FORMAT ISIAN PENYUSUNAN PROFIL PENGELOLAAN OBAT PUBLIK DAN PERBEKALAN KESEHATAN TAHUN 2011 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Instalasi Farmasi Provinsi/ Kab./Kota :.. .. 2. Alamat dan No. Telp./No. Fax. 3. Nama Penanggungjawab 4. Pendidikan 5. Status IFK : ........................ : ...... : ...... : UPTD/Seksi Farmasi.

I. Struktur Organisasi No a b c d

: Struktur Organisasi Keterangan

Subdin Seksi UPTD.. Lain-Lain..

a. Apa peran dan fungsi Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dalam Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan di Kabupaten/Kota? (lihat tupoksi kadinkes) b. Apa peran dan fungsi IFK dalam pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota (lihat tupoksi Ka IFk .) No. 1 FUNGSI Menetapkan daftar Obat dari daftar DOEN untuk diadakan, digunakan dan disediakan di unit PKD kabupaten/Kota Merumuskan usulan Anggaran Obat untuk belanja obat untuk PKD di Kabupaten/Kota Merumuskan jumlah kebutuhan obat, dengan menggunakan daftar obat diatas untuk disediakan melalui pengadaan Merumuskan persyaratan teknis obat yang akan disediakan di kabupaten/kota melalui prosedur pengadaan Melaksanakan pengadaan obat, untuk pelayanan pengobatan dasar di Kabupaten/Kota Menyimpan dan menjaga mutu obat, yang akan didistribusikan ke unit PKD di Ada Tidak ada Nama Jabatan P.Jawab langsung

2 3

4

5

6

No. Kabupaten/Kota

FUNGSI

Ada

Tidak ada

Nama Jabatan P.Jawab langsung

7. Memastikan tersedianya obat, untuk PKD di unit PKD melalui pelayanan distribusi yang merata dan teratur 8. Memastikan Penggunaan Obat, dilaksanakan sesuai dengan Pedoman pengobatan yang berlaku di unit PKD Membina dan mengawasi pengelolaan obat, di unit Pelayanan Kesehatan Dasar Membina dan mengawasi pelayanan pemberian obat dan informasi obat ke pasien Membina dan mengawasi sistem Pencatatan dan pelaporan Obat, dapat berfungsi dengan baik dan sesuai dengan pedoman yang ada

9. 10. 11.

II.

Jumlah tenaga

No 1 2 3 4 5 6

Pendidikan Apoteker S1 Farmasi Sarjana Kesehatan lainnya D-3 Farmasi SMF / AA Sarjana Non-Kesehatan

Jumlah

Pelatihan yg. Telah diikuti

III.

Kegiatan IFK dalam peningkatan SDM di Puskesmas

No 1 2 3

Kegiatan Pertemuan Pelatihan Monitoring & Evaluasi

Ya

Frekwensi

Tidak

Keterangan

IV.

Sarana dan Prasarana

No A 1 2 3 B 1 2 3 4 C 1 2 D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Sarana dan Prasarana Gedung : Luas tanah Status Gedung Kondisi bangunan Pengamanan : Alarm Tralis Pagar Pemadam kebakaran Transportasi Kenderaan roda 4 Kenderaan roda 2 Perlengkapan dan Penyimpanan Rak Pallet Lemari obat Lemari Narkotika & OKT Lemari Vaksin/ Cold Chain Lemari es Kereta dorong Air Conditioner (AC) Exhaust Fan Kipas Angin Termometer ruangan Hand-forklift Generator Tangga Troley Pompa air

Kondisi saat ini

Kebutuhan

Keterangan

Milik sendiri /Sewa

No E. 1 2 3 F. 1 2

Sarana dan Prasarana Pengolahan Data Komputer / Lap top Soft-ware Printer Peralatan Komunikasi Telepon Faksimile

Kondisi saat ini

Kebutuhan

Keterangan

V.

Sumber Anggaran Pengadaan Obat :

No

SUMBER

Usulan 2010

Realisasi Usulan 2010 2011

Realisasi 2011

1 2 3 4 5 6 7 8 9

APBD II (DAU) APBD I ASKES Buffer Stok Kab/Kota (DAK) Program TB Program KIA Program Malaria Program Gizi Program lain..

a. Bagaimana proses usulan anggaran belanja obat untuk PKD tersebut mulai dari draft hingga tercapainya persetujuan alokasi anggarannya ? Siapa yang mengusulkan alokasi anggaran belanja obat untuk PKD di kab/kota yang bersumber dari APBD maupun yang tidak bersumber dari APBD Kab/kota ?

c. Apakah anggaran operasional untuk pengelolaan obat disediakan oleh Pemda ? ya tidak

Berapa persen (%), bila dibanding dengan anggaran pengadaan obat :

d. Berapa rata-rata anggaran pemakaian obat setiap bulan dalam tahun 2011 ( pemakaian rata-rata per bulan x harga obat ) = Rp. ............................................................................................................ e . Anggaran obat ( data tahun lalu )No. JENIS APBN Sumber Pembiayaan APBD I APBD II Total Lain-Lain

1 Anggaran Pengadaan obat 2 Anggaran Rutin Pengelolaan obat Total

f . Penggunaan biaya operasional diperuntukkan , antara lain : ...

VI.

SARANA KESEHATAN DI KAB/KOTA

No 1 2 3 4 5 6

URAIAN Jumlah Kecamatan Jumlah Unit Pelayanan Kesehatan Jumlah Unit Pelayanan Kesehatan dengan perawatan Jumlah Unit Pelayanan Kesehatan Pembantu (Pustu) Jumlah Poilindes Jumlah Rumah sakit Pemerintah

Jumlah sarana

Keterangan

7 8 9 10 11

Jumlah Rumah sakit swasta Jumlah Apotek Jumlah Toko obat Jumlah PBF Jumlah Industri Farmasi

VII.

JUMLAH KUNJUNGAN KE UPK DI KAB/KOTA

No 1 2 3

URAIAN Jumlah Penduduk miskin Jumlah Kunjungan di UPK Jumlah Kunjungan berobat di UPK

Jumlah 2 tahun lalu (Th.)

Jumlah 1 tahun lalu (Th.......)

VIII.

SEPULUH ( 10 ) PENYAKIT TERBANYAK YANG DILAPORKAN

NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

2 tahun lalu (Th..

Penyakit yang dilaporkan dalam LB1 Jumlah kasus 1 tahun lalu (Th

jumlah kasus

IX. Perencanaan

a. Kebutuhan Obat PKD

1. Apakah kegiatan proses perencanaan kebutuhan obat untuk PKD dilakukan secara periodik dengan jadwal yang tertentu ? kalau ya dilakukan setiap bulan . Dan kalau tidak, kapan proses perencanaan kebutuhan obat dilakukan, ... ........................................................................................................................................

2. Unit organisasi mana sajakah yang terlibat dalam perencanaan untuk pengadaan obat PKD di Kab/kota .... .......................................................................................................................................

3. Ketentuan atau pedoman apa saja yang dijadikan acuan dalam proses perencanaan kebutuhan obat PKD ? ...... .....................................................................................................................................

4. Apa masalah dan kendala utama yang dihadapi dalam merumuskan rencana dan perkiraan kebutuhan obat PKD ? ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ...........................................................................................................................................

b. Kebutuhan Obat Program 1. Siapa yang bertanggungjawab untuk mengkoordinir kegiatan pengelolaan obat program di kab/kota ? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ....

2. Unit organisasi mana sajakah yang terlibat dalam perencanaan untuk pengadaan obat program di kab/kota ? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ....

3. Apakah kegiatan proses perencanaan kebutuhan obat program dilakukan secara periodik dengan jadwal yang tertentu ?, bila ya, dilakukan setiap bulan Dan bila tidak, kapan proses perencanaan kebutuhan obat program dilakukan ? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ....

4. Ketentuan atau pedoman apa yang digunakan untuk membuat perencanaan kebutuhan obat program ? ........................................................................................................................ ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .....................

5. Apa masaalah dan kendala utama yang dihadapi dalam merumuskan rencana dan perkiraan kebutuhan obat program ? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ....

c. Tim Perencanaan Obat Terpadu (TPOT)

1. Apakah telah terbentuk Tim Perencanaan Obat Terpadu (TPOT).ya/tidak, bila ya ditetapkan tahun. 2 Dalam operasionalnya, apakah Tim Perencanaan Obat Terpadu (TPOT) masih aktif sampai sekarang, .ya / tidak,

bila ya, kegiatan apa saja yang dilakukan : No 1 2 3 4 5 6 Kegiatan Perencanaan Pengadaan Penyimpanan Pendistribusian Pengendalian Penggunaan Pencatatan & Pelaporan Ya Tidak Keterangan

7

Monitoring & Evaluasi

X. PENGADAAN

1.

Peraturan dan ketentuan mana yang digunakan oleh Dinas Kesehatan untuk melaksanakan pengadaan obat di Kab/Kota ? .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .......................................................................................................

2. Berapa jumlah seluruh pemasok yang ada di kab/Kota ? .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ........................................................................................................ 3. Apakah dilakukan audit atas pelaksanaan pengadaan obat di kab/kota ? .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................... 4. Apa masalah dan kendala utama dalam hal pengadaan obat di kab/kota ? .................................................................................................................. .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ......................................................................................................................

XI. PENERIMAAN BARANG

1. Dalam pencatatan penerimaan barang, apakah No.batch dan tanggal kedaluwarsa setiap produk dicatat di dokumen bukti penerimaan barang ? ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ....................................... Bagaimana IFK memastikan bahwa persyaratan teknis barang dipenuhi oleh pemasok ? Dokumen CoAApakah semua batc dalam CoA sesuai dg produk yang diterima

Label&penandaan apakah semua penandaan dan label sesuai dg persyaratan

Isi dan ukuran kemasan.apakah semua kemasan memenuhi persyaratan ukuran dan isi kemasan

Sampling pemeriksaan fisikdilaksanakan sampling pada seluruh item atau tidak

Sampling uji laboratorium.jumlah item yang disampling

2. Apakah tersedia anggaran pemerintah untuk pemeriksaan mutu ? apabila tidak, maka anggaran tersebut dibebankan kepada.........................

3. Apakah hasil pemeriksaan mutu dari laboratorium diterima oleh IFK ?

4. Bila hasil pemeriksaan tidak sesuai upaya apa yang dilakukan ? ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ..........................

5. Apabila klaim ke pemasok, apakah klaim tersebut dikabulkan dan apakah hasil klaim sesuai dengan persyaratan produk ? ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... .......................................

6. Apakah ada mekanisme pengembalian obat dari UPK ? apabila ya, dalam keadaan bagaimana Puskesmas boleh mengembalikan obat ke IFK ? ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ......................................

7. Apakah ada ruangan khusus untuk melakukan penerimaan sementara (karantina) sebelum obat tersebut dinyatakan dapat diterima di IFK ? ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... .....................................

8. Apakah volume barang yang diterima di IFK dapat ditampung dalam gudang hingga saat ini ? apabila tidak, bagaimana mengatasinya ? ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ........................................

XII. PENYIMPANAN 1. Apakah tersedia Pedoman Pengelolaan Gudang, dan apabila ya, apakah isi tersebut dapat diterapkan ? .................................................................................................................................. ..

2. Apakah dana untuk pengelolaan gudang memadai ? bila tidak, menurut pendapat anda berapa % yang dapat dipenuhi .............................

3. Apakah produsen obat menyertakan persyaratan penyimpanan untuk masing-masing obatnya ? bila ya, informasi apa saja yang diberikan ..

4. Apakah ada ketentuan mengenai jumlah penumpukan barang yang diperkenankan untuk mencegah kerusakan pada kemasan ? ..

5. Apakah ada gudang atau ruangan khusus untuk menyimpan obat yang rusak dan atau kedaluwarsa ?

.................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ................................................

6. Pencatatan apa saja yang dilakukan di gudang ? .. ..

7. Apakah dilakukan penyesuaian antara catatan dalam kartu barang dengan jumlah fisik obat yang ada di gudang ? .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ...................................................

8. Apa masalah dan kendala utama dalam penyimpanan dan pengelolaan obat di gudang ? .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ....................................................

9. Bagaimana kebijakan dalam membangun persediaan di IFK ? a. Persediaan cadangan di IFK .bulan

b. Persediaan cadangan yang dibangun di UPKbulan c. Pelayanan distribusi ke UPK ... ... . ..

10. Apabila persediaan obat di gudang kosong apa yang harus dilakukan ?

.................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ........................................

11.Apabila ada KLB sehingga obat tidak mencukupi, apa yang dilakukan ?

XIII. DISTRIBUSI

1. Apakah distribusi obat ke UPK dilakukan melalui LPLPO ?

2. Bagaimana UPK melakukan distribusi obat ke Apotek UPK, Pustu, Poskesdes atau unit pelayanan lain di UPK ? ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ .......................................

3. Bagaimana distribusi obat program dilakukan ke UPK, apakah push sistem, pull sistem atau ada mekanisme lainnya ? ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ..........................

4. Obat program apa saja yang tidak disimpan dan didistribusikan melalui IFK ? ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ......................................

5. Apakah obat tersebut diambil oleh UPK atau dikirimkan oleh IFK ?

................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ .......................................

6. Biaya distribusi ke UPK, apabila dilakukan oleh IFK dalam setahun sesuai dengan program yang ada di kab/kota adalah Rp. .

7. Berapa tenaga yang disediakan untuk melayani permintaan UPK..orang

8. Apakah anda mengawasi/memantau LPLPO yang diserahkan oleh UPK setiap bulan ?

9. Dari hasil pemantauan/pengamatan anda apakah semua UPK menyerahkan LPLPO sesuai dengan ketentuan waktu penyerahan yang berlaku di kab/kota ? apabila tidak, berapa persen yang terlambat .%

10. Dari hasil pemantauan anda/pengamatan, apakah LPLPO yang diserahkan oleh semua UPK ke IFK diisi sesuai dengan ketentuan yang berlaku di kab/kota ? apabila tidak berapa persen yang salah mengisi .%

11. Apakah IFK memiliki catatan tertulis mengenai No.Batch dan kedaluwarsa obat yang disimpan ? apabila ya, bagaimana proses memelihara agar data tersebut senantiasa dimutakhirkan ? ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ......................................

12.Apakah ada obat yang disimpan di IFK yang tidak memiliki tanggal kedaluwarsa ? .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ..........................

13.Dalam 6 bulan terakhir pernahkah terjadi kekosongan obat di IFK ? ....................................................................................................................................

apabila ya, isilah tabel dibawah ini Produk No Mulai kosong tanggal Terisi kembali tanggal

14.Apakah masalah dan kendala utama dalam pengendalian persediaan dan distribusi di kab/kota ? .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ....................................................

15. Selain LPLPO, apakah IFK menerima laporan pengelola obat yang lain dari UPK ? kalau ya, laporan apa saja ?

No 1 2 3 4

Nama Laporan

Isi

Waktu penerimaan laporan (tgl/bln)

16.Apakah masalah dan kendala utama dalam sistem informasi pengelolaan obat ? .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ................................................................

Kepala Instalasi Farmasi Prov/Kab/Kota

. NIP.