A DISCOURSE ANALYSIS APPROACH TO THE EPISODIC STRUCTURE OF SALES NEGOTIATIONS: OBSERVATIONS ON 

BUSINESS ENGLISH STUDENTS’ MENTAL PATTERNS OF DISCOURSE TRANSACTIONS.

Victoria Guillén NietoUniversity of Alicante 

Abstract – Drawing on the assumption that the business negotiation is a specific  type of spoken genre, this piece of qualitative research focuses on the mental patterns or scripts that a sample of European Business English students, who have not been trained in negotiating skills,  have   regarding   the  discourse  structure  of   sales  negotiations,  i.e.,   the  presence  or absence of a particular ritualistic behaviour as well as the occurrence or non­occurrence of typified procedures and patterns, by comparing different versions of the same negotiation. The methodology used draws on Discourse Analysis. The main research questions are: Do the students sampled share the same script of a sales negotiation? Can we perceive any relevant  differences   in  students’  expectations  about   the discourse  transactions  of a  sales negotiation? If so, what are the reasons that may serve as an explanation to such differing views and performances? To what extent does the script upon which students base their expectations concerning the episodic structure of a sales negotiation resemble that of the proposed  ideal  model  of  negotiation?  The  data  are   sixteen  videotaped  open  role­played negotiations.

Introduction

Over the last twenty years, Pragmatics has made Linguistics describe a marked turn from the motorway of  syntax  to   the  crossroads  of  discourse  analysis,   that   is,   to   the  study of   the structure  and  function  of   language  beyond   the   level  of   the  sentence.  One of   the  major concerns of discourse analysts is to describe and explain how spoken discourse is structured and how speakers’ conversational contributions are connected. This pragmatic approach to language use has generously contributed to the development of linguistic research into the field   of   English   for   Specific   Purposes,   encouraging   researchers   to   consider   business discourse as a  specific   type of social   interaction  and business speech events  as specific genres. (Vid. Mulholland: 1991; Charles: 1996; Steuten: 1996; White: 1998, etc.). 

1

To  illustrate   this   line  of   research,   let  us  consider,   for  example,   the   investigation carried out by Steuten (1996) who analysed the internal structure and cohesion in business conversations,  i.e. telephone calls at a Dutch Hotel,  by means of a hierarchical model of business   conversations   called   DEMO   (Dynamic   Essential   Modelling   of   Organisations), which focuses on the transaction concept to understand the sequences of communicative actions in business conversations.

Many linguists agree on the fact that speech events can be grouped into: (a) written  genres  such as poetry, narrative, report­writing, letter writing, etc.; and (b)  spoken genres like the telephone call, the interview, the negotiation, etc. The underlying assumption of this perception is that each genre is typified by a specific framework in such a way that particular instances of the same speech event will share the same broad pattern but may show differing aspects concerning the general framework.

Using a technological metaphor, genres seem to be, in general terms, recorded in the different files making up the speaker’s communicative competence mental database; such pre­existing  knowledge structures   in  memory have  been   labelled:  dynamic  schemata or  scripts1. By scripts we mean “a dynamic background knowledge structure stored in memory involving event sequences”. (Yule 1996: 86). The concept of a script is simply a way of recognising some expected sequence of actions in an event. For example, we have scripts (schemata stored in memory files) for what normally happens in all kinds of speech events, from the general ones, such as “going shopping” or “going to the doctor’s surgery”, to the specific ones, e.g. “the employment interview”, “the telephone call”, “the business meeting”, “the sales negotiation”, etc. “Each time speakers are involved in social interaction and they come across the signals of a particular genre, they seem to behave as if they were computer users because they select and activate a particular file from their memory stock and begin to work  only  with   that   file,   setting  out   their   expectations   about  what  may   (and may  not) happen, what can (and cannot) be said, who can (and cannot) be there, etc.” (Guillén Nieto, in press). 

Therefore, this sense of generic expectations will affect the production, reception and understanding of the activities of the particular instance of speech genre. The generic sense of a negotiation acts, in Mulholland’s words: “as a familiar framework for participants and so provides them with the comfort of a ritual, within which they can address the peculiar needs of any particular  negotiating instance” (Mulholland,  1991: 41). However attention must be drawn towards the fact that scripts are not universal but culturally based. (Vid., Yule 1996: 87; Giménez 2001). 

1  The  notion  of   a   script  was   first   introduced  by  R.  Schank  and  R.  Abelson  at   the  Fourth   International  Conference on Artificial Intelligence  (Schank & Abelson 1975). At about this time, a paper by M. Minsky (1975)   emerged   advocating   a   strategy   for   expectation­driven   information   processing   in   which   particular situations are interpreted in terms of generalised expectations.

2

To sum up, to see the negotiation generically will enable us to study the principles underlying its discourse framework better. Therefore, the main research questions of this study are: Do the students share the same episodic structure of a sales negotiation when they negotiate using English as the  lingua­franca? Can we perceive any relevant differences in students’ expectations about the discourse transactions of a sales negotiation? If so, what are the reasons that may serve as an explanation to such differing views and performances? And to  what  extent  does   the  script  upon which  the  students  sampled  base  their  expectations concerning the episodic structure of a sales negotiation resemble that of the proposed ideal model of negotiation? 

Aims

Drawing on the assumption that negotiations are a specific type of spoken genre, the aim of this  piece  of   research   is   twofold:   (a)   to   analyse   the   scripts   that   a   sample  of  European Business English students, who have not been trained in negotiating skills, have regarding the discourse structure of sales  negotiations,  i.e.   the presence or absence  of  a  particular ritualistic behaviour as well as the occurrence or non­occurrence of typified procedures and patterns, by comparing different versions of the same negotiation. And (b) to bring students to the point of awareness at which the necessity of acquiring certain discourse structures and resources is evident.

Methodology

The  structure  of an interaction draws our attention to pre­existing knowledge in memory that allows us to recognise and understand the part language plays in conversation, that is, the way it is organised through the syntagmatic axis to convey meaning. (Guillén Nieto in press). As regards the analysis of discourse structure, the methodology used in this paper draws on the descriptive discourse analysis model developed within Discourse Analysis over the last three decades: the Sinclair­Coulthard model (1975), and its later revisions by Burton (1981) and Francis and Hunston (1992: 123­161), as well as on the collaborative model of negotiating   developed   by  The   Harvard   Negotiating   Project2  (Fisher:   1981;   1991).   In keeping with the structural emphasis of the Birmingham tradition, I suggest a hierarchical structural model for the analysis of sales negotiations. This consists of a series of ranks or levels that are nested into one another. The rank scale I put forward is shown is Fig. 1. 

Fig. 1: The discourse structure of business negotiations.

Business negotiation (Rank or level 1)↕

Transaction (Rank or level 2)

2

3

↕

Exchange (Rank or level 3)↕

Move (Rank or level 4)↕

Act (Rank or level 5)

  The above rank scale, which is clearly inspired by Sinclair and Coulthard (1975), shows how each rank or level is instrumental in creating and organising the others. This layered pattern is created though embedding. The nature of the embedding (symbolized by ↕ in Fig. 1) ranges from the acts and moves3 determining exchanges, to the exchanges shaping the discourse transactions produced during the negotiation activity, to the whole business interaction involved in a business negotiation. 

According to Francis and Hunston (1992: 141), whose research on the discourse analysis of conversation is based on Sinclair and Coulthard (1975), the interaction can be described as  “an  unordered  series  of   transactions”,  and  they  explain   that   this  does  not  mean  that interactions  do  not  display  order  but   that   this  order   cannot  perhaps  be  characterised   in linguistic   terms.   However,   I   tend   to   think   that   the   interaction   involved   in   a   business negotiation   can   certainly   be   described   as   an   ordered   sequence   of   thematic   episodes linguistically   realised   by   topic­oriented   discourse   transactions.   Following   the   research carried out by The Harvard Negotiating Project4, skilful and successful negotiators should ideally pursue the following layered pattern of discourse transactions when negotiating:

Fig. 2: Discourse transactions in business negotiations

Relationship building.↓↑

Agreeing procedure.↓↑

Exchanging information.↓↑

Questioning.↓↑

3 To avoid double labelling and for the sake of economy and consistency, I follow Burton’s (1981) explanation and classification of moves: framing, focusing, opening, supporting, challenging , etc.4  The   research   carried  out  by  The Harvard  Negotiating  Project  is  based  on  a  collaborative  approach   to negotiating rather  than on a  confrontational  one.  In a collaborative approach, negotiators assume that  it  is possible to pursue your own interests while maintaining good human relations with people whose interest conflict with yours. O’Connor  et. al. (1992) and Cora García (2000) draw on the collaborative approach to negotiating in their respective studies.

4

Options.↓↑

Bidding.↓↑

Bargaining.↓↑

Settling and concluding.↓↑

Final greetings.

As one can see from Fig. 2, the structural organisation of the discourse transactions of a business negotiation is topic­oriented. In other words, transactions are essentially topic units governed by two mechanisms: prospection (symbolized by   in Fig. 2) and ↓ encapsulation5 

(symbolized by   in Fig. 2). By means of the former, each discourse transaction↑  sets out expectations about the next one; and according to the latter, to understand the meaning of each transaction one needs to retrieve the preceding one. These transactions seem to perform a   well   defined   discourse   function   within   the   overall   negotiating   procedure   providing cohesion, coherence and relevance to its discourse organisation, as well as facilitating the information flow and closure. In what follows, I shall briefly define and explain the specific discourse function of each of the proposed topic­oriented transactions.

At the beginning, speakers may start with some ritualistic exchanges the main purpose of which is to establish rapport and a good atmosphere which will create a friendly climate for the whole negotiation. This is, in fact, the purpose of the preliminary transaction that has been   called  Relationship   building.   During   this   transaction,   it   is   important   to   keep   the conversation moving and to show interest in what the other side has to say6. In fact, what happens in this preliminary transaction may have important implications for the participants’ motivation and attitude in a negotiating activity, which in turn will influence the fluency with which the speech event may unfold. (Hayes, 1991: 71­72).

Once rapport has been established,  it is important to state the objectives clearly and to agree  on   them with   the  other  party   in  order   to   create   a   climate  of   cooperation.  These exchanges will   realise  the first   in a series of medial   transactions,   that   is,  Transaction 2: Agreeing procedure. And it is equally convenient to begin with a clear opening statement that will enable the other party to understand the background and interest of his. Therefore, 5 In Sinclair (1992: 83­86) prospection and encapsulation mechanisms are used to explain the structure of the exchange.  In the present study,  their use is expanded and applied to the structural  nature of the discourse transaction.6 Coulthard has suggested (1981:14) that greetings and leave­takings should not be seen as part of the structure of a particular interaction, but rather markers of the beginning and end of situations during which interaction occurs.  However,  I  agree with Francis and Hunston (1992:140),  when they state that  “to see opening and closing transactions as part of a situation but not as part of an interaction would be to skip a rank, which is inconsistent  with the fundamental principles of rank­scale analysis”.

5

speakers usually begin with a short account of the company’s history and activities or move on to stating each side’s interests. These are the typical exchanges of which Transaction 3 is made up: Exchanging information. 

Transaction 3 may lead to another series of exchanges in which the seller will often ask questions to get more information about the customer’s needs and the emphasis placed on different factors. These exchanges will give shape to Transaction 4: Questioning.

Having exchanged information and clarified positions, it is important for negotiators to generate ideas and options before making decisions. This creative process will give rise to transaction 5: Options. 

Once  options have been evaluated, negotiators should put forward proposals and bids. These exchanges will realise transaction 6: Bidding. If new offers are made in response to the other side’s proposals and the time has come to make concessions linked to conditions, these will be the typical exchanges of transaction 7: Bargaining. 

After this, it  is advisable for negotiators to summarise what agreements have already been reached and what responsibilities have already been assigned. Besides, it is essential to identify any areas which have not yet been agreed on and any further action which needs to be taken. Likewise,  any points  that need to be dealt  with at  the next meeting should be summarised and a date for a new appointment fixed. These exchanges will realise the first of two terminal transactions, that is, transaction 8: Settling and Concluding. Finally, when the negotiation has come to an end,  negotiators  will  exhibit  a ritualistic  behaviour  again by exchanging final greetings in transaction 9: Final Greetings.

Nevertheless, it must be noted that the particular realisations of this broad pattern may differ considerably every time speakers engage in a sales negotiation because one of the special   properties   of   spoken   discourse   is   that   it   is  self­monitored.   This   means   that negotiators have the power to select or change their own discourse route when they interact according   to   a   wide   variety   of   factors   such   as:   (a)   their   negotiating   styles,   whether collaborative   or   confrontational;   (b)   their   personal   relationship;   (c)   the   external circumstances in which the speech event is embedded, etc. All this would not be possible, if it were not for the fact that spoken interaction permits a certain degree of flexibility, since it is not a mechanical process in which participants exhibit a robot­like behaviour, but rather a creative one in which speakers are allowed to skip transactions, go backwards and forwards along their own discourse route (Perhaps we could now move on to discuss…, Let us now look at the different options we have…, We will look at that first and then we will come back  to…), or even interrupt interaction (May I say something?), bearing in mind that the capacity to improvise does not mean that they are free to say or do anything they please, because each spoken genre will impose its own limitations, otherwise it could not be recognised as such.

6

Consequently, the fact that interactive discourse has the property of being self­monitored has   led  me   to   go  a   stage   further   and  put   forward  a   distinction  between  preferred  and dispreferred  structures for business negotiations. In my view, a  preferred  structure reveals an ordered topic­oriented sequence of discourse transactions. In this type of structure, the discourse  functions  of  cohesion,  coherence,   information  flow,   relevance  and closure are ensured   by   the   fact   that   each   topic   unit   or   transaction   prospects   the   next   one   and encapsulates the preceding one. By contrast, a dispreferred structure discloses an unordered, topic­oriented, sequence of discourse transactions in which discourse may sometimes lack the necessary cohesion and coherence to be interpreted adequately;  information may not flow fluently but rather get stuck or tumble out; and irrelevant topics may arise in the course of conversation. 

So the question I would like to raise now is why do the participants in negotiations often flout the preferred structure or pattern? The answer to this question is not simple. There are different approaches to negotiating which are determined, to a large extent, by the business situation ­for example, one will approach a one­off situation such as buying or selling a house in a different way to negotiating a joint­venture or a cooperation agreement, etc.­ and by significant cultural differences. I will call this intended breach skilful flouting because it reveals   participants’   strategic   competence   in   negotiating.   By   contrast,   lack   of   strategic competence in negotiating skills may give rise to another type of unintended infringement which I shall refer to as unskilful flouting.

The Data Used

The bulk of the data was collected in 1999­2000. A survey was carried out to find out how much the students who had taken the subject Business English, one of the third­year options of the English Studies Curriculum at the University of Alicante in Spain, already knew about business negotiations before they received specific training in negotiating skills. The survey was carried out among a sample of thirty two students who had only a broad idea of the purpose of the investigation so that they would behave as spontaneously as possible.

There were sixteen Spanish students and sixteen Erasmus students, namely German and French; their ages ranged from 20 to 25 and their English level from intermediate to proficiency.

7

The survey was conducted  by means of a  questionnaire  given to   the students   to complete and an open role­played negotiation that students agreed to perform and gave me permission to videotape. I shall now move on to consider the open role­played negotiation in further detail.

Since   none   of   the   students   sampled  were   native   English   speakers,   English, universally   acknowledged   as   the   international   language  of   commerce,  was  used   as   the lingua­franca  to   achieve   their   communicative   and   interactive   purposes   in   the   sales negotiation they were asked to perform. This consisted of an open role­play concerning the sale of a house. Students were firstly divided into two groups: sellers and buyers. Thanks to the  students’  permission  and collaboration,  a   total  of  sixteen  versions  of   the same role­played negotiation were videotaped and carefully transcribed for the purpose of this study. These were organised as follows: four negotiations between Spanish students, four between Erasmus students and eight between Spanish and Erasmus students.

  Sellers were given role­card A:

ROLE­CARD A: imagine that you want to sell your house. You put the following property for sale classified ad in last week’s Costa Blanca News:

Aguas de Busot.  Semi­detached house in El balcón de Aguas housing estate with views over the sea and the pinewoods. 10 minutes from El Campello, 20 minutes from Alicante or Benidorm. 1st  floor: lounge/dining­room with open fire, spac. Kitchen, 15m2 conservatory, 15m2 inner patio. 2nd  floor: 2 double­bedrms, includ. Balcony. 1 bathrm with skylight. Also double boxrm and 2­car garage.  All mod. Cons. Ideal for retired couple or for those who love a healthy life in the countryside. For only 12.000,000pts. Payment facilities.

Payment: the house has a mortgage loan of 5,000,000 pts. 4,500,000 pts of which remain to be repaid to the bank.   If   the  client   subrogates   to  your  mortgage   loan,  you  will  be  willing   to  give  him/her   a  discount  of 1,000,000 pts. If the client prefers to pay cash, you will be prepared to give him/her a discount of 500, 000 pts. But this discount is subject to the commission that you will be charged by the bank for anticipated cancellation.

Location: the Doctor’s surgery is next door to your house. The Sports Centre is a 1 minute walk away. This includes an Olympic swimming­pool. The village has some basic shops, bars and a Social Centre. The house is fully furnished. If the client wants the house with furniture, you will be prepared to negotiate this and offer him/her reasonable prices for the pieces of furniture (sofas, tables, chairs, electric household furniture, beds, mattresses, etc.).

Buyers were given role­card B:

ROLE­CARD B: Imagine that you want a house in the countryside because you are fed up with the noise and hustle on the coast. You are very fond of cycling and jogging. You have seen this advertisement in Costa Blanca News:

8

Aguas de Busot.  Semi­detached house in El balcón de Aguas housing estate with views over the sea and the pinewoods. 10 minutes from El Campello, 20 minutes from Alicante or Benidorm. 1st  floor: lounge/dining­room with open fire, spac. Kitchen, 15m2 conservatory, 15m2 inner patio. 2nd  floor: 2 double­bedrms, includ. Balcony. 1 bathrm with skylight. Also double boxrm and 2­car garage.  All mod. Cons. Ideal for retired couple or for those who love a healthy life in the countryside. For only 12,000,000pts. Payment facilities.

You just have 4,000,000 pts cash. You like the house but you would like a discount of 3,000,000 pts. A toilet and another bedrm.

Results

Students’ performance in the open role­played negotiations reveals a  broadly defined pre­existing knowledge structure stored in memory concerning the episodic structure of sales negotiations. Several discourse transactions have been identified: (a) Relationship building, (b)  Exchanging information, (c)  Questioning, (d)  Options, (e)  Bidding, (f)  Bargaining, (g) Settling   and   concluding,   and   (h)  Final   greetings.   For   all   the   students   sampled,   it   is absolutely   clear   that   the   preliminary   transaction   in   negotiating   should   be  Relationship  building; this is, as has already been suggested, a transitional boundary transaction, the main purpose of which is twofold: (a) to mark the limit between non­interaction and interaction; and (b) to create a nice atmosphere and establish rapport between negotiators. Nevertheless, this socialising function is reduced to a mere exchange of greetings in the vast majority of the negotiations sampled. And it is also evident that in all cases, students skip the Agreeing  Procedure (Transaction 2 in the proposed model) and move on to Exchanging information  (Transaction 3). Similarly, they seem to share the belief that at the end of the negotiating activity   there   must   be   two   types   of   transactions:  Settling   and   concluding  and  Final  greetings. The former is often, but not always, projected by the conclusion of Bidding and  Bargaining transactions; and the latter appears at the end of the negotiation as a transitional boundary   transaction,   this   time   marking   the   transition   between   interaction   and   non interaction, that is, closing the speech event.

However, the mental pattern or script upon which the students sampled base their shared beliefs and expectations seems to differ once the Exchanging information transaction has come to an end. (Table 2 –included at the end of the paper­ shows the different discourse routes taken by the participants throughout the sixteen negotiations). This is partly due to the fact that the individual realisations of the broad pattern may differ considerably every time speakers  engage  in  a   sales  negotiation,  because one of   the  special  properties  of   spoken discourse   is,   as   has   been   stated   before,   that   it   is  self­monitored,   which   means   that interlocutors are allowed to select or change their own discourse route when they interact. 

9

However,   the  data   reveal,   as  will   be   explained  below,   an  unskilful,   rather   than  skilful, flouting throughout the sixteen negotiations.

So the question is: To what extent does the script upon which students base their expectations concerning the episodic structure of a sales negotiation resemble that of the proposed  ideal  model  of  negotiation?   If   so,  what  are   the   reasons   that  may  serve  as  an explanation to such differing views and performances? The investigation reveals that at a very general level there are broad similarities between the ordered sequence of transactions put forward in the collaborative negotiating model and the episodic structure upon which students   base   their   shared  beliefs   and   expectations   about  how  the  discourse  of   a   sales negotiation should be structured. However, the study also shows some relevant differences concerning the occurrence and non­occurrence of certain discourse transactions, as well as their   sequencing   pattern   and   function   when   comparing   students’   actual   sequences   of transactions with the one described in the negotiating model. Now, I shall move on to look at the findings obtained in each discourse transaction in further detail.

 Relationship building

The data  show that students expect a sales negotiation to comprise,  as has already been argued, a preliminary transaction,  the main functions of which are: (a) to mark the limit between   non­interaction   and   interaction,   and   (b)   to   establish   rapport.   Rapport   can   be established in a number of ways. The seller might stand up to greet the buyer, shake hands, use his/her name and offer welcoming remarks in a tone of voice that puts him/her at ease. The seller may show a friendly attitude by exhibiting an attentive behaviour and may break the ice by talking about non­task issues such as the weather or the journey. In only one of the sixteen negotiations sampled (Negotiation 3), is some time spent in establishing rapport in the preliminary transaction called: Relationship building.  To illustrate this, let us consider Example 17, taken from Negotiation 5: the participants are a German male student (seller) and a German female student (buyer) and they are using English as the lingua­franca for this business   interaction   that   has   been   carefully   and   literally   transcribed.   Their   negotiating activity will help us to  illustrate  a standard behaviour when compared to the rest of the sample.  

7  Drawing  on  Sinclair  and  Coulthard’s   spoken  discourse  model   (1975)  and  on  other  model  versions  and variations provided by Burton (1981) and Francis and Hunston (1992), I propose a rank scale for the discourse analysis of the sales   negotiation transactions in which I will specify the following discourse units: type and number of transaction (tr); number of exchanges of which the transaction is made up (ex); type of exchanges involved in each transaction (exch.); element of structure of the exchange (e.s.) ; type of move contained in each element of structure   (move); element of structure of the move (e.s.); and type of act contained in each move. At the end of the article, a summary of the acts found in the sample is included.

10

Example 1

Line act e.s. move e.s.   exch. ex. tr.1 B: (knocks at the door         sum          h            Framing                  Contact     Summon                  1             1 (Pr)and opens it)2 S: Hello!                              ack            h            Acknowledging      Perception                         3 B: Hello!                  gr              h            Opening                     I             Greet (Incomplete) 2  4 S: Mr. X…/                          gr              h            Supporting                R              (Shaking hands                                       h            Opening                     I             Greet                       3 and smiling)                                                                         5 B: Oh, hello.                      re­gr         pre­  h       Supporting                R                                 6 Please to meet you.                                h            (smiling).7 S: Please, sit down.         d      h           Opening                 I            Request            4                   8 (They both sit down)           be                h            Supporting                R 

Keys:act: type of speech act involved;  e.s.: element of structure of the act; move: type of moved involved; e.s.: element of structure  of   the move;    exch:   type of  exchange  involved;  ex.:  number  of   the exchange;   tr:   transaction;   (pr):   type of transaction –preliminary­.h: head; pre­h: pre­head; I:   initiation; R: response; numbers serve  to  identify exchanges and transactions. Acts: sum (summons); re­sum (reply to summons); gr (greeting); re­gr (reply to greeting); idy (identifying yourself); d (directive); be (behaving).

        Example 1 illustrates the sequence of ritualistic exchanges that speakers typically exhibit at the preliminary transaction in the negotiations sampled: the first exchange (Summon) will serve to attract the seller’s attention and engage him in the interaction. Once contact has been established between the seller and the buyer, there will be an exchange of greetings (Greet) accompanied by complex gestures that involve shaking hands, smiling, eye­contact. Finally, sellers will request buyers to take a seat (Request) and both of them will sit down. There will not be any attempt to break the ice by making reference to non­task topics such as the weather,   the  journey,  etc.  A meaningful  pause will  mark the end of  this   transaction (Silent stress). 

Agreeing procedure.

The discourse function of this  opening transaction in a series of medial transactions is to state the objectives clearly and to agree on them with the other party so as to create a climate of cooperation.  Significantly,   the data  reveal   that   this   transaction  was skipped in all   the negotiations examined. More specifically, meta­communicative speech acts that could have fostered a collaborative negotiating style were absent in all the negotiations sampled:  (a) getting  agreement  on  procedure   (Can we  agree  on   the  overall  procedure?);   (b)   stating 

11

principal objectives (I would like to deal with…; Something else I’d like to look at is…); (c) checking agreement and acceptance of objectives (Is that OK with you?,  Does that fit in  with your objectives?), (d) suggesting (What about if we look at …?; How about…?). 

Exchanging information.

The   data   show  that   throughout   the   sixteen   negotiations   students   choose  Exchanging  information  as Transaction 2. After a significant pause, it is relevant to point out that the buyer,   rather   than   the  seller,   is  usually   the  one who  takes   the   initiative   to  state  his/her negotiating  interests  unambiguously and enquire  about   the house for  sale.  Likewise,   the seller  may want  to know more about his/her potential  customer.  Example 2,  taken from Negotiation 5, illustrates how after a meaningful pause, the buyer will typically take the initiative   to   start   off   a   new   transaction,   the   main   function   of   which   is   to   exchange information about the house for sale. The beginning of this new topic unit is highlighted with the use of markers (Okay) with a high fall intonation, followed by silent stress, and a high key tone at the beginning of the buyer’s speech turn (I’ve seen  your advertisement in  Costa Blanca News). (Vid. Coulthard, 1992: 35­49).

Example 2

Line act e.s move     e.s.      exch        ex       trPause (…)1 B: Okay.                              m+ss      pre­h         Opening                         I                  Elicit                        1         2(M)2 Well, I’ve seen your             m pre­h3 advertisement in                   i             pre­h4 Costa Blanca News               5 and I’m very interested in    i             pre­h6 a house nearby (smiles)              7/ I’ve got a few questions      8 about the whole subject.      ms         pre­h 9 Er…                                     m           pre­h10 First of all,                                                                  11 I’m not really...used to 12 this region here.                   com      pre­h13 So what er can you say me     14 about Alicante?15 What does it offer? And.../   m­ el        h                                                               16 S: (Smiles)...                          m           pre­h     Challenging/Opening          R/I           Clarify                                               17 First of all, 18 so you’ve been here before    m­el        h                                                                        19  or is this your first time20 you’re coming here?21 B: No, no.                               rep.         h            Supporting                        R22 S: So...I see...er...                                                              23 The region of Alicante is         i              h24 one of the er...most...er...        25 with the infrastructure is

12

26 highly developed region...     27 So you’ve got everything        com        post­hh28 you want for your er comfort 29 living here. (…).

Keys:act: type of speech act involved; e.s.: element of structure of the act; move: type of moved involved; e.s.: element of structure  of   the  move;    exch:   type  of  exchange   involved;  ex.:  number  of   the  exchange;   tr:   transaction;   (m):   type of transaction –Medial­.  h:  head; pre­h: pre­head; post­h: post­head; I:   initiation: R: response; numbers serve  to  identify exchanges and transactions.Acts: m (marker); m+ss (marker plus silent stress); i (informative); ms (metastatement); com (comment); m­el (multiple elicitation); rep (reply).

In Example 3, taken from Negotiation 6, the seller is a German male student and the buyer is a Spanish female student. After having exchanged very little information, the buyer rushes to bid, consequently missing out Questioning and Options transactions. However, the seller reveals a certain sense of a preferred structure, that is, the existence of a mental pattern that favours an ordered layered topic sequence of discourse transactions, when he, probably feeling that the Exchanging information transaction has been rather short, challenges the buyer holding up the progress of the topic of bidding by requesting more information. 

Example 3

Line act e.s move e.s. exch ex tr

1B: Yes.                              m        pre­h       Opening                 I            Inform                  1           2 (M)2 I’ve seen in                        i         h                       3Costa Blanca News4an advertisement in 5 which you er…sell a 6 flat a house/7 S: A house, yes.                ack      h             Supporting             R        8 B: The house is in Aguas    i        pre­h9 de Busot. Do do you            el      h             Opening                 I           Elicit                    210 remember the11 advertisement that you/    el  12 S: Yes, sure, sure.             rep    h            Supporting             R    13 B: Uhuh. / I would like     ack    pre­h      Opening                 I            Elicit                     3          3 (M)14 to know er the payment    el      h     15 facilities/16 S: Uhmmm. Yes but first  ack  pre­h      Challenging/           R           Elicit                     4           2(M)17 of all so you are                  el    h             Opening18 interested  in in buying19 er in buying this house /

13

20 or are you interested 21 In buying a house 22 in Germany? /23 B: No, I’m interested in       rep   h             Supporting24 I’m interested in this25 house because it is                com    post­h26 In Aguas de Busot27 and I like the place / (…)

Keys: act: type of speech act involved; e.s.: element of structure of the act; move: type of moved involved; e.s.: element of structure  of   the  move;    exch:   type  of  exchange   involved;  ex.:  number  of   the  exchange;   tr:   transaction;   (m):   type of transaction  –Medial­.h:  head;  pre­h:  pre­head;  post­h:  post­head;   I:   initiation;  R:   response;  numbers   serve  to   identify exchanges and transactions.Acts: m (marker); el (elicitation); m (marker); i (informative);  rep (reply); ack (acknowledgement); com (comment).

Questioning

Only  in   six   out   of   the   sixteen   negotiations   sampled   does   the  Exchanging   information transaction project  Questioning  as the next preferred transaction. However, in this medial transaction, it will not be the seller who asks questions to get more information about the buyer’s needs and wants, but rather the customer who will go on enquiring about the house. Therefore,   it   is   evident   that   there   is   considerable   overlapping   between   the   discourse functions  of  these two medial   transactions  as  regards   the way  the students  sampled  use them; in fact, Questioning seems to lose its primary discourse function and turn into a mere expansion  of  Exchanging  Information.  This   is  clearly  shown  in  Example  4,   taken   from Negotiation   5.  The   beginning   of   this   new   topic   unit   is   highlighted   by   the   use   of   a paralinguistic  marker  (Er) with a high fall intonation, followed by a pause (silent stress), and a high key tone at   the beginning of the buyer’s speech turn (How old is  it?)  (Vid., Coulthard, 1992: 35­49).

Example 4

Line act e.s move e.s. exch ex tr

1 B: Er...  m+ss      pre­h          Opening                   I             Elicit                     1 3 (M)2 How old is it?                      el         h3S: Er...                                               4 It’s a a a five                         rep          h                 Supporting             R                                                years now. So er it’s er            

14

5 a high standard living...        com       post­h6 As I know I should say7 er...  (smiles)8 Germans are  always 9looking for good 10 quality / The quality of the        11  house is good...12 B: That’s the reason           i                 h               Opening                 I            Inform13 why I’m here.14 (Smiling).                            15 S: (Laughs).                       ack               h               Supporting                    

Keys: act: type of speech act involved; e.s.: element of structure of the act; move: type of moved involved; e.s.: element of structure  of   the  move;    exch:   type  of  exchange   involved;  ex.:  number  of   the  exchange;   tr:   transaction;   (m):   type of transaction  –Medial­.h:  head;  pre­h:  pre­head;  post­h:  post­head;   I:   initiation;  R:   response;  numbers   serve  to   identify exchanges and transactions.Acts:  m+ss  (marker  plus  silent   stress);  el   (elicitation);  m (marker);   i   (informative);  com (comment);   rep  (reply);  ack (acknowledgement).

Options

In  only three out of the sixteen negotiations does the  Questioning  transaction prospect the generation   of  Options  as   the   next   preferred   transaction.   Nevertheless,   once   again   the transaction  seems  to  be deprived  of   its  original  discourse function  by means of    which negotiators are invited to generate options before making any decisions, and is reduced to a mere  discussion concerning  the facilities  of  the house on sale.  This   is  clearly  shown in Example 5, taken form Negotiation 5. The beginning of this new topic unit is highlighted with the use of a high key tone at the beginning of the buyer’s speech turn (Does it have  central heating?). 

Example 5

Line act e.s move e.s exch ex tr

1 B: Does it have                    el               h             Opening                    I               Elicit                     1          4 (M)2 central heating?3 S: Er...                                                                                 4 No, in fact not.                     rep          h           Supporting                    R5 There are er these electric       i      post­h          6 heatings for the the rooms7 and there’s a fireplace...        8 B: It won’t be cold up           com     pre­h         Opening                     I                Elicit                    29 in the rooms, I imagine. 

15

10 So er...                                   11 If a house has a                     obj        h12 good quality, for me it13 should have central heating, 14 especially if I want to             com      post­h 15 spend the winter there / 16 like in Germany /17 S: But the winter                    c­obj        h           Challenging             R 18 in Germany  19 is really different from20 the winter21 / in Spain.22B: Yes, I know                         ack        pre­h        Re­opening              I                  Elicit                    323 but the                                     obj        h               24 last week in January we’ve           25 been here and it has been26  pretty cold so I imagine          com     post­h      27 without a central heating.../28 S: You have heating.                  c­obj    h                     Challenging       R   29 B: Electricity?                             el         h                     Opening             I                 Clarify                  430 S: Yeah.                                       rep       h                     Supporting        R                      31 But you see,                                m        pre­h                Opening             I                  Inform                   532the cost of central heating              i        h33  won’t be a problem to the34  cost of electric heating 35 because you’ll only need 36 it for a several days37  in the year and electric38 heating not very very39  often. I know central                 com   post­h           40  heating in Germany is 41 absolutely indispensable (…) 

Keys: act: type of speech act involved; e.s.: element of structure of the act; move: type of moved involved; e.s.: element of structure  of   the  move;    exch:   type  of  exchange   involved;  ex.:  number  of   the  exchange;   tr:   transaction;   (m):   type of transaction  –Medial­.h:  head;  pre­h:  pre­head;  post­h:  post­head;   I:   initiation;  R:   response;  numbers   serve  to   identify exchanges and transactions.Acts: el (elicitation); i (informative); com (comment); ack (acknowledgement); obj (objection); c­obj (counter objection); rep (reply); m (marker); com (comment).

Bidding and Bargaining

In the vast majority of the sampled negotiations there is considerable overlapping between Bidding   and   Bargaining  discourse   transactions.   They   are   often   prospected   after   either Questioning  or  Options. Broadly speaking, we may say that Sellers will not put forward proposals and bids concerning payment facilities, unless Buyers state that the price is too high. This is clearly shown in Example 6, taken from Negotiation 5. The beginning of this new transaction   is   indicated  by  the use of  a  paralinguistic  marker   (Er)  with a  high fall 

16

intonation, followed by a pause (silent stress), and a high key tone at the beginning of the buyer’s speech turn (The price sound too expensive for me?). 

Example 6

Line act e.s move e.s. exch ex tr

1 B: It sounds good to me.    ack         pre­h         Opening                    I              Elicit                     1            5 (M)2 So what else?                       m          pre­h3 Er...                                     m+ss      pre­h4 The price sounds too5 expensive for me?               barg        h6 S: Yes, but you you             ack         pre­h       Challenging               R            Inform7 can’t only go by the price     obj         h8 because er...sometimes the     9 house the offer the quality     com     post­h10 differs a lot. So when you    com     post­h11 compare some apartments12 to others, prices seem too13 high or too low but you’ve 14 got to relate to the quality. 15 The house I’m selling now is  j       post­h16 er...really new /                        17 always looking for good          j       post­h17 quality / The quality of the     j        post­h18 house is good...19 B: That’s the reason                i        h           Opening                        I                                             220 why I’m here.21 (Smiling).      b­com        post­h22 S: (Laughs).  b­feed­back      h           Supporting                  R

Keys: act: type of speech act involved; e.s.: element of structure of the act; move: type of moved involved; e.s.: element of structure  of   the  move;    exch:   type  of  exchange   involved;  ex.:  number  of   the  exchange;   tr:   transaction;   (m):   type of transaction  –Medial­.h:  head;  pre­h:  pre­head;  post­h:  post­head;   I:   initiation;  R:   response;  numbers   serve  to   identify exchanges and transactions.Acts:  ack   (acknowledgement);   m   (marker);   m+ss   (marker   plus   silent   stress);   barg   (bargain);   obj   (objection);   com (comment); i (informative).

Settling and concluding

In all the negotiations surveyed, Bidding and Bargaining transactions prospect Settling and Concluding as the next preferred transaction. At this stage of the negotiation it is important to summarise what agreements have already been reached, as well as to identify any areas 

17

which have not yet been agreed on and any further action which needs to be taken. The data reveal   that   throughout   the   sampled   negotiations   students   always   tend   to   postpone   the negotiating activity until they have seen the house for sale. Therefore, in most cases making an appointment and expressing a wish to discuss the matter with their bank summarise the speech acts  usually  carried out by speakers during this   transaction.  This   is   illustrated  in Example 7, taken from Negotiation 5. The beginning of this new topic unit is marked by the high fall intonation in Yeah, and a high key tone in Is there any possibility of seeing it (…)?

Example 7

Line act e.s move e.s. exch ex tr

1 B: Yeah.                             ack           pre­h        Opening                   I               Elicit                        1        6 (T)2 Is there any possibility        el             h3 of seeing it maybe so           4 that I get sure that it’s         com        post­h5 really worth its price6 (smiling).7 S: (Smiling)                        8 Yes, sure.                              rep              h         Supporting               R           9 I wouldn’t be saying             com       post­h10 something that couldn’t 11 be proved. 12 Yes, okay.                         acct       post­h13 B:Yeah.                             ack         pre­h         Opening                  I                   Elicit                       214 Right now?                        m­el       h          15 Or do you have16  another meeting?17 S: Er...                                           18 I should..                             19 I’d propose that we             sug                  Challenging/Opening      R/I              Elicit                       320 we meet another day...?21 B: Okay...                            acct         h               Supporting           22 S: I propose that we            sug          h                Opening                  I                Elicit                       423 could do it24  during the week­end, 25 if you like or26  Monday, Tuesday?27 B: Saturday, Saturday.      acct          h               Supporting               R  28 It sounds good to me.       com           post­h29 S: Okay.                            acct           pre­h           Opening                   I30 So let’s say                                 31 we’ll do it Saturday            set              h32 morning and we meet33 here at eleven o´clock. 34 I’ll be here in the                acct          post­h35 office. So er...                                  36 at eleven o’clock                 set         post­h    37  and then in the office38  we’ll go to Aguas de39 Busot and see the house (...)

18

Keys: act: type of speech act involved; e.s.: element of structure of the act; move: type of moved involved; e.s.: element of structure  of   the  move;    exch:   type  of  exchange   involved;  ex.:  number  of   the  exchange;   tr:   transaction;   (m):   type of transaction –Terminal­.h: head; pre­h: pre­head; post­h: post­head;   I: initiation; R: response; numbers serve to identify exchanges and transactions.Acts:  ack (acknowledgement); el (elicitation); com (comment); rep (reply); acct (accept); m­el (multiple elicitation); sug (suggestion);  i (inform); set (settle).

Final Greetings

Final greetings are projected by the Settling and Concluding transaction. Again, we observe a particular ritualistic behaviour in which negotiators exchange greetings accompanied by complex gestures with which the limit between interaction and non interaction is marked and   so   the   negotiation   activity   is   closed.   This   is   shown   in   Example   8,   taken   from Negotiation 5. The beginning of this topic unit is usually signalled by a ritualistic behaviour that involves complex gestures and movements such as smiling, hand­shaking, standing up, walking towards the door, seeing the customer out, etc.

Example 8

Line act e.s move e.s. exch ex tr                                                                                            

1B: (Laughs and stands up                            2 to shake hands)                                             3 Anyway, thank you.           gr             h               Opening                   I              Greet                      1             7(T)4 S: (Shaking hands)       5 We’ll see next week.           re­gr        h               Supporting               R        

Keys: act: type of speech act involved; e.s.: element of structure of the act; move: type of moved involved; e.s.: element of structure  of   the  move;    exch:   type  of  exchange   involved;  ex.:  number  of   the  exchange;   tr:   transaction;   (m):   type of transaction –Terminal­. h: head; I: initiation: R: response; numbers serve to identify exchanges and transactions.Acts: gr (greeting): re­greeting (reply to greeting).                        

Summary and Conclusions

This paper has explored the mental patterns or scripts that a sample of European Business English   students,   who   have   not   been   trained   in   negotiating   skills,   have   regarding   the 

19

discourse structure of a sales negotiation. The methodology used draws on the descriptive discourse   analysis   model   of   the   Birmingham   School,   as   well   as   on   the   collaborative negotiating model developed by  The Harvard negotiating Project  to describe and explain the   preferred   episodic   structure   followed   by   experienced   and   skilful   participants   in negotiations.  Nevertheless,   this   study  moves  on   to  put   forward  a  hierarchical  discourse model for the analysis of business negotiations in which they are examined within the scope of   a   layered   topic­oriented   structure  of  discourse   transactions   linked   to  one  another  by means   of   two   discourse   devices:   (a)  prospection,   and   (b)  encapsulation.   Besides,   the research carried  out  has also allowed me  to  establish   the following dichotomies   for  the discourse structure of sales negotiations: (a)  preferred  and  dispreferred  structures, and (b) skilful and unskilful floutings.

The investigation reveals that at a very general level there are broad similarities in the   students’   mental   patterns   or   schemata   concerning   the   episodic   structure   of   a   sales negotiation. This has enabled us to identify the presence of a  free sequence  of   discourse transactions in the negotiations sampled, which is clearly shown in Table 2: (a) Relationship building,   (b)   Exchanging   information,   (c)   Questioning,   (d)   Options,   (e)   Bidding,   (f) Bargaining, (g) Settling and concluding, (h) Final greetings. In the negotiations examined, the appearance of all or some of these discourse transactions, whatever their sequencing may be, has made it possible for me to recognise students’ interactions as particular realisations of a specific genre: the sales negotiation. 

The study also shows relevant  differences when comparing students’  dispreferred sequences of transactions with the preferred sequence described in the proposed negotiating model. In principle, the reason that might help me to explain such discrepancies with regard to the ideal model could be that spoken discourse is self­monitored; this property will allow participants in interaction to have the power to decide the way they would like to handle spoken interaction, bearing in mind a wide range of contextual factors such as: (a) different approaches to negotiating determined, to a large extent, by the purpose of the negotiation, i.e.   the  sale  of  a  house  or  a   joint  venture;   (b)   the  external  circumstances   in  which   the negotiation   is   embedded;   (c)   different   negotiating   styles,   whether   collaborative   or confrontational; (d) cultural differences which may be reflected in the emphasis placed on particular stages of the negotiation, etc. 

However true this may be, in my view, the discrepancies found in the data are mainly due to the fact that the sampled students have not been trained in negotiating skills and so, their scripts of the business negotiation are indeed very schematic concerning its discourse structure, and they are really unaware of the existence of an episodic topic­oriented layered structure.  It  is quite significant  that the Agreeing procedure transaction,  in which a high degree of meta­language is needed to signpost the route of the negotiation and create an atmosphere of collaboration, was not performed in any of the negotiations. This is the reason why I have come to the conclusion that the dispreferred structure shown in the negotiations 

20

sampled is due to an  unskilful, rather than,  skilful, flouting. Another relevant finding will help us  to clarify   this.    As can be seen from Table  2:  Discourse routes,   the more time negotiators spend in seeking or giving information in the medial transactions before bidding and bargaining, the more fluent the progression of the discourse negotiation will be, since they  will  have  bothered   to   find  out   the  details   they  need   to  be   ready   to  negotiate.  By contrast, when participants hurry to bargain, the flow of the discourse seems to get stuck; the reason for this is that the negotiators lack information and so, they must go back along their route to previous medial stages to seek for further details.

  It is clear that although students’ linguistic competence in English allows them to use   it   as   the  lingua­franca  in   international  negotiations,   they  all   need   to   improve   their communicative competence in English, as regards: (a) negotiating styles, (b) the knowledge of   preferred   and   dispreferred   sequences   of   discourse   transactions,   (c)   the   use   of organisational language to signpost the route of the negotiation, (d) the use of English to establish rapport, and (e) negotiating strategies. (Vid., Mills 1991; Kozicki 1993).

In conclusion, as a result of the schematic mental patterns students have regarding the   episodic   structure   of   business   negotiations,   they   give   the   wrong   impression   of themselves as abrupt, impulsive, and perhaps somewhat rude, and unconsciously favour a confrontational negotiating style rather than the collaborative one proposed by The Harvard  Negotiating  Project.  Students  should be brought   to   the point  of awareness at  which the necessity of acquiring certain discourse structures and resources is evident; as these are of immediate relevance, students will see how they could have put them to good use in the videotaped negotiations and will retain them all the more easily because they are rooted in a meaningful context. (Guillén Nieto in press).

TABLE 1DISCOURSE ROUTES

Neg.

Rel. 2.Agree. 3.Exchang. 4.Question. 5.Options 6.Bid. 7.Barg. 8.Set.  Con.

F.G.

2 3 4/7 5 6/8 9 102 1 2 3 4 5 6 7 83 1 2 3/7 8 4 5 6/9 104 1 2 3 4 5 6 75 1 2 4 5 3 7 6/8 96 1 2 4 3/5 6 7 87 1 2 4/7 3/6 5/8 9 10 118 1 2 3/6 4 5/7 89 1 2 3 4/7 5/8 6/9 10 1110 1 2 6 3 4 5/7 8 911 1 2 4/6 3/5/7 8 912 1 2 5 4 3/6 7 813 1 2/5 3 4/6 7 814 1 2 3 4 5 6

21

15 1 2 3 4 5 6 716 1 2 3 4 5 6

Keys:

Numbers: they indicate the order in which transactions are sequenced in each sales negotiation.Neg..: Negotiation.Rel.: Relationship building.Agree.: Agreeing procedure.Exchang.: Exchanging information.Question.: Questioning.Options: Options.Bid.: Bidding.Barg.: Bargaining.Set. Con.: Settling and concluding.F. G..: Final greetings.

Summary of the Acts

a) Label: Marker. Symbol (m). Realisation and definition: realised by a closed class of verbal and non­verbal     items   like   “Well”,   “Alright”,   “Good”,   “OK”.   Its   function   is   to   mark   boundaries   in   the discourse  and  to   indicate  that   the speaker  would  like  to  begin  the conversation  or  would  like  to introduce a topic.

b) Label: Summons. Symbol (sum). Realisation and definition: realised by a closed class of verbal and non­verbal items. For example, the use of the name of another participant, or mechanical devices like door bells,   telephone bells,  knocks at   the door.   Its   function is   to engage another  participant   in a conversation or to attract his/her attention, to mark a boundary in the discourse, and to indicate that the producer of the item has a topic to introduce once s/he has gained the perception/attention of the hearer. It realises the head of an opening move in a summon exchange.

c) Label:  Reply­Summons.  Symbol  (re­sum).  Realisation and definition: realised by the items used to answer a telephone (“hello”, “the giving of one’s number, etc) or the door (opening it, calling “come in”, etc. or by “yes”, “ what?” and other indications of attention (both verbal and non­verbal) given upon hearing one’s name called. Realises the head of a supporting move in a Summon exchange.

d) Label:  Silent Stress (…). Realisation and definition: realised by a meaningful pause and other non­verbal   items.   It   functions   to  highlight   the  Marker  or  Summons  when   they  act   as   the  head  of   a Boundary Exchange.

e) Label: Greeting. Symbol (gr). Realisation and definition: realised by a closed class of verbal and non­verbal items which form the first­pair parts of the adjacency pairs used in the rituals of greeting and leave­taking: “hello”, “Hi”, “Good morning”, “How are you?”, “How do you do?”, “Pleased to meet you,  “Good­bye”,  etc.,  which are  normally  accompanied  by complex  gestures   that   involve  hand­shaking, smiling, eye­contact, and head­bending. They realise the head of an opening move in a Greet exchange. Its function is self­explanatory.

f) Label: Reply­Greeting. Symbol (re­gr). Realisation and definition: realised by a closed class of items which form the second­pair parts of the adjacency pairs used in the rituals of greeting and leave­taking: “Hello”, “Hi”, “Good morning”, “I’m very well, thank you. And you?”, “Pleased to meet you too”, “Good­bye”. which are normally accompanied by complex gestures that involve hand­shaking,, 

22

smiling,   eye­contact,   and  head­bending.  They   realise   the  head  of   a   supporting  move   in   a  Greet exchange. Its function is self­explanatory.

g) Label:  Identifying yourself.  Symbol  (idy).  Realisation and definition: realised by a closed class of verbal and non­verbal items such as: Let me introduce my colleague…He/She is our Sales Manager; I’d like you to meet…; This is …Sales Manager of…, etc. Its function is to introduce other people present before the conversation actually begins.

h) Label: Directive. Symbol (d). Realisation and definition: realised by a closed class of verbal and non­verbal items such as a polite command (please sit down), request will you please come this way, a statement  (perhaps,  you would like to take a seat,  etc).  Its  function is   to request  a non­linguistic response from the other participant, namely to invite her/him to sit down.

i) Label:  Behave  (be). Realisation and definition: realised by action. Its function is to provide a non­verbal response to a preceding d, whether this involves compliance, non­compliance, or defiance.

j) Label: Metastatement (ms). Realisation and definition: realised verbally by a statement, question or command which refers   to a future event   in the ongoing talk,  or a  request  for  speaker’s  rights;its function is to make clear the structure of the immediately following discourse, and to indicate the speaker’s wish for an extended turn.

k) Label:  Informative  (i).  Realisation  and definition:  realised  verbally    by a   statement  whose  sole function is to provide information.

l) Label:  Elicitation (el).  Realisation and definition: realised verbally by a question. Its function is to request a linguistic response.

m) Label: Multiple elicitation (m­el). Realisation and definition: realised verbally by multiple questions. Its function is to request a linguistic response.

n) Label:  Comment  (com).  Realisation   and   definition:  realised   verbally   by   a   statement,   question, command or moodless item, and functions to expand,  justify,  provide additional  information to a preceding Informative or Comment.

o) Label:  Accept  (acct).  Realisation and definition: realised verbally by a closed class of items “Yes”, OK”, Uhuh”, “I will”, “No” (Where the preceding utterance was negative). Its function is to indicate that the speaker has heard and understood the previous utterance and is compliant).

p) Label: Reply (rep). Realisation and definition: realised by a statement, question, moodless item and non­verbal surrogates such as nods. Its function is to provide a linguistic response appropriate to a preceding elicitation.

q) Label:  React  (re).  Realisation and definition: realised by a non­linguistic action. Its function is to provide an appropriate non­linguistic response to a preceding directive.

r) Label:  Acknowledge  (ack).  Realisation   and   definition:   realised   by   “Yes”,   “OK”,   “Uhuh”   and expressive   particles.   Its   function   is   to   show   that   an   Informative   has   been   understood,   and   its significance appreciated.

23

s) Label:  Objection  (obj).  Realisation   and   definition:   realised   verbally   by   a   statement,   question, command or moodless item. Iits function is to make objections to a previous bid.

t) Label:  Counter­Objection  (c­obj).  Realisation   and   definition:   realised   verbally   by   a   statement, question, command or moodless item. Iits function is to make objections to a previous objection.

u) Label:  Suggestion  (sug).  Realisation   and   definition:   realised   verbally   by   a   statement,   question, command or moodless item. Its function is to make a proposal.

v) Label: Bid (bid). Realisation and definition: realised verbally by a statement, question, command or moodless item. Its function is to make an offer.

w) Label:  Bargain  (barg).  Realisation   and   definition:   realised   verbally   by   a   statement,   question, command or moodless item. Its function is to bargain a previous bid by means of a counter­offer.

x) Label: Settle (set). Realisation and definition: realised verbally by a statement, question, command or moodless item. Its function is to come to an agreement.

REFERENCES

BURTON,   D.   1980.  Dialogue   and   Discourse.  A   Sociolinguistic   Approach   to   Modern  Drama  Dialogue   and   Naturally   Occurring   Conversation.   London:   Routledge   & Kegan Paul.CORA   GARCÍA,   A.   2000.  “Negotiating   negotiation:   the   collaborative   production   of  

resolution in small claims mediation hearings”.  In  Discourse and Society,  11(3):  315­343.

COULTHARD,   M.   1992.   “The   significance   of   intonation   in   discourse”.   In   M.  COULTHARD ed. 1992, 35­49.

CHARLES, M. 1996. “Business negotiations: interdependence between discourse and the business relationship”. In English for Specific Purposes, 15(1): 19­36.

FISHER, R.  et.  al. 1981; 1991.  Getting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In.London & New York: Penguin.

FRANCIS,   G.   &   S.   HUNSTON   1992.   “Analysing   everyday   conversation”.  In  COULTHARD, M. ed. 123­161.

FLEMING, P. 1992. Aprenda a negociar con éxito. Trans. J. A. Bravo. Barcelona: Gestión 2000.

GIMÉNEZ, J. C. 2001 “Ethnographic observations in cross­cultural business negotiations  between   non­native   speakers   of  English:   an   exploratory   study”.   In  English   for  Specific Purposes, 20, 2: 169­193.

24

GUILLÉN NIETO, V. in press. “An inter­cultural discourse analysis approach to business interaction: observations on Business English students’ scripts of sales negotiations”. Paper presented at the XXI AESLA Conference, held in Lugo, 2003.

HAYES, J. 1991. Interpersonal Skills. London and New York: Routledge.KOZICKI,  S.  1993.  El  negociador  creativo.  Trans.  Mª  À.  PUJOL I  FOYO.  Barcelona: Editorial  de Vecchi, S. A.O’CONNOR, Ph.  et. al 1992.  Negotiating. Essex: Longman Group UK Ltd..OPI, J. M. 1999. Técnicas de negociación transaccional. Barcelona: Gestión 2000.MILLS, H. A. 1991. Negociar: el arte de ganar. Trans. A. MANRIQUE SALA. Barcelona: 

Editorial de Vecchi, S. A.MINSKY, M. 1975. “A framework for representing knowledge”. In P.H. WINSTON ed. The  Psychology of Computer Vision. New York: McGraw­Hill.MULHOLLAND, J. 1991. The Language of Negotiation. London & New York: Routledge.SCHANK, R.C. & ABELSON, R.P. 1975. “Scripts, plans, and knowledge”. In: Proceedings 

of the Fourth International Joint Conference on Artificial Intelligence. USSR: Tbilisi.SINCLAIR, J. & M. COULTHARD 1975. Towards an Analysis of Discourse: the English 

Used by Teachers and Pupils. London: Oxford University Press.__________. 1992.  “Towards an analysis of discourse”. In M. COULTHARD ed. 1­34.STEUTEN, A. A.G. 1996. “Structure and Cohesion in Business Conversations”. In:  WEB­

SLS. The European Student Journal of Language and Speech, 1­13.WHITE, R. 1998. “Closing the Gap between Intercultural  and Business Communication  

Skills”.   Paper   prepared   for   IATEFL   BESIG   &   TESOL.  Spain   Symposium.  International House, Barcelona, January, 23 & 24.

YULE, G. 1996. Pragmatics. Oxford: Oxford University Press.

25