4. define
DESCRIPTION
4th slide deck on Define phase from DMAIC approach for six sigma deploymentTRANSCRIPT
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
D E F I N E
1. Identifikasi CTQ Proyek
2. Mengembangkan Piagam Tim
3. Mendefinisikan Peta Proses
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 51
Siapa customer kita ?
Apa yang mereka pikirkan sebagai sesuatu yang kritis terhadap
kualitas (Critical to Quality) ?
Apa strategi bisnis perusahaan kita ?
Apakah strategi yang ada sudah mengakomodasi suara atau
keinginan pelanggan ?
Siapa yang bisa menyatakan suara pelanggan sehingga menjadi isu
di perusahaan kita ?
Proses manakah yang perlu diperbaiki atau didesain ulang untuk
memenuhi suara pelanggan ?
Sebelum memulai suatu proyek, maka perlu ditanyakan hal-hal sebagai
berikut :
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 52
CTQ
CTQCritical to
Quality
CTQ adalah sebuah karakteristik dari
sebuah produk atau jasa yang
memenuhi kebutuhan customer
(internal atau eksternal)
Aktifitas utama dalam tahap DEFINE adalah menemukan CTQ (Critical to Quality), yaitu
sebuah fokus permasalahan yang menjadi hal yang paling penting untuk memenuhi keinginan
customer.
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 53
CTQ
CTQ adalah elemen-elemen dasar yang merupakan
pedoman pengukuran proses, improvement, dan
kontrol.
Dalam proyek, pastikan CTQ yang dipilih merupakan
hal yang sangat penting bagi customer.
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 54
CTQ
Pengiriman tepat waktu Jalan tol yang aman
Tidak ada defects Part yang sesuai spec.
Tempat kerja aman Penggunaan form yang tepat
Produk yang aman Pengiriman sepanjang malam
Ruang hotel yang bersih Pelayanan yang ramah
Pembayaran tepat waktu Dan lain-lain
Contoh-contoh CTQ:
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 55
Siapa yang menjadi Customer ?
Customer
Client
Vendor
• Semua Organisasi / Personnel
• Orang yang menerima pekerjaan
yang sudah kita proses (Next
Process)
• Departemen lain yang berhubungan
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 56
Bagaimana kita menterjemahkan komentar customer ke dalam
kebutuhan internal ?
Customer biasanya
tidak jelas mengutarakan
apa yang diinginkan
Kita harus mendayagunakan
metode yang membantu kita untuk
memahami kebutuhan customer
dan menerjemahkannya menjadi
keperluan internal.
Setelah kita menerjemahkan kebutuhan customer
menjadi keperluan internal, kita harus bisa mengukur
dan menentukan kemampuan produk dan proses.
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 57
Sumber Ide Lain Project SSQP
SUMBER TOOLS PERTANYAAN YANG MUNCUL
INTERNALAdanya frustasi, isu-isu, masalah, dan
opportunity yang terlihat dari kegiatan
operasional.
• Quality Function Deployment
• Cost of Quality (COQ/COPQ)
• Daftar Masalah Internal
• Brainstorming
1. Apa yang membuat proses selalu
tertunda?
2. Dimana terjadi reject / rework terbesar?
3. Dimana Cost of Poor Quality meningkat?
EKSTERNALUntuk mengidentifikasi tantangan
terhadap bisnis dalam mendefinisikan
dan atau mencapai strategi pasar
maupun customer.
• Voice of Customer (VoC)
• Voice of The Market (VoM)
• Perbandingan dengan Pesaing
1. Di mana kita gagal memenuhi kebutuhan
pelanggan?
2. Di mana kita tertinggal dengan pesaing?
3. Bagaimana pasar terbentuk, bisakah kita
menyesuaikannya?
4. Apa kebutuhan baru dari sudut pandang
pelanggan?
INTERNAL / EKSTERNALUntuk mengidentifikasi tantangan
terhadap bisnis dalam mendefinisikan
dan atau mencapai strategi pasar
maupun pelanggan.
• Customer Dashboard
• Survei Perusahaan
1. Apa hambatan antara kita dan tujuan
strategi?
2. Apa produk atau jasa, kemampuan lain
yang baru yang akan diluncurkan bisa
memberikan nilai lebih baik kepada
pelanggan maupun pemegang saham?
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 58
CTQ CCR VoC
VoB CBR CTP
VoB Voice of Business
CBR Critical Business Requirement
CCR Critical Customer Requirement
VoC Voice of Customer
CTQ Critical to Quality
CTP Critical to Process
PROJECT
THEME 6
CCR dan CBR sama-sama diperhatikan.
VoB dan VoC sama pentingnya !!!
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 59
Kriteria Pemilihan Tema Projects SSQP
Kriteria Hasil / Manfaat
BisnisKriteria Kelayakan
Kriteria Pengaruh terhadap
Organisasi
1. Berpengaruh terhadap
customer dan kebutuhannya
2. Berpengaruh terhadap strategi
dan posisi dalam persaingan
bisnis
3. Berpengaruh terhadap
kompetensi inti
4. Berpengaruh terhadap finansial
(penurunan biaya, peningkatan
efisiensi, penjualan, pangsa
pasar, dan lain-lain)
5. Tingkat urgensi
6. Kecenderungan yang ada
7. Urutan, kerterkaitan, dan
kesinambungan antar proyek
1. Ketersediaan sumber daya
yang diperlukan
2. Ketersediaan tenaga ahli
3. Kompleksitas
4. Kemungkinan keberhasilan
5. Dukungan dan contoh
keberhasilan
1. Ada manfaat pembelajaran,
tumbuh, dan berkembang.
2. Manfaat lintas fungsional dan
meningkatkan sinergi
Yang terpenting dari semua kriteria tersebut adalah tema project SSQP
yang memberikan impact paling besar terhadap bisnis !!
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 60
KPI’sCore
Competetency
Core ProcessesProcess
Output
Key Improvement Areas - Big Y ‘s
A A A A A
Projects
CCR
Pada saat mendaftar proses yang berhubungan langsung dengan
customer, bisa muncul banyak sekali proyek yang dapat dikerjakan,
tetapi perlu diingat mengenai prioritas, sumber daya yang ada, atau
dengan kata lain memperhatikan kriteria pemilihan proyek.
Potential Project
Key Performance Indicators
Critical Customer Requirement
Prinsip Prioritas
berdasarkan kriteria.
Tema yang dipilih
SMART :
S – Specific
M – Measurable
A – Attainable
R – Realistic
T – Time Bound
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 61
Piagam Tim (Team Charter)Pernyataan kegunaan proyek biasa disebut Kasus Bisnis (Business Case) yang mencerminkan Misi Proyek (Project Mission) dan Pernyataan Kegunaan (Purpose Statement). Ini adalah titik awal anggota Team proyek untuk membuat Piagam Tim (Team Charter) atau dokumen pernyataan bersama yang memuat unsur-unsur sebagai berikut :
Gambaran mengenai isu atau topik Fokus pada proyek tertentu Tujuan yang luas atau hasil-hasil yang ingin dicapai Tinjauan umum nilai-nilai dan usaha yang dilakukan Anggota Team yang terlibat Kerangka waktu (Time Frame) atau schedule umum Disahkan oleh Project Champion, Ketua, dan Anggota
Tema dibuat sejelas mungkin dan sesuai dgn tujuan
proyek.
Proyek terkait dgn isu-isu maupun inisiatif
bisnis perusahaan.
Hasil proyek bisa dirasakan oleh customer.
Rencana maupun solusinya bisa dilakukan.
Hasil maupun tema-nya berdampak pada perusahaan
dan berhubungan dgn pekerjaan.
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 62
Piagam Tim (Team Charter)
< PROJECT THEME >Tema improvement sesuai tertulis pada judul
Business Case
Menjelaskan latar belakang mengapa proyek dilakukan. Diskusikan dengan atasan atau manajemen mengenai tema yang
diangkat sehingga proyek yang akan dilakukan sesuai dengan isu perusahaan, valid, dan up to date. Jika tema proyek bersifat
melanjutkan tema sebelumnya, lakukan improvement dan penetapan standar yang lebih tinggi dibandingkan tema sebelumnya.
Daftar pertanyaan berikut dapat membantu perumusan Business Case :
1. Mengapa proyek ini perlu dilakukan ? Dan mengapa perlu dilakukan saat ini ? Dan apa konsekuensinya bila TIDAK dilakukan ?
2. Adakah masalah lain yang lebih penting atau sama pentingnya dengan proyek ini ?
3. Bagaimana keterkaitan proyek yang dipilih dengan isu bisnis dan target yang ditetapkan ?
Problem Statement
Menyatakan masalah yang terdapat di dalam Business Case. Pertanyaan yang sering muncul dalam Problem Statements :
1. Apa yang salah dan tidak sesuai dengan harapan pelanggan ?
2. Kapan dan di mana masalah terjadi ?
3. Seberapa besar masalah tersebut dan bagaimana dampak masalah tersebut terhadap pelanggan dan perusahaan ?
Goal StatementDefinisi tentang peningkatan yang ingin dicapai serta batasan waktunya. Umumnya menggunakan kalimat yang dimulai dengan
kata-kata : mengurangi, meningkatkan, menghilangkan.
Project Scope
Adalah pernyataan tentang batasan atau lingkup proyek yang dijalankan. Project Scope yang terlalu luas dapat menyebabkan tim
menghadapi persoalan di luar kemampuan dan akan sulit diimplementasikan. Sementara Project Scope yang terlalu sempit akan
kurang menantang dan tidak sesuai dengan isu di perusahaan.
1. Proses mana yang menjadi fokus ? Apa yang menjadi titik awal dan titik akhir proses ?
2. Batas mana yang termasuk dalam proyek dan mana yang tidak ?
3. Kendala-kendala yang dihadapi menyangkut ketersediaan sumber daya, komitment, dan sebagainya ?
MilestoneMembuat schedule yang realistis dan Milestone (batas suatu
tahap dinyatakan selesai). Tetapkan PIC atau penanggung
jawab masing-masing tahap.
Team and Authority
TEAM MEMBER : APPROVED,
1. 3.
2. 4.
Contoh format Piagam Tim.
D M A I CSTART - FINISH S - F S - F S - F S - F
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 63
Piagam Tim (Team Charter)
ControlImproveAnalysisMeasureDefine
Business Case
Salah satu tolak ukur keberhasilan suatu Business Unit (BU) adalah tercapainya Service Rate (S/R) Produksi sesuai dengan perencanaan produksi yang
telah ditargetkan. Dengan Sales Rate 100 %, belum tentu S/R Produksi tercapai 100 %, tetapi dengan S/R Produksi tercapai 100 %, maka dapat dipastikan Sales
Rate yang telah setiap awal bulan dapat tercapai 100 %. Akibat tidak tercapainya S/R produksi 100 %, maka target sales suatu BU kemungkinan tidak dapat
tercapai 100 %, sehingga BU tersebut dapat kehilangan sales opportunity. Disisi lain dengan tidak tercapainya S/R produksi 100 % dapat mengakibatkan
delivery service yang tidak memuaskan, yang pada akhirnya tingkat kepercayaan customer terhadap BU tersebut akan menurun. Sebagai gambaran, sales
opportunity BU 2 yang hilang akibat tidak tercapainya S/R produksi 100 % pada bulan April - Juni 2002 adalah sebesar $ 820,310.54, dengan rata-rata sales
opportunity yang hilang setiap bulannya sebesar $ 273,436.85. Pencapaian S/R produksi 100 % merupakan salah satu cara agar perusahaan tidak kehilangan
sales opportunity. Dengan demikian, tingkat pencapaian S/R produksi sesuai dengan perencanaan produksi sangat menentukan tercapainya sales & delivery
service rate tercapai 100 %, sehingga pada akhirnya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.
Problem Statement
Akibat tidak tercapainya S/R produksi 100 % sesuai dengan perencanaan produksi, maka perusahaan kehilangan sales opportunity.
Goal Statement
Karena rendahnya tingkat pencapaian sales BU2 akibat tidak tercapainya S/R Produksi 100 %, yaitu dengan sales rate sebesar 71 %, maka project ini bertujuan
untuk meningkatkan pencapaian sales BU2 menjadi 100 % dengan cara meningkatkan pencapaian S/R produksi, sehingga nilai sigma berdasarkan S/R
produksi pada bulan Juni 2002 sebesar 0,43 σ dengan % kesuksesan sebesar 14 % dapat ditingkatkan pada bulan Mei 2003 menjadi sebesar 3 σ dengan %
kesuksesan sebesar 93 %.
Project Scope
Tahap pertama project ini difokuskan pada pencapaian S/R produksi SBU 2 line assembling - conveyor 2 dengan produk-produk yang diproduksi dibatasi pada
produk Ben-9 Full Assembling, Zipper Full Assembling dan Zipper Kits.
Project Organization
Project Champion : SBK
Supporting Team : SOE
Project Leader : APR
Co. Project Leader : SDA
Team Member : HAN,ARP,TRY,
ADV,IKU,JML,ARD.
Miles StoneD
Juni Juli-Agustus Sept - Nov Des 02 - Maret 03 April - Mei 03
M A I C
Contoh Piagam Tim.
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 64
Mendefinisikan Peta Proses
Sebuah proses adalah kumpulan aktifitas-aktifitas yang
menggunakan satu jenis atau lebih input dan membuat ouput
yang berguna bagi customer. Lingkup dari material akan
berkaitan dengan proses-proses yang berhubungan dengan : Sistem / Fungsi Produk
Sistem / Operasi Produk
Manufacturing / Produksi
INPUT PROSES OUTPUT
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 65
Pemetaan Proses (Process Mapping)
Pemetaan proses adalah metode visual untuk menggambar-kan urutan atau hubungan-hubungan aktifitas kerja.
Sebuah pemetaan proses memberikan : Cara komunikasi untuk memahami bagaimana sistem bekerja
atau beroperasi
Format untuk perencanaan dan improvement proses tersebut.
Identifikasi letak bottleneck, hambatan, dan permasalahan.
Mengembangkan cara baru untuk mengatasi permasalahan.
Faktor-faktor yang mesti dipertimbangkan dalam peta proses: Masukan (input)
Keluaran (output)
Kendali (control)
Mekanisme (mechanism)
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 66
Langkah-langkah Pemetaan Proses
1. Kumpulkan semua tim Six Sigma Project Quality untuk meninjau current process
(proses yang sedang berjalan)
2. Kembangkan pemahaman yang jelas mengenai CTQ customer dan unsur utama
dalam proses yang memberikan pengaruh terhadap CTQ.
3. Identifikasi dengan jelas batasan Tinjauan Umum Proses (Process Overview)
4. Bentuk tim lintas fungsi (antar departemen) yang paham dengan customer dan
kaitannya dengan proses.
5. Identifikasi Customer, Output, Process, Input, dan Supplier (SIPOC).
6. Brainstorming dan petakan tidak lebih dari 10 langkah Tinjauan Umum Proses.
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 67
Pemetaan Proses (Process Mapping)
Elemen-elemen Pemetaan Proses :
Stop / Start Aktifitas Keputusan ? Aktifitas
Aktifitas
Stop / Start
Simbol :
Pengukuran
Measurement
Keputusan
Decision
Penyimpanan
Storage
Operasi
Operation
Penundaan
Delay
Pemindahan
Transportation
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 68
Detail Map
Menggambarkan semua unsur secara detail.
Menyajikan hubungan antar unsur
Faktor waktu juga bisa digunakan
Menggunakan simbol-simbol untuk mewakili ciri-ciri masing-masing langkah di
dalam proses
Operator
fills Order
sheet
Part
OK?
Takes order
to stores
Order waits
for picup
Parts
picked &
packaged
Parts
loaded onto
Forklift
WaitIntake
Feeder
Transported
to intake bin
Parts
PressedInspection
ScrapYes
No
Assy Line A
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 69
S PI O C
CTQ1 : Kecepatan pemrosesan order
CTQ2 : Ketepatan waktu yang diminta
Suppliers
Customer
Process Output Customers
Contoh Ordering Process :
Inputs
Order
Confirm
Orders
Request
ProductionProduction
Mgt.
Confirm
Production
First
Operation ProductionParts
Check
Stock
PassTest
Materials
CTQ didefinisikan oleh pelanggan (customer requirements). Jawaban pelanggan menjadi fokus SSQP.
Y
N
Daftarlah :
Nama Proses
Identifikasi output,
pelanggan, supplier, dan
input
Identifikasi kebutuhan
pelanggan
Identifikasi proses secara
rinci
High Level Process Mapping
HARUS TERUKUR
N
Y
Del
iver
y
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 70
Evolusi Proses
Peta proses dapat diperbaiki dengan mempertimbangkan segala kemungkinan yang
ada untuk memenuhi keinginan pelanggan.
Apa yang
Anda pikirkan
Apa yang
sesungguhnya
Apa yang
seharusnya
Apa yang
mungkin
Dalam pengembangan peta proses,
terapkan prinsip 7 Langkah !!
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 71
7 Langkah Pemetaan Proses
1. Identifikasi semua operasi yang diperlukan di produksi atau jasa.
2. Identifikasi masing-masing operasi sebagai proses yang bernilai-tambah (VA - Value Added) atau tidak bernilai-tambah (NVA - Non Value Added).
3. Daftar baik keluaran internal maupun external pada masing-masing operasi.
4. Daftar baik masukan internal maupun external pada masing-masing operasi.
5. Klasifikasi semua masukan sebagai :
• Controllable - knob variable; dapat dengan mudah diubah untuk melihat pengaruhnya terhadap keluaran.
• Critical - masukan yang bisa diketahui secara statistik terbukti berpengaruh terhadapkeluaran.
• Noise – masukan yang sangat sulit dikendalikan.
• Standard Operation Procedure - instruksi standard untuk menjalankan proses.
6. Tambahan spesifikasi operation untuk masing-masing masukan keluaran.
7. Identifikasi secara jelas proses pengumpulan data.
SSIIGGMMAA DHARMA GROUP
TM
White Belt Certification
D E F I N E 72
Masukan • Raw Bracket #1
• Raw Housing
• Loading SOP (#1)
• Fastening Schedule
• Air pressure
• H2O Circulasi
• Unloading Transport
SOP (#2)
• Raw Barcket #2
• Sub Assy
• Loading SOP (#3)
Uploads bracket #1 and housing ke
dalam fixture A (Awal siklus
pengujian dimulai).
Mesin beroperasi (clamps) Fasten
(10 lokasi). Melepaskan (unclamps)
subassy.
Operator memindahkan subassy.
Transfer ke fixture B atau C
Uploads subassy dan bracket #2
ke fixtute B
(Initiates cycle start)
Machine meng-clamps.
Fasten (20 places)
Lepaskan (unclamps) final-assy
Operator mengukur dimensi
menggunakan gauge fixture.
Inspeksi visual inspects final assembly
NVA
VA
NVA NVA
NVA
VA VA
NVA
NVA
Keluaran• Dimensi kritis Sub Assy
• Lokasi Sub Assy Fastening
• Size dari Sub Assy Fastening
Keluaran• Final Critical Dim
• Final Assy Fastening
Location
• Final Assy Fastening
Size
• Final Assy Free of Flash
• All places present
Fas
teni
ng F
ixtu
re B
Masukan• Fastening Schedule
• Air Presure
• H2O Circulation
• Tip/Nozzle Preparation
• Unloading/Transport SOP
(#4)
• Gauge/V.I. SOP (#5)
DATA
Uploads subassy dan bracket #2
ke fixtute C
(Initiates cycle start)
Machine meng-clamps.
Fasten (20 places)
Lepaskan (unclamps) final-assy
Operator memindahkan subassy.
Transfer ke gauge fixture
Fas
teni
ng F
ixtu
re C