1

2

สารบญ หนา

บทน า 1. Alfresco คออะไร………………………………………………………………….1 2. ฟเจอรของ Alfresco และประโยชนตอองคกร…………………………………………….2

3. องคประกอบของ Alfresco……………………………………………..………….3 4. การใชงาน Alfresco………………………………………………………………..3 การใชงานผานทางเวบไซต

4.1 การเขาสระบบ…………………………………………………..3 4.2 การสรางโฟลเดอร………………………………………………5 4.3 การอพโหลดไฟล……………………………………………….7

4.4 การดเอกสารใน Alfresco……………………………………….10 4.5 การกอปปขอมล…………………..…………………………….11

4.6 การยายขอมล……………………………………………………12 4.7 การลบขอมล…………………………………………………….13

5. การสราง site ใน Alfresco………………………………………………………….14 6. Workflow…………………………………………………………………………..19 7. การซงโครไนสคอมพวเตอรของรากบ Alfresco…………………………………...21 8. การใชงานผานทาง Net Drive ……………………………………………………..31

การตดตง Net Drive………………………………………………….31 การใช Netdrive กบ Alfresco………………………………………...34

9. การก าหนด Premission ใน Folder…………………………………………………38 10. การแกไขโปรไฟล Alfresco ……………………………………………………...39

3

1.Alfresco คออะไร?

Alfresco เปนโปรแกรมจดการขอมลในระดบ Enterprise ทสามารถใชไดบน Windows และ UNIX-like platform

ซอฟตแวร Alfresco LABS เปนเวอรชนซอฟตแวรฟรทถกออกแบบมาเพอการใชงานทตองการ ประสทธภาพในการขยายตวทเปนระบบสง เปนโปรแกรมทใชในการจดการเอกสาร ทจดเกบเอกสาร รวมถงการท าเวอรชนของเอกสาร ซงทจดเกบเอกสารสามารถเขาถงไดโดยใช CIFS/SMB FTP Webdav และCMIS ผใชงานสามารถท าการคนหาเอกสารใน Alfrescoโดยใช Lucene search มการสนบสนนภาษาตางๆ และสามารถท างานรวมกนกบ Microsoft Office และ OpenOffice อกทงยงสนบสนนการท าคลสเตอร โดยในป 2007 Alfresco ไดรบรางวลชนะเลศเปน Application Open Source ทดทสด (Best of Open Source Applications BOSSIE Award Winner จากหนงสอ InfoWorld) Alfresco ประกอบดวย สวนส าหรบจดเกบขอมล (Content Repository) และเปน framework ส าหรบ web portal Alfresco พฒนาโดยภาษาจาวา

1.1 Alfresco สามารถแบงออกไดทงหมด 4 กลม

1.1.1 Document Management จดการไฟลเอกสารใน work flow การท างานปกตของ user สามารถจดการสทธของผใชไดงาย จะก าหนดสทธเปนกลมหรอรายบคคลกได จะก าหนดสทธใหกบไฟล หรอโฟลเดอรกได และหากผใชไมมสทธเขาถงโฟลเดอรใด กจะมองไมเหนโฟลเดอรนน และทงหมดจดการงายๆ บน Web UI อกความงายของ Alfresco คอ ผใชทวไปไมจ าเปนตองยงกบการก าหนดคาบน Web UI เลย ผใชทวไปสามารถดไฟลบน Alfresco ไดโดยการ map drive และใชงานเหมอนไดรฟๆ หนงบนเครองตนเอง อกทง Alfresco ยงก าหนดการท า version ได หากมการแกไขไฟลๆ หนงหลายๆ ครง เราสามารถเรยกหาเวอรชนกอนหนาได อกทงหากมใครเผลอลบไฟลดงกลาว กสามารถเรยกกลบคนได และยงสามารถตามหาคนทแกไขไฟลดงกลาวไดอกดวย

Alfresco สามารถคนหาแบบ full-text search ได และสามารถคนหาไดทงภาษาองกฤษ และภาษาไทย แตส าหรบการคนหา full-text search ภาษาไทยนน ตองมการ config เพมเตม

ระบบ workflow เปนอกระบบหนงทก าลงไดรบความนยมในปจจบน Alfresco กสามารถก าหนด workflow ไดงายๆ ดวย Web UI โดยจะเปนการก าหนด workflow ใหกบเอกสารในองคกร เชน เอกสารเมอสรางเสรจ จะสงใหใครเปนคนตรวจ และผตรวจจะอนมต หรอจะปฏเสธเอกสารน หากปฏเสธเอกสารจะกลบไปหาผสราง หากอนมตเอกสารอาจจะถกแปลงเปน PDF และเผยแพรใหพนกงานทงองคกรพรอมทงสงอเมลแจงเตอนดวย ทงหมดนเราสามารถก าหนดไดดวยตวเราเอง

1.1.2 Records Management การจดเกบเอกสารส าคญและรกษาไวภายในระยะเวลาตามนโยบายหรอกฎหมาย เปนระบบทจะก าหนดระยะเวลาในการจดการเอกสาร เชน หากเอกสารมอายเกน 3 เดอน จะถกท าลาย ระบบนกสามารถจดการในสวนนได ระบบ Web Content Management จะเปนระบบ CMS ทเหมาะกบการจดการไฟล เชน เวบเกยวกบไฟลวดโอ เสยง หรอเอกสาร

4

1.1.3 Collaboration จดการไฟลเอกสารของโครงการ พรอมเครองมอเพอท างานรวมกน เปนฟเจอรทพงจะมไมนาน ใน Alfresco จะเรยกวา

Alfresco Share ซงจะเปนลกษณะของการสรางโครงการ โดยดงผเกยวของเขามา ซงแตละโครงการทสรางขนมาจะเรยกวา site ในแตละ site นนกมการก าหนดสทธของแตละคน มการเกบเอกสารทเกยวของกบ site ม wiki, blog และเครองมอตางๆ ทใชในการท างานรวมกน

1.1.4 Web Content Management จดการเนอหาทน าเสนอในรปเวบไซต

2. ฟเจอรของ Alfresco และประโยชนตอองคกร

Features Benefits สามารถเขาถงเหมอน ใชงาย ผใชไมตองเรยนรใหม เปน Network Drive Version Control สามารถดงเวอรชนเกาๆ กลบมาได โดยไมตองตงชอไฟลตามเวอรชนแลวมหลายๆ

ไฟลส าหรบเอกสารเดยวกนจนไมรวาลาสดเปนไฟลไหน Access Control admin สามารถก าหนดไดอยางงายดายวาใครควรจะเหนหรอแกไขขอมลไดแคไหน แม

ผใชกสามารถก าหนดสทธของไฟลของตวเองเพอท างานรวมกบผอนได Rules and Actions ท าใหสามารถก าหนดการท างานอตโนมตกบไฟลในแตละโฟลเดอรไดอยางงายดาย

เชนเพอใหเปนไปตาม policy Workflow ใชก าหนดเสนทางเดนของไฟลเอกสารในการท างานของพนกงานแตละหนาท เชน คน

หนงเขยน แลวสงใหอกคนหนง Review แลวสงใหอกคนหนง Publish Full-text Search ผใชสามารถคนหาขอความภาษาองกฤษภายในเอกสารทอย ในระบบ รวมทงสามารถ

คนหาแบบซบซอนในลกษณะเดยวกบ Google ได Thai Full-text Search ผใชสามารถคนหาขอความภาษาไทยภายในเอกสารทอยใน ระบบไดแบบเดยวกบภาษาองกฤษ

5 Record Management จดเกบเอกสารแตละประเภทอยางเหมาะสมในระยะเวลาตางๆ เพอใหเปนไปตาม

policy หรอกฎหมาย Integrate with Active เพอให Alfresco ท างานโดย authenticate ผใชจาก Active Directory or Zimbra Directory Directory หรอ Zimbra Directory

3. องคประกอบของ Alfresco Document Management (DM) จดการไฟลเอกสารใน work flow การท างานปกตของ user Share (collaboration) จดการไฟลเอกสารของโครงการ พรอมเครองมอเพอท างานรวมกน Record Management (RM) จดเกบเอกสารส าคญและรกษาไวภายในระยะเวลาตามนโยบายหรอกฎหมาย Web Content Management (WCM) จดการเนอหา

4. การใชงาน Alfresco 4.1 การเขาสระบบ

1. ท าการ Login เขาสระบบ โดยใช User Name: abuhasan <ใช password

6

2. คลกทปม Login จะปรากฏ หนาจอดงรป

3. คลกทปม Repository เพอเขาสหนาจอ ในการจดการ Content

4. จะปรากฏหนาจอ ดงรปดานลาง

7

5. ลกษณะการท างาน จะเหมอนกบ Windows Explorer ทราคนเคยกน ทางดานซายมอ จะเปน tree ในการ Browse Folder (Alfresco จะเรยก Folder วา Space)สวนทางดานขวามอจะแสดง Sub Folder หรอ Content ภายใน ของ Folder ทท าการเลอกอย

4.2 การสราง Folder ใน Alfresco

1. ทดลองสราง Folder โดยการ คลกท Repository Folder(ทางดานซายมอ) จากนนคลกทปม New Folder

2. จะปรากฏหนาจอขนมา ใหท าการ กรอกรายละเอยด ชอ Folder (อาจจะใสเปนชอองคกรของเรากได), Title, Description ดงรป

8

3.จากนนคลกทปม Save หนาจอจะปดไป พรอมกบ สราง Folder ดงรป

4.ใหท าการสราง Folder ภายใต ทดสอบการใชงาน Alfresco โดย คลกท ทดสอบการใชงาน Alfresco ทางดานซาย มอ จากนน คลกทปม New Folder

9

5.ท าตามขนตอนท 7 และ 8 โดยสราง Folder ชอ Accounting(แผนกบญช), Human Resource(แผนกบคคล), Consulting (แผนกทปรกษา) เมอสรางเสรจแลว จะไดตามรปดานลาง

4.3 การอพโหลดไฟล 1. ท าการน าเขา เอกสาร โดยคลกท Folder ทตองการเกบเอกสาร เชน ตองการเกบเอกสาร

ใน Folder ของ Accounting ให คลกท Folder Accounting (ทางดานซายหรอขวากได) จากนนคลกทปม Upload ดงรป

10

2. จะปรากฏหนาจอในการ Upload เอกสาร ดงรป ดานลาง

3. คลกทปม Select file(s) to upload จากนนเลอกไฟลทตองการน าเขาไปเกบใน Alfresco (สามารถเลอกไดมากกวา 1 ไฟล โดยการกดปม Ctrl คางไว) จากนนกดปม OK

4. คลกทปม Upload File(s) โปรแกรมจะท าการ Upload ไฟลไปเกบไวท Folder Accounting ใน Alfresco

11

5. เมอ Upload เสรจให คลกทปม OK

6. จะปรากฏหนาจอ ดงรปดานลาง

12

4.4 การดเอกสารใน Alfresco 1. คลกท ไฟลทตองการด

2. จากนนโปรแกรมจะท าการแสดงรายละเอยดของไฟลทเลอก ดงรป

3. เอกสารทสามารถดไดผานทาง Alfresco นน จะเปนพวก Image, PDF, Open Office

13

4.5 การ กอปปไฟลไปใสใน Folder อน 1. ไปทค าสง more จากนนคลกไปท Copy to ตามภาพดานลาง

2. จากนนกจะปรากฏหนาตางการเลอกโฟลเดอรเปาหมายทเราตองการกอปปไปดงรป

3. เมอเลอกโฟลเดอรทตองการท าการยายแลว จากนนใหกดทปม Copy จากภาพดานบน

14

4.6 การ ยายไฟลไปใสใน Folder อน 1.ไปทค าสง more จากนนคลกไปท Moveto ตามภาพดานลาง

2. จากนนกจะปรากฏหนาตางการเลอกโฟลเดอรเปาหมายทเราตองการยายไปดงรปเมอเลอกโฟลเดอรทตองการท าการยายแลว จากนนใหกดทปม Move จากภาพดานลาง

15

4.7 การ ลบไฟล 1.ไปทค าสง more จากนนคลกไปท Delete Document ตามภาพดานลาง

2. จากนนกจะปรากฏหนาตางการลบดงรป

3. จากนนใหกดทปม Delete จากภาพหรอไฟลทเราไดอพโหลด กจะถกลบออกไปจากโฟลเดอร

16

5. การสราง site ใน Alfresco Site ใน Alfresco คอ การใชงานเอกสารรวมกน และมการเคลอนยายบอยๆ ครง ในแตละ site สามารถท าการ invet เพอน

ทตองการใหเหนไฟล หรอการแกไขไฟลดงกลาวนไดอยทการตงคา ของผใชทไดท าการสราง site ไวเรยบรอยแลวฉะนนหากเปนเอกสารทตองมการแกไขบอย ๆ มการเปลยนปลยนหรอแกไขบอย ๆ แนะน าใช site

Repository ใน Alfresco คอ จะเปนเอกสารทางการ จะไมมการเคลอนไหวบอย ๆ เพราะการสรางหรอเคลอนยายเอกสารใน Repository มากไปจะเกดขอผดพลาดและจะท าใหยงยากในการหาเอกสารดงกลาว

5.1 วธการสราง Site ขนตอนท 1 การ สราง Site ใหมขนมา ดงรป

ขนตอนท 2 การตงชอ site ของเราขนมา ตวอยาง ดงรป

17

ขนตอนท 3 รอสกคร site ใหมกจะแสดงขน

ขนตอนท 4 พอสราง site เสรจสน จะแสดง ดงรป

18

ขนตอนท 5 การเพมเพอนใหสามารถเขามาดงานชนนได

ขนตอนท 6 การคนหาเพอนทจะท าการ invite จะแสดง ดงรป

19

ขนตอนท 7 เมอคนหาเพอนไดตามทตองการ กสามารถตงคาในการเขาใชสทธตามทคณตองการได

ขนตอนท 8 พอคณตงคาเสรจแลวในการใหสทธ เพอนทจะ invite แลวกท าการคลกทค าวา invite กเสรจสนการ invite จะแสดง ดงรป

20

ขนตอนท 9 พอท าการ invite เสรจสนกท าการ ทจะเลกไฟล หรอเพมไฟลงานมหลายวธใหเลอก เลอกวธใดกได

หลงจากทเลอกไฟลตามทตองการเรยบรอยแลว ไฟลตางๆ กจะอยใน site งานของเราตามโฟลเดอรทเราท าการ สราง Site ไว

21

6. Workflow ไฟลทอยใน Site และ ใน Repository สามารถท า workflow ในสวนนได ตวอยาง ผใชตองเลอกไฟลแนะน าใหเปนไฟลทอยใน site เพราะไฟลในนเหมาะส าหรบการท างานรวมกน

1.เลอกเมนทไฟล เลอก More -> Start Workflow 2.เลอก เมนตามทตองการ

22

3. จะปรากฎหนาตางดงน

4. ผใชงานเลอก และ ก าหนดการ Assignee งานใหกบใคร ตามตวอยาง

23

5. จากนนกดปม Start Workflow ซงระบบจะมการสงเมลลไปใหรบมอบหมายงาน ตวอยางจดหมายใน e-mail

ตวอยางจดหมายใน My Task

24

จากนนผใชทมอบหมายงาน จะไดรบงานซงแสดงรายละเอยดดงน

จากนนผใชทรบมอบหมายงาน สามารถโตงตอบพดคยกน ระหวางกนได หรอเมองานของคณเสรจเรยบรอยแลวสามารถสงไปใหอกฝายทเกยวของได ซงจะท าใหงาน เปนระบบตอไป

7. การซงโครไนสคอมพวเตอรของฉนกบ Alfresco กอนอนตองท าการตดตงโปรแกรมดงน

1.)โปรแกรม. NET Framework กอนท าการซงโครไนส โดยการไปดาวโหลดโปรแกรมทมชอวา Microsoft.Net เพอท าการตดตง

25

ขนตอนการตดตงมดงน ขนตอนท 1 หลงจากทไดท าการดบเบลคลกท๖วโปรแกรมตดตงแลว กจะปรากฏดงนดานลางน ใหตกถกตรงจดตามหมายเลข 1 และ

คลกปม Install ตามหมายเลขท 2 ตามภาพประกอบดานลาง

หลงจากทไดกดปม Install กจะปรากฏภาพดานลางน ใหรอจนกวาการตดตงจะเสรจสมบรณ

26 เมอท าการตดตงเสรจสนกจะมหนาตางใหมขนมา ใหเรากดทปม Finish ตามภาพประกอบดานลางน

2.)โปรแกรม การตดตง Cmis Sync กอนท าการซงโครไนส โดยการไปดาวโหลดโปรแกรมทมชอวา Microsoft.Net เพอท าการตดตง

ขนตอนการตดตงมดงน ขนตอนท 1 หลงจากทไดท าการดบเบลคลกทตวโปรแกรมตดตงแลว กจะปรากฏดงนดานลางน ใหคลกทปม Next ตามภาพดานลาง

27

ขนตอนท 2 ใหตกทชอง I accept the tems in the License Agreement จากนนกดทปม Next ตามภาพดานลาง

ขนตอนท 3 ใหท าการเลอกไดรทเราตองการใหจดเกบโปรแกรมทเราไดตดตงไวหลงจากนนใหกดปม Next เพอไปยงขนตอนตอไป ตามภาพดานลาง

28

ขนตอนท 4 ใหคลกทปม Install เพอท าการตดตงโปรแกรมลงในเครอง จากนนรอจนกวาการตดตงจะเสรจสนสมบรณ ดงภาพดานลาง

ขนตอนท 5 หลงจากไดตดตางเสรจเรยบรอยใหกดทปม Finish เปนอนวาเสรจสนการตดตงโปรแกรมดงภาพดานลาง

29

เมอท าการตดตง CmisSync เสรจสน การเชอมตอ ของโปรแกรมตองมการตดตง อกขนตอนหนงเพอท าการซงคโครไนสระหวางกนไดมขนตอนดงน

ขนตอนท 1 ท าการคลกท Start แลวกท าการเลอก ไฟล CmisSync

ขนตอนท 2 เมอเปดขนมากจะแสดงหนาตางดงรป ใหเราคลกท Continue

30

ขนตอนท 3 ขนตอนนโปรแกรมจะแสดงโฟลเดอรในเครองเราตามรปดานลาง ใหเราคลกทปม Continue

ขนตอนท 4 จากนนกจะขนหนาตางมาใหมใหคลกทปม Continue ตามภาพดานลาง

31

ขนตอนท 5 จากนนกจะขนหนาตางมาใหมใหขนตอนท 5 จากนนกจะขนหนาตางมาใหมใหคลกทปม Continue ตามภาพดานลาง

ขนตอนท 6 เปนการเสรจสนในการตดตง โดยการคลก Finish

32 ขนตอนการซงคโครไนส

ขนตอนท 1 ใหเรากรอกทอยของลงค โฟลเดอร และ User , Password เมอกรอกครบแลวใหเราคลก Continue

ขนตอนท 2 ขนตอนนเปนการ Add ขอมล ใหเราคลก Add กเปนการซงคโครไนสเรยบรอยแลว

33

7. การใชงานผานทาง Net Drive

กอนอนตองท าการตดตงโปรแกรมดงน 1.)โปรแกรม Net Drive กอนท าการใชงาน โดยการไปดาวโหลดโปรแกรมทมชอวา Net Drive เพอท าการตดตง

7.1 การตดตง Net Driveมดงน ขนตอนท 1 ใหดบเบลคลกทตวโปรแกรมทเราไดโหลดมาจากนนท าการคลกเลอกท Next ตามภาพดานลางตอไปน

34

ขนตอนท 2 ท าการคลก I agree เพอยอมรบการตดตง

ขนตอนท 3 ท าการคลก Intall กจะท าการตดตง

35

ขนตอนท 4 เมอโหลดเสรจ กท าการคลก Next ไปยงหนาตอไป

ขนตอนท 5 คลก Finish เปนการเสรจสนในการตดตง Netdrive

36

7.2 การใช Netdrive กบ Alfresco มดงน ขนตอนท 1 เปดโปรแกรมขนมาแลว ท าการก าหนดในชองตางๆ ทมใหมาในโปรแกรม ดงรป

ขนตอนท 2 เมอกรอกขอมลในชองเรยบรอยแลวท าการคลก Connect

37

ขนตอนท 3 ขนตอนนไดท าการ Connect กบ ไฟลของ Alfrescoแลว ดงรป

ขนตอนท 4 ขนตอนนคอการน าไฟลจากเครองเราลงส ไฟล Alfresco ไดเลย

38

ขนตอนท 5 ไฟลทเลอกไวไดลงใน ไฟล Alfresco เรยบรอยแลว จะแสดงดงน

ขนตอนท 6 ขนตอนนเปนการน าไฟลใน Alfresco ลงสในเครองของเรา เมอเสรจสนแลวไฟลกจะแสดงในเครองของเรา

39

ขนตอนท 7 เมอท าการอพไฟลและน าไฟลออกเสรจสน ขนตอนนเปนการ Disconnect

ขนตอนท 8 เมอคลกเลอก คลก Disconect แลว กแสดงขอความ ดงรปคลกเลอก OK และเปนการเสรจสนในกาออกจาก การเชอมตอกบ Alfresco

40

8. การก าหนด Premission ใน Folder

Permission ใน alfresco จะแบงเปน Read, Edit, Add, Delete นะครบ โดย alfresco จะก าหนดเปน Role ดงน คอ

Consumer สามารถอาน ไดอยางเดยว

Editor สามารถอานและแกไขเอกสารได

Contributor สามารถอานและเพมเอกสารได

Collaborator สามารถอาน แกไข และ เพมเอกสารได

Coordinator สามารถอาน แกไข เพมและลบเอกสารได ถาใหเขาใจงายกวานนกคอ

Consumer สามารถอาน Folder และ Content

Editor สทธของ Consumer + สทธในการแกไขเอกสาร

Contributor สทธของ Consumer + สทธในการเพมเอกสาร

Collaborator สทธของ Editor + สทธของ Contributor

Coordinator เตมทเลยครบ (รวมทงจดการ Permission ดวย)

Permission ของ Folder

Permission Consumer Contributor Editor Collaborator Coordinator อาน Content ใน Folder X X X X X อาน Folder Property X X X X X อาน Subspace X X X X X Copy X X X X X สราง Content ใน Folder - X - X X สราง Sub Folder - X - X X แกไข Folder Property - - X X X เพม/แกไข Folder Rules - - X X X ลบ Folder Rules - - - - X Cut Content/Sub Space - - - - X Delete Content/Sub Space - - - - X Check out content - - X X X Update Content - - X X X Take ownership - - - - X

41

10. การแกไขโปรไฟล Alfresco

การแกไขโปรไฟลสามารถท าการแกไขไดดงน ขนตอนท 1 ใหผใชเขาสหนาแรกของ Alfresco จากนนใหคลกท My Profile ตามภาพดานลาง

ขนตอนท 2 เมอท าการคลกเลอก My Profile แลว จากนนจะขนหนาตาง แลวใหคลกท Edit Profile ตามภาพดานลางน

42 ขนตอนท 3 หลงจากนนกสามารถกรอกขอมลและรายละเอยดทเราตองการแกไขหรอเปลยนแปลงไดตามตองการ

ขนตอนท 4 วธการอพโหลดรปโปรไฟล มดงน 1. กดปม Upload แลวเลอกรปตามทตองการ

43

2. เลอกรปเสรจแลว จะขนหนาตางดงน จากนนใหคลกท Upload File เปนอนเสรจในขนตอนการอพโหลดรปโปรไฟล ขนตอนท 5 ขนตอนสดทายใหกรอกขอมลทเราตองการใสเพมเตม จากนนกด Save Changes เปนอนเสรจสนการแกไขโปรไฟล ตามภาพดานลาง

*****************************************************