Недооцененный потенциал ecm

Недооцененный потенциал ЕСМ

Станислав Макаров, журналист-аналитик CNews

Ассоциация AIIM ввела термин ECM в 2000 г.На самом деле, большинство технологий ECM было представлено на рынке гораздо раньше, с начала 90-х.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

ECM — 20 лет на рынке

Подводим итоги? Отнюдь!Все только начинается...

A “Future History” ofContent Management

Летний форум ТЕЗИС, 2013

ECM — 20 лет на рынке

По данным IDC, мировой рынок ECM растет чуть быстрее мирового рынка ПО в

целом — на 8% в год

против 7%, соответственно.

Согласно Gartner, рынок ECM будет расти в среднем на 10,1% в год, и к 2014 г.

достигнет $ 5,7 млрд.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

ECM — 20 лет на рынке

Весь российский рынок ПО растет на 15%, а

ECM – даже на 23% в год. Это почти в 4 раза выше общемировых показателей.

По мнению экспертов, бурный рост ECM в России связан с реализацией масштабных программ информатизации в госсекторе и активным строительством электронного правительства.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

«Преодоление пропасти», Джеффри Мур Джеффри Мур утверждает, что ранний и массовый рынок хай-тек товаров разделяет "пропасть", на преодоление которой и должны быть направлены все силы предприятия. Такая "пропасть" обусловлена существенными различиями между участниками раннего рынка (технологическими энтузиастами и провидцами) и участниками массового рынка (прагматиками).

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Hype Cycle

ECM — это стратегия,а не одна конкретнаятехнология.Ее элементы находятсяна разных уровняхзрелости.

Где место ECM?

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Трансформация ECM

- Сильно структурированные склады знаний- Медленно измененяются- Транзакционные- Надежные и стабильные- Основа бизнеса- В стороне от социальности

- Свободно структурированные потоки знаний- Быстро адаптируются- Интерактивные- Динамичны и текучи- На острие бизнеса- Основательно социальныДжеффри Мур

Драйверы- Более быстые бизнес циклы и малое окно возможностей;- Движение к человеко-центричным и клиенто- ориентированным техникам;- Потребность в адаптивных и быстрых бизнес-процессах;- Устранение ограничений, чтобы использовать возможности;- Прежняя излишняя приверженность системам документирования.

Системыдокументирования

Системывовлечения

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Трансформация ECM

Электроннаяканцелярия

Управлениебизнесом

ECM сегодня становится частью комплексной системы управления бизнесом

Только канцелярия — это вчерашний день

Вы что не знаете, что сейчас уже никто в однобортном не воюет?

Спасибо за внимание!

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Модель зрелости ECM

Большинство российских заказчиков

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Россия - Запад

Сегодня отставание заключается не столько в технологиях ECM, сколько в понимании их назначения и практике использования.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Из чего сделан ECM:

Document Management: 15%

Image Processing: 18%

Workflow/BPM: 22%

Records Management: 13%

WCM: 7%

Social Content: 15%

Extended Components: 10%

Посмотрим вооруженным глазом..

Потенциал ECM не используется на 100%

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Отсутствие в архитектуре ECM-решений важных функциональных и технологических блоков снижает эффективность решения и дискредитирует технологию ECM в целом — потому что нагрузка на конечных пользователей увеличивается, а улучшения бизнес-процессов не происходит.

ECM следует использовать более комплексно — тогда и эффект будет более ощутим.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Почему ECM используется неэффективно?

Причины

Диктатура заказчика

Изобилие технологий

Заказчики не просят продвинутых решений, потому что не знают о них. Интеграторы не предлагают, потому что не хватает ресурсов на всё. Плюс стремление разрабатывать собственные решения.

Любовь к разработке

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Диктатура заказчика

Лозунг «клиент всегда прав» не всегда работает в пользу клиента.(но это очень удобно исполнителю.)

Функциональный

заказчик

Эксперт вECM

Если заказчик плохо разбирается в возможностях технологии, он не может сформулировать требования к системе.

• Фокус на традиционных сферах применения:– Делопроизводство, письма граждан,

управление договорами...

• Недостаточное внимание юзабилити:– Заказывают и принимают систему одни люди, а

пользуются совсем другие.

• Неэффективное расходование средств:– «Любой каприз за ваши деньги».

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Диктатура заказчика - последствия

Разговаривать на одном языке, причем учить его обязаны обе стороны — и поставщики, и клиенты.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Как преодолеть влияние этого фактора?

Функциональный

заказчик

Эксперт вECM

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Изобилие технологий ECMБазовые сервисы ECM

Бизнес-ECM

Транзакционные ECM

Мотивирующие ECM

Нельзя объять необъятное!

По мнению Forrester, время интегрированных ECM-пакетов прошло. Наступает эпоха контенто-центрированных приложений. Фрагментация рынка ECM возрастет.

Поставщики специализированных решений смогут успешно конкурировать с глобальными вендорами.

Технологий станет только больше.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Прогноз: проще не станет!

Многие технологии стали привычными для заказчиков и широко используются в проектах:• Управление документами (Document Mgmt.)

• Управление записями (Records Mgmt.)

• Управление потоками работ (Workflow)

• Хранение документов (Storage)

• Безопасность

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Классические технологии — все хорошо!

Но это было уже 20 лет назад!

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Карта ECM

Постер формата А1 от AIIM по ссылке

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Использовать инструменты по назначению

Профессионал отличается от любителя как правило тем, что у него больше инструментов и он их активно использует.

Только некоторые из «редких» технологий:• Электронные формы (e-Forms)

• Сборка документов (Document Composition)

• Ввод документов (Document Capture)

• Коллективная работа (Collaboration)

• Социальные инструменты (Social Tools)

• Управление цифровыми правами (DRM)

• Таксономия (Taxonomy)

• ПО промежуточного слоя (Middleware)Летний форум ТЕЗИС, 2013

Обратить внимание!

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Российская специфика ECM

О хорошем:- Соответствие стандартам и традициям- Работа с ЭЦП- Готовность к модификации решений

О плохом — следующий слайд

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Российская специфика ECM

УВАЖАЕМЫЕ ПОСЕТИТЕЛИ!

В связи с внедрением в 2013 г.электронного

документооборотавозможно некотороеувеличение времени

ожидания оформленияконсультации.

Приносим извинения завременные трудности и

благодарим за понимание.

Администрация

• Слабая связь показателей документооборота с KPI - показателями эффективности. «Контроль исполнения» может оказаться демотивирующим фактором. В более широком контексте: нужна интеграция ECM с BI по многим аспектам.

• Разность подходов к автоматизации бизнес-процессов. С точки зрения теории BPM, вообще не может быть «процесса обработки входящих документов» и «процесса обработки исходящих».

• Невнимание к «малой механизации» – множество рутинных операций пользователи продолжают делать вручную даже после внедрения ECM.

• Недостаточное использование управления знаниями, в первую очередь, корпоративного поиска (Enterprise Search), построения таксономий и др.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Наиболее существенные упущения

• Отсутствие типовых механизмов интеграции с другими бизнес-приложениями. Документооборот существует обособленно, обмен данными с ERP происходит редко.

• Перегруженность пользовательского интерфейса. Явная диспропорция между относительной простотой предметной области и сложностью интерфейсов СЭД.

• Мобильные решения только для руководителей – между тем, iPad давно перестал быть символом высокого статуса.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Наиболее существенные упущения (2)

Тем временем,бумажный документооборотпродолжает доминировать

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Найти место ECM на BSC

ECMERP

Статистика по движению документов и контролю исполнения не показывает насколько хорошо или плохо идет бизнес.

Данные из ECM должны быть связаны с экономическими показателями.

BI

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Настоящий BPM

Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей.

Существуют три вида бизнес-процессов:Управляющие —Корпоративное управление и Стратегический менеджмент...Операционные — Снабжение, Производство, Маркетинг и Продажи...Поддерживающие — Бухгалтерский учет, Подбор персонала, Техническая поддержка...

ECM BPM+ = Правильное решение

ECM система, как правило, ничего не знает о внутренней структуре документа, она видит только его карточку.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Перейти на уровень документа

ECM

Документ?

«Как есть»

ECM

ДокументУправляет созданием,заполнением и структурой документа.

Черныйящик

«Как должно быть»

e-Forms, Document Composition

Сборка договоров из готовых фрагментов, заполнение форм вместо сложных карточек в СЭД.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Зачем нужна таксономия?

Человек мыслит структурами, а не SQL-запросами.

В ECM нужны средства навигации по смыслу документов.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Интеграция «как есть»

Каждый отдельный коннектор написать просто.Поддерживать такую систему — нереально.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Типовые средства интеграции ECM

ECM живут не в вакууме. Им надо общаться друг с другом и с прочими бизнес-приложениями.

Программировать коннекторы — вчерашний день.

Решение — универсальный движок для управления потоками данных.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Безопасность: зона особого вниманияТрадиционно, безопасности и разграничению доступа уделяется много внимания и на это выделяются внушительные бюджеты.

Увы, часто картина такова:мощная дверь и хилый забор.

Парадокс — решения по безопасности одновременноизбыточны и недостаточны.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Политики доступа — нужен аудит

Contract

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Digital Rights Management

User

Cre a t e d b y Trial V e rs i on

C re a te d by Trial V e rsion

C re a t e d b y Trial V e rs ionECM

e-mailContract

DRM

Контролирует функции- редактирования- копирования- печати- просмотра

Даже за периметром ECM документ может быть защищен.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Мобильные ECM-решения

«Планшет руководителя»

Исполнителям не надо

Внимание разработчиков сосредоточено на мобильных решениях для руководства.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Мобильные ECM-решения

«Планшет руководителя»

Мобильные решениядля всех сотрудников

Клиентская база мобильных решений на самом деле значительно шире.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Мобилизация неизбежна

В 2011 число смартфонов и планшетов превысило число ПК

В 2016 – превысит в 3-4 раза!

Вы все еще думаете: Мобильная ECM — только руководителям

или всем сотрудникам?

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Использовать потенциал ECM:

Не изобретать велосипед, применять готовые решения. В палитре ECM много красок.

Строить новые сценарии использования.Забыть о документообороте!

Интегрировать ECM в ИТ-ландшафт.Лучше использовать типовые решения, поменьше программирования.

Развивать мобильные решения.Мобильных пользователей гораздо больше, чем кажется.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

ECM — что выбрать?

Отечественное или импортное?

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Объем продаж — не критерий выбора

Статистика продаж автомобилей в России в 2012 году

Место Марка Кол-во

1 Lada 537625

2 Chevrolet 205042

18 BMW 37515

19 Mercedes-Benz 37436

20 Audi 33512

21 Citroen 32859

При выборе ECM нужно учитывать множество факторов, не только положение на рынке и объем продаж.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Магический квадрат ECM 2012

Не стоит зацикливаться только на лидерах.

Есть много интересных решений.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Российские ECM на мировом фоне

1) Годовой оборот не менее 10 млн. $

2) Активное присутствие на рынке хотя бы в двух глобальных регионах

3) Коммерчески доступный ECM-продукт и наличие доступных внедрений

4) Интегрированный набор приложений, хотя бы 4 из компонент ECM

Критерии Gartner:

Российские ECM вполне могут претендовать на место в Магическом квадрате Gartner. Но надо развивать международные продажи.

Спасибо за внимание!

Летний форум ТЕЗИС, 2013

Остались вопросы?

Станислав Макаров

журналист-аналитик

smakarov@cnews.ru

+7 (985) 769 7356