerjaan
dengan baikBiaya yang melebihi anggaranAdanya penghamburan dan inefisiensi
Tahapan dalam Proses Pengawasan
Proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu:1.penetapan standar pelaksanaan2.penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;3.pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;4.pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan5.pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan
Prinsip Pengawasan
1. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus diselesaikan oleh staf.
2. Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
3. Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.
Manfaat Pengawasan 1.Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, pakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.2.Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.3.Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.4.Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.5.Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau diberikan pelatihan lanjutan.
Obyek Pengawasan
Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek yang perlu dijadikan sasaran pengawasan.1.Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini bersifat fisik.2.Keuangan3.Pelaksanaan program dilapangan4.Obyek yang bersifat strategis5.Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.
Cara-cara Pengawasan
Supaya pengawasan yang dilakukan dapat efektif, maka haruslah terkumpul data-data dan fakta-fakta yang bersangkutan. Beberapa cara mengumpulkan fakta tersebut diantaranya;:1.Peninjauan Pribadi. Dalam hal ini pemimpin mengadakan peninjauan (melihat sendiri) kegiatan yang dilakukan oleh bawahannya. 2.Interview atau Laporan lisan. Ketika bawahan melaporkan hasil kerjanya, pemimpin langsung menanyakan sendiri apa yang ingin diketahuinya. 3.Laporan tertulis. Disini pemimpin bisa melihat laporan pertanggungjawaban hasil kerja bawahannya. 4.Control by Exception, Laporan dan pengawasan kepada hal-hal yang bersifat istimewa, misalnya ketika terjadi kekeliruan atau ketidakwajaran dsb.
Proses Pengawasan
Tidak
Ya
Penilaian Kinerja
Pengambilan Tindakan Koreksi dan Melakukan
evaluasi ulang atas Standar yang telah
ditetapkan
Apakah Kinerja yang
dicapai sesuai dengan
Standar ?
Penentuan Standard dan
Metode Penilaian Kinerja
Tujuan Tercapai
Umpan Balik
Pengawasan berdasarkan Proses Kegiatan
Feedforward ControlsMemastikan bahwa
petunjuk yang jelas dan faktor input yang
ditetapkan telah tersedia
Concurrent ControlsMemastikan bahwa segala
proses dan perangkat penunjang berjalan
sebagaimana mestinya
Postaction ControlsMemastikan bahwa
output yang dihasilkan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
Awal Proses Akhir
Beberapa faktor yang terkait dengan Pengawasan dalam Bidang
SDM
Penerapan Employee Discipline System (Sistem disiplin pegawai)
Adanya Career Path (jalur karir)Pemahaman Manajer atas Motivasi,
Kepuasan, serta Gaya Kepemimpinan yang diterapkan
Pengawasan di Bagian Informasi
Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi
Penerapan Sistem Informasi Manajemen
Pengawasan di Bagian Keuangan
Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Manajemen Kas (Cash Management)Pengelolaan Biaya (Cost Control)
Pengawasan di Bagian Pemasaran
Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar Potensial
Survey atas Perilaku Konsumen dan berbagai Faktor yang terkait dengan Konsumen
Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan Bauran Pemasaran yang dilakukan
Pengawasan di Bagian Produksi/Operasi
Evaluasi atas Plant LocationEvaluasi atas Plant Lay-outEvaluasi atas Production Process and
ScheduleEvaluasi atas Product Distribution
S O P(Standard Operating Procedures)
SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan.
SOP sebagai suatu dokumen/instrumen memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisisen berdasarkan suatu standar yang sudah baku. Hal ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa proses pelayanan di seluruh unit kerja dapat terkendali dan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.