PONTIFCIA UNIVERSIDADE CATLICA DO RIO GRANDE DO SUL FACULDADE DE ADMINISTRAO, CONTABILIDADE E INFORMTICA. CURSO DE CINCIAS CONTBEIS

TIAGO MARQUES CARVALHO

EXAME DOS CONTROLES INTERNOS EM ORGANIZAES CONTBEIS

Uruguaiana 2008

TIAGO MARQUES CARVALHO

EXAME DOS CONTROLES INTERNOS EM ORGANIZAES CONTBEIS

Trabalho de concluso de curso de graduao apresentado Faculdade de Administrao, Contabilidade e Informtica da Pontifcia Universidade Catlica do Rio Grande do Sul, como requisito para obteno do grau de Bacharel em Cincias Contbeis.

Orientadora: Rosely Dri Reuter

Uruguaiana 2008

TIAGO MARQUES CARVALHO

EXAME DOS CONTROLES INTERNOS EM ORGANIZAES CONTBEIS

Trabalho de concluso de curso de graduao apresentado Faculdade de Administrao, Contabilidade e Informtica da Pontifcia Universidade Catlica do Rio Grande do Sul, como requisito para obteno do grau de Bacharel em Cincias Contbeis.

Aprovado em____de_________________________de______.

Banca Examinadora:

___________________________________

____________________________________

_____________________________________

Ao Senhor, Criador de todas as coisas; Aquele que viva e reina para sempre; Que at aqui tem me ajudado; Para louvor de sua gloria. Dedico

AGRADECIMENTOS

Agradeo primeiramente aos meus pais pelo apoio desde minha infncia, sempre me incentivando ao estudo e a todos aqueles que ao longo desse perodo acadmico contriburam para o meu desenvolvimento intelectual tornando-me um profissional da Cincia Contbil, em especial aos meus mestres: Prof. Rosely Dri Reuter e ao Prof. Luiz Manuel Alves da Trindade, pelos esforos e dedicao a que se dispusera para materializao desta conquista na minha vida.

RESUMO

Diante de um mundo globalizado e altamente competitivo, as organizaes contbeis se vem na busca de novo padro em assessoramento contbil, no somente para registrar fatos do passado ou para fins fiscais, mais para fins gerencias, com uso exclusivo para tomadas de deciso. Desta forma surgem necessidade das empresas contbeis, principais geradoras dessas informaes, buscarem formas de tornar estes servios mais seguros e eficientes na hora de expor nos relatrios, as evidncias dos atos e fatos ocorridos na organizao, atravs de controles internos, que promovem maior confiabilidade e segurana na execuo servios. O foco principal do trabalho foi a de examinar e analisar, de forma clara, os controles internos usados para dar segurana e agilidade nos departamentos de escriturao da empresa. Em confronto com quesitos importantes, como metas e objetivos da organizao, para promover a qualidade na execuo dos servios contbeis de maneira segura, buscando eliso fiscal para seus clientes, verificando as necessidades de modificao os existentes e implantao de novos controles dentro dos departamentos e de maneira crtica buscar valores importantes nos controles internos para organizaes contbeis. Dessa forma objetiva foram executados os passos de um auditor independente de maneira profissional no exame e avaliao dos controles internos, contribuindo para o desenvolvimento das organizaes contbeis nos aprimoramento dos servios com o uso de controles internos.

Palavras-Chave: Auditoria. Auditoria Externa. Controles Internos.

ABSTRACT

Facing a highly competitive and globalized world, accounting organizations are in search of new accounting standard on advice, not only to record events of the past for tax purposes, more for management with exclusive use for decision-making. Thus the need arises major accounting firms generating such information seek ways to make these services more efficient and safer in time to explain the reports, the evidence of acts and events occurring in the organization, through internal controls, which promote greater reliability and security in implementation services. The main focus of the study was to examine and analyze clearly the internal controls used to provide security and agility in the departments of the company's bookkeeping, in confrontation with important questions, such as goals and objectives of the organization, to promote quality in the implementation accounting services in a secure manner, seeking elision tax to their customers, noting the need for modifying the existing and introduce new controls within the department and seek ways criticizes important values in internal controls for accounting organizations. Thus aims were executed in the footsteps of an independent auditor in a professional manner in the examination and evaluation of internal controls, contributing to the development for organizations in the improvement of services with the use of internal controls.

Key-words: Audit. External Audit. Internal Controls.

LISTA DE SIGLAS

CFC Conselho Federal de Contabilidade CRC Conselho Regional de Contabilidade NBC Normas Brasileiras de Contabilidade IBRACOM Instituto dos Auditores Independentes do Brasil

LISTA DE QUADROS E QUESTIONRIOS

Quadro 1: Principais caractersticas da auditoria interna. ........................................................ 16 Quadro 2: Principais caractersticas da auditoria externa......................................................... 17 Memorando para planejamento de auditoria ............................................................................ 43 Questionrio A: Questionrio geral de levantamento de dados sobre a organizao............... 47 Questionrio B: Questionrio de informaes sobre rotinas da organizao. .......................... 48 Questionrio C: Questionrio de informaes sobre os Controles Internos e dos setores envolvidos na auditoria............................................................................................................. 49 Quadro A: informaes do setor contbil................................................................................. 54 Quadro B: informaes do setor de pessoal ............................................................................. 56 Quadro C: informaes do setor fiscal ..................................................................................... 59 Questionrio de avaliao: controles internos (QACI) Aps a implantao e modificao. 63 Questionrio G: avaliao controles internos (QACI) - Item exame global. ........................... 64 Relatrio de auditoria ............................................................................................................... 66 Parecer de auditoria .................................................................................................................. 69

SUMRIO

1

INTRODUO ....................................................................................................... 12

2 2.1 2.2

OBJETIVOS ............................................................................................................ 13 OBJETIVOS GERAIS .............................................................................................. 13 OBJETIVOS ESPECFICOS .................................................................................... 13

3 3.1 3.1.1 3.1.3 3.2 3.3 3.4 3.4.1 3.5 3.6 3.6.1 3.6.2 3.6.3 3.7 3.8 3.9 3.9.1 3.9.2 3.9.3 3.9.4 3.10 3.10.1 3.11 3.12 3.13

REFERENCIAL TERICO .................................................................................. 14 AUDITORIA ............................................................................................................. 14 Conceito .................................................................................................................... 14 Objetivos................................................................................................................... 15 CLASSIFICAES DA AUDITORIA .................................................................... 15 NORMAS DE AUDITORIA .................................................................................... 17 NORMAS PROFISSIONAIS DE AUDITOR INDEPENDENTE ........................... 18 Honorrios profissionais ......................................................................................... 19 PLANEJAMENTOS DA AUDITORIA ................................................................... 19 CONTROLES INTERNOS....................................................................................... 21 Conceito .................................................................................................................... 21 Definio ................................................................................................................... 22 Objetivos................................................................................................................... 22 CONTROLES INTERNOS CONTBEIS E ADMINISTRATIVOS ...................... 23 ATRIBUIES AOS FUNCIONARIOS OU SETORES INTERNOS ................... 24 ESTUDO DOS CONTROLES.................................................................................. 24 Estudo dos controles internos................................................................................. 24 Avaliao dos controles internos ............................................................................ 25 Reviso dos controles internos................................................................................ 26 Limitaes do controles internos............................................................................ 26 EXECUO DA AUDITORIA ............................................................................... 27 Mtodos e Tcnicas de Auditoria ........................................................................... 27 TESTES DE AUDITORIA ....................................................................................... 28 PROGRAMA DE AUDITORIA ............................................................................... 29 PLANOS DE AUDITORIA ...................................................................................... 30

3.13.1 3.13.2 3.14 3.15 3.15.1 3.15.2 3.16 3.17

Conceito .................................................................................................................... 30 Objetivos................................................................................................................... 30 PROCEDIMENTOS E APLICAES DE AUDITORIA ....................................... 31 DEMONSTRAES, ESCRITURAO E SERVIOS CONTBEIS ................ 31 Listagem de procedimentos na constituio de empresas.................................... 32 Livros Obrigatrios e documentos......................................................................... 33 LISTAS DE OBRIGAES PRINCIPAIS E ACESSRIAS ................................. 33 LISTAS DE SERVIOS CONTBEIS ................................................................... 34

4

METODOLOGIA.................................................................................................... 35

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.5 5.6 5.6.1 5.6.2 5.7 5.7.1 5.7.2 5.8 5.8.1 5.9 5.9.1 5.9.2 5.9.3 5.9.3.1 5.9.3.2 5.9.3.3 5.10

EXAME DOS CONTROLES INTERNOS ........................................................... 36 CONTRATOS DE PRESTAO DE SERVIOS DE AUDITORIA .................... 36 CARTA PROPOSTA ................................................................................................ 39 CARTA DE RESPONSABILIDADE DA ADMINISTRAO.............................. 41 PLANEJAMENTOS DE AUDITORIA.................................................................... 42 Memorando de Auditoria ....................................................................................... 43 LEVANTAMENTOS DE DADOS NA EMPRESA ................................................ 44 ESTUDOS DOS CONTROLES INTERNOS........................................................... 45 Teste de Observncia .............................................................................................. 50 Teste de substantivos ............................................................................................... 50 A ORGANIZAO CONTBIL............................................................................. 51 Funcionamento dos Controles internos nos departamentos................................ 52 Avaliao dos controles x objetivos do setor ......................................................... 53 PROTOCOLO ........................................................................................................... 53 Sugesto para o setor............................................................................................... 53 DEPARTAMENTOS DE CONTABILIDADE ........................................................ 54 Caractersticas do departamento de contabilidade .............................................. 54 Funcionamento dos controles internos no departamento .................................... 54 Tipos de controles do departamento...................................................................... 55 Conciliao bancria.................................................................................................. 55 Demonstrativo Fluxo de caixa pelo mtodo Indireto ................................................ 55 Modelo Sugesto para o departamento...................................................................... 55 DEPARTAMENTOS DE PESSOAL........................................................................ 56

5.10.1 5.10.2 5.10.3

Caractersticas do departamento de pessoal ......................................................... 56 Funcionamento dos controles internos no departamento .................................... 56 Tipos de controles no departamento...................................................................... 57

5.10.3.1 Ficha de emprego....................................................................................................... 57 5.10.3.2 Controles de cadastramento de empregados.............................................................. 57 5.10.3.3 Listagem de fechamento da folha.............................................................................. 58 5.11 5.11.1 5.11.2 5.11.3 DEPARTAMENTO FISCAL.................................................................................... 58 Caractersticas do departamento fiscal ................................................................. 58 Funcionamento dos controles internos no departamento .................................... 59 Tipos de controle no departamento ....................................................................... 59

5.11.3.1 Controle de Tributos.................................................................................................. 59 5.11.3.2 Modelo sugerido para o departamento ...................................................................... 60 5.11.3.3 Segundo modelo sugerido para o departamento........................................................ 60 5.12 5.12.1 5.12.2 5.13 5.13.1 5.14 EXAME GLOBAL DOS CONTROLES INTERNOS DA ORGANIZAO ........ 61 Objetivos................................................................................................................... 61 Resultados da avaliao do sistema de controle interno ...................................... 61 RELATRIO DE AUDITORIA ............................................................................... 65 Finalidade do relatrio de auditoria ...................................................................... 65 PARECER DE AUDITORIA.................................................................................... 69

6

CONSIDERAES FINAIS.................................................................................. 71

7

CONCLUSO.......................................................................................................... 73

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS .................................................................. 74

ANEXOS .................................................................................................................. 75

12

1 INTRODUO

As organizaes contbeis no mundo moderno possuem o papel fundamental de gerar informaes com preciso e confiabilidade, informaes que para serem confiveis precisaro ser monitoradas por controles de controles de maneira eficiente e fidedigna. Os controles internos nos escritrio de contabilidade tm essa finalidade, permitir que os dados sejam escriturados de maneira correta e mostrar a realidade dos fatos ocorridos sem erros a fim de produzirem relatrios que expressem de maneira clara os dados das empresas. A relevncia de avaliar controles internos, em uma organizao contbil est na obrigao que ela assume de produzir dados contbeis para que administradores possam tomar decises coerentes partindo dos relatrios emitidos pela contabilidade tendo a viso clara da situao patrimonial em dado momento e controle das obrigaes legais, contribuindo para que o pas e a sociedade venham se beneficiar a partir do ponto em que empresas consigam atingir suas metas. Como resultado final espera-se que o escritrio de contabilidade, onde este trabalho de concluso de curso se realizou, possa conhecer a situao real de seus controles atravs dos dados analisados, e uslos para operar com mais segurana, aumentando os nveis da eficincia, da qualidade e da agilidade nos servios de escriturao contbil oferecidos aos seus clientes.

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2 OBJETIVOS

2.1 OBJETIVOS GERAIS

Verificar a existncia de controles internos em um escritrio de contabilidade na cidade de Uruguaiana/RS, analisando a possibilidade de implantao de novos controles, mais adequados a sua estrutura, bem como verificar se h necessidade de modificar e/a melhorar os existentes, mas no to eficientes e sua importncia no melhoramento dos processos de escriturao.

2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Identificar os controles internos existentes, conhecer a rotina interna da empresa e os trabalhos executados nos departamentos de escriturao, para dar inicio a fase inicial da pesquisa. Examinar os controles internos existentes e suas funcionalidades, bem como todos os procedimentos que a empresa utiliza para proteger e promover a eficincia operacional nos processos de escriturao. Aplicar tcnicas e procedimentos de auditoria, estabelecendo avaliaes e exames de auditoria, identificando resultados, necessidades de modificaes ou relaes inesperadas dentro de cada setor e detectar a possibilidade de implantao de novos controles adaptados a estrutura da organizao. Determinar a importncia com base na avaliao dos controles internos para aperfeioar o processo de execuo dos servios contbeis na empresa.

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3 REFERENCIAL TERICO

3.1 AUDITORIA

3.1.1 Conceito

Hilrio Franco e Ernesto Marra (1995, p. 22) formalizaram a auditoria no seguinte conceito:A auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros, inspees e obtenes de informaes e confirmaes, internas e externas, relacionadas com o controle do patrimnio, objetivando mensurar a exatido desses registros e das demonstraes contbeis deles decorrentes. (HILRIO FRANCO E ERNESTO MARRA 1995, p. 22).

A auditoria uma tcnica da Cincia Contbil, que consiste em verificar a veracidade dos dados produzidos pela contabilidade atravs de exame e verificao dos documentos em livros e registro. Em outro conceito ela est definida como exame, o que tambm em sua essncia diagnstica pode consistir em testar a eficincia e eficcia dos controles implantados dentro do globo patrimonial como explica William Attie (2000, p.25). A auditoria uma especializao contbil voltada a testar a eficincia e eficcia do controle patrimonial com o objetivo de expressar uma opinio sobre determinado dado. Sendo a auditoria uma tcnica de uso para reviso e analise, das informaes dos dados que deu origem a evoluo quantitativa e qualitativa do patrimnio em suas variaes ocorrida pela contabilidade.A contabilidade, atravs de tcnicas prprias, estuda e controla o patrimnio, com a finalidade de demonstrar e fornecer informaes sobre a sua estrutura e sua composio, bem como sobre as variaes quantitativas e qualitativas. A auditoria a tcnica contbil utilizada para avaliar essas informaes, constituindo, assim, complemento indispensvel para quer a contabilidade atinja plenamente sua finalidade. (HILRIO FRANCO e ERNESTO MARRA, 1995, p. 22)

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3.1.3 Objetivos

A aplicao da auditoria tem por objetivo o controle do patrimnio das mais variadas formas, feitas por registros contbeis, documentos, fichas e arquivos em geral, que comprovem a veracidade dos registros e a legalidade legitimidade dos atos e fatos administrativos. Modernamente, tem sido utilizada tambm para avaliao da qualidade do processo gerencial. (DIANA V. DE LIMA E RBISON G. DE CASTRO, 2003, p. 16)

Os principais objetivos do trabalho de auditoria e a emisso de uma parecer de auditoria ou relatrio de auditoria para orientao preventiva de uma organizao a servio dos administradores.

3.2 CLASSIFICAES DA AUDITORIA

Segundo Diana e Rbison, So Paulo, 2003: O que caracteriza a auditoria como interna ou externa basicamente a relao dos auditores com a empresa auditada. Se a auditoria for realizada por funcionrio da empresa, ser interna; se por funcionrio contratado sem qualquer vinculo empregatcio, externa. Objetivando assegurar que haja cobertura adequada e reduo da duplicao de esforos, os trabalhos de auditoria interna e externa devem ser coordenados com base nos seguintes pressupostos: Reunies peridicas para discutir assuntos de interesse mtuo; Acesso recproco aos programas de auditoria e papeis de trabalho; Troca de relatrios de auditoria e cartas de recomendaes a gerncia; e Pontos de vista comuns sobre tcnicas, mtodos e terminologia da auditoria. A aplicao dos trabalhos pelo auditor interno, em alguns casos, quando, se trata de relaes com exame dos controles internos para melhorar a eficincia operacional da empresa, so semelhante em certo, o auditor interno tem a funo de acompanhar a eficincia e verificar se esto sendo seguidos na pratica pelos colaboradores, como explica Joo Mauricio Motta (1992, p. 16),O exame de controles internos e das operaes efetuado em nome da alta administrao com o filtro principal de verificar, avaliar e estabelecer a adequao, a extenso do cumprimento e a qualidade de execuo de normas e procedimentos, e da produo de informaes e dados contbeis e

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operacionais e se estendem, de acordo com a oportunidade das funes operacionais. (JOO MAURICIO MOTTA, 1992, p. 16).

J o auditor independente em relao aos exames dos controles internos o mesmo autor definiu que:O exame do controle interno efetuado principalmente para determinar a sua adequao e efetividade e indicar a extenso que devem ter os seus processos de auditoria independente, a fim de que satisfizer da adequao e fidedignidade das representaes contidas nas Demonstraes Contbeis que est auditando. (JOO MAURICIO MOTTA, 1992, p. 17).

atravs dos controles internos que o auditor independente adquire conhecimentos e pode ate medir a extenso do trabalho dentro da organizao a qual foi contratado. A tabela a seguir nos mostra uma viso da distino em relao com os trabalhos de auditoria interna e externa.Quadro 1: Principais caractersticas da auditoria interna.Agente Ao Atividade Auditor Interno (empregado da prpria instituio) Auxlio alta administrao Adequao do controle interno em relao preveno de fraudes e perdas e aderncia s normas legais e s de aderncia s normas legais e s diretrizes da alta administrao Execuo dos trabalhos Grau de independncia De acordo com as oportunidades das funes operacionais Baixo em relao alta administrao; satisfatria quando aos demais nveis reas cobertas pelo exame Destino dos trabalhos Todas da instituio Diretoria, scios, conselhos administradores e fiscais e auditores externos

Fonte: Diana Vaz de Lima e Rbison G. de castro, 2003, p. 20.

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Quadro 2: Principais caractersticas da auditoria externaAgente Ao Auditor externo (contratado) Garantia da fidedignidade das demonstraes contbeis Atividade Preveno e percepo de fraude e verificao das ocorrncias para as quais foi contratado Execuo dos trabalhos Relevncia das cifras constantes nas

demonstraes contbeis, entre outras Grau de independncia Em princpios, maior em relao alta gerncia do que a interna; total em relao aos demais nveis reas cobertas pelo exame Destino dos trabalhos De acordo com a contratao Acionistas, interessados credores, sociedade e demais

Fonte: Diana Vaz de Lima e Rbison G. de castro, 2003, p. 22.

3.3 NORMAS DE AUDITORIA

So regras estabelecidas pelos rgos reguladores (CFC, IBRACON, CVM, BACEN, SSP, SEC, IFAC, etc.), com objetivo de regulao e diretrizes a serem tomadas pelos auditores no exerccio de sua profisso. Elas estabelecem conceitos bsicos sobre as exigncias em relao: Pessoa do Auditor; execuo do seu trabalho, e; Ao Parecer que dever ser emitido.Fonte: AUDITORIA Paulo Svio L. G. Alves.

Os trabalhos de auditoria so executados com base nas normas de Auditoria, estabelecidas pelos rgos que regulam e ditam regras e procedimentos tcnicos, para o exerccio da funo do auditor independente, como caminho para proceder na busca das verdades dos fatos a serem examinados. Isso est explicado no capitulo trs dos livros de Hilrio Franco e Ernesto Marra a respeito das normas de auditoria:Por normas de auditoria so entendidas as regras estabelecidas pelos rgos reguladores da profisso contbil, em todos os pases, com o objetivo de

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regulamentar o exerccio da funo do auditor independente, estabelecendo orientao e diretrizes a serem seguidas por esses profissionais no exerccio de suas funes. Elas estabelecem conceitos bsicos sobre as exigncias em relao pessoa do auditor, execuo de seu trabalho e ao parecer que dever ser por ele emitido. (HILRIO FRANCO E ERNESTO MARRA, 1995 p. 51)

As normas so relacionadas pessoa do auditor, execuo do seu trabalho e o parecer que ser emitido. O primeiro procedimento na busca de exame dos controles interno, onde o contador na funo de auditor independente dever fazer, ser um levantamento prvio da situao real da empresa. Verificar, primeiramente, a existncia dos controles internos, conhecendo a rotina da empresa em toda a sua extenso e verificar todos e quaisquer recursos que a empresa usa para proteger e evitar erros. Agir com segurana nos trabalhos para avaliao dos controles internos na obteno de analisar os j implantados controles internos nos departamentos, encontrar de imediato possveis irregularidades ou falhas no sistema com base nas normas.

3.4 NORMAS PROFISSIONAIS DE AUDITOR INDEPENDENTE

Nos trabalho executados pelos auditores as normas definem que o auditor deve ter conhecimento dos princpios fundamentais de contabilidade tcnica e competncia para executar o trabalho. De acordo com a NBC P 1: Resoluo CFC n. 821/97. NBC P 1 Normas Profissionais de Auditor Independente com alteraes e d outras providncias, especificamente Art. 1 NBC P 1 Normas Profissionais de Auditor Independente, com alteraes, 1997 pg. 106) da competncia tcnica-profissionalO contador, na funo de auditor independente, deve manter seu nvel de competncia profissional pelo conhecimento atualizado dos Princpios Fundamentais de Contabilidade e das Normas Brasileiras de Contabilidade, das tcnicas contbeis, especialmente na rea de auditoria, da legislao inerente profisso, dos conceitos tcnicas administrativas e da legislao especifica aplicvel entidade aditada. (CFC n. 821/97. NBC P, 1997. p.106)

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3.4.1 Honorrios profissionais

NBC P 1 IT 3 Regulamentao do item 1.4 Honorrios Resoluo CFC n 976/03. 2008 p.146. Com base nas normas de fundamental importncia que o auditor antes de ser contratado estabelea os custos dos honorrios profissionais para o seu trabalho: O auditor deve estabelecer e documentar seus honorrios mediante avaliao dos servios, considerando os seguintes fatores: a) a relevncia, o vulto, a complexidade, e o custo dos servios a executar; b) o nmero de horas estimadas para a realizao dos servios; c) a peculiaridade de tratar-se de cliente eventual, habitual ou permanente; d) a qualificaro tcnica dos profissionais que iro participar da execuo dos servios; e e) o lugar em que os servios sero prestados, fixando, se for o caso, como sero cobrados os custos de viagens e estadas. Os honorrios devero constar de carta-proposta ou documento equivalente, elaborados antes do incio da execuo do trabalho, que tambm contenham: a) a descrio dos servios a serem realizados, inclusive referncias s leis e aos regulamentos aplicveis ao caso; b) que o trabalho ser efetuado segundo as Normas de Auditoria Independente das Demonstraes Contbeis e as presentes normas; c) o prazo estimado para a realizao dos servios; d) os relatrios a serem emitidos; e e) as condies de pagamento dos honorrios.

3.5 PLANEJAMENTOS DA AUDITORIA

NBC T 11.4 Planejamento da Auditoria (Resoluo CFC n 1.035/05.2008. p. 242) Os principais objetivos do Planejamento da Auditoria so: a) obter conhecimento das atividades da entidade, para identificar eventos e transaes relevantes que afetem as Demonstraes Contbeis; b) propiciar o cumprimento dos servios contratados com a entidade dentro dos prazos

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e compromissos, previamente, estabelecidos; c) assegurar que as reas importantes da entidade e os valores relevantes contidos em suas demonstraes contbeis recebam a ateno requerida; d) identificar os problemas potenciais da entidade; e) identificar a legislao aplicvel entidade; f) estabelecer a natureza, a oportunidade e a extenso dos exames a serem efetuados, em consonncia com os termos constantes na sua proposta de servios para a realizao do trabalho; g) deferir a forma de diviso das tarefas entre os membros da equipe de trabalho, quando houver; h) facilitar a superviso dos servios executados, especialmente quando forem realizados por uma equipe de profissionais; i) propiciar a coordenao do trabalho a ser efetuado por outros auditores independentes e especialistas; j) buscar a coordenao do trabalho a ser efetuado por auditores internos; k) identificar os prazos para entrega de relatrios, pareceres e outros informes decorrentes do trabalho contratado com a entidade. As normas profissionais de auditoria advertem sobre o planejamento em conformidades com prazos e os demais compromissos assumidos.11.4.1.2 O auditor deve planejar seu trabalho consoante as Normas Profissionais de Auditor Independente e esta norma, de acordo com os prazos e os demais compromissos contratualmente assumidos com a entidade. 11.4.1.3 O planejamento pressupe adequado nvel de conhecimento sobre as atividades, os fatores econmicos, a legislao aplicvel e as prticas operacionais da entidade e o nvel geral de competncia de sua administrao. (Resoluo CFC n. 1.035/05. NBC T 11.4 Planejamento da Auditoria)

O planejamento no se trata simplesmente de cumprir uma obrigatoriedade estabelecida pelas normas, mas so as diretrizes que vo guiar o auditor estabelecendo as metas a serem alcanadas na busca do objetivo maior que emitir um parecer de qualidade sobre a execuo da auditoria. A norma de auditoria geralmente aceita exige que o trabalho de auditoria seja adequadamente planejado. Planejar significa estabelecer metas para que o servio de auditoria seja de excelente qualidade e a um menor custo possvel MARCELOCAVALCANTI ALMEIDA, (1996 p. 123)

O planejamento alm de proporcionar uma viso ampla da extenso do trabalho de

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auditora, se configura tambm no primeiro passo para estabelecermos o plano de execuo do trabalho, e o roteiro para analise e pesquisa dos dados e pontos importantes, programa de auditoria.O planejamento adequado pressupe a formulao do programa de auditoria. O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de rea especifica. Ele prev os procedimentos que devero ser aplicados para que se possa alcanar o resultado desejado. Deve, entretanto, ser aplicados pra que se possa alcanar o resultado desejado. Deve, entretanto, ser bastante amplo e flexvel, pra permitir o resultado desejado. (HILARIO FRANCO, ERNESTO MARCO, 1995 p.224) A execuo do trabalho dentro do planejamento constitui tambm em um mtodo no

qual o auditor dever ter pleno conhecimento e seguindo na busca de verificar a medir as oportunidades do trabalho.A elaborao de um programa implica selecionar os procedimentos que podem ser aplicados a determinadas situaes, estabelecendo-se sua amplitude e oportunidade. Esses procedimentos se fundamentam em mtodos prprios da auditoria, de forma que auditor deve ter profundos conhecimentos desses mtodos, no s pra poder elaborar o programa, como, principalmente, para executar o trabalho. HILRIO FRANCO, ERNESTO MARRA, (1995 p.224)

3.6 CONTROLES INTERNOS

3.6.1 Conceito

Conceito segundo HILARIO FRANCO e ERNESTO MARRA:Por controle interno entendemos todos os instrumentos da organizao despindo vigilncia, fiscalizao e verificao administrativas, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que Verificam-se dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimnio. HILRIO FRANCO, ERNESTO MARRA, (1995 p.207)

Outro conceitoO controle interno compreende o plano de organizao e o conjunto coordenado dos mtodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimnio, verificar a exatido e a fidedignidade de seus dados

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contbeis, promoverem a eficincia operacional e encorajar a adeso poltica traada pela administrao (ATTIE, 1998, p.112)

Assim, os escritrios de contabilidade devem se preocupar em ter controles eficientes para aperfeioar os processos de escriturao dos fatos contbeis registrados, pois a partir desses dados emitidos pela contabilidade que sero tomadas as decises. Podemos analisar que os controles internos dentro das organizaes contbeis, no que diz respeito escriturao tende a promover o processo de eficincia e melhoramento para os setores, como sendo todo e qualquer recurso, mtodos ou medidas com esta finalidade e segundo o IBRACO tem caractersticas de proteo de ativos: Os controles internos so aqueles relacionados com a proteo do ativo e a validade dos registros contbeis (IBRACON, 1996, p. 51).

3.6.2 Definio

Na definio de Hilrio Franco e Ernesto Marra a definio pode ser qualquer tipo de mtodos adotados pela organizao a fim de assegurar medidas de preveno na produo de dados eficientes, sendo esses geradores dos reflexos no patrimnio: O controle interno representa em uma organizao o conjunto de procedimentos, mtodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contbeis confiveis e ajudar a administrao na conduo ordenada dos negcios da empresas(JOO MAURICIO MOTTA. Atlas, 1992)

Segundo o Portal de Auditoria, em seu manual de implementao de auditoria interna Pg. 26Um

controle interno qualquer ao adotada pelo gestor no intuito de reforar a

possibilidade de que os objetivos e metas estabelecido sejam alcanados.

3.6.3 Objetivos

Objetivos primordiais dos controles internos so:

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Fornecer contabilidade dados corretos de conferir a exatido da escriturao evitar alcances, desperdcios, erros e, se ocorridos, identific-los. (HILARIO FRANCO, ERNESTO MARRA, 1995 p.208) Os objetivos principais dos controles internos para o IBRACOM devem obedecer a quatro funes bsicas: Proteo de ativos; obteno de informao adequada; promoo da eficincia operacional; estimulao da obedincia e do respeito s polticas da administrao. (IBRACOM, 1996, p.52) Segundo Franco (1992, p. 208) os objetivos primordiais dos controles internos podem ser definidos:Fornecer contabilidade dados corretos e conferir a exatido da escriturao; evitar alcances, desperdcios, erros e, se ocorridos, identificlos. Esses objetivos podem ser aplicados no sistema contbeis e financeiros, se institudos em outras reas da empresa, como a administrao, produo, manuteno e expedio. Outros objetivos sero levantados, mas todos eles podem ser resumidos num s: proteger o patrimnio da empresa (FRANCO, 1992, p. 208).

3.7 CONTROLES INTERNOS CONTBEIS E ADMINISTRATIVOS

Podemos subdividir os controles internos em dois tipos em contbil e administrativo a) Controles internos contbeisCompreende o plano de organizao e todos os procedimentos referentes diretamente relacionados com a salvaguarda dos ativos e a fidedignidade dos registros financeiros. Geralmente compreende controles, tais como os sistemas de autorizao e a aprovao, segregao entre as tarefas relativas manuteno e elaborao de relatrios e aquelas que dizem respeitos operao ou custdia do ativo, controles sobre ativo e auditoria interna. JOO MAURICIO MOTTA. (Atlas, 1992)

b) Controles internos administrativosCompreende o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos referentes principalmente eficincia operacional, e a obedincia s diretrizes administrativas que normalmente se relacional apenas indiretamente com os registros contbeis e financeiros. Incluem-se aqui

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controles como anlises estatsticas, estudos de tempo e movimento relatrios de desempenho, controle de qualidade. JOO MAURICIO MOTTA. (Atlas, 1992)

3.8 ATRIBUIES AOS FUNCIONARIOS OU SETORES INTERNOS

MARCELO CAVALCANTI, 1996. p. 57. As atribuies dos funcionrios ou setores internos da empresa devem ser claramente definidas e limitadas, de preferncia por escrito, mediante o estabelecimento de manuais internos de organizao. As razes para se definirem as atribuies so: Assegurar que todos os procedimentos de controles sejam executados; Detectar erros e irregularidades; Apurar as responsabilidades por eventuais omisses na realizao das transaes da empresa.

3.9 ESTUDO DOS CONTROLES

3.9.1 Estudo dos controles internos

O estudo dos controles internos consiste em fazer um levantamento de informaes sobre todo o sistema nas seguintes formas: Leitura dos manuais internos de organizao e procedimentos; Conversa com funcionrios da empresa; Inspeo fsica desde o inicio da operao ate o registro no razo geral. Marcelo Cavalcanti Almeida, 1996. p. 59. Ainda Cavalcanti cita que as informaes obtidas sobre o controle interno so registradas pelo auditor independente de uma ou do conjunto de duas ou trs das formas exemplificadas abaixo:

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Memorando narrativos Questionrios padronizados Fluxogramas Na opinio de Joo Mauricio Motta, em seu livro Auditoria princpios e tcnicas informa que os estudos dos controles serve para que auditor possa compreender os mtodos de segurana aplicados. Estudo a ser realizado como base para avaliao do controle interno implica conhecer e compreender os procedimentos e mtodos estabelecidos e qual a segurana que se tem de que os mesmos esto sendo aplicados e funcionando conforme previsto. (JOO MAURICIO MOTTA. ATLAS, 1992.)

3.9.2 Avaliao dos controles internos

Ao avaliar os controles internos, o auditor ter em mente esses objetivos bsicos e, usando seus conhecimentos, sua experincia, sua acuidade, verificar at que ponto eles permitem atingimos. Os controles absolutamente infalveis no existem, ainda no foram criados; entretanto, qualquer deficincia deve ser atribuda mais natureza humana do que concepo do funcionamento desses indispensvel HILRIO FRANCO, ERNESTO MARRA, (1995, p.208).

Na opinio Cavalcanti, 1996. p.60. A avaliao do sistema de controle interno compreende as seguintes etapas a qual o auditor devera executar: Determinar os erros ou irregularidades que poderiam acontecer; Verificar se o sistema atual de controles detectaria de imediato esses erros ou irregularidades; Analisando as fraquezas ou falta de controle, que possibilitam a existncia de erros, a fim de determinar natureza, data e extenso dos procedimentos de auditoria; Emitir relatrio dando sugestes para o aprimoramento do sistema de controle interno da empresa

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3.9.3 Reviso dos controles internos

Segundo alguns autores os controles internos devem passar por um processo de reviso para aprimoramento das informaes e acompanhamento efetivo de todos os registros atravs de documentos como explica Joo Mauricio Motta, 1992 p.47.Uma vez identificadas s funes do sistema, o auditor dever obter o conhecimento detalhado do mesmo e registr-lo em forma de fluxograma ou narrativa; o prximo passo confirmar tal registro, o que feito atravs do exame de cada documento gerado pelo sistema, comprovando ainda que as funes descritas estejam sendo executadas de acordo com o demonstrado no referido fluxograma.

Ainda no mesmo autor ele adverte duas formas para executar essa prtica:

Exceo isolada e incomum

Na hiptese de ocorrer uma exceo nica, isolada, o auditor julgar a convenincia de estender seus testes, atravs do aumento do nmero de documentos selecionados, para confirmar se a tal exceo proveniente de falha humana e se seu efeito no ser significativo em relao ao sistema como um todo.

Exceo comum a todos os documentos examinados

Caso a exceo seja comum a todos os documentos, o auditor dever partir para avaliao de o efeito potencial ser um ajuste contbil nas contas envolvidas. O resultado dessa avaliao poder ser um ajuste contbil nas contas; se for constatado ser um erro potencial que pes em risco apenas a eficincia do sistema, o auditor comunicar tal falha ao seu cliente atravs da carta de recomendao para melhoria dos controles internos da companhia.

3.9.4 Limitaes do controles internos

Marcelo Cavalcanti Almeida, 1996. p.57. Ele adverte que o auditor externo deve

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atentar para os pontos relatados abaixo, mesmo tendo um excelente sistema de controle interno executando procedimentos mnimos de auditoria. Onde as limitaes do controle interno so principalmente com relao a: Conluio de funcionrios na apropriao de bens da empresa; Os funcionrios no adequadamente instrudos com relao s normas internas; Funcionrios negligentes na execuo de suas tarefas dirias.

3.10 EXECUO DA AUDITORIA

3.10.1 Mtodos e Tcnicas de Auditoria

As tcnicas de auditoria so de vital importncia, pois permitem que a auditoria possa fazer a avaliao e mensurar e propor a ter mesmo ajustes e correes na execuo do seu trabalho atravs de seus mtodos prprios conformes explica Hilrio Franco, Ernesto Marra (1995, p.225)Fundamental, usando um conceito bastante simplificado, a auditoria consiste em obter provas de fora para dentro. Atravs de mtodos, ou tcnicas, apropriados, a auditoria verifica se o item existe, mensura-o, avalia-o e, em seguida, verifica se foi corretamente registrado, ou escriturado. Se no o foi, propes os ajustes e as correes que julgar necessrio. HILRIO FRANCO e ERNESTO MARRA, (1995, p.225)

Onde o mesmo autor formulou os procedimentos quando seguidos pelos mtodos: Confirmao externa (secularizao); Inspeo fsica; Contagem dos itens fsicos; Exame, ou obteno, de comprovantes autnticos; Reviso profunda dos critrios de avaliao e exame de sua conformidade com os princpios contbeis; Exame de registros auxiliares e fiscais e sua repercusso nos registros contbeis principais; Obteno de informaes de vrias fontes fidedignas e cruzamento dessas

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informaes; Conferncia de somas e clculo; Estudo dos mtodos operacionais; Avaliao dos controles Internos.

3.11 TESTES DE AUDITORIA

Conforme o Manual de Auditoria Interna MAI, 2008. p. 28. Os testes que caracterizam os procedimentos de auditoria interna so classificados em duas espcies: Testes de observncia (tambm denominados de aderncia ou de conformidade); e Testes substantivos. a)Testes de Observncia O objetivo do teste de observncia proporcionar ao auditor razovel segurana quanto efetiva utilizao dos procedimentos previstos como controles internos administrativos, previamente especificados pela Alta Administrao nas normas internas. Visam, portanto, obteno de razovel segurana de que os procedimentos de controle interno estabelecidos pela Companhia esto em efetivo funcionamento e cumprimento.

b)Testes de substantivos Os testes substantivos so procedimentos que objetivam obter evidncias que corroborem a validade e propriedade dos atos e fatos administrativos, assegurando razovel grau de certeza quanto conformidade ou a existncia de impropriedades. Depende da deciso do auditor interno o dimensionamento do escopo dos testes substantivos a serem realizados, quanto extenso e profundidade. Visam, portanto, obteno de evidncias quanto suficincia, exatido e validao dos dados produzidos pelos sistemas administrativos e contbeis da Companhia, dividindo-se, em linhas gerais, em testes de transaes e saldos e procedimentos de reviso analtica. As espcies de testes de substantivos se classificam em: a) Circularizao (confirmao, junto a terceiros, de fatos alegados pelo aditado); Espcies de teste de

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b) Verificao fsica (in loco, com registro fotogrfico, se possvel); c) Conciliaes (confronto de registros de fontes diferenciadas); d) Exame dos registros; e) Anlise documental; f) Conferncia de clculos; g) Entrevistas (indagao escrita ou oral); h) Corte das operaes (CUT - off); i) Rastreamento; j) Teste laboratorial.

3.12 PROGRAMA DE AUDITORIA

Tendo em vista os fatores relevantes do trabalho de auditoria e os cuidados que a auditoria deve ter no inicio do trabalho cabe a ele utilizar de um programa de trabalho que proporcionara a base necessitaria para o planejamento da auditoria Os objetivos segundo, (HILRIO FRANCO e ERNESTO MARRA. p. 238) principais so: Planejar adequadamente a auditoria, a fim de executar o maior nmero de procedimentos possveis no exame preliminar. Conseguir conhecimento das operaes e da posio patrimonial e financeira. Obter maior colaborao e assistncia por parte do pessoal do cliente. Detectar, de inicio, os eventuais problemas relacionados com a contabilidade, impostos ou qualquer outra rea onde seja necessria maior profundidade. Prever problemas em potencial, relacionados com programas de desenvolvimento da empresa. Identificar as reas prioritrias, s quais deva ser dedicado mais tempo e dadas maior nfase.

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3.13 PLANOS DE AUDITORIA

3.13.1 Conceito

uma tcnica, importante, usada pelos autores nas etapas preliminar do trabalho, o plano de Auditoria o guia de vai nos conduzir em todas as etapas da auditoria, sendo sua elaborao a base fundamental verificao dos pontos a percorrerPlano de auditoria, programa de auditoria, previso de auditoria, roteiro de verificaes e expresses equivalentes (embora diversos autores estabeleam terminolgicas entre elas) significa: tarefa preliminar traada pelo auditor, que se caracteriza pela previso dos trabalhos que devem ser executados em cada servio, a fim de que este cumpra integralmente as sua finalidade dentro das normas cientifica da contabilidade e da tcnica da auditoria Antonio Lopes de S, (1998 p. 131)

3.13.2 Objetivos

Segundo Antonio Lopes de S, 1998 p. 131 os plano em sua linha de conduta baseiase, quase sempre, quando sua elaborao, sendo que o seu objetivo conduzir dentro das tcnicas de estudo. Baseia-se: a) Nas experincias anteriores; b) Nos levantamentos iniciais; c) Nas experincias de terceiros; d) Nas normas de auditoria; e) Nas normas especiais necessrias a cada caso e reconhecidas pelos levantamentos.

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3.14 PROCEDIMENTOS E APLICAES DE AUDITORIA

Os procedimentos de auditoria conforme as normas constitui em um conjunto de tcnicas que nos permitem ao auditor fundamentarem, atravs de um conjunto de tcnicas sua posio diante do seu trabalho se baseado em testes de observncia e testes substancia:11.1.2.2 Os testes de observncia visam obteno de razovel segurana de que os procedimentos de controle interno, estabelecidos pela administrao, esto em efetivo funcionamento e cumprimento. 11.1.2.3 Os testes substantivos visam obteno de evidncia quanto suficincia, exatido e validade dos dados produzidos pelo sistema contbil da entidade, dividindo-se em: a) testes de transaes e saldos; e b) procedimentos de reviso analtica. (RESOLUO CFC N 820/97. NBC T 11.1.2 Procedimento Auditoria)

Cavalcanti obedecendo norma citou em seu livro de forma pratica as etapas em que o auditor de executar e nos direciona de maneira clara todo o percurso inicial dando-nos uma viso mais clara depois de feito o planejamento:O Auditor independente executa os seguintes passos na avaliao do controle interno: Levanta o sistema de controle interno; Verifica se o sistema levantamento o que est sendo seguido na prtica; Avalia a possibilidade de o sistema revelar de imediatos erros e irregularidades; Determina tipo, data e volume dos procedimentos de aditado. MARCELO CAVALCANTI, (1996 p. 50)

3.15 DEMONSTRAES, ESCRITURAO E SERVIOS CONTBEIS

a) Demonstraes contbeis Demonstraes contbeis so uma conseqncia da escriturao, por isso nela devem estar respaldadas. Em outras palavras, no h demonstrao se no existir escriturao. (CRCRS, 5 Edio, 2002). Observa-se que as demonstraes contbeis so conseqncias da escriturao, que merecem ateno especial na hora de ser executados, pois refletem nas demonstraes contbeis.

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b) EscrituraoQualquer tipo de empresa, independentemente de seu porte ou natureza jurdica, necessita manter escriturao contbil completa, inclusive do Livro Dirio, para controlar o seu patrimnio e gerenciar adequadamente os seus negcios. Entretanto, no se trata, exclusivamente, de uma necessidade gerencial, o que j seria uma importante justificativa. A escriturao contbil completa est contida como exigncia expressa em diversas legislaes vigentes. (CRCRS, 5 Edio, 2002).

c) Servios contbeis e assessoriaA sobrevivncia de uma empresa nos dias de hoje est relacionada capacidade de atender ao cenrio advento ou favorvel e realizar mudanas rpidas de rumo para se adaptar a nova realidade. Nessa circunstncia, a escriturao contbil e fundamental para orientar a gestor nas decises que precisam ser tomadas. (CRCRS, 5 Edio, 2002).

Conforme o anunciado v a importncias das organizaes contbeis e seu papel de contribuir para a gesto das entidades. So procedimentos e plano de organizao pertinente salvaguarda do ativo da empresa e garantia de que as contas e os relatrios financeiros so merecedores de confiana (COOK e WINKLE, p. 132) As edies do Conselho Federal de Contabilidade editam em suas obras procedimentos para controle dos servios contbeis para as empresas, na qual na 5 edio de 2002 (CRCRS, p. 90). Nos trs alguns tipos itens a serem controlados pelas miro e pequenas empresas e organizaes contbeis.

3.15.1 Listagem de procedimentos na constituio de empresas

A fim de permitir o acompanhamento das principais providncias a serem adotadas, quando da Constituio das ME e EPP, segue uma listagem que poder ser consultada e adaptada a cada caso.

Na Legalizao da Empresa Elaborao da Declarao de Firma Individual, Contrato Social ou Estatuto Social

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Registro do Instrumento de Constituio no rgo competente. Registro na Fazenda Estadual quando a atividade for comercial, industrial ou agropecuria. Registro na Prefeitura Municipal Registro em outros rgos pblicos em que a atividade da empresa estiver obrigada

3.15.2 Livros Obrigatrios e documentos

a) Livros Contbeis Dirio Razo b) Livros Fiscais de Entrada de Mercadorias de Sada de Mercadorias de Apurao do IPI. de Apurao do ICMS de Apurao do ISS de Inventrio. de Termos de Ocorrncia e Documentos Fiscais c) Livros Trabalhistas de Registro de Empregados de Inspeo do Trabalho d) Documentos Fiscais Talonrios de Notas Fiscais Legalizao de Mquinas Registradoras ou PDVs

3.16 LISTAS DE OBRIGAES PRINCIPAIS E ACESSRIAS

a) Obrigaes Fiscais Guias de Informaes para as reas Federal, Estadual, Municipal

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Guia de Recolhimento de ICMS Guia de Recolhimento de ISS Guia de Recolhimento de IPI Guia de Recolhimento de IRPJ. Guia de Recolhimento de IRRF Guia de Recolhimento de PIS Guia de Recolhimento de COFINS Guia de Recolhimento de Contribuio Social

b) Obrigaes Trabalhistas e Previdencirias Registro de Empregados Folha de Pagamento Guias de Recolhimento de INSS Guias de Recolhimento de FGTS Guias de Recolhimento de C. SINDICAL Guias de Informaes para o FGTS Relao de Demitidos e Admitidos

3.17 LISTAS DE SERVIOS CONTBEIS

Seleo da documentao Classificao contbil Digitao Conciliao Emisso de Relatrios para anlises Anlises das operaes Emisso de Relatrios Gerenciais Emisso de Demonstraes Contbeis Obrigatrias

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4 METODOLOGIA

Toda a pesquisa foi desenvolvida em um escritrio de contabilidade, localizado na cidade de Uruguaiana/RS, com base nos princpios fundamentais de auditoria para exame e avaliao dos controles internos da empresa nos seguintes passos: Primeiramente foi feito a verificao da existncia ou no dos controles internos na execuo dos servios de escriturao na empresa. Como a empresa possua controles internos eles foram examinados, testados para conhecer o grau de eficincias e segurana na realizao das atividades escriturao, dentro dos departamentos, verificando se a necessidades de modificao nos existentes, adequao e suficincia para com os objetivos para as quais foram implantados em contesto especifico e geral. a) Caracterizao da pesquisa A pesquisa foi desenvolvida com base nas normas de auditoria, tcnicas e mtodos de auditoria independente, pesquisas em bibliografias relacionadas com o trabalho de auditoria. b) Levantamento de dados Aplicados atravs de papeis de trabalho de auditoria, teste de controles, visitas no horrio de expediente a organizao para questionamentos, anlise de controles internos.

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5 EXAME DOS CONTROLES INTERNOS

O primeiro passo que o profissional deve fazer na hora em que contratado para um trabalho de auditoria, o contrato de prestao de servios. Ele muito importante nos principio da relao profissional, pois neste contrato esto legalmente constitudos os direitos e obrigaes de cada uma das partes. um instrumento de segurana para cobrana e acertos de honorrios conforme os servios a serem executados. De acordo com o Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande dos Sul um instrumento obrigatrio e com a garantia como prova jurdica formal para cobrana de honorrios. Conforme a resoluo CFC n. 987(1) de 11 de dezembro de 2003 que regula a obrigatoriedade do contrato de prestao de servios contbeis e do outras providencias: O contrato de prestao de servios a garantia formal da contratao como prova jurdica para fixar os limites da execuo dos servios e a cobrana dos honorrios profissionais. Sendo os objetivos principais do contrato de servios: regular de forma adequada relao entre o profissional e o seu cliente; delimitar com preciso o campo de abrangncia dos servios a serem prestados; tornar mais segura e embasar a cobrana dos honorrios com um documento capaz de gerar um ttulo executivo extrajudicial (CPC, art. 585, II); e delimitar a responsabilidade tcnica do profissional, o que fundamental, sobretudo quando da ocorrncia de crime tributrio.

5.1 CONTRATOS DE PRESTAO DE SERVIOS DE AUDITORIA

CONTRATO AUDITORIA

DE

PRESTAO

DE

SERVIOS

DE

CONTRATANTE: Escritrio de Contabilidade com sede na cidade de Uruguaiana, estado do Rio Grande do Sul, rua. .............. n. ......., representada, neste ato, por seu administrador, Sr ..............., daqui por diante, denominada simplesmente CONTRATANTE, e CONTRATADA TMK Auditoria e Assessoria, com sede na cidade de Uruguaiana, estado do Rio Grande do Sul, Rua

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Presidente Vargas n. 2020, com registro no CRC-.... Sob o n. 50.250, representada pelo scio-Diretor, Tiago Marques Carvalho, contador, com registro no CRC-.... Sob o n. 15.230, daqui por diante, denominada simplesmente CONTRATADA, Tm, entre si, celebrado o presente contrato de prestao de servios de auditoria que a CONTRATADA dever prestar CONTRATANTE sob as condies fixadas nas clusulas a seguir enumeradas: 1 - A CONTRATADA executar a auditoria nos controles internos da empresa de contabilidade da CONTRATANTE implantada ao exerccio do corrente ano de 2008; 2 - Os exames sero efetuados de acordo com as normas de auditoria geralmente aceitas e incluiro os testes nos registros e controles contbeis e outros procedimentos de auditoria que a CONTRATADA considerar aplicveis nas circunstncias. O objetivo dos trabalhos a emisso por parte da CONTRATADA de uma opinio no qualificada com relao ao controles internos existentes examinados, todavia, possvel que fatos ou circunstncias encontradas obriguem-na de emitir uma opinio adversa; 3 - Os procedimentos a serem adotados pela CONTRATADA incluiro levantamento de dados para identificao dos controles internos, exame dos controles, aplicao de tcnicas de auditoria em controles internos analise de evidncia documental e outros. Ao final dos trabalhos a CONTRATADA solicitar CONTRATANTE certas informaes, por escrito, sobre os controles internos e assuntos a ela relacionados; 4 - A CONTRATANTE compreende que a programao da CONTRATADA no elimina a possibilidade de que erros materiais, irregularidades ou atos ilegais, incluindo fraudes e desfalques, porventura existentes, no venham a ser descobertos. Todavia, a CONTRATADA comunicar a quem de direito, qualquer um destes fatos que venha a ser revelado no decorrer de seus trabalhos; 5 - Baseada em sua experincia e nas informaes obtidas sobre a CONTRATANTE, a CONTRATADA estima consumir, para a execuo dos servios 20 horas/homem; 6 - Pelos servios mencionados na clusula primeira, a CONTRATADA cobrar os honorrios de R$ 5.000,00 (cinco mil reais). Os honorrios acima sero cobrados da seguinte forma: (a) Na data da assinatura deste contrato R$ 2.500,00 (dois em mil e quinhentos reais). (b) 2 (duas) parcelas mensais, iguais e consecutivas de R$ 1.250,00 (mil e duzentos e cinqenta reais) a serem pagas pela CONTRATANTE nos dias 20 dos meses de novembro de 2008 e

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20 de Dezembro de 2008, totalizando R$ 2.500,00 (dois mil e quinhentos reais). 6.1 - Os honorrios acima podero ser reajustados durante o perodo se houver aumento substancial nos custos da CONTRATADA, mediante aplicao da variao do IGP-M ou outro ndice oficial;. 7 - A quantidade de horas/homem mencionadas na clusula quinta, foi estimada levando-se em considerao que a CONTRATADA receber ajuda do pessoal da CONTRATANTE, fato esse que reduz substancialmente o custo da auditoria. A CONTRATANTE concorda que caso esta ajuda no venha a concretizarem-se, os honorrios da CONTRATADA sero reajustados em funo do acrscimo de horas/homem ocorrido; 8 - Ao final dos trabalhos a CONTRATADA emitir relatrio expressando a sua opinio sobre a situao dos controles internos examinados da CONTRATANTE, consoante objetivo mencionado na clusula segunda deste contrato; 9 - prtica de a CONTRATADA estender os seus trabalhos, revisando as rotinas contbeis e de controle interno. A esse respeito poder ela sugerir melhorias, sistemas mais eficientes, simplificaes ou ainda, reforo nos controles; 10 - O prazo de concluso dos trabalhos de. 30 (trinta) dias; 11 - As omisses deste contrato sero regidas pela legislao especfica em vigor; 12 - Fica eleito o foro da cidade de Uruguaiana, renunciando, desde j, os contratantes, qualquer outro por mais privilegiado que seja. E, por estarem assim, justos e contratados, assinam o presente instrumento, em 2 (duas)m vias de igual teor e forma para os efeitos legais, em presena de 2 (duas) testemunhas. Uruguaiana, 10 outubro de 2008 Assinaturas: CONTRATANTE: CONTRATADA: Testemunhas: 1) 2)

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5.2 CARTA PROPOSTA

um documento utilizado como um contrato consensual, representando um acordo de vontades. Conforme citado no livro AS ORGANIZAES CONTBEIS E O CONTRATO DE PRESTAO DE SERVIOS do CRCRS, p.10. 2008, referente Washington de Barros Monteiro o acordo de vontades, gerador do contrato, deve ser perfeito e abranger o respectivo objeto, sua natureza, as pessoas que nele intervm, a durao e a retribuio ajustada. No obstante, conforme j mencionado, contrato no-solene, caracterizando-se pela consensual idade, sendo livre a forma pela quais as partes manifestem sua vontade. Assim, perfeitamente vlida para o aperfeioamento contratual a simples manifestao, pelo aceitante, de concordncia com os termos enviados pelo proponente mediante a chamada carta-proposta.CARTA PROPOSTA DE AUDITORIA Uruguaiana, 10 outubro de 2008. Escritrio de Contabilidade Rua ................. n ....... Bairro: Centro CEP: 97500-000 Prezado Senhores 1. Atendendo solicitao de V.S. temos o prazer e honra de submeter a vossa apreciao a presente proposta para prestao de servios de auditoria para exame e analise dos controles internos da organizao, implantados nos corrente ano de 2008. 2. Nossos exames sero efetuados de acordo com as normas de auditoria geralmente aceitas e incluiro procedimentos de auditoria que considerarmos aplicveis nas circunstncias. O objetivo de nosso trabalho emitir uma opinio sobre a situao dos controles internos dentro dos setores de escriturao e verificar a necessidade de modificar/melhorar os existes e sugerir melhorias em todas as circunstncias encontradas. 3. Nossos procedimentos incluiro, teste, exames, analise documental por questionrios, que dem suporte aos processos de

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registros contbeis. 4. Nossa programao no elimina a possibilidade de que erros materiais, irregularidades ou atos ilegais, incluindo fraudes ou desfalques, porventura existentes, no venham a ser descobertos. Todavia, ser imediatamente informada a quem de direito, qualquer um destes fatos que venha a ser revelado no decorrer de nossos trabalhos. 5. Baseados em nossa experincia e nas informaes que temos da organizao, estimamos consumir, para a execuo dos servios, 20 horas/homem. 6. Pelos servios mencionados no item 1(um), cobraremos os honorrios de R$ 2500,00 (Duzentos e cinqenta Reais) por horas, sendo no total de 20 horas o valor de R$ 5.000,00 (Cinco Mil Reais). (s). Os honorrios acima sero cobrados da seguinte forma: (a) No ato da aprovao desta proposta dever ser pago mediante o valor de 50% do total sendo R$ 2.500,00 (Quatro Mil Quatrocentos Reais). (b) Ficando 50% do valor dividido em 2 (duas) parcelas: - R$1.250,00 (Dois Mil e Duzentos Reais) a serem pagas nos 20 dos meses de Novembro e Dezembro de 2008. - Totalizando R$ 5.000,00 (Cinco Mil Reais). 7. Os honorrios acima no incluem despesas para execuo dos trabalhos, tais como, despesas de estadias e com refeies, as quais, caso necessrio, sero cobradas parte. 8. A quantidade de horas mencionadas no item cinco (5) foi estimada levando-se em considerao que receberemos ajuda do pessoal da organizao nas informaes que forem solicitadas (/empresa/outro), fato esse, que reduz substancialmente o custo da auditoria. Devemos ressaltar que caso esta ajuda no venha a se concretizar, nossos honorrios sero reajustados em funo do acrscimo de horas/homem ocorrido. 9. Ao final de nossos trabalhos ser emitido relatrio expressando nossa opinio sobre os controles internos usado pela organizao. 10. nossa prtica estender nossos trabalhos, revisando as rotinas contbeis e de controle interno. A esse respeito poderemos sugerir melhorias, sistemas mais eficientes, simplificaes ou ainda, reforo nos controles. 11. O prazo para concluso dos trabalhos de 30 (trinta)

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dias, contados a partir da data em que recebermos os controles dos setores em sua forma definitiva. 12. Caso V.S.as Pretende publicar ou reproduzir os controles internos examinados, fazendo referncia a nossa empresa, tornar-se- necessria a nossa prvia reviso e aprovao do material a ser divulgado. 13. Solicitamos nos indicar a aceitao da presente proposta assinando a cpia anexa e fazendo-a retornar s nossas mos. 14. Aproveitamos do ensejo para agradecer a oportunidade que nos foi concedida de apresentarmos a presente proposta e subscrevemo-nos, Atenciosamente, TMK Auditoria e Assessoria

5.3 CARTA DE RESPONSABILIDADE DA ADMINISTRAO

A carta de responsabilidade da administrao um documento que deve ser emitida pelo auditor independente para que administrao possa conhecer a responsabilidade pelos dados apresentados, esta declarao por escrito da administrao de vital importncia uma vez que so estabelecidos pelas normas de auditoriaCARTA DE RESPOSABILIDADE DA ADMINISTRAO Escritrio de Contabilidade TMK Auditoria e Assessoria * Rua Feliciano Ribeiro n: 2020. Prezados Senhores: Com referncia ao seu exame dos controles internos, relativas ao exerccio em 2008, reconhecemos que a apresentao desta carta de responsabilidade constitui-se num procedimento de auditoria requerido pelas normas de auditoria aplicveis no Brasil. Para permitir-lhes formar uma opinio sobre a situao dos controles internos, dentro dos setores de escriturao e verificar a necessidade de modificar/melhorar os existes e sugerir melhorias em todas as circunstncias encontradas, reflete, com adequao, em todos os aspectos relevantes, a posio operacional, nos exerccios findos em de acordo com as prticas contbeis adotadas no Brasil (ou outro conjunto de normas que tenha sido aplicvel).

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Para fins de exame, dos controles internos examinadas apresentam os seguintes requisitos bsicos: 1 A confirmao da existncia de todos os controles internos da empresa, ou mecanismo utilizado para controle por parte da empresa, formal ou padro, documentados, registrados ou no. 2 De que diretores ou funcionrios informem com clareza as possveis falhas ou irregularidades nos sistema de contabilidade, ou necessidades no seu dia a dia para otimizao na execuo de suas tarefas. 4 De quaisquer fatos ocorridos desde que possam afetar o andamento dos servios internos, ou que as afetam at a data desta carta ou, ainda, que possam afetar a continuidade das operaes da empresa. Todas as transaes efetuadas no perodo foram devidamente registradas no sistema contbil de acordo com a legislao vigente. Especificamente, com relao auditoria interna, a empresa celebrou contratos, e de suas auditagens. No temos conhecimento da existncia de outros contratos com estas caractersticas, ou similares, que possam ser considerados como instrumentos, que no tenham sido reportados a Vossas Senhorias. Atenciosamente, Escritrio de Contabilidade (N) (N)

5.4 PLANEJAMENTOS DE AUDITORIA

Durante a execuo do trabalho de auditoria as etapas se resumiam, basicamente em: o planejamento do trabalho e procedimentos tcnicos que foram preparados da seguinte forma: Servio de Auditoria Papeis de trabalhos usados Planejamento dos trabalhos com base no memorando Aplicao dos procedimentos de auditoria Exame por controle Analise dos controles internos dentro do departamento contbil fiscal e de pessoal. Avaliao global de controle interno Relatrio de Auditoria Parecer de auditoria

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5.4.1 Memorando de Auditoria

MEMORANDO PARA PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

EXERCICIO CLIENTE: Escritrio de Contabilidade 2008

INICIAIS

DATA

10/10/08 Preparado por: Tiago Marques Carvalho

30/10/08

Este formulrio documenta o processo de planejamento do trabalho de auditoria, sendo o seu preenchimento obrigatrio em cada exerccio antecedendo ao incio da execuo dos trabalhos. Igualmente, vale salientar que para desenvolver o processo de planejamento faz-se necessrio conjugar as informaes, sobre o cliente depois de feito o contrato e a carta proposta. SNTESE DA AVALIAO PRELIMINAR DE CONTROLE INTERNO Identificar a existncia e caractersticas do controle interno nos departamento, as quais, com base na avaliao preliminar realizada at a data, devero ser consideradas levantadas as bases para estabelecer uma estratgia de auditoria em geral.

SISTEMAS CONTROLES CONTBEIS Observao: Considerar, entre outros, os seguintes aspectos: mtodos e registros nos controles fixados para promover eficincia aos objetivos para as quais foram implantados, sistema de informtica na opinio dos diretores da organizao, pessoal envolvido e forma de implantao e execuo dos controles.

MTODOS DE CONTROLES ESPECFICOS NOS DEPARTAMENTOS Observao: considerar, entre outros, os seguintes aspectos: forma de apresentao do controle; adequao as funes para as quais foram desenvolvidos obrigaes; forma de usar os controles, registros, documentos e controles (p. ex.: escrituras, reconciliaes, programas paralelos na execuo dos servios, etc.).

Observao: este plano deve ser seguido com base nos objetivos da auditoria.

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PRINCIPAIS CONTATOS JUNTO AO CLIENTE Nome Cargo Funo

Nome do Contador

Contador

RELATRIOS E/OU PARECERES A SEREM EMITIDOS

Descrio Pareceres

dos

Relatrios

e/ou Datas Limites P/ entrega

Datas Previstas P/ entrega Destinatrios

04/11/2008 Parecer: Sob o Exame dos controles Relatrio: relatrio de Auditoria dos controles internos 04/10/2008

30/10/08

Lumatri

30/10/08

Lumatri

O memorando de auditoria um modelo de documento que mostra de forma clara o planejamento de trabalho de auditoria nas etapas preliminar. O modelo apresentado acima um modelo bsico e resumido, podendo ser aprimorado mais e mais itens de acordo com a extenso do servio a ser executado.

5.5 LEVANTAMENTOS DE DADOS NA EMPRESA

O levantamento da rotina e funes internas da empresa e dos controles internos existe a fim de medir a extenso da Auditoria a ser executada. Constituiu em uma significativa pesquisa de informaes, para o andamento do trabalho, o papel de trabalho oportuno para esta etapa foi utilizao de questionrio com foco a definir objetivos e metas da auditoria com base nas informaes coletadas. Como parte do programa de trabalho a ser executada na busca de se fazer uma anlise da realidade funcional de operao dos controles internos da empresa em tempo presente.

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O

levantamento de funes e das rotinas uma tarefa da re-auditoria dentro do

processo da avaliao do controle interno (ANTONIO LOPES DE S, 1998 p. 108). Esperava-se a existncia de algum tipo de controle na organizao contbil, tendo em vista que toda e qualquer organizao independente do seu porte ou volume de operaes a realizar, possui algum tipo ou forma, controle para evitar, ou corrigir falhas, que de fato, quanto mais eficientes o controle, maior ser a qualidade eficincia dentro objetivo a qual foi criado. No caso de uma organizao contbil que possui controles internos, ela tem caractersticas funcionais, que requerem mais ateno, pois eles no promovem a segurana simplesmente, mas tambm agilidade nos processos. De fato tero que ser avaliados nesta auditoria, junto fase de levantamento de dados, para se obter conhecimento de sua funcionalidade dentro do seu plano de ao do departamento, embora que evidentemente os riscos de falha sero menores, onde eficientes controles ou sistema de controles existentes. Logo os objetivos dos primeiros papis de trabalho (questionrios) medir a extenso do trabalho de auditoria. Os passos que a auditoria independente poder vir executar so os seguintes, para fazer avaliaes nos controles internos so os seguintes: Levanta o sistema de controle interno Praticados atravs de papeis de trabalho em forma questionrios padronizados e especficos com foco em coleta de informaes sobre os controles internos existentes. Verifica se o sistema levantamento o que est sendo seguido na prtica Praticados atravs de testes de observncia e reviso analtica da forma de colocao de dados nos controles. Avalia a possibilidade de o sistema revelar de imediatos erros e irregularidades: O teste observao das funcionalidades de cada controle implantado, em relao a verificar se atende s necessidades para as quais foram implantados, condizendo com os objetivos globais do setor. (Marcelo Cavalcanti Almeida, 1996 p. 50)

5.6 ESTUDOS DOS CONTROLES INTERNOS

Conforme citado no referencial terico a respeito da metodologia para estudos dos

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controles interno, utilizamos nesta auditoria, o mtodo de questionamento atravs de questionrios que de fato um papel de trabalho de auditoria. William Attie, 1995 pg.228 define este mtodo de questionamento, como aspectos bsicos de um sistema para que o auditor possa ter conhecimento genrico e global do funcionamento do sistema. Os questionrios utilizados so padronizados e contm perguntas teis em toda auditoria em visam fornecer ao auditor independente, alm de um conhecimento genrico, uma avaliao global ao funcionamento do sistema. (WILLAN ATTIE. p.228.1995) Os questionrios foram formulados com objetivos especficos divididos em trs grupos. Objetivo do primeiro questionrio fazer um levantamento de dados geral da empresa, relacionado com atividade da organizao, nos servios executados, determinando a abrangncia e extenso dos procedimentos a serem tomados: O segundo e terceiros questionrio tem por objetivos, traar o plano para anlise dentro dos setores especficos a serem auditados, e conhecer o sistema de controles internos existentes. Onde foram adotados diversos procedimentos tomados em funo de cada setor a ser examinados, mtodos e tipos de tcnicas de auditoria que devem ser usados de acordo com a natureza da auditoria, sendo este o principal passo para elaborao de toda a extenso do trabalho, o conhecimento dos controles internos ou do sistema de controles internos definidos:O sistema de controles internos vigente na companhia ou departamento a ser aditado a base sobre a qual o trabalho do auditor dever estar fundamentado. Assim, estudos aprofundados e avaliao sobre tais controles internos devero ser feitos para a determinao da extenso dos testes aos quais se restringiro os procedimentos de auditoria. (JOO MAURICIO MOTTA, 1992 p. 42)

Os questionrios apresentados aos diretores da empresa, com a finalidade de ser utilizada uma tcnica que consiste em fazer, em tempo presente, o levantamento de todo os controles internos da empresa e estabelecer as diretrizes para avaliao do mesmo. O elenco de perguntas dos questionrios proporciona estabelecer a rotina que ser traada para exame dos controles estabelecendo pontos importantes a serem focados. Conforme o dado apresentados pela empresa, ela trabalha em um sistema de controles internos constitudos por formulrios e fichas de controle para informaes, relatrio de demonstrativos e controle de dados para fechamento, para emisso de relatrios, registro, clculos de impostos e proventos de funcionrios, sendo a maior parte dos processos escriturados por meio de sistema eletrnico informatizado.

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Questionrio A: Questionrio geral de levantamento de dados sobre a organizao.

QUESTIONAMENTOS A empresa possui controles internos? Eles so desenvolvidos por auditores internos? Eles passam por um programa de reviso antes de serem implantados? Os controles so testados periodicamente? Os funcionrios esto cientes do uso funcional dos controles para as seguranas e eficincia operacional da empresa? Os controles so monitorados So feitos algum tipo de treinamentos com os funcionrios recentemente admitidos? Os funcionrios ao detectarem falhas informam a administrao sobre as mesmas? A empresa usa sistema informatizado para escriturao contbil fiscal e pessoa (Domnio) A empresa esta dividida em setores Cada setor sofre auditoria interna Existe algum histrico ou dos controles modificados ao longo dos anos.

SIM X X X X

NO

OBSERVAES

X

X X

X

X X X X

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Questionrio B: Questionrio de informaes sobre rotinas da organizao.

QUESTIONAMENTOS Organizao possui mais de 100 clientes So levantados balanos mensais, trimestral ou semestral. Existem clientes que sofre auditoria das Demonstraes Contbeis. Os documentos so devolvidos mensalmente? H muita rotatividade de funcionrios pela empresa Existem procedimentos para Backup das informaes? Existem procedimentos padro nos fazer escriturao ex. lc/rv/c As escrituraes so revisadas depois de feito lanamentos nos sistema? So feito auditoria internas nos setores? O sistema considerado seguro pela administrao?

SIM X X

NO

OBSERVAES

X X X X X X X X

Questionrio de levantamento de dados do funcionamento geral dos controles Internos da empresa

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Questionrio C: Questionrio de informaes sobre os Controles Internos e dos setores envolvidos na auditoria.

QUESTIONAMENTOS Cada setor possui treinamento do uso funcional sistema informatizado? Possui protocolos de entrada e sadas de documentos? Os funcionrios envolvidos nos trabalho dos setores so informados dos riscos e da importncia do bom desempenho de suas funes? Cada setor tem um responsvel chefe pelo departamento? Eles sofrem treinamentos ou so orientados sobre alteraes na legislao? feito Backup das informaes no sistema? Existem procedimentos padro nos processos de rotina na hora de fazer escriturao/ As escrituraes so revisadas depois de feito lanamentos nos sistema? So feito auditoria internas nos setores? O sistema considerado seguro pela administrao? Existe formulrio de controle de verificao de documentos na entrada/ Formulrio de preenchimentos de documentos a serem devolvidos?

SIM X X

NO

OBESERVAES

X

X

X X

X X X X X X

Questionrio de levantamento de dados do funcionamento geral dos controles Internos da empresa.

Depois de contatado a existncia de controles internos, os colaboradores envolvidos nos processos, a rotina interna e todos os mecanismos usados nos processos de escriturao, necessria verificar o que esta sendo executados e como esta sendo executado por seus colaboradores na prtica a fim de contribuir posteriormente para opinio do resultado dos controles implantados dentro dos setores. O principal objetivo deste procedimento e a verificao se o sistema levantado o que esta sendo executado na prtica e estudo da documentao do controles internos.

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Em conformidade com as normas de auditoria relacionadas com a aplicao dos procedimentos de auditoria teste de observncia e teste de substantivos:

5.6.1 Teste de Observncia

Os testes de observncia visam obteno de razovel segurana de que os procedimentos de controle interno, estabelecidos pela administrao, esto em perfeito funcionamento e cumprimento. (Normas Brasileiras de Contabilidade AUDITORIA E PERCIA. 3 edio, 2008. p. 223)

a) Caractersticas Este teste se caracteriza por verificar os controles internos esto sendo executados pelo funcionrio da empresa de maneira correta.

b) Objetivos Verificar se controles esto funcionando de maneira correta, funcional e com que grau de credibilidade.

c) Aplicao da tcnica Na prtica este trabalho teve por finalidade verificar se realmente os controles internos estavam sendo executados, de forma correta pelos funcionrios da empresa, onde ao longo das observaes constatou uma execuo positiva, que significa que realmente estavam sendo executados.

5.6.2 Teste de substantivos

Os testes substantivos, exatido e validade dos dados produzidos pelo sistema contbil da entidade, dividindo-se em:

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* testes de transaes e saldos; e * procedimentos de reviso analtica substantivos visam obteno de evidncia quanto e substantivos. (Normas Brasileiras de Contabilidade AUDITORIA E PERCIA. 3 edio, 2008. p. 223) a) Caractersticas Este teste importante para muitos auditores, porque atravs deste teste possvel obter informaes sobre as transaes em registros contbeis. b) Objetivos Objetivo do teste obter provas concretas sobre as operaes nos setores para fundamentar a opinio. O auditor poder, na hora de aplicar os procedimentos tcnicos acima, os seguintes testes. Inspeo Observao Investigao e confirmao: obteno Clculo Reviso analtica As tcnicas so usadas de acordo com o tipo de trabalho a ser executado, como auxlio nas investigaes e formao da opinio do auditor. c) Aplicao da tcnica Nessa auditoria foi necessria a utilizao de apenas a tcnica de reviso analtica, tendo em vista o tipo de auditoria executada, onde os dados apresentados nos relatrios so verdicos com os efeitos a produzir.

5.7 A ORGANIZAO CONTBIL

O foco do exame esta nos controles internos dos setores da organizao que presta servios a diversos clientes nas reas de: contabilidade, assessoria, percia e auditoria de

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maneira informatizada em redes e sistema online para transmisso de dados. O ponto de partida da auditoria foi o mapeamento da rotina interna da empresa focado desde o incio at o fim do processo de trabalho interno, que se inicia pela parte fiscal e pessoal. Entre os dias 20 e 25 so emitidos os cartes pontos para controles de horas extras e posteriormente a folha de pagamento. Atravs do sistema, depois de concluda, exportada para contabilidade formando base para outras obrigaes de mesma espcie. A partir do dia primeiro ao dia 10 acontece o recebimento das notas fiscais, e os documentos de caixa so passados pelo processo de reviso no protocolo de entrada para verificar se existe a falta de algum documento, ou documento incompleto que deveria ser emitido como extratos bancrios etc.. Em caso de falta emitido uma solicitao. Na chegada os documentos fiscais eles vo, inicialmente, para o setor fiscal (para lanamento nos livros de entrada, sada e apurao do ICMS ou IPI e do ISSQN ), que aps o fechamento, so exportados para a contabilidade, sendo a outra parte do documento de caixa e extra-caixa digitado no setor contbil. Na seqncia os relatrios e demonstrativos contbeis, so emitidos para o cliente, sendo que ao final de concludo so passados para o contador que analisa e revisa o relatrio antes da emisso para o cliente. Em seus objetivos est em prestar um servio de qualidade aos seus clientes, na rea contabilidade e de Assessoria, com segurana buscando sempre a eliso fiscal, pagamento dos impostos respeitando a legislao, e fazer com que o cliente sinta-se seguro, com os servios prestados com qualidade.

5.7.1 Funcionamento dos Controles internos nos departamentos

Os controles internos da empresa controlam os fluxos de documentos na entrada e sada, sendo que em caso um novo cadastramento de cliente, previamente passado pelo contador responsvel pela organizao o qual d s diretrizes sobre os rumos para contabilizao a serem passados pelos demais setores. Nos departamentos da organizao os controles internos tm a funo de diminuir a margem de erros e de dar aos processos a segurana e a agilidade necessria. Cada setor tem um profissional responsvel, que desenvolve e analisa os controles. O fato a ser observado em relao aos controles que cada cliente possui uma

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peculiaridade diferente, dependendo da atividade da empresa. Esse diferencial um fator importante a ser analisado, mesmo sendo a contabilidade uma s.

5.7.2 Avaliao dos controles x objetivos do setor

A tcnica usada ir verificar se os controles internos da organizao atende as necessidades para as quais foram implantados. Exame e anlise dos controles internos dentro do departamento contbil, fiscal e pessoal. Tendo em vista os objetivos da auditoria, os controles sero avaliados e testados em seus objetivos paras quais foram implantados, onde a vendo necessidades de modificao sero sugeridas a justes para melhoramento e desempenho da organizao. importante que o auditor, aps conhecer e registrar o controle interno adote uma posio crtica e independente sobre o mesmo, para que ento possa estabelecer e recomendar um sistema mais gil, econmico e funcional. Ainda que o controle interno em estudo seja bom, inadmissvel que no possa ser alterado para melhor, mesmo que a alterao seja pequena e que todo no precise ser reformulado (WIILLIAM ATTIE, 1992. pg.232.).

5.8 PROTOCOLO

5.8.1 Sugesto para o setor

a) Controle Modelo sugerido para entrada de documento nos setores funciona como um protocolo de controle de documento e reviso para verificao a falta de documentos a serem emitidos. Julga-se ser muito importante nos escritrio de contabilidade pelo fato de ser o ponto de entrada de documentos na organizao. O modelo apresentado junto ao anexo A: protocolo de documentos.

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5.9 DEPARTAMENTOS DE CONTABILIDADE

5.9.1 Caractersticas do departamento de contabilidade

As caractersticas do setor contbil reunir o documento base para a contabilidade digit-los, fazer a conferncia e elaborar os demonstrativos onde deu origem aos lanamentos contbil todos. Para que o cliente tenha a situao da empresa em dado momento e para tomada de deciso, saber como est a situao da empresa, onde feito periodicamente preparao para a parte tributria principalmente para empresas tributadas pelo lucro real, para poder fazer as devidas contribuies tributrias.Quadro A: informaes do setor contbil Informaes do setorOs documentos antes de entrarem no setor passam pelo por reviso. Nas sadas de documentos so protocolados? contadores no setor como responsvel? feito conciliao das contas?

S

N

Observaes

x x x x

5.9.2 Funcionamento dos controles internos no departamento

Os controles neste setor devem evitar com que os dados registrados pela contabilidade venham demonstrar valores incorretos nos relatrios contbeis.

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5.9.3 Tipos de controles do departamento

5.9.3.1 Conciliao bancria

um modelo de documento utilizado para estabelecer comparativos, entre saldo movimentado ou no, principalmente no que diz respeito emisso de cheques pelas organizaes e sua devida compensao por outro rgo. Os atrasos e as diferenas nos saldos bancrios devero ser conciliados, mesmo empresa se utilizando as exportaes online, ou eletrnicas necessria se utilizar formulrio de controles para conciliao bancaria como este modelo conforme o anexo B: Modelo de Documento de Conciliao bancria implantando no departamento contbil para este fim.

5.9.3.2 Demonstrativo Fluxo de caixa pelo mtodo Indireto

um modelo importante para as empresas sociedades annima, conforme o anexo C: Demonstrativo fluxo de caixa. Documento que mostra em dado momento o fluxo de entrada e sada das operaes financeiras executa pela empresa em dado momento. Neste tipo de relatrios evidenciado o fluxo de caixa liquido da empresa e evidenciar as alteraes ocorridas, durante o exerccio, no saldo de caixa e equivalentes de caixa, segregando-se essas alteraes em, 3 (trs) fluxos: a) das operaes; b) dos financiamentos; e c) dos investimentos.

5.9.3.3 Modelo Sugesto para o departamento

Apresentamos para empresa um modelo o qual ainda no haviam sido implantados no

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departamento para melhoramento e aperfeioamento no processo de escriturao. O controle de escriturao contbil tem por objetivo fazer a listagem dos do processo de escriturao, listando as etapas a ser executado, ele muito importante para que estagirios desenvolva a prtica sem pular nem uma etapa do processo. No anexo D: Controle de escriturao contbil, voc ver que o controle composto por partes que representam as etapas no processo de escriturao e permite dar mais segurana diante de um volume muito grande de empresas a serem escrituradas.

5.10 DEPARTAMENTOS DE PESSOAL

5.10.1 Caractersticas do departamento de pessoal

Trata-se de um departamento inerente aos demais departamentos: trabalhista previdencirio e imposto de renda retido na fonte. feito primeiramente o cadastramento da empresa para ver a forma de tributao da empresas, depois feito cadastro de funcionrio e a folha de pagamento, e quando concluda a folha no final do ms ela exportada para contabilidade, tanto a folha quando as obrigaes tambm.Quadro B: informaes do setor de pessoal Informaes do setorO sistema de que faz a folha confivel? O setor integralizado com o setor contbil? Os documentos so arquivados de forma correta? Os clculos da folha de pagamentos so revisados?

S

N

Observaes

O O O O

5.10.2 Funcionamento dos controles internos no departamento

O controle tem por objetivos, assegurar o cadastro de funcionrios das entidades, de

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forma correta para registro e recolhimentos seus tributos e encargos por emisso da folha de pagamentos, por parte da empresa e do empregado aos rgos a quem competir.

5.10.3 Tipos de controles no departamento

5.10.3.1 Ficha de emprego

Modelos de documento que enviado para empresas para cadastramento de funcionrios onde colocada toda a documentao relacionada para admisso de empregado, tendo em vista a responsabilidade que este departamento tem de enquadramento correto das funes dos funcionrios das organizaes em seu devido encargos trabalhista, previdencirio, bem como a apurao de proventos de cada funcionrio. a) Modelo atual ANEXO E: Ficha de modelo da empresa b) Modelo sugerido Depois de analisados os controles sugerimos um novo modelo que foi testado na empresa. Sugerimos algumas modificaes em relao ao modelo atual que so: Separao do relatrio em dois setores de cadastramentos, um para o empregado e outro para o empregador, o primeiro destinado a dados dos empregados para admisso e outro para o empregador com informaes gerais a respeito de valor do salrio e tipo de remunerao e outra de informaes para o departamento de pessoal tendo em vista o seu cadastramento no setor a respeito de horrio de trabalho, funo etc.

5.10.3.2 Controles de cadastramento de empregados

ANEXO F: Ficha de emprego modelo sugerido

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5.10.3.3 Listagem de fechamento da folha

Este controle tem por finalidade o fechamento das rotinas a serem executadas, para clculos da folha de pagamento e emisso de relatrios dentro do sistema listados em: N cliente; Nome; Folcal; Follis; Reclis Gpsli; IRRF As mesmas funes para clientes sem funcionrios e com funcionrios domsticos. a) Modelo atual ANEXO G: Listagem de fechamento da folha modelo empresa b) Modelo