1.key-quality.uni-sofia.bg/sites/default/files/instrukzia_admin_end_2014… · 1.3....

СОФИЙСКИ УНИВЕРСИТЕТ „СВ. КЛИМЕНТ ОХРИДСКИ”

Проект № BG051PO001-3.1.08-0010 Усъвършенстване на системите за управление в Софийския университет

„Св. Кл. Охридски” като ключ за повишаване качеството на университетските дейности и услуги

Ключ към качеството

Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма

„Развитие на човешките ресурси”, съфинансирана от Европейския социален фонд на Европейския съюз

„Инвестира във вашето бъдеще!”

_____________________________________________________________________________________________________________

„ИНВЕСТИРА ВЪВ ВАШЕТО БЪДЕЩЕ!”

Този документ е създаден с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси” 2007-2013,

съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд. Цялата отговорност за съдържанието на документа се

носи от Софийския университет „Св. Климент Охридски” и при никакви обстоятелства не може да се приема, че този документ

отразява официалното становище на Европейския съюз и Договарящия орган.

ИНСТРУКЦИЯ

за оценка на индивидуалното трудово представяне на непреподавателския

състав в СУ „Св. Климент Охридски“

1. Цел:

Да се даде максимално коректна, обективна и съпоставима оценка на

приноса на всеки служител към дейността с цел гарантирането на справедливо

възнаграждение, индивидуално развитие и подобряване на работата.

2. Принципи:

2.1. Системата за оценка на индивидуалното трудово представяне е

основана на анализ на административната и друга непреподавателска дейност

в СУ.

2.2. Системата оценява съответствието на наличните компетенции и

показани поведения спрямо изискванията на длъжността.

2.3. Оценката на представянето се прилага за целия

непреподавателски състав, независимо от нивото на заеманата позиция.

2.4. Оценяваният има едновременно задължението и възможността да

участва в процедурата за оценка и да изложи своята лична гледна точка за

оценката на представянето. Всеки служител се оценява от своя пряк

ръководител, тъй като той най-добре може да оцени качеството на работата на

преките си сътрудници. Ако оценката на прекия ръководител и самооценката се

различава с 1, 5 или повече, оценяването се осъществява от ръководителя на

следващо ниво и неговата оценка е окончателна.

2.5. Системата цели едновременно да насърчи двустранната

комуникация и да проучи „какво“ може да бъде направено за повишаване

качеството на работата и „какъв“ е най-добрият начин да се постигне това. За

тази цел прекият ръководител и ръководителят от по-горно ниво работят

съвместно и съдействат на оценявания.

3. Очаквани резултати от прилагането на системата:








_____________________________________________________________________________________________________________






3.1. Установяване равнището на компетентност на служителите в СУ и

неговото съответствие с изискванията, които са определени в длъжностните им

характеристики.

3.2. Подобряване и оптимизиране дейността на всеки служител от

непреподавателския състав по отношение изпълнението на непосредствените

задължения, както и подобряване и развиване на работата в екип.

3.3. Мотивиране на служителите чрез вземането на правилни

управленски решения при прилагане на система за справедливо

възнаграждаване, съобразено с техните способности и принос към

изпълнението на целите и задачите на Университета.

3.4. Определяне на необходимостта от продължаващо професионално

и личностно развитие на всеки служител с оглед на създаване на условия за

неговата адекватна реализация в кариерата.

4. Предпоставки за успех на системата

Предложената система за оценка на трудовото представяне дава възможност

на служителите да участват активно и отговорно в една процедура, която е от

значение за тях самите, за потребителите на услуги и за Университета като

цяло. Ефективността и успехът на тази система зависи не само от това, колко е

добра, но и от това, колко добросъвестно се прилага.

Съществени предпоставки за нейното правилно прилагане са:

4.1. Пълна информация за всички служители относно философията и

целите на системата и предимствата, които тя носи за заинтересованите

страни.

4.2. Адекватно разясняване на начина, по който работи системата с

цел придобиване на необходимите умения за пълноценно участие на

служителите в процеса на оценяване.

4.3. Прозрачно прилагане на системата за атестиране и

осъществяване на контрол по йерархичен ред.

4.4. Изграждане на механизъм за мотивация чрез обвързване на

резултатите от работата с възнаграждението.

5. Показатели за оценка:








_____________________________________________________________________________________________________________






5.1. За ръководни длъжности:

- централна университетска администрация: ръководители, които

планират, управляват и координират в дадена специфична професионална

дейност; ръководители, които извършват различни видове стопански,

юридически и социални дейности; ръководители, които разработват концепции,

теории, методики и анализи в своята дейност; ръководители, които

организират, ръководят и осъществяват контрол на дейността на персонала в

структурната единица;

- всички началник отдели, главен секретар, главен юрисконсулт, главен

финансист, главен счетоводител и др.;

- административният състав с ръководни функции: административни

служители, които подпомагат планирането, координирането в дадена

специфична професионална дейност и подпомагат и заместват ръководителя

на дадено структурно звено;

- зам. директори, зам. счетоводители, ръководители на направления,

завеждащи сектори или група и др.;

- управители сгради

1. Професионални знания и умения

1.1. Познава и прилага нормативните актове в областта, в която работи

1.2. Познава и спазва правилата на организацията и административната среда /вътрешни правилници, инструкции и разпоредби/

1.3. Интересува се от новости и тенденции в професионалната област и поддържа актуални знанията си

1.4. Познава и зачита правата, интересите и очакванията на групите лица и институциите, свързани с резултатите от работата му

1.5. Познава и спазва правилата за работа с документи (изготвяне, обработка, съхраняване, движение/кореспонденция)

1.6. Познава и прилага съответния софтуер (текстообработващи програми, специализиран в професионалната област софтуер, програма за документооборот)

1.7.

Притежава компетентност за писмена и устна комуникация

1.8 Притежава необходимата компетентност за писмено и устно изразяване на чужд език (при включване в длъжностната характеристика)

2. Аналитични умения








_____________________________________________________________________________________________________________






2.1. Анализира и разглежда проблемите в дълбочина, ориентирайки се в тяхната структура и причинност

2.2. Събира, интерпретира и анализира точно числова и словесна информация; забелязва пропуските в аргументите, засягащи дадена теза

2.3. Отнася се с внимание и прецизност към детайлите в информацията

2.4. Умее да аргументира предложенията си

2.5. Намира и прилага адекватни начини за решаване на проблеми

3. Ориентация към резултати

3.1. Поставя приоритети, планира и организира работата си по начин, осигуряващ възможно най-добър краен резултат

3.2. Ясно и правилно формулира целите и задачите на звеното, което ръководи

3.3. Създава организация на работата по отношение на отговорностите и определя критерии и срокове за постигане на целите и задачите

3.4. Наблюдава, контролира и оценява трудовото изпълнение

3.5. Създава условия и следи за спазване на определените срокове

3.6. Проявява устойчивост при натоварвания

3.7. Проявява лична отговорност и спазва дисциплина в трудовия процес

3.8. Взема самостоятелни решения в рамките на своите компетентности

3.9. Проявява гъвкавост и адаптивност към промените

4. Умения за изграждане на отношения и взаимодействие

4.1. Комуникира по служебни въпроси ясно и директно

4.2. Проявява толерантност и търпение във взаимоотношенията

4.3. Изгражда ефективни партньорства в рамките на цялата административна структура, както и с клиенти и партньори извън Университета

4.4. Умее да работи в екип

4.5. Решава конфликтите конструктивно

4.6. Притежава умения да убеждава и да води преговори

5. Лоялност към Университета

5.1. Работи за авторитета на отдела и Университета

5.2. Придържа се към изискванията за недопускане конфликт на интереси

5.3. Спазва принципите за конфиденциалност на служебната информация

6. Управленски умения

6.1. Дефинира и разяснява краткосрочните и дългосрочни цели на звеното, което ръководи

6.2. Поставя приоритети, разпределя и координира ефективно ресурсите








_____________________________________________________________________________________________________________






за постигане на целите

6.3. Изгражда и ръководи екипи

6.4. Ефективно делегира отговорности

6.5. Умее да управлява ефективно работното време

6.6. Проявява лична отговорност

6.7. Притежава безпристрастност, обективност и почтеност

5.2. За експертните длъжности

- секретари, администратори, инспектори, специалисти, организатори,

редактори, библиотекари, касиери и други административните служители, които

записват, обработват, сортират, квалифицират и подават информация относно

цялостната дейност в структурната единица;

- специализирани служители, които осигуряват поддръжка за ежедневно

функциониране, наблюдение и контролиране на информационни и

комуникационни системи, хардуер, софтуер и подобно компютърно оборудване

за осигуряване на оптимална работа; участват в изграждането, поддържането,

експлоатация на УКМ, осъществяват връзки и координират дейностите с всички

основни и структурни звена в СУ, както и с външни организации;

- всички специалисти от УЦИКТ;

- научно-помощен персонал - специалисти, които провеждат изследвания и

анализират резултатите от тях, разработват концепции, теории, оперативни

методи и методики и прилагат съществуващите знания в областта на

природните науки, математическите, инженерните науки, информационните и

комуникационните технологии; тук се включват главни специалисти, физици,

химици, биолози, математици, геолози, географи, инженери, лаборанти и др.:



1.2. Познава и спазва правилата на Университета и административната среда /вътрешни правилници, инструкции и разпоредби/


1.4. Познава и зачита правата, интересите и очакванията на групите лица








_____________________________________________________________________________________________________________






и институциите, свързани с резултатите от работата му

1.5. Познава и спазва правилата за работа с документи (изготвяне, обработка, съхраняване, движение/кореспонденция)

1.6. Познава и прилага съответния софтуер /текстообработващи програми, специализиран в професионалната област софтуер, програма за документооборот/

1.7. Притежава компетентност за писмена и устна комуникация




2.2. Събира, интерпретира и анализира точно числова и словесна информация и забелязва пропуски


2.4. Прави предложения и ги аргументира



3.2. Спазва определените срокове


3.4. Проявява лична отговорност и дисциплина в трудовия процес

3.5. Взема самостоятелни решения в рамките на своите компетентности





4.3. Партнира ефективно с колеги в рамките на структурата, взаимодейства с клиенти и партньори извън Университета














_____________________________________________________________________________________________________________






5.3. За технически длъжности

- работниците по поддръжка и ремонт на сгради;

- поддръжка и ремонт на научна апаратура;

- обслужващ персонал, осигуряващ превоз, снабдяване, хранене, почистване,

охрана и др.:


1.1. Притежава необходимите технически знания и умения за областта, в която работи


1.3. Ориентира се в административната йерархия

1.4. Познава и спазва правилата на Университета /вътрешни правилници, инструкции и разпоредби/

1.5. Интересува се от технически нововъведения в своята област

1.6. Познава и спазва правилата за работа с документи в съответствие с длъжността


2.1. Планира и организира работата си по начин, осигуряващ възможно най-добър краен резултат




2.5. Взима самостоятелни решения в рамките на своите компетентности

3. Умения за изграждане на взаимоотношения


3.2. Проявява респект, толерантност и търпение във взаимоотношенията

3.3. Умее да работи безконфликтно в екип и с клиенти извън Университета





5.4. Скала за оценка на компетенциите:








_____________________________________________________________________________________________________________






1 – наличие на значими, свързани със съответната компетентност неточности

и/или непълноти в знанията и уменията, необходими за успешното изпълнение

на длъжността, и/или прилага в изолирани случаи наличните знания и умения.

2 – притежава основни знания и умения, свързани със съответната

компетентност, но не ги прилага системно в работата си.


компетентност и длъжност, и обикновено ги прилага ефективно в работата си.

4 – притежава всички необходими знания и умения, свързани със съответната

компетентност и длъжност, и ги прилага редовно и ефективно в работата си.


компетентност и длъжност, прилага ги редовно и ефективно, а в някои области

притежава допълнителни професионално значими знания и умения и ги

използва системно в работата си.

Оценките за компетенции имат следната корелация с изпълнението на

дейността:

1 – неприемливо

2 – под изискванията

3 – отговаря на изискванията

4 – над изискванията

5 – изключително представяне

Оценява се степента на съответствие на трудовото поведение спрямо

изискванията на длъжностната характеристика за всички елементи на всяка

компетенция.

Оценката за отделната компетентност се оформя като средно аритметично от

оценките на съставляващите я елементи, закръглено до втория десетичен знак.








_____________________________________________________________________________________________________________






Общата оценка е средно аритметично от оценките на компетентностите,

закръглено до втория десетичен знак и се интерпретира по следната скала:

От 1 до 1, 49 – неприемливо (1)

От 1, 50 до 2, 49 – под изискванията (2)

От 2,50 до 3,49 - отговаря на изискванията (3)

От 3,50 до 4,49 – над изискванията (4)

От 4,50 до 5 – изключително представяне (5)

6. Процедура:

6.1. Всички служители попълват самостоятелно Картата за самооценка.

Приложение 1.1., 2.1, 3.1.

6.2. Прекият ръководител оценява подчинените си в Картата за оценка.

Приложение 1.2., 2.2., 3.2.

6.3. Крайната оценка се формира по следната формула (Приложение 4):

КО = (СО + 2хРО) делено на 3

КО – крайна оценка

СО – самооценка

РО – оценка на прекия ръководител

Ако оценката на прекия ръководител и самооценката се различава с 1, 5 или

повече, оценяването се осъществява по карта за оценка от ръководителя на

следващо ниво и неговата оценка е окончателна.

7. Периодичност:

7.1. Системно – 1 път в годината за всички работещи.

Изпълнението на длъжността включва времето, което действително е

отработено от служителя и е не по-малко от 6 месеца.

7.2. Целево:

7.2.1. При изтичане на изпитателния срок за новоназначените.

7.2.2. При смяна на направлението на дейност или преминаване на по-висока

длъжност.








_____________________________________________________________________________________________________________






7.2.3. При внезапна промяна в трудовото поведение на служителя по установен

от Ректора ред.

8. Етапи на провеждане при 7.1 (системно):

От До

Самооценка От 1 декември 15 декември

Оценка на прекия ръководител От 15 декември 23 декември

Повторно оценяване от следващо ниво

От 2 януари на следващата година

15 януари на следващата година

9. Отражение на оценката върху трудовото възнаграждение:

Оценка 1

Оценка 2

Оценка 3

Оценка 4

Оценка 5

10. Съхраняване и архивиране на документите.

Атестационният лист и Картите за самооценка и оценка се съхраняват в

личното досие на всеки служител.

Достъп до архивираните документи, относно оценяването, имат:

- Отдел „Личен състав и трудови отношения“;

- Академичното и административното ръководство на университета;

- Преките ръководители за служителите си;

- Оценяваните служители за собствените си резултати.








_____________________________________________________________________________________________________________






Приложение: 1.1.

КАРТА ЗА САМООЦЕНКА

на индивидуалното трудово представяне

Име Презиме Фамилия

Отдел длъжност /работно място/

период на оценяване от …………. до …………

№ Показатели Самооценка

1 2 3 4 5



1.2. Познава и спазва правилата на организацията и административната среда (вътрешни правилници, инструкции и разпоредби)

1.3. Интересува се от новости и тенденции в професионалната област и поддържа








_____________________________________________________________________________________________________________






актуални знанията си


1.5. Познава и спазва правилата за работа с документи (изготвя, обработва, съхранява и предвижва кореспонденция)

1.6. Познава и прилага съответния софтуер (текстообработващи програми, специализиран в професионалната област софтуер, програми за документооборот)






2.3. Отнася се с внимание и прецизност върху детайлите в информацията














_____________________________________________________________________________________________________________







3.5. Създава условия и следи за спазването на определените срокове


















6.2. Поставя приоритети, разпределя и координира ефективно ресурсите за постигане на целите










_____________________________________________________________________________________________________________









Средна самооценка

Скала за оценка:














Дата:

София Подпис:









_____________________________________________________________________________________________________________






КАРТА ЗА ОЦЕНКА



Отдел

длъжност /работно място/


№ Показатели Оценка

1 2 3 4 5



1.2. Познава и спазва правилата на организацията и административната среда (вътрешни правилници, инструкции и разпоредби)



1.5. Познава и спазва правилата за работа с документи (изготвя, обработва, съхранява и предвижва кореспонденция)

1.6. Познава и прилага съответния софтуер (текстообработващи програми, специализиран в професионалната област софтуер, програми за документооборот)











_____________________________________________________________________________________________________________








2.3. Отнася се с внимание и прецизност върху детайлите в информацията








3.5. Създава условия и следи за спазването на определените срокове















_____________________________________________________________________________________________________________
















6.2. Поставя приоритети, разпределя и координира ефективно ресурсите за постигане на целите






Средна оценка

Мотиви на оценяващия:

1.

2.








_____________________________________________________________________________________________________________






3.

4.

5.















Дата:

София Оценител:

Име, длъжност








_____________________________________________________________________________________________________________













1 2 3 4 5



1.2. Познава и спазва правилата на Университета и административната среда (вътрешни правилници, инструкции и разпоредби)



1.5. Познава и спазва правилата за работа с документи /изготвяне, обработка, съхраняване, движение/кореспонденция/


1.7. Притежава езикова компетентност за писмена и устна комуникация

1.8 Притежава необходимата компетентност за писмено и устно изразяване на чужд език (при








_____________________________________________________________________________________________________________






включване в длъжностната характеристика)



2.2. Събира, интерпретира и анализира точно числова и словесна информация и забелязва пропуските













4.3. Партрира ефективно с колегите си в рамките на структурата и взаимодейства с клиенти и партньори извън Университета













_____________________________________________________________________________________________________________






















Дата:












_____________________________________________________________________________________________________________







отдел длъжност /работно място/


№ Показатели Оценка

1 2 3 4 5



1.2. Познава и спазва правилата на Университета и административната среда (вътрешни правилници, инструкции и разпоредби)



1.5. Познава и спазва правилата за работа с документи /изготвяне, обработка, съхраняване, движение/кореспонденция/


1.7. Притежава езикова компетентност за писмена и устна комуникация











_____________________________________________________________________________________________________________






2.2. Събира, интерпретира и анализира точно числова и словесна информация и забелязва пропуските













4.3. Партрира ефективно с колегите си в рамките на структурата и взаимодейства с клиенти и партньори извън Университета















_____________________________________________________________________________________________________________







1.

2.

3.

4.






















_____________________________________________________________________________________________________________






Дата:


Име, длъжност









_____________________________________________________________________________________________________________












1 2 3 4 5





1.4. Познава и спазва правилата на Университета

1.5. Интересува се от техническите нововъведения в своята област

















_____________________________________________________________________________________________________________







3.3. Умее да работи в безконфликтно в екип и с клиенти извън Университета




















Дата:








_____________________________________________________________________________________________________________














1 2 3 4 5





1.4. Познава и спазва правилата на Университета

1.5. Интересува се от техническите нововъведения в своята област














_____________________________________________________________________________________________________________










3.3. Умее да работи в безконфликтно в екип и с клиенти извън Университета







1.

2.

3.












_____________________________________________________________________________________________________________
















Дата:


Име, длъжност:








_____________________________________________________________________________________________________________






Приложение 4.

АТЕСТАЦИОНЕН ЛИСТ

на



период на оценяване

Средна самооценка Средна оценка Крайна оценка

Съгласен съм /не съм съгласен/ с оценката на моята работа.

Оценяван:

Оценител:

Утвърдил:

Дата: /име, длъжност/

1.key-quality.uni-sofia.bg/sites/default/files/instrukzia_admin_end_2014… · 1.3....

Documents