análisis de problemas y toma de decisiones 2

Es la desviación que se percibe entre la situación DESEADA, y la situación REAL.

Brecha

Una situación insatisfactoria, que requiere solución.Una necesidad o sentimiento de carencia.

Solucionar el problema, es decir, reducir la brecha, requiere el desarrollo de un conjunto de acciones, que son dirigidos por el proceso de toma de decisiones.

Proceso.....

Cada uno de nosotros está constantemente tomando decisiones.......

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Desde las pequeñas

Hasta las grandes• Mi pareja

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• La empresa donde trabajo

En este taller mostraremos que existe una metodología para la toma de decisiones, que nos acerca a soluciones óptimas, y que, de ser utilizada sistemáticamente, garantizará el desarrollo futuro de nuestra organización, y hasta de nuestra vida.

Esta metodología tiene dos supuestos principales:

• Las decisiones tomadas en grupo, son mejores que las decisiones individuales.

• Las personas aportarán su creatividad e iniciativa si se les ofrece un ambiente de libertad y aceptación.

Y es aplicable en los siguientes casos:

• Ante problemas repetitivos que ocasionen perturbaciones al desenvolvimiento del proceso.

• Ante decisiones de alto impacto

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

2. CARACTERIZACIÓN DEL PROBLEMA

3. ANALISIS DE LAS CAUSAS DEL PROBLEMA

4. GENERACIÓN DE SOLUCIONES OPCIONALES

5. SELECCIÓN DE SOLUCIÓN

6. PLANIFICACIÓN DE LA ACCIÓN

7. APLICACIÓN DE LA SOLUCIÓN

1 / 7. Identificación del problema

OBJETIVO: • Lograr consenso, respecto al problema a

solucionar por el grupo. Es decir, elegir un proyecto de solución

FASES DE TRABAJO: 1. LISTAR los problemas. 2. Reducir la lista. 3. Seleccionar el problema a solucionar.

TORMENTA DE IDEAS

CUESTIONARIOS

OBSERVACIÓN

VOTACIÓN

2 / 7. Caracterización del problema

OBJETIVO: • Lograr consenso, respecto a la

definición del problema.

FASES DE TRABAJO: 1. Identificación de los Síntomas. 2. Especificar el problema. 3. Describir el problema. 4. Definir el estado deseadoTORMENTA DE IDEAS

CUESTIONARIOS

OBSERVACIÓN

PARETO

Caracterización del problema

“El problema es la comunicación, por eso es que nada en esta oficina funciona,

no nos podemos entender”“La información llega tarde a la persona que la necesita”

Caracterización del problema

“Aquí todos son unos irresponsables, llegan tarde

todo el tiempo”

“El promedio de retraso en las mañanas es de 15

minutos”

Caracterización del problema

“La productividad está por el suelo, tenemos que mejorar”

“Hay un 7,35 % de piezas defectuosas”

Caracterización del problema

“Recursos Humanos no sirve para nada. Todos son unos

flojos”

“Las constancias de trabajo se entregan en dos semanas”

Caracterización del problema

“El problema es que hace falta entrenamiento para el

personal obrero”

“Se cometen 13 % más de errores comparados con el

año pasado”

3 / 7. IDENTIFICACIÓN DE CAUSAS

FASES DE TRABAJO: 1. Definir las causas probables 2. Determinar la causa original 3. Reconsiderar la descripción del problema

Tormenta de ideas

Diagrama causa – efecto

Análisis de datos

Pareto

OBJETIVO: • Lograr consenso, respecto a las

causas que originaron el problema, y que dificultan su solución.

PREGUNTAS DE VERIFICACIÓN DEL TERCER PASO

• ¿ Se examinaron todos los factores ?.• ¿ Se tuvo en cuenta la interconexión de dichos

factores?.• ¿ Se consideraron los factores tradicionalmente

intocables?• ¿ La causa definida explica por qué existe el

problema?• ¿ La causa señalada explica todos los hechos

que acontecen?• ¿ La causa descrita originó la desviación?• ¿ La información confirma que esta es la causa

original?• ¿ Todos coinciden en que esta es la causa del

problema?• ¿ Esta causa elimina la confusión respecto al

problema?• ¿ Si se eliminara esta causa el problema se

resolvería?• ¿ La solución sería irreversible ?• ¿ Existen condiciones para iniciar la búsqueda

de alternativas de solución?.

4 / 7. Generación de alternativas de solución

FASES DE TRABAJO:1. Identificación de soluciones

alternativas2. Interrelación de soluciones y

causas3. Modificación y combinación de

alternativasTormenta de ideas

Arbol de soluciones

OBJETIVO: • Identificar el mayor número de

alternativas de solución posibles, para el problema.

PREGUNTAS DE VERIFICACIÓN DEL CUARTO PASO:

• ¿ Se exploraron todas las opciones posibles?.• ¿ Se evitó la evaluación y la critica?.• ¿ Se examinaron libremente las opciones?.• ¿ Se consultaron otras fuentes?.• ¿ Las soluciones fueron creativas?.• ¿ Se valoró la opción de no hacer nada?.• ¿ Se consideró la experiencia de otros?.• ¿ Se tuvo en cuenta el pasado?.• ¿ Se propusieron soluciones que normalmente no se

desean escuchar?.• ¿ Existe consenso respecto a la lista de soluciones

opcionales a considerar?.• ¿ Cabe esperar que en esta lista esté la mejor

solución?.• ¿Existen condiciones para seleccionar la solución?.

5 / 7. Selección de la alternativa

Votación ponderada

Análisis costo – beneficio

Comparaciones apareadas

OBJETIVO: • Elegir la solucioón más eficaz dentro del conjunto

de soluciones alternativas definido; una solución de suficiente calidad técnica como para resolver el problema, que a su vez, sea aceptada por los que la deban ejecutar.

FASES DE TRABAJO:1. Eliminación de alternativas

poco factibles2. Definición de criterios de

evaluación3.Evaluación de alternativas

factibles4.Selección de la solución

PREGUNTAS DE VERIFICACIÓN DEL QUINTO PASO

• ¿ Se escucho información, que normalmente no se desea escuchar?.

• ¿ Se consultó a los que deben llevarlas a la práctica?.

• ¿ La solución elimina la causa del problema?.• ¿ Es aceptable para ejecutores?.• ¿ Satisface a todos los implicados en el

problema?.• ¿ Beneficia a la organización?.• ¿ Se basa en supuestos probables?.• ¿ Hay recursos para llevarla a la práctica?.• ¿ Se evaluaron todos los factores a favor y en

contra de su puesta en práctica?.• ¿ Será respaldada por todos los que ha de

apoyar?.• ¿ Se consideraron todos los riesgos y secuelas?.• ¿ Es necesario reconsiderar la solución elegida?.

6 / 7. Preparación del plan de acción

FASES DE TRABAJO:1. Elaboración del plan de acción2. Definición de compromisos3. Plan de contingencias4. Aprobación del plan

Diagrama de Gantt

Diagrama de flujo

OBJETIVO: • Definir la secuencia de acciones a seguir para

implantar la solución del problema, definiendo a su vez, la responsabilidad de cada implicado, los límites de tiempo y los recursos necesarios a comprometer.

PREGUNTAS DE VERIFICACIÓN DEL SEXTO PASO

¿ El plan de acción prevee las acciones necesarias?.• ¿ Precisa la secuencia en que se deban ejecutar?.• ¿ Deja bien clara la responsabilidad de cada quien?.• ¿ Define bien los límites de tiempo?.• ¿ El tiempo previsto es adecuado?.• ¿ los resultados previstos concuerdan con el estado deseado?.• ¿ Existen contradicciones entre las acciones?.• ¿ Se calcularon todos los recursos que se necesitan?.• ¿ Se establecieron los compromisos para la ejecución?.• ¿ Se hizo un plan de Contingencias?.• ¿ El plan es flexible?.• ¿ Prevee el entrenamiento de los que deben ejecutarlo?.• ¿ Se previeron los puntos de resistencia y cómo manejarlos?.• ¿ Se previó cómo comunicar el plan y cómo manejarlos?.• ¿ Proporciona claridad a todos los implicados?.• ¿ Todos saben qué deben hacer, cuándo, dónde, cómo y con qué?.• ¿ Se estima que este Plan asegurará la solución del problema?.

7 / 7. Aplicación

FASES DE TRABAJO:1. Aplicación de la solución2. Recopilación de datos3. Evaluación de resultados

Diagrama de gantt

Diagrama de flujo

Lista de chequeo

OBJETIVO: • Aplicar la solución acordada, monitoreando sus

resultados según el mecanismo de retroalimentación.

¿ Se respeto el plan de acción?.• ¿ Se monitorearon sistemáticamente los

resultados?.• ¿ Se realizaron ajustes sobre la marcha, cuando

ello fuera necesario?.• ¿ El problema desapareció?.• ¿ Fue erradicada su causa?.• ¿ El problema no reaparecerá?.• ¿ Surgieron nuevos problemas?.• ¿ Los resultados benefician a todos los

implicados?.• ¿ Los resultados se ajustan a los objetivos?.

PREGUNTAS DE VERIFICACIÓN DEL SÉPTIMO PASO

General Schwarkopf

Creo que hay una realidad fundamental en el área militar: tu puedes sumar la correlación de fuerzas, ver el número de tanques, número de aviones y ver todos esos factores juntos.Pero son los soldados, aviadores y marines, si no tienen la voluntad de ganar, la fuerza y carácter para ir al campo de batalla, y no están convencidos de que su causa es justa, todo lo demás es irrelevante.