23293510 upoznaj se sa excel om (1)

Upoznajte se sa Microsoft Excel-om

SADRAJSADRAJ............................................................................................................ 124 UPOZNAJTE SE SA EXCEL-OM ...................................................................... 1261.1. OSNOVNI ELEMENTI RADNE POVRINE...................................................................................... 127 1.2. NAVIGACIJA ............................................................................................................................ 129 1.3 PODELA I ZAMRZAVANJE PROZORA............................................................................................ 131

UKROTITE RADNU SVESKU............................................................................ 1322.1 PROMENA DIMENZIJA KOLONA I REDOVA .................................................................................... 132 2.2. UNOS I IZMENA SADRAJA U ELIJI ........................................................................................... 133 2.3. FORMATIRANJE ELIJA ............................................................................................................ 134 2.4. STILOVI I KOPIRANJE FORMATA ................................................................................................ 135

RAD SA DATOTEKAMA .................................................................................... 1373.1. ABLONI DOKUMENATA ........................................................................................................... 138 3.2. SNIMANJE DATOTEKA .............................................................................................................. 139 3.3. UITAVANJE DATOTEKA I POMONI FORMATI ............................................................................ 141 3.4. SLIKE OBJEKTI U EXCEL-U ....................................................................................................... 142 3.5. OTEENE DATOTEKE............................................................................................................. 143

RAUNANJE ...................................................................................................... 1454.1. IZRAZI U EXCEL-U ................................................................................................................... 146 4.2. TIPOVI PODATAKA ................................................................................................................... 147 4.3. FUNKCIJE ............................................................................................................................... 148 4.3.1. Funkcija: SUM .............................................................................................................. 148 4.3.2.Dijalog paste function .................................................................................................... 149 4.4.GRUPE FUNKCIJA..................................................................................................................... 151 4.4.1. Matematike funkcije .................................................................................................... 151 4.4.2. Finansijske funkcije....................................................................................................... 151 4.4.3. Statistike funkcije ........................................................................................................ 152 4.4.4. Funkcije za rad sa tekstom ........................................................................................... 152 4.4.5. Funkicje za rad sa datumima i vremenom.................................................................... 153 4.4.6. Logike funkcije ............................................................................................................ 153 4.5. PREPOZNAVANJE GREAKA ..................................................................................................... 154

PRIKAZ NA EKRANU I PAPIRU ........................................................................ 1555.1. ORGANIZACIJA PODATAKA ZA GRAFIKON................................................................................... 156 5.2. CHART WIZARD ....................................................................................................................... 156 5.3. TAMPANJE ............................................................................................................................ 158 5.3.1.Report manager ............................................................................................................. 159

EXCEL I INTERNET............................................................................................ 1616.1. UPOTREBA ELEKTRONSKE POTE ............................................................................................ 162 6.2. SNIMANJE U HTML FORMATU .................................................................................................... 162 6.3. INTERAKTIVNOST RADNOG LISTA .............................................................................................. 164 6.4. UPITI NA W EB-U ..................................................................................................................... 165

124

NAPREDNE TEME ............................................................................................. 1667.1. ZATITA RADNE SVESKE .......................................................................................................... 167 7.2. KONTROLA OTVORENE RADNE SVESKE ..................................................................................... 167 7.3. PODEAVANJE OKRUENJA ..................................................................................................... 168 7.3.1.Vidljivost elemenata radne povrine.............................................................................. 168 7.3.2. Vidovi kalkulacija .......................................................................................................... 169 7.3.3. Editovanje ..................................................................................................................... 171 7.3.4. Opte stvari................................................................................................................... 172

125

Glava 1Upoznajte se sa Excel-om

U ovom poglavlju nauiete:1. Osnovne elemente radne povrine 2. Navigacija kroz Excel 3. Kako se prozori dele i zamrzavaju

Voenje precizne evidencije predstavlja zajedniku karakteristiku svih vrsta poslovanja. Kako se asortiman proizvoda, usluga, broja klijenata poveava, odreeno poslovanje zahteva raunarski sistem koji je u stanju da se nosi sa bujicom finansiskih i drugih podataka. Microsoft Excel predstavlja program za rad sa tabelama koji vam omoguava da organizujete svoje podatke u liste, a zatim ih zbirno prikaete, uporedite i grafiki prikaete. On vam moe pomoi da izraunate zbir, da naete najveu vrednost, uporedite vrednost prodaje proizvoda u toku jednog dana sa ukupnom prodajom u datom kvartalu, plus sve to grafiki da prikaete u vidu grafikona. Jednom reju, Excel je program koji e vam utedeti sate i sate mukotrpnog rada. Sve gore nabrojano Excel e uraditi na jednostavan nain. Samo treba prihvatiti nain organizovanja podataka, potovati nekoliko preporuka o njihovom ureenju i prepoznavati tipove podataka. Najpre treba dobro savladati izraze i funkcije, nain referenciranja blokova, potom postupke u pregledu i naprednoj obradi podataka.

126

Upoznajte se sa Excel-om

1.1. Osnovni elementi radne povrineKad pokrenete Excel, otvori e se prazan dokument. Od tog trenutka pa nadalje Excel vam je na raspolaganju. Moete da unosite podatke, izmenite izgled, zahtevate od Excel da zbirno prikaete podatke ili da pronaete inforamcije u pomonim datotekam. Na slici 1.1.1. predstavljeni su najveniji elementi Excel okruenja:1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 16 15 14

17

18

Slika 1.1.112 13

.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

naslovna linija prozora sadri ime dokumenta i ime programa; kontrolni meni dokumenta; linija menija sadri punu listu raznih Excel-ovih komandi; paleta sa alatima Standard; paleta sa alatima Formatting; lista imenovanih blokova (Name Box) prikazuje adresu aktivne elije ili neki drugi sadraj; aktivna elija u ovom prostoru se pojavljuje tekst koji piete kontrolni tasteri unosa pojavljuju se samo u toku unosa podataka; linija za unos sadraja (Formula Bar); zaglavlja kolona i redova; jezici radnih listova omoguavaju kretanje izmeu radnih listova; tasteri za navigaciju po jezicima radnih listova; indikator statusa; dugmad za promenu veliine i zatvaranje Excel-a; dugmad za promenu veliine i zatvaranje Excel dokumenta; Naziv radne sveske trake za skrolovanje; statusna linija sa indikatorima

Svaka Excel datoteka sastoji se od radne sveske (worbook) koja je podeljena na radne listove (worksheets). Radni list je povrina izdeljena na 256 kolona oznaenih zaglavljem sa slovima i 65536 redova (zaglavlje sa brojevima). Nova radna sveska inicijalno ima tri radna lista koji su jednozanano imenovani, to se naravno moe izmeniti. Maksimalni broj radnih listova ogranien je samo memorijom raunara. Korisnik po svom nahoenju moe ih dodavati ili uklanjati, menjati im ime i poloaj u odnosu na druge listove.

127


Osnovni element svakog radnog lista je elija (cell). Ona ima svoju adresu koju ine: koordinate prema koloni, redu i pripadnosti radnom listu. Na taj nain svaka elija ima jedinstvenu adresu.U nju se moe uneti razliiti sadraj: broj (celobronji, decimalni), datum, tekst bilo kakve vrste, slika, te izraz ili funkcija kojom se izraunava neki rezultat. Mogu joj se menjati atributi, izgleda - boja fonta i pozadine, granine linije, tekstura...elija (cell)

Neposredno iznad povrine radnog lista, nalaze se tri podruja.Na levoj strani je padajua lista imenovanih blokova (Name Box) , u kojoj se vidi adresa aktivne elije ili neki drugi sadraji. Pored nje je polje u kome se nalazi znak = (Edit Formula), a u toku unosa se pojavljuju jo dva znaka za kontrolu unosa miem (stilizovano X za prekid i checkout za potvrdu). Nakon toga nalazi se dugo belo polje - linija za unos sadraja (Formula Bar); Mada se u Excel-u sadraj moe unositi direktno na radnom listu, ova linija donosi jo neke korisne primene, koje emo pomenuti kasnije.Slika 1.1.2.

Command BarIzmedu naslovne linije prozora programa i linije za unos sadraja, nalazi se Command Bar 1.1.2.).Tu

se smetaju ikonice koje predstavljaju vanije opcije iz menija. One su organizova-ne po tool barovima, a njihov osnovi zadatak je ubrzavanje rada. Pri instalaciji su aktivirana dva tool-bar-a: Standard i Formattingama. Vrh prozora je uobiajeno mesto za Command Bar, iako korisnik po elji moe da premesti neki njegov deo na bilo koju ivicu prozora programa ili da ga izvue u plivajui oblik. itav sadraj Command Bar-a moe se podesiti po nahodenju, dodavanjem tastera i komandi menija na proizvoljno mesto. statusna linija Na samom dnu radne povrine nalazi se statusna linija koja opisuje aktivnu operaciju ili reim rada. Inicijalno, tu stoji re Ready, to oznaava spremnost programa da primi podatke ili komande; u odreenim momentima, pojavie se i neki drugi tekst. Na desnoj strani je podruje indikatora, u kome se osim standardnih markera za Caps Lock, Scro/l Lock i Num Lock, nalaze i neki posebni indikatori, o kojima emo kasnije vie govoriti.

jezici radnih listova Pored standardnih klizaa, Excel ima posebno podruje za navigaciju - to su jezici radnih listova. Klikom na bilo koji od njih, aktivira se radni list koji oni oznaavaju. Tasteri za pomonu navigaciju medu jezirima od koristi su kada ima mnogo radnih listova, pa se svi jezici ne mogu odjednom videti.Ako elite da poveate vidljivo podruje jeziaka radnih listova na utrb vodoravnog klizaa radnog lista, povucite miem udesno liniju koja se nalazi izmedu ova dva podruja.

128


1.2. NavigacijaKao to smo ve naznaili, osnova svakog Excel fajla je radna sveska sa radnim listovima. Radni list zauzima najvei deo interfejsa - na njemu se odvijaju skoro sve aktivnosti u Excel-u. Kad starujete Excel pred sobom e te imate praznu tabelu dimenzija 65536 x 256 elija. Za to efikasniji rad veoma je vano snalaenje meu radnim listovim i poljima. Excel vam u pomo nudi nekoliko putokaza prema podacima koje elite da pronaete. Svaka elija ima adresu definisanu presekom reda i kolone, na primer: Al, C6, AA350... Prilikom upisa adrese elije u formulu, svejedno je da li kucate velika ili mala slova -Excel e ih uvek prevesti u velika. Svaki radni list ima istu emu adresa elija, meutim svaka elija ima jednoznanu adresu u celoj radnoj svesci. Da bi ste se pozicionirali na tano odreenu eliju, tano odreenog radnog lista neophodno je da kao prefiks se napie ime radnog lista, praeno znakom uzvika, na primer: Sheetl!Al, Sheet2! C54. Ukoliko u imenu elije postoje razmaci, uokvirite ime radnog lista apostrofima, kao u primerima: 'Strana 2'!C4, 'Prodaja u januaru 1999'!Al i.slino. Name Box Jedna elija uvek ima podebIjane ivice, a klikom na neku drugu eliju (ili odvodenjem kurzorskim tasterima), dobija ih i ona. Ovim podebljanjem oznaava se aktivna elija: izuzimajui nekoliko specifinih situacija, jedna elija radnog lista uvek mora biti aktivna. Na nju se odnosi sva akcija korisnika: unos sadraja, promena formata, kopiranje itd. Adresu aktivne elije u toku rada vidite u listi imenovanih blokova, a oznaena su i odgovarajua zaglavlja reda i kolone. elija Prilikom otvaranja novog radnog lista, uvek je aktivna elija u gornjem levom uglu, dakle Al, koja ostaje upamena i prilikom naputanja radnog lista, snimanja i zatvaranja radne sveske. Ve vam je poznato da svaki radni list u svesci ima jednoznano ime, koje se vidi na jeziku u dnu prozora. Inicijalno, radni listovi se zovu Sheetl, Sheet2, itd. Njihova imena je veoma lako izmeniti (ak se i preporuuje zamena, vama razumljivijim), prosto duplim klikom na jeziak aktivirate reim za promenu imena radnog lista .Ime se moe sastojati od slova, cifara i nekih specijalnih znakova. radni listovi se zovu Sheetl, Sheet2 Dozvoljeni su i razmaci, a maksimalna duina imena radnog lista je 31 znak. Excel2000 je, za razliku od prethodnih verzija, dovoljno "pametan" da ne primi unos nedozvoljenih znakova, a posle 31. znaka unos e biti blokiran. Kretanje kroz radni list je jednostavno. Najmanji korak jeste prelazak na susednu eliju kursorskim tasterima (u bilo kom smeru) i tasterima Tab i Enter posle unosa (nadesno i nadole), ili Shift+Tab, Shift+Enter (nalevo, nagore). Kursorski tasteri u kombinaciji sa tasterom Ctrl pomeraju aktivnu eliju najpre na poetak oblasti popunjene nekim sadrajem u pravcu strelice, zatim na suprotni kraj te oblasti i tako redom.Kada vie nema oblasti podataka, aktivna postaje elija na samom kraju radnog lista. Isti efekat ovakvog kretanja moe se postii pritiskom i putanjem tastera End, pa potom pritiskom na bilo koju od strelica na tastaturi. Pritiskom na taster Home odlazite na poetak reda, u sasvim levu eliju. Sa Ctrl+Home idete direktno u gornji levi ugao aktivnog dela radnog lista. Pritiskom na Ctrl+End aktivira se donji desni ugao upotrebljenog dela radnog lista. Tasteri PageUp i PageDown pomeraju sadraj radnog lista ekran nagore i ekran nadole, respektivno. Tasteri Alt+PageUp i Alt+PageDown pomeraju sadraj radnog lista ekran udesno i ekran ulevo, respektivno. Ako je na tastaturi ukljuen Scrol1 Lock, dolazi do promene ponaanja komandi za kretatanje po radnom listu. Svakim pritiskom na neku kurzorsku strelicu, odmah se pomera ceo radni list, pri emu aktivna elija ostaje nepromenjena.

129


Upotreba mia na klizaima za horizontalno i vertikalno skrolovanje je uobiajena: klikom na strelicu skroluje se jedan red ili kolona, a klikom na podruje klizaa, itav sadraj ekrana. Hvatanjem i prevlaenjem tastera klizaa prelazite vee podruje oednom; kada kliza povuete, prikazuje se tooltip koji oznaava red ili kolonu koja e se pojaviti kada otpustite taster mia. Klizanje je mogue do granice iskorienog dela radne sveske; ovakvim kretanjem ne menja se aktivna elija. Kada elite da se postavite na eliju, klinite na nju, ako je vidljiva. Ako nije, pomou klizaa je moete uiniti vidljivom, pa onda kliknuti na nju. Ukoliko, medu tim, ve znate adresu te elije, pritisnite F5 ili Ctrl+G ili pozovite komandu menija Go To iz Edit menija i unesite adresu odgovarajue elije (na druge opcije ovog dijaloga emo se vratiti neto kasnije). Slino moete postii i klikom na polje liste imenovanih blokova, gde ete na osnovu adrese aktivne elije, uneti adresu eljene sadraje. Grupe poslova u okviru jednog zadatka zgodno je podeliti na vie listova radne sveske. Tabele e tako biti preglednije, pripreme tampe jednostavnije, a razmena izmedu datoteka laka. Postoji nekoliko naina da promenite radni list.Najlake je kliknuti na jeziak radnog lista na koji hoete da odete. Ukoliko se jeziak ne vidi, moete skrolovati po podruju pomou tastera za navigaciju, koji se nalaze levo od jeziaka. Na sledei list moete prei pomou tastature, sa Ctrl+PageDown, a na prethodni sa Ctrl+PageUp. Radni list moete promeniti i posredno, komandom Go To, referencirajui neku eliju tog radnog lista, na primer Sheet6!Bl0. Tokom rada moete proizvoljno dodavati i brisati radne listove, menjajui takode njihov redosled u radnoj svesci. Novi radni list unosite komandom menija Insert / Worksheet ili tako to na kontekstnom meniju radnog lista, koji dobijate desnim klikom na jeziak lista, odaberete stavku Insert, a zatim na dijalogu izaberete ikonu Worksheet.Novi radni list unosite komandom menija Insert / Worksheet

Na tastaturi to odgovara kombinaciji Shift+Fll. Novi list se pojavljuje levo od aktivnog, a inicijalno ime mu je SheetX, gde je X sledei slobodni broj na raspolaganju. Ako pre unosa oznaite vie radnih listova (klikom mia na jezike, drei Shift), u radnu svesku ete uneti isti broj novih radnih listova. Jedan ili vie izabranih listova briete komandom menija Edit/ Delete Sheet, ili na kontekstnom meniju radnog lista, pomou Delete. Poto je ova operacija nepovratna, morate odgovoriti na kontrolno pitanje kojim eksplicitno potvrujete svoju nameru. Ukoliko radni list elite da uklonite iz radne sveske, a da ga pri tom ne izgubite, premestite ga u postojeu ili novu radnu svesku. Ovo inite kroz dijalog Edit / Move or Copy Sheet ili iz kontekstnog menija radnog lista, stavka Move or Copy. Poto pomenuti dijalog slui i za premetanje radnog lista u okviru iste radne sveske, morate izabrati stavku To Book: (New Book) ili naziv druge otvorene radne sveske. Oznaavanjem polja Create a Copy, list se nee premestiti, ve kopirati u drugu radnu svesku. Ukoliko pak elite da premestite list u okviru iste radne sveske, najlake ete to uiniti miem. Uhvatite jeziak miem i samo ga prevucite na eljenu poziciju. Ako za to vreme drite pritisnut Ctrl na tastaturi, list neete premestiti, ve kopirati (ostae i na originalnoj poziciji), a ime iskopiranog lista bie, na primer, Sheetl (2).

130


1.3 Podela i zamrzavanje prozoraJedan od naina da uporedo vidite krajnje udaljena podruja istog radnog lista jeste da otvorite novi prozor radne sveske, ali e pri tome drugi prozor oduzeti veliki deo efektivne povrine. Zato koristimo komandu Window / Split( Slika 1.4.1), koja e postaviti granine linije na sredinu radnog lista, delei ga tako na etiri segmenta. Hvatajui miem presek ovih linija, podelu moete postaviti na eljeno mesto -potom kliknite na neki od segmenata i skrolujte po njemu. Drugi nain podele prozora je da uhvatite marker za podelu kratku debelu liniju iznad vertikalnog klizaa, ili njen par desno od horizontalnog klizaa prozora, i prevlaei ga nadole (ulevo) podelite radni list na dva ili etiri segmenta. Sada e pri skrolovanju nadole mirovati redovi u drugim segmentima, a pri skrolovanju udesno mirovae kolone. Gde god da skrolujemo tabelu, vidljivi delovi e uz sebe uvek imati svoja zaglavlja. Segmente uklanjate komandom Window / Remove Split, ili povlaenjem linije podele na jednu od ivica radnog lista.

Slika 1.3.1. Primena opcije Window / Split

Ako radite sa velikom tabelom, iji se sadraj ne moe u celini videti na ekranu, mogue je "zamrznuti" deo radnog lista, tako da pri skrolovanju to podruje uvek ostane vidljivo. Da biste ovo postigli, postavite se u eliju koja e biti prva nezamrznuta - redovi iznad nje i kolone s njene leve strane, bie zamrznuti. Sada pozovite komandu Window / Freeze Panes (Slika 1.4.2.) i primetiete da su se pojavile dve linije koje oznaavaju zamrznuti deo. Ovo je od velike koristi ako treba stalno videti zaglavlje neke velike tabele. Uvek moete prei u zamrznuti deo lista i tamo upisivati ili ispravljati sadraje: kliknite na eljenu eliju ili strelicama prosto predite granicu. Zamrznuti deo oslobadate komandom Window / Unfreeze Panes.

Slika 1.3.2.

131


Glava 2Ukrotite radnu sveskuU ovom poglavlju nauiete:1. Da promenite dimenzije kolona i redova 2. Unosit i menjate sadraja elija 3. Formatiranje elija 4. Kako se prave stilovi i kopiraju formati

Prava mo Excela lei u tome to vam on omoguava da lako obradite velike koliine podataka. Upravo to proistie iz mogunosti izmene naina na koji Excel prikazuje podatke u radnom listu. Veoma lako-brzo moete da obezbedite dodatni prostor izmeu redova i kolona, da izmenite izgled polja, izmenite sadraj clija Sve to nauiete u ovom poglavlju

2.1 Promena dimenzija kolona i redovairinu kolone moete menjati radi lepeg izgleda formirane tabele, ili iz isto funkcionalnih razloga, ako se neki sadraji preklapaju ili ne vide.To moete da uradite na nekoliko naina. Postavite kursor na desnu granicu kolone u zaglavlju. Kada pritisnete levi taster mia, pojavie se tooltip u kome se vidi irina kolone u tipografskim takama i pikselima. Podrazumevana irina je 7.43 taaka, a maksimalni opseg irine je od O do 254 taaka. Razvlaei graninu liniju miem ulevo ili udesno, menjate irinu kolone. Isto ovo inite i pomou dijaloga Format / Column / Column Width( slika 2.1.1), ili iz kontekstnog menija dobijenog u zaglavlju Izgled kolone. Sve reeno o promeni irine kolone, dijalogaodnosi se i na visinu reda. Inicijalno, visina reda Column se podeava prema eliji sa najveom Width veliinom fonta. Opseg vrednosti visine reda je od 0 do 409 taaka. Promena visine moe se izvesti miem i pomou dijaloga Row Width (meni Format / Row). Analogno je i za sakrivanje i otkrivanje reda: tasterska kombinacija za sakri-vanje reda je Ctrl+9, a za otkrivanje Ctrl+Shift+9.Slika 2.1.1.

Duplim klikom na graninu liniju, kolona e zauzeti irinu koja odgovara najirem sadraju. Ovo je opcija AutoFit, koju moete pozvati i iz menija Format / Column / AutoFit Selection.Sve ove operacije moete izvesti i nad vie kolona oednom, time to ih oznai te, prevlaei miem preko zaglavlja kolona. Upotrebom tastera Select All, koji se nalazi u levom gornjem uglu radnog lista, selektujete ceo radni list, a potom svim kolonama definiete jednaku irinu.

132


Sadraj neke kolone moete privremeno ili trajno sakriti: oznaite eljenu kolonu, Sadrajkolone pa primenite meni Format / Column / moete Hide ,ili kontekstni meni kolone. Budui privremeno ili da je sakrivanje kolone gotovo isto to i trajno sakriti postavljanje njene irine na nultu vrednost, moete upotrebiti i dijalog Column Width. Sa tastature, to se izvodi sa Ctrl+O, a miem tako to desnu graninu liniju kolone povlaite sasvim ulevo. Daljim povlaenjem ulevo, sakrivate vie kolona. Da biste sakrivenu kolonu opet uirtili vidljivom, najpre selektujte dve njene susedne kolone, ili barem dve elije u susednim kolonama, a potom izvedite neku od operacija suprotnih sakrivanju: meni Format / Column / Unhide, opcija Unhide kontekstnog menija, ili sa tastature, kombinacijom Ctrl+Shift+O.

2.2. Unos i izmena sadraja u elijiU eliju se moe uneti razliit sadraj: broj koji moe biti koliina, iznos, datum; bilo kakav tekst; izraz ili funkcija kojom se izraunava neki rezultat.Sadraj u elije najee ete unosite direktno, postavljajui se na odgovarajuu eliju. Drugi, svakako sporiji nain je pomou linije za unos: nakon aktiviranja eljene elije, kliknite na liniju za editovanje i ponite sa unosom. Uneti sadraj potvruje se na jedan od etiri naina: pritiskom na Enter, kada se aktivira elija ispod one koja je primila unos; pritiskom na Tab, kada se aktivira elija udesno; klikom mia na bilo koju drugu eliju, koja se odmah aktivira i konano, klikom mia na kontrolni taster unosa ( ), kada ista elija ostaje aktivna. Moete promeniti izbor sledee elije nakon pritiska na Enter: u dijalogu Tools / Options, na listu Edit (slika 2.2.1.), moete iskljuiti opciju Move Selection After Enter, to znai da e nakon unosa ostati aktivna ista elija. Umesto toga, u listi Direction moete odabrati u kom e se pravcu aktivirati sledea elija. Od unosa moete odustati pritiskom na Esc ili klikom na crveni kontrolni taster( )".

Slika 2.2.1. Izgled prozoraOptions / Edit

Ranije uneti sadraj menjate na dva naina: pritiskom na F2 ulazite u reim editovanja, pri emu kurzor pokazuje tano mesto unosa, a po sadraju se kreete strelicama. Drugi nain je da klikom mia uete na liniju za editovanje aktivne elije, a potom na isti nain menjate sadraj.

133


U koliko elite moete obrisati sadraj ne samo jedne elije ve moetei obrisati kolonu ili red, ne menjajui pri tome njihove dimenzije. Budete li, recimo, obrisali jednu kolonu, sve kolone desno od nje e se pomeriti za jedno mesto ulevo, a na desnoj strani e se pojaviti nova, prazna kolona ija je oznaka IV.Kolonu briete kroz dijalog Edit / Delete, stavka Entire Column ili sa tastature, kombinacijom tastera Ctrl+Minus. Direktno brisanje pozivate u kontekstnom meniju odgovarajue kolone, stavka Delete

2.3. Formatiranje elijaeliji je mogue je menjati oblik, veliinu i boju fonta, boju i teksturu podloge, postavljati razne linije, poravnavati sadraj na razne naine, menjati ugao itd. Ovde ne pominjemo formatiranje sadraja elije, jer ono zavisi od tipa podatka i ima funkcionalnu vanost; to emo objasniti kasnije, prilikom opisa tipova podataka. Sve ove opcije se nalaze u meniju Format Cells. Meni se moe pozvati na nekoliko naina: sa tastature (Ctrl+l), iz menija (Format / Cells), ili pomou kontekstnog menija desnim klikom mia. Nakon pozivanja neke od navedenih komandi, na ekranu se pojavljuje okvir za dijalog Format Cells slian okviru prikazanom na Slici 2.3.1.,gde izborom odgovarajuih opcija vrite navedene izmene. Morate obratiti panju da pre pozivanja navedene komande selektujete eliju ili elije koje elite da formatirate.

Slika 2.3.1.a) Cell Atributes / Font Slika 2.3.1.b) Cell Atributes / Borders

Izbor fonta ( Slika 2.3.1a) je gotovo isti kroz sve Windows programe, pa se ovde neemo na tome posebno zadravati. Pomone linije na radnom listu (gridlines) olakavaju orijentaciju. Lepo ureenu tabelu sa graninim i pomonim linijama formirate na listu Border,( Slika 2.3.1b). Na raspolaganju su mnogobrojne opcije izgleda, debljine i boje linije. Osim ivinih, tu su i dijagonalne linije koje presecaju eliju. Linije se postavljaju tako to se nakon izbora atributa miem oznai mesto gde linija treba da se pojavi. U toolbar-u Formatting se nalazi taster sa skraenim izborom opcija za postavljanje linije. Izbor fonta je gotovo isti kroz sve Windows programe, pa se ovde neemo na tome posebno zadravati. Na listu Patterns (Slika 2.3.2a.), dijaloga Format Cells, moe se odabrati boja, a dodatno i oblik i boja teksture. Ako se upotrebi sitni raster (takice), kombinacijom boja se moe postii veliki izbor nijansi elije, ime se naizgled prevazilazi limit od 56 boja na radnom listu. Toolbar Formatting sadri taster sa skraenim izborom od 40 boja podloge elije. Na listu Alignment (Slika 2.3.2b.), dijaloga Format Cells nalaze se sve komande za uravnanje uz dodatne opcije horizontalnog uravnanja (recimo, Justify).Uoiete opciju lndent, koja uvlai sadraj elije za navedeni broj znakova udesno. Osim horizontalnog, mogue je i vertikalno uravnanje sadraja u eliji, to je korisno kada je poveana visina reda. Tekst ima etiri opcije vertikalnog uravnanja, slino horizontalnom.Ako je uneti tekst preirok za eliju, prei e njenu desnu ivicu. Ukoliko u susednoj eliji postoji sadraj, tekst e biti "podvuen" pod nju. Da bi se ovo izbeglo, ukljuite opciju Wrap Text, nakon koje ce tekst "potovati" desnu ivicu elije i pruati se u vie redova.

134


Slian efekat postie se i sa Shrink to Fit: da tekst ne bi prelazio desnu ivicu, font e biti umanjen tako da moe da stane u jedan red.Grupa komandi Orientation definie poloaj i ugao sadraja u eliji. Time se postiu razni efekti u zaglavljima tabele: osim to moe da izgleda zanimljivo, ouvana je i preglednost, uz utedu prostora.

Slika 2.3.2.a) Cell Atributes / Background Slika 2.3.2.b) Cell AtributesAlig ment

2.4. Stilovi i kopiranje formataU skladu sa osnovnim principima urednosti, treba se potruditi da tabele izgledaju maksimalno ujednaeno i da imaju prepoznatljiv stil. Excel vam pomae u tome, upotrebom ablona stilova za posebne sadraje. Pretpostavimo da naslov tabele treba da bude ispisan fontom Verdana od 14 taaka i podebljano, a zaglavlja tabele samo podebljano i na sivoj podlozi. Da ne biste svaki put ispoetka definisali ove atribute, oznaite ih kao stil. Najpre jednom uredite sadraj po volji; dok je aktivna elija sa tim sadrajem, otvorite dijalog Format / Style (sa tastature Alt+')

Slika 2.4.1. .Izgled dijaloga- Style Da ne biste svaki put ispoetka definisali ove atribute, oznaite ih kao stil

U polje u kome pie Normal unesite tekst Naslov, a potom kliknite na Add. Isto ponovite i za zaglavlje tabele. Ubudue, kada upiete tekst naslova, pozovite dijalog Style, odaberite sauvani stil i potvrdite izbor. Atribute imenovanih stilova moete menjati u dijalogu, izborom tastera Modify. Poto se stil uva iskljuivo u jednoj radnoj svesci, opcijom Merge moete preneti stil iz neke druge otvorene radne sveske. Kada budemo govorili o tipovima datoteka, objasniemo vam kako ete postii da svaka nova radna sveska sadri vae stilove.

135


U toolbar-u Standard primetiete taster na kome je nacrtana etkica: to je Format Painter ( ), komanda bez svog ekvivalenta u meniju ili na tastaturi. Ovim alatom prenose se svi atributi formata podataka iz neke elije u ciljni blok. Treba samo oznaiti polaznu eliju, kliknuti na Format Painter, a potom odmah oznaiti cilj ni blok, ne otputajui taster mia. U trenutku kada taster mia bude otputen, svi atributi formatiranja polazne elije bie primenjeni nad ciljnim blokom. Postoji i drugi, neto sporiji nain da se atributi formata prenesu iz jedne u drugu eliju: polaznu eliju oznaite za kopiranje, pa kada oznaite cilj ni blok, u kontekstnom meniju odaberite Paste Special (Slika 2.4.2.); U dijalogu oznaite opciju Paste Formats i potvrdite izbor. Vie puta smo pomenuli toolbar Formatting, koji ete esto koristiti. Stoga upoznajte sve njegove tastere, kao i one dodatne, opcijom Add or Remove Buttons.

Slika 2.4.2. Izgled dijalogaPaste Special

136


Glava 3Rad sa datotekama

U ovom poglavlju nauiete:1. 2. 3. 4. ta su abloni dokumenata, kako se koriste i prave Kako se snimaju i uitavaju datoteke Inportovanje slika u va dokument ta raditi sa oteenim datotekama

Osnovni format datoteke u Excel-u je radna sveska (Microsoft Excel Workbook), ija je ekstenzija XLS. U radnoj svesci se uvaju skoro svi sadraji: podaci, njihovi formati, stilovi, grafikoni, posebna podeavanja,itd.Datoteka radne sveske je zapisana u binarnom formatu i nju ne treba otvarati u nenamenskim programima, da je ne biste otetili. Postoji jo nekoliko formata rezervisanih za Excel. Posebno nas interesuju tzv. add-in datoteke, sa ekstenzijom XLA: to su moduli sa "upakovanim" proirenjima Excel-a. Uitavanjem ovih datoteka, pojavljuju se nove komande ili nove funkcije koje se ponaaju kao da su standardni deo programa. Neka add-in proirenja se isporuuju uz instalaciju programa, njihovu listu moete videti u dijalogu Tools / Add-Ins, o nekima od njih govoriemo ovde. Postoje i proirenja koja su deo komercijalne ponude raznih softverskih kua. Excel omoguava zapis radnog prostora koji ine vie radnih svezaka, na odredeni nain postavljenih u radnu povrinu programa. Da ne biste svaki put runo otvarali datoteke i postavljali ih na eljeni nain, komandom File / Save Workspace formiraete datoteku posebnog formata, sa ekstenzijom XLW. Otvaranjem ovakve datoteke, otvori e se sve datoteke radnih svezaka i rasporediti na radnu povrinu onako kako su izgledale u trenutku snimanja radnog prostora.

137


3.1. abloni dokumenataablon (template) u Excel-u predstavlja unapred pripiemljenu formu radne sveske, koju moete otvoriti kao inicijalni obrazac za rad. Elementi koji parametrizuju ablon mogu biti mnogobrojni: broj listova, definisani font, procenat zumiranja, pripremljeni makroi, razni grafiki objekti, ranije uneti sadraji formatirani po elji, parametri tampe... Preporuljivo je pripremiti ablone za sve standardizovane poslove koje radite, zbog velike utede vremena tokom svakog sledeeg otvaranja novog dokumenta. Excel se isporuuje sa nekoliko sloenih ablona, koje moete pronai u dijalogu File / New. Da biste formirali ablon, izaberite neku radnu svesku kao prototip i iz nje obriite proste podatke. Kada budete zadovoljni rezultatom, snimite radnu svesku komandom File / Save As, a u listi Save as Type odaberite stavku Template (*.XLT). Datoteka e biti preusmerena u unapred pripremljeni folder koji uva ablone, najverovatnije \ Windows \Application Data\Microsoft\ Templates.

Snimanje Template-a

Ranije pripremljeni ablon pozivate iz dijaloga File / New, u kome ete pronai sve raspoloive ablone. Budete li iz ovog dijaloga pozvali opciju Workbook, dobiete novu, sasvim praznu radnu svesku ije su default postavke definisane na nivou programa, isto ete izvesti komandom tastature Ctrl+N, ili klikom na ikonu praznog papir au toolbaru ( ).

Posebni abloni radnih svezaka e se otvoriti iskljuivo kada ih pozovete iz dijaloga. Ako elite da se Excel u bilo kojoj prilici otvori sa radnom sveskom posebno pripremljenom za redovni rad, odredite eljeni oblik radne sveske. Potom je snimite kao ablon pod imenom BOOK.XLT i postavite u folder XLStart, koji se nalazi u folderu svih Office programa (verovatno je to \Program Files\Microsoft Office\Office\XLStart). Sada e se pri otvaranju Excel-a uvek otvoriti nova radna sveska iji je inicijalni sadraj uzet iz ovog ablona. Slino moete postupiti i u pripremi radnog lista koji e biti unet kao novi u radnu svesku: pripremite novi radni list koji je jedini u radnoj svesci, a potom ovaj prototip snimite kao ablon po imenu SHEET.XLT u folderu XLStart. Od tog asa, svaka komanda Insert / Worksheet unee novi radni list sa sadrajem preuzetim iz ovog ablona. Folder XLStart moe da poslui i da bi privremeno ili stalno uvao radne sveske aktuelne tokom rada. Ukoliko neka datoteka radne sveske bude zateena u ovom folderu pri startovanju Excel-a, bie odmah otvorena. Ako elite da ovako otvorite radnu svesku koja je locirana na drugom mestu (recimo, na mrenom disku), primenite sledei trik: snimite radni prostor komandom File / Save Workspace, a tu XLW datoteku 'preusmerite u folder XLStart. Druga mogunost je da privremeno proglasite alternativnu startnu lokaciju: u dijalogu Tools / Options, na listu General (Slika 3.1.2.), u polje Alternate Startup File Location unesite putanju do foldera u kome se nalazi jedna ili vie datoteka koje e se otvoriti pri startovanju Excel-a.

138


Slika 3.1.2.Izgled dijalogaOptions general

Neka standardna podeavanja, zajednika za ceo program, Excel zapisuje u datoteku sa ekstenzijom XLB. Ako raunar koristi jedan korisnik, ime datoteke e verovatno biti EXCEL.XLB, a ako ih je vie postojae zasebne datoteke za svakog korisnika ili e EXCEL.XLB datoteke biti zapisane u korisnikim profilima sistema. Ako ste prinueni da reinstalirate sistem, pronaite tu datoteku (upotrebom programa Find u Windows-u) i sauvajte je, pa je kasnije prepiite preko datoteke koju e napraviti nova instalacija Microsoft Excel-a: time ete vratiti vei deo ranije definisanih postavki programa.

3.2. Snimanje datotekaDijalog za snimanje se otvara komandom File / Save, kada se radna sveska snima prvi put, odnosno File / Save As (Slika 3.2.1.), kada treba da promenite opcije snimanja postojee radne sveske (drugo ime ili parametri). Prilikom snimanja radne sveske, mogue je izabrati lokaciju snimanja, opcije zatite i izlazni format datoteke. Grupa ikona Save In: u dijalogu upuuje na pet "glavnih" lokacija u kojima se sugerie snimanje radne sveske. Zadrimo se na dvema koje ete verovatno esto koristiti: to su folder My Documents, koji se u organizaciji Office-a predlae kao centralno mesto za snimanje dokumenata, i Desktop, koji je praktian kada treba brzo pristupiti dokumentu.

Slika 3.2.1. Izgled prozora- Save As

139


Naravno, standardnom navigacijom po dijalogu, moete odabrati bilo koji disk i folder za snimanje dokumenta.Ako elite da bolje grupiete dokumente u folderu \My Documents, moda je zgodno da u njemu napravite folder \Excel, a potom da programu saoptite da je to nova podrazumevana lokacija za datoteke Excel-a. Da biste to uinili, otvorite dijalog Tools / Options, pa na listu General u polju Default File Location popravite putanjuDefaul file location

Opciju History neete koristiti pri snimanju, ve pri otvaranju dokumenata (dijalozi Open i Save imaju isto jezgro, pa isto i izgledaju). Slino je i sa opcijom Favorites, gde se mogu smestiti preice ka dokumentima koje esto koristite; prilikom snimanja, u pomonom meniju Tools dijaloga moete odabrati komandu Add to Favorites, to e kasnije korisno posluiti pri otvaranju datoteke. O opciji Web Folders govoriemo u poglavlju o Excel-u u intranetu. Ako u dijalogu Save As otvorite pomoni meni Tools i, dobiete nekoliko mogunosti zatite datoteke radne sveske. Prva od njih, Always Create Backup, nudi da se pri snimanju radne sveske sauva i pretposlednja snimljena verzija, sa istim imenom i ekstenzijom XLK. Iako ova opcija zauzima dodatni prostor na disku, dobro bi bilo da je odaberete -jedan od valjanih vidova zatite je i spreavanje posledica snimljenih gresaka u radu. Datoteku mozete zastiti lozinkama od otvaranja ili promene, o ovim mogunostima detaljno govorimo u posebnom delu o zatiti. Osnovne formate datoteka u Excel-u smo ve pomenuli; recimo neto o irem izboru koji program nudi pri snimanju podataka. U dijalogu Save As, u listi Save As Type, pronai ete dugu listu formata u kojima se podaci radne sveske mogu zapisati. Opisaemo samo najvanije.

Ako treba pripremiti svesku za uitavanje u prethodnim verzijama Excel-a, izaberite neku od ponuenih opcija. Vodite rauna o tome da Excel, u verzijama starijim od 4, moe da prihvati samo jedan radni list, a da Excel 95 i stariji imaju maksimalno 16384 reda. Posebno interesantna opcija je Microsoft Excel 97-2000 & 4.0/95 Workbook, namenjena uslovima paralelne upotrebe radne sveske u prethodnim verzijama (Exce15/95) i u novim verzijama programa (Excel 97/2000). Tako snimljena radna sveska znaajno je vea od uobiajeno snimljene, jer neke zapise uva viestruko. U tom sluaju, korisnici starijih verzija nee doi u situaciju da ne mogu da otvore radnu svesku, dok e se u novim verzijama uitavanje odvijati transparentno. Najoptiji format zapisa na raunarima je tekstualna datoteka, pa je omogueno snimanje u nekoliko varijanti ASCII zapisa; u ovom sluaju, moi ete da snimite samo aktivni radni list. Najbolji rezultati se postiu opcijom snimanja Text (Tab Delimited) (*.txt) i Formatted Text (Space Delimited) (*.prn). Slobodno eksperimentiite sa ponuenim formatima, dok ne dobijete optimalni oblik teksta. Ukoliko ne postoji direktan filter za izvoz u neki od stranih formata, a posebno ako treba podatke uvesti u neku bazu podataka, upotrebite format CSV. Re je o izvozu u ASCII format, gde su podaci razdvojeni standardnim delimiterom (taka-zarez, ako je sistem podeen za nae podneblje), a svaki red datoteke ini jedan slog baze. Veina programa za upravljanje bazama u stanju je da uveze ovaj format zapisa. Excel nema ugraenu opciju automatskog snimanja uzadatom intervalu (koju, recimo, ima Word). Medutim, postoji add-in Autosave koji vri tu funkciju na slian nain. Ako elite da ugradite add-in, dodajte ga u dijalogu Tools/Add-ins. Nakon toga e se, u meniju Tools, pojaviti stavka Autosave (Slika 3.2.4.), koja otvara dijalog u kome ete podesiti karakteristike automatskog snimanja: interval i opseg snimanja, kao i opciju da li da se radna sveska snimi ili ne. Preporuujemo vam da ovu opciju ukljuite: svaki put moete odluiti da li da se promene snimaju, ili to odlaete za naredni put.

Dijalog General Options

140


Slika 3.2.4. Izgled dijalogaTools / Add-in

3.3. Uitavanje datoteka i pomoni formatiRadna sveska se moe uitati u program na vie naina, kako je uobiajeno i u drugim Windows programima (meni File / Open, Ctrl+O ili klikom na datoteku u Windows Explorer-u). Posvetimo se posebnim opcijama uitavanja, drugim formatima koje Excel koristi, kao i ostalim segmentima koji se tiu otvaranja datoteka u Excel-u.

Slika 3.3.1. Izgled prozoraOpen

Dijalog Open je nalik dijalogu Save (Slika 3.3.1.). Medu pet ponudenih standardnih lokacija, opcije My Documents i Desktop su poznate; opcija History e otvoriti listu preica ka datotekama koje su moda na raznim mestima, ali su koriene u prethodnom periodu. Ako ste prethodno markirali datoteku meu favorite, nai ete je u listi Favorites. Naravno, navigacijom u dijalogu moete doi do bilo kog foldera u kome se nalazi potrebna datoteka. Ukoliko ste nedavno radili sa radnom sveskom, ona se moe otvoriti pozivom sa dna menija File, gde se belei nekoliko poslednjih datoteka sa kojima ste radili. Maksimalni broj datoteka u meniju je devet, a taan broj moete podesiti u meniju Tools / Options, list General.Ako je datoteka zatiena, otvorie se jedan od dijaloga za unos lozinke ili poruka koja trai da odaberete nain otvaranja. Ako datoteka sadri makroe, u zavisnosti od stepena zatite pojavie se neki od dijaloga upozorenja, budui da makroi mogu da sadre i zlonamerni kod. Obratite panju na padajuu listu pored tastera Open: osim k1asinog otvaranja, ovde moete odabrati dve opcije koje tite izvornu datoteku. To su Open Read-only, koja otvara radnu svesku

141

Upoznajte se sa Excel-om samo za itanje i Open as Copy, koja trenutno formira kopiju datoteke (pod imenom Copy of RadnaSveska.XLS), tako da se moe menjati sadraj, bez bojazni da e polazni sadraj biti naruen.

Slika 3.3.2. Izgled dijaloga- Find

Ukoliko ne moete da pronadete datoteku koju elite da otvorite upotrebite dijalog Find i u pomonom meniju Tools (Slika 3.3.2.) postavite odgovarajui upit. Osim lokacije na kojoj treba traiti datoteku, moete upotrebiti i neko od zapisanih svojstava u "tehnikom kartonu" dokumenta, pod uslovom da ste popunili podatke u dijalogu File / Properties. Pretraga e ograniiti vidljivost datoteka u dijalogu Open samo na one koje zadovolje postavljeni kriterijum. Excel 2000 moe da prihvati vie formata zapisa podataka. Formati datoteka koji se smatraju "prirodnim" (uitavaju se bez konverzije) su svi formati Excel 2000 datoteka (* .XL *) i HTML format. Za mnoge druge formate postoje filteri pomou kojih se, direktno ili kroz prikladne dijaloge, strani format uvodi u radnu svesku.Verovatno e se najee deavati da ulazni sadraj bude zapisan kao formatirani tekst, uravnat tako da se lako prepoznaju kolone budue tabele ili oznaen nekim delimiterom (tabulator, zarez, taka-zarez). U veini sluajeva, Excel e prepoznati ove formate, a vama preostaje da potvrdite izbor ili izmenite parametre uvoza.

3.4. Slike objekti u Excel-uOsim "ivih" podataka, Excel moe da uita i neke pomone formate datoteka. Prevashodno, to su slike i grafiki motivi koji se ubacuju na radni list: logotip firme, neki simbol, potpis, slika nekog artikla, itd. Sliku unosite iz menija Insert / Picture, gde se nudi nekoliko izvora. Prvi od njih, ClipArt, otvara prozor u kome se moe pretraiti velika biblioteka sliica u WMF forma tu, koja dolazi uz Office. Druga opcija je From File, koja e otvoriti dijalog za uvoz slike sa diska, u jednom od mnogobrojnih formata koje Office programi prepoznaju (BMP, JPC, CIF, CDR i mnogi drugi).

142

Upoznajte se sa Excel-om Excel sadri i nekoliko modula za unos grafikih sadraja. Opcija AutoShapes omoguava unos raznih prostih figura iz nekoliko grupa predlozaka; WordArt je zgodan za ubacivanje "bombastinog" naslova, dok je Organizational Chart zavini podsistem za crtanje organizacionih ema.

Ubacivanje slika

Slikom na radnom listu se manipulie uvek na isti nain, bez obzira na izvor. Klikom mia na sliku, ona e biti aktivirana; tada je moete premetati, menjati joj veliinu i druge atribute. U kontekstnom meniju koji se otvara desnim klikom, nalaze se sve komande za obradu slike. Precizne kontrole se nalaze u dijalogu Format (Picture / Autoshape / Object). Na raspolaganju su i toolbar-ovi Drawing, Picture, AutoShapes i WordArt, koji sadre alate za obradu ovih elemenata. Posebni vid unosa slike u radni list je background, slika koja se moe postaviti na pozadinu radnog lista. Pozadinsku sliku unosite izborom iz dijaloga Format / Sheet / Background. Obratite panju i na to da pozadinska slika moe ugroziti itljivost sadraja, pa je najbolje da ovu opciju koristite samo u izuzetnim sluajevima; i tada koristite slike sa neupadljivim motivima bledih boja. Komanda Insert / Object otvara dijalog koji omoguuje unos raznih objekata registrovanih u vaem sistemu. To su datoteke drugih formata ili njihovi delovi: slajd iz PowerPoint-a, dokument iz WordPada ili Word-a, multimedijalni sadraji (zvuni ili video zapis) itd. Iako su pridrueni radnoj svesci, objekti su pod direktnom kontrolom programa koji registruju njihov format. Objekti se obino unose kada treba ukrstiti rezultate vie programa u "zajedniki" izlazni format, da bi posao bio organizovan kao celina.

3.5. Oteene datotekeMoe se dogoditi da se datoteka radne sveske oteti na disku; Excel nee uspeti da uita takvu datoteku i doi e do gubitka podataka. Ukoliko je datoteka ipak uitana, ali primeujete da je sadraj bitno naruen, upotrebite Workbook Recreator, add-in koji ete ukljuiti u program pomou dijaloga Tools / Add-ins. Obratite panju na to da e ovaj dodatak formirati izvetaj rada u tekstualnoj datoteci DATOTEKA.XLS Log. TXT; obavezno pregledajte ovaj izvetaj i uverite se u uspenost procedure. Meutim veoma esto ne uspeva oporavljanje oteene datoteke zbog toga, na snazi ostaje pravilo: titite svoj rad! Redovno radite backup, a vitalne sadraje uvajte i kopiranjem na rezervne lokacije.Kad god nameravate da unesete obimne izmene u radnu svesku, prethodno iskopirajte datoteku na drugo mesto. Upamtite da ne postoji savreno siguran sistem - postoji samo dovoljno siguran sistem, iji ste i vi deo. Na kraju prie o radu sa datotekama, pregledajmo opcije pri pozivu Excel-a. Njih moete upotrebiti da biste napravili posebnu preicu za otvaranje programa sa nekom radnom sveskom ili u posebnom reimu rada. Excel ete najlake otvoriti i u njega uitati neku datoteku tako to duplo kliknete na ikonu te radne sveske. Ukoliko je to datoteka kojoj esto pristupa te, smestite njenu preicu medu favorite (u dijalogu

143

Upoznajte se sa Excel-om Save As oznaite ime datoteke, pa u meniju Tools pozovite komandu Add to Favorites); sada je datoteka nadohvat ruke, u Start meniju Windows-a. Drugi princip otvaranja Excel-a je upotreba parametara komandne linije koja je dodeljena preici programa. Kada formirate novu preicu programa, u polju Command Line, pored putanje do programa dodajte neki od parametara navedenih u tabeli. Ako je preica ve formirana, izmene se vre u polju Target, u dijalogu Properties te preice (Tabela 4.4.1). POSTUPAK Otvaranje odredene radne sveske Otvaranje u reimu read-only Otvaranje u drugom folderu EXCEL.EXE + DODAJTE putanja\Datoteka.XLS /r putanja\Datoteka.XLS /p putanjaTabela 3.6.1.

144


Glava 4Raunanje

U ovom poglavlju nauiete: 1. 2. 3. 4. 5. Da koristite izraze i operatore Tipove podataka Kako se prave i koriste funkcije Grupe osnovnih funkcija Da ispravljate greke

Klju za razumevanje funkcionalnosti Excel-a je poznavanje vrsta podataka koji se unose na radni list.To su konstante i formule. Druga bitna stvar u radu sa Excel-om je prepoznavanje tipova podataka. Tipovi se odnose i na konstante i na rezultate formula, i ne treba ih meati sa vrstom sadraja unosa. Takode, nemojte meati tip podatka sa formatom prikaza (recimo, broj decimala broja ili oblik pisanja datuma). U ovom delu govorimo o vrstama, tipovima i formatima podataka. Vrste podataka u Excel-u dele se prema prirodi i ponaanju sadraja koji se moe upisati u eliju. Postoje dve vrste sadraja: Konstanta je bilo kakav slobodno uneti podatak. Sadraj elije je nepromenljiv dok ga ne promeni korisnik. Konstantne vrednosti se razlikuju po tipu (tekst, broj, datum...) koji je Excel u stanju da prepozna. Formula je izraz ili funkcija, koja podlee strogim sintaksnim i semantikim pravilima. Formula se prepoznaje tako to uvek poinje znakom jednakosti (,,="). Argument formule moe biti konstanta, referenca (adresa) ili druga formula. Glavna osobina formule je da dobijeni rezultat u eliji automatski menja vrednost ako se promeni vrednost neke referencirane elije. Ovde emo govoriti o izrazima i funkcijama, kao posebnom segmentu Excel-a. Pri unosu sadraja u eliju Excel uvek pokuava da razume njegov kontekst, na emu se i zasniva interaktivnost radnog lista. Ako se najpre unese znak jednakosti, Excel oekuje formulu, u trenutku potvrde unosa program vri proveru ispravnosti u sintaksi i semantici (tj. u pisanju i znacenju) i ako se ona potvrdi, prikazuje gotov rezultat. Ako sadraj ne poinje znakom jednakosti, onda je to konstanta - program pokuava da prepozna tip na osnovu formata unetog sadraja. Ako tip ne bude prepoznat, uneti podatak e se smatrati tekstom.

145


4.1. Izrazi u Excel-uIzraz je tip formule sastavljen od konstanti, referenci i operatora. Excel prepoznaje tri vrste izraza, prema tipu rezultata: aritmetiki, tekstuali i logiki izraz. Operatori aritmetikih izraza su uobiajeni znaci za cetiri osnovne operacije, znak za procenat i znak ^ kojim se oznaava stepenovanje.. U tabeli 4.1.1. nalaze se svi operatori izraza u Excel-u:Tabela 4.1.1.

Aritmetiki operatori + sabiranje oduzimanje / deljenje * mnozenje % procenat ^ stepenovanje

Opertator spajanja teksta

&

konkatenacija (spajanje)teksta

Logiki operatori = jednako > vee je od < manje je od >= vee ili jednako