2013 - strøm 2 - lena e. bygballe - hvordan organisere for samhandling i komplekse ba-prosjekter
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Hvordan organisere for samhandling i komplekse
BA-prosjekter? Prosjekt 2013
Lena E. Bygballe, Senter for byggenæringen, Handelshøyskolen BI
Bakgrunn • Forskningsprosjekt: hvordan organiseres store, offentlige
prosjekter i BAE-næringen? • Forprosjekt ved Handelshøyskolen BI (Senter for
byggenæringen og faggruppen for prosjektledelse) - finansiert av Norsk Senter for Prosjektledelse
• Litteraturstudie og case studier i Jernbaneverket og Statsbygg (+ input fra andre studier)
• Resultat: søknad til Norges Forskningsråd om et større forskningsprosjekt om samhandling og organisering av prosjekter i BAE-næringen
Hvorfor er dette interessant? • Mye av verdiskapingen skjer i prosjekter som
involverer mange aktører (inter-organisatoriske) • Analyser, f.eks. KS 2, av store prosjekter peker
ofte på uhensiktsmessig organisering: • Uklare grensesnitt og roller, svak koordinering • Uklart mandat, utydelig eierstyring, oppfølging og
kontroll • Uhensiktsmessige kontraktsmodeller
Vi vet mye, men fortsatt er organisering vanskelig i
komplekse prosjekter med mange aktører!
Organisering og koordinering • Koordinering ligger i kjernen av organisering:
– Bruk av planer, regler, objekter, verktøy, roller, rutiner og nærhet (fysisk og mentalt) for å gjennomføre en kollektiv arbeidsprosess (samhandling)
• Koordinerings- og kontrollmekanismer: • hierarkiske (leder-underordnet forhold og sentral
beslutningstaking) og • laterale (direkte interaksjon og lokal beslutningstaking)
Selv-organisering gjennom laterale mekanismer er viktig når
kompleksiteten og usikkerheten er stor
Hva vet vi om store inter-organisatoriske prosjekter?
• De krysser: – Ulike styringssystemer – Ulike organisasjonskulturer, rutiner og prosedyrer – Ulike forståelser av prosjektprosessen og
prosjektverktøy som kontrakter, planlegging, gjennomføringsmodeller etc.
• Utfordrende å koordinere og kontrollere!
Hva vet vi om organisering i prosjekter?
• Knyttet til prosjektets natur: – Spesialisering, fragmentering, kompleksitet,
oppgaveavhengighet og usikkerhet
• Mye fokus på hierarkiske strukturer: – ansvars- og myndighetsforhold spesifisert i kontrakter,
planer som angir rekkefølge og tid, rutiner og prosedyrer for gjennomføring, bruk av incentivsystemer, rapportering oppover, osv
• Mer fokus på hvordan å samhandle bedre
Betydningen av praksis
• Viktig med strukturer, men ikke tilstrekkelig; må se på hvordan organisering praktiseres og endres underveis i prosjekter: – fokus på hva aktørene faktisk gjør
(mikroprosesser), og – de sosiale praksisene , dvs felles forståelse av
‘way of doing’ de bruker for å organisere (makro)
Funn fra case studier av offentlige prosjekter
• Praksiser som brukes: – Hierarkiske: bruker kontrakter, planleggingsverktøy,
insentivsystemer og nivåinndeling, som er bestemt sentralt og på et høyere ledelsesnivå
– Laterale: etablerer møteplasser og bruker workshops for å fremme direkte interaksjon, utvikler felles prinsipper og ‘code of conducts’ for å skape felles forståelse, og legger til rette for lokal beslutningstaking for å håndtere problemer
– Ser at ‘nye’ praksiser vokser fram: samhandlingsfaser/ workshops brukes i mange av prosjektene – mer fokus på selv-organisering
Funn forts. • Både hierarkiske og laterale praksiser kan brukes
for kontroll og koordinering, f.eks både kontrakt og direkte interaksjon kan virke som kontrollmekanisme
• En og samme praksis kan virke forskjellig avhengig av hvilken orientering man starter ut med, f.eks bruk av kontrakten kan også fremme felles forståelse
• Ulike praksiser kan kombineres for å oppnå både kontroll og selv-organisering, f.eks nivåinndeling der man legger til rette for direkte interaksjon og lokal beslutningstaking
Hva kan vi lære av dette?
• Selv-organisering er viktig i prosjekter med høy grad av kompleksitet, og kan legges til rette for gjennom en kombinasjon av hierarkiske og laterale praksiser
• Den måten man starter ut et prosjekt på, vil ofte påvirke praksis underveis
• Å etablere strukturer er ikke tilstrekkelig; man må være bevisst på hvordan samhandling praktiseres
Takk for oppmerksomheten!