งานระบบห้องสมุดอัตโนมัติ library2000 · web...

ระบบหองสมดอตโนมต Library2000

ระบบสมาชกหองสมดทะเบยนสมาชก

ในงานลงทะเบยนสมาชกมความจำาเปนทจะตองระบรายละเอยดของสมาชกคอนขางมาก ทงนเนองจากสมาชกมความเกยวของกบบรการตางๆ ทหองสมดใหแกสมาชก เพอใหการลงทะเบยนสมาชกเปนไปไดงายและถกตองตรงกบเงอนไขของโปรแกรมการกำาหนดประเภทสมาชก

การกำาหนดประเภทสมาชกมวตถประสงคเพอจำาแนกกลมของสมาชกออกเปนกลมใหญๆ เพอใหสะดวกในการกำาหนดคาตางๆ ของสมาชก ซงคาเหลานจะมผลตอการใหบรการยม - คน และคาปรบของทรพยากรตางๆ ของหองสมด เชน หนงสอ วารสารเยบเลม วารสารรายปลก และวสดไมตพมพ และอำานวยความสะดวกใหแกผปฏบตงาน ขนตอนการกำาหนดประเภทสมาชกทำาไดดงน

1. คลกเมน “สมาชก” 2. คลกเมนยอย “กำาหนดประเภทสมาชก...” จะปรากฏ

หนาจอใน ดงรป

3. กรณทตองการเพมประเภทสมาชก ใหพมพชอของประเภทสมาชกใหมในชอง “ชอกลม จากนนกำาหนดคาในการให”บรการทง 3 รายการ คอหนงสอ วารสาร และวสดไมดพมพ จากนนกดปม “บนทก กรณทหองสมดไมไดใหบรการยมวารสารหรอวสด”ไมตพมพ ใหเตมเลข 0 ในแตละชองแทน

4. กรณทตองการแกไขขอมลประเภทสมาชก ใหผปฏบตงานคลกทรายชอประเภทสมาชกในตารางดานบน จากนนโปรแกรมจะนำาขอมลของประเภทสมาชกนนๆ มาแสดงในชองรายการดานลาง ผปฏบตงานสามารถปรบเปลยนไดตามความเหมาะสม การเปลยนแปลงคาตางๆ จะไมมผลยอนหลงกบรายการยมคนและคาปรบททางหองสมดเคยใหบรการไปกอนหนาน แตจะมผลกบรายการยมคนและคาปรบทจะเกดขนใหมเทานน จากนนกดปม “ปรบปรง ”

5. ในกรณทตองการลบ ผปฏบตงานสามารถทำาไดซงคลายเปนการปรบปรง ดวยการคลกในรายการทตองการลบ โปรแกรมจะนำาขอมลนนมาแสดงผลกอนเพอใหผปฏบตงานไดตรวจทาน จากนนกดปม “ลบ โปรแกรมจะถามเพอยนยนวาตองการลบจรง เมอกด”ปม “Yes”โปรแกรมจะทำาการลบขอมลชดนนๆ ออกจากฐานขอมล

*-*-* การลบกลมสมาชกมเงอนไขอยวา ถายงมสมาชกทสงกดกลมประเภทสมาชกนนอยโปรแกรมจะไมสามารถลบประเภทสมาชกได ผปฏบตงานจะตองทำาการลบสมาชกในกลมประเภทสมาชกออกหรอยายกลมประเภทสมาชกใหเปนประเภทอนใหหมดเสยกอนจงทำาการลบได เงอนไขในการลบมไวปองกนความผดพลาดในการแสดงผล กรณทกลมของสมาชกหายไปแตขอมลสมาชกในกลมยงคงอยการกำาหนดกลมยอยของประเภทสมาชก

การกำาหนดกลมยอยของประเภทสมาชกจะมผลดตอการใหบรการคอ เปนการกำาหนดรายละเอยดของสมาชกใหชดเจนมากขน

แทนทจะทราบเพยงวาสมาชกอยในกลมของประเภทสมาชกใดเทานน กรณทระบวาเปนนกเรยนหรอนกศกษา เรายงไมสามารถทราบไดวาเปนนกเรยนหรอนกศกษา ชนใดหองใด ขอมลเหลานมผลตอการทำารายงานทวงทรพยากรทเกนกำาหนดสง รวมถงการสรางสถตและรายงานดวยขนตอนการกำาหนดกลมยอยของประเภทสมาชกทำาไดดงน

1. คลกเมน “สมาชก” 2. คลกเมนยอย “กำาหนดแผนก/ฝายงาน... ” จะปรากฏ

หนาจอ ดงรป

3. คลกท “เลอกประเภทสมาชก เพอเลอกประเภทสมาชก”ทตองการกำาหนดขอมลกลมยอย ในกรณทมขอมลกลมยอยของประเภทสมาชกนนอยกอนหนาแลวโปรแกรมจะนำาขอมลทมอยนนมาแสดงผลทนท

4. ถาตองการเพมขอมลใหมใหพมพในชอง “เพม/แกไข ”จากนนกดปม “เพม ”

5. ถาตองการแกไข ใหคลกรายทตองการแกไข จากนนแกไขชอกลมตามไดตามตองการ

แลวกดปม “ปรบปรง” 6. ถาตองการลบ ใหคลกรายชอทตองการลบ จากนนกดปม “ลบ และกดปม ” “Yes” เพอยนยน แตถาภายในกลมยอยมสมาชกอยระบบจะไมทำาการลบให

ผปฏบตงานควรระวงเสมอวา จะตองไมมขอมลของสมาชกในกลมนนเหลออย เพอปองกนไมใหโปรแกรมแสดงผลผดพลาด

หลงจากทไดกำาหนดประเภทสมาชกและกลมยอยของประเภทสมาชกเปนทเรยบรอยแลวขนตอนตอไปจงเปนขนตอนของการลงทะเบยนสมาชก ในกรณททางหองสมดตองนำารปภาพสมาชกบนทกกบขอมลอนๆ ของสมาชกดวย ผปฏบตงานจะตองเตรยมรปภาพใหเรยบรอยกอน เพอความสะดวกในการเรยกใชคำาสงอนๆ ตอไป

สำาหรบโปรแกรมหองสมด Library2000 ไดพฒนาโปรแกรมใหสนบสนนในการใชรปภาพของสมาชกอยางเตมท เชน การพมพบตรสมาชกผปฏบตงานสามารถใหพมพรปของสมาชกออกมาไดดวย หรอกรณการยมโปรแกรมจะแสดงผลรปภาพของสมาชกเพอปองกนการนำาบตรสมาชกของคนอนๆ มายมแทน ผปฏบตงานจะ

ตองเตรยมรปภาพทมขนาดความกวาง 75 Pixels สวนความสง 95 Pixels การลงทะเบยนสมาชก

1. คลกเมน “สมาชก” 2. คลกเมนยอย “ลงทะเบยนสมาชก จะปรากฏหนาจอ ”

ดงรป

3. พมพขอมลของสมาชกใหครบถวน กรณทไมมขอมลในชองใดชองหนงสามารถ เวนได ยกเวนชองดงตอไปนจะตองมขอมลอยเสมอ คอ เลขทะเบยน, คำานำา, หนา, ชอ, นามสกล, ประเภทสมาชก , กลมยอย, วนออกบตร,วนหมดอาย

4. ในชอง “ทรพยากรหองสมดทสามารถยมได เปนการ”กำาหนดสทธใหกบสมาชกแตละคน ทงนเพอควบคมการใหบรการของสมาชกไดอยางมประสทธภาพสงสด สวนชอง “งดยมชวคราว ”เปนการกำาหนดคาแกสมาชก มผลใหสมาชกไมสามารถใหบรการยมไดกบทรพยากร ทกชนด และทกครงทผปฏบตงานกำาหนดคาเปนงดใหบรการผปฏบตงานควรจะระบเหตผลดวย เพอสามารถตรวจสอบในภายหลงได

5. ใสรปของสมาชกโดยการคลกทลกศรช

6. กดปม “บนทก เพอบนทกคาสมาชก โปรแกรมจะ”ทำาการลบหนาจอเพยงบางสวนไดแกเลขทะเบยน, คำานำาหนา, ชอ, นามสกล, วนเดอนปเกดและทอยเทานน สวนขอมลทมโอกาสใชสมาชกคนตอๆ ไปโปรแกรมจะไมลบทงนเพอประหยดเวลาของผปฏบตงานทตองมาปอนซำา หลงจากทผปฏบตงานไดลงทะเบยนสมาชกไปเรยบรอยแลว ผปฏบตงานสามารถสงพมพบารโคดได และถาหากผปฏบตงานตรวจสอบพบขอมลสมาชกมขอผดพลาดผปฏบตงานสามารถแกไขขอมลนนๆ ไดการแกไขขอมลสมาชก

1. คลกทปม “คนหา จากนนจะปรากฏหนาจอคนหา ดงรป”

2. พมพชอสมาชกทตองการคนหา ในกรณทตองการคนหาจากขอมลอนของสมาชกสามารถคลกทชองวงกลมดานหนาของเงอนไขในชอง “รปแบบการคนหา”

3. ถาขอมลสมาชกของหองสมดไมมมากสามารถคลกในชองสเหลยมดานลางทชอวา

“แสดงขอมลทงหมด ใหมเครองหมายถก จากนนโปรแกรมจะ”ทำาการแสดงขอมลของสมาชกทงหมดในฐานขอมล และถาหากตองการใหขอมลหายไปเพยงแตคลกท “แสดงขอมลทงหมดอกครง รายชอของสมาชกทงหมดจะหายไป”

4. เลอกสมาชกทตองการจะแกไขขอมล จากนนกดปม “ตกลง ”

5. ขอมลของสมาชกจะแสดงทหนาจอทะเบยนสมาชก ผปฏบตงานสามารถแกไขขอมล

ตางๆ ได จากกดปม “ปรบปรง” 6. ในกรณทตองการลบ ผปฏบตงานสามารถกดปม “ลบ ”ไดทนทโปรแกรมจะถามเพอใหยนยนวาจะลบจรง จากนนโปรแกรมจะทำาการลบนน

ผปฏบตงาน ควรจะตรวจสอบขอมลใหแนชดวาสมาชกทจะลบทงนนไมคางสงทรพยากรใดๆ เพราะหากลบสมาชกไปแลวยอมจะไมสามารถตรวจสอบไดอกวาเลขทะเบยนสมาชกนนเปนผใด

การพมพบตรสมาชก คณสมบตพเศษของโปรแกรมหองสมด Library2000 คอ

สามารถพมพรปใหปรากฏทบตรสมาชกได พรอมกนนยงสามารถพมพเสนบารโคดลงบนบตรไดดวย และถาหากไมตองการสงพมพรปภาพออกมาดวยกสามารถทำาได โดยใหกำาหนดเงอนไขทเมนตวเลอก ขอแตกตางของบตรสมาชกทพมพจากโปรแกรมหองสมด Library2000 คอ เวลาทโปรแกรมสงพมพบตรทางเครองพมพแลว ในกระดาษหนาเดยวกนจะปรากฏทงดานหนาและดานหลงของบตร เหตผลเพราะถาหากโปรแกรมจะตองสงพมพดานหนาหนงครง และพมพดานหลงอกครง ทำาใหเสยเวลา ขนตอนการสงพมพบตรดงน

1. คลกทเมน “สมาชก” 2. คลกทเมนยอย “พมพบตรสมาชก... ”จะปรากฏหนาจอ

ดงรป

3. พมพเลขทะเบยนทตองการสงพมพบตรสมาชก จากนนกดปมคนหา โปรแกรมจะคนหาเลขทะเบยนสมาชกนน ถาไมพบโปรแกรมจะนำาเลขทะเบยนทใกลเคยงมาแสดงแทน

4. คลกทรายชอทางดานขวา มอ โปรแกรมจะนำารายชอนนไปไวทางดานขวาเพอเตรยมสงพมพ ในการสงพมพแตละครงจะพมพไดสงสด 5 คนตอกระดาษขนาด A4 1 แผน จากนนกดปมสงพมพ

5. เมอสงพมพโปรแกรมจะทำาการประมวล และหลงจากนนจะแสดงภาพกอนพมพเพอใหผปฏบตงานไดตรวจทาน เมอตรวจทานแลวถกตองสามารถสงพมพไดดวยการกดปม “เครองพมพ ดาน”บนของหนาจอ

ตวอยางบตรสมาชก

ระบบบรการยม ตามทไดกลาวไวกอนหนานแลววางานบรการยมคนจะมความ

เหมอนกนทกทรพยากรขนตอนการใชบรการยมคนจะมลำาดบ ดงน 1. ปอนเลขทะเบยนสมาชก 2. ปอนเลขทะเบยนทรพยากร 3. ลบหนาจอ

วธการใชงานมดงน 1. คลกทเมน “ยม-คน” 2. คลกทเมนยอย “ยมหนงสอ..” หรอทรพยากรอนจากนน

จะปรากฏหนาจอ ดงรป

3. ปอนเลขทะเบยนจากนนกดปม “Enter” โปรแกรมจะแสดงขอมลของสมาชก กรณทสมาชกคางสงหนงสอโปรแกรมกจะแสดงผลออกมาดวย และจำานวนหนงสอทยงมสทธยม

4. กรณทสมาชกลมบตร โปรแกรมไดเตรยมปม “คนหา... ”เพอคนหาสมาชกรายนนจากฐานขอมล คลกทปม คนหา จะ“ ”ปรากฏหนาจอคนหาดงรป จากนนพมพชอสมาชกทตองการคนหา เลอกชอสมาชก แลวคลกทปม “เลอก ขอมลสมาชกจะปรากฏท”หนาจอยมหนงสอ

5. ถาหากสงเกตดทวนทยมกบวนทคน วนคนจะถกคำานวณใหเปนไปตามเงอนไขทผปฏบตงานไดเคยกำาหนดวนหยดของหองสมดวามหรอไม กรณทตรงกบวนหยดของหองสมดโปรแกรมจะเลอนใหอตโนมต แตเพอใหเกดความยดหยนในการใหบรการยมจะเหนวาทชองกำาหนดวนยมและชองกำาหนด วนคนนนสามารถแกไขไดตามแตผปฏบตงานจะเหนสมควร ผปฏบตงานจะตองทำาการปรบเปลยนวนคนกอนทจะทำารายการยมหนงสอ หรอกอนทจะยงบารโคดนนเอง

6. เมอโปรแกรมตรวจสอบแลววาสมาชกยงมสทธยมได โปรแกรมจะยายตวกระพรบมาไวทชองปอนขอมลเลขทะเบยน ใหผปฏบตงานปอนบารโคดเลขทะเบยนหนงสอจากนนโปรแกรมจะคนหาขอมลหนงสอเลมนน ถาผใชบรการยมทรพยากรครบตามจำานวนทกำาหนดแลวโปรแกรมจะขนจอ ดงรป

7. กรณทหนงสอเลมนนมสถานะพรอมใหยม จะปรากฏเลขทะเบยนพรอมกบชอหนงสอทรายการดานลาง เมอชอหนงสอปรากฏและไมมการแจงเตอนใดๆ แสดงวาโปรแกรมไดบนทกการยมหนงสอเลมนนของสมาชกไวแลว และจะแสดงขอมลหนงสอเลมนนในรายการคางสงดวย เพอใหผปฏบตงานไดทราบวาหนงสอเลมนนถกยมแลว ดงรป

8. เพอใหสมาชกไมลมวนกำาหนดสงหนงสอ ผปฏบตงานควรประทบวนทกำาหนดสงในใบกำาหนดสงซงมกจะตดไวดานหลงของหนงสอ เพอใหสะดวกใหสะดวกใชงานผปฏบตงานอาจจะนำามาตดไวใกลๆ กบบารโคดกได

9. ถาตองการใหบรการยมกบสมาชกรายเดมเรมทำาตงแตขอ 6 ใหมอกครง ทำาเชนนจนกวาหนงสอของสมาชกจะหมด กรณทตองการพมพรายการยมใหแกสมาชกใหกดปมพมพโปรแกรมจะสงพมพรายการการยมให และเมอสนสดการใหบรการแกสมาชกคนนนแลวใหคลกทปม “ลบหนาจอ เพอรอใหบรการสมาชกคนตอไป”

ตวอยางใบรายการการยม

การตรวจสอบสถานะการยม ในบางครงผปฏบตงานอาจจะมความจำาเปนทจะตองตรวจสอบ

สถานการณยมของสมาชก เพอทจะไดทราบวาสมาชกรายนนมรายการคางสงทรพยากรใดบาง โปรแกรมไดเตรยมคำาสงนไวแลว และวธการใชงานกไมซบซอนแตอยางใด ซงหนาจอนจะปรากฏในเมน สมาชก และจะปรากฏอกแหงคอหนาจอสบคน (OPAC) วธการใชงานมดงน

1. คลกทเมน “สมาชก” 2. คลกเมนยอย ตรวจสอบสถานการณยม จะปรากฏหนาจอ

ดงรป จากนนใหพมพเลขทะเบยนของสมาขก ในตวอยางจะใชเลขทะเบยนทงหมด 13 หลกจากรหสประจำาตวบตรประชาชน

3. จากนนกดปม “แสดงผล โปรแกรมจะแสดง ดงรป”

ระบบบรการคน งานบรการคนมหลกการทำางานเชนเดยวกบงานบรการยม แต

เพอใหทรพยากรของหองสมดสามารถกลบมาหมนเวยนใหบรการมากทสด งานบรการคนจงไดลดขนตอนไมมความจำาเปนลงไป 1 ขนตอนนนคอขนตอนการแสดงบตรสมาชก ดงนนลำาดบขนตอนการใหบรการคนจงมดงน

1. ปอนเลขทะเบยนทรพยากร 2. ลบหนาจอ จากนนขนตอนดงกลาววธการใชงานม ดงน

1. คลกทเมน “ยม-คน” 2. คลกทเมนยอย “คนหนงสอ.. ”หรอเลอกทรพยากรอนๆ

จะปรากฏหนาจอ ดงรป 3. ปอนเลขทะเบยนหนงสอ โปรแกรมจะแสดงขอมลหนงสอ

พรอมกบขอมลผยม กรณมหนงสอเลมอนคางสงโปรแกรมจะแสดงไวดานลางของหนาจอ เพออำานวยความสะดวกแกผปฏบตงานในการทวงถามหนงสอคางสง ทำาเชนนไปเรอยๆ จนกวาหนงสอของสมาชกจะหมด

4. จากนนกดปม “ลบหนาจอ เพอใหบรการสมาชกคนตอไป”

ระบบบนทกรายการทรพยากรสารสนเทศงานบนทกรายการทางบรรณานกรมทรพยากรสารสนเทศ

เปนขนตอนการทำางานหลงจากทรพยากรสารสนเทศผานการวเคราะหมาแลว โดยนำาขอมลนนมาบนทกลงในระบบฐานขอมล

หนงสอขนตอนการบนทกทรพยากรหนงสอในระบบ มดงน 1. คลกเมน “หนงสอ” 2. คลกเมนยอย “ลงทะเบยนหนงสอ จากนนจะปรากฏหนา”

จอ ดงรป

3. จากนนจงเรมนำาขอมลใน worksheets มาปอนทละชอง ในการยายจากชองหนงไปยงอกชองหนงนนสามารถทำาไดโดยการกด TAB ในกรณทขอมลในชองนนๆ ไมมผลงรายการสามารถเวนไวได ยกเวนชองตอไปนจะตองปอนไดแก เลขทะเบยน , ชอหนงสอ , ชอผแตง และจำานวนหนงสอ

4. ในชอง “จำานวนหนงสอ ใหระบจำานวนหนงสอตอ ” 1 รายการ และในกรณทมจำานวนหนงสอมากกวาหนงเลมกใหระบจำานวนหนงสอทม จากนนกดปม บนทก ถาหากผลงรายการระบวามหนงสอ“ ”มากกวา 1 เลม โปรแกรมจะถามวาเลขทะเบยนทเหลอไดแกเลขทะเบยน

อะไรบางดงรป ใหผลงรายการระบเลขทะเบยนทเหลอ และในกรณทตองการยกเลกเลขทะเบยนใดเลขทะเบยนหนงนนใหดบเบลคลกทเลขทะเบยนนนไดทนท

5. เมอโปรแกรมทำาการบนทกแลว ขอมลทปอนไวจะหายไป และจำานวนหนงสอจะเพมขนเปนอนเสรจสนการลงทะเบยนหนงสอเลมนนการแกไขขอมลหนงสอ

เมอลงทะเบยนหนงสอเปนทเรยบรอยแลว แตกลบพบวามขอมลบางอยาง ผดพลาดผลงรายการ สามารถเรยกขอมลนนๆ กลบมาแกไขได โดยมขนตอนดงน

1. คลกทเมน “หนงสอ”2. คลกทเมนยอย “ลงทะเบยนหนงสอ”3. จากนนหนาจอลงทะเบยนหนงสอจะปรากฏ ใหคลกทปม

“คนหา”4. จะปรากฏหนาจอดงรป จากนนใหผลงรายการพมพชอ

หนงสอทตองการคนหา โปรแกรมจะเรมคนหาขอมลทพมพไว และเมอพบจะนำามาแสดง ดงรป

5. เลอกหนงสอทตองการแกไข ดวยการคลกทเลขทะเบยน

นนๆ จากปม ตกลง จะมสถานะใชงานได คลกทปม “ตกลง อกครง” โปรแกรมจะนำาหนงสอเลมนนมาแสดงผลทหนาจอลงทะเบยนหนงสอ

6. แกไขขอมลทตองการ จากนนกดปม “ปรบปรง กเปนอน”เสรจสนการแกไขขอมลการลบขอมลหนงสอ

ผลงรายการสามารถลบขอมลหนงสอเลมใดกไดทไมไดใชงานหรอมความผดพลาดหรอถกจำาหนายออกจากหองสมด แตขอใหผลงรายการพงระลกอยเสมอกอนทจะทำาการลบวาเมอทำาการลบขอมลแลวจะไมสามารถเรยกคนขอมลนนไดอกตอไป กระบวนการลบขอมลควรจะดำาเนนการอยางรอบคอบ หากไมมนใจควรยกเลกคำาสงและตรวจสอบอกครงเสมอ เพอความปลอดภยของขอมล ขนตอนการลบขอมลหนงสอ มดงน

1. คลกทเมน “หนงสอ ” 2. คลกทเมนยอย “ลงทะเบยนหนงสอ” 3. จากนนหนาจอลงทะเบยนหนงสอจะปรากฏ ใหคลกทปม

“คนหา” 4. จะปรากฏหนาจอคนหาจากนนใหผลงรายการพมพชอ

หนงสอทตองการคนหา ซงไมจำาเปนทจะตองพมพใหครบทกตวอกษร จากนนกดปมคนหา

5. โปรแกรมจะเรมคนหาขอมลทพมพไว เลอกหนงสอทตองการลบ ดวยการคลกทเลขทะเบยนนนๆ จากนนปม “ตกลง จะ”มสถานะใชงานได คลกทปม “ตกลง อกครง โปรแกรมจะนำาหนงสอ”เลมนนมาแสดงผลทหนาจอลงทะเบยนหนงสอ

6. เมอตรวจสอบขอมลหนงสอเลมนนอยางรอบคอบแลว และตองการลบขอมลจรงใหกดปม “ลบ โปรแกรมจะถามอกครง ”เพอใหผใชยนยนวาตองการลบจรงและเมอยนยนจะลบขอมล โปรแกรมจะดำาเนนการลบขอมลทนท ขอมลในชองตางๆ จะหายไป จำานวนหนงสอทงหมดจะลดลง เปนอนเสรจสนขนตอนการลบขอมลหนงสอการกำาหนดเลขเรยก

ในการสรางสถตรายงานตางๆ ของขอมลหนงสอมความจำาเปนทจะตองกำาหนดเลขเรยกให ฐานขอมล เพอวาเวลาทโปรแกรมตรวจนบขอมลจะไดจดเรยงไดอยางถกตอง การกำาหนดเลขเรยกจงมความสำาคญตอรายงาน ภายในโปรแกรมไดกำาหนดเลขเรยกไวตามการจดเรยงหนงสอของดวอ ในกรณทหองสมดมการจดเรยงหนงสอตางๆ ไปจากน เชน LC หรอ NLM กสามารถแกไขได ดวยการลบขอมลทงหมดออกแลวปอนเขาไปใหม

การกำาหนดประเภทหนงสอ ประเภทหนงสอในโปรแกรมหองสมด มไวเพอแยกหนงสอทผ

ปฏบตงานไดจดตสำาหรบหนงสอกลมนนๆ เปนพเศษ เชน ตหนงสออางอง ตหนงสอเตรยมสอบ เปนตน เพอใหสามารถสรางสถตหนงสอโดยแยกตามประเภทหนงสอ ผปฏบตงานสามารถกำาหนดประเภทหนงสอไดตามตองการ ตามความเหมาะสมของแตละหองสมด

การกำาหนดแหลงงบประมาณ เปนการกำาหนดทมาของงบประมาณทใชในการจดซอหนงสอ

โปรแกรม Library2000 ไดสรางฐานขอมลเพอแยกแหลงทมาของหนงสอ โดยโปรแกรมไดกำาหนดคาเบองตนไวแลว เพอใหสามารถเลอกใชไดทนท หากตองการเปลยนแปลงกสามารถทำาได

การกำาหนดสถานทเกบหนงสอ โปรแกรม Library2000 ไดสรางฐานขอมลสถานทเกบ

หนงสอไวเพอใหสามารถกำาหนดสถานทเกบหนงสอไดตามความเหมาะสมกบหองสมด

วารสารขนตอนการบนทกทรพยากรวารสารในระบบ มดงนในสวนของการลงทะเบยนวารสาร โปรแกรม Library2000 ได

แบงระบบงานออกทงหมด 4 ระบบคอ 1. การลงทะเบยนชอวารสาร 2. การลงทะเบยนวารสารฉบบปลก 3. การลงทะเบยนดชนวารสาร

4. การลงทะเบยนวารสารฉบบเยบเลม (วารสารลวงเวลา)จากทง 4 ระบบขางตนน กระบวนการทำางานจะตองเรมตนท

ระบบทหนงคอการลงทะเบยนเพยงแคครงเดยวตอหนงชอหววารสาร จากนนกจะเปนการลงทะเบยนวารสารฉบบปลกซงจะลงทะเบยนไปเรอยๆ ตามแตวารสารฉบบนนจะมกำาหนดเมอใด และขนตอนถดมาจงเปนการลงรายการดชนวารสารของวารสารรายปลกแตละฉบบขนตอนนอาจจะใชเวลาพอสมควร ทงนขนอยกบเนอหาบทความในแตละวารสารวามมากนอยเพยงใด เมอวารสารฉบบนนพนเวลากลายเปนวารสารลวงเวลารอการเยบเขาเลม และเมอมการเยบเขาเลมกลายเปนเลมใหม กมความจำาเปนทจะตองใหเลขทะเบยนใหมแกวารสาร เพอใหสมาชกสามารถยมวารสารเยบเลมได

การลงทะเบยนชอวารสาร เมอเรมตนใชโปรแกรม ระบบยงไมมการบนทกคาใดๆ เกยวกบ

วารสาร จำาเปนอยางยงทผปฏบตงานจะตองเรมตนการลงทะเบยนชอวารสาร ขนตอนนจะทำาเพยงครงเดยวตอหนงชอวารสารเทานน ขนตอนตางๆ มดงน

1. คลกทเมน “วารสาร” 2. คลกทเมนยอย “ลงทะเบยนวารสาร” 3. รายละเอยดของหนาจอมดงน ชอวารสาร ลงชอวารสาร เชน ครว, แมบาน, สกลไทย

เปนตน ISSN เลขมาตรฐานสากลของวารสาร ราคา/ป เปนราคาททางหองสมดตองจายเพอซอ

วารสาร กรณทวารสารนนเปน วารสารทไดรบฟร ใหเตมตวเลขเปน 0 สำานกพมพ ชอทอยของสำานกพมพเจาของวารสาร กำาหนดออก กำาหนดทวารสารเลมนนออกจำาหนาย อาจจะ

เปนรายสปดาห หรอ

รายปกษ ราย เดอน ราย 2 เดอน เปนตน

กรณทตองการคนหาเพอแกไขหรอลบทำาไดดงน 1. คลกทปม “คนหา จากนนจะปรากฏหนาจอคนหาขนมา” 2. พมพชอวารสารทตองการคนหาหรอเลอกพมพ ISSN

กได ถาคนพบโปรแกรมจะนำามาแลดงผลในชองดานลาง

3. เลอกชอวารสารทตองการคนหา จากนนกดปม “ตกลง ”รายละเอยดของวารสารจะปรากฏในชอง จากนนผปฏบตงานสามารถแกไขปรบปรงหรอลบขอมลได แตในกรณทมการลงทะเบยนวารสาร

ฉบบปลกไวแลวโปรแกรมจะไมอนญาตใหลบเพราะมการใชขอมลอย ผปฏบตงานควรระมดระวงในการแกไขขอมล

การลงทะเบยนวารสารฉบบปลก เมอผปฏบตงานไดลงทะเบยนชอวารสารไปเรยบรอยแลว ขน

ตอนตอไปเมอไดซอวารสารนนมาแลว กจะเขาสขนตอนการลงทะเบยนวารสารฉบบปลก ซงถายอนกลบไปทการลงทะเบยนในกระดาษสงทผปฏบตงานทำากคอการเชคเครองหมายถกในตารางเพอบนทกวาสปดาหนวารสารเลมนซอมาแลว ขนตอนการลงทะเบยนวารสารฉบบปลกมดงน

1. คลกทเมน “วารสาร” 2. คลกทเมนยอย “ลงทะเบยนวารสาร” 3. คลก Tab ทชอ “ลงทะเบยนวารสารฉบบปลก” 4. เลอก “ชอวารสาร ในชอง ” Combo Box จากนนพมพ

รายละเอยดอนๆ ของวารสารฉบบทลงทะเบยน เชน ปท ฉบบท ปทพมพ ราคา รวมถงเลอกรปภาพหนาปกของวารสาร (ถาม)

5. กดปม “บนทก เปนอนเสรจสนการลงทะเบยนวารสาร”ฉบบปลก สามารถสงพมพ บารโคดเพอตดวารสารไดทนท

กรณทตองการคนหาเพอแกไขหรอลบทำาไดดงน 1. คลกทปม “คนหา จากนนจะปรากฏหนาจอคนหาขนมา” 2. เลอกชอวารสารทตองการคนหาจากนนจะปรากฏวารสาร

ฉบบปลกของชอวารสารนนๆ ทงหมดในตารางดานลาง

3. เลอกชอวารสารทตองการ จากนนกดปม “ตกลง ราย”ละเอยดของวารสารจะปรากฏในชองตางๆ นนผปฏบตงานสามารถแกไขปรบปรงหรอลบขอมลได

ดรรชนวารสาร

เมอไดลงทะเบยนวารสารฉบบปลกแลว หนาทตอไปของผปฏบตงานคอการลงทะเบยนดชนวารสาร การลงทะเบยนดรรชนวารสาร มผลตอการนำาขอมลไปสบคนเปนอยางยงฉะนนยงลงรายละเอยดของดชนวารสารไวมากเทาใด กจะชวยใหผใชบรการหองสมดสามารถคนหาขอมลทตองการไดอยางรวดเรว ขนตอนการลงทะเบยนดรรชนวารสารมดงน

1. คลกทเมน “วารสาร” 2. คลกทเมนยอย “ลงทะเบยนวารสาร” 3. คลก Tab ทชอวา “ลงทะเบยนดรรชนวารสาร” 4. พมพชอบทความ ชอผแตง และเลอกชอรายการ และ

วารสารฉบบปลกจากปท/ฉบบท จากนนปอนหนา และหวเรองของบทความ

5. จากนนกดปม “บนทก เปนอนเสรจสนการลงทะเบยน”ดรรชนวารสาร

กรณทตองการคนหาเพอแกไขหรอลบทำาไดดงน 1. คลกทปม “คนหา จากนนปรากฏหนาจอคนหาขนมา” 2. เลอกชอวารสารทตองการคนหา จากนนจะปรากฏวารสาร

ฉบบปลกในชองถดไป

3. เลอกวารสารฉบบปลกทตองการ โปรแกรมจะแสดงชอบทความทไดบนทกไวกอนหนานน

4. เลอกบทความทตองการ จากนนกดปม “ตกลง ราย”ละเอยดของบทความจะปรากฏในชองตางๆ ผปฏบตงานสามารถแกไขปรบปรงหรอลบขอมลได

การลงทะเบยนวารสารเยบเลม เมอผปฏบตงานไดรวบรวมวารสารลวงเวลาไดมากพอทจะเยบ

ใหเปนเลมเดยวกน จำาเปนอยางยงทจะตองใหเลขทะเบยนแกวารสาร

เยบเลมใหม เพอใหสามารถตรวจสอบสถานะหรอจดทำาสถตไดในภายหลง ขนตอนการลงทะเบยนวารสารเยบเลมดงน

1. คลกทเมน “วารสาร” 2. คลกทเมนยอย “ลงทะเบยนวารสาร” 3. คลก Tab ทชอวา “ลงทะเบยนวารสารเยบเลม” 4. เลอกชอวารสารทตองการในชอง “ชอวารสาร จากนนจะ”

ปรากฏวารสารลวงเวลาทยงไมไดเยบรวมเลม 5. เลอกวารสารลวงเวลาทตองการ วารสารลวงเวลาทเลอกไว

จะปรากฏดานลาง เมอไดจำานวนทตองการแลวกดปม “บนทก เปน”อนเสรจสนการลงทะเบยนวารสารเยบเลมกรณทตองการคนหาเพอแกไขหรอลบทำาไดดงน

1. คลกทปม “คนหา จากนนจะปรากฏหนาจอคนหาขนมา” 2. เลอกชอวารสารทตองการคนหา จากนนจะปรากฏวารสาร

เยบเลมในชองถดไป

3. เลอกชอบทความทตองการ จากนนกดปม “ตกลง ราย”ละเอยดของบทความจะปรากฏในชองตางๆ ผปฏบตงานสามารถแกไขปรบปรงหรอลบขอมลได

สอโสตทศนขนตอนงานบนทกสอโสตทศน มดงน การลงทะเบยนวสดไมตพมพ เปนการลงทะเบยนทรพยากร

อนๆ ของหองสมดทนอกเหนอจากหนงสอ และสงพมพตอเนอง สำาหรบโปรแกรมหองสมด Library2000 วสดไมตพมพ ไดแก แถบบนทกเสยง แผน CD-Rom เปนตน การลงทะเบยนวสดไมตพมพจงไมตางจากการลงทะเบยนอนๆ การลงทะเบยนวสดไมตพมพมขนตอนดงน

ขนตอนการลงทะเบยนสอโสตทศน มดงน 1. คลกทเมน “วสดไมตพมพ” 2. คลกทเมนยอย “ลงทะเบยนวสดไมตพมพ จะปรากฏ”

หนาจอดงรป

3. เมอกรอกรายละเอยดแตละชองเสรจเรยบรอยใหกดปม “บนทก”

4. และหนาจอจะกลบสสภาพพรอมทจะลงทะเบยนวสดไมตพมพรายการใหม

การกำาหนดประเภทสอ การกำาหนดประเภทสอ เปนการกำาหนดประเภทของสอตางๆ ท

จดอยในหมวดวสดไมตพมพ ซงการกำาหนดนเปนการจำาแนกประเภทของวสดไมตพมพทตองการลงทะเบยน ขนตอนการกำาหนดประเภทสอของวสดไมตพมพมดงน

1. คลกทเมน “วสดไมตพมพ” 2. คลกทเมนยอย “กำาหนดประเภทสอ...” จะปรากฏหนาจอ

ดงรป

3. พมพประเภทสอใหมทตองการบนทกในชอง “ระบประเภทสอ จากนนกดปม ” “บนทก ประเภทสอใหมจะปรากฏในชองดาน”ลาง

4. กรณทตองการแกไขประเภทสอของวสดไมตพมพ สามารถทำาไดดวยการคลกทประเภทสอของวสดไมตพมพนนๆ ประเภทของสอจะปรากฏทชอง ระบประเภทของสอ และปม “ปรบปรง จะ”ปรากฏ จากนนใหแกไขขอความทตองการแลวกดปม “ปรบปรง”

5. กรณทตองการลบ ทำาเชนเดยวกบการแกไข ใหคลกท

ประเภทของสอทตองการจากนนกดปม “ลบ คลก ” “Yes” เพอยนยนทจะลบ

การกำาหนดประเภทเนอหา การกำาหนดประเภทเนอหาของสอ มความสมพนธมาจากการ

กำาหนดประเภทของสอเนองจากสอแตละชนดทมอยสามารถบรรจเนอหาไดแตกตางกนไป เพอใหสามารถกำาหนดรายละเอยดตางๆ ไดอยางครบถวน จงจำาเปนทจะตองกำาหนดประเภทของสอใหละเอยดทสด ขนตอนการกำาหนดประเภทของเนอหามดงน

1. คลกทเมน “วสดไมตพมพ” 2. คลกทเมนยอย “กำาหนดประเภทของเนอหา...” จะ

ปรากฏหนาจอดงรป

3. คลกทชอง “เลอกประเภทสอ เพอเลอกสอทตองการ”กำาหนดประเภทเนอหาจากนนจะปรากฏประเภทเนอหาทบนทกไวกอนหนา แตถาไมเคยบนทกจะไมปรากฏรายการใดๆ

4. ผปฏบตงานสามารถกำาหนดประเภทเนอหาเพมได จากนนกดปม “เพม”

5. กรณทตองการแกไขประเภทสอของวสดไมตพมพ สามารถทำาไดดวยการคลกทประเภทสอของวสดไมตพมพนนๆ ประเภทของสอจะปรากฏทชอง ระบประเภทของสอ และปม “แกไข จะปรากฏ ”จากนนใหแกไขขอความทตองการแลวกดปม “แกไข”

6. กรณทตองการลบ ทำาเชนเดยวกบการแกไข ใหคลกทประเภทของสอทตองการจากนนกดปม “ลบ คลก ” “Yes” เพอยนยนทจะลบ

ประเภทของสอหมายถง ประเภทของสอโสตทศน เชน แถบบนทกเสยง ซด-รอม เทปคลาสเซต แผนท เปนตน นอกจากประเภทของสอแลว ยงมอกสงหนงทมความสมพนธกนคอ ประเภทเนอหา ในทนขอยกตวอยางแถบบนทกเสยง แถบบนทกเสยงนอกจากจะบรรจเพลง ยงมเนอหาอยางอน เชน เทปบนทกการบรรยาย เทปธรรมะ เปนตน เพราะฉะนน ประเภทของสอ กบ ประเภทของเนอหา จงตองมความสมพนธกน ในขนตอนการบนทกจงควรจำาแนกรายละเอยดใหเหมาะสม

การคนหาสอโสตทศน เราสามารถคนหาวสดไมตพมพ เพอแกไขขอมลรวมถงการลบ

ขอมล ขนตอนการคนหาทำาไดดงน 1. คลกทปม “คนหา จะปรากฏหนาจอขนมา” 2. พมพขอความทตองการคนหา ในขณะเดยวกน ระบบคนหา

สามารถคนหาจากเงอนไขอนๆ ไดอก เชน ชอชด, เลขทะเบยน , หวเรอง , สถานทผลต, ผผลต โดยคลกทชองวงกลมดานหนา จากนน กดปม “คนหา”

3. เมอคนพบโปรแกรมจะแสดงผล คลกขอความทตองการ จากนนกดปม “ตกลง”

4. โปรแกรมจะนำาขอมลทคนหามาแสดงผลทหนาจอลงทะเบยนวสดไมตพมพ

5. ผใชสามารถแกไขขอมล เมอแกไขขอมลเปนทเรยบรอยแลวใหกดปม “ปรบปรง”

6. กรณทตองการลบใหกดปม “ลบ ขอควรระวงคอเมอกด”ปมลบและยนยนการลบแลวโปรแกรมจะทำาการลบขอมลนนๆ และขอมลจะหายไปไมสามารถกคนได

งานเตรยมทรพยากรสารสนเทศออกใหบรการทรพยากรสารสนเทศกอนทจะนำาออกบรการจะตองเตรยม

ทรพยากรกอนออกบรการ ดงน

พมพบารโคดตดหนงสอขนตอนนจะทำาไดหลงจากทผลงรายการไดปอนขอมลหนงสอ

เลมนนลงในฐานขอมลเสรจแลว การพมพบารโคด สงทผลงรายการจะตองใหความสำาคญ คอเรองของความคมชดของเสนบารโคดหรอ

รหสแทงเปนสญลกษณทแทนหมายเลขหรอตวอกษร โดยทวไปมกจะนำามาใชแทนตวเลข บารโคดหนงหรอสองเสนหรอบางมาตรฐานจะใชมากกวานน จะใชแทนหมายเลขหนงหมายเลข เชน 9625 แทนคาหมายเลขคอ 9625 เราคงไมจำาเปนตองเขาใจวาเสนไหนคอหมายเลขอะไรเพราะหนาทนเปนของเครองอานบารโคด แตเครองบารโคดจะแปลความหมายไดดแคไหน ขนอยกบความคมชดของเสนบารโคด

ใชเครองพมพประเภทเลเซอร มาใชในการพมพบารโคด เพราะเปนเครองพมพประเภทเดยวทใหความคมชดทสด แตไมไดหมายความวาเครองพมพแบบอนๆ จะใชไมได เพยงแตความคมชดอาจลดลง สงผลถงประสทธภาพการอานบารโคดของเครองอานลดลงขนตอนการสงพมพบารโคดมดงน

1. คลกทเมน “หนงสอ” 2. คลกทเมนยอย “พมพ Barcode..” จะปรากฏหนาจอ

ดงรป

3. ปอนเลขทะเบยนทตองการในชอง “เลขทะเบยน จากนน”กดปมคนหาโปรแกรมจะเรมคนหาเลขทะเบยนนน เมอพบขอมลนน

แลวโปรแกรมจะนำาขอมลทไดมาแสดงผล พรอมกบเลขทะเบยนถดไปอก 50 รายการ ในกรณทคนหาไมพบ โปรแกรมกยงนำาเอาเลขทะเบยนถดไปอก 50 รายการมาแสดงเชนกน ดงรป

4. เลอกเลขทะเบยนหนงสอทตองการพมพบารโคดจากดานซายมอ โดยการคลกทเลขทะเบยนนนๆ จากนนโปรแกรมจะคดลอกเลขทะเบยนทคลกมาไวดานขวามอเพอรอสงพมพบารโคด ในการพมพแตละครงจะพมพไดสงสด 30 รายการ ในกรณทตองการบารโคดจำานวน 2 ดวงตอ 1 เลขทะเบยนกใหคลกทเลขทะเบยน 2 ครง

5. เมอเลอกไดครบตามจำานวนทตองการแลว ใหคลกทปม “พมพบารโคด โปรแกรมจะพมพบารโคดออกมาทนท และถาตองการ”ใหโปรแกรมพมพเลขเรยกหนงสอออกมาดวยกใหกดปม ทลกศรชหรอสงพมพครงละ 2 หนา

6. การตดบารโคดนนสามารถตดไดตามความเหมาะสม และถาตองการใหบารโคดมอายการใชงานทยาวนานขนควรใชเทปใสขนาด 2 นวมาตดทบอกชนเพอรกษาสภาพของเสนบารโคดไวไดนานๆ แลวนำาขนชนออกใหบรการ

ตวอยางบารโคด

ตวอยางเลขเรยกหนงสอ

พมพบารโคดตดวารสารฉบบปลกการสงพมพบารโคดวารสารมหลกการทำางานเชนเดยวกบการสง

พมพบารโคดหนงสอขนตอนการสงพมพบารโคดวารสารมดงตอไปน

1. คลกทเมน “วารสาร” 2. คลกทเมนยอย “พมพบารโคดวารสาร” 3. เลอกชอวารสารจากชอง “ชอวารสาร จากนนจะปรากฏ”

เลขทะเบยนวารสารฉบบปลกในดานซายมอ 4. เลอกเลขทะเบยนทตองการพมพบารโคดจากดานซายมอ

โดยการคลกทเลขทะเบยนนนๆ จากนนโปรแกรมจะคดลอกเลขทะเบยนทคลกมาไวดานขวามอเพอรอสงพมพบารโคด ในการพมพแตละครงจะพมพไดสงสด 30 รายการ ในกรณทตองการบารโคดจำานวน 2 ดวงตอ 1 เลขทะเบยนกใหคลก 2 ครง

5. เมอเลอกไดครบจำานวนทตองการแลว ใหคลกทปม “พมพบารโคด โปรแกรมจะพมพบารโคดออกมาทนท การตดบารโคดนน”บรรณารกษสามารถตดไดตามความเหมาะสมแลวนำาขนชนออกใหบรการ

หากตองการใหบารโคดมอายการใชงานทยาวนานขนควรนำาเทปใสขนาด 2 นวมาตดทบอกชนเพอรกษาสภาพของเสนบารโคดไวใหอยไดนานๆ

ตวอยางบารโคด

พมพบารโคดตดสอโสตทศน การพมพบารโคดวสดไมตพมพมหลกการทำางานคลายกบการ

สงพมพบารโคดหนงสอวธการสงพมพทำาไดดงน 1. คลกทเมน “วสดไมตพมพ” 2. คลกทเมนยอย “พมพบารโคดวสดไมตพมพ...”

3. พมพเลขทะเบยนวสดไมตพมพทตองการคนหา จาก

นนกดปม “คนหา” 4. เลอกเลขทะเบยนของวสดไมตพมพจากทางดานซายมอดวยการคลก ซงจะปรากฏเลขทะเบยนดงกลาวทดานซายมอ ทดานซายมอจะเปนเลขทะเบยนทรอการสงพมพบารโคด กรณท

ตองการยกเลก ไมพมพเลขทะเบยนใดเลขทะเบยนหนงในดานขวามอสามารถทำาไดโดยการดบเบลคลกเลขทะเบยนดงกลาวจะหายไป

5. เมอไดเลขทะเบยนวสดไมตพมพครบตามทตองการแลว กดปม “พมพบารโคด โปรแกรมจะสงพมพบารโคดตอไปเมอตด”บารโคดเรยบรอยแลวนำาขนชนออกใหบรการ