6 . – 7. 4. 2011

Aktivity v rámci projektu„Zvýšení kvality řízení na Krajském úřadu Plzeňského kraje”Zvýšení kvality řízení - Workshop A2, A4, A5

6 . – 7. 4. 2011

Projektem „Zvýšení kvality řízení na Krajském úřadu Plzeňského kraje“ řešené oblasti

► A1 - Strategie řízení lidských zdrojů

► A2 - Strategie řízení zřizovaných (příspěvkových) organizací

► A3 - Informační strategie

► A4 - Návrh a zavedení systému poskytování a sledování dotací

► A5 - Návrh a zavedení systému centrální administrace a řízení

projektů

► A6 - Návrh a zavedení systému řízení kvality

2

Aktivita číslo 2 – Strategie řízení zřizovaných organizací

3

Postup realizace

► Realizace místních šetření na úrovní kraje/krajského úřadu

► Realizace místních šetření na úrovni ZO

► Realizace dotazníkového šetření

► Analýza dostupných dat – finance a výkony

► Analýza interní dokumentace

► Analýza legislativy

4

Klasifikace veřejné služby

Veřejná služba Struktura veřejné služby PK ZkratkaŠkolství

speciální školství 01.Spec.Šstřední školství 01.SŠvolnočasová zařízení 01.VZstravovací zařízení 01.SZubytovací zařízení 01.UZ

vyšší odborné školství 01.VOŠ

ostatní školská zařízení 01.OŠZKultura a cestovní ruch

živá kultura 02.ŽKmuzejnictví 02.MU

podpora cestovního ruchu 02.PCRSociální služby terénní péče 03.TP

pobytová zařízení 03.PZkombinované 03.K

Zdravotnictví záchranná služba 04.ZS

Doprava správa a údržba komunikací 05.SÚK

5

Katalog služeb

1. Veřejná služba (název)

2. Právní předpisy související se službami

3. Kdo je uživatelem – zákazníkem veřejné služby

4. Garant veřejné služby

5. Poskytovatel služby

6. Zajištění distribuce služby

6

Katalog služeb

7. Způsob financování

8. Kontrola poskytované služby a sankce

9. Zpětná informační vazba

10. Funkční zapojení služby v rámci procesů organizace a interní

dokumentace

11. Alternativní způsob zajištění

7

Karta doplňkové činnosti

Ukazatel Popis ukazatele

Název organizace

Hlavní činnost

Doplňková činnost

Celkový rozpočet organizace

Příjmy z doplňkové činnosti

Náklady na doplňkovou činnost Personální kapacity potřebné pro výkon doplňkové činnosti Přepočtený počet zaměstnanců.Zdroje potřebné pro výkon doplňkové činnosti

Další vybavení, bez kterého by nemohla být tato činnost realizována.

Další možnosti rozvoje doplňkové činnosti – identifikace organizace Další možnosti rozvoje doplňkové činnosti – identifikace externí subjekt

Identifikace požadavků na podporu rozvoje doplňkové činnosti

Jaké předpoklady musí být naplněny pro rozvoj v oblasti doplňkové činnosti.

8


Ukazatel Popis ukazatele

Výnosy

Zcela klíčová bude nutnost sledovat nákladovost DČ a související příjmy. Na základě těchto výstupů může být následně stanoveno, zda pokračovat v činnosti, nebo ji utlumit. Stejně tak lze na základě empirických dat rozhodovat o jejím zařazení a následně ji vyhodnocovat.

Socioekonomický přínos

Mimo skutečnost, že DČ by měla tvořit zisk, což někdy může být generováno uměle, tak je žádoucí, aby přinášela uspokojení některé z veřejných potřeb, nebo některé z potřeb, které mají organizace ve skupině PK. Cílem ukazatele je definovat společenskou potřebnost činnosti.

Identifikace dalších zapojených subjektů – Spolupráce

Spolupráce s ostatními organizacemi při výkonu doplňkové činnosti.

Identifikace dalších zapojených subjektů – Konkurence Identifikace konkurence pro oblast.

9


Radní

Vedoucí

zřizovatelského odboru

Vedoucí


Vedoucí


Servisní jednotka interní KrÚ

Servisní jednotka externí PK

Servisní jednotkaExterní dodavatel

Vedoucí


Servisní koordinace včetně analytické činnosti

Řídící výbor

Servisní podpora

Vedoucí


Vedoucí


Referent X

Referent X

Referent X

Referent X

Referent X

Referent X

Zřizovatelské odbory

Komise rady

Odbor kontroly

Interní audit

Kontrolní mechanismus

Ředitel ZO

Ředitel ZO

Ředitel ZO

THP ZO

THP ZO

THP ZO

Zřizované organizace

Rada kraje

Zastupitelstvo kraje

10

SWOT – procesní oblastSilné stránky

interní analýza

Slabé stránkyinterní analýza

- Tradice v oblasti zřizovatelských činností

- Zkušenosti zaměstnanců

- Funkční komunikace odbor – ZO

- Nejednotnost v řízení organizací

- Nekoncepčnost ve směřování celku

- Občasné obcházení komunikace

- Není hodnocena výkonnost organizací

- Špatná komunikace uvnitř úřadu

- Nedostatečné zajištění IS podpory – správa oprávnění

- Není jednotná datová základna

- Neexistují podklady pro rozhodování na „vyžádání“ – špatná dostupnost dat

Příležitostiexterní analýza

Hrozbyexterní analýza

- Vůle odborů ke spolupráci

- Vůle některých organizací ke spolupráci

- Postavení kraje jako zřizovatele

- Potřeba finanční optimalizace

- Důraz na zvýšení kvality služeb

- Možnost centralizace zajištění vybraných podpůrných služeb

- Rozdílná velikost organizací

- Rozdílné podmínky pro výkon DČ

- Rozdílné podmínky pro výkon HČ

- Nedostatečná motivace organizací ke spolupráci

- Politický tlak

11

SWOT – legislativaSilné stránky

interní analýza


- Konzistentnost schválených směrnic

- Komplexnost popisu řešené oblasti

- Neexistence cílené koordinace zřizovatelských odborů a jejich vzájemné komunikace

- Není vynucováno naplňování interních směrnic se zaměřením na ZO

- Reálné procesy jsou mnohdy odlišné

- Některé směrnice nerespektují skutečné potřeby dotčených osob



- Tvorba katalogu veřejných služeb

- Popis procesů

- Zkušení zaměstnanci

- Vůle ke změně

- Začátek řízené koordinace v oblasti komunikace mezi zřizovatelskými odbory, organizacemi a dalšími servisními odbory

- Nejednotné procesy

- Nevole pro změnu

- Nesprávná identifikace potřeb


- Politický tlak

- Nedostatečné legislativní ukotvení některých veřejných služeb na národní úrovni

- Vůle občanů

12

Další zjištění legislativa

► Nedostatek kapacit na veřejnosprávní kontrolu.

► Více článků se zapojuje do financování organizace mimo odvětvový

odbor.

► Realizace projektů spolufinancovaných z EU není dostatečně

komunikována z centrální úrovně

► Při rozhodování, zda je majetek hmotný, nebo nehmotný

zatíží/nezatíží rozpočet, není postupováno dle relevantních metod a

není toto většinou reálně vyčíslováno, i když to směrnice upravuje.

13

SWOT – šetřeníSilné stránky

interní analýza


- Pozitivní vnímání funkce zřizovatelských odborů - Neexistence roviny strategického řízení a plánování

- Rozdílný přístup k řízení odborů

- Nedostatečný přístup k informacím

- Nejednotnost IS

- Nejsou včasně podávány informace

- Nedostatečný vzorek v rámci dotazníkového šetření



- Silná základna v oblasti využitelnosti SW

- Existence některých činností, které mohou být realizovány ve spolupráci mezi ZO

- Odbornost vybraných zástupců ZO

- Možnost rozvoje ostatních služeb mimo hlavní činnost

- Nejednotná koncepce přístupu k řízení ZO

- Nejednotné procesy

- Nevole pro změnu

- Nesprávná identifikace potřeb


- Politický tlak

- Nedostatečné legislativní ukotvení některých veřejných služeb na národní úrovni

- Vůle občanů

14

Následné kroky I

► Zavedení společných služeb pro všechny subjekty na úrovni

skupiny Plzeňského kraje

► Způsob zajištění vybraných služeb

► Nastavení koordinační úrovně ve vybraných oblastech směrem

k ZO

15

Následné kroky II

► Řídit organizace, nebo jim nechat stejnou autonomii?

► Síťovat organizace a moderovat jejich komunikaci?

► Vytvářet dodatečné kapacity na některé z organizací (i když to bude

kraj) a selekce na jiné?

► Způsob sběru ukazatelů a podkladů pro centrální zajištění sběru dat.

► V jakých oblastech zajistit centrální správu a řízení?

► Jak rychle a v jakých krocích systém implementovat?

► Jak se postavit k optimální struktuře veřejných služeb?

► Jak řídit ekonomickou činnost organizací?

16

Pokračování

► Návrh a definice aktualizačních mechanizmů katalogu služeb zřizovaných

organizací

► Návrh zadávací dokumentace na vytvoření IS o zřizovaných organizacích

► Strategie řízení ZO

► Manuál ředitele ZO

► Návrh vnitřní a vnější marketingové strategie změny (change

management)

► Vytvoření školicích materiálů a „Plánu vzdělávání a školení“ – dostatečně

popsáno v rámci ZD.

► Návrh změn interních dokumentů

17

Připomínkovací proces

► LEGISLATIVA PRO OBLAST ŠKOLSTVÍ – DOPLNĚNO

► KOMUNIKAČNÍ A KOORDINAČNÍ SCHÉMA – CHYBÍ ODDĚLENÍ –

DOPLNĚNO

► STATISTICKÉ ZDROJE A GARANT DAT – JE TO Z MD, ALE

STEJNÉ JE ČSÚ

► DOMOV KLIDNÉHO STÁŘÍ V ŽINKOVECH – DOPLNĚNO

► 5131 – POTRAVINY – DOPLNĚNO

► NAHRADIT POJEM VÝNOSY POJMEM PŘÍJMY – DOPLNĚNO

► LEGISLATIVA PRO OBLAST SOCIÁLNÍCH VĚCÍ - DOPLNĚNO


► p. PALAS – nutno individuální konzultace připomínek

Aktivita číslo 4 – Návrh a zavedení systému poskytování a sledování dotací

20

Realizované aktivity

► Analýza aktuálních potřeb žadatelů

► Analýza nastavení stávajícího systému prostřednictvím přímých

rozhovorů

► Analýza nastavení stávajícího systému prostřednictvím studia interní

dokumentace úřadu a dokumentace související s dotačními

► Definice požadavků na nastavení systému prostřednictvím druhého kola

místních šetření

► Analýza potřeb zaměstnanců na nastavení systému poskytování dotací

prostřednictvím realizace workshopu

► Analýza možnosti využití IS pro podávání žádostí a jejich administrace

21

Výstupy místních šetření

► Žadatelé/příjemci jsou se stávajícím systémem více než spokojeni

► Žadatelé jsou ochotni ve většině případů žádat elektronickou

cestou.

► Posledním hlavním zjištěním je skutečnost, že žadatelé a stejně tak

i příjemci uvítají širší metodickou podporu ze strany kraje.

22

Výstupy místních šetření I

► Duplicita zadávání dat

► Není přehled o struktuře a výši dotací napříč. Nedostatečný přehled

se promítá primárně do těchto úrovní:

► Finanční – porušení zákona o krajích

► Finanční – vazba na schvalování

► Finanční – neexistuje přehled pro plánování rozpočtových výdajů.

► Finanční – neexistuje průběžné řízení výdajů a sledování čerpání

► Duplicita – duplicita tematického zaměření žádosti od jednoho žadatele.

► De-minimis – není možné dohledat, jestli žadatel podporu z kraje obdržel.

► De-minimis –není možné vést operativně a stále aktuálně databáze.

23

Výstupy místních šetření II

► Neexistence vize pro potřeby rozdělování dotací

► Necílené vyhlašování výzev

► Nejednotný přístup k řízení dotačních titulů což generuje:

► nejednotnost dokumentace,

► nejednotnost priorit,

► zvýšení náročnosti na zajištění dotačního titulu – potřeba vyšších personálních

kapacit.

► Nesystémovost – neprovázanost s dalšími systémy, a to jak

procesními, tak IT

24

Výstupy místních šetření III

► Neexistence centrálních evidencí:

► žadatelé – není nikde přehled o všech žadatelích,

► příjemci – mnohdy není patrné kdo, kolik a kdy obdržel.

► Potřeba cílení rozvoje krajských organizací

► Veřejnosprávní kontrola

► Vymezení personálních a dalších nákladů na řízení systému

poskytování dotací

► Nejednotnost propagace dotačních titulů

► Zavádějící názory na fungování úřadu

25

Výstupy místních šetření IV

► Chyby v administraci dotací

► Politická situace – ta se promítá primárně do ad-hoc dotací, zde

neexistuje jasný klíč pro jejich výběr a preferenci

► Neustálé opakování jednorázových akcí i několikrát ročně

► Existence systému pro žádání o dotace v oblasti lesnictví a

doplňkově včelařství

► Nedostatky v oblasti interní kontroly

26

Data KEVIS

Ukazatel Zdroj pořízení datPořadové číslo SystémŽadatel Systém/žadatelIČ ŽadatelRodné číslo ŽadatelSídlo/trvalá adresa Systém/žadatelTyp organizace SystémPlátce DPH a uplatňuje odpočet ŽadatelÚčel dotace, název akce apod. ŽadatelPopis účelu dotace ŽadatelTyp dotace SystémOkruh SystémMísto, místo konání ŽadatelNázev objektu ŽadatelRejstříkové číslo, jiná identifikace SystémORP SystémČíslo jednací PoskytovatelDatum doručení žádosti PoskytovatelCelkové náklady Žadatel

27

Data KEVIS

Ukazatel Zdroj pořízení dat

Požadovaná výše dotace Systém/žadatel

Schvalovací komise Poskytovatel

Datum schválení v komisi Poskytovatel

Částka navržená v komisi Poskytovatel

Číslo usnesení RPK/ZPK Poskytovatel

Datum schválení v RPK/ZPK Poskytovatel

Částka schválená v RPK/ZPK Poskytovatel

Datum vyplacení dotace Poskytovatel

Vyplacená částka Poskytovatel

Vrácení dotace Poskytovatel

Vyúčtování dotace požadováno Poskytovatel

Vyúčtování dotace skutečné Poskytovatel

Poznámka Poskytovatel

28

Doplnění KEVIS

► GARANT ZA DOTAČNÍ TITUL – ODBOR, JMÉNO

► VÝŠE VEŘEJNÉ PODPORY DLE REŽIMU

► APLYKACE PRO ŘÍZENÍ KONTROL:

► PLÁN

► ZÁZNAM

► PLNĚNÍ OPATŘENÍ

► JINÉ ZDORJE FINANCOVÁNÍ NA PROJEKT

► ZDROJ

► VÝŠE

► ÚČEL29

Další směr systému I

► Centrální koordinace systému poskytování dotací a lokální distribuce a

řízení dotací (všechny druhy):

► osvěta,

► řízení strategie,

► správa dat,

► metodická podpora interní

► Plošné zavedení elektronického sběru žádostí o dotaci pro všechny

žadatele:

► mimoprogramové a mimoprogramové pravidelné,

► programové.

► Doplnění a revize veškeré interní dokumentace

30

Struktura řízení dotací PK - organizace

31

Další činnosti

► Návrh varianty zajištění řízení poskytování dotací a doporučení

nejvhodnější varianty – duben 2011

► Stanovení vhodného modelu poskytování a sledování dotací, grantů

a darů – duben 2011

► Zpracování zadávací dokumentace na systém pro poskytování

dotací – duben 2011

► Návrh komunikační strategie s žadateli a příjemci – květen 2011

► Definice rolí v rámci vypisování dotací na KÚPK, stanovení

metodického koordinátora v rámci struktury KUPK – duben 2011

32

Další činnosti

► Vytvoření jednoduchého a srozumitelného návodu pro potenciální

žadatele o krajské dotace – červenec 2011

► Plán implementace navrhovaných změn a opatření – průběžně – první

duben 2011

► Návrh metodiky vyhodnocování plnění stanovených strategických cílů –

červen 2011

► Zadávací dokumentace pro výběr SW na elektronizaci dotací – duben

2011

► Návrh unifikované dokumentace pro vypisování a administraci výzev PK

– první verze květen, dopracování říjen dle IS atp.

33

SWOT analýzaSilné stránky

interní analýza


- Kvalitní personální zázemí ve vazbě na administraci dotačních titulů

- Jednoduchost systému poskytování dotací pro žadatele

- Vstřícnost žadatelům

- Pozitivní vnímání kraje jako poskytovatele dotace ze strany příjemců

- Několikanásobné zadávání dat

- Ztížená možnost kontroly žádostí a čerpání

- Nedostatečná úroveň práce se stávajícími IS

- Občasně nekoncepční řízení přidělování dotací

- Nejednotná pravidla pro správu dotačních titulů

- Nekoncepční řízení podporovaných oblastí

- Není definována centrální odpovědnost za řízení dotační politiky kraje

- Dotační proces není nikterak plošně ukotven a je zásadně diverzifikován

- Systém poskytování dotací je neefektivní

34

SWOT analýza



- Z části fungující systém

- Datová základna z minulých let

- Stabilizovaná struktura dotačních titulů

- Kontakty na žadatele

- Pozitivní vnímání elektronizace sběru dotací

- Špatné vnímání změn ze strany zaměstnanců administrujících dotace

- Eliminace některých žadatelů, kteří nejsou IT gramotní

- Zesložitění systému pro sběr žádostí o dotaci a administraci dotací

35


► ODBOR EKONOMICKÝ ADMINISTRUJE DOTACE?

► NESOUHLAS S KONCEPCÍ ŘEŠENÍ ORR?

► STATISTIKA – OBCE?

► NEJASNÁ DEFINICE ZNÁMKOVÁNÍ?

► ZAŘAZENÍ BEZPEČNÝ KRAJ – VYPOŘÁDÁNO.

► OSTATNÍ TITULY ZA BEZPEČNÝ KRAJ

► ČETNOST DOTACÍ ZA OBLAST SOCIÁLNÍCH VĚCÍ – DOTAZNÍK

JE NIŽŠÍ NEŽ SKUTEČNOST.

► ÚVAZKY ZA OBLAST SOCIÁLNÍCH VĚCÍ?


► VOLENÉ ORGÁNY MĚSTA – NAHRAZENO KRAJE.

► OKŘ – PROGRAMOVÉ/MIMOPROGRAMOVÉ – DOPLNĚNO

► OKŘ – REVIZE DOPLNĚNÍ STRUKTURY DOTAČNÍCH TITULŮ –

BUDE DOPLNĚNO NA ZÁKLADĚ KONZULTACE

► OKŘ – VAZBA NA ZJIŠŤOVÁNÍ POTŘEB – BUDE DOPŘESNĚNO

6 . – 7. 4. 2011

Documents