La Planificacin

Qu se entiende por Planificacin?.

La Planificacin es el proceso por el cual se obtiene una visin del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la eleccin de un curso de accin. Cul es la importancia de la Planificacin?.

Propicia el desarrollo de la empresa.

Reduce al mximo los riesgos.

Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

El autor Jos Antonio Fernndez Arena afirmaba que "Planear es funcin del administrador, aunque el carcter y la amplitud de la planeacin varan con su autoridad y con la naturaleza de las polticas y planes delineados por su superior".

El reconocimiento de la influencia de la planeacin ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de la administracin para distinguir entre formular la poltica (fijar las guas para pensar en la toma de decisiones) y la administracin, o entre el director y el administrador o el supervisor.

Un administrador, a causa de su delegacin de autoridad o posicin en la organizacin, puede mejorar la planeacin establecida o hacerla bsica y aplicable a una mayor proporcin de la empresa que la planeacin de otro. Sin embargo, todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde.

Cmo se clasifica la Planificacin?

Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen:

Misin: es la razn de ser de la empresa. Tambin se dice que es la labor, el encargo o servicio

especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misin de una universidad es la formacin superior, enseanza y la investigacin.

Visin: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dnde deseamos estar de aqu a cinco aos. Por ejemplo, un Banco puede tener como visin "ser la empresa lder en la prestacin de servicios financieros en toda Europa".

Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos

conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del ao 2004 con respecto a las del 2003. Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un ao), mediano plazo (de 1 a 3 aos) y largo plazo (ms de 3 aos).

Metas: los diferentes propsitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines

ms especficos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podra ser capacitar al equipo de vendedores durante los primeros dos meses del ao 2004, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado.

Polticas: son guas o lineamientos de carcter general, que indican el marco dentro del cual

empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir en base a precios en el mercado.

Reglas: son normas precisas que regulan una situacin en particular. Ac se exponen acciones u omisiones especficas, y no dan libertad de accin. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no ingerir alimentos en este sitio", etc.

Estrategias: la accin de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y

hacer que el futuro de la organizacin se comporte como se determin. Se puede decir entonces que estrategias son los cursos de accin, preparados para enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una estrategia podra se "realizar investigaciones de mercado permanentemente, y proveer de eficiente informacin al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas".

Programas: son planes que comprenden objetivos, polticas, estrategias, procedimientos, reglas,

asignacin de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecucin de cada una de las etapas de operacin.

Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un perodo futuro, expresados en trminos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operacin (ventas, produccin, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.).

Procedimientos: son planes que sealan una serie de labores concatenadas que deben

realizarse de acuerdo a una secuencia cronolgica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un

ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a

los empleados

El proceso de la Planificacin

Harold Koontz ha determinado algunos pasos que deben seguirse en la planificacin, a saber:

a) Deteccin de una oportunidad.

b) Establecimiento de objetivos.

c) Consideracin de las premisas de planificacin.

d) Identificacin de las alternativas.

e) Comparacin de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas.

f) Eleccin de una alternativa.

g) Elaboracin de los planes de apoyo.

h) Elaboracin del presupuesto.

Entre las ventajas ms relevantes de la planificacin tenemos: ayuda a mejorar la coordinacin

entre los miembros de la empresa; permite mejorar la visin interna y del entorno empresarial; y ayuda a la administracin a adaptarse rpidamente al medio cambiante.

La planificacin puede ser estratgica y operativa. Analicemos ms adelante stos conceptos.

Planificacin Estratgica.

La planificacin estratgica permite la toma de decisiones a largo plazo. Ac se deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el clima organizacional.

Tienen como propsito establecer o actualizar la misin y los objetivos generales de la empresa. Es muy til para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro.

Entre las etapas formales de la planificacin estratgica se encuentran:

a) Identificacin de las estrategias actuales. b) Identificacin de las metas estratgicas potenciales. c) Seleccin de metas estratgicas. d) Evaluacin y ejecucin de las estrategias.

Planificacin Tctica.

Es un proceso anual que gua hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas de la empresa.

Algunas diferencias entre los planes estratgicos y tcticos son:

1. El plazo, los planes estratgicos implican el largo plazo, en tanto que los planes tcticos

son de corto plazo, y en ocasiones mediano plazo.

2. El alcance, ya que los planes estratgicos son ms generales, en tanto que los tcticos son

especficos.

3. Independencia, ya que los planes tcticos tienden a reflejar las metas y los planes

estratgicos la misin de la empresa.

El Grfico de Gantt

Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarroll a inicios del siglo XX este mtodo grfico de planeacin y control, que permite contemplar las fases de inicio y finalizacin de las diversas actividades.

Llamado tambin cronograma de actividades o Calendarizacin, se trata de un grfico de barras, dnde la longitud de cada barra representa la duracin en das, semanas, meses o aos de una actividad. La utilidad de ste grfico radica en que seala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto nmero de actividades en base a la duracin de cada una de las mismas.

Para una mayor ilustracin, a continuacin se presenta el Grfico de Gantt que dispone los tiempos

y actividades para la realizacin de una investigacin de mercado, dividida en tres fases y para ser

desarrollada en cuatro meses.

Otras Tcnicas de Planificacin

Diagrama de anlisis de proceso.

Es la representacin grfica de la trayectoria en la elaboracin de un producto o actividades, y en el cual se sealan todas las acciones que se llevarn a cabo, mediante el uso de los smbolos correspondientes.

Se hace uso de simbologa para mostrar acciones como "transporte", "operacin", "inspeccin", "demora" y "almacenamiento" o "archivo". Diagrama de flujo.

Un diagrama de flujo tiene muchas similitudes con el diagrama de anlisis de proceso, salvo que ste se refiere a acciones de carcter administrativo, y utiliza smbolos tales como: inicio o finalizacin del flujo, actividad, documento, decisin o alternativa, archivo, conector de pgina y conector.

Los pronsticos.

Son conjeturas sobre una situacin futura, considerando que se presentan ciertos datos conocidos; es una opinin sobre lo que puede suceder y tomando como base datos pasados.

Conjetura es un juicio probable de una cosa por indicios y observaciones. Premisa es una proposicin que contiene una descripcin breve, de la causa y el resultado que se puede obtener, al poner en prctica una alternativa determinada.

Uno de los mtodos utilizados para realizar pronsticos es el de los Mnimos Cuadrados, por el cual la relacin media entre dos o ms variables es calculada cuantitativamente, y se trata de conocer datos futuros basndose en los ya conocidos.

El Mtodo Incremental estudia los incrementos (positivos o negativos) que con relacin a periodos anteriores se han venido presentando, luego se efecta un promedio aritmtico de los incrementos porcentuales y el resultado final se aplica incrementndolo al resultado del presente periodo.

Finalmente, el Mtodo de Tendencias estudia la tendencias que se vienen mostrando en los resultados anteriores, tomando dentro del anlisis el ao de referencia y el resultado obtenido en ese ao.

Estos mtodos que se acaban de mencionar, pueden ser encontrados en cualquier libro de

estadstica para ahondar con ms detalles en el desarrollo de cada uno de stos.