ใบเสนอราคา (quotation · 2019. 10. 28. · ใบเสนอราคา...

1

บรษท โปรซอฟท ซอารเอม จ ากด

2571/1 ซอฟทแวรรสอรท ถนนรามค าแหง แขวงหวหมาก เขตบางกะป กรงเทพฯ 10240 Tel.:02-402-6141, 02-402-6143-4, 02-402-6561 Email: [email protected] Website: www.myaccount-cloud.com

ตดตอสอบถามเพมเตม Tel : 02-402-6141, 02-402-6143-4 Email : [email protected] Website : www.myaccount-cloud.com

ใบเสนอราคา (Quotation)

หมายถง เอกสารทผประกอบการออกใหกบฝายลกคา (ผซอ) เพอใหลกคาพจารณาราคาสนคาบรการ รวมถงเงอนไขตางๆ กอนตดสนใจซอสนคา ในฐานะของผประกอบการ ควรสรางความนาเชอถอใหกบธรกจดวยการเปดใบเสนอราคา หนาตางการบนทกใบเสนอราคา หนาตางการบนทกจะแบงขอมลออกเปน 4 สวน คอ

Basic Data คอ การบนทกรายละเอยดขอมลของใบเสนอราคา Detail คอ การบนทกรายละเอยดทอยออกบล สถานทสงของ ผรบผดชอบ แผนกงาน Note & Attachment คอ การบนทกรายละเอยด ค าอธบายรายการ หมายเหต และเงอนไขตางๆ Define Field คอ การบนทกขอมลทผใชไดสรางฟอรมกรอกขอมลเพมเตมขนมาดวยตนเอง (แทบ Define Field จะแสดงกตอเมอมการตงคา Define Field เทานน)

ลกษณะการบนทกเอกสารใบเสนอราคา การบนทกเอกสารใบเสนอราคา สามารถบนทกได 2 วธ คอ

บนทกใบเสนอราคาโดยไมไดอางองโอกาสทางการขาย บนทกใบเสนอราคาดวยการอางองโอกาสทางการขาย โดยโปรแกรมจะท าการดงขอมลส าคญ

เชน ชอลกคา รายการสนคา ทอยมาแสดงในใบเสนอราคาอตโนมต ผใชสามารถปรบปรงขอมลใหสมบรณได

สถานะเอกสารใบเสนอราคา สถานะเอกสารใบเสนอราคา มทงหมด 10 สถานะ คอ

Draft คอ เอกสารทมการบนทกแบบรางไว Open คอ เอกสารทสรางขนมาใหม โดยไมมการก าหนดกระบวนการอนมตเอกสาร Wait Approve คอ เอกสารรอการอนมตจากผมอ านาจ Inprocess คอ หมายถง สถานะรออนมต กรณทมผอนมตหลายทาน Approve คอ เอกสารทผานการอนมตจากผมอ านาจ สามารถน าไปเปดใบสงขายไดทนท Not Approve คอ เอกสารทไมผานการอนมตจากผมอ านาจ จะไมสามารถน าไปเปดใบสงขายได Partial คอ เอกสารทมการน าไปใชเปดใบสงขายบางสวนเรยบรอยแลว Hold คอ การพกเอกสาร เมอตองการน าไปใชงานกใหกดยกเลก Hold ออกกอน Close คอ เอกสารทน าไปเปดใบสงขายเรยบรอยแลว Cancel คอ เอกสารทถกยกเลก ไมสามารถน าไปใชงานไดอก

mailto:[email protected]


http://www.myaccount-cloud.com/

2




ขนตอนการบนทกใบเสนอราคา 1. ผใชสามารถบนทกใบเสนอราคา โดยกดเมน “Sales” > “ ใบเสนอราคา” ดงรป

2. ระบบจะแสดงหนาจอรายการใบเสนอราคา ผใชสามารถสรางใบเสนอราคาใหมได โดยกดปม “New” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม ดงรป




3




3. ในแถบ “Basic Data”คอ การบนทกรายละเอยดขอมลของใบเสนอราคา เชน รหสลกคา เลขทเอกสาร วนทเอกสาร เปนตน ผใชควรท าการกรอกขอมลในฟอรมทมเครองหมาย “ * ” ใหครบถวน ดงรป

4. ในแถบรายการสนคา ผใชสามารถเพมสนคาไดหลายรายการโดยกดปม “+ เลอกสนคา” ดงรป




4




5. ระบบจะแสดงรายการขอมลสนคาทงหมด เชน รหสสนคา ชอสนคา ราคา/หนวย เปนตน ดงรป

* หมายเหต : ในกรณทสนคามจ านวนมาก ผใชสามารถพมพรหสสนคา ชอสนคา ชอหนวยและขอมลอนๆ ในชองรายการคนหาได

6. ผใชสามารถก าหนดคลงสนคา ทเกบสนคา จ านวนสนคา และสวนลดส าหรบสนคาทตองการขายได ดงรป

* หมายเหต : ในกรณสวนลดสนคา ผใชสามารถก าหนดสวนลดได 2 รป คอ “แบบจ านวนเงน” และ “แบบเปอรเซนต”




5




7. ผใชสามารถแทรกสนคาระหวางสนคาชนอนได โดยเลอกรายการสนคา 1 รายการ จากนนกดปม “แทรกสนคา” > “เลอกสนคาทตองการแทรกเพม” ระบบจะแสดงสนคาทเพมตรงต าแหนงดานบนของรายการทเลอก ดงรป

8. ระบบจะรวมจ านวนเงนของราคาสนคาทงหมดใหในสวนทายบลดานลาง ผใชสามารถระบสวนลดการคาไดทงรปแบบจ านวนเงนและเปอรเซนต




6




9. ผใชสามารถเลอกภาษทปรากฏในทายเอกสาร โดยขอมลภาษจะอางองขอมลตามทผใชไดท าการ “ตงคาขอมลลกหน” หรอ “ตงคาขอมลภาษขาย” ดงรป

10. ในแถบ “Detail” ระบบจะอางองขอมลทอยของลกคาทผใชไดมการตงคารายละเอยดขอมลทอยของลกคาตงแตตน ผใชสามารถแกไขขอมลในสวนนได รวมถงวธการขนสง เขตการขนสง เขตการขาย ผรบผดชอบ และแผนกงานทรบผดชอบ ดงรป




7




11. ในแถบ “Note & Attachment” คอ การระบหมายเหตทายบล ผใชสามารถระบหมายเหตตางๆ ทตองการ โดยกดปม “ + ” > “ระบรายละเอยดทตองการ” > “ตงเปนหมายเหตทแสดงในทายฟอรม” ใชในกรณทหมายเหตทายบลมมากกวา 1 ขนไป เพอน ามาแสดงในทายฟอรม > “ ” เพอเปนการบนทกขอมล ดงรป

* หมายเหต : สญลกษณ “ ” และ “ ” คอ การเลอนขอความขน หรอลงตามทผใชตองการ * หมายเหต : ในกรณทผใชมเอกสารอนๆ เพอน ามาอางองในใบเสนอราคา ผใชสามารถ “แนบไฟล” เอกสารอนๆได

12. ผใชสามารถกดปม “Preview” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม กอนบนทกเอกสารใบเสนอราคา

เพอตรวจสอบความถกตองของขอมลได ดงรป




8




13. หลงจากผใชตรวจสอบขอมลครบถวนแลว ใหกดปม “Save” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม เพอเปนการบนทกขอมลใบเสนอราคา โดยการบนทกขอมลสามารถแบงการบนทกออกเปน 4 รปแบบ ดงน

Save คอการบนทกใบเสนอราคาแบบปกต พรอมแสดงขอมลทมการบนทกเรยบรอยแลว Save Draft คอการบนทกแบบรางเอกสาร เมอผใชบนทกขอมลใบเสนอราคาเรยบรอยแลว ระบบ

จะแสดงหนาจอการบนทกใบเสนอราคาแบบรางทนท Save & New คอการบนทกพรอมเปดหนาบนทกขอมลใบเสนอราคาใหม เมอผใชบนทกขอมลใบ

เสนอราคาเรยบรอยแลว ระบบจะแสดงหนาจอการบนทกขอมลใบเสนอราคาใหมทนท Save & Close คอการบนทกพรอมยอนกลบไปหนารายการใบเสนอราคา เมอผใชบนทกขอมลใบ

เสนอราคาเรยบรอยแลว ระบบจะยอนกลบแสดงหนาจอรายการใบเสนอราคาทงหมดทนท




9




การยนยนการเปลยนสถานะเอกสารใบเสนอราคา 1. ผใชสามารถยนยนเปลยนสถานะเอกสารใบเสนอราคาได โดยกดปม “เลอกรายการใบเสนอราคาทตองการ

เปลยนสถานะ 1 รายการ” > “Action” > “Change Status” ระบบจะแสดง Pop – up เพอใหผใชยนยนการเปลยนสถานะเอกสารใบเสนอราคา

เงอนไขการเปลยนสถานะ มทงหมด ดงน สถานะ Approve, Open เปลยนเปนสถานะ Cancel สถานะ Wait Approve, Inprocess, Partial เปลยนเปนสถานะ Hold สถานะ Hold เปลยนเปนสถานะ Wait Approve, Inprocess, Open, Partial สถานะ Not Approve, Close, Cancel จะไมสามารถเปลยนสถานะจากเดมได เนองจากเอกสารไม

อนมต, ถกปด หรอถกยกเลกเรยบรอยแลว




10




การเปดใบเสนอราคา โดยอางองเอกสารโอกาสทางการขาย 1. ผใชสามารถเปดใบเสนอราคา โดยอางองเอกสารโอกาสทางการขายได โดยกดเมน “CRM” > “โอกาส

ทางการขาย” ดงรป

2. ระบบจะแสดงหนาจอรายการโอกาสทางการขาย ผใชตองเลอกเอกสารโอกาสทางการขายทมสถานะ “Draft” “Open” หรอ “Partial” เทานน ดงรป




11




3. จากนนใหผใชกดปม “Action” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม แลวเลอกค าสง “Create Quotation” ระบบจะแสดง Pop – up เพอใหผใชยนยนการเปดเอกสารใบเสนอราคา ดงรป




12




การอนมตใบเสนอราคา 1. ส าหรบการอนมตใบเสนอราคาระบบจะอางองตามแนวทางทผใชต งคาการอนมต เมอผใชบนทก

แบบฟอรมใบเสนอราคาเรยบรอยแลว ระบบจะแสดงสถานะ “Wait Approve” หรอ “Inprocess” ทางดานซายบนของหนาจอโปรแกรม ดงรป

2. ผใชสามารถอนมตเอกสารใบเสนอราคาได โดยกดเมน “Approve Center” > “Quotation” > “เลอกรายการใบเสนอราคาทตองการอนมต”จากนนระบบจะแสดงแบบฟอรมใบเสนอราคาทผใชท าการบนทก ดงรป




13




3. ผใชสามารถกดปม “Approve” หรอ “Not Approve” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรมไดทนท ระบบจะแสดง Pop – up เพอใหผใชยนยนการอนมตใบเสนอราคา พรอมระบเหตผลการอนมตเอกสาร ดงรป




14




การดาวนโหลด การพมพและสงอเมลเอกสารใบเสนอราคา 1. เมอผใชสรางเอกสารใบเสนอราคาเสรจสน แลวตองการดาวนโหลด การพมพ หรอสงอเมล ใหผใชกดปม

“ ” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม ในหนาจอรายละเอยดใบเสนอราคา ดงรป

2. ระบบจะแสดงหนาจอแบบฟอรมใบเสนอราคา ผใชสามารถเลอกกดปม “Download” “Print” หรอ “Send Email” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม ตามทผใชตองการไดทนท ดงรป

* หมายเหต : ไฟลเอกสารใบเสนอราคา จะอยในรปแบบนามสกล .pdf




ใบเสนอราคา (quotation · 2019. 10. 28. · ใบเสนอราคา...

Documents