acta no. 20-2014 - archivo nacional de costa rica · enviar copia de este acuerdo a la señora...
TRANSCRIPT
ACTA No. 20-2014 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la
Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día
05 de junio de 2014; con la asistencia de la señora Tamara Baum Gutiérrez, Presidente
de la Comisión; el señor Javier Gómez Jiménez, Jefe por recargo del Departamento
Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión; el señor Raymundo Brenes Rosales,
Historiador; la señorita Natalia Cantillano Mora, Técnica nombrada por la Dirección
General del Archivo Nacional; la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión y
la señora Andrea Torres Hernández, secretaria del Departamento Servicios
Archivísticos Externos quien levanta el acta. Ausente con justificación la señora
Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Convocados el señor
Carlos Monge Trejos, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos (Cised) del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y Encargado del
Archivo Central de ese ministerio; la señora Ivannia Vindas Rivera, Secretaria del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de Fonabe y
Encargada del Archivo Central de esa institución y la señora María del Carmen Retana
Ureña, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el
análisis de las tablas de plazos presentadas por los Cised del Ministerio de Relaciones
Exteriores y Culto y Fonabe respectivamente.--------------------------------------------------------
CAPÍTULO I. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS
COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.----------------------------
ARTÍCULO 1. Oficio CISED-02-2014 de 29 de mayo del 2014 recibido el 30 de mayo
del 2014; suscrito por la señora María Virginia Méndez Argüello, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de Correos de Costa Rica S.A.
y Encargada del Archivo Central de esa institución, por medio del cual presenta 1
valoración parcial con 1 serie documental.-------------------------------------------------------------
ACUERDO 1. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento
Servicios Archivísticos Externos, el oficio CISED-02-2014 de 29 de mayo del 2014
recibido el 30 de mayo del 2014; suscrito por la señora María Virginia Méndez Argüello,
Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de
Correos de Costa Rica S.A. y Encargada del Archivo Central de esa institución, por
medio del cual presenta 1 valoración parcial con 1 serie documental; para que lo asigne
a un profesional para la revisión, el análisis y preparación del informe de valoración
correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de acuerdo con la
metodología de valoración aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de noviembre del
2012. Enviar copia de este acuerdo a la señora María Virginia Méndez Argüello,
Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de
Correos de Costa Rica S.A. ACUERDO FIRME.----------------------------------------------------
CAPÍTULO II. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS
SIGUIENTE VALORACIONES DOCUMENTALES-------------------------------------------------
ARTÍCULO 2. Análisis del Informe de Valoración IV-012-2014-TP. Asunto: Tablas de
plazos de conservación de documentos. Fondo: Ministerio de Relaciones Exteriores y
Culto. Convocado: el señor Carlos Monge Trejos, Presidente del Comité Institucional
de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de Relaciones
Exteriores y Culto y Encargado del Archivo Central de ese ministerio y la señora María
del Carmen Retana Ureña, profesional del Departamento Servicios Archivísticos
Externos asignada para el análisis de las tablas de plazos presentadas por el Cised del
Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de
que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la
Comisión para su consulta. Al ser las 8:40 horas ingresan el señor Monge Trejos y la
señora Retana Ureña, quien procede con la lectura del informe de valoración No. IV-12-
2014-TP sin destacar ninguna consideración: --------------------------------------------------------
ACUERDO 2. Comunicar al señor Carlos Monge Trejos, Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de
Relaciones Exteriores y Culto y Encargado del Archivo Central de ese ministerio; que
esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración de tablas de plazos de
conservación de documentos presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio
N° CISED-001-2014 de 03 de marzo del 2014, para el Fondo: Ministerio de Relaciones
Exteriores y Culto, Subfondos: Límites, Fronteras y Tratados Internacionales;
Departamento Desarrollo Sostenible y Medio Ambiente; Áreas Geográficas, Oficinas de
Becas, Departamento Proceso Financiero, Proceso Recursos Humanos, Proveeduría
Institucional, Departamento de Pasaportes, Departamento de Servicios Generales, y
Departamento Seguros Internacionales del Servicio Exterior; y declara con valor
científico cultural las siguientes series documentales: ---------------------------------------------
Fondo: Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, MRREE ----------------------------
Subfondo 1. Viceministro. Subfondo 1.1. Dirección de Política Exterior1. Subfondo
1.1.1. Departamento Límites, Fronteras, y Tratados Internacionales2. Funciones
de la unidad: Atender, coordinar y resolver cualquier tipo de controversia en materia
limítrofe y fronteriza. Coordinar con la Asesoría Jurídica del Ministerio y otros órganos
oficiales de gobierno el estudio y planteamiento de temas legales de competencia
internacional. Proponer mecanismos jurídicos y políticos que favorezcan el desarrollo
fronterizo y transfronterizo. Promover reuniones binacionales a fin de alcanzar
acuerdos y mecanismos que permitan el ordenamiento y crecimiento de las regiones
fronterizas. Propiciar la coordinación interinstitucional a nivel nacional, con el
propósito de establecer políticas fronterizas, así como definir su implementación.
Coordinar con entidades nacionales e internacionales para la búsqueda de recursos
destinados a favorecer el desarrollo socioeconómico de las zonas fronterizas.
Coordinar con las contrapartes nacionales e internacionales el proceso de
densificación fronteriza (marítima y terrestre) y resolver las controversias que se
susciten. Participar en todas las comisiones de trabajo vinculadas con asuntos
fronterizos en materia jurídica, social, económica, ambiental, cultural, migratoria, de
seguridad, desastres naturales y emergencias, etc. Promover la capacitación, el
estudio e intercambio de experiencias en temas relacionados con materia limítrofe y
fronteriza, a través de redes de información. Atender directrices y lineamientos del
Director de Política Exterior para la elaboración de acuerdos, tratados y convenios
1 En sesión CNSED N° 27-2013 de 04 de setiembre de 2013, del subfondo Dirección de Política
Exterior, se conocieron los subfondos Departamento Derecho Internacional y Derechos Humanos, 1.2 Departamento Asuntos de Desarme, Terrorismo y Crimen Organizado, 1.3 Departamento de Organismos Internacionales.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 La tabla de plazos aparece firmada por la señora Linyi Baidal Sequeira, directora de la Dirección de
Política Exterior y el señor Carlos Eduardo Monge Trejos, Presidente del CISED.---------------------------------
internacionales. Atender la gestión de asuntos específicos a solicitud de organismos
nacionales e internacionales en materia de documentos de negociación y participar
en la fase de negociación. Asistir a las instituciones públicas en la formulación de
tratados, acuerdos y convenios aplicando los fundamentos del derecho internacional.
Presentar ante el Congreso de la República los tratados internacionales y dar
seguimiento al proceso de aprobación. Interpretar y aplicar instrumentos jurídicos con
base en la normativa convencional regional y mundial en relación con el derecho civil,
ley orgánica del Ministerio de Relaciones Exteriores y su reglamento y votos de la
Sala Constitucional. Atender y dar seguimiento a los asuntos limítrofes y de
seguridad jurídica en resguardo de la soberanía nacional. Representar al país
jurídicamente y aplicar los instrumentos jurídicos internacionales en la resolución de
asuntos de soberanía nacional ante organismos regionales y mundiales.-----------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
1.1.1.1. Correspondencia. Original y copia.
Original y copia Dirección de Política Exterior,
Asamblea Legislativa, Despacho Ministro.
Contenido: Cartas relacionadas con el servicio de
principal apoyo técnico jurídico del Ministerio, en
materia de tratados y conflictos limítrofes,
vigilando que los instrumentos internacionales
que Costa Rica negocie y suscriba, en las áreas
de su competencia, se enmarquen dentro de las
prescripciones del ordenamiento jurídico nacional
Si, ya que refleja la información
relacionada con la toma de
decisiones institucionales a nivel
jerárquico. Conservar la
correspondencia de carácter
sustantivo a criterio del Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos
(Cised) y el Jefe de la Oficina
Productora. Evitar duplicidad con
e internacional. Fechas extremas: 1998-2014.
Soporte: papel. Cantidad: 0,80 metros. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la oficina
productora y 15 años en el Archivo Central.--------
la correspondencia de la
Dirección de Política Exterior.-----
---------------------------------------------
--------------------------------------------
1.1.1.3. Expedientes de antecedentes de
acuerdos y/ o convenios3. Original y copia.
Original y copia contrapartes. Contenido: Notas
verbales, plenos poderes, negociaciones de
acuerdos y/o convenios, actas de rondas de
negociación4, consultas institucionales, agendas,
borradores de acuerdos y/o convenios. Fechas
extremas: 1955-2014. Soporte: papel. Cantidad:
31.63 metros. Vigencia administrativa-legal: 5
años en la oficina productora y 15 años en el
Archivo Central.---------------------------------------------
Sí. Porque permiten conocer los
diferentes puntos de vista en las
deliberaciones y negociaciones
que anteceden al texto final
firmado de los acuerdos y
convenios. Se recomienda no
custodiar los borradores de los
convenios. Estos antecedentes
complementan la serie 1.1.1.9
Tratados y Convenios.--------------
---------------------------------------------
1.1.1.5. Expedientes de asuntos limítrofes y Sí. Porque informan sobre
3 Por lo general los convenios se hacen para cumplir con normas internacionales enunciadas, cuyas
disposiciones han sido establecidas con la colaboración de organismos internacionales como las Naciones Unidas, la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación, la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, la Organización Mundial de la Salud, y siguen postulados como la Declaración Universal de Derechos Humanos, del Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales, del Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos y la Organización Internacional del Trabajo, entre otros.---------------------------- Asimismo, los convenios demandan de manera preliminar la revisión y enmiendas de anteriores convenios, rondas de negociaciones, redacción del texto, ratificación y registro.----------------------------------- 4 Las rondas de negociación se regulan mediante mandatos para establecer el modo de las
negociaciones. Por ejemplo, la Organización Mundial del Comercio vela por la correcta aplicación del conjunto de reglas que rigen el comercio multilateral y que sirve como foro para que los gobiernos continúen negociando iniciativas para la reducción de las barreras al comercio.-----------------------------------
fronterizos. Original sin copia. Contenido: Cartas
de negociación por cobros indebidos y por
movimientos de mojones, informes y cartas sobre
limitaciones a la pesca o al tránsito, dragado de
río, ocupación de tierras y proyectos de
desarrollo ambiental y desarrollo socioeconómico
de la zona fronteriza. Fechas extremas: 1990-
2014. Soporte: papel. Cantidad: 0,53 metros.
Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina
productora y 15 años en el Archivo Central.--------
diferendos y altercados con
países limítrofes, así como
proyectos de desarrollo
ambiental y socioeconómico de
la zona fronteriza y permiten
conocer la problemática que
afronta el Estado costarricense
en la salvaguarda de su territorio
y soberanía nacional.---------------
---------------------------------------------
1.1.1.9. Tratados y Convenios5. Original y copia.
Original y copia contraparte. Contenido: Tratados
y Convenios de reconocimiento y establecimiento
de relaciones, de asistencia recíproca, protección
de derechos de autor, de derechos humanos, de
comercio y de extradición entre otros. Fechas
extremas: 1985-20146. Soporte: papel.
Cantidad: 30.29 metros. Vigencia administrativa-
legal: 10 años en la oficina productora y 15 años
en el Archivo Central.-------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Sí. Porque los convenios y
tratados informan de los
acuerdos bilaterales cuya
observancia rigen las relaciones
sociopolíticas y comerciales del
Estado y permiten conocer
cuáles son las regulaciones en
materias como comercio,
navegación, telecomunicaciones,
salud, educación ciencia, cultura
y trabajo.--------------------------------
5 En la actualidad los tratados comerciales los tramita la Dirección de Comercio Exterior del Ministerio de
Comercio Exterior. Los respectivos documentos se custodian en ese ministerio.--------------------------------- 6 En el Archivo Nacional se localizan en el Fondo Relaciones Exteriores, la serie Convenios y Tratados,
fechas extremas 1845-1987, cantidad 1364 unidades, 22 metros.-----------------------------------------------------
Subfondo 1.1.2. Departamento Desarrollo Sostenible y Medio Ambiente7.
Funciones: Participar con instituciones públicas y privadas en la formulación de
políticas y estrategias nacionales sobre Desarrollo Sostenible y Medio Ambiente.
Elaborar y presentar ante los organismos internacionales y en cumbres mundiales la
posición de Costa Rica en materia de Desarrollo Sostenible y Medio Ambiente.
Apoyar y prestar colaboración a los sectores público y privado (ONG`s) para la
definición de prioridades nacionales en materia de desarrollo sostenible.-----------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
1.1.1.2. Correspondencia. Original y copia.
Original y copia Dirección de Política Exterior.
Contenido: Cartas relacionadas con los esfuerzos
para reflejar en la política exterior costarricense,
la política ambiental que ha marcado el desarrollo
del país y lograr con ello un mayor vínculo con el
ente rector y otras organizaciones públicas y
privadas que tienen papeles importantes en las
políticas relacionadas con el desarrollo humano
sostenible. Fechas extremas: 1998-2014.
Soporte: papel. Cantidad: 2,75 metros. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la oficina
productora y 15 años en el Archivo Central.--------
Sí. Porque informa sobre las
políticas y estrategias nacionales
sobre Desarrollo Sostenible y
Medio Ambiente, la proyección y
compromiso internacional del
Estado en la materia y permite
conocer el nivel de
sensibilización mundial acerca
del entorno. Conservar la
correspondencia de carácter
sustantivo a criterio del Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos
7 La tabla de plazos aparece firmada por la señora Linyi Baidal Sequeira, de la Dirección de Política
Exterior y el señor Carlos Eduardo Monge Trejos, Presidente del CISED. Este departamento fue establecido mediante la reorganización de la estructura orgánica de la Dirección de Política Exterior, aprobada en noviembre de 2006.------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
(Cised) y el Jefe de la Oficina
Productora. Evitar duplicidad con
la correspondencia de la
Dirección de Política Exterior.-----
Subfondo 1.1.3. Áreas Geográficas8. Funciones: Proceder al análisis y elaboración
de proyectos de declaraciones conjuntas bilaterales en atención a instrucciones
emanadas de los niveles superiores, Ministro, Viceministro y Director de Política
Exterior. Valorar y preservar los intereses nacionales en los procesos de negociación
de políticas y acuerdos bilaterales con delegaciones de otras naciones y organismos
regionales. Establecer los procedimientos para la elaboración de convenios de
carácter bilateral como base para la concertación de los intereses nacionales en
materias de interés nacional y regional. Realizar estudios de la realidad nacional y
de hechos internacionales actuales, en atención de consultas técnicas de las
instituciones nacionales, de otras cancillerías y las diferentes unidades internas y
externa de este Ministerio. Preparar declaraciones políticas y técnicas en materia de
relaciones bilaterales con países y organismos regionales de interés nacional en
apoyo a la gestión de esta Cancillería, representaciones en el exterior y entidades de
gobierno. Atender los compromisos nacionales relacionados con organismo
regionales de la Unión Europea. Realizar estudios e investigaciones relacionados
con el establecimiento de relaciones diplomáticas y comerciales con nuevos países.
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
8 La tabla de plazos aparece firmada por la señora Linyi Baidal Sequeira, de la Dirección de Política
Exterior y el señor Carlos Eduardo Monge Trejos, Presidente del CISED.-------------------------------------------
1.1.3.1. Correspondencia. Original y copia.
Original y copia Dirección de Política Exterior.
Contenido: Cartas relacionadas con promover las
mejores relaciones bilaterales del país con
América Central y el Caribe, América del Norte,
América del Sur, Asia, África y Oceanía, Europa y
la Unión Europea y con los Organismos
regionales. Fechas extremas: 1985-2014.
Soporte: papel. Cantidad: 9.38 metros. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la oficina
productora y 15 años en el Archivo Central.--------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Sí. Porque informa sobre la
promoción de las relaciones
bilaterales internacionales y
permite conocer las políticas
ejecutadas para ese efecto.
Conservar la correspondencia de
carácter sustantivo a criterio del
Comité Institucional de Selección
y Eliminación de Documentos
(Cised) y el Jefe de la Oficina
Productora. Evitar duplicidad con
la correspondencia de la
Dirección de Política Exterior.-----
1.1.3.2. Informes. Original y copia. Original y
copia contraparte, copia Dirección Política
Exterior. Contenido: Informes técnicos y de
seguimiento del estado y del desarrollo de las
relaciones bilaterales de Costa Rica con los
diferentes países contraparte. Fechas extremas:
1986-2014. Soporte: papel. Cantidad: 0.91
metros. Vigencia administrativa-legal: 5 años en
la oficina productora y 15 años en el Archivo
Central.-------------------------------------------------------
Sí. Porque informan sobre el
estado y desarrollo de las
relaciones bilaterales de Costa
Rica con los diferentes países
contraparte y permite conocer el
estado de la política exterior del
país. Evitar duplicidad con los
informes de la Dirección de
Política Exterior.-----------------------
---------------------------------------------
Subfondo 2. Viceministro Administrativo. Subfondo 2.1. Dirección General.
Subfondo 2.1.1. Departamento Proceso Financiero9. Funciones: Vigilar que la
actividad presupuestaria del Ministerio sea acorde con el ordenamiento jurídico y la
normativa técnica impartida por la Dirección General de Presupuesto Nacional.
Coordinar y consolidar el anteproyecto de presupuesto del órgano, atendiendo la
normativa técnica establecida por la Dirección General de Presupuesto Nacional, así
como lineamientos y directrices, generales y específicos, emitidos por la Autoridad
Presupuestaria. Presentar el anteproyecto al Ministro para su aprobación y posterior
trámite ante la Dirección General de Presupuesto Nacional. Coordinar, consolidar y
presentar al Ministro, la programación financiera de la ejecución del presupuesto y
velar por el cumplimiento de la programación definitiva, una vez autorizada por el
Ministro y aprobada por la Dirección General de Presupuesto Nacional. Efectuar el
registro electrónico de las operaciones contables que se realizan durante el proceso
de ejecución presupuestaria, en el sistema de información que autorice el ente rector
del Sistema de Administración Financiera, según la competencia que se defina al
efecto en los Manuales de Procedimientos del Sistema Integrado de la Gestión de la
Administración Financiera y la normativa legal vigente. Ejercer el control jurídico,
contable y técnico de los documentos propios de su competencia, de conformidad
con los Manuales de Procedimientos del Sistema Integrado de la Gestión de la
Administración Financiera y la normativa legal vigente. Mantener y custodiar el
archivo de los documentos que respaldan las operaciones contables que se realizan
durante el proceso de ejecución presupuestaria, de conformidad con los Manuales de
9 La tabla de plazos aparece firmada por el señor Arnulfo Sterling Carrington, Director Financiero, y el
señor Carlos Eduardo Trejos Monge, Presidente del CISED.------------------------------------------------------------
Procedimientos del Sistema Integrado de la Gestión de administración Financiera y la
normativa vigente. Administrar la caja chica de conformidad con las disposiciones
que se establezcan para tal efecto. Proponer a la Tesorería Nacional los pagos que
correspondan por los bienes o servicios adquiridos de conformidad con las
regulaciones que al efecto ésta defina. Las demás que establezca la legislación
vigente y otras disposiciones complementarias emitidas por los órganos competentes
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
2.1.1.15. Expedientes de proyecto de
presupuesto. Copia. Original Hacienda.
Contenido: Comparativo del presupuesto anterior
y el presupuesto proyectado, cartas de remisión,
justificaciones de las subpartidas solicitadas
según cada programa. Fechas extremas: 1976-
2014. Soporte: papel. Cantidad: 3, 21 metros.
Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina
productora y 5 años en el Archivo Central.----------
Sí. Ya que refleja la proyección
presupuestaria y programática
anual de los recursos
económicos de la institución.
Conservar el presupuesto
aprobado de cada año.--------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
2.1.1.17. Expedientes modificaciones
presupuesto. Copia. Original Ministerio de
Hacienda. Contenido: Cartas de remitidas al
Ministerio de Hacienda solicitando liberación de
presupuesto y sus modificaciones, desglose de
subpartidas a modificar según programa,
justificaciones de las modificaciones,
Sí. Ya que reflejan el
comportamiento financiero del
Ministerio de Relaciones
Exteriores y sirven como insumo
para el estudio del cumplimiento
de metas institucionales,
comparables a través del tiempo.
certificaciones de rebajas en subpartidas.
Fechas extremas: 1982-2014. Soporte: papel.
Cantidad: 1,65 metros. Vigencia administrativa-
legal: 5 años en la oficina productora y 5 años en
el Archivo Central.-----------------------------------------
Complementa la serie
documental 2.1.1.15.
Expedientes de proyecto de
presupuesto.---------------------------
--------------------------------------------
2.1.1.21. Informes financieros10. Original. Copia
Representaciones de Costa Rica en el Exterior.
Contenido: Evaluaciones de la ejecución
presupuestaria de las representaciones de Costa
Rica en el exterior, respecto al tiempo de
presentación, forma y contenido de las
liquidaciones de gastos. Fechas extremas: 1983-
2014. Soporte: papel. Cantidad; 0.84 metros.
Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina
productora y 5 años en el Archivo Central.----------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Sí, porque permite conocer la
ejecución presupuestaria de las
representaciones de Costa Rica
en el exterior, valorando
cuantitativa y cualitativamente el
cumplimiento de los objetivos,
metas y los resultados
alcanzados en el ejercicio
presupuestario. Conservar los
informes de ejecución
presupuestaria del IV trimestre,
ya que reflejan el uso óptimo de
los recursos asignados a las
embajadas.-----------------------------
2.1.1.24. Liquidación de presupuesto. Copia.
Original Ministerio Hacienda. Contenido: Cartas
de envío al Ministerio de Hacienda, reportes de
Sí. Porque evidencian el uso de
recursos presupuestarios del
Ministerio de Relaciones
10
El señor Carlos Monge Trejos indicó en la sesión 20-2014 que esos informes financieros corresponden a las liquidaciones presupuestarias trimestrales de las embajadas.--------------------------------------------------
subpartidas aplicadas, saldos y órdenes de
compra no incluidas a la fecha del corte de la
liquidación, desgloses de subpartidas según cada
programa presupuestal, consultas al sistema de
hacienda, solicitudes de crédito especial. Fechas
extremas: 1986-2014. Soporte: papel. Cantidad:
0.75 metros. Vigencia administrativa-legal: 5
años en la oficina productora y 5 años en el
Archivo Central.---------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Exteriores y Culto. Conservar los
informes de ejecución
presupuestaria del IV trimestre,
ya que reflejan el uso óptimo de
los recursos asignados al
ministerio y complementa las
series “2.1.1.15. Expedientes de
proyecto de presupuesto” y
“2.1.1.17. Expedientes
modificaciones presupuesto”.-----
Subfondo 2.1.2. Proceso Recursos Humanos11. Funciones: Establecer políticas y
ejecutar programas institucionales dirigidos al mejoramiento y desarrollo del recurso
humano al servicio del Ministerio. Diseñar y ejecutar programas de reclutamiento,
selección e inducción de personal con el fin de satisfacer las necesidades de recurso
humano que tiene la institución. Velar por la correcta aplicación de los principios
legales y administrativos en la conducción del recurso humano en lo que respecta a
trámites administrativos como control de asistencia, vacaciones y relaciones
laborales, brindando la asesoría necesaria a los funcionarios y a la Administración
Superior. Diseñar y ejecutar programas de capacitación y desarrollo orientados a
mejorar el nivel técnico y/o profesional de los funcionarios del Ministerio. Atender
oportuna y satisfactoriamente los requerimientos sanitarios, ambientales y
organizacionales de los funcionarios de la institución, buscando condiciones de
11
La tabla de plazos aparece firmada por el señor Abelardo Quirós Rojas, del Proceso de Recursos
Humanos y el señor Carlos Eduardo Trejos Monge, Presidente del CISED.----------------------------------------
trabajo agradables y estimulantes para un buen desempeño, en atención a las
políticas de salud ocupacional. Coordinar con la Dirección General de Servicio Civil
las acciones relacionadas con la administración de Recursos Humanos. Elaborar el
anteproyecto de presupuesto de salarios para los funcionarios de la Institución
siguiendo los lineamientos emitidos por el Ministerio de Hacienda. Desarrollar los
mecanismos y herramientas necesarias que garanticen la correcta elaboración de la
planilla, la administración de las deducciones, y la transferencia de la información, de
la composición de los pagos y salarios y su seguimiento, mediante la revisión de
sumas pagadas de más, anulación de giros, cálculos para tipos de cambio,
diferencias por aumentos o rebajos, con el fin de enviarlo a la Tesorería Nacional del
Ministerio de Hacienda, para que éste deposite lo que corresponde a los
funcionarios. Tramitar ante la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) y el
Instituto Nacional de Seguros (INS) las planillas de funcionarios activos del Ministerio.
Atender y aplicar las directrices institucionales mediante el estudio y análisis de los
pronunciamientos que tengan relación con la naturaleza del trabajo. Controlar el
cumplimiento y correcta aplicación del Sistema de Evaluación del Desempeño como
estímulo para propiciar una mayor eficiencia y como factor a considerar para
capacitación, ascensos, concesión de permisos y demás fines que se estimen
pertinentes. Revisar periódicamente los cambios a que se ven sometidos los puestos
y proceder a su actualización, considerando los objetivos, estructura organizacional
avalada por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica
(MIDEPLAN), estructura ocupacional, funcionamiento, cobertura, procedimientos y
otros aspectos que afecten la clasificación del puesto y obedezcan a un
ordenamiento racional para el cumplimiento de los objetivos de la Institución.-----------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
2.1.2.7. Expedientes de exfuncionarios. Original
sin copia. Contenido: Acciones de personal,
solicitudes de constancias, constancias de salario
y de tiempo laborado; solicitudes de vacaciones;
solicitudes de pagos; evaluaciones de
desempeño de renuncia; trámites de despido,
justificaciones de ausencia o tardía; resoluciones
de Recursos Humanos; contratos de dedicación
exclusiva; fotocopias de títulos; fotocopias de
cédula; hojas de vida; cartas de renuncia;
trámites de despido. Fechas extremas: 1965-
2014. Soporte: papel. Cantidad: 24.51 metros.
Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina
productora (después de finalizar el vínculo
laboral) y 45 años en el Archivo Central.-------------
Sí. Conservar una muestra
máxima de 5% de expedientes
de los funcionarios, que se hayan
destacado por su influencia en el
desarrollo institucional o por la
jerarquía de los puestos que
ocuparon a criterio del Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos
(Cised) y el Jefe de la Oficina
Productora.-----------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
2.1.2.8. Expedientes de funcionarios activos.
Original sin copia. Contenido: Acciones de
personal, solicitudes de constancias, constancias
de salario y de tiempo laborado; solicitudes de
vacaciones; solicitudes de pagos; evaluaciones
de desempeño justificaciones de ausencia o
Sí. Conservar una muestra
máxima de 5% de expedientes
de los funcionarios, que se hayan
destacado por su influencia en el
desarrollo institucional o por la
jerarquía de los puestos que
tardía; resoluciones de Recursos Humanos;
contratos de dedicación exclusiva; fotocopias de
títulos; fotocopias de cédula; hojas de vida.
Fechas extremas: 1980-2014. Soporte: papel.
Cantidad: 27 metros. Vigencia administrativa-
legal: 5 años en la oficina productora (permanece
en la oficina mientras exista vínculo laboral)y 45
años en el Archivo Central.------------------------------
ocuparon a criterio del CISED y
el jefe de la oficina productora. ---
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
Subfondo 2.1.3. Proveeduría Institucional12. Funciones: Recibir, tramitar y
custodiar toda clase de documentos y expedientes relacionados con sus funciones y
proceder a su archivo cuando corresponda. De acuerdo al “Reglamento para el
Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios del Gobierno”
Decreto Ejecutivo Nº 30640-H de 20 de junio del 2002, reformado por Decreto
Ejecutivo número 31483-H de 19 de agosto del 2003, se crearon dos áreas, Control y
Programación y Contrataciones. Atender consultas que le formulen las diversas
personas públicas o privadas relacionadas con sus funciones. Realizar las labores
de Planeamiento y/o programación que correspondan para el mejor desempeño de
sus funciones. En compras directas y licitaciones, confeccionar el cartel o pliego de
condiciones y tramitar el procedimiento hasta la emisión del pedido de compra.
Tramitar los procedimientos de remate para vender o arrendar bienes muebles,
inmuebles, o semovientes. Recibir, custodiar y dar seguimiento a las garantías de
participación y cumplimiento presentadas por los participantes en los diversos
12
La tabla de plazos aparece firmada por el señor José A. Soto Varela, de Proveeduría Institucional y el
señor Carlos Eduardo Monge Trejos, Presidente del CISED.------------------------------------------------------------
procedimientos de contratación, y recomendar en el ámbito interno del Ministerio lo
pertinente en punto a su ejecución o devolución, según corresponda. Proceder a las
labores de recepción, almacenamiento y distribución de bienes que interesen al
respectivo Ministerio. Ejercer control y darle el debido seguimiento actualizado a
través de un Inventario permanente a todos los bienes del Ministerio, según la
reglamentación o manuales técnicos que se dicten sobre el particular. Mantener
actualizada, con la coordinación estrecha de la Dirección General de Administración
de Bienes y Contratación Administrativa, un sistema electrónico de procesamiento de
datos confiable y suficiente (Sigaf y Compra Red), que le permita por medio de
registros fidedignos, realizar las funciones que le competen, y, de manera especial,
brindar información a los administrados, comunicar actos de procedimiento y recibir
ofertas y sus aclaraciones, que garantice la identificación y certeza del emisor y
receptor, la hora, fecha y el contenido del mensaje, según las facultades y límites que
permite la legislación vigente. Elaborar y publicar el programa anual de
adquisiciones y sus modificaciones. Le corresponde asegurar que las actividades
para la adquisición, custodia y distribución y control de materiales de la institución se
den adecuada, ágil y oportunamente. Elaborar los contratos con los que se dará la
evaluación y el seguimiento de los servicios contratados. Realizar el proceso de
compra y abastecimiento de materiales, equipo y servicios para las actividades
generadas por la institución de conformidad con las disposiciones establecidas por
los órganos competentes, garantizando el cumplimiento de las leyes y normas que
rigen la materia. Llevar el control de los bienes adquiridos y realizar inventarios
periódicos de las existencias, estado de los bienes en desuso y registro de
donaciones de materiales y equipo. Distribuir y registrar la entrega de materiales con
base en las demandas de las diferentes dependencias de la institución, de acuerdo a
las solicitudes presentadas por cada dependencia.----------------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
2.1.3.2. Actas de apertura. Original sin copia.
Contenido: Documento que se elabora al
momento de abrir las ofertas presentadas por los
proveedores a la Proveeduría Institucional.
Fechas extremas: 1999-2014. Soporte: papel.
Cantidad: 0.19 metros. Vigencia administrativa-
legal: 3 años en la oficina productora y 0 años en
el Archivo Central.-----------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Sí. Ya que permite conocer los
oferentes que presentaron
ofertas en los diferentes
procesos de contratación
administrativa del ministerio y
complementa las series
“2.1.3.11. Expedientes de
consultorías” y “2.1.3.12.
Expedientes de compras
administrativas”. Conservar las
actas de apertura que coincidan
con los expedientes
seleccionados en las series
indicadas.-------------------------------
2.1.3.11. Expedientes de consultorías. Original y
copia. Copia oficina interesada. Contenido:
Solicitudes de pedido, licitaciones, cotizaciones,
análisis de ofertas, actas de adjudicación,
órdenes de compra, facturas, garantías de
Sí, porque evidencian la
inversión de los recursos
destinados al desarrollo de la
institución. Conservar los
expedientes de consultorías
cumplimiento. Fechas extremas: 1995-2014.
Soporte: papel. Cantidad: 1.30 metros. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la oficina
productora y 0 años en el Archivo Central.----------
------------------------------------------------------------------
sustantivas adjudicadas, a
criterio del Comité Institucional
de Selección y Eliminación de
Documentos (Cised) y el Jefe de
la Oficina Productora.----------------
2.1.3.12. Expediente de compras
administrativas13. Original y copia. Copia oficina
interesada. Contenido: Solicitudes de pedido,
licitaciones, cotizaciones, análisis de ofertas,
actas de adjudicación, órdenes de compra,
facturas, garantías de cumplimiento,
requisiciones. Fechas extremas: 1990-2014.
Soporte: papel. Cantidad: 30.50 metros.
Vigencia administrativa y legal: 5 años en la
oficina productora y 5 años en el Archivo
Central.-------------------------------------------------------
Sí, porque evidencian la
inversión de los recursos
destinados al desarrollo de la
institución. Conservar los
expedientes de contrataciones
administrativas sustantivas
adjudicadas, a criterio del Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos
(Cised) y el Jefe de la Oficina
Productora.-----------------------------
Subfondo 2.1.4. Departamento de Pasaportes14. Funciones: Aplicar la Ley
Reguladora del Otorgamiento de Pasaportes Diplomáticos y de Servicio, Nº 7411,
publicada en La Gaceta N°111 del 10 de junio de 1994 y su Reglamento DE Nº26951
RE (La Gaceta Nº100 de 26 de mayo de 1998) y sus reformas. Expedir pasaportes
diplomáticos y de servicio, y las correspondientes visas de salida, de manera ágil y
13
Las licitaciones son un proceso a través del cual se obtienen distintas ofertas para la adjudicación de
una determinada compra. Se incluyen públicas, privadas, restringidas y abreviadas.----------------------------- 14
La tabla de plazos aparece firmada por la señora Mayra Chacón Muñoz y el señor Carlos Eduardo Monge Trejos, Presidente del CISED.------------------------------------------------------------------------------------------
oportuna. Velar porque los funcionarios de la Administración Pública que requieran
del servicio, presenten los atestados pertinentes que demuestren que viajan en
misión oficial o diplomática y que son acreedores al documento. Anular los
pasaportes diplomáticos y de servicio cuando corresponda y llevar un control de este
proceso, que concluirá con su incineración. Custodiar los pasaportes en blanco que
encuentran en el Ministerio de para su custodia. Custodiar los pasaportes emitidos
que son recogidos por las autoridades de la Dirección General de Migración al
ingreso a Costa Rica y devueltos al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, bajo
la coordinación de este Departamento. Diseñar y poner en práctica sistemas que
garanticen la seguridad y custodia de los pasaportes nuevos y retirados, en poder de
la institución. Estar pendiente de que las personas cesadas en sus cargos, ya sea
por renuncia, despido o término de funciones, devuelvan los pasaportes al Ministerio
de Relaciones Exteriores y Culto para su debida custodia, anulación y posterior
incineración, según corresponda. Establecer registros que permitan controlar los
pasaportes expedidos, anulados e incinerados, al igual que la salida y entrada de los
mismos al Ministerio, para su debida custodia. Informar al Ministro de Relaciones
Exteriores y Culto, o a la Dirección General, cualquier observación o anomalía que se
considere oportuna para mejorar la calidad y seguridad de la prestación de los
servicios. Evacuar consultas personales o telefónicas a los funcionarios de gobierno
que así lo requieran. Rendir informes periódicos por escrito o cuando lo soliciten, al
señor Ministro, al señor Viceministro o a la Dirección General. Interceder ante
embajadas de gobiernos acreditados ante el Gobierno de Costa Rica a efecto de que
otorguen visa para los viajes oficiales que realizan las personas portadoras de un
pasaporte diplomático u oficial. Coordinar con la Dirección General de Migración
asuntos de su competencia. Coordinar con las autoridades del Ministerio de
Relaciones Exteriores y Culto lo correspondiente para contar con las existencias de
libretas de pasaportes necesarias para realizar adecuadamente sus funciones.
Denunciar ante la autoridad judicial el extravío, robo o hurto de aquellos pasaportes
que estén bajo su responsabilidad y custodia.-----------------------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
2.1.4.10. Registro expedición de pasaportes.
Original sin copia. Contenido: Control de los
pasaportes de servicio y diplomáticos que se
confeccionan, contiene el número del pasaporte,
nombre del portador, fotografía, motivo del viaje,
fecha de confección y tiempo de validez del
pasaporte. Soporte: papel y electrónico. Fechas
extremas: 1938-2007 en papel. Electrónico 2007-
201415. Cantidad: 6,13 metros, 18 GB. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la oficina
productora y 15 años en el Archivo Central.--------
Sí, ya que permite conocer los
pasaportes de servicio y
diplomáticos que el ministerio ha
expedido. Conservar en ambos
soportes.--------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, mediante oficio N° CISED-001-2014 de 03 de marzo del
2014, para el Fondo: Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, Subfondos: Límites,
Fronteras y Tratados Internacionales; Departamento Desarrollo Sostenible y Medio
15
Del 2007 en adelante se lleva sólo en digital. Se encuentra respaldo en los servidores de Informática.
Ambiente, Áreas Geográficas, Oficinas de Becas, Departamento Proceso Financiero,
Proceso Recursos Humanos, Proveeduría Institucional, Departamento de Pasaportes,
Departamento de Servicios Generales, y Departamento Seguros Internacionales del
Servicio Exterior; y que esta Comisión Nacional no declaró con valor científico cultural,
pueden ser eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y legal determinada por
el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio
de Relaciones Exteriores y Culto, de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136
del Reglamento a la Ley No 7202 excepto las series documentales que se desglosan
en el acuerdo 2 de esta acta.------------------------------------------------------------------------------
En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de
conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la
institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y
otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá
disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas
que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos
que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos
de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos
producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas
Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-
DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La
Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la
Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales
de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a
La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.--------------------------
Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia
“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que,
de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200916, inciso 1 se establece que: “Si
estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad
productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los
documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán
trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el
plazo que señala la Ley 7202”.----------------------------------------------------------------------------
En relación con los documentos contables, en la circular 22-2010 de 13 de setiembre
de 2010 remitida por la Dirección General del Archivo Nacional se indica: “Por este
medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley
contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia
administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas,
operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10
años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y
Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace
más de un año.”-----------------------------------------------------------------------------------------------
Asimismo, se le consulta al señora Monge Trejos si tiene algún comentario, consulta o
duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.-----------------------
16
Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.--------------------------------------------------------------
Enviar copia de este acuerdo a las señoras Linyi Baidal Sequerida, jefe de las
dependencias Límites, Fronteras y Tratados Internacionales; Desarrollo Sostenible y
Medio Ambiente; Áreas Geográficas; Carmen Claramunt Garro, Jefe Oficina de Becas;
Mayra Chacón Muñoz, Jefe Departamento de Pasaportes; Yamileth Rodríguez Badilla,
Jefe Departamento Seguros Internacionales del Servicio Exterior y a los señores
Arnulfo Sterling Carrington, jefe del Proceso Financiero; Abelardo Quirós Rojas, jefe
Proceso Recursos Humanos; José A. Soto Varela, Jefe Proveeduría Institucional;
Oscar Chaves Chacón, jefe Departamento de Servicios Generales; y al expediente de
valoración documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto que esta
Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME.---------------------------------------------------
ACUERDO 3. Solicitar al señor Carlos Monge Trejos, Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de
Relaciones Exteriores y Culto y Encargado del Archivo Central de ese ministerio, que
informe a esta Comisión Nacional, en un plazo de 10 días hábiles posterior a la
comunicación de este acuerdo, lo siguiente con respecto a la serie “2.1.4.10. Registro
expedición de pasaportes” declarada con valor científico cultural en esta sesión: 1.
¿Cuál es el sistema administrador de la base de datos que utilizan para el registro de
expedición de pasaportes? 2. ¿Qué estructura de datos se utiliza para el
almacenamiento de la información? 3. ¿Cuál es el lenguaje en que está desarrollado el
programa de administrador de base de datos? 4. ¿Cuántos registros tienen la base de
datos? 5. ¿Cuáles o qué tipo de reportes se pueden generar en la base de datos?
Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración documental del Senara que
esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME.-------------------------------------------
ARTÍCULO 3. Análisis del Informe de Valoración IV-015-2014-TP. Asunto: Tablas de
plazos de conservación de documentos. Fondo: Fondo Nacional de Becas, Fonabe.
Convocada: la señora Ivannia Vindas Rivera, Secretaria del Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de Fonabe y Encargada del Archivo
Central de esa institución y la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional del
Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de las tablas
de plazo presentadas por el Cised de Fonabe. Hora: 10:00 a.m. Se deja constancia
de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de
la Comisión para su consulta. Al ser las 10:20 horas ingresa la señora Vindas Rivera.
La señora Retana Ureña procede con la lectura del informe de valoración No. IV-15-
2014-TP y destaca las siguientes consideraciones: “/…/ 3.4. Se utiliza como referencia
para la identificación del fondo, la estructura orgánica aprobada por MIDEPLAN en
oficio DM-643-11 de 10 de noviembre de 2011. 3.5. Mediante oficio AC-013-2014 de
03 de abril de 2014, la señora Ivannia Vindas Rivera, Secretaria del CISED de
FONABE, adjunta el organigrama de FONABE, solicitado mediante oficio CNSED-119-
2014 de 28 de marzo de 2014.”---------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 4. Comunicar a la señora Ivannia Vindas Rivera, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de Fonabe y
Encargada del Archivo Central de esa institución; que esta Comisión Nacional conoció
la solicitud de valoración de tablas de plazos de conservación de documentos
presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio N° AC-009-2014 de 11 de
marzo del 2014, para el Fondo: Fondo Nacional de Becas (Fonabe), Subfondos:
Dirección de Gestión de Becas y Departamento Atención a Becarios; y declara con
valor científico cultural las siguientes series documentales: --------------------------------------
Fondo: Fondo Nacional de Becas (Fonabe)-----------------------------------------------------
Subfondo 1.1. Departamento Atención a Becarios17. Funciones: Diseñar, revisar,
administrar y coordinar el proceso de trámite de solicitudes de becas.---------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
1.1.30. Expedientes de beca institucional18.
Original sin copia. Contenido: Por cada
institución educativa se forma un expediente que
contiene los documentos que año tras año deben
entregar para solicitar y prorrogar el otorgamiento
de becas a los estudiantes. Los documentos que
conforman el expediente son: Ficha institucional
donde constan los datos del centro educativo, del
encargado de becas, fórmula donde se registran
los miembros integrantes del Comité de Becas,
nóminas de nuevos estudiantes recomendados
para beca, listados de prórroga, listados de
Sí20. Porque permite conocer
cómo el Estado a través del
programa de becas de FONABE,
procura la reducción de las
desigualdades en el acceso
efectivo al derecho de la
educación. Conservar una
muestra máxima del 1% de
expedientes de beca institucional
en donde queden reflejadas
distintas épocas, regiones y tipos
de becas a criterio del Comité de
17
La tabla de plazos aparece firmada por la señora Vanessa Ramírez Calderón, Directora de Gestión de Becas y la señora Ivannia Vindas Rivera, secretaria del CISED.-------------------------------------------------------- 18
Esta serie documental se traslada a la Tabla de Plazos de este departamento (anteriormente estaban consignados en la Tabla de la Dirección de Gestión de Becas), pues directamente los documentos que conforman el expediente, son recibidos y tramitados en este departamento.---------------------------------------
corroboración, constancias, cartas. Soporte
papel19. Fechas extremas. 2000-2013.
Cantidad: 63 metros. Vigencia administrativa-
legal: 3 años en la oficina productora y 1 año en
el Archivo Central.-----------------------------------------
Selección y Eliminación de
Documentos (Cised) y el Jefe de
la Oficina Productora.----------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
1.1.31. Expedientes de beca universitaria21.
Original sin copia. Contenido: Por cada
Sí22, porque permite conocer
cómo el Estado a través del
20
Esta serie documental tiene declaratoria de valor científico-cultural emitida en sesión CNSED N° 50-2012 de 01 de noviembre de 2012, cuando se conoció del Fondo Nacional de Becas, FONABE, subondo Dirección de Gestión de Becas, la serie 2.8 Expediente de beca institucional. El criterio fue: “Conservar una muestra máxima del 1% donde queden reflejadas distintas épocas regiones y tipos de becas. La escogencia se hará de acuerdo con el criterio del jefe del Archivo Central en coordinación con el jefe de la oficina productora”. Además existen otros antecedentes de declaratoria para dicha serie emitidos en sesión CNSED 14-2008 de 24 de setiembre de 2008, conocido mediante el Informe de Valoración Parcial Nº 33-2008. Se indica que se debe “conservar una muestra máxima del 1% en la que queden reflejadas distintas épocas regiones y tipos de becas. La escogencia será de acuerdo con el criterio del jefe del Archivo Central en coordinación con el jefe de la oficina productora”. Fechas extremas: 2000-2008, cantidad 63.6 metros. Asimismo, la serie fue vista en sesión CNSED N° 18-2010 de 23/06/2010 de la CNSED. Declarados con valor científico cultural de los años 2000-2010, debiendo conservarse una muestra máxima del 1%.------------------------------------------------------------------------------------ 19
Mediante correo electrónico recibido en fecha 21 de junio de 2010, la señora Ivannia Vindas Rivera, Encargada del Archivo Central del FONABE, informa con relación a la consulta de si tienen o no bases de datos sobre expedientes de becas, que en FONABE existe una base de datos sobre los distintos tipos de becas que otorga, creada por la Dirección de Desarrollo Tecnológico. Es alimentada por la oficina de Digitación, donde los funcionarios digitan o ingresan los datos de los beneficiarios. Los campos o datos que contiene la base de datos son: nombre del centro educativo donde estudia el becado, cédula del estudiante, nombre completo, edad, grado, tipo de proyecto o beca asignada, estado de la beca (aprobada, suspendida), mes en el que rige y vence la beca, fecha de aprobación de la beca, número de sesión de Junta Directiva en que se aprueba la beca, monto de la beca, monto pagado a la fecha de consulta del registro, número de cuenta donde se le deposita la beca, el ingreso per cápita, cédula del encargado legal, nombre completo del encargado legal y su parentesco con el estudiante. Esos son los únicos datos que constan en la base, para cualquier información adicional que se requiera consultar se debe recurrir al expediente. Las fechas extremas de la información registrada en la Base de Datos inician con la creación del Fondo en 1997 hasta la fecha. (Fuente: Informe de valoración IV-62-2013-TP, visto en sesión N° 50-2012 de 01 de noviembre de 2012).-------------------------------------------------- 21
Esta serie documental se traslada a la Tabla de Plazos de este departamento (anteriormente estaban consignados en la Tabla de la Dirección de Gestión de Becas), pues directamente los documentos que conforman el expediente, son recibidos y tramitados en este departamento.---------------------------------------
estudiante universitario que se le asigna beca, se
forma un expediente que contiene: formulario
solicitud de beca, constancias de salario, copias
de cédula de identidad, constancia estado civil,
copias de recibos de servicios públicos,
información sobre la universidad y carrera que
cursa, copias de títulos académicos, constancias
de matrícula, informe social donde se recomienda
otorgar la beca, contrato de concesión de beca,
cartas y hoja de seguimiento donde se anotan los
controles llevados a cabo para la continuidad o
suspensión de la beca. Soporte papel. Fechas
extremas: 1991-2013. Cantidad: 52 metros.
Vigencia administrativa-legal: mientras esté
activa la beca en la oficina productora y 4 años
programa de becas de FONABE,
procura la reducción de las
desigualdades en el acceso
efectivo al derecho de la
educación. Conservar una
muestra máxima del 1% de
expedientes de beca universitaria
en donde queden reflejadas
distintas épocas, regiones y tipos
de becas a criterio del Comité de
Selección y Eliminación de
Documentos (Cised) y el Jefe de
la Oficina Productora.----------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
22
Esta serie documental tiene declaratoria de valor científico-cultural emitida en sesión CNSED N° 50-2012 de 01 de noviembre de 2012, cuando se conoció del Fondo Nacional de Becas, FONABE, subfondo Dirección de Gestión de Becas, la serie 2.9 Expediente de beca universitaria. El criterio fue “conservar una muestra máxima del 1% donde queden reflejadas distintas épocas y regiones del país. La escogencia será de acuerdo con el criterio del jefe del Archivo Central en coordinación con el jefe de la oficina productora”. Además existen otros antecedentes de declaratoria para dicha serie emitidos en sesión CNSED 14-2008 de 24 de setiembre de 2008, conocido mediante el Informe de Valoración Parcial Nº 33-2008. Se indica que se debe “conservar una muestra máxima del 1% en la que queden reflejadas distintas épocas y regiones del país. La escogencia será de acuerdo con el criterio del jefe del Archivo Central en coordinación con el jefe de la oficina productora”. Fechas extremas: 1991-2008, cantidad 37.6 metros. Asimismo esta serie fue vista en sesión CNSED N° 18-2010 de 23/06/2010. Fueron declarados con valor científico cultural los expedientes de beca universitaria de los años 1991-2010, debiendo conservarse una muestra máxima del 1% en la que queden reflejadas distintas épocas regiones y tipos de becas. La escogencia se hará de acuerdo con el criterio del jefe del Archivo Central en coordinación con el jefe de la oficina productora”.----------------------------------------------------------------------
en el Archivo Central.------------------------------------- ---------------------------------------------
1.1.32. Expediente de becas especiales23.
Original sin copia. Contenido: Se forma un
expediente por cada beneficiario de las becas
especiales que existen en la institución: Madre
Adolescente, Riesgo Social, Niños Trabajadores,
Discapacitados, Indígenas, Educación Abierta,
Mérito Personal y Privados de Libertad. Los
documentos que contiene el expediente son:
formulario de solicitud de beca, constancias de
nacimiento, copias cédula identidad, copias
recibos de servicios públicos, cartas, reportes de
notas académicas. Soporte: papel. Fechas
extremas: 1997-2013. Cantidad: 69 metros.
Sí24, porque permite conocer
cómo el Estado a través del
programa de becas de FONABE,
procura la reducción de las
desigualdades en el acceso
efectivo al derecho de la
educación. Conservar una
muestra máxima del 1% de
expedientes de becas especiales
donde queden reflejadas distintas
épocas y regiones del país a
criterio del Comité de Selección y
Eliminación de Documentos
23
Esta serie documental se traslada a la Tabla de Plazos de este departamento (anteriormente se consignaron en la Tabla de la Dirección de Gestión de Becas bajo el nombre “Expedientes de Beca de Proyectos Específicos), pues directamente los documentos que conforman el expediente, son recibidos y tramitados en este departamento. Se le cambia el nombre para ajustarlo a lo que indica modificación que se hizo al Reglamento de la Ley de Fonabe, según Decreto Ejecutivo Nº 36278-MEP del 06/10/2010. 24
Esta serie documental tiene declaratoria de valor científico-cultural emitida en sesión CNSED N° 50-2012 de 01 de noviembre de 2012, cuando se conoció del Fondo Nacional de Becas, FONABE, subfondo Dirección de Gestión de Becas, la serie conocida entonces como 2.10 Expediente de proyectos específicos. El criterio fue “conservar una muestra máxima del 1% donde queden reflejadas distintas épocas y regiones del país. La escogencia será de acuerdo con el criterio del jefe del Archivo Central en coordinación con el jefe de la oficina productora”. Además existen otros antecedentes de declaratoria para dicha serie emitidos en sesión CNSED 14-2008 de 24 de setiembre de 2008, conocido mediante el Informe de Valoración Parcial Nº 33-2008. Se indica que se debe “conservar una muestra máxima del 1% en la que queden reflejadas distintas épocas y regiones del país. La escogencia será de acuerdo con el criterio del jefe del Archivo Central en coordinación con el jefe de la oficina productora”. Fechas extremas: 1997-2008, cantidad 75.1 metros. Asimismo esta serie fue vista en sesión N° 18-2010 de 23/06/2010 de la CNSED. Declarados con valor científico cultural de los años 1997-2010, debiendo conservarse una muestra máxima del 1%.------------------------------------------------------------------------------------
Vigencia administrativa-legal: mientras esté
activa la beca en la oficina productora y 4 años
en el Archivo Central.-------------------------------------
(Cised) y el Jefe de la Oficina
Productora.-----------------------------
---------------------------------------------
Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, mediante oficio N° AC-009-2014 de 11 de marzo del 2014,
para el Fondo: Fondo Nacional de Becas (Fonabe), Subfondos: Dirección de Gestión
de Becas y Departamento Atención a Becarios; y que esta Comisión Nacional no
declaró con valor científico cultural, pueden ser eliminadas cuando venza la vigencia
administrativa y legal determinada por el Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos (Cised) de Fonabe, de acuerdo con los artículos No. 120,
132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202 excepto las series documentales que
se desglosan en el acuerdo 2 de esta acta.-----------------------------------------------------------
En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de
conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la
institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y
otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá
disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas
que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos
que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos
de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos
producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas
Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-
DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La
Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la
Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales
de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a
La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.--------------------------
Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia
“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que,
de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200925, inciso 1 se establece que: “Si
estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad
productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los
documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán
trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el
plazo que señala la Ley 7202”.----------------------------------------------------------------------------
Asimismo, se le consulta a la señora Vindas Rivera si tiene algún comentario, consulta
o duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.---------------------
Enviar copia de este acuerdo a la señora Vanessa Ramírez Calderón, Directora
Gestión de Becas y Jefe Departamento Atención de Becas del Fondo Nacional de
Becas (Fonabe); y al expediente de valoración documental de Fonabe que esta
Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME.--------------------------------------------------
CAPÍTULO III. CORRESPONDENCIA-----------------------------------------------------------------
25
Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.--------------------------------------------------------------
ARTICULO 4. Oficio DSAE-329-2014 de 12 de mayo del 2014 recibido el 19 de mayo
del 2014, suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento
Servicios Archivísticos Externos; mediante el cual informa a esta Comisión Nacional
que el trámite de valoración documental presentado por el Cised de la Municipalidad de
Santo Domingo con el oficio CISED-001-2014 de 22 de enero del 2014 se encuentra
atrasado por cuanto el señor Francisco Soto, encargado del Archivo Central de esa
municipalidad se encuentra incapacitado hasta el 30 de mayo del 2014.---------------------
ACUERDO 5. Comunicar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos que esta Comisión Nacional conoció el
oficio DSAE-329-2014 de 12 de mayo del 2014, mediante el cual informa a este órgano
colegiado que el trámite de valoración documental presentado por el Cised de la
Municipalidad de Santo Domingo con el oficio CISED-001-2014 de 22 de enero del
2014 se encuentra atrasado por cuanto el señor Francisco Soto Molina, encargado del
Archivo Central de esa municipalidad se encuentra incapacitado hasta el 30 de mayo
del 2014 y le informa que en caso de que la incapacidad del señor Soto Molina
persista, el trámite podrá suspenderse hasta por un lapso de tres meses. ACUERDO
FIRME.----------------------------------------------------------------------------------------------------------
ARTICULO 5. Oficio DAH-326-2014 de 23 de mayo del 2014, suscrito por el señor
Javier Gómez Jiménez, jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico; mediante
el cual solicita a esta Comisión Nacional emitir la declaratoria de valor científico cultural
de documentos y libros que pertenecieron al señor Carlos Luis Fallas Sibaja y que la
señora Rosibel Morera Agüero pretende donar al Archivo Nacional.---------------------------
ACUERDO 6. Comunicar al señor Javier Gómez Jiménez, jefe por recargo del
Departamento Archivo Histórico que esta Comisión Nacional conoció el oficio DAH-326-
2014 de 23 de mayo del 2014, y declara con valor científico cultural las siguientes
series documentales: ---------------------------------------------------------------------------------------
Fondo: Donación Carlos Luis Fallas---------------------------------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------------------------------------------------------
Memoire presenté pour l´obtention de la Maitrise en Espagnol, par Carlos Alberto
Herra Guillén. Université de Besançon, Faculté des Letres et Sciencies Humaines.
Mamita Yunai Una Novela Autobiográfica. Fecha: Diciembre 1974. Cantidad: 1
unidad.--------------------------------------------------------------------------------------------------------
Versiones mecanografiadas del libro Marcos Ramírez (Aventuras de un muchacho).
Fecha: no se indica. Cantidad: 2 unidades, 1 unidad presenta deterioro por comején.
Versiones mecanografiadas del libro Mi Madrina. Fechas: no indica. Cantidad: 2
unidades. ----------------------------------------------------------------------------------------------------
Versión mecanografiada del libro Gentes y Gentecillas. Fecha: no indica. Cantidad: 1
unidad empastada. ---------------------------------------------------------------------------------------
Borradores de la primera versión de “Desde el Mundo Nuevo” Inédito. Fecha: 1955-
07-05. Cantidad: 2 unidades. --------------------------------------------------------------------------
“De mi vida” páginas inéditas de Carlos Luis Fallas. Fecha: 1983. Cantidad 1 unidad.
Cuenta Braña, Prólogo # 1 de Marcos (Martín) Ramírez y notas y antecedentes para
Sandino. Fecha: no indica. Cantidad 1 unidad. Los antecedentes de Sandino están
en manuscrito. ---------------------------------------------------------------------------------------------
Obra Marcos Ramírez. Fecha: no indica. Cantidad: 1 unidad mecanografiada. ----------
Obra Mi Madrina. Fecha: no indica. Cantidad: 1 unidad mecanografiada. -----------------
Obra El Taller. Fecha: no indica. Cantidad: 1 unidad mecanografiada. ---------------------
Obra La Madrina (Cachamba y Barreteros). Fecha: no indica. Cantidad: 1 unidad
mecanografiada. -------------------------------------------------------------------------------------------
Obra Barreteros. Fecha: no indica. Cantidad: 1 unidad mecanografiada. ------------------
Obra Un mes en la China Roja. Fecha: no indica. Cantidad: 1 unidad mecanografiada
/ Empaste. ---------------------------------------------------------------------------------------------------
Copia de la obra Rojo y Verde. Fecha: no indica. Cantidad: 1 unidad mecanografiada.
Original Obra Rojo y Verde. Fecha: no indica. Cantidad: 1 unidad mecanografiada. ---
Original Obra Marcos Ramírez. Fecha: no indica. Cantidad: 1 unidad
mecanografiada. -------------------------------------------------------------------------------------------
Obra Rojo y Verde y Cartas a Juan. Fecha: 1950-10-11. Cantidad: 1 unidad
mecanografiada. -------------------------------------------------------------------------------------------
Carpeta que contiene boletín de la juventud socialista, recortes de periódico, apuntes
de entrevistas, cartas, resumen de charlas y folletos relacionados a la vida y obra de
Carlos Luis Fallas y a su declaración de Benemérito. Fecha: no se indica. Cantidad:
1 unidad. -----------------------------------------------------------------------------------------------------
Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del
Archivo Nacional. ACUERDO FIRME.------------------------------------------------------------------
ARTICULO 6. Copia del oficio CNSED-199-2014 de 27 de mayo del 2014 suscrito por
la señora Ivannia Valverde Guevara, Secretaria Ejecutiva de esta Comisión Nacional
mediante el cual comunica a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del
Archivo Nacional sobre el recibo del primer trámite de valoración de tablas de plazos de
conservación presentado por la Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica
(Procomer) en forma electrónica con firma digital, así como las implicaciones en el
manejo de expedientes híbridos (papel y electrónico) en materia de valoración
documental y los requerimientos técnicos, máxime que estos documentos cuentan con
declaratoria de valor científico cultural. En cumplimiento de los acuerdos No. 14 y No.
5 tomados en las sesiones No. 04-2014 de 05 de febrero del 2014 y No. 12-2014 de 09
de abril del 2014. SE TOMA NOTA.--------------------------------------------------------------------
ARTICULO 7. Oficio Ref. M01 de 26 de mayo del 2014 suscrito por la señora Kattia
Castro Cruz, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos de la Superintendencia General de Valores, mediante el cual da respuesta
al acuerdo No. 2 tomado en la sesión No. 14-2014 de 24 de abril del 2014 relacionado
con la valoración documental de las tablas de plazos de conservación de documentos
del subfondo Departamento de Oferta Pública, pendiente de finalizar su análisis en la
sesión.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 7. Trasladar a los miembros de la comisión copia del oficio Ref. M01 de 26
de mayo del 2014 suscrito por la señora Kattia Castro Cruz, Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Superintendencia
General de Valores, mediante el cual da respuesta al acuerdo No. 2 tomado en la
sesión No. 14-2014 de 24 de abril del 2014 relacionado con la valoración documental
de las tablas de plazos de conservación de documentos del subfondo Departamento de
Oferta Pública a fin de que sea analizado en una próxima sesión de este órgano
colegiado. ACUERDO FIRME.---------------------------------------------------------------------------
ARTICULO 8. Oficio JA-289-2014 de 23 de mayo del 2014 recibido el 27 de mayo del
2014, suscrito por la señora Lilliam Alvarado Agüero, Secretaria de la Junta
Administrativa del Archivo Nacional; mediante el cual se comunica que la señora
Tamara Baum Gutiérrez, Presidente de esa Junta Administrativa se incorporará a las
sesiones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos a partir
del 21 de mayo del 2014. SE TOMA NOTA.---------------------------------------------------------
ARTICULO 9. Oficio DG-270-2014 de 27 de mayo del 2014 recibido el 29 de mayo del
2014, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo
Nacional; mediante el cual se refiere al oficio CNSED-301-2013 de 21 de octubre del
2013 en el esta Comisión Nacional comunicó el acuerdo No. 6 tomado en la sesión No.
34-2013 respecto a una posible denuncia por eliminación de planos en la Dirección
General de Aviación Civil. En el oficio DG-270-2014 se indica que la Asesoría Legal
del Archivo Nacional determinó que no existen hechos ni pruebas para presentar una
denuncia administrativa o judicial. Asimismo, se recomienda a este órgano colegiado
remitir a cada archivista encargado de un Archivo Central copia del acta en que estuvo
presente.--------------------------------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 8. Solicitar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Secretaria Ejecutiva de
esta Comisión Nacional que remita a cada archivista encargado de un Archivo Central
copia del acta de la sesión en que estuvo presente. Enviar copia de este acuerdo a la
señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional. ACUERDO
FIRME.----------------------------------------------------------------------------------------------------------
ARTICULO 10. Oficio MPO-CISED-02-14 de 15 de mayo del 2014 recibido el 02 de
junio del 2014, suscrito por la señora Damaris Artavia Soto, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de
Poás, mediante el cual indica que a partir del año 2014 se inició el programa SIFIEMU
para el manejo de la información de los libros de diario, mayor, inventario y balances;
motivo por el cual en las tablas de plazos de conservación de documentos
correspondientes a la Municipalidad de Poás conocidas por esta Comisión Nacional en
la sesión No. 16-2014 de 14 de mayo del 2014 no se incorporó peso electrónico.
Adicionalmente, la señora Artavia Soto informa que los informes de ejecución
presupuestaria y los presupuestos se encuentra en actas desde el año 2002 y 1904
respectivamente.----------------------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 9. Comunicar a la señora Damaris Artavia Soto, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de
Poás, que esta Comisión Nacional conoció el oficio MPO-CISED-02-14 de 15 de mayo
del 2014 recibido el 02 de junio del 2014 y le agradece la información consignada en
ese oficio. Enviar copia del oficio MPO-CISED-02-14 y de este acuerdo al expediente
de valoración documental de la Municipalidad de Poás que esta Comisión Nacional
mantiene. ACUERDO FIRME.----------------------------------------------------------------------------
ARTICULO 11. Oficio CISED-MJP-02-2014 de 04 de junio del 2014 recibido por medio
de correo electrónico, suscrito por el señor Ramsés Fernández Camacho, Presidente
del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de
Justicia y Paz, mediante el cual solicita una prórroga adicional a la otorgada por medio
del oficio CNSED-198-2014 de 20 de mayo del 2014 para la presentación de la
respuesta al oficio CNSED-179-2014 de 05 de mayo del 2014, relacionado con las
observaciones de forma y fondo encontradas en las tablas de plazos de conservación
de documentos presentadas mediante oficio DAC-020-2014 de 27 de marzo del 2014.--
ACUERDO 10. Solicitar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Secretaria Ejecutiva de
esta Comisión Nacional, que comunique de inmediato al señor Ramsés Fernández
Camacho, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos del Ministerio de Justicia y Paz, que este órgano colegiado no otorgará la
prórroga adicional solicitada mediante oficio CISED-MJP-02-2014 de 04 de junio del
2014 recibido por medio de correo electrónico, por cuanto mediante oficio CNSED-198-
2014 de 20 de mayo del 2014 ya se le otorgó una prórroga de 10 días hábiles para
presentar la respuesta al oficio CNSED-179-2014 de 05 de mayo del 2014, relacionado
con las observaciones de forma y fondo encontradas en las tablas de plazos de
conservación de documentos presentadas mediante oficio DAC-020-2014 de 27 de
marzo del 2014 y que por lo tanto el trámite se archiva. Enviar copia de este acuerdo al
señor Ramsés Fernández Camacho, Presidente del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos del Ministerio de Justicia y Paz y al expediente de
valoración documental del Ministerio de Justicia y Paz que esta Comisión Nacional
mantiene. ACUERDO FIRME.----------------------------------------------------------------------------
A las 11:30 horas se levanta la sesión.-----------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------
Tamara Baum Gutiérrez Virginia Chacón Arias
Presidente Directora Ejecutiva
No firma por no haber estado presente