INTEGRANTES: Ligia Camalle

Vanessa Jácome

UNIVERSIDAD DE LAS

FUERZAS ARMADAS-ESPE

COMPUTACIÓN AVANZADA

ACCESS

¿Qué es Access?

Access, o Microsoft Access, es un

software que permite gestionar una

base de datos. El programa forma

parte de Microsoft Office, un paquete

de aplicaciones que permiten realizar

tareas de oficina, e introducir datos

en diferentes campos cumpliendo

varios criterios a considerar.

¿Para que sirve?

Maneja bases de datos con información que se

organiza en tablas, entre estas se establecen

relaciones que permiten unirlas. Es posible crear

consultas sencillas o complejas para ver

información. Con Microsoft Access se puede crear

una base de datos, modificar su estructura,

actualizar la información presente. Además, puede

hacer consultas muy eficientes que le permiten

acceder a la información que cumple con

determinadas condiciones. Con Microsoft Access

también puede tener acceso a información

almacenada en fuentes de datos externas, por

ejemplo, bases de datos creadas en otros

manejadores de bases de datos o información

almacenada en Microsoft Excel.

¿Cómo se hace una tabla?

1. En primer lugar debemos ir a la

Ficha Crear y pulsar el botón Tabla

2. Observarás en pantalla del lado

izquierdo el panel de navegación

enlistando la nueva tabla y del lado

derecho una pestaña con el mismo

nombre de la tabla y una cuadrícula

donde podremos crear los campos

de la tabla.

Una tabla es un conjunto de columnas y filas donde se guardarán los

datos de una manera organizada.

3. Definir el campo primario de la

tabla

4. Para cambiar el campo

primario seleccionamos la

opción Cambiar nombre de

campo y podrás cambiar el

nombre del campo directamente

en el encabezado.

Propiedades de una tabla

Las características y comportamiento de las tablas y los campos se

definen y controlan mediante propiedades. Las propiedades de una tabla

se establecen en la hoja de propiedades de dicha tabla; así, puede

establecer la propiedadVista predeterminada de una tabla para indicar el

modo en que la tabla se va a mostrar de forma predeterminada. La

propiedad de un campo define un aspecto del comportamiento del campo

en cuestión. Las propiedades de campo también se pueden establecer en

la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo. Cada campo

presenta un tipo de datos, que define la clase de información almacenada.

Un tipo de datos pueden ser varias líneas de texto o una moneda.

Las propiedades de campos varían según el tipo

de datos que tenemos señalado en cada

momento,, por ejemplo las propiedades de un

campo autonumérico son: "Tamaño del campo",

"Nuevos Valores", "Formato", "Titulo", "Indexado“

Las propiedades para un campo numérico son:

"Tamaño del campo", "Formato", "Lugares

decimales", "Mascara de entrada", "Titulo", "Valor

predeterminado", "Regla de validación", "Texto de

validación", "Requerido", "Indexado’’

"Tamaño del campo": Determina el numero de caracteres que puede contener un campo de texto, en los campos de tipo

numérico sirve para determinar el numero mas grande que se podrá introducir en ese campo.

"Formato": Permite mostrar las fechas y números con un formato determinado

"Lugares decimales": Determina el numero de cifras decimales que aparecerán cuando se use un formato con los campos

numérico y moneda

"Mascara de entrada": Obliga a que los datos introducidos en un campo se ajusten a un formato determinado.

"Titulo": Especifica el nombre que se usara en los formularios y en los informes, en lugar del propio nombre del campo

"Valor predeterminado": Valor que tomara el campo por omisión cuando se agregue un nuevo registro a la tabla.

"Regla de validación": Determina las condiciones que debe cumplir el dato para introducir en el campo y ser aceptado.

"Texto de validación": Establece el texto del mensaje que aparecerá si el dato que se pretende introducir en el campo no

cumple la regla de validación

"Requerido": Indica que es obligatorio introducir un dato en el campo.

"Permitir longitud cero": Permite que se guarden cadenas de longitud cero en un campo de tipo Texto o Memo

"Indexado": Determina si este campo será un índice de la tabla.

Reglas de validación

Una regla de validación limita o

controla lo que los usuarios

pueden escribir en un campo de

tabla o un control (como un

cuadro de texto) de un

formulario. Access permite

validar los datos de diversas

maneras y, a menudo, se usan

varias de esas técnicas para

definir una regla de validación.

Tipos de reglas de validación

Se puede usar asimismo la propiedad regla de validación para requerir que se

escriban valores específicos, y la propiedad texto de validación para informar a

los usuarios de los errores. Por ejemplo, si se escribe la regla>100 Y <1000 en

la propiedad regla de validación, se obliga a los usuarios a especificar valores

comprendidos entre 100 y 1.000. La regla [FechaFin]>=[FechaInicio] obliga a los

usuarios a escribir una fecha de finalización igual o posterior a la fecha de inicio.

Si se escribe el texto "Especifique valores comprendidos entre 100 y 1.000"

Tipos de relaciones de tabla

Para que los datos de las tablas se puedan seleccionar, encontrar y

procesar de forma rápida y eficaz, es necesario que las tablas no se

encuentren aisladas unas de otras. Las tablas tienen que estar

relacionadas con otras formando estructuras relacionales..

Las relaciones pueden ser de cuatro tipos:

1. De uno a uno.

2. De uno a varios.

3. De varios a varios.

1 2

3

Definición de consulta

Son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para

conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una

consulta en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda

para encontrar, exactamente, la información que deseas.

¿Cómo se hace una consulta?

Paso 1: Seleccionar la pestaña crear que se encuentra en la parte superior de

la Cinta de opciones y hacer clic en el comando diseño de consulta.

Paso 2: Access abrirá la vista diseño de consulta. En la pantalla aparecerá el

cuadro de diálogo mostrar tabla. Allí se verá una lista con el nombre de cada una

de las tablas de la base de datos. Seleccionar la tabla en la que se desea

ejecutar la consulta y, luego, hacer clic en el botón Agregar.

Paso 3: La tabla seleccionada aparecerá como una pequeña ventana en el panel

de relación de objeto. Allí se verá una lista con los nombres de los campos de la

tabla. Hacer doble clic sobre los campos donde aparecerán los resultados de la

consulta. En este ejemplo, vamos a informar sobre la promoción a personas que

viven en Houston. Por ello, vamos a incluir los campos: Nombres, Apellidos, Mail,

Ciudad y Código Zip.

Paso 4: Establece los criterios de búsqueda. Para ello, haz clic en la

fila Criterios del campo que deseas filtrar. Al escribir los criterios en más de un

campo, los resultados de la consulta serán los datos que cumplen con los

criterios fijados por ti. Debes tener en cuenta que a la hora de escribir los

criterios, estos deben ir entre comillas como por ejemplo "Houston“

Paso 5: Después de haber establecido los criterios de tu búsqueda, haz clic

en el botón Ejecutar que se encuentra en la Cinta de opciones.

Paso 6: Los resultados de la consulta se mostrará en la vista Hoja de datos,

que es parecida a una tabla. Si deseas guardar esta consulta, haz clic en el

comando Guardar que se encuentra en la Barra de herramientas de acceso

rápido, cámbiale el nombre y haz clic en el botón aceptar.

Tipos de consultas

CONSULTAS DE SELECCIÓN

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de

una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado

podremos consultar los datos para. Una consulta de selección genera una tabla

lógica (no está físicamente en el disco duro sino en la memoria).

CONSULTAS DE ACCIÓN

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de

consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de

creación de tablas.

CONSULTAS ESPECÍFICAS DE SQL

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino

que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión.

CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN

Se usan para modificar registros automáticamente; para crear una de

estas tareas primero se debe crear una consulta de selección y luego en

la vista de diseño se hace clic en actualizar.

CONSULTAS DE ELIMINACIÓN

Este tipo de consultas se usa para eliminar un conjunto de datos de una o

mas tablas.

CONSULTAS DE DATOS ANEXOS

Se usan para copiar datos de una tabla a otra por medio de un criterio.

Primero se crea una consulta con la tabla que contiene los datos que

deseamos copiar.

CONSULTAS DE DATOS ANEXOS

Crea una nueva tabla a partir de la totalidad o una parte de los datos de

una o mas tablas las consultas de creación de tabla son útiles para crear

una tabla que desea exportar a otra base de datos.

Criterios de consulta

Cuando se desea limitar los resultados de

una consulta basada en los valores de un

campo, se usan los criterios de consulta. Un

criterio de consulta es una expresión que

Access compara con los valores de los

campos de consulta para determinar si se

va a incluir o no el registro que contiene

cada uno de los valores. Por ejemplo, =

"Chicago" es una expresión que Access

puede comparar con los valores de un

campo de texto de una consulta. Si el valor

para ese criterio en un registro determinado

es "Chicago“.

Criterio Descripción

>25 y <50 Este criterio se aplica a campos Número, como

Precio o UnidadesEnStock. El resultado incluye

solamente aquellos registros en los que el campo

Precio o UnidadesEnStock contiene un valor mayor

que 25 y menor que 50.

DifFecha("aaaa",

[FechaNacimiento],

Fecha()) > 30

Este criterio se aplica a campos Fecha/Hora, como

FechaNacimiento. En el resultado de la consulta,

sólo se incluyen los registros en los que el número

de años entre la fecha de nacimiento de una

persona y la fecha actual es mayor que 30.

Es Nulo Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de

campo para que se muestren los registros en los

que el valor de campo sea nulo.

Reglas de validación de consulta

Puede probar las reglas de validación escribiendo una consulta que

compruebe si hay registros que no cumplen la regla de validación. Los

resultados de esa consulta muestran exactamente los registros que no

cumplen los requisitos de validación. Por ejemplo, si establece la

propiedad requerido en Sí o en No es Nulo, comprobará los campos

cuyo valor no sea nulo.

Definición de formulario

Los formularios en access permitendiseñar los datos para que estossean visualizados en pantalla.

Son interactivos, por lo tantopermiten introducir nuevos registrosen las tablas, modificar e inclusoborrar registros de una o variastablas relacionales.

También se pueden hacer cálculos(campos calculados o controles decuadros de texto) con los datos delas tablas.

Tipos de formularios

COLUMNA SIMPLE: El formulario obtenido

muestra todos los campos de un registro en

una única columna.

TABULAR: El formulario tiene la estructura de

tabla: registros en fila y campos en columnas.

GRÁFICO: se abre el asistente para gráficos.

PRINCIPAL/SUBFORMULARIO: asistente

para usar varias tablas o consultas en un

mismo formulario.

AUTOMÁTICO: crea un formulario de columna

simple sin preguntar nada al usuario.