คู่มือตรวจสอบภายใน ส านักงาน...

คมอตรวจสอบภายใน

ส านกงานเขตพนทการศกษา

คานา

ตามโครงสรางของสานกงานเขตพนทการศกษา ไดกาหนดใหมหนวยตรวจสอบภายใน ทาหนาทตรวจสอบ ตดตาม และใหคาปรกษาแกหนวยงานในสงกดสานกงานเขตพนทการศกษา สานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน จงไดจดทา “คมอการตรวจสอบภายใน สานกงานเขตพนทการศกษา” เพอเปนเครองมอแกผตรวจสอบภายใน สานกงานเขตพนทการศกษา ใหสามารถปฏบตงานตรวจสอบสานกงานเขตพนทการศกษาไดอยางมประสทธภาพและเกดประสทธผล

สานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน หวงเปนอยางยงวาคมอเลมน จะเปนประโยชนตอการปฏบตงานของผตรวจสอบภายใน สานกงานเขตพนทการศกษา หรอผเกยวของ ขอขอบคณคณะหวหนาหนวยตรวจสอบภายใน สานกงานเขตพนทการศกษา ทใหความคดเหน ทาใหคมอเลมนสามารถนาไปใชในการปฏบตงานไดดยงขน

สานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน

สารบญ หนา

คานา

บทท 1 การบรหารการเงนการคลง 1 การงบประมาณ 1 การเงนการบญช 13 การควบคมทวไป 14 การควบคมเงนสด เงนฝากธนาคาร และเงนฝากคลง 19 การควบคมการเบกจายเงน 21 การควบคมการรบ นาสง และนาฝากเงน 23 การบญช 24 เงนทดรองราชการ 25 การบรหารทรพยสน 28

บทท 2 การประเมนการควบคมภายใน 32 การควบคมภายใน 32 ความหมาย 32 วตถประสงคการควบคมภายใน 32 ประโยชนทหนวยงานไดรบ 33 การประเมนการควบคมภายใน 34 หลกการประเมนผลการควบคมภายใน 34 วตถประสงคของการประเมนผลการควบคมภายใน 35 ประโยชนทไดรบจากการประเมนการควบคมภายใน 35

บทบาทหนาทของผตรวจสอบภายในตอการประเมนการควบคมภายใน 35 วธการประเมนการควบคมภายใน 36 ตวอยางกรณศกษาการประเมนประสทธภาพระบบการควบคมภายใน 39 ตวอยางรายงานผลการประเมนระบบการควบคมภายใน 42 การสอบทานการประเมนการควบคมภายใน 44

วตถประสงคการสอบทานการประเมนการควบคมภายใน 45 รปแบบการสอบทานการประเมนการควบคมภายใน 47 สอบทานการประเมนการควบคมภายในดวยตนเอง 47 สอบทานรางรายงานการควบคมภายในของ

สานกงานเขตพนทการศกษา 50 สอบทานการปฏบตเกยวกบการควบคมภายใน 52 ตวอยางการสอบทานการปฏบตเกยวกบการควบคมภายใน 54

บทท 3 การตรวจสอบงบประมาณ 56 กรอบการตรวจสอบ 56 ขนตอนการตรวจสอบ 58 แนวทางการปฏบตงานตรวจสอบ 59 การตรวจสอบการควบคมงบประมาณ 59 การตรวจสอบตดตามการใชจายงบประมาณ 61 งบลงทน 61 งบพฒนา 63 แบบเกบขอมลการตรวจสอบการควบคมงบประมาณ 65 กระดาษทาการตรวจสอบงบลงทน 69 กระดาษทาการตรวจสอบงบพฒนา 71 ตวอยางการตรวจสอบการควบคมงบประมาณ 73 ตวอยางการตรวจสอบงบลงทน 77 ตวอยางการตรวจสอบงบพฒนา 79

บทท 4 การตรวจสอบการเงนการบญช 82 วตถประสงคการตรวจสอบ 82 กรอบการตรวจสอบการเงนการบญช 83 ขอบเขตการตรวจสอบ 84 ขนตอนการตรวจสอบ 84 แนวทางการปฏบตงานตรวจสอบ กระดาษทาการและตวอยาง 85 ประเดน : การควบคมทวไป 85

แบบกระดาษทาการ 88 ตวอยาง 93 ประเดน : การควบคมเงนสด เงนฝากธนาคาร และเงนฝากคลง 97 แบบกระดาษทาการ 100 กระดาษทาการตรวจนบเงนสด 105 กระดาษทาการงบเทยบยอดเงนฝากธนาคาร 106 ตวอยาง 107 ประเดน : การควบคมการเบกจายเงน 112 แบบกระดาษทาการ 116 ตวอยาง 125 ประเดน : การควบคมการรบ นาสง และนาฝากเงน 133 แบบกระดาษทาการ 134 ตวอยาง 137 ประเดน : การบญช 139 แบบกระดาษทาการ 142 ตวอยาง 147 กระดาษทาการตรวจสอบการบนทกรายการบญช 151 กระดาษทาการตรวจสอบการผานรายการบญช 152 ตวอยางกระดาษทาการสรปผล 153

บทท 5 การตรวจสอบเงนทดรองราชการ 157 วตถประสงคการตรวจสอบ 157 แนวทางการปฏบตงานตรวจสอบ 158 แบบเกบขอมล 164 กระดาษทาการ รายละเอยดฐานะเงนทดรองราชการ 170 งบเทยบยอดเงนฝากธนาคารเงนทดรองราชการ (ประเภทออมทรพย) 171 รายละเอยดลกหนสงใชเงนยมเกนกาหนด 172 รายละเอยดใบสาคญคางนาน 173 ตวอยาง 174

บทท 6 การตรวจสอบการบรหารทรพยสน 184 วตถประสงคการตรวจสอบ 184 แนวทางการปฏบตงานตรวจสอบ 185 กระดาษทาการ 189 แบบสมภาษณ/สอบถาม การบรหารทรพยสน 190 กระดาษทาการตรวจนบครภณฑ 193 กระดาษทาการบนทกขอมล 193 กระดาษทาการตรวจสงเกตสภาพ และการใชประโยชนครภณฑ 194 กระดาษทาการสรปผลการตรวจสอบการบรหารทรพยสนของ สพท. 195 ตวอยาง 196

บทท 7 การตรวจสอบการดาเนนงาน 202 การกาหนดเรองตรวจสอบ 202 การกาหนดวตถประสงคการตรวจสอบ 204 การกาหนดขอบเขตการตรวจสอบ 204 ขนตอนการตรวจสอบการดาเนนงาน 205 การกาหนดประเดนการตรวจสอบ 205 การกาหนดวตถประสงคการตรวจสอบ 207 การจดทาแผนการปฏบตงานตรวจสอบ 207 การปฏบตงานตรวจสอบ 210 การรายงานผลการตรวจสอบ 220 การตดตามผลการตรวจสอบ 224

บรรณานกรม (1) – (4)

บทท 1 การบรหารการเงนการคลง

สานกงานเขตพนทการศกษาเปนหนวยงานททาหนาทในฐานะสวนราชการผเบก เพอสนบสนนชวยเหลอและบรหารการเงนการคลงใหกบกลมในสานกงานเขตพนทการศกษาและสถานศกษาขนพนฐานซงเปนหนวยงานในสงกด โดยดาเนนการในเรองทเกยวของดงน 1. การงบประมาณ 2. การเงนการบญช

2.1 การควบคมทวไป 2.2 การควบคมเงนสด เงนฝากธนาคาร และเงนฝากคลง 2.3 การควบคมการเบกจายเงน 2.4 การควบคมการรบ นาสง และนาฝากเงน 2.5 การบญช 3. เงนทดรองราชการ 4. การบรหารทรพยสน

การงบประมาณ

การงบประมาณของสานกงานเขตพนทการศกษา มกระบวนงานทเกยวของ ดงน 1. การจดตงงบประมาณ 2. การจดสรรงบประมาณ 3. การจดทาแผนปฏบตการประจาป 4. การใชรายจายจากงบประมาณรายจาย 5. การเปลยนแปลงรายละเอยดรายการและการโอนเปลยนแปลงงบประมาณรายจาย

การควบคม กากบ ตดตาม และการรายงานผล 6.

1. การจดตงงบประมาณ

ในการจดตงงบประมาณ (งบประมาณปถดไป) โดยปกตสานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน จะแจงกรอบแนวทางในการจดตงใหสานกงานเขตพนทการศกษาดาเนนการ ในชวงตนปงบประมาณปปจจบน โดยใหสานกงานเขตพนทการศกษาจดสงแบบขอตงงบประมาณ

เฉพาะในสวนของงบลงทน คาทดนและสงกอสราง พรอมขอมล B-OBEC และเพอใหเกดความโปรงใส เปนธรรม ในการขอตงงบประมาณ สานกงานเขตพนทการศกษาตองจดตงคณะกรรมการรวมพจารณา ประกอบดวย ผบรหารระดบสง ผแทนผบรหารสถานศกษาระดบประถมศกษา/ระดบมธยมศกษา และผมสวนเกยวของ แลวเสนอขอความเหนชอบ ตอคณะกรรมการเขตพนทการศกษา1 สาหรบงบประจาเพอการบรหารสานกงาน และงบเพอพฒนาการศกษา สานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐานจะขอตงงบประมาณในภาพรวม โดยพจารณาจากผลการดาเนนงานตามกลยทธและเปาหมายการใหบรการในปงบประมาณทผานมา ประกอบกบประเดนยทธศาสตรหลกตามแผนการบรหารราชการแผนดน 2. การจดสรรงบประมาณ 2

เมอพระราชบญญตงบประมาณรายจายประจาปประกาศใช สานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐานตองจดทาแผนการปฏบตงานและแผนการใชจายงบประมาณสงให สานกงบประมาณกอนเรมตนปงบประมาณไมนอยกวา 15 วน และเมอไดรบความเหนชอบ สานกงบประมาณจะจดสรรงบประมาณใหสานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน ตามแผนการปฏบตงานและแผนการใชจายงบประมาณเตมตามจานวนวงเงนงบประมาณรายจาย และเมอไดรบการจดสรรจากสานกงบประมาณแลว สานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน โดยสานกนโยบายและแผนการศกษาขนพนฐานตองเรงรดจดทาบญชจดสรรเสนอขออนมตหลกการตอเลขาธการคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน แลวแจงใหสานกการคลงและสนทรพยโอนเปลยนแปลงการจดสรรงบประมาณรายจาย (แจงโอนเงนประจางวด) ไปยงสานกงานเขตพนทการศกษาโดยเรว อยางชาไมเกน 15 วน นบแตวนทไดรบจดสรรงบประมาณ โดยการโอนจะระบรายการดงตอไปน 1 สพฐ. แนวทางการกระจายอานาจการบรหารและการจดการศกษา ... พ.ศ. 2550 , หนา 55 2 สคส. คมอการปฏบตเกยวกบระเบยบวาดวยการบรหารงบประมาณ พ.ศ. 2548 สาหรบสานกงานเขตพนทการศกษา, หนา 7

1. แผนงบประมาณ หรอแผนงบประมาณในเชงบรณาการ 2. ผลผลตหรอโครงการ 3. กจกรรม 4. ประเภทงบรายจาย 5. รายการในงบรายจาย 6. จานวนเงนงบประมาณรายจายในแตละผลผลต โครงการ สกจกรรม

การปรบเปลยนระบบบรหารงานการเงนการคลงภาครฐ เปนระบบอเลกทรอนกส (GFMIS) ทาใหการแจงโอนเปลยนแปลงการจดสรรงบประมาณรายจาย (แจงโอนเงนประจางวด) ตางจากเดม กลาวคอ แมจะมการแจงโอนงบประมาณจากสานกงานคณะกรรมการการศกษา ขนพนฐาน แตโดยขอเทจจรงแลวเปนเพยงการแจงรหสตางๆ เชน รหสกจกรรม ผลผลต ฯลฯ เพอใหสานกงานเขตพนทการศกษาสามารถเบกจายเงนไดตามรหสทกาหนด โดยทตวเงนงบประมาณยงคงอยทสวนกลาง (ธนาคารแหงประเทศไทย) ดงนน เมอสานกงานเขตพนทการศกษากอหนผกพนและเบกจายเงนใหเจาหน ธนาคารแหงประเทศไทยจะเปนผโอนเงน จากสวนกลางผานสานกงานใหญของธนาคารตางๆ เพอจายใหเจาหนหรอผมสทธรบเงนโดยตรง 3. การจดทาแผนปฏบตการประจาป

เมอสานกงานเขตพนทการศกษาไดรบแจงจดสรรงบประมาณจากสานกงานคณะกรรมการ การศกษาขนพนฐานจะตองจดทาแผนปฏบตการประจาป เพอใหทราบวามกจกรรม โครงการ ใดบางทตองดาเนนการ เพอใหเกดความชดเจนในการปฏบตงาน และใชแผนในการควบคม กากบ ตดตามเงนงบประมาณทไดรบ โดยในการจดทาแผนปฏบตการประจาปของสานกงานเขตพนทการศกษานน จะตองครอบคลมทงเงนงบประมาณทไดรบจากสานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน และเงนทไดรบจากการระดมทรพยากร ทงนในแตละปงบประมาณ สานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐานจะแจงสานกงานเขตพนทการศกษาใหทราบกรอบทศทาง แนวทางการดาเนนการจดทาแผน พรอมวงเงนงบประมาณทจะไดรบในแตละประเภทงบรายจาย เพอใหสอดคลองกบนโยบาย และกลยทธทสานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐานกาหนด

แผนปฏบตการประจาปทด ควรประกอบดวยขอมลรายละเอยดเกยวกบกลยทธหลกของสานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน ผลผลต โครงการ กจกรรมทตองดาเนนการในแตละผลผลต พรอมกาหนดวตถประสงค ตวชวดความสาเรจ เปาหมาย และ สวนงาน ทรบผดชอบทชดเจนตามผลผลต/ โครงการ/ กจกรรมทกาหนด โดยมการจาแนกงบประมาณตามลกษณะของรายจาย ไดแก งบประจา งบเพอการพฒนาคณภาพการศกษา และจาแนกงบประมาณรายจายตามประเภทงบรายจาย เชน งบบคลากร งบดาเนนงาน และงบเงนอดหนน ฯลฯ แลวตองเสนอแผนปฏบตการประจาปขอความเหนชอบตอคณะกรรมการเขตพนทการศกษา และเพอใหเกดประโยชนในการกากบ ควบคม ตดตามของผทเกยวของ เมอจดทาแผนเสรจสนควรมการประชาสมพนธแผนปฏบตการประจาปใหผเกยวของทราบ เชน กลมในสานกงานเขตพนทการศกษา สถานศกษาในสงกด เปนตน 4. การใชรายจายจากงบประมาณรายจาย

การใชจายเงนงบประมาณทไดรบจดสรร ใหใชจายตามรายการในแตละงบรายจายภายใตแผนงบประมาณ ผลผลต/โครงการ และกจกรรมทกาหนดในแผนปฏบตการประจาป ตามหลกเกณฑดงน 1. งบบคลากร ใหใชจายตามรายการทสานกงบประมาณกาหนดใหจายจากงบรายจายนและใหถวจายได 2. งบดาเนนงาน ใหใชจายตามรายการทกาหนดใหจายจากงบรายจายน และใหถวจายได ยกเวนประเภทคาสาธารณปโภคหากจะนาไปใชจายรายการอน สานกงานเขตพนทการศกษาตองไมมหนคาสาธารณปโภคคางชาระ 3. งบลงทน ใหใชจายตามรายการและวงเงนทไดรบจากการจดสรรงบประมาณ 4. เงนอดหนน 4.1 เงนอดหนนทวไป ใหใชจายตามรายการและจานวนเงนทกาหนดในการจดสรรงบประมาณ 4.2 เงนอดหนนเฉพาะกจ ใหใชจายตามรายการ จานวนเงน และรายละเอยดทกาหนด ในการจดสรรงบประมาณ 5. งบรายจายอน ใหใชจายตามรายการทกาหนดใหจายจากงบรายจายน และใหเบกจายตามรายการและจานวนเงนทกาหนดในการจดสรรงบประมาณ

การเปลยนแปลงรายละเอยดรายการ และการโอนเปลยนแปลงงบประมาณรายจาย 3 5.

เมอสานกงานเขตพนทการศกษาและสถานศกษาไดรบจดสรรงบประมาณแลว มความจาเปนตองเปลยนแปลงรายละเอยดรายการ และหรอโอนเปลยนแปลงรายการงบประมาณรายจาย สามารถดาเนนการไดตามหลกเกณฑดงน 1. การเปลยนแปลงรายละเอยดรายการ ตามขอ 18 ระเบยบวาดวยการบรหารงบประมาณ พ.ศ. 2548 กาหนดวา หากสานกงานเขตพนทการศกษาหรอสถานศกษาไดรบงบประมาณ คาครภณฑ ทดนและสงกอสรางแลวมความจาเปนตองเปลยนแปลงรายละเอยดรายการ โดยการเปลยนแปลงดงกลาวไมทาใหวตถประสงคของรายการเปลยนแปลงไป และไมเปนการเพมวงเงนงบประมาณทไดรบจดสรร สานกงานเขตพนทการศกษาสามารถดาเนนการได โดยใหผวาราชการจงหวดเปนผอนมต ตามคาสงสานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน ท 1285/2549 เรอง มอบอานาจการเปลยนแปลงงบประมาณ ลงวนท 6 ธนวาคม 2549 เชน โรงเรยน ก ไดรบงบกอสรางอาคารเรยนแบบกงถาวร 1 หลง วงเงน 1,080,000 บาท แตไมสามารถดาเนนการหาผรบจางไดในวงเงนงบประมาณ โรงเรยนจงตองขอตดลดรายการครภณฑ

ซงเปนรายละเอยดของรายการคากอสรางอาคารเรยน

2. การโอนและหรอเปลยนแปลงงบประมาณรายจาย เมอสานกงานเขตพนทการศกษาไดรบจดสรรงบประมาณรายการใด ตองใชจายตามรายการนน แตหากมความจาเปนตองโอนหรอเปลยนแปลงรายการงบประมาณรายจาย ใหสามารถดาเนนการไดภายใตเงอนไขดงน

สคส. คมอการปฏบตเกยวกบระเบยบวาดวยการบรหารงบประมาณ พ.ศ. 2548 สาหรบสานกงานเขตพนทการศกษา, หนา 10

• • • • •

เพอแกไขปญหาในการดาเนนการ

เพอเพมประสทธภาพการใหบรการ

เพอเพมคณภาพการใหบรการ

เพอพฒนาบคลากร

เพอพฒนาเทคโนโลย

เพอสนบสนนการบรหารงานตามยทธศาสตรการพฒนาจงหวด

• เปาหมายการใหบรการ

• เปาหมายกลยทธ

• เพอประโยชนประชาชน

• เปนไปโดยประหยด

• เปนไปดวยความคมคา

• เปนไปดวยความโปรงใส

2.1 ความหมายของการโอนงบประมาณรายจาย และการเปลยนแปลงรายการงบประมาณรายจาย (1) การโอนงบประมาณรายจาย4 หมายถง การโอนเงนงบประมาณรายจายทไดรบการจดสรรงบประมาณของผลผลตหรอโครงการใดไปยงผลผลตหรอโครงการอนภายใน งบรายจายเดยวกน หรอการโอนเงนตางงบรายจายในผลผลตหรอโครงการเดยวกนภายใตแผนงบประมาณเดยวกน

แผนงบประมาณ

ผลผลต/โครงการ A

งบรายจาย ก งบรายจาย ข

การโอนงบประมาณรายจาย แบบ 1

ผลผลต/โครงการ

งบรายจาย ก งบรายจาย ก

4 ระเบยบวาดวยการบรหารงบประมาณ พ.ศ. 2548

(2) การเปลยนแปลงรายการงบประมาณรายจาย5 หมายถง การเปลยนแปลงรายการและหรอจานวนเงนของรายการทกาหนดไวภายใตงบรายจายของแผนงบประมาณ ผลผลตหรอโครงการเดยวกน การเปลยนแปลงรายการงบประมาณรายจาย แผนงบประมาณ

เปลยนแปลงรายการ และหรอจานวนเงนของรายการ

งบรายจาย ก

2.2 อานาจของเลขาธการคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน ในการโอนและหรอเปลยนแปลงงบประมาณรายจาย ทจดสรรใหสานกงานเขตพนทการศกษาและสถานศกษาในสงกด ยกเวนทต งอยในเขตกรงเทพมหานคร เลขาธการคณะกรรมการการศกษาขนพนฐานไดมอบอานาจใหผวาราชการจงหวดดาเนนการแทน ตามคาสงสานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน ท 1285/2549 เรอง มอบอานาจการเปลยนแปลงงบประมาณ ลงวนท 6 ธนวาคม 2549 2.3 หลกการโอนและหรอเปลยนแปลงงบประมาณรายจายทไดรบจดสรร ตามระเบยบ วาดวยการบรหารงบประมาณ พ.ศ. 2548 ขอ 24 เปนดงน (1) เปนการโอนและหรอเปลยนแปลงงบประมาณทไดรบจดสรร ภายใตแผนงบประมาณเดยวกน (2) เปนการจดทาผลผลตหรอโครงการ หรอเพมเตมเปาหมายผลผลตตาม

เปาหมายทระบในเอกสารประกอบพระราชบญญตงบประมาณรายจาย หรอพระราชบญญต

งบประมาณรายจายเพมเตม

ขอยกเวนในการโอนและหรอเปลยนแปลงงบประมาณรายจาย 1. ตองไมทาใหเกดรายการกอหนผกพนขามปงบประมาณ 2. ตองไมเปนการกาหนดอตราบคลากรตงใหม 3. ตองไมเปนรายการคาทดน 4. ตองไมเปนคาใชจายในการเดนทางไปราชการตางประเทศ 5. หากเปนครภณฑ ราคาตอหนวยตองตากวา 1 ลานบาท 6. หากเปนสงกอสราง ราคาตอหนวยตองตากวา 10 ลานบาท ตวอยาง 6 การโอนเงนตางผลผลต/โครงการ ภายใตงบรายจายและแผนงบประมาณเดยวกน โรงเรยน ก ไดรบงบประมาณ แผนงบประมาณ : เรงรดปฏรปการศกษาและการเรยนรตลอดชวต โครงการพฒนาโครงสรางพนฐานดานอาคารและสงกอสราง งบลงทนทดนและสงกอสราง รายการปรบปรงบรเวณโรงเรยน จานวน 400,000 บาท โรงเรยนมความจาเปนตอง จดซอครภณฑเครองถายเอกสาร จานวน 70,000 บาท

แผนงบประมาณ : เรงรดปฏรปฯ

โครงการพฒนาโครงสรางพนฐาน

ผลผลต : ผจบการศกษาภาคบงคบ

งบลงทน : คาปรบปรงโรงเรยน

งบลงทน : เครองถายเอกสาร

โรงเรยนสามารถดาเนนการโอนเงนงบประมาณได แตโรงเรยนยงคงตองทาการปรบปรงโรงเรยนตามวตถประสงคของโครงการ ในขณะเดยวกนโรงเรยนตองโอนเงนสวนหนง

6 สคส. คมอการปฏบตเกยวกบระเบยบวาดวยการบรหารงบประมาณ พ.ศ. 2548 สาหรบสานกงานเขตพนทการศกษา, หนา 12

ตวอยาง 8 การเปลยนแปลงรายการและหรอจานวนเงนของรายการทกาหนดไวภายใตผลผลตหรอโครงการ ภายใตแผนงบประมาณ เพอ

(1) สมทบเปนรายการครภณฑทมวงเงนตอหนวยตากวาหนงลานบาท หรอสงกอสราง ทมวงเงนตอหนวยตากวาสบลานบาท (หลงการทาสญญา) เมอโรงเรยนไดรบจดสรรงบประมาณ ดาเนนการจดหา และทาสญญากบผขาย ผรบจางแลว หากมความจาเปนตองเปลยนแปลงสญญาททาใหตองจายเงนใหผรบจางเพมขนโดยทไมทาใหราชการเสยประโยชน สานกงานเขตพนทการศกษาสามารถโอนหรอเปลยนแปลงงบประมาณมาจายเงนใหผรบจางเพมได เชน หลงจากกอสรางอาคารเรยนตามสญญาจางไประยะหนงแลวพบวา จาเปนตองเพมความยาวของเสาเขม ทาใหตองจายเงนใหผรบจางเพมขนสานกงานเขตพนทการศกษาสามารถเปลยนแปลงรายการคาปรบปรงพฒนาภายใต แผนงบประมาณเดยวกนมาสมทบคากอสรางได เปนตน

(2) สมทบเปนรายการครภณฑทมวงเงนตอหนวยตากวาหนงลานบาท หรอสงกอสรางทมวงเงนตอหนวยตากวาสบลานบาท ซงเปนงบปเดยวและไมสามารถหาผร บจางได (กอนการทาสญญา) ไมวาเงนทสมทบจะเกนรอยละ 10 ของวงเงนทไดรบจดสรรหรอไมกตาม เชน โรงเรยน ก ไดรบคากอสรางอาคารฝกงานในวงเงน 1,200,000 บาท โรงเรยนไดดาเนนการหาผรบจางหลายครง ไมสามารถหาไดในวงเงนทไดรบ แตไดในวงเงน 1,400,000 บาท เกนงบประมาณ จานวน 200,000 บาท (เกน 10%) สานกงานเขตพนทการศกษาสามารถโอนและหรอเปลยนแปลงรายการงบประมาณอนภายใตแผนงบประมาณเดยวกนมาสมทบได

7 สพฐ. แนวทางการกระจายอานาจการบรหารและการจดการศกษา ... พ.ศ. 2550 , หนา 58 8 สคส. คมอการปฏบตเกยวกบระเบยบวาดวยการบรหารงบประมาณ พ.ศ. 2548 สาหรบสานกงานเขตพนทการศกษา, หนา 12

(3) กาหนดเปนรายการครภณฑทมวงเงนตอหนวยตากวาหนงลานบาท หรอสงกอสราทมวงเงนตอหนวยตากวาสบลานบาท (กาหนดรายการเพมใหม) เชน โรงเรยน ก ไดรบงบประมาณคากอสรางแฟลตภารโรง วงเงน 2,964,000 บาท แตโรงเรยนไดใชงบประมาณเหลอจายดาเนนการสรางแฟลตไปแลว ประกอบกบโรงเรยนยงไมมร วเพอปองกนทรพยสน

โรงเรยน โรงเรยนจงขอเปลยนแปลงคากอสรางแฟลตเปนรายการกอสรางรวทบสลบโปรง ความยาว 400 เมตร วงเงน 2,964,000 บาท สานกงานเขตพนทการศกษา สามารถดาเนนการใหแกโรงเรยนได โดยเสนอขออนมตจากผวาราชการจงหวด

2.3 หลกการโอนและหรอเปลยนแปลงรายการงบประมาณรายจายทเหลอจาย ตามระเบยบวาดวยการบรหารงบประมาณ พ.ศ. 2548 ขอ 25 เปนดงน (1) ตองเปนการโอนและหรอเปลยนแปลง ภายใตแผนงบประมาณเดยวกน (2) ตองเปนเงนเหลอจายจากการดาเนนงานบรรลวตถประสงค เปาหมาย

ผลผลตหรอโครงการ (3) ตองเปนเงนเหลอจายจากการจดซอจดจางแลว (4) เปนการโอนและหรอเปลยนแปลง เปนรายจายใดๆ ยกเวน

• คาทดน

• รายการกอหนผกพนขามปงบประมาณ (5) ตองไมมหนคาสาธารณปโภคเมอสนปงบประมาณ หรอไมมคาใชจายทจาเปนตองจายตามขอผกพนตามสญญา เชน คา K

2.4 หลกการโอนและหรอเปลยนแปลงรายการงบประมาณ รายการคาครภณฑทม วงเงนตอหนวยตงแตหนงลานบาท หรอสงกอสรางทมวงเงนตอหนวยตงแตสบลานบาทขนไป โดยใหถอวา หนงหนวยเปนหนงรายการ ตามระเบยบวาดวยการบรหารงบประมาณ พ.ศ. 2548 ขอ 26 เปนดงน (1) ตองเปนการโอนและหรอเปลยนแปลง ภายใตแผนงบประมาณเดยวกน (2) ตองไมเปนรายการผกพนขามปงบประมาณ (3) ตองดาเนนการจดซอจดจางแลว และไมสามารถจดหาไดดวยเหตผลใดๆ กตาม และ

(4) เปนการนาเงนงบประมาณหรอเงนนอกงบประมาณไปเพมไดไมเกนรอยละ 10 ของวงเงนงบประมาณทไดรบจดสรร เชน โรงเรยน ก ไดรบงบประมาณครภณฑเครองวดการดดกลนแสง 1 เครอง จานวน 1,006,300 บาท ดาเนนการจดหาไดในราคา 1,106,930 บาท สงกวาวงเงนทไดรบจดสรรงบประมาณ รอยละ 10 เปนจานวนเงน 100,630 บาท สามารถโอนเปลยนแปลงงบรายจายตางๆ ของผลผลตหรอโครงการใดภายใต งบประมาณเดยวกนมาเพมไดในวงเงน 100,630 บาท หรอ หากมเงนนอกงบประมาณกสามารถเพมได ในวงเงน 100,630 บาท

ในกรณทรายการนนมเงนนอกงบประมาณสมทบอยแลว เชน ครภณฑทไดรบจดสรรวงเงน 1,006,300 บาท ใชเงนงบประมาณ 906,930 บาท และใชเงนนอกงบประมาณสมทบ 99,370 บาท สามารถโอนเปลยนแปลงงบรายจายตางๆ เพมไดในวงเงน 90,693 บาท และใชเงนนอกงบประมาณ สมทบอก 9,937 บาท รวมเปนเงนทเพมขน 90,693 + 9,937 = 100,630 บาท

เพอใหการบรหารจดการงบประมาณแบบมงเนนผลงานตามแผนยทธศาสตร บรรลวตถประสงค เปาหมายอยางมประสทธภาพ สานกงบประมาณ กระทรวงการคลง และ สานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน กาหนดใหมระบบการควบคม กากบ ตดตามเพอใหผลการปฏบตงานของสานกงานเขตพนทการศกษาเปนไปตามแผนปฏบตการประจาป ทกาหนด โดยสรปมดงน 6.1 ทะเบยนคมเงนประจางวดสวนจงหวด เปนการควบคมทกาหนดใหมขนในระบบบญชสวนราชการสวนภมภาค กอนทจะมการเปลยนแปลงใหมการบนทกบญชตามระบบ บญชเกณฑคงคาง วตถประสงคของการจดทาเพอใหทราบเงนประจางวดคงเหลอไดทกขณะ หากสานกงานเขตพนทการศกษาจดทาถกตองจะสามารถทราบงบประมาณคงเหลอไดเปน รายโครงการ กจกรรม วามงบประมาณคงเหลอทยงไมดาเนนการจานวนเทาใด และถงแมวาปจจบนจะสามารถเรยกรายงาน สถานะการใชจายงบประมาณจากระบบ GFMIS ซงแสดงจานวนเงนงบประมาณทไดรบ จานวนเงนประจางวด รายการผกพน เบก และคงเหลอ เชนเดยวกบทะเบยนคมเงนประจางวดสวนจงหวด แตเพอเปนการบรหารงบประมาณไมให เกดการเบกเงนลวงลาหนวยเบกอน สานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐานไดแจงให

6.2 รายงานสถานะการใชจายงบประมาณ เปนหนงในรายงานทกรมบญชกลางกาหนด ใหสานกงานเขตพนทการศกษาสงสานกงานการตรวจเงนแผนดนเปนประจาทกเดอน รายงานนสามารถเรยกไดจากระบบ GFMIS และเปนรายงานทเกดจากการผานรายการจากระบบปฏบตงานตางๆ ในระบบ GFMIS เชน ระบบจดซอ ระบบเบกจาย ฯลฯ เมอเรยกรายงานเครองจะทาการประมวลผลรายงานใหโดยไมตองบนทกขอมลเพมเตมใดๆ รายงานจะแสดงขอมลงบประมาณคลายกบทะเบยนคมเงนประจางวดสวนจงหวด ซงสามารถนามาใชในการตรวจสอบเปรยบเทยบเงนงบประมาณคงเหลอได 6.3 รายงานผลการใชจายเงนงบประมาณ10 (งบลงทน) เนองจากงบประมาณในแตละป มการบรหารจดการลาชา และมเงนกนไวเบกเหลอมปเปนจานวนมาก กระทรวงการคลงจงไดกาหนดมาตรการและแนวทางการเรงรดตดตามการใชจายงบประมาณรายจายประจาป โดยเฉพาะงบลงทน โดยการตงเปาหมายใหสวนราชการเรงรดดาเนนการและเบกจายเงนให

เปนไปตามเปาหมายทกาหนด สานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน โดยสานก การคลงและสนทรพย ไดกาหนดใหสานกงานเขตพนทการศกษารายงานผลการใชจายเงนงบประมาณ (งบลงทน) เปนประจาทกเดอน เพอเปนการเรงรดการดาเนนการใหการเบกจายเงนเปนไปตามเปาหมาย 6.4 รายงานผลการปฏบตงานตามแผนปฏบตการจดซอจดจาง เปนการรายงานตามประกาศคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนกาหนด11 โดยใหหนวยรบตรวจทมการจดซอจดจาง โดยใชเงนงบประมาณ เงนนอกงบประมาณ เงนรายได เงนกหรอเงนอดหนน ใหจดทาแผน ปฏบตการจดซอจดจาง สาหรบรายการครภณฑทมราคาเกน 100,000 บาท และคาทดนและสงกอสรางทมราคาเกน 1,000,000 บาท ใหแลวเสรจภายในวนท 15 ตลาคม ของทกป แลวสงสาเนาใหสานกงานการตรวจเงนแผนดน หรอสานกงานการตรวจเงนแผนดนภมภาค จานวน 1 ชด อยางชาภายในวนท 31 ตลาคมของทกป พรอมกาหนดใหผรบตรวจจดใหมการตรวจสอบ

9 หนงสอ สพฐ. ท ศธ 04002/2361 ลงวนท 3 มนาคม 2549 เรอง ซกซอมความเขาใจเกยวกบการบรหารงบประมาณ 10 หนงสอ สพฐ. ท ศธ 04002/912 ลงวนท 28 มนาคม 2550 เรอง การตดตามเรงรดการใชจายงบประมาณรายจายงบลงทน ประจาป 2550 11 หนงสอสานกงานการตรวจเงนแผนดน ท ตผ 0004/ว 97 ลงวนท 19 มนาคม 2546 เรอง ประกาศคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน เรอง การจดทาแผนปฏบตการจดซอจดจาง พ.ศ. 2546

ตดตามผลการปฏบตงานตามแผนปฏบตการจดซอจดจาง แลวรายงานผลใหสานกงาน การตรวจเงนแผนดน หรอสานกงานการตรวจเงนแผนดนภมภาค ทราบทกไตรมาส ภายใน 30 วนนบแตวนทาการสดทายของแตละไตรมาส ดงนนสานกงานเขตพนทการศกษาในฐานะทเปนหนวยรบตรวจตามประกาศกาหนด จงตองจดใหมการตรวจสอบตดตามผลการปฏบตงานตามแผนปฏบตการจดซอจดจางและรายงานผลดวย

6.5 รายงานผลการคานวณตนทนผลผลต กรมบญชกลางไดกาหนดใหสวนราชการ รายงานผลการคานวณตนทนผลผลตตอหนวย ทงในสวนของสานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน สานกงานเขตพนทการศกษาและสถานศกษา เนองจากสานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐานและสถานศกษา มการดาเนนการในแตละผลผลต/ โครงการ ตามกจกรรมหลก กจกรรมรอง กจกรรมสนบสนน และเพอใหงายตอการคานวณตนทนผลผลต สานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน ไดจดทาโปรแกรมการคานวณตนทนผลผลต (OBEC Unit Cost Program : OUCP) เพอชวยในการคานวณตนทนผลผลตของหนวยงานโดยรายงานตามประเภทงบรายจาย ทงนเพอนาขอมลทไดมาเปรยบเทยบความคมคาในการดาเนนงานและ เพอการจดสรรงบประมาณในอนาคต 6.6 รายงานประจาป12 เพอแสดงถงความสาเรจในการปฏบตงานของสานกงาน เขตพนทการศกษาตามตวชวดทเชอมโยงกบเปาหมายการใหบรการ ผลผลต/โครงการ ของสานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน ภายใน 60 วน นบแตวนสนปงบประมาณ13 ตามระเบยบวาดวยการบรหารงบประมาณ พ.ศ. 2548

การปรบเปลยนการบรหารงานการเงนการคลงภาครฐเปนระบบอเลกทรอนกส (GFMIS)

ทาใหสานกงานเขตพนทการศกษาตองปรบเปลยนระบบการปฏบตงานใหม และเพอใหสามารถควบคมการปฏบตงานการเงนการคลงได สานกงานเขตพนทการศกษาควรจดใหการควบคมในแตละระบบการปฏบตงาน ดงตอไปน

12 สพฐ. แนวทางการกระจายอานาจการบรหารและการจดการศกษา ... พ.ศ. 2550 , หนา 59 13 ระเบยบวาดวยการบรหารงบประมาณ พ.ศ. 2548

2.1 การควบคมทวไป 2.2 การควบคมเงนสด เงนฝากธนาคาร และเงนฝากคลง 2.3 การควบคมการเบกจายเงน 2.4 การควบคมการรบ นาสง และนาฝากเงน 2.5 การบญช 1. การควบคมทวไป

การปรบเปลยนระบบการบรหารจดการการเงนการคลงภาครฐเปนระบบอเลกทรอนกส (GFMIS) ทาใหสานกงานเขตพนทการศกษาสามารถปฏบตงานตางๆ เชน การเบกเงนจากสานกงานคลง การจายเงนใหเจาหนหรอผมสทธ การนาสงและนาฝากเงนสานกงานคลงจงหวด ฯลฯ ผานระบบคอมพวเตอร ณ ททาการสานกงานเขตพนทการศกษา ดงนนเพอปองกนระบบคอมพวเตอร และลดความเสยงทอาจทาใหเกดความเสยหายในการปฏบตงาน

ดวยระบบ GFMIS สานกงานเขตพนทการศกษา จงตองจดใหมการควบคม ดงน 1.1 การกาหนดหนาทความรบผดชอบในการปฏบตงานดวยระบบ GFMIS 1.2 การสารองบคลากรและการแบงแยกหนาทความรบผดชอบ 1.3 การควบคมระบบอปกรณคอมพวเตอร 1.4 การควบคมการเขาปฏบตงานในระบบ 1.5 การควบคมการบนทกขอมลในระบบ 1.6 การควบคมการสรางหรอการแกไขเปลยนแปลงขอมลหลกผขาย 1.1 การกาหนดหนาทความรบผดชอบในการปฏบตงานดวย ระบบ GFMIS

สานกงานเขตพนทการศกษาควรจดใหมคาสงทเกยวกบการปฏบตงานดวยระบบ GFMIS ดงน (1) คาสงมอบหมายการปฏบตงานในการบนทกขอมลหรอควบคมดแลกลมระบบงานตางๆ เกยวกบงานงบประมาณ บญช การเงน ตนทน การตรวจสอบภายใน และการจดซอ แจงตามหนงสอสงการตอไปน

1. หนงสอกระทรวงการคลง ท กค 0409.3/ว 98 ลงวนท 3 กนยายน 2547 (ขอ 4) 2. หนงสอกระทรวงการคลง ดวนทสด ท กค 0409.3/ว 35 ลงวนท 3 พฤษภาคม 2549 3. หนงสอกระทรวงการคลง ดวนทสด ท กค 0409.3/ว 88 ลงวนท 4 ตลาคม 2549 (ขอ 1)

(2) คาสงหรอการมอบหมายการอนมตใหสงขอมลการขอเบกและการนาเงนสงสานกงานคลงจงหวดหรอสานกงานคลงจงหวด ณ อาเภอ แจงตามหนงสอสงการตอไปน

หนงสอกระทรวงการคลงท กค 0409.3/ว 98 ลงวนท 3 กนยายน 2547 (ขอ 4) (3) คาสงหรอการมอบหมายใหบคคลทาหนาทเกบรกษาบตรกาหนดสทธการใช (GFMIS Smart Card) รหสผใชงาน (User Log-In) และรหสผาน (Password) แจงตามหนงสอสงการตอไปน

หนงสอกระทรวงการคลงท กค 0409.3/ว 98 ลงวนท 3 กนยายน 2547 (ขอ 4) วรรคสอง (4) คาสงหรอการมอบหมายบคคลใหตรวจสอบจานวนเงนทเจาหนาทจดเกบและนาสง กบหลกฐานและรายงานขอมลบญชในระบบ GFMIS หรอทะเบยนคมการรบเงน ใหถกตอง แจงตามหนงสอสงการตอไปน หนงสอกระทรวงการคลง ดวนทสด ท กค 0409.3/ว 115 ลงวนท 30 กนยายน 2547 (ขอ 6.2) หนงสอกระทรวงการคลง ดวนทสด ท กค 0409.3/ว 27 ลงวนท 18 เมษายน 2549

(5) คาสงหรอการมอบหมายบคคลใหตรวจสอบการรบ – จายเงนเปนประจา โดยการเรยกรายงานจากเครอง GFMIS Terminal เพอทาการตรวจสอบขอมลดงตอไปน คอ รายงานสรปรายการขอเบกเงนกบขอมลการขอเบกเงนของสวนราชการ และรายงานเงนสดคงเหลอประจาวนจากระบบ GFMIS กบรายงานเงนคงเหลอประจาวนทจดทาในระบบมอ(Manual) แจงตามหนงสอสงการตอไปน

1. 2. 3.

หนงสอกรมบญชกลาง ท กค 0410.3/ว 481 ลงวนท 7 ธนวาคม 2548 หนงสอกระทรวงการคลง ดวนทสด ท กค 0409.3 /ว 88 ลงวนท 4 ตลาคม 2549 หนงสอกรมบญชกลาง ดวนทสด ท กค 0410.3/ว 108 ลงวนท 10 ตลาคม 2549

1.2 การสารองบคลากรและการแบงแยกหนาทความรบผดชอบ การทสานกงานเขตพนทการศกษากาหนดหนาทความรบผดชอบในการปฏบตงานในระบบ GFMIS ใหแกเจาหนาทแตละคนเปนลายลกษณอกษรชดเจน เปนหลกในการปฏบตงานสาหรบเจาหนาทผรบผดชอบ และเปนการลดความเสยงในการเกดขอผดพลาด และเพอปองกน

มใหเกดปญหาการขาดแคลนเจาหนาท ทปฏบตงานหลกในระบบ GFMIS หรอหากเจาหนาทปฏบตงานหลกไมสามารถปฏบตงานได อาจสงผลใหเกดความเสยหายในการปฏบตงาน สานกงานเขตพนทการศกษาจงควรจดใหมเจาหนาทสารองไว

สงการตามหนงสอกรมบญชกลาง ท กค 0410.3/ว 213 ลงวนท 29 พฤษภาคม 2549 เรอง การโยกยายสบเปลยนบคลากรทปฏบตงานในระบบ GFMIS

หนงสอสงการดงกลาวยงหามมใหบคคลเพยงคนเดยวดาเนนการไดเองทกขนตอน สานกงานเขตพนทการศกษาจงควรแบงแยกหนาทความรบผดชอบดงน (1) เจาหนาทบนทกการวางเบกและนาสง ตองไมเปนบคคลคนเดยวกนกบผอนมตในระบบ GFMIS (2) เจาหนาทบนทกการจดซอจดจาง กบเจาหนาทบนทกการวางเบกในระบบ GFMIS ไมควรเปนบคคลคนเดยวกน แตหากสานกงานเขตพนทการศกษามปญหาขาด แคลนบคลากรจนไมสามารถแบงหนาทความรบผดชอบระหวางการบนทกการจดซอ จดจาง และ การวางเบกเงนในระบบได สานกงานเขตพนทการศกษาตองจดใหมการกากบตรวจสอบเอกสารหลกฐานการจดซอกบรายการทวางเบก

การควบคมระบบอปกรณคอมพวเตอร 1.3

สานกงานเขตพนทการศกษา ควรกาหนดระบบควบคมเพอปองกน บคคลทไมมหนาทเกยวของเขาปฏบตงานในเครอง GFMIS Terminal (เครองดา) โดย (1) สถานทตงเครอง GFMIS Terminal ในกรณทสานกงานเขตพนทการศกษามพนทเพยงพออาจจดหองทรกษาความปลอดภยเปนการเฉพาะเปนสถานทตงเครอง หากมพนทไมเพยงพอจาเปนตองใชพนทรวมกบงานอนๆ อาจใชวธการแบงสดสวนพนทต งเครอง แยกไวใหชดเจน สามารถมองเหนไดชดแจงวาผใดเขาใชเครอง GFMIS Terminal และบคคลนน เปนผทไดรบมอบหมายหรอไม

(2) ควรมแนวปฏบตหรอคมอการใชเครอง GFMIS Terminal ใหกบผปฏบตงานทราบถงขนตอนการใชวา จะปฏบตงานอยางไร ทาอะไรตามลาดบกอนหลง หรอมขอหาม อะไรบางเกยวกบการใชงานเครอง GFMIS Terminal หรอเมอเครองคอมพวเตอรเกดปญหา ในการปฏบตงาน เชน หากมไวรส หรอเครองคอมพวเตอรขดของทางานไมได จะตองแจงใคร (ชอสถานทตดตอ พรอมเบอรโทรศพท) เพอทาการแกไข เปนตน

การควบคมการเขาปฏบตงานในระบบ 1.4 ระบบ GFMIS ไดกาหนดการควบคมการเขาปฏบตงานในระบบ โดยใหมบตร

กาหนดสทธการใช (GFMIS Smart Card) รหสผใชงาน (User Log-In) และรหสผาน (Password) โดยมบตร 2 บตร คอ บตร F สาหรบผปฏบตงาน บตร P สาหรบผอนมต (ปลด Block)

สานกงานเขตพนทการศกษา ควรกาหนดระบบควบคมเพมเตมโดย (1) กาหนดวธการเกบรกษาบตรกาหนดสทธการใช (GFMIS Smart Card)

รหสผใชงาน (User Log-In) และรหสผาน (Password) ของบตรทง 2 ชนด (2) จดใหมทะเบยนคมการเขาปฏบตงานในเครอง GFMIS Terminal เพอ

ควบคมวา ใครทางานเวลาไหน และเปนผไดรบอนญาตใหเขาใชงานทเครอง GFMIS Terminal หรอไม และหากเกดขอผดพลาดในระบบในชวงเวลาใด สานกงานเขตพนทการศกษากสามารถใชทะเบยนดงกลาว เปนรองรอยในการตรวจสอบหาผใชงานในชวงเวลาททาใหงานเกดปญหาได โดยทะเบยนคมการเขาปฏบตงาน ควรมรายละเอยดตางๆ ไดแก

ทะเบยนคมการเขาปฏบตงานในเครอง GFMIS Terminal

ลาดบ วน เดอน ป ชอ-นามสกล เวลา เรองทเขาไปปฏบตงาน ผควบคม (1) (2) (3) (4) (5) (6)

คาอธบาย (1) ใหระบลาดบทเขาใชงาน ตงแต 1,2,3.......... (2) ใหลง วน เดอน ป ทเขาใชงาน

(3) ระบ ชอ - นามสกล ของผขอใชงาน (4) ระบชวงเวลาทตองการ/ทางานทเครอง GFMIS Terminal (5) ระบเรองทเขาใชงาน/ขอมลทตองการคนหาจากเครอง GFMIS Terminal (6) ลายมอชอของผควบคมใหเขาใชเครอง GFMIS Terminal เพอทราบการปฏบตงานทกสนวน

1.5 การควบคมการบนทกขอมลในระบบ

ระบบการปฏบตงานในระบบ GFMIS เปนระบบทดาเนนการโดยอตโนมต (Single Entry) หากเจาหนาทผปฏบตงานบนทกขอมลเขาในระบบไมถกตอง บนทกไมครบถวน ระบบกจะประมวลผลไมถกตองและไมครบถวนตามไปดวย ดงนน สานกงานเขตพนทการศกษา ตองจด ใหมการตรวจสอบความถกตองและครบถวนของการบนทกขอมลทกครงกอนการดาเนนรายการตอไป

บบก

1.6 การควบคมการสรางหรอการแกไขเปลยนแปลงขอมลหลกผขาย ขอม ลหลกผ ขายเปนขอม ลค ค า ผ ร บจ างหรอค สญญาในระบบ GFMIS

ซงสวนราชการมภาระผกพนจะตองจายเงนหรอโอนเงนใหเมอหนถงกาหนดชาระในอนาคต ดงนน จงตองมหลกฐานทพสจนใหเชอไดวาผขายมตวตนอยจรง เชน มชอ และทอย ของผขาย รหสผขาย สาเนาหนงสอจดทะเบยนการคา/ สาเนาหนงสอจดทะเบยนพาณชย สาเนาบตรประจาตวผเสยภาษ/ สาเนาบตรประจาตวประชาชน/ Passport สกลเงน ชอ และเลขทเจาของบญชเงนฝากธนาคาร เปนตน

ดงนน การทสานกงานเขตพนทการศกษา จะทาการสรางและการเปลยนแปลงขอมลหลกผขาย จงตองกาหนดใหมการควบคม ดงน

(1) มการตรวจสอบคนหาวามการสรางขอมลผขายในระบบแลวหรอไม กอนทจะสรางขอมลใหมในระบบ เพอลดการซาซอน

(2) บนทกแบบฟอรมคาขอสรางและ/หรอขอเปลยนแปลงขอมลหลกผขายตามแบบทกรมบญชกลางกาหนด และมการสาเนาแบบการสรางและ/หรอแบบขอเปลยนแปลงขอมลหลกผขายจดเกบไว เพอสะดวกในการสบคนในภายหลง

(3) มการตรวจสอบเอกสาร/หลกฐานประกอบการสรางและ/หรอขอเปลยนแปลง ขอมลหลกผขายกอนการบนทกการสรางขอมลในระบบ

(4) หลงการบนทกสรางขอมลหลกผขายในระบบ ควรพมพรายงานออกมาตรวจสอบความถกตองกอนใหผอานวยการสานกงานเขตพนทการศกษาหรอผทไดร บมอบหมายลงนามรบรองความถกตองในแบบคาขอ กอนสงแบบฟอรมพรอมเอกสารหลกฐานฉบบจรงซงผขายไดลงลายมอชอรบรองสาเนาถกตองในเอกสารทกฉบบและใหกรมบญชกลางหรอสานกงานคลงจงหวด แลวแตกรณ เพอดาเนนการตอไป

สาหรบการเปลยนแปลงขอมลหลกผขาย สานกงานเขตพนทการศกษา ไมสามารถบนทกรายการไดเอง ผทจะบนทกรายการเปลยนแปลงขอมลหลกผขายให คอ สานกงานคลงจงหวด ดงนนสานกงานเขตพนทการศกษาจงเปนเพยงผจดสงเอกสารหลกฐานใหสานกงานคลงจงหวดบนทกรายการ

ตามหนงสอกระทรวงการคลง ดวนทสด ท กค 0409.3/ว 88 ลงวนท 4 ตลาคม 2549 เรองแนวทางการปฏบตงานในระบบการบรหารการเงนการคลงภาครฐดวยระบบอเลกทรอนกส (GFMIS) ใหมความรอบคอบรดกมยงขน และหนงสอกรมบญชกลาง ท กค 0407.9/ว 150 ลงวนท 6 พฤศจกายน 2549 เรองการสงแบบขออนมตขอมลหลกผขาย และแบบขอเปลยนแปลงขอมลหลกผขายใหกรมบญชกลาง สานกงานคลงจงหวด และสานกงานคลงจงหวด ณ อาเภอ 2. การควบคมเงนสด เงนฝากธนาคาร และเงนฝากคลง

สานกงานเขตพนทการศกษา มสนทรพยทเปนตวเงน 3 ประเภท คอ 2.1 เงนสด 2.2 เงนฝากธนาคาร และ

2.3 เงนฝากคลง ซงเปนสนทรพยทมสภาพคลองสง สามารถเคลอนยายไดงาย จงอาจเสยงตอการสญหายหรองายตอการทจรต กระทรวงการคลงจงไดมการกาหนดกฎระเบยบตางๆ เพอใหสามารถตรวจสอบความถกตองของตวเงนใหตรงกบยอดคงเหลอของบญชในระบบ GFMIS

2.1 การควบคมเงนสด ตามระเบยบการเกบรกษาเงนและการนาเงนสงคลงของสวนราชการ พ.ศ. 2520 และ

ทแกไขเพมเตม กาหนดใหมแตงตงคณะกรรมการเกบรกษาเงนเพอตรวจสอบความมอยจรง ของตวเงนสดทเกบรกษาในททาการของสานกงานเขตพนทการศกษา โดยทกสนวนทาการเจาหนาทการเงนจะรวบรวมเงนสดและเอกสารแทนตวเงนทจดเกบ เพอจดทารายงานเงนคงเหลอประจาวน และสงมอบเงนสดและเอกสารแทนตวเงนใหคณะกรรมการเกบรกษาเงนตรวจนบ หากถกตองตรงกบรายงานเงนคงเหลอประจาวน คณะกรรมการเกบรกษาเงนจะ ลงลายมอชอรบรองในรายงานเงนคงเหลอประจาวน และนาเงนสดเกบรกษาไวในตนรภย พรอมทงเสนอรายงานเงนคงเหลอประจาวนใหผอานวยการสานกงานเขตพนทการศกษาหรอ ผทไดรบมอบหมายรบทราบ นอกจากนน สานกงานเขตพนทการศกษาตองจดใหมการตรวจสอบยอดเงนคงเหลอในระบบ GFMIS โดยมอบหมายผทาหนาทตรวจสอบรบ – จาย ในระบบ GFMIS ทาหนาทตรวจสอบรายงานเงนสดคงเหลอประจาวน (ZFI_CASHBAL) เปรยบเทยบกบรายงาน เงนคงเหลอประจาวน (Manual) หากถกตองตรงกนใหผตรวจสอบรบ – จายประจาวน ลงลายมอชอรบรองในรายงานเงนสดคงเหลอประจาวน (ZFI_CASHBAL) พรอมทงเสนอรายงานใหผอานวยการสานกงานเขตพนทการศกษา หรอผทไดรบมอบหมายลงลายมอชอรบรองความถกตองของรายงาน

2.2 การควบคมเงนฝากธนาคาร

เงนฝากธนาคารของสานกงานเขตพนทการศกษา ม 2 ประเภท คอ เงนในงบประมาณและเงนนอกงบประมาณ ซงอาจนาฝากธนาคารประเภทกระแสรายวนและประเภทออมทรพย กรณหนวยงานมบญชเงนฝากธนาคารประเภทกระแสรายวน ทกสนเดอนตองจดทางบเทยบยอดเงนฝากธนาคารประเภทกระแสรายวนทกบญช เพอพสจนความถกตองของยอดเงนคงเหลอเงนฝากธนาคาร สาหรบเงนฝากธนาคารประเภทออมทรพยตองตรวจสอบยอดการเคลอนไหวของเงนอยางสมาเสมอดวยเชนกน เพอใหทราบยอดคงเหลอ ณ ขณะใด

2.3 การควบคมเงนฝากคลง

เงนฝากคลงของสานกงานเขตพนทการศกษา ประกอบดวย เงนรบฝาก – สถานศกษา เงนรบฝาก - เงนมดจาประกนสญญา และเงนนอกงบประมาณอน ซงแตเดมทกสนเดอนสานกงานคลงจงหวด จะจดสงรายงานเงนฝากคลงใหสานกงานเขตพนทการศกษาเพอตรวจสอบความถกตองของยอดเงนทนาฝากคลงแตละประเภท แตเมอปฏบตดวยระบบ GFMIS สานกงานเขตพนทการศกษาสามารถเรยกรายงานแสดงความเคลอนไหวเงนฝากคลงจากระบบ เพอตรวจสอบความถกตองของการบนทกรบ – สง ไดทกวน และสาหรบเงนรบฝากจากสถานศกษา เชน เงนรายไดสถานศกษา เงนประกนสญญา เงนบรจาค ฯลฯ สานกงานเขตพนทการศกษาจะตองจดทาบญชยอยควบคมเงนฝากคลงแตละประเภท และสอบยนยอด เงนรบฝากกบสถานศกษาเปนระยะๆ เพอใหสามารถทราบวา เปนเงนประเภทใด จานวนเทาใด

และถกตองตรงกนหรอไม

3. การควบคมการเบกจายเงน เดมสวนราชการผเบกตองยนฎกาตอสานกงานคลงจงหวดพรอมสมดคมอวางฎกา เมอสานกงานคลงจงหวดไดอนมตฎกาแลว จะโอนเงนเขาบญชเงนฝากของสวนราชการตามจานวนเงนทขอเบก และสงคฉบบฎกา พรอมดวยใบนาฝากเงนเขาบญชใหสวนราชการ หลงจากนนสวนราชการจะดาเนนการจายชาระหนใหแกเจาหนหรอผมสทธ ซงการจายเงนของสวนราชการสามารถจายได 3 ลกษณะ คอ การจายเปนเงนสด การจายเปนเชค และการจายโดยการโอนเงนเขาบญชเงนฝากธนาคารของเจาหนหรอผมสทธ เมอรฐปรบเปลยนการบรหารการเงนการคลง เปนระบบอเลกทรอนกส (GFMIS) ทาใหสานกงานเขตพนทการศกษาสามารถบนทกขอมลการวางเบกเงนในระบบอเลกทรอนกสโดยผานเครองคอมพวเตอรเครองดา (GFMIS Terminal) ณ ททาการ โดยไมตองเดนทาง ไปวางฎกาทสานกงานคลงจงหวดเหมอนทเคยปฏบต และกรมบญชกลางจะทาการอนมตจายเงนตรงเขาบญชเงนฝากธนาคารของเจาหนหรอผมสทธ สวนเงนทตองจายใหขาราชการและลกจางจะโอนเขาบญชเงนฝากธนาคารของสานกงานเขตพนทการศกษา

แมวา การเบกจายเงนตามระบบบรหารการเงนการคลงภาครฐดวยระบบอเลกทรอนกส (GFMIS) จะเปนการลดขนตอนในกระบวนการปฏบตงาน สงผลใหเกดความสะดวกรวดเรว และยงทาใหกรมบญชกลางสามารถควบคมทงเงนงบประมาณและเงนนอกงบประมาณในภาพรวมทงประเทศได แตการปฏบตงานเบกจายเงนดวยระบบอเลกทรอนกส กยงคงมจดเสยงทมนยสาคญ คอ การบนทกขอมลเขาสระบบงาน เ นองจากระบบ จะประมวลผลตามขอมลทหนวยงานบนทกเขาในระบบ หากการบนทกขอมลเขาสระบบงานไมมหลกฐาน หรอเปนหลกฐานทไมถกตอง อาจทาใหการประมวลผลการจายเงน

ผดพลาดได ดงนน เพอเปนการลดความเสยงดงกลาว สานกงานเขตพนทการศกษาในฐานะเปนสวนราชการผเบก จะตองกาหนดระบบการควบคมเพอใหมนใจไดวา 1. ทกรายการทต งเบกในระบบ มหลกฐานแหงหนครบถวน ถกตอง 2. ทกรายการทต งเบกในระบบ ไดรบอนมตจากผมอานาจ 3. เจาหน/ผมสทธ ทไดรบเงนจากการจายตรงโดยกรมบญชกลาง เปนเจาหน/ผมสทธทสวนราชการมภาระผกพนทจะตองจายชาระหนตามหลกฐานขอเบก

การควบคมทจาเปนในกระบวนการเบกจายเงนตามระบบบรหารการเงนการคลงภาครฐดวยระบบอเลกทรอนกส (GFMIS) และประโยชนทไดจากการควบคม มดงน

ลาดบท

การควบคม ประโยชนทไดจากการควบคม

1 จดทาทะเบยนคมหลกฐานขอเบก เพอควบคมมใหหลกฐานขอเบกสญหาย และใชประโยชนในการกากบตดตามใหการวางเบกเงนงบประมาณเปนไปโดยเรวและตามลาดบกอนหลง

2 ตรวจสอบความครบถวนถกตองของเอกสารหลกฐานขอเบกกอนการตงเบก ในระบบ GFMIS

ทาใหม นใจไดวารายการตงเบกในระบบ มหลกฐานครบถวนถกตอง และเปนรายการทสวนราชการ พงจายชาระหน

3 จดทาทะเบยนคมเงนประจางวดสวนจงหวด และตรวจสอบเงนงบประมาณกอนการ ตงเบกในระบบ

เพอควบคมการใชจายเงนงบประมาณ และใหมนใจไดวารายการทตงเบกในระบบมงบประมาณเพยงพอ

4 ตรวจสอบหลกฐานขอเบกไดรบอนมตจากผมอานาจกอนการบนทกรายการตงเบก

ทาใหม นใจไดวารายการตงเบกทกรายการไดผานการพจารณาและอนมตจากผมอานาจ

ลาดบท

5 ตรวจสอบความครบถวนถกตองของการบนทกรายการตงเบก โดยการเรยกรายงานการขอเบกเงนคงคลง (ZINF_R09) ตรวจสอบกบหลกฐานขอเบก

ทาใหมนใจไดวารายการตงเบกในระบบมการบนทกรหสงบประมาณ แหลงเงนทน รหสกจกรรม รายการ และจานวนเงนถกตองตรงตามหลกฐานขอเบก กอนทจะเสนอผมอานาจอนมตจายในระบบโดยการปลดบลอก

6 ตรวจสอบรายการตงเบกในระบบทกสนวน โดยเรยกรายงานสรปรายการขอเบกจากระบบ (ZAP_RPTW01) เพอตรวจสอบกบหลกฐานขอเบกทไดรบอนมตจากผมอานาจ

ทาใหมนใจไดวารายการตงเบกทไดบนทกในระบบ ในแตละวน มหลกฐานขอเบกครบถวนถกตอง และเปนรายการเบกเงนของสานกงานเขตพนทการศกษา

7 ตรวจสอบการโอนเงนเขาบญชเงนฝากธนาคารของเจาหนหรอผมสทธ จากรายงานแสดงการจายเขาบญชของผมสทธรบเงน (ZAP_RPT506) และหลกฐานขอเบก

ทาใหมนใจไดวากรมบญชกลางไดโอนเงนเขาบญชของเจาหนหรอผมสทธตรงตามหลกฐาน ขอเบก

4. การควบคมการรบ นาสง และนาฝากเงน การรบ นาสงและนาฝากเงน เปนการดาเนนการเกยวกบการจดเกบและนาสง ประเภทเงนรายไดแผนดน เงนเบกเกนสงคน และเงนนอกงบประมาณ ซงสวนราชการจะตอง จดใหมการควบคมเงนแตละประเภททไดรบไว เพอใหการนาสง นาฝากเงนเปนไปตามระยะเวลาททางราชการกาหนด และมใหมการนาสง นาฝากผดประเภท หรอนาสงเงนขาด เงนเกนกวาทไดรบไว อกทงสามารถควบคมใหการบนทกรบ นาสง นาฝากในระบบ GFMIS ครบถวนถกตองทกรายการ ซงหากสวนราชการไมมระบบการควบคมการรบ นาสง นาฝาก ทเพยงพอ กอาจกอใหเกดผลเสยหายแกเงนของทางราชการได

เดมเมอสวนราชการนาเงนสง/ ฝากคลง จะตองจดทาใบนาสงเงนตามแบบกระทรวงการคลงกาหนด พรอมนาเงนไปสงทสานกงานคลงจงหวด และสานกงานคลงจงหวดจะคนสาเนาใบนาสงใหกบหนวยงาน เพอใชเปนหลกฐานในการบนทกบญชตอไป

เมอปฏบตงานดวยระบบ GFMIS ในการรบเงนเพอนาสง นาฝากเงน สานกงานเขตพนทการศกษาตองบนทกรายการรบเงนในระบบ GFMIS ณ เครองคอมพวเตอรเครองดา (GFMIS Terminal) ณ ททาการ ในวนทไดรบเงน เมอนาเงนสง/ ฝากคลง สานกงานเขตพนทการศกษาตองจดทาใบนาฝากเงนธนาคาร (Pay - in Slip) ทมรหสศนยตนทนของหนวยงาน

ผลการปฏบตงานทผานมา พบวา ขอมลตวเลขทางบญชในระบบ GFMIS ไมถกตอง เชน ตวเลขการนาสงเงนตดลบ และมรายการนาสงคงคางเปนบญชพกอยในระบบ GFMIS เปนจานวนมาก เนองจากกรมบญชกลางไมสามารถยนยนและกระทบยอดรายการทนาสง/ ฝากเขาบญชเงนฝากธนาคารกบรายการทบนทกในระบบ GFMIS ของสวนราชการได สงผลใหรายงานทางการเงนไมถกตองดวย สาเหตสวนใหญเกดจากการบนทกขอมลการรบ นาสง นาฝากเงนเขาสระบบไมครบถวน ถกตอง เชน

1. ไมบนทกขอมลการรบ แตบนทกนาสง/ นาฝากเงนในระบบ GFMIS 2. นาสงเงน/ นาฝากธนาคาร แตไมบนทกทงรบและนาสงในระบบ GFMIS หรอ

บนทกลาชา 3. ไมตรวจสอบความถกตองของรายการทบนทกรบ นาสง และนาฝากเงน ในระบบ

GFMIS กบหลกฐานการรบ นาสง และนาฝากเงน ดงนน เพอปองกนมใหเกดปญหา ดงกลาว สานกงานเขตพนทการศกษา ควรกาหนดระบบการควบคมการรบ นาสง และนาฝาก โดยจดทาทะเบยนควบคมการรบ นาสง นาฝากเงนแตละประเภท และสอบทานความถกตองครบถวนของรายการทบนทกเขาสระบบ GFMIS 5. การบญช

เดมระบบบญชของสวนราชการ เจาหนาทบญชเปนผบนทกรายการทางบญชเอง (Manual) ตามระบบบญชเกณฑคงคางในสมดบญชข นตน บญชแยกประเภททวไป บญชยอย และทะเบยนตางๆ รวมทงบนทกปรบปรง/แกไขรายการบญช ปดบญชและจดทารายงานการเงน

เมอมการปรบเปลยนวธการทางานเปนระบบอเลกทรอนกส (GFMIS) ระบบบญช (ระบบบญชแยกประเภททวไป) เปนระบบงานสดทายทเกดจากการผานรายการจากระบบงานอนโดยอตโนมต (Single entry) กลาวคอ เมอแตละระบบงานประกอบดวย ระบบจดซอจดจาง ระบบการเบกจายเงน ระบบรบนาสงและนาฝาก และระบบสนทรพยถาวร บนทกนาเขาขอมล (Key-in) ระบบ GFMIS จะประมวลผลผานรายการบญช พรอมทงจดทารายงานทางการเงนใหอตโนมต (Automatic Posting) การเปลยนแปลงดงกลาวทาใหเจาหนาทบญชไมตองบนทกบญชเองอกตอไป โดยปรบบทบาทมาเปนผสอบทานรายการบญชในระบบ GFMIS ปรบปรง/แกไขขอผดพลาด ในระบบเพอใหรายงานการเงนถกตอง และวเคราะหขอมลรายงานทางการเงนเสนอผบรหารเพอประโยชนในการบรหารจดการเชงนโยบายไดอยางมประสทธภาพ

แมวาระบบ GFMIS จะทาใหเจาหนาทบญชเปลยนแปลงวธการทางานใหม แตในปจจบนการ ปฏบตงานตามระบบ GFMIS ยงไมครอบคลมถงเงนทสานกงานเขตพนทการศกษา รบจากคลงเพอจายตอใหเจาหนหรอผมสทธ เชน เงนทจายใหขาราชการและลกจาง ไดแกเงนเดอน คาจาง ฯลฯ และเงนทจายใหเจาหนทมวงเงนตากวา 5,000 บาท เปนตน ดงนน เจาหนาทบญชจงยงตองควบคมการรบจายเงน โดยการจดทาบญชเกณฑ คงคางตามระบบมอ (Manual) สาหรบการรบจายเงนดงกลาว เพอควบคมการใชจายเงนและจดทารายงานการเงนเสนอผบรหารทราบ

เงนทดรองราชการ คอ เงนทกระทรวงการคลงอนญาตใหสวนราชการมไวจานวนหนง สาหรบนาไปทดรองจายในการปฏบตราชการไดอยางรวดเรวคลองตวและมประสทธภาพ โดยมระบบการควบคมและการบรหารเงนทดรองราชการตามทระเบยบราชการกาหนด ดงน

การควบคมเงนทดรองราชการ 1. กระทรวงการคลง ไดกาหนดระบบการควบคมเงนทดรองราชการใหเกดความ

คลองตวดวยการควบคมในลกษณะเงนสดยอย โดยใหบนทกรายการรบจายเงนทกรายการ ในทะเบยนคมเงนทดรองราชการ และใหแยกใบเสรจรบเงนกรณรบคนเงนทดรองราชการ เปนเงนสดออกจากใบเสรจรบเงนปกตของสานกงานเขตพนทการศกษา

2. การใชจายเงนทดรองราชการ ปกตใหทดรองใชจายไดตามงบประมาณทไดรบอนมตเงนประจางวดแลว แตหากกรณ

มความจาเปนเรงดวนในระยะตนปงบประมาณ ใหสวนราชการจายเงนทดรองราชการไปกอนไดรบเงนประจางวด โดยใหใชไดตามงบประมาณรายจาย ดงน

(1) งบบคลากร เฉพาะคาจางซงไมกาหนดจายเปนงวดแนนอนเปนประจา แตจาเปนตองจายลกจางแตละวน หรอแตละคราวเมอเสรจงานทจาง

(2) งบดาเนนงาน ยกเวนคาไฟฟาและคานาประปา (3) งบกลาง เฉพาะทจายเปนเงนสวสดการเกยวกบการศกษาของบตรและ

เงนสวสดการเกยวกบคารกษาพยาบาล (4) งบอนทจายในลกษณะเชนเดยวกน (1) หรอ (2)

3. การเกบรกษาเงนทดรองราชการ เงนทดรองราชการ ทสานกงานเขตพนทการศกษาเบกจากคลงตามจานวนทไดรบ

อนมตจากกระทรวงการคลงแลว ใหนาฝากธนาคารรฐวสาหกจในบญชออมทรพย (ดอกเบยเงนฝากใหสงเปนเงนรายไดแผนดน) และเปดบญชกระแสรายวนสาหรบการสงจายเงนทดรองราชการอก 1 บญช และใหเกบรกษาไวเปนเงนสด ณ ททาการตามวงเงนทกระทรวงการคลงอนมต

4. การตรวจสอบ สานกงานเขตพนทการศกษา ตองแตงตง เจาหนาทไมต ากว า ระดบ 5

เพอตรวจสอบรายการเคลอนไหวในทะเบยนคมเงนทดรองราชการเปนประจาทกวน โดยตรวจสอบความมอยจรงของเงนสด เงนฝากธนาคาร สญญายม และใบสาคญใหถกตอง ตรงกบยอดทปรากฏในทะเบยนคมเงนทดรองราชการ และกากบดแลใหมการตรวจสอบ เปนประจา

5. การรายงาน 5.1 รายงานประจาวน หากมเงนสดคงเหลอใหแสดงยอดเงนสดคงเหลอ ตามทะเบยนคมเงนทดรองราชการในรายงานเงนคงเหลอประจาวน ในชอง “หมายเหต” 5.2 รายงานประจาเดอน ใหสานกงานเขตพนทการศกษาจดทารายงานประจาเดอนดงตอไปน สงใหสานกงานตรวจเงนแผนดน ภายในวนท 15 ของเดอนถดไป

(1) รายงานฐานะเงนทดรองราชการ ใหเกบยอดเงนคงเหลอในทะเบยนคม เงนทดรองราชการมาจดทารายงานตามแบบทกระทรวงการคลงกาหนด (2) งบเทยบยอดเงนฝากธนาคารเงนทดรองราชการ (บญชออมทรพย) เพอเปรยบเทยบหาสาเหตความแตกตางระหวางยอดเงนในสมดคฝาก กบยอดเงนทปรากฏ ในทะเบยนคมเงนทดรองราชการ ชอง “เงนฝากธนาคาร”

6. การบรหารเงนทดรองราช การ ภายใตหลกการทสวนราชการไดรบอนญาตใหมเงนทดรองราชการ เพอสนบสนน

การบรหารงบประมาณแผนดนใหเกดความคลองตว ดงนน สานกงานเขตพนทการศกษา จงควรบรหารจดการเงนทดรองราชการใหมประสทธภาพ โดยจดใหมระบบควบคมการสงใชเงนยมภายในเวลาทกาหนด และมการรวบรวมใบสาคญเพอเบกเงนงบประมาณชดใช เงนทดรองราชการไดโดยเรว เพอใหมเงนทดรองราชการเพยงพอหมนเวยนใชจายในระบบอยางมประสทธภาพ ผลการปฏบตงานตามระบบการควบคมเงนทดรองราชการทระเบยบกาหนดแลว พบวายงไมเพยงพอทจะปองกนการทจรต กรณนาใบเสรจรบเงนคารกษาพยาบาล และคาการศกษาบตรทจายเงนทดรองราชการแลวมาเบกซาอก จงควรกาหนดระบบการควบคมภายใน เพอลดความเสยงทจะกอใหเกดความเสยหายตอเงนของทางราชการ ดงน

1. เมอมการจายเงนทดรองราชการเปนคารกษาพยาบาลและคาการศกษาบตรแลวใหประทบตราจายเงนแลว ในหลกฐานการจายทเปนใบเสรจรบเงนทกฉบบ เพอแสดงวาใบเสรจรบเงนฉบบดงกลาวไดนามาเบกจายเงนจากทางราชการแลว

2. กาหนดทางเดนของหลกฐานการจายเงนทดรองราชการมใหยอนกลบไปทเจาหนาทผจายเงนทดรองราชการอก

3. ไมควรมอบหมายเจาหนาทผจายเงนทดรองราชการใหทาหนาทบนทกวางเบกเงนงบประมาณในระบบ GFMIS เพอชดใชเงนทดรองราชการ

กระบวนการบรหารทรพยสน 1.

การบรหารทรพยสนประกอบดวยขนตอนตางๆ เรมตงแตการวางแผนหรอกาหนดความตองการ (ชนด ประเภท) และวธการเพอใหไดมา การดาเนนการจดหาตามขนตอน ของระเบยบวธปฏบตของทางราชการ ซงจะมระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด14 เปนหลกในการดาเนนการ และรวมถงมตคณะรฐมนตร หนงสอสงการอนทเกยวของดวย และเมอไดทรพยสนมาแลวจะตองมการควบคมเกบรกษา ดแล ซอมบารง จนกระทงถงกระบวนการจาหนายทรพยสนทเสอมสภาพใชงานไมได หรอหมดความจาเปนใชงาน โดยแตละขนตอน จะเชอมดวยการจดใหมระบบขอมล เพอใชตดสนใจในการบรหารจดการทรพยสน เพอใหมการใชทรพยสนมอยางคมคา 2. แนวทางการบรหารทรพยสน

2.1 การวางแผน เปนการนาขอมลทรพยสนมากาหนดเปนแผนการจดหา แผนการใชงาน แผนการ

ดแลรกษา แผนการจาหนาย และแผนการลงทน เพอใหมทรพยสนเพยงพอทจะดาเนนงาน ตามภาระงานหรอกลยทธได การวางแผนทดจาเปนตองมระบบขอมลทดทจะใหขอมลทรพยสนทมอยวา อยในสภาพใด ใชงานไดหรอไม และทยงใชงานไดมการใชเตมตามศกยภาพของทรพยสนนนหรอไม ทงนเพอนาขอมลทไดมาใชในการตดสนใจ วางแผนบรหารทรพยสนทมอยใหเกดประสทธภาพ หรอจดหาใหมทดแทน เพมเตม

ผลการดาเนนงานทผานมา พบวา สานกงานเขตพนทการศกษา สวนใหญจดทาเฉพาะแผนการจดซอจดจางตามทสานกงบประมาณ15 และคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน16 กาหนด และยงไมเหนประโยชนทจะจดทาแผนเพอการบรหารทรพยสนอนๆ ตามทกลาวมา

14 ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ. 2535 และทแกไขเพมเตม 15 ระเบยบวาดวยการบรหารงบประมาณ พ.ศ. 2548 16 แบบรายงานแผนปฏบตการจดซอจดจาง ตามนยหนงสอ ดวนทสด ท ตผ 0004/ว 97 ลว.19 มนาคม 2546

2.2 การจดหา

เปนกระบวนการจดการหลงกาหนดแผนการจดซอจางเพอกาหนดประเภทชนด ของทรพยสนทตองใช และระยะเวลาทตองการใชงาน โดยวธการจดการเพอใหไดทรพยสน มาใชตามแผนนน ตองจดหาตามระเบยบวธปฏบตของทางราชการกาหนด17 เพอใหไดทรพยสนทไดมาตรฐานและราคาเหมาะสมเปนไปอยางโปรงใส ตรวจสอบได

2.3 การใชงาน การควบคมภายในทดเกยวกบการใชงาน มดงน 1. ทรพยสนถาวร 1.1 ควรกาหนดแผนการใชงาน และแผนการดแลรกษาใหเหมาะสม

กบทรพยสนแตละประเภท 1.2 ควรบารงรกษา เพอดารงสภาพใหทรพยสนพรอมใชงานอยเสมอ

เพอยดอายการใชงาน 2. วสดสนเปลอง ควรจดใหมการบรหารงานคลงพสด เพอใหมวสดเพยงพอ

ตอการใชงาน นอกจากนระเบยบของทางราชการยงกาหนดใหมการควบคมทรพยสนระหวาง

การใชงาน ดงน 1. การใชทะเบยนคมครภณฑ คมทรพยสนประเภทครภณฑ สงปลกสราง ซง

ปจจบนเปลยนเปนทะเบยนคมทรพยสน 18 และการใชบญชคมวสด คมทรพยสนประเภทวสดสนเปลอง โดยมการยกเวนใหเฉพาะทมระเบยบของทางราชการกาหนดไวเปนอยางอน เชน รถราชการ และทราชพสด

2. การตรวจสอบพสดประจาป เพอตรวจสภาพและจานวนของทรพยสนทม ผลการดาเนนงานทผานมา พบวา สานกงานเขตพนทการศกษาจดทาทะเบยนคมทรพยสนไมเปนปจจบน ตรวจสอบพสดประจาปและ รายงานผลลาชา ทาใหไมทราบสถานะ

17 ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ. 2535 และทแกไขเพมเตม 18 หนงสอกรมบญชกลาง เรองการจดทาทะเบยนทรพยสน แจงตามนยหนงสอ ท กค 0410.3 /ว 338 ลงวนท 5 พฤศจกายน 2546

2.4 การประเมนประสทธภาพ และการรายงาน

เปนการประเมนผลการควบคมทรพยสน และการใชงานทรพยสน วาเปนไปอยางมประสทธภาพและประสทธผลเพยงใด โดยจดทาเปนรายงานเพอใหผบรหารและผทเกยวของนาขอมลไปใชประโยชน การประเมนผลอาจมไดทงการประเมนตนเอง เชน จากการตรวจสอบพสดประจาป หรอเปนครงคราวตามทผอานวยการสานกงานเขตพนทการศกษาตองการทราบผล หรอจากหนวยงานภายนอกทเขาตรวจสอบประเมนผล

2.5 ระบบขอมลทรพยสน ระบบขอมลทงในภาพรวมและสวนยอยของทรพยสนแตละตว เพอใชในการ

ประกอบการตดสนใจ และใชเปนฐานในการวางแผนการจดหา แผนการใชงาน แผนการดแลรกษา แผนการจาหนาย และแผนการลงทน ตามวงจรการบรหารทรพยสน ควรมลกษณะดงน

(1) องคประกอบของขอมลทรพยสนทควรม ประกอบดวย - ขอมลการไดมาซงทรพยสน ไดแก วนเดอนป ผขาย เอกสารอางอง จานวน

- ลกษณะประจาตวทรพยสน ไดแก รายละเอยด รน ผผลต รหสประจาตว - ความรบผดชอบ ไดแก สถานทเกบ หนวยงานทใช หรอผดแล - ผลการดาเนนงานของทรพยสน ไดแก ความสามารถในการใชงาน

สภาพของทรพยสน อายการใชงาน มลคาคงเหลอ - ขอมลทางบญช ไดแก สถตคาใชจาย มลคาคงเหลอ อตราคาเสอม

ราคา และคาเสอมราคาสะสม รหสสนทรพยครภณฑ - การจาหนายทรพยสน ไดแก วธการจาหนาย รายรบทได (2) แหลงขอมลทรพยสน มดงน 1. ขอมลจากระบบทรพยสนถาวรในระบบการบรหารการเงนการคลงภาครฐ

ดวยระบบอเลกทรอนกส (GFMIS) จะบนทกขอมลทรพยสนประเภทครภณฑ ทดนและ

19 หนงสอกระทรวงการคลง ท กค (กพว.) 0408.4/ว 129 ลงวนท 20 ตลาคม 2549 และ หนงสอกระทรวงการคลง ท กค 0410.3/ 48 ลงวนท 13 กนยายน 2549

2. ทะเบยนคมทรพยสน ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ. 2535 และทแกไขเพมเตม ใหใชทะเบยนคมทรพยสน เพอควบคมครภณฑและสงกอสรางเฉพาะทหนวยงานครอบครองและใชงาน ขอมลในสวนนจงนอยกวาขอมลทรพยสนในระบบ GFMIS เนองจากขาดขอมลในสวนทเปนของสถานศกษา ซงสานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน ไดกาหนดแนวปฏบต โดยใหสถานศกษารายงานทรพยสนพรอมคาเสอมราคาใหสานกงานเขตพนทการศกษาทราบทกๆ 3 เดอน 20 เพอใชเปนฐานในการสอบทาน กบขอมลในระบบ GFMIS ทควบคมไว

ผลการดาเนนงานทผานมา พบวา สานกงานเขตพนทการศกษาหลายแหงมขอมลทรพยสนในระบบ GFMIS ไมถกตอง ครบถวน ทะเบยนคมทรพยสนไมเปนปจจบนและ ไมตดตามใหสถานศกษารายงานทรพยสนใหสานกงานเขตพนทการศกษาทราบทก 3 เดอน

20 หนงสอ สพฐ. ท ศธ 04002 / 2065 ลงวนท 20 มกราคม 2548 เรอง การบนทกบญชรบรทรพยสนของสถานศกษา