3-4 buku sia

BAB III TEKNOLOGI INFORMASI

ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI)

Dalam bab ini akan dibahas Sistem Komersial Elektronik, Komersial Intra Organisasi,

Pertukaran Data Secara Elektronik, Komersial Internet

Saat mendengar istilah “komersialisasi elektronik” banyak orang berfikir untuk

melihat-lihat suatu katalog elektronik pada Web atau pergi belanja di Internet pada mall

maya. Walupun aspek dari komersial elektronik ini secara cepat berkembang dan secara

potensial paling penting, ini bukan keseluruhan cerita. Secara sederhana dinyatakan,

komersial elektronik (electronic commerce/EC) meliputi pemrosesan elektronik dan

transmisi elektronik dari data. Ini adalah definisi luas yang meliputi banyak aktivitas

berbeda, termasuk pembelian dan penjualan secara electronik dari barang dan jasa,

pengantaran on-line dari produk digital, pemindahan dana secara elektronik (elctronic fund

transfer/ EFT), komersial electronik dari saham, dan pemasaran konsumen langsung.

Komersial electronik bukan bukan suatu seluruhnya fenomena baru. Banyak perusahan

telah berkecimpung dalam pertukaran data elektronik.(electronic data interchage/EDI)

diatas jaring privat untuk bertahun-tahun. Didorong oleh revolusi Internet, namum,

komersial elektronik adalah secara dramatis meluas dan menjalani perubahan radikal.

Lingkungan yang cepat bergerak ini telah menimbulkan suatu susunan pasar inivatif dan

komunitas perdagangan. Oleh karena komersial elektronik menjanjikan kesempatan yang

besar untuk konsumen dan bisnis, pelaksanaan dan kontrol yang efektifnya adalah

tantangan mendesak yang dihadapi manajemen organisasi dan akuntan.

I. KOMERSIAL ELEKTRONIK INTRA-ORGANISASI

Pemerosesan data yang didistribusikan diperkenalkan sebagai suatu alternatif

pada model terpusat. Kebanyak organisasi modern menggunkan beberapa bentuk dari

proses yang didistribusikan untuk memperoses transaksi mereka; beberapa perusahan

memperoses semua dari transaksi mereka dalam cara ini. Jaringan yang dimiliki atau

disewa oleh organisasi untuk penggunaan bisnis internal disebut Internet.

Data Lokal

Topeka

Kansas City

Pusat Data

St. Louis

Data Lokal

Dallas

Data Lokal

Data Lokal

Muhammad Rizal SE., M.SiSistem Informasi Akuntansi

Suatu tropologi jaringan adalah pengaturan secara fisik dari komponen-komponen

(simpul,server, hubungan komonikasi, dan lain-lain) dari jaringan. Dalam bagian ini, kita

memeriksa fitur dari lima topologi jaringan dasar : bintang, hierarkis, cincin, bus, dan

server-klien.

Star Topologi (Topologi Bintang)Topologi bintang sering digunakan untuk WAN, dimana komputer pusat adalah

suatu mainframe. Simpul dari bintang mungkin menjadi stasiun kerja komputer mikro,

komputer mini, mainframe, atau suatu kombinasi. Database dibawah pendekatan ini

mungkin didistribusikan atau dipusatkan. Suatu model umum adalah untuk membagi data

lokal untuk simpul dan memusatkan data umum.

Gbr1.1. Jaringan Star

Asumsi yang mendasari topologi bintang adalah komunikasi utama akan terjadi

anta situs pusat dan simpul. Namun, komunikasi terbatas antara simpul adalah mungkin.

Sebagai contoh, diasumsikan seorang pelanggan dari Dallas adalah di Tulsa dan

membuat suatu pembelian dari toko Tulsa secara kredit. Database Tulsa tidak akan berisi

catatan pelanggan sehingga Tulsa akan mengirimkan transaksi untuk persetujuan kredit

pada Dallas melalui Kansas City transaksi yang disetujui akan kemudian dikembalikan

oleh Dallas ke Tulsa melalui Kansas City. Pembaharuan persedian dan jurnal penjualan

akan dilakukan di Tulsa.

Hierarchical Topologi (Topologi Hierarkis) Suatau topologi hierarkis adalah satu dimana suatu komputer tuan ruamah

dihubungi pada beberapa tingkat dari komputer lebih kecil yang lebih rendah dalam

38

Sistem Perencanaan

Produksi

Sistem Penjadwalan

Produksi

Sistem Penjualan Regional

Sistem Gudang


hubungan majikan budak. Struktur ini dapat diaplikasikan pada perusahaan dengan

banyak tingkat organisasi yang harus dikontrol dari suatu lokasi pusat.

Gbr.1.2. Hierarkis

Tingkat Korporasi

Tingkat

Regional

TingkatLokal

Ring Topology (Topologi Cincin)

Topologi cincin adalah suatu pengaturan rekan-pada-rekan (peer-to-peer) dimana

semua simpul adalah status yang sama. Ini adalah topologi populer dari LAN. Simpul

rekan mengelola program privat dan database secara lokal. Namun, sumber daya umum

yang dibagi oleh semua simpul dapat dipusatkan dan dikelola dengan suatu server file

yang juga merupakan suatu simpul pada jaringan cincin .

39

Sistem Gudang

Sistem Produksi

Sistem Produksi

Sisitem Proses

Penjualan

Sistem Proses

Penjualan

Sistem Proses

Penjualan

CFile Lokal


Topologi cincin mungkin juga digunakan untuk suatu WAN, dimana database

mungkin dibagi daripada dipusatkan.

File Server

Node

Topologi BusTopologi bus diilustrasikan di Gambar di bawah ini merupakan Topologi populer.

Ini desebut demikian karena simpul semuanya dihubungkan pada kabel umum-bus.

Komunikasi dan pemindahan file antara stasiun kerja dikontrol secara terpusat oleh satu

atau lebih serve. Seperti halnya dengan topologi cincin, masing-masing simpul pada bus

memiliki alamat unik, dan hanya satu simpul mungkin mengirimkan pada suatu waktu.

Teknik, yang telah digunkan untuk lebih dari dua dekade, adalah sederhana, dapat

diandalkan, dan biasanya berbiaya rendah untuk dipasang dari pada topologi cincin.

40

A File Lokal

BFile Lokal

F

D

E

File Lokal

File Lokal

File Lokal

Node Node

Node

Node

File

Server

Klien


Gbr.1.4. Topologi Bus

T opologi Server- Klien

Istilah

server-klien biasanya

disalahgunakan untuk

menjelaskan tiap jenis dari pengaturan jaringan. Kenyataannya, topologi

server-klien memiliki karakteristik khusus yang membedakannya dari topologi lainnya.

Topologi server-klien akan diterangkan pada gambar berikut.

Gbr.1.5.

Porsi Aplikasi Klien

41

Node

Node

PRINTER

Klien

Klien

Klien

Klien

Klien

File Umum


II. PERTUKARAN DATA SECARA ELEKTRONIK (ELECTRONIC DATA INTER-CHANGE-EDI)

Untuk mengkoordinasikan operasi penjualan dan produksi dan untuk

mempertahankan suatu aliran yang tidak terputus dari bahan mentah, banyak organisasi

memasuki kedalam suatu perjanjian kemitraan perdagangan dengan pemasok dan

pelanggan mereka. Perjanjian ini adalah dasar untuk proses bisnis yang otomatis penuh

disebut pertukaran data elektronik (electronik data interchange). Suatu defenisi umum

dari EDI adalah :Pertukaran antar perusahaan dan informasi bisnis yang dapat diproses

oleh komputer dalam bentuk standar.

Defenisi tersebut mengungkapkan beberapa fitur penting dari EDI. Pertama adalah

suatu usaha antar organisasi. Suatu perusahan tidak melakukan EDI pada dirinya sendiri.

Kedua, transaksi diproses secara otomatis oleh sistem imformasi dari mitra dagang.

Dalam suatu lingkungan EDI murni, tidak ada penengah manusia untuk menyetujui atau

mengotorisasi transaksi. Otorisasi, kewajiban bersama, dan praktik bisnis yang berlakau

pada transaksi adalah semua ditentukan dimuka dibawah perjanjian kemitraan

perdagangan. Ketiga, transaksi informasi dikirimkan dalam suatu bentuk standar. Oleh

karenya, perusahan dengan sistem internal berbeda dapat menukar informasi dan

melakukan bisnis.

Kunci dari keberhasilan EDI adalah pengguanaan dari suatu bentuk standar dari

pesan antara sistem yang tidak sama. Selama bertahun-tahun, baik di Amerika Serikat

adalah format X.12 American National Standart Institute(ANSI). Standart yang digunakan

secara internsional adalah format EDI for administrasion, Commerce, and Transport (EDIFACT). Berikut gambar dari X.12

Manfaat dari EDI

42


EDI telah membuat serangan yang penting dalam sejumlah dari industri, termasuk

otomotif, grosir, perawatan kesehatan, dan elektronik. Berikut adalah pengehematan biaya

Edi yang umum yang membenarkan pendekatan tersebut.

Penyesuaian data. EDI mengurangi atau bahkan menghilangkan kebutuhan untuk

pemasukan data.

Pengurangan kesalahan. Perusahaan menggunakan EDI melihat pengurangan

dalam kesalahan penyesuaian data, penafsiran manusia dan kesalahan pengklasifikasian,

dan kesalahan pengarsipan (kehilangan dokument)

Pengurangan dari kertas. Penggunaan dari amplop dan dokumen elektronik

mengurangi secara drastis bentuk kertas dalam sistem tersebut.

Perangko. Dokumen yang dikirim dengan pos diganti dengan pengiriman data

yang lebih murah.

Prosedut otomatis. Aktivitas manual otomatis EDI berhubungan dengan pembelian,

pemerosesan pesanan penjualan, pengeluaran dana kas, penerimaan dana kas.

EDI KeuanganPenggunaan EDI untuk pengeluaran dana kas dan proses penerimaan kas adalah

lebih rumit dari pada penggunaan EDI untuk aktivitas pembelian dan penjualan.

Pemindahan dana secara elektronik (electronic funds transfer-EFT) membutuhkan bank

penengahan antara mitra perdagangan. Pengaturan ini ditunjukkan pada gambar 2.2

43


Gbr.2.1

FORMAT X.12 Kelompok Fungsional

Kumpulan Transaksi

SEGMENT DATA

ELEMENT DATA

ELEMENT DATA

ELEMENT DATA

Kumpulan

Transaksi

SEGEMENT DATA

ELEMENT DATA

ELEMENT DATA

ELEMENT DATA

Kelompok

Fungsional

SEGMENT DATA

44

Orginating Bank

Penyimpanan Pembayaran dan dihubungkan ke

fatur

Seleksi Item untuk Dibayar dan Diteruskan

Pembayaran ke Bank


ELEMENT DATA

Transaksi Set

SEGMENT DATA

ELEMENT DATA

ELEMENT DATA

ELEMENT DATA

Kumpulan

Transaksi

SEGEMENT DATA

ELEMENT DATA

Gbr.2.2Transaksi EFT antara Mitra Perdagangan

Sistem Bank

Pembayaran Peruasahan Penjulan Pusahaan

EFT EFT

Sistem EDI Sistem EDI

45

Automatic Clearning

house

ReceivingBank

Piatang Dagang

Faktur Validasi

Penyiapan AP

Penyimpan data

Pengeposan Account

Receivable

AccountReceivable

File Faktur

Laporan Penerimaan

Pesanan Pembayaran

terbuka

Rek. Pelanggan dan

Pos ke Acc. Receivable


III. KOMERSIAL INTERNET

Komersial Internet telah menjadi sumber perhatian dan kegemparan yang lebih

mendalam dari pada topik berhubungan dengan komputer atau komunikasi lainnya. Yang

memungkinkan ribuan dari perusahaan bisnis dari semua ukuran dan jutaan dari

pelanggan untuk berkumpul dan berinteraksi dalam suatu mall pembelanjaan maya di

seluruh dunia. Bersama dengan kesempatan yang benar, namun pasar elektronik telah

menyebabkan resiko unik dan masalah yang perlu diselesaikan jika ini untuk menjadi

model bisnis untuk abad 21. Bagian ini mememeriksa teknologi, manfaat resiko dan teknik

keamanan yang berhubungan dengan Komersial Internet.

1.Komersial InternetInternet mulanya dikembangkan untuk militer Amerika Serikat, dan kemudian

digunakan secara luas untuk penelitian akademis dan penelitian pemerintah. Ditahun

terakhir Internet telah berkembang pesat, ini disebabkan oleh tiga faktor berikut :

1. Pada tahun 1995 perusahan telepon komersial nasional seperti: MTI,

Sprint, dan UUNET mengambil kontrol dari elemen tulang punggung dari

Internet dan telah melanjutkan untuk peningkatan infra struktur mereka.

2. Jasa online seperti Compu Serve dan AOL berhubungan pada Internet

untuk email dengan demikian memungkinkan pengguna dari jasa berbeda

untuk berkomunikasi satu sama lain.

3. Perkembangan dari grafik berdasarkan browser Web seperti NetScape

Navigator dan Internet Explorer Microsoft membuat akses Internet suatu

tugas sederhana

Bentuk dan Teknologi Internet sebagai berikut :

- Paket Switching/ Pengalih paket

Internet melakukan teknologi komunikasi berdasarkan pada pada

paket switching.

- Jaringan Privat maya (Vertikal Private Network/VPN)

46


Adalah jaringan privat dalam suatu jaringan publik, dan telah

dibangun pada teknologi X.25 dan teknologi kerangka relai, Internet

berdasar VPN adalah paling menarik.

- Extra Net

Bentuk lain teknologi Internet adalah Extranet, yaitu jaringan yang

dikontrolkan sandi untuk penggunaan privat dari pada publik umum.

Dan digunakan untuk menggunakan akses antara database internal

mitra perdagangan.

- World Wide Web

Adalah suatu fasilitas Internet yang menghubungkan situs

pengguna secara lokal dan seluruh dunia. Bentuk fundamental dari

untuk web adalah suatu dokumen teks disebut web page yang telah

menyimpan kode HTML yang menyediakan format untuk halaman

dan juga hubungan hyper text pada halaman lain. Kode HTML

adalah karakter yang menggunakan huruf dan angka yang

sederhana yang dapat diketik dengan pengedit text atau pengola

kata. Web juga menjadi suatu sistem pengantaran multi media yang

mendukung audio, vidio, vidio konversi dan animasi tiga dimensi.

a. ALAMAT INTERNET

Ada tiga jenis alamat Internet yaitu :

1. Alamat E-mail

Format untuk suatu alamat e-mail adalah USERNAME @ DOMAIN NAME

Contoh, jaho @le high.edu. nama pengguna adalah jaho. Nama domain

adalah suatu nama untuk organisasi dikombinasikan dengan suatu nama

domain tingkat tinggi dari contoh nama unik adalah “lehing” dan TLD adalah

suatu “edu”.

2. Alamat ULR

ULR adalah alamat yang menetapkan jalur pada suatu fasilitas atau file

pada web format umum untuk suatu ULR adalah : Protokol prefiks domain

name subdirectory name dan dokument name

Contoh, untuk mengakses homepage perusahaan south western college

publishing, hanya protokol dan nama domain berikut yang dibutuhkan :

47


http://www.swcollege.com

awalan protokol adalah http:// dan nama domain “www. Swcollege.com”.

Dari homepage ini penggunaan data mengaktifkan hyperlinks pada

halaman lain sebagai yang diinginkan

3. alamat IP

Setiap simpul komputer dan tuan rumah terlampir pada internet harus

memiliki suatau alamat IP yang unik. Sekarang ini alam IP disajikan dalam

32 bit format umum adalah empat kumpulan dari angka yang dipisakan

oleh periode.

b. PROTOKOL

Protokol adalah element penting dari kontrol jaringan yang merupakan aturan

dan standar yang mengatur desain dari rangkat teks dan perangkat lunak yang

memungkinkan penggunaan dari jaringan yang dibuat oleh penjual berbeda untuk

berkomunikasi dan berbagai data.

2. Manfaat Dari Komersial InternetHampir tidak mungkin untuk menemukan suatu induksi yang tidak dipengaruhi oleh

internet. Mencerminkan manfaat penting yang potensial yang dapat diperoleh melalui e-

commerce beberapa darinya termasuk :

Akses kebasis kalangan dan/atau pemasok seluruh dunia

Pengurangan dalam investasi persedian dan biaya mengangkut.

Penciptaan yang cepat dari kemitraan bisnis untuk mengisi celah bisnis

saat mereka muncul.

Pengurangan harga eceran melalui biaya pemasaran yang lebih rendah.

Pengurangan dalam biaya penggandaan.

Jasa pelayanan yang lebih baik

3.Resiko Yang Terkait Dalam Komersial Elektronik a.Resiko Internet.

Ancaman Internet ditimbulkan oleh pegawai yang aktivtasnya tidak berwenang

dan bertentangan dengan hukum. Mungkin untuk pembalasan dengan dendam karena

pemecatan ataupun karena pertengkaran.

b. Cara penaggulangan

48

http://www.swcollege.com/


Dengan cara secara efektif mensiaratkan pemberi kerja untuk memeriksa

kedalam latar belakang seorang karyawan.

c. Resiko Internet

1. Resiko pada konsumen

o Pencuri angka kartu kredit

Internet tidak aman untuk pembelian kartu kredit dianggap

hambatan terbesar bagi e-commerce seperti halnya yang

dilakukan oleh seorang hacker yang telah berhasil muncul

100.000 angka kartu kredit.

o Pencurian Password

Satu bentuk dari penipuan Internet meliputi pembuatan suatu

situs untuk maksud mencuri password pengunjung.

o Kerahasiaan Konsumen

Kekurangan dari kerahasiaan pribadi pemberani konsumen

untuk melakukan internet.

2. Resiko pad Bisnis

Kesatuan bisnis juga beresiko dari penipuan dan kegagalan sistem. Dua

topik penipuan penting diperiksa dibawah ini:

- IP Spooning

Adalah suatu bentuk penyamaran untuk pendapat akses tidak

berwenang pada suatu server web dan/atau untuk melaksanakan

suatu tindakan kejahatan berlawanan hukum tanpa pengungkapan

identitas seseorang. Untuk mencapai ini pelaku kejahatan

menyamar identitasnya dengan mengganti alamt IP dari server asli

dengan server lainnya.

- Penyangkalan dari penyerangan pelaksanaan.

Adalah suatu penyerangan pada suatau server web untuk

mencegah dari melayani pengguna. Karena serangan serangan

demikian dapat ditujukan pada sistem jenis dari sistem mereka

49


khususnya menghancurkan kesatuan bisnis yang tidak dapat

menerima dan memproses transaksi bisnis dari pelayanan mereka.

3. Keamanan, Kepastian, Dan Kepercayaan.

Kepercayaan adalah suatu katalis untuk meningkatkan e-commercial. Baik

konsumen dan bisnis digambarkan pada organisme yang dianggap memiliki

integritas. Organisme harus menyampaikan suatu kesan bahwa mereka

kompetent dan melakukan bisnis secara adil dengan pelanggan, mitra

perdagangan dan pegawai mereka.ini merupakan masalah dua-cabang.

Pertama, perusahaan harus mengimplementasikan infrastruktur teknologi

kontrol yang dibutuhkan untuk menyediakan keamanan yang memudahi

kedua, perusahaan harus memastikan pelanggan potensial dan mitra

perdagangan bahwa usaha perlindungan memadai dan bekerja.

Teknik Keamanan Diuraikan Sebagai Berikut :a. Erikripsi

adalah pengubahan dari data ke data kesuatu sandi rahasia untuk menyimpan dalam

database dan transmisi melalui jaringan.

b. Enkripsi kunci publik

Pendekatan ini menggunakan dua kunci berbeda : satu untuk pesan yang disandikan

dan layanan untuk penguraian sandinya.

c. Pembuktian Digital

Suatu tanda tangan digital adalah suatu teknik pembuktian elektronika yang

memastikan pesan yang dikrimkan berasal dari pengiriman yang berwenang dan ini

tidak dirusak setelah tanda tangan diterapkan

d. Fire walls

Adalah suatu sistem yang digunakan untuk menyekat suatu intranet organisasi dari

pengacau luar

4. Implikasi untuk profesi akuntansi

Dimasa lalu, tantangan dari mengaudit EDI dan bentuk lain dari taransaksi

elektronika dibatasi pada perusahaan lebih besar dengan klien yang lebih

besar. Akses pada internet telah memungkinkan organisasi yang jauh lebih

kecil untuk melakukan EDI dengan mitra

50


51


RANGKUMAN

Bab ini memfokuskan pada tiga aspek dari elektronik komersial: (1) Penggunaan

jaringan antara organisasi dari jaringan untuk mendukung pemerosesan data yang

didistribusikan: (2) Transaksi bisnis-ke-bisnis-tradisional yang dilakukan melalui EDI; dan

(3) Komersial Internet termasuk hubungan bisnis-ke-konsumen dan hubungan bisnis-ke-

bisnis.

Arsitektur Internet dan fitur masing-masing dari star, hierariks, ring, bus, dan

topologis server-klien diperiksa. Teknik kontrol jaringan digunakan untuk menangani sisi

komunikasi dan untuk menghadapi ancaman dari tubrukan data. Sistem EDI digunakan

untuk melakukan komersial elektronik bisnis-ke-bisnis. Kunci dalam kesuksesannya

adalah menggunakan dari suatu bentuk standar untuk mengkomunikasikan antara sistem

yang tidak sama. Amerika Serikat menggunakan format X.12 American National

Standards Institutie (ANSI). Standar yang digunakan secara internasional adalah

EDIFACT (EDI For Administration, Commerce, dan Transport) .

Komersial internet telah menjadi sumber dari perhatian mendalam karena ini

menggunakan ratusan dari perusahaan bisnis dari semua ukuran dan jutaan dari

konsumen untuk berkumpul dan ikut serta dalam komersial seluruh dunia. Bab ini

memeriksa teknologi internet, termasuk pengalihan paket word wide web adalah internet,

dan protokol. Pembahasan dari protokol memfokuskan pada pendekatan lapisan yang

diterangkan dengan contoh adalah mode open sitem Interfact. Model OSI meletakkan

protokol ditujuh lapisan terpisah dan dengan demikian menyediakan untuk komunikasi

efektif antara penggunaan yang menggunakan sejumlah alat perangkat kerja dan

perangkat lunak berbeda. Beberapa keuntungan dari komersial internet ditinjau ulang,

termasuk akses pada pasar seluruh dunia pengurangan dalam persedian, pencipataan

dari pemitraan bisnis, pengurangan dalam harga dan jasa pelanggan yang lebih baik.

Elektronika komersial berhubungan dengan resiko unik. Perhatian untuk

ditempatkan oleh intranet datang dari pegawai. Resiko internet dikarakteristikkan sebagai

sejumlah dari sekema kejahatan yang mengancam kerahasian pribadi konsumen dan

keamanan dari kata yang dikirim dan data disimpan. Berbagai tindakan dipriksa dengan

data penguraian resiko data, sertifikat digital, firewall, dan segel kepercayaan pihak ketiga

untuk situs.

52


Bab disimpulkan dengan suatu tinjauan dari implikasi untuk akuntan dan profesi.

Topik yang diliput termasuk pengauditan proses berkelanjutan, jejak audit elektronik,

mengubah kumpulan keahlian dari auditor, penetapan ulang dari perhatian pengaudit

tradisional, kesempatan bisnis baru untuk akuntan, dan perubahan lingkungan hukum.

53


TUJUAN PENGAJARAN BAB IV

1. Menjelaskan tinjaun sekilas mengenai arus data transaksi.

2. Membahas elemen-elemen dasar yang digunakan dalam system pemrosesan

transaksi.

3. Menjelaskan proses dimana system akuntansi berpasangan akan dirancang dan

diimplementasikan.

4. Membahas system kode yang digunakan dalam pemrosesan transaksi, dengan

tekanan khusus pada bagan kode akun perusahaan.

5. Membahas perancangan formulir-formulir dasar dan persyaratan penyimpangan

catatan pajak secara elektronik.

54


BAB IVDATABASE MANAGEMENT SYSTEM (DBMS)

Database adalah kumpulan informasi yang saling berhubungan antara subjek

yang satu dengan yang lain bertujuan, seperti menampilkan permintaan konsumen atau

yang lainnya.

Tujuan dari pendekatan database untuk mengelola sumberdaya data organasasi. Model

database merupakan sebuah filososfi khusus yang pencapaian tujuannya didukung oleh

strategi-strategi, teknik, perangkat keras, dan perangkat lunak tertentu yang sangat

berbeda dengan lingkungan flatfile.

Selama lima puluh tahun terakhir, sistem informasi akuntansi telah disajikan dalam

sejumlah model atau pendekatan yang berbeda. Setiap model yang baru berkembang

karena kelemahan dan keterbatasn model sebelumnya. Satu hal yang menarik dalam

evaluasi ini adalah model-model yang lebih tua tidak segera diganti oleh teknik-teknik

yang baru. Jadi, pada titik tertentu, berbagai generasi sistem memasuki organisasi-

organisasi yang berbeda dan bahkan dapat hadir bersama-sama dalam satu perusahaan,

secara mendalam pendekatan tersebut ada 5 model : proses manual, sistem file

mendatar (flat file), pendekatan database, model REA (reseorces, event, and agents), dan

model ERP (enter prise resources planning).

Latar Belakang Munculnya Konsep Database

Munculnya konsep database karena adanya kelemahan dari model-model sistem

manajemen data sebelumnya yaitu model flat file. Kelemahan-kelemahan tersebut antara

lain dalam hal penyimpanan data (data storage), pembaharuan data (data updating),

kekinian informasi (currency of information), dan ketergantungan tugas data (task-data

dependency).

Penyimpanan Data

Sistem informasi yang efisien hanya satu kali menangkap dan menyimpan data dan

membuatnya tersedia kesemua pemakai yang membutuhkannya ini tidak mungkin terjadi

dalam lingkungan flat file. Untuk memenuhi kebutuhan data khusus dari setiap pemakai,

organisasi harus mengeluarkan biaya untuk prosedur pengumpulan majemuk dan untuk

55


prosedur penyimpanan majemuk. Sebagian data yang digunakan bersama akan

diduplikasikan lusinan kali, atau bahkan ribuan kali sehingga penyimpanan data nya

menjadi sangat tinggi.

Untuk mengatasinya maka setiap elemen data disimpan hanya sekali, sehingga

menghilangkan pemborosan data dan mengurangi biaya penyimpanan data.

Pembaharuan Data

Organisasi-organisasi memiliki banyak sekali data yang disimpan dalam file-file induk, file-

file referensi yang memerlukan pembaharuan priodik agar mencerminkan perubahan

operasional dan ekonomi. Sepotong informasi ini mungkin penting bagi beberapa

departemen pemakai, seperti departemen penjualan, penagihan,kredit, pelayanan

pelanggan, promosi penjualan dan penjualan katalog.

Jika para pengguna sistem informasi memiliki file-file yang terpisah, setiap perubahan

harus dilakukan secara terpisah untuk setiap pemakai. Hal ini tentunya akan menambah

biaya manajemen data dan biaya manajemen maka sistem database sangat dibutuhkan.

Kekinian Informasi

Kontras dengan masalah pembaharuan data majemuk adalah masalah gagalnya

memperbaharui semua file pemakaian yang dipengaruhi oleh perubahan data tertentu.

Jika pesan pembaharuan ini tidak disebarkan dengan benar, sebagian pemakai mungkin

tidak mencatat perubahan tersebut, dan kemudian akan melakukan pekerjaan dan

mengambil keputusan berdasarkan data yang sudah usang.

Jika dengan menggunakan database, perubahan yang dilakukan oleh seorang pemakai

secara otomatis akan berlaku pada pemakai lainnya.

Ketergantungan Tugas Data

Masalah lainnya dengan pendekatan flat file adalah ketidakmampuan pemakai untuk

mendaptakan informasi tambahan ketika dia memerlukan perubahan. Masalah ini disebut

ketergantungan tugas data. Informasi yang dimiliki pemakai terbatas oleh data yang

56


dimiliki dan dikontrolnya. Sedangkan dengan database kebutuhan informasi seorang

pemakai bisa seluas diluar wilayah langsung pekerjaannya, namun kebutuhan ini dapat

segera dipenuhi.

Elemen-elemen Lingkungan Database

1) PemakaiPara pemakai mengakses database dalam dua cara. Pertama, akses tersebut dapat

dicapai melalui program-program pemakai yang disiapkan oleh professional sistem.

Prosedur pemrosesan data untuk transaksi-transaksi seperti penjualan, penerimaan kas,

dan pembelian, pada dasarnya sama dengan yang terdapat dalam lingkungan flat file.

Kedua untuk akses database adalah melalui pertanyaan langsung, yang tidak memerlukan

program-program formal dari pemakai. Fasilitas pertanyaan ini mejadi lingkungan yang

“bersahabat” untuk menyatukan dan mengambil data, yang nantinya digunakan untuk

menghasilkan laporan-laporan manajemen khusus.

2) Sistem Manajemen DatabaseDBMS menyediakan sebuah lingkungan yang terkontrol untuk membantu atau mencegah

pemakai mengakses database dan untuk secara efisien mengelola sumber daya. Setiap

model DBMS mencapai tujuan ini dengan cara yang berbeda, tetapi beberapa ciri umum,

diantaranya :

Pengembangan Program. DBMS berisi perangkat lunak pengembangan aplikasi. Baik pemrograman maupun pemakai akhir dapat

menggunakan fitur ini untuk menciptakan aplikasi-aplikasi untuk mengakses

database.

Backup dan pemulihan. Selama pemrosesan, DBMS secara priodik

membuat file-file backup untuk database fisik. Jika terjadi kerusakan

(kegagalan disket, kesalahan program, atau tindakan kejahatan) yang

menyebabkan database tidak bisa digunakan, DBMS dapat pulih ke versi

sebelumnya yang dianggap benar. Walaupun sebagian data mungkin hilang,

tanpa fitur backup dan pemulihan data, database akan rentan terhadap

kehancuran total.

57


Penggunaan database untuk pelaporan. Fitur ini mencatat data statistik

tentang data-data yang sedang digunakan, dan siapa yang menggunakannya.

Administrator database (DBA-Database Administrator) menggunakan informasi

ini untuk membantu mereka menetapkan otorisasi pemakai dan dalam

menjaga database.

Akses database. Fitur yang paling penting dari DMS adalah dapat

mengizinkan pemakai yang memiliki otorisasi untuk mengakses database. Tiga

modul perangkat lunak yang memfasilitasi pekerjaan ini adalah bahasa

defenisi data (DDL-data definition language), bahasa manipulasi data (DML-

data manipulation language).

Bahasa Defenisi DataBahasa Defenisi Data (DDL- Data Defenition Language). Adalah sebuah bahasa program

yang digunakan untuk mendefenisikan database fisisk ke DBMS. Terdapat tiga tingkat,

disebut sudut pandang (view), dan dalam defenisi ini : sudut pandang internal, sudut

pandang konseptual (skema), dan sudut pandang pemakai (subskema).

Sudut Pandang Internal. Sudut pandang internal (internal view) menyajikan pengaturan

record secara fisik dalam database.

Sudut Pandang Konseptual. Sudut pandang konseptual (skema) menyajikan database

secara logika dan secara abstrak, bukan bagaimana database itu secara fisik disimpan.

Sudut Pandang Pemakai (subskema). Sudut pandang konseptual atau (user view)

mendefenisikan bagaimana seorang pemakai tertentu melihat database.

Operasi DBMS. untuk menggambarkan peran-peran sudut pandang ini, mari kita lihat

urutan peristiwa tipikal yang terjadi dalam mengakses melalui DBMS. Penjelasan berikut

ini sifatnya hipotesis, dan rincian tekhnis tertentu dihilangkan.

Program yang digunakan pemakai mengirimkan permintaan (memanggil) untuk

data yang terdapat dalam DBMS. Panggilan ini tertulis dalam bahasa manipulasi

data khusus (didiskusikan kemudian) yang melekat dalam program pemakai

tersebut.

DBMS menganalisis permintaan itu dengan mencocokkan elemen-elemen data

yang dipanggil dengan sudut pandang ini, akses ditolak.

58


DBMS menentukan parameter-parameter struktur data dari sudut pandang internal

dan mengirimkan mereka kesistem operasi, yang melakukan pengambilan data

aktual. Parameter struktur data tersebut menjelaskan organisasi dan metode akses

(sebuah program utilitas sistem operasi, untuk mengambil data yang diminta.

Dengan menggunakan metode akses yang tepat, sistem operasi berinteraksi

dengan peralatan penyimpanan disket untuk mengambil data dari database fisik.

Sistem operasi kemudian penyimpanan data itu didalam main memory buffer area

(sebuah wilayah buffer memori utama yang dikelola oleh DBMS).

DBMS mentransfer data tersebut ke lokasi kerja pemakai yang terdapat dalam

memori utama. Pada titik ini, program pemakai bebas mengakses dan

memanipulasi data.

Ketika pemrosesan selesai, angka 4, 5 dan 6, dibalik untuk menyimpan kembali

data yang sudah diproses ke database.

Bahasa Manipulasi Data (DML- Data Manipulation Language) adalah bahasa program

yang dimiliki sendiri, yang digunakan oleh DBMS tertentu untuk mengambil, memproses,

dan menyimpan data.

Bahasa Query (Query Language)

Bahasa Query Terstruktu (SQL) dari IBM (Structure Query Language-SQL diucapkan

sekuel) telah menjadi bahasa query standar untuk DBMS mainframe dan komputer-mikro.

Merupakan bahasa non-prosedural dengan banyak perintah merupakan perangkat yang

sangat berguna untuk menginput, mengambil, dan memodifikasi data dengan mudahnya.

AQL merupakan alat pemrosesan data yang efisien.

3) Administrator Database (DBA-Database Administrator). DBA ini

bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya database.

59


Perencanaan Database: Implementasi:

1. Mengembangkan strategi

database organisasi

2. Mendefenisikan lingkungan

database

3. Mendefenisikan persyaratan data

4. Mengembangkan kamus data

1. Menentukan kebijakan akses

2. Menerapkan kontrol keamanan

3. Menspesifikasi Prosedur Tes

4. Menetapkan standar

pemrograman

Desain Operasi dan pemilihan

1. Database logis (skema)

2. Sudut pandang pemakai

eksternal (subskema)

3. Kontrol database

1. Mengevaluasi perubahan dan

pertumbuhan

2. Mengevaluasi teknologi baru

4) Database Fisik

database fisisk tersusun dari titik-titik magnetis pada disket magnetis. Tingkat database

lainnya (sudut pandang pemakai, sudut pandang konseptual, dan sudut pandang internal)

merupakan kumpulan record dan file. Database relasional didasarkan pada struktur file sekuensial denga indeks (index sequential file).

2.3 Model Database Relasional

Model relasional memiliki teminologinya sendiri. Table database ini disebut relasi.

Dibaris pertama relasi itu adalah atribut (elemen-elemen data) yang membentuk kolom-

kolom. Perpotongan kolom dan baris-baris yang berbentuk dalam relasi atau tuples.

Sebuah tuple, yang diberi defenisi tepat oleh Codd ketika dia pertamakali

memperkenalkannya, yaitu korespondensi dengan sebuah record. Dari sini, istilah record

dan table akan digunakan dalam kaitannya dengan tuple dan relasi (record dengan tuple,

table dengan relasi).

60


Tabel-tabel yang dirancang dengan tepat memiliki empat karakteristik :

1. Semua peristiwa pada titik perpotongan sebuah baris dan sebuah kolom

merupakan sebuah nilai tunggal. tidak diizinkan nilai majemuk (pengulangan

kelompok).

2. Nilai atribut disetiap kolom semuanya harus dari kelas yang sama.

3. Setiap kolom dalam table tersebut harus diberi nama secara unik, namun

demikian, tabel-tabel yang berbeda mungkin saja berisi kolom-kolom dengan nama

yang sama.

4. setiap baris dalam table harus unik setidaknya untuk satu atribut. Atribut ini

merupakan kunci utama.

Hubungan diantara tabel-tabel relasional yang diperlukan untuk mewujudkan asosiasi-

asosiasi itu dibentuk oleh sebuah atribut yang sama untuk kedua tabel. Misalnya, kunci

utama tabel pelanggan (no. pelanggan) ditanamkan sebagai sebuah kunci asing dalam

Faktur Penjualan dan tabel Penerimaan Kas. Dengan cara yang sama, kunci primer dalam

tabel Faktur Penjualan (No. Faktur). Merupakan kunci asing dalam table item garis.

Perhatikan bahwa tabel Item Garis menggunakan kunci primer gabungan yang terdiri atas

dua field-Nomor Faktur dan Nomor Item. Kedua field dibutuhkan untuk mengidentifikasi

setiap record yang terdapat dalam tabel secara unik, tetapi hanya bagian nomor faktur dari

kunci itu menjadi penghubung dengan tabel Faktur Penjualan.

DBMS membuat hubungan fisik diantara record yang terdapat dalam tabel-tabel berkaitan

dengan mencari tabel-tabel yang dispesifikasi untuk record-record yang nilainya diketahui.

Misalnya, jika seoarang pemakai menginginkan semua faktur untuk pelanggan 1875,

sistem tersebut akan mencari tabel faktur penjualan untuk record dengan nilai kunci asing

1875. Jika melihat dari gambar 9-10 bahwa hanya ada satu kemunculan no-faktur 1921.

untuk mendapatkan rincian item garis dari faktur ini, pencarian dilakukan pada tabel item

garis untuk record yang memiliki nilai kunci asing 1921. didapatkan dua record.

Sifat asosiasi antara dua tabel menentukan metode yang digunakan untuk menetapkan

kunci-kunci asing. Metode-metode ini kemudian akan dijelaskan dalam bagian yang

berkaitan dengan perancangan sebuah database relasional.

61


Nama Pel

(Kunci)

Nama Alamat Saldo

Saat ini

1875 J.Smith 18 Elm St. 1820.00

1943 J.Hobbs 165 High St 549.87

2345 Y. Martin 321

Barclay

5256.76

5678 T.Stem 432 Main St. 643.67

Tahap-tahap Operasional Dalam Desain Database

Dalam merancang database relasional ada tiga tahap yaitu : Desain database konseptual, desain database logis, dan desain database fisik

3 tahap dalam perancangan database yaitu :1. Desain Database Konseptual

Desain database konseptual melibatkan penemuan dan analisis terhadap kebutuhan data

organisasi. Perangkat utama yang digunakan dalam membuat sebuah model data adalah

diagram relasi entitas (diagram RE).Diagram RE menggunakan tiga simbol dasar untuk menggambarkan entitas atau objek

data yang terdapat dalam sistem.

Entitas merupakan kata benda yang digambarkan oleh bujur sangkar-bujur

sangkar dalam diagram RE. Sebuah entitas adalah sebuah sumberdaya, sebuah

peristiwa, atau seorang individu yang terlibat dalam proses bisnis.

Atribut adalah data yang menjelaskan karakteristik atau properti entitas. Atribut

menampilkan dengan lingkaran-lingkaran yang diberi label, ditanamkan pada

entitas.

62


Relasi diantara entitas digambarkan dengan simbo-simbol permata. Mereka semua

digambarkan dalam bentuk kata kerja seperti memilih (select), memperbaharui

(update), menyiapkan (prepare), atau memeriksa (examines).

2. Desain Database Logis

Gunanya untuk menjelaskan proses mengubah sudut pandang konseptual pemakai

kedalam tabel-tabel yang mendasari database. Tabel-tabel ini pada akhirnya akan

digunakan untuk membuat sudut pandang fisik (gambar fisik) yang digunakan pemakai

akhir untuk pengambilan keputusan.

3. Desain Database Fisik

Tabel-tabel persediaan, pemasok, dan suku cadang pemasok yang diciptakan sejauh

ini bersifat teoritis (diatas kertas), bukan fisik. Langkah berikutnya adalah menciptakan

tabel-tabel fisik dan mengisinya dengan data. Hal ini merupakan langkah yang harus

direncanakan dan dilaksanakan dengan hati-hati, dan mungkin bisa memerlukan waktu

berbulan-bulan untuk sebuah instalasi yang besar. Ketika hal ini sudah dilakukan, sudut

pandang atau gambar fisik untuk pemakai bisa dibuat.

2.5 Anomali dalam Database dan Normalisasi Data

Prose Normalisasi Data Proses ini dimulai dengan merancang sudut pandang (gambar) (laporan output, dokumen,

dan layar input) yang dibutuhkan oleh pemakai. Gambar-gambar ini dapat diciptakan

dalam sebuah pengolah kata, sebuah program grafis atau cukup dengan kertas dan

pencil.

Pentingnya Normalisasi DataNormalisasi merupakan proses yang mempromosikan desain database efektif dengan

mengelompokkan atribut-atribut data kedalam tabel-tabel yang sesuai dengan kondisis-

kondisi tertentu.

Tabel-tabel yang belum dinormalisasikan bisa terkena tiga jenis masalah yang disebut

anomaly :anomaly pembaruan (update anomaly), anomali sisipan (insertion anomaly),

dan anomaly penghapusan (delection anomaly).

63


Update Anomaly atau Anomali Pembaharuan dihasilkan dari pemborosan data

(data yang berlebihan) dalam tabel yang tidak dinormalisasi.

Insertion Anomaly untuk menunjukkan dampak anomali sisipan, asumsikan bahwa

seorang pemasok telah memasuki pasar.

Delection Anomaly atau anomaly penghapusan melibatkan tindakan-tindakan yang

tidak disengaja dari data-data dalam tabel.

Akuntan dan Normalisasi DataNormalsisasi database merupakan sebuah masalah teknis yang biasanya menjadi

tanggungjawab seorang ahli atau professional sistem. Namun demikian, normalisasi

database memiliki implikasi untuk kontrol yang menjadi perhatian akuntan juga. Misalnya,

anomaly pembaharuan data dapat menimbulkan konflik diantara nilai-nilai database yang

usang. Anomaly sisipan dapat membuat transaksi tertentu tidak tercatat dan

menghancurkan jejak audit. Walaupun kebanyakan akuntan tidak akan bertanggung jawab

untuk menormalisasikan database organisasi, mereka harus memahami prosesnya dan

mampu menentukan apakah tabel itu sudah dinormalisasikan dengan benar.

2.6 Fitur-fitur Operasional Database

Konsep pemprosesan data distributif (distributed data processing DPD) sebagai sebuah

alternatif untuk pendekatan sentralisasi.

Database distributif memiliki 2 kategori : Database Partisi dan Replikasi

Database Partisi

Pendekatan database partisi membagi database sentral dalam segmen-segmen atau

partisi yang didistribusikan kepada pemakai utama mereka. Keunggulan pendekatan

ini adalah:

Kontrol terhadap pemakai ditingkatkan karena data disimpan dalam situs-

situs lokal.

Waktu tanggap pemrosesan transaksi diperbaiki dengan mengizinkan lokal

mengakses data dan mengurangi potensi kehancuran. Dengan

menempatkan data dibeberapa situs, hilangnya sebuah situs tidak akan

menghapus semua data yang diproses oleh organisasi.

64


Database Replikasi

Database Replikasi (tiruan) efektif untuk perusahaan-perusahaan yang tingkat

pemakaian bersama untuk data-datanya tinggi tetapi tidak ada pemakai utama.

Karena data yang sama dibuat tiruannya disetiap situs, lalu lintas data antara situs

banyak berkurang.

Ringkasan

Dari pendekatan database terhadap manajemen dan menunjukkan bagaimana

pendekatan ini memampukan organisasi-organisasi bisnis mengatasi kelebihan atau

pemborosan data dan masalah-masalah yang berkaitan yang mengganggu pendekatan

flat file terhadap manajemen data. Hal ini menunjukkan bahwa konsep database terdiri

atas empat komponen yang saling berkaitan secara dinamis : pemakai, sistem manjemen

database, administrator database, dan database fisik. DBMS berdiri diantara database

fisik dan komunitas pemakai. Fungsi utamanya adalah menyediakan lingkungan yang

aman dan terkontrol untuk database. Hal ini diwujudkan dengan modul-modul perangkat

lunak, seperti bahasa query, bahasa defenisi data, dan bahasa manipulasi data. DBMS

juga memberikan perlindungan kesalahan manusia dan kerusakan alami melalui

bermacam-macam modul pendukung dan perbaikan (backup and recovery modules)

Dalam hal ini juga dibahas tiga model database yang umum digunakan, yaitu model

hirerarkis jaringan (network), dan model relasional. Model database merupakan presentasi

abstrak data mengenai entitas-entitas, peristiwa, dan aktivitas, serta relasi-relasi mereka

didalam sebuah organisasi. Tujuan dari model-model ini adalah untuk menyajikan atribut-

atribut tersebut dengan sebuah cara yang dapat dimengerti oleh pemakai. Pusat perhatian

ditujukan pada model relasional. Sejumlah topik mengenai desain database dibahas,

termasuk diantaranya pembuatan model data (data modelling), pembuatan tampilan

pemakai dari diagram RE (Relasi Entitas), dan teknik-teknik normalisasi data. Akhirnya,

bab ini juga menampilkan sejumlah masalah yang berkaitan dengan database distributif

(distributed database). Bab ini mendiskusikan tiga konfigurasi database yang mungkin

dibuat dalam sebuah lingkungan distributif : distributif sentralisasi, database partisi, dan

database replikasi.

65


TUJUAN PENGAJARAN

1. Menjelaskan tinjaun sekilas mengenai arus data transaksi.

2. Membahas elemen-elemen dasar yang digunakan dalam system pemrosesan

transaksi.

3. Menjelaskan proses dimana system akuntansi berpasangan akan dirancang dan

diimplementasikan.

4. Membahas system kode yang digunakan dalam pemrosesan transaksi, dengan

tekanan khusus pada bagan kode akun perusahaan.

5. Membahas perancangan formulir-formulir dasar dan persyaratan penyimpangan

catatan pajak secara elektronik.

66


BAB VPEMEROSESAN DATA TRANSAKSI

A. ARUS TRANSAKSI1. Arus transaksi Perusahaan Manufaktur

Istilah pemrosesan transaksi merupakan beragam aktivitas dalam perusahaan

yang harus dilakukan untuk mendukung operasi sehari – hari. Gambar arus transaksi

perusahaan manufaktur adalah diagram arus data logis dari arus transaksi pada tingkat

operasional dari sebuah perusahaan manufaktur. Setiap kotak pada gambar tersebut

mewakili sebuah pihak – pelanggan, pemasok / penjual, atau karyawan. Proses mewakili

aktivitas pemrosesan yang biasanya terdapat pada sistem aplikasi.

67


Gambar. Arus – Arus Transaksi Di Perusahaan Manufaktur

Keterangan:

68

Pelanggan

Pemasok

ok

Karyawan

Produksi

Akun tansi

Hutang Dagang

Jadw

al

Prod

uksi

OrderPenjualan

Penagihan

Piutang Dagang

Pengiriman Gudan

g

Pembelian

Penerimaan

Penggajian

1

2

14

13

31

12

11

7

8

9

16 15

27

28

30

29

6

10

4

3

26

1

18

21

20

19

24

22

23

25

5

1. Order2. Pemberitahuan3. Memo Penagihan4. Faktur5. Nota Pengiriman Faktur6. Pernyataan7. Order Pengiriman8. Order Pembelian

9. Order Pembelian10. Order Pengiriman11. Barang akan dikirim12. Barang Jadi13. Order Pembelian (Jika diperlukan )14. Barang untuk Pelanggan15. Jadwal Produksi16. Status Produksi

17. Permohonan Pembelian18. Laporan Tenaga Kerja19. Nota Penerimaan20. Order Pembelian21. Nota Pembelian22. Barang Dagangan23. Faktur24. Voucher Penerimaan

25. Pembayaran26. Catatan Pembayaran27. Cek Pembayaran, dll28. Catatan Pembayaran Karyawan29. Nota Pengiriman Uang

(Pelanggan)30. Penerimaan Kas31. Barang Dibeli


2. Siklus – Siklus Transaksi dan Sistem – Sistem AplikasiKonsep siklus pemrosesan transaksi, yang menyarankan bahwa arus

transaksi operasional dapat dikelompokkan sesuai dengan empat siklus aktivitas

bisnis, yaitu:

a. Siklus Pendapatan; kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian

barang dan jasa-jasa kepada pihak lain dan penagihan pembayaran yang

berkaitan.

b. Siklus Pengeluaran; kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan

barang dan jasa-jasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang berkaitan.

c. Siklus Produksi; kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber

daya menjadi barang dan jasa-jasa.

d. Siklus Keuangan; kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan

manajemen dana modal, termasuk kas.

B. KOMPONEN – KOMPONEN SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI1. Masukan

Dokumen-dokumen sumber, seperti order pelanggan, slip-slip penjualan,

faktur, order pembelian, dan kartu jam karyawan, adalah bukti fisik masukan ke

dalam sistem pemrosesan transaksi. Tujuannya adalah:

a. Menangkap data

b. Membantu operasi pengkomunikasian data dan pengotorisasian operasi

lainnya dalam proses

c. Menstandarkan operasi dengan menunjukkan data apa yang membutuhkan

pencatatan dan tindakan apa yang harus diambil

d. Menyediakan berkas permanen untuk analisis masa datang, jika dokumen-

dokumen dipelihara.

Dokumen-dokumen sumber umumnya berupa formulir yang dirancang

secara hati-hati untuk penggunaan data yang dicatat secara akurat.

69


2. PemrosesanPemrosesan meliputi penggunaan jurnal dan register untuk menyediakan

catatan masukan yang permanen dan kronologis. Jurnal digunakan untuk

mencatat transaksi-transaksi akuntansi keuangan, dan register digunakan untuk

mencatat jenis data lain yang tidak berhubungan dengan akuntansi.

3. PenyimpananBuku besar dan file-file menyediakan penyimpanan data baik dalam sistem

manual maupun terkomputerisasi. Buku besar, buku besar hutang dagang, dan

buku besar piutang adalah catatan nilai terakhir. Buku besar tersebut menyediakan

ikhtisar transaksi-transaksi akuntansi keuangan perusahaan. File adalah kumpulan

data yang terorganisasi. Terdapat beberapa jenis file, yaitu: file transaksi adalah

kumpulan data masukan transaksi yang bersifat sementara, dan file master adalah kumpulan data yang bersifat permanen yang akan digunakan secara terus

menerus, serta referensi atau file tabel yang memuat data yang diperlukan untuk

mendukung pemrosesan data. .4. Keluaran

Terdapat beragam variasi keluaran dari sistem pemrosesan transaksi.

Setiap dokumen yang dihasilkan dari sistem adalah keluaran. Beberapa dokumen

dapat masukan sekaligus keluaran (misalnya faktur pelanggan adalah keluaran

dari sistem aplikasi memasukan order dan juga merupakan dokumen masukan ke

pelanggan). Keluaran lainnya dari sistem pemrosesan transaksi adalah neraca

saldo, laporan keuangan, laporan operasional, pembayaran cek, dokumen

pengiriman, dan faktur cek (pembayaran kepada pemasok).

C. PERENCANAAN SISTEM TATA BUKU BERPASANGANSeksi ini meninjau sekilas langkah-langkah perencangan dan implementasi

sistem berpasangan.Kompleksitas langkah-langkah ini berkembang sejalan dari

sistem manual ke sistem berdasar-komputer.

70


1. Pendekatan SistemModel perancangan yang disarankan harus sesuai dengan teori sistem.

Model ini adalah analisis sistem terstruktur, yang dikarakteristikkan melalui

perancangan top-down dengan perbaikan lanjutan. Proses dimulai dengan

penetapan keluaran yang diharapkan dari sistem akuntansi, jadi, dengan itu garis

besar sistem dirancang. Tujuan dasar sistem akuntansi adalah untuk mencatat,

memproses, dan melaporkan informasi keuangan. Tujuan ini adalah menghasilkan

laporan keuangan perusahaan dan laporan-laporan lainnya. Dengan demikian,

laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya adalah hal yang logis untuk

dijadikan dasar dalam keseluruhan perancangan sistem akuntansi. Empat langkah

umum dalam proses ini adalah:

a. Merancang klasifikasi kasar dari akun, bagan akun, dan laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang berhubungan.

b. Menelaah hal ini dengan manajemen dan karyawan-karyawan operasi.

c. Menyelesaikan laporan keuangan, bagan akun, dan laporan-laporan lain.

d. Menyajikan pedoman penjurnalan dan merancang dokumen dan prosedur-

prosedur yang diperlukan untuk implementasi dan opersi sistem.

Jika sistem aplikasi telah diidentifikasi, ayat jurnal standar yang lengkap

dapat dibuat, juga dokumen, untuk menyelesaikan perancangan sistem. Aktivitas-

aktivitas operasi dari setiap sistem aplikasi harus diikhtisarkan secara logis dalam

format ayat jurnal standar. Jadi, kaitan aktivitas operasi perusahaan dengan bagan

akun dan laporan keuangan telah dibuat pula. Pembuatan ayat jurnal standar yang

lengkap telah melengkapi perancangan sistem.

2. Ayat Jurnal StandarAyat jurnal standar adalah ayat jurnal proforma atau hipotetis yang

diharapkan ada dalam operasi normal dari suatu sistem. Ayat jurnal standar

memformulasikan proses penutupan. Ayat jurnal standar akan menunjukkan tiga

hal berikut :

a. Akun-akun yang dipengaruhi oleh penjurnalan.

71


b. Sumber (yaitu jurnal, departemen, komputer yang digunakan, dan sebagainya).

c. Tanggal atau periode penjurnalan (mingguan, bulanan).

Untuk menerapkan sistem akuntansi berpasangan, formulir dan dokumen-

dokumen harus dirancang, teknologi harus dipilih, dan prosedur operasi harus

dirancang dengan mempertimbangkan pengendalian internnya. Setiap aspek ini

penting, tetapi aspek-aspek ini tidak harus mempengaruhi keseluruhan

perancangan logis sistem akuntansi berpasangan. Satu hal yang harus diputuskan

adalah sistem apakah yang harus dibuat sebelum menentukan bagaimana

melakukan itu. Formulir, teknologi, dan prosedur-prosedur operasi adalah

pertimbangan-pertimbangan bagaimana implementasi dilakukan. Pertimbangan

aspek-aspek ini, jika terlalu cepat dapat mempengaruhi perancangan sistem

akuntansi. Jadi, pertimbangan dokumen, prosedur, atau teknik-teknik secara

terlalu cepat membuat sistem analisa harus membatasi pembuatan alternatif-

alternatif khusus dan membatasi pula pemahaman kebutuhan keseluruhan sistem.

3. Cara – Cara Pemrosesan TransaksiDalam sistem akuntansi manual yang tradisional, dokumen sumber dicatat

dalam jurnal untuk menyajikan catatan transaksi secara kronologis. Jurnal

kemudian dipindah bukukan ke buku besar untuk tujuan pengikhtisaran data

keuangan. Buku besar diproses untuk menghasilkan laporan keuangan. Arus

pemrosesan seperti sistem itu adalah dari dokumen ke jurnal, jurnal ke buku besar,

dan dari buku besar ke laporan keuangan. Ragam dari arus yang tradisional ini

bisa muncul dalam sistem akuntansi manual.

3.4. Kebutuhan Akan Bagan AkunDalam rangka perancangan laporan keuangan dan laporan-laporan lain,

bagan akun harus dirancang. Dalam setiap sistem akuntansi terdapat akun

terpisah untuk mencatat informasi moneter yang berasal dari transaksi. Setiap

akun diberikan nomor dari bagan akun perusahaan, yang merupakan sistem

72


penomoran yang dirancang untuk mengklasifikasikan dan mengolah akun. Untuk

pengklasifikasian, diperlukan sistem kode akun.

Secara konseptual, akun adalah tempat dimana data relevan pada aktivitas

atau obyek tertentu dicatat dan atau diikhtisarkan. Akun dapat mengambil bentuk

fisik yang beragam. Dalam sistem manual itu dapat formulir yang sangat

terstandar. Dalam sistem komputer dapat berupa kartu atau lokasi disk magnetik.

Data dapat diklasifikasikan dengan cara berbeda, apa yang merupakan klasifikasi

relevan terbaik bagi pemakai utama data.

5. Perancangan Bagan Akun Salah satu cara untuk mengolah bagan akun adalah dengan

mengelompokkan akun-akun aktiva, kewajiban, modal, pendapatan dan beban,

dengan cara memblok atau mengelompokkan nomor berurutan untuk setiap

kelompok akun utama. Teknik pengelolaan semacam ini disebut kode blok.

Klasifikasi akun yang seragam harus dikembangkan, dipublikasikan dan

dipromosikan oleh asosiasi perdagangan dan banyak kelompok lain untuk

mewujudkan praktik akuntansi yang baik. Statistik itu akan sangat menolong

perusahaan, keseragaman diantara bagan akun industri menguatkan validitas

pembandingan satu perusahaan dengan data industri. Pembandingan seperti itu

dapat membantu penilaian operasi perusahaan dan kebijakan manajemen.

Pertanyaan mendasar dalam perancangan buku besar adalah

pertimbangan jumlah rincian yang akan dipindah-bukukan (misalnya hanya rincian

atau hanya total) dan pembagian buku besar untuk mencakup sub buku besar.

Jika buku memuat akun-akun (yang dapat lebih merupakan akun pengendali

daripada akun rinci) untuk setiap aktiva, kewajiban, dan modal, termasuk

pendapatan dan beban, disebut buku besar.

73


6. Dokumentasi Dokumentasi lengkap organisasi dan prosedur-prosedur sistem akuntansi

akan mencakup penjelasan rinci dari nama tugas pekerjaan, bagan akun, dan

spesifikasi lengkap ayat jurnal standar dan prosedur-prosedur yang berkaitan. Jika

beban dan kredit ke akun tidak dinyatakan dan dikendalikan secara hati-hati, unit

operasi yang berbeda dan atau pemegang buku akan mencatat transaksi-transaksi

serupa dengan cara berbeda. Manual juga membantu memformulasikan prosedur-

prosedur pengendalian intern. Manual akun adalah bentuk dokumentasi

prosedural.

D. SISTEM KODE AKUN UNTUK PEMROSESAN TRANSAKSI1. Jenis – Jenis Kode

Sistem pengkodean terdiri dari himpunan karakter; yaitu, himpunan simbol-

simbol yang dapat diterima dan telah dinyatakan, digunakan untuk

mengidentifikasikan obyek tertentu. Kode numerik menggunakan digit-digit tertentu

(umumnya himpunan karakter 0, 1, 2,...9). Kode alfanumerik menggunakan angka,

huruf alfabet, dan simbol-simbol khusus. Kode batang, kode ini memuat 25 daerah

digit; daerah yang pertama adalah untuk produsen, dan kedua untuk nomor

produk.

Bangunan dasar blok dalam sistem pengkodean adalah karakter individual.

Aturan-aturan menjelaskan pola bagaimana cara menginterprestasikan karakter.

Sebagai contoh, cek yang biasanya dinomori secara berurutan. Urutan nomor

dapat diberikan dalam bentuk menurun atau menaik, dimana skala menaik adalah

lebih umum. Skema ini disebut kode sekuensial, kode ini mengatur data

berdasarkan posisi.

Hal biasa untuk memberi arti bagi nilai seperti halnya posisi karakter.

Skema yang dapat saling dipertukarkan disebut kode kelompok atau kode hirarkis.

Kode kelompok atau kode historis mengimplementasikan beberapa sub klasifikasi

dalam setiap blok data utama. Karakter tertentu dicadangkan untuk setiap

74


klasifikasi yang diinginkan. Sistem kode pos adalah skema hirarkis dimana baik

nilai maupun posisi karakter (terbatas pada digit desimal) memiliki makna. Variasi

khusus dari kode hirarkis adalah kode desimal. Kode desimal berbeda dengan

kode blok yang umum dimana kode desimal memungkinkan perluasan yang tidak

terbatas disebelah kanan titik desimal.

2. Pertimbangan – Pertimbangan Dalam Perancangan KodeBeberapa pengamatan dapat dilakukan terhadap penggunaan kode.

Jelasnya, kode harus menghasilkan klasifikasi yang diinginkan. Kode juga harus

fleksibel. Dalam konteks ini penting untuk menyadari bahwa sistem itu tidaklah

statis. Pertimbangan lain berkaitan dengan keterpaduan file-file data. Sebagai

contoh order penjualan secara langsung mempengaruhi penjualan, piutang

dagang, dan persediaan. Penghubungan silang, mempertimbangkan pemeliharaan

dan pengamanan sistem. Nomor perlindungan sosial perorangan merupakan

pengidentifikasi khusus yang harus digunakan untuk penghubungan silang

beberapa file data yang berkaitan.

Banyak aplikasi akuntansi yang memerlukan penggunaan dan manipulasi

tanggal, kalender, seperti tanggal jatuh tempo hutang. Salah satu jenis kode yang

belum disinggung adalah kode memonic. Kode ini menggunakan himpunan

karakter alfanumerik ; huruf (dan angka) dikombinasikan untuk menyingkat atau

memperpendek kode yandg serupa dengan pengucapan atau ejaan obyek yang

bersangkutan. Hal terakhir yang menjadi pertimbangan adalah panjangnya kode.

Studi empiris telah membuka rahasia fenomena yang berkaitan dengan manusia

dalam pemanfaatan kode. Sebagian besar orang dapat membaca kode yang

memuat tujuh ditambah atau dikurang dua digit. Meskipun kode yang lebih besar

masih terus meningkat penggunaannya, analisa harus waspada terhadap

keterbatasan manusia pada saat membuat skema pengkodean. Jika dibutuhkan,

blok atau daerah harus dibagi-bagi, untuk mempermudah pemrosesannya oleh

manusia.

75


3. Contoh-Contoh Pengkodean Dalam Sistem Akuntansi Skema kode pelanggan yang biasa dicontohkan berikut ini: misalkan kode

12340019333103; lima digit pertama (12340) dapat mewakili nomor akun; dua digit

kedua (01) kode geografi; dua digit berikutnya (93) klasifikasi perdagangan; lima

digit berikutnya (33103) mewakili wilayah penjualan (331) dan tenaga penjual (03);

dan seterusnya, komputer dapat memanipulasi kode sepanjang itu sehingga cukup

mudah dibaca. Makin panjang kode, makin baik pula penjelasannya.

E. PERANCANGAN FORMULIR DAN PERTIMBANGAN – PERTIMBANGAN PENYIMPANAN CATATAN

Banyak sistem aplikasi akuntansi dibuat dengan satu pertimbangan yaitu

pembuatan dan penanganan formulir adalah fungsi utama dari sistem. Fungsi dari

sistem penagihan adalah untuk memproses faktur; sistem penjualan memproses

order pelanggan. Formulir digunakan untuk mengumpulkan informasi dan juga

untuk menyediakan bukti bahwa operasi (tahap tertentu dalam sistem) telah

dilakukan. Laporan penerimaan menyediakan bukti bahwa barang telah diterima

dan diverifikasi sebelum dilakukan pembayaran.

Formulir dan dokumen-dokumen akuntansi mempunyai beberapa fungsi,

salah satunya sebagai media fisik untuk menyimpan dan mentransmisikan data.

Fungsi ini penting untuk menentukan hasil-hasil operasi dan untuk pengendalian

aktiva.

76


1. Pertimbangan-Pertimbangan Perancangan FormulirPertimbangan dasar dalam perancangan formulir adalah pemakai. Jika

pemakai tidak memahami formulir, atau tidak dapat menggunakannya, hasilnya

adalah sia-sia. Perancangan dan pengendalian formulir adalah penting dalam

sistem.

2. Pertimbangan-Pertimbangan Penyimpanan CatatanKebutuhan akan penyimpanan catatan harus dipertimbangkan dalam

perancangan sistem akuntansi. Berbagai peraturan pemerintah dan peraturan

pajak membuat pedoman khusus dan persyaratan hukum dalam hal penyimpanan

catatan. Penyimpanan catatan harus pula dipertimbangkan dari sudut pandang

intern dalam hal penyimpanan dan penggunaan informasi. Formulir-formulir yang

telah kadaluarsa menimbulkan adanya ketidakefektifan akses dalam informasi

berjalan.

3. Persyaratan Penyimpanan Catatan Pajak Secara ElektronisPerubahan-perubahan sistem data elektronik yang mempengaruhi sistem atau

subsistem akuntansi, dan tanggal efektifnya, harus di dokumentasikan agar

tersedia dalam bentuk kronologis yang akurat. Selain dokumentasi, Internal

Revenue Service juga mensyaratkan pembayar pajak untuk memelihara bahan

bukti untuk catatan yang otentik dan tepat. Pembayar pajak harus melakukan

pengecekan priodik atas catatan yang disimpan untuk menjamin kelayakan dan

kemudahannya untuk dipanggil.

77


Rangkuman

Pemrosesan transaksi mencakup beragam organisasi harus dipelihara untuk

mendukung aktivitas operasi sehari-hari. Perluasan dan perbedaan arus transaksi dalam

organisasi telah diilustrasikan dalam konteks perusahaan manufaktur. Terminator yang

berkaitan dengan elemen dasar prosedur pemrosesan transaksi telah dijelaskan dan

diilustrasikan. Pembahasan mencakup semua konsep dasar sistem akuntansi

berpasangan-dokumen dasar, jurnal, buku besar, dan kode akun. Seperti dibahas, elemen

dasar ini membutuhkan bermacam formulir tergantung pada hakekat teknologi yang

digunakan dalam pemrosesan transaksi.

Pendekatan sistem untuk perancangan sistem akuntansi berpasangan

menyarankan agar perancangan diproses dari atas ke bawah (top-down), jadi diawali dari

laporan keuangan ke data transaksi yang diperlukan untuk menghasilkan laporan ini. Ayat

jurnal standar digunakan untuk mendokumentasikan rancangan sistem akuntansi

berpasangan. Prinsip-prinsip perancangan yang telah dijelaskan relevan untuk sistem

manual dan terkomputerisasi.

Sistem kode sangat mendasar untuk keseluruhan sistem kecuali untuk sistem

pemrosesan data yang paling sederhana. Metode pengkodean telah dibahas dan

diilustrasikan. Dua contoh yang umum dari penggunaan kode dalam sistem akuntansi

mencakup kode pelanggan/aktivitas dan kode akun.

78

3-4 buku sia

Documents