คมอการปฏบตงาน

งานธรการ

นางสาวกนษฐา ทมกจจะ

เจาหนาทธรการอตราจาง

กลมสงเสรมการจดการศกษา

ส านกงานเขตพนทการศกษามธยมศกษา เขต ๒

ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน

ค าน า คมอการปฏบตงาน : งานธรการฉบบน เปนสวนหนงของการด าเนนการเพอเปนการเพมประสทธภาพในการปฏบตงานขององคกร เปนการรวบรวมกระบวนการปฏบตงานของงานธรการในกลมสงเสรมการจดการศกษา จดท าขน โดยมวตถประสงคเพอใชเปนคมอในการด าเนนงานของเจาหนาทผรบผดชอบ ซงมเนอหาสาระของกระบวนการท างานทกขนตอน ตงแตตนจนจบกระบวนงาน และแจกแจงรายละเอยดของภารกจตาง ๆ ของงานทด าเนนการ เพอใหไดทราบกระบวนงานทตองประสานงานไดอยางรวดเรว และบอกเสนทางการท างานทมจดเรมตนและสนสดของกระบวนการ เพอก าหนดเปนมาตรฐานในการปฏบตงาน ไดงานทมคณภาพตามทก าหนด ผจดท าหวงเปนอยางยงวานอกจากประโยชนของผปฏบตงานโดยตรงแลว ยงจะเปนประโยชนตอผมารบบรการเพอใหเกดความรความเขาใจถงขนตอน และรายละเอยดของกระบวนการตางๆ เปนแนวทางหนงในการประชาสมพนธเพอสรางความเขาใจในการปฏบตงานของกลมสงเสรมการจดการศกษา หากมขอแนะน าในเรองใดกขอใหแจงใหทราบเพอการปรบปรงใหดยงขนและทนตอเหตการณ ขอขอบพระคณไว ณ โอกาสน น.ส.กนษฐา ทมกจจะ เจาหนาทธรการ อตราจาง กลมสงเสรมการจดการศกษา

ผรบผดชอบ นางสาวกนษฐา ทมกจจะ ต าแหนง เจาหนาทธรการอตราจาง

ภารกจงาน 1. งานสารบรรณ 2. งานประสานงานและการใหบรการ 3. งานจดประชมภายในกลม 4. งานอน ๆ ตามทไดรบมอบหมาย 1. งานสารบรรณ เพอใหการปฏบตงานเกยวกบหนงสอราชการเปนไปอยางมประสทธภาพ รวดเรว ถกตอง และเปนไปอยางมระบบ

ขอบเขตของงาน 1. การจดท าเอกสาร 2. การสงหนงสอราชการ 3. การรบหนงสอราชการ 4. การเกบ รกษาและการยม 5. การท าลาย

ขนตอนการปฏบตงาน 1. น าระบบเครอขายเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสารมาใชในการปฏบตงาน รบ – สง หนงสอราชการ 2. รบ – สง หนงสอราชการตามระบบทก าหนด โดยจดท าและพฒนาก ากบดแลการรบ – สงหนงสอดวยระบบ My Office กลมสงเสรมการจดการศกษา แจงเจาหนาทผเกยวของทราบโดย

- รบงานจากกลมอ านวยการและลงทะเบยนรบทางระบบ My Office - เสนอผอ านวยการกลม มอบหมายใหผรบผดชอบ - เจาหนาททรบผดชอบจดท าหนงสอราชการหรอเอกสารประกอบ - เสนอผอ านวยการกลม ตรวจสอบความถกตอง - ผมอ านาจพจารณาลงนาม 3. ตรวจสอบการสงหนงสอราชการทางเวบไซต ในกลมสงเสรมการจดการศกษา และควบคมการสงหนงสอราชการจากกลมสงเสรมการจดการศกษา 4. สรปและประเมนผลการใชระบบการรบ – สง หนงสอราชการ เพอการปรบปรงแกไขอยางตอเนอง

กลมงานธรการ

-2-

Flow Chart ปฏบตงาน งานสารบรรณ

รบ – สง หนงสอราชการตามระบบทก าหนด โดยจดท าและพฒนาก ากบดแลการรบ-สงหนงสอดวยระบบ my –Office

ตรวจสอบการสงหนงสอราชการในกลมสงเสรมการจดการศกษาและควบคมการสงหนงสอราชการของกลมฯ

น าระบบเครอขายเทคโนโลยสารสนเทศ my –Office มาใชในการปฏบตรบ – สง หนงสอราชการ

รบงานจากกลมอ านวยการและลงทะเบยนรบกลมสงเสรมการจดการศกษา ทางระบบ my –Office

สงหนงสอจากระบบให ผอ.กลมพจารณาและมอบหมายใหผรบผดชอบปฏบต

เสนอ ผอ.กลมตรวจสอบความถกตอง/ผมอ านาจลงนาม

เจาหนาททรบผดชอบงานนน ๆจดท าหนงสอราชการ บนทกขอความหรอเอกสารประกอบ

-3- 2. งานประสานและใหบรการ เพอใหงานส าเรจตามเปาหมาย มมาตรฐาน เกดความสะดวก ประหยดเวลาและทรพยากรใน การปฏบตงาน เพอใหเกดความเขาใจตอผปฏบตงานและผเกยวของ

ขอบเขตของงาน 1. การประสานงานทสมพนธสอดคลองกน มารวมกน 2. อ านวยความสะดวกในการปฏบตงาน 3. สรางความรความเขาใจใหบคลากรและผเกยวของ 4. เผยแพรและประชาสมพนธ

ขนตอนการปฏบตงาน 1. ประสานงานกบกลมอนในส านกงาน และงานภายในกลมสงเสรมการจดการศกษา หนวยงานและสถานศกษาในงานธรการทเกยวของกบการบรหารงานของกลม 2. ชวยอ านวยความสะดวกงานระบบการเชอมตอเทคโนโลยภายในกลม ท าใหระบบมประสทธภาพ

3. ประสานการด าเนนงานประชาสมพนธ เผยแพรขอมลขาวสารและผลงานของกลมสงเสรมการจดการศกษาใหครและบคลากรทางศกษาและประชาชนทวไปทราบ

4. สรปและรายงานผลการด าเนนงานในการประสานและการใหบรการ

สรปและรายงานผลการด าเนนงาน

-4-

Flow Chart ปฏบตงาน การประสานและใหบรการ 3. งานจดการประชมภายในกลม

เพอใหการประสานงาน / การด าเนนงานตามภารกจของกลมสงเสรมการจดการศกษา เปนไปดวยความสะดวก เรยบรอย บรรลตามเปาหมายวตถประสงค

ขอบเขตของงาน การจดการประชมภายในกลมสงเสรมการจดการศกษาโดยการศกษา วเคราะหงาน รวบรวม รวมกจกรรมการใหขอมล และเปลยนขอมลตามหวขอเรองทก าหนด

ขนตอนการปฏบตงาน 1. ศกษา วเคราะหขอมลขาวสารทางดานการจดการศกษา และขอมลดานอน ๆทเกยวของ 2. รวบรวมขอมลขาวสารทางดานนโยบายและภารกจส าคญของการจดการศกษา ขอมลอน ๆ 3. เสนอผบงคบบญชา พจารณาและแจงตอเจาหนาทภายในกลมสงเสรมการจดการศกษา 4. จดประชมและจดท ารายละเอยดขอมลแจงในทประชมกลมสงเสรมการจดการศกษา 5. สรปและจดท ารายงานผลการประชม แจงผเกยวของทราบ

xxx ประสานงานกบกลมงานอนในส านกงานและงานภายในกลม

สงเสรมการจดการศกษา หนวยงานและสถานศกษาในงานธรการท

เกยวของกบการบรหารงานของกลมงาน

ชวยอ านวยความสะดวกงานระบบการตอเชอมเทคโนโลยภายในกลม

ประสานการด าเนนงานประชาสมพนธเผยแพรขอมลขาวสารและผลงาน ของกลมสงเสรมการจดการศกษาใหครและบคลากรทางการศกษาและประชาชนทวไป

ทราบ

-5-

Flow Chart ปฏบตงาน การจดประชมภายในกลมสงเสรมการจดการศกษา

ศกษาวเคราะหขอมลขาวสารทางดานการจดการศกษาและขอมลดานอนๆทเกยวของ

จดรวบรวมขอมลขาวสารทางดานการจดการศกษา ขอมลดานอนๆทเกยวของ

เสนอผบงคบบญชาฯ

จดประชมและจดท ารายละเอยด

สรปและจดท ารายงานผลการประชม แจงผเกยวของทราบ

-6-

ร ปแบบรายงานและระเบยบวาระการประช ม

รายงานการประช ม................................... คร งท........../.................

เมอวนท............................. ณ ................................................

ผ มาประช ม

1. ช อ – สกล และหร อต าแหน ง 2. ช อ – สกล และหร อต าแหน ง 3. ช อ – สกล

และหร อตำ แหน ง

ผแทน (หน วยงาน)

4. ช อ – สกล / และหร อต าแหน ง

ผ ไม มาประช ม (ถ าม )

1. ช อ – สกล ต ดราชการ และหร อต าแหน ง

2. ช อ – สกล ต ดราชการ และหร อตำ แหน ง

ผ เข าร วมประช ม ( ถาม )

1. ช อ – สกล และหร อต าแหน ง หน วยงานท ส งกด

เร มประช มเวลา ..................................น.

ประธานกล าวเป ดประช มและด าเนนการประช มตามระเบ ยบวาระต าง ๆ ดง ต อไปน ระเบยบวาระท 1 เรองทประธานแจ งให ท ประช มทราบ

(รายละเอ ยดเร องท ประธานแจงใหทราบ................................................................................................................................................)

ท ประช มร บทราบ

-7-

ระเบยบวาระท 2 เร องการร บรองรายงานการประช ม ประธานเสนอใหทประะช มพจารณาร างรายงานการประช ม คร งท ................... เม อ..............

………………………………………………………………………………………………………............................................ …………………………………………………………………………………………………………...

ทประชมพจารณาแลว รบรองรายงานการประชม ครงท .......... โดยไมมขอแกไขหรอ โดยมการแกไข หนา...........................................

ระเบยบวาระท 3 เรองทเสนอใหทประชมทราบ 3.1 ......................................................................................................................................... (ชอ – สกล และหรอต าแหนงของกรรมการ) แจงวา/รายงานวา............................................ ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................. ทประชมรบทราบ (ล าดบหวขอยอยจนครบถวน)

ระเบยบวาระท 4 เรองทเสนอใหทประชมพจารณา 4.1 ......................................................................................................................................... มตทประชม 1. เหนชอบใหด าเนนการ/อนมตตามเสนอ 2. มอบหมายให.................................................ด าเนนการ................................................ (ล าดบหวขอยอยจนครบถวน)

ระเบยบวาระท 5 เรองอน ๆ (ถาม) ประธานนดประชมครงตอไป ในวนท.................................................................................... ประธานกลาวปดประชม เลกประชมเวลา ............................................. น. ลายมอชอ (........................................) ผจดรายงานการประชม เลขานการ/ผชวยเลขานการ

-8-

ร ปแบบของระเบยบวาระการประช ม

1. แบบเป นทางการ ใชในการประช มใหญ ๆ หร อการประชมทจดอยางสม าเสมอ เปนประจ า มกใชรปแบบวาระเหมอนทกครง 2. แบบไมเปนทางการ เปนการประชมทก าหนดรปแบบงาย ๆ ไมตองมระเบยบวาระครบถวน มกในชในการประชมทไมคอยเปนทางการหรอการประชมกลมยอย ๆ

3. แบบหน วยงานกำหนด บางหน วยงานอาจก าหนดรปแบบเฉพาะ เชน เพมระเบยบวาระ เรองทกทวง ในกรณทเปนเรองพจารณาตามปกตประจ าทกครง ไมตองมการอภปราย หากไมมการทกทวงถอวาเหนชอบ ทงน เพอประหยดเวลาในการประชม

รายละเอยดในระเบยบวาระการประชม

ระเบยบวาระท 1 เรองท ประธานแจงใหท ประช มทราบ หากไม มเรองแจงให ทราบ กเขยนวา ไม ม ในระเบยบวาระท 1 ไมต องม การลงมต เพราะไมใช เรอง

พ จารณา แต อาจม ข อส งเกตได ระเบยบวาระนจะลงทายวา ท ประชมร บทราบ ทประชมบางแหงใชคำวา

เรองแจ งเพอทราบ ซงไมชดเจนวาผใดแจง อาจท าใหสบสน ฉะนน หากเปนการประชมทส าคญ ควรแยก

ระเบยบวาระท 1 ให ประธานเทานนเปนผแจง ถ อเปนการใหเกยรต ประธานดวย

ระเบยบวาระท 2 เรองการรบรองรายงานการประชม ประธานจะเปนผเสนอใหทประชมพ จารณารายงานการประชมครงทผานมา โดยอาจให พ จารณาท

ละหนา ในกรณ ทมไดแจกลวงหนา หรอรวบยอดทงฉบบในกรณท แจกลวงหนาแลว หากไม มผเสนอแกไข เลขานการจะตองบนทกขอความท แกไขใหม อยางละเอ ยด และข อความใหมจะต องปรากฏในรายงาน การ ประชมครงใหมดวย ระเบยบวาระนจะลงทายวา “ท ประช มพ จารณาแลวรบรองรายงานการประชม ครงท...... โดยไม มการแก ไข (หรอมการแกไข...)”

ระเบยบวาระท 3 เรองท เสนอใหทประชมทราบ บางแหงใชค าวา เรองสบเนอง ค อสบเนองจากการประชมครงทแลว เปนการรายงานผลการ

ปฏบตงานทไดรบมอบหมายในการประชมครงก อน ๆ แตการใชค าวา เรองสบเนอง อาจท าใหเกดความ

ผดพลาด โดยมการน าเรองทเลอนจากการพ จารณาครงก อนมาพ จารณาและลงมต ในระเบยบวาระน ท าให สบสนกบระเบยบวาระท 4 ซงเปนเรองพ จารณาโดยเฉพาะ

ในการประชมระเบยบวาระท 3 น เปนเรองทผเขาประชมจะรายงานผลงานหรอเรองราวส าคญใน หนวยงานของตน ทประชมเพ ยงแต ร บทราบ หรอ ม ข อส งเกต เชนเดยวกบระเบยบวาระท 1

-9-

ระเบยบวาระท 4 เรองท เสนอใหทประชมพจารณา ระเบยบวาระนเปนหวใจในการประชม เลขานการจะต องสงขอมลประกอบการพ จารณาให

กรรมการศ กษาลวงหนา หากข อม ลมากจะต องสรปสาระส าคญใหกรรมการอ านดวย หวขอต าง ๆ ทจะน ามา พ จารณาจะตองตงชอเรองให กระชบชดเจนทกเรอง เม อผเกยวของอ านกจะทราบทนทว าเปนเรองใด ท าให ประหยดเวลาอาน และในท ประชมก อภปรายไดตรงประเดน

ในระเบยบวาระท 4 จะลงท ายดวยมตทประชม เช น “ท ประชมม มตอนม ตตามเสนอ” หรอ “ท

ประชมพจารณาแล วม มต ด งน 1...... 2.... 3......” มตทประชมจะตองกระชบ และชดเจนวาอนมต หรอไม

มอบหมายใหใคร ท าอะไร ใหแลวเสรจเมอไร อยางไร เปนตน

ระเบยบวาระท 5 เรองอ น ๆ (ถาม ) ระเบยบวาระน อาจเปนเรองเรงดวนท มไดแจงลวงหนา ภาษาพ ดเร ยกวา วาระจร