19/11/11

119/11/11 45a Assemblea ITALE

46a Assemblea ITALE

Immagine sede evento

La tecnologia RFId nelle biblioteche dello SBA di Firenze

Cecilia CiattiGianni Galeota

Firenze, 1 dicembre 2011

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RFId nello SBA di Firenze: le biblioteche interessate

Scienze sociali (2007)

Umanistica. Psicologia

(2009)

Umanistica. Scienze della formazione (2009-2010)

Scienze tecnologiche. Agraria (2010)

Patrimonio 850.000 volumi 16.203 volumi 102.000 volumi 60.000 volumi

Collezione a scaffale aperto

53% 71% 64% 12%

Collezione trattata con RFId

82% delle monografie a scaffale aperto

100% dello scaffale

aperto

100% dello scaffale

aperto

100% dello scaffale

aperto

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RFId nello SBA di Firenze: la situazione attuale



(2009)

Umanistica. Scienze della formazione (2009-2010)

Scienze tecnologiche.

Agraria (2010)

Installazione 3M Bibliotheca 3M 3M

Varchi antitaccheggio

[solo EM] Bibliogate IV GK MDF GK MDF

Postazione staff mod. 795L (bancone);895 (uffici)

BiblioStaff Station

mod. 895 mod. 895

Lettore portatile di inventario

mod. 803 BiblioInventory mod. 803 mod. 803

Self Check mod. 7210 mod. 8410

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RFId nello SBA di Firenze: l’implementazione



(2009)

Umanistica. Scienze della Formazione (2009-2010)

Scienze tecnologiche.

Agraria (2010)

OccasioneTrasferimento

biblioteca (2004)

Trasferimento biblioteca

Trasferimento biblioteca

Sostituzione dei varchi EM

Modalità di acquisto

Gara d’appalto trasloco (self check);

finanziamento ad hoc (lettore inventario)

Trattativa privata Gara d’appalto fornitura attrezzature Trattativa privata

Tipologia di collezione

trattata

Collezione generale monografie, libri di testo e di supporto alla didattica, opere di consultazione,

fondi speciali

Collezione generale monografie, libri di

testo e di supporto alla didattica, opere di

consultazione, periodici

Collezione generale monografie, libri di testo e di supporto alla didattica, opere

di consultazione, periodici, fondi

speciali

Collezione generale monografie, libri di

testo e di supporto alla didattica, opere di

consultazione

InstallazioneDitta fornitrice

(con stazioni di prima inizializzazione in

comodato)

Ditta fornitrice (con stazioni di prima

inizializzazione in comodato)





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RFId nello SBA di Firenze: il lavoro ordinario

Il bibliotecario provvede a trattare le nuove accessioni nel modo seguente:

cataloga il volume (assegnazione del barcode) applica il tag RFID in terza di copertina vicino al dorso del

volume apre il software 3M Conversion Station (3M) o il software

Bibliotag StaffStation (Bibliotheca), installati su apposite postazioni di programmazione dei tag RFiD

colloca il volume sulla pad workstation programma il microchip con numero identificativo del volume

(barcode della copia)

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Digital Library Assistant 3M

1. Controllo ordinamento della collezione a scaffale aperto

2. Ricerca (funzione in background) di: libri con status processo MI (mancanti) presenti a

scaffale libri con status processo MS (fuori posto) presenti

a scaffale libri con status processo AS (in attesa di scarico

inventariale) presenti a scaffale libri con status prestito Smarrito (volumi sollecitati

quattro volte) presenti a scaffale, a volte ricollocati a scaffale dall’utente o non correttamente sottoposti a check-in

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Scarico dei files da Aleph, ogni volta che si effettua una scansione dello scaffale

Lista scaffale (item-05) estrae il topografico, specificando l’intervallo tra due stringhe di collocazione

oppure

Scheda recupero dati (acq-01-01) recupera dati per parola contenuta nella stringa di collocazione permette di selezionare i volumi con status di processo MI, MS, AS

Report prestiti (cir-04) estrae le copie con status prestito smarrito (prestiti sollecitati quattro volte)

Aggiornamento di un file già predisposto

DLA 3M: la preparazione

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Procedure di ordinamento e pulizia

Una volta scaricati i files da Aleph è necessario:

copiarli e incollarli su Excel ripulirli, lasciando inalterate soltanto le colonne corrispondenti

ai dati che interessano (barcode, collocazione, autore, titolo, ecc.)

ordinarli per collocazione, in modo che la lista riproduca l’esatta sequenza topografica dei volumi sullo scaffale

intervenire manualmente, in caso di topografici non ordinati, come spesso si verifica per la stratificazione di mani diverse

trasformare in formato .txt delimitato da tabulazione il file Excel ottenuto

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Caricamento dati sulla memory card

copiare i files in due apposite cartelle, una per ciascuna delle due funzioni (Controllo ordinamento della collezione e Ricerca)

trasferire i dati sulla memory card utilizzando il software 3M Digital Data Manager

inserire la memory card caricata dei dati nel lettore e procedere al monitoraggio della collezione.


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Al termine di ogni scansione il lettore visualizza sul display: i volumi fuori posto i volumi ritrovati (MI, MS, AS, smarriti), corredati da un messaggio in

evidenza che corrisponde al nome assegnato ai rispettivi files caricati sulla memory card

i volumi con tag con funzione antitaccheggio non attiva i volumi non contenuti nei files caricati sulla memory card, ad es.

nuove accessioni (item non nel database) i volumi con tag non programmati

I volumi possono essere individuati velocemente attraverso l’accensione di tre spie luminose

E’ raccomandato l’allineamento dei volumi prima del monitoraggio, e una scansione lenta e uniforme dello scaffale

Il lettore rileva i libri fuori posto solo se al di fuori dell’order-limit impostato, che è di circa 5 volumi

DLA 3M: la scansione della collezione

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Controllo inventariale

si esegue la scansione dello scaffale con la procedura Raccogli dati, che effettua l'inventario dei volumi presenti

i dati raccolti sono confrontati, tramite il software 3M Missing Items, con i files topografici scaricati da Aleph, integrati con la collocazione e distinti in tre diversi files:

present items: volumi scansionati, presenti a scaffale missing items: volumi mancanti a scaffale, ma presenti nel file

topografico unexpected items: volumi presenti a scaffale ma non inseriti nel

file topografico (nuove accessioni, ecc.)

La funzione risulta più utile in un deposito librario che in uno scaffale aperto


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La scansione viene effettuata dal personale bibliotecario, che, a rotazione, esegue il monitoraggio dello scaffale aperto, con la collaborazione dei volontari del servizio civile

Presso la Biblioteca di Scienze sociali il monitoraggio della collezione è svolto da un detenuto del carcere fiorentino di Sollicciano, assunto da una cooperativa sociale di tipo B che ha ottenuto l'appalto del servizio da parte del Coordinamento Centrale Biblioteche sulla base dell'art. 5 della L. 381/91


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Funzioni e procedure di preparazione analoghe Il file con i dati da fornire al lettore deve essere in formato .csv

con campi a lunghezza delimitata e numero massimo di caratteri consentito. Questo implica un lavoro di riduzione del numero dei caratteri sul file excel originario

I dati vengono inviati al palmare via USB Contestualmente alla funzione di Controllo ordinamento

scaffale non è prevista la Ricerca in background Non rileva i tag con antitaccheggio disattivato

BiblioInventory Bibliotheca

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Self Check 3M. L’organizzazione del servizio

Posizionamento della macchina nella sala di lettura

in prossimità del bancone

Personalizzazione dell’interfaccia utente: verifica del layout di presentazione delle funzioni

verifica e sostituzione dei termini inappropriati o poco amichevoli

Formazione del personale training della ditta fornitrice

sperimentazione in biblioteca

Promozione del servizio per l’avvio del servizio

tutoraggio just in time

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Self Check 3M Conclusioni

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Prestito e Rinnovo L’utente si identifica tramite tessera con barcode colloca i volumi, anche più di uno contemporaneamente, sul

piano di appoggio al termine della transazione, stampa la ricevuta con la data di

scadenza del prestito

Restituzione L’utente seleziona la funzione di Restituzione sullo schermo

touchscreen colloca un volume alla volta sul piano di appoggio al termine della transazione, stampa la ricevuta di avvenuta

restituzione

Self Check 3M. Le procedure

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Self Check 3M. Casi particolari sugli utenti

Utente non riconosciuto dal sistema (tessera non valida, o errata)

Utente privo di diritti di accesso al prestito (sospeso per sanzione, o con diritti scaduti, o non iscritto alla SL)

In entrambi i casi la transazione non è possibile, e l’utente torna al bancone di accoglienza

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Self Check 3M. Casi particolari sulle copie

Tentativo di prestito di copia non ammessa per status copia perché non recuperata nell’Opac

Restituzione di libri prenotati (transazione bloccata dalla biblioteca, per impossibilità di comunicare il rientro all’utente in attesa)

Restituzione in ritardo (transazione bloccata dalla biblioteca, per impossibilità di notificare la relativa sanzione)

In questi casi la transazione non è possibile, e l’utente torna al bancone di accoglienza

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Self Check 3M. Valutazione del servizio

Rapporto tra transazioni con operatore e

transazioni self check

operatore87%

Self Check13%

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Rapporto tra chi utilizza il self check

e chi si rivolge all'operatore

solo operatore76%

Self Check24%

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Rapporto tra prestiti e restituzioni

self check

prestiti e rinnovi55%

restituzioni45%

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Segmentazione utenti Self Check

studenti93,3%

personale docente e non

2,4%

assegnisti0,5%

dottorandi2,6% esterni

1,2%

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Come ha conosciuto il Self

Check

Tramite la formazione svolta dal personale

bibliotecario 71%

Utilizzo autonomo

20%

Informato da amici9%

Motivazione all'usoPer poter fare da solo

70%Per evitare la fila

21%Per entrambi i

motivi9%

Valutazione su interfaccia utente e

messaggistica

Chiare e comprensibili97%

Poco chiare3%

Prima assistenza all'uso

Opportuna61%

Superflua39%

Soddisfazione Molto soddisfatto71%

Abbastanza soddisfatto

26%

Poco soddisfatto

3%

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Self Check 3M. Conclusioni

Premessa: incremento complessivo del servizio

Vantaggi: Ottimizzazione delle risorse

Riduzione dei tempi di attesa

Miglioramento della customer care

Da verificare: Dislocazione della macchina

Modalità della promozione

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GRAZIE!

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