anskaffelser og kontraktshåndtering

Financial Report and Status Q4 / February 13th 2008 Page 1

Beste praksis oppsett i 360° for anskaffelser og kontrakts-håndtering

Kristian BergSoftware Innovation

Agenda

Anskaffelse Forhandling Overvåking Fornyelse

Kontraktshåndtering - hva er det?

”prosessen for å systematisk og effektivt håndtere kontraktsetablering, utførelse og analyse for å

optimalisere operasjonell og finansiell aktivitet til lavest risiko.”

Enterprise Contract Management (ECM) definert av Aberdeen Group

Bruk av kontrakter

• I mellom 60% og 80% av alle B2B transaksjoner forligger det en formell handelsavtale.

Finnes det konflikter rundt kontrakter?

Kontraktsinformasjon

Prosess

Kunde/

Leverandør

Korres-pondanseAktiviteter

Kontrakts-dokumenter

Sentrale informasjonselementer

Sentrale prosesser

Anskaffelse Forhandling Overvåking Fornyelse

360˚ - Et system for all informasjon

Oversikt over dokumenter

Oversikt over aktiviteter

Oversikt over interne og eksterne deltagere

Total oversikt over alle prosesser

Full rettighetsstyring på dokumenter

Revisjonshåndtering av dokumenter

Muligheter for å sende hele revisjoner til kommentering/godkjenning

Og viktige hendelser logges

Hva så når anbudsforespørselen er ferdig?

• Kan sendes til ønskede tilbydere som post/e-post• Dette lagres som korrespondanse tilknyttet anskaffelsen

• Kan benytte funksjonalitet for anbudsrom• For tilbydere : http://demo.software-innovation.com/Pages/Home.aspx• Evaluering: http://demo.software-innovation.com/Evaluation/default.aspx

Evalueringsrom

Effektiv lagring av korrespondanse

Alle svar lagres på anskaffelsen

Forhandling

Anskaffelse Forhandling Overvåkning Fornyelse

Hva med krav om innsyn i prosessen?

• En forespørsel om innsyn vil generere en ny sak• Denne saken behandles separat, men relateres inn til anskaffelsen

Oppsummert: Prosessen fram til kontrakten signeres

• Full kontroll • Involverte parter• Kravdokumenter• Korrespondanse• Gjennomførte aktiviteter• Utførte oppgaver

Kontraktsinformasjon

Prosess

Kunde

Leverandør

Korres-pondanseAktiviteter

Kontrakts-dokument

Overvåkning og bruk

Anskaffelse Forhandling Overvåkning Fornyelse

What’s in it for me?

Man kan redusere sine kostnader med 50-80% ved å benytte strategisk

kontraktsledelse.

(Goldman Sachs)

Hva slags type kontrakter har man i virksomheten - eksempler

• Ansettelse• Pris / rabatt• Leverandør / kunde • Partner• Forhandler• Service og vedlikeholds • Andre

La oss se på kontaktsdokumenter

• Etablere kontrakt

• Følge opp – overvåke

• Revidere kontrakt

Kontrakter benyttes ulikt av ulike ansatte

For den som er kontraktsansvarlig

For den som skal bruke en avtale

Fornyelse

Anskaffelse Forhandling Overvåkning Fornyelse

Arbeidsflaten gir brukeren full oversikt

Man kan abonnere via rss feeds

• All informasjon på et sted

• Sporbarhet og rettighetsstyring i prosessen

• Presentasjon av ulik informasjon til ulike grupper

• Proaktivitet i kontraktshåndtering

Kort oppsummert

Kontraktsinformasjon

Prosess

Kunde

Leveran-dør

Korres-pondanseAktiviteter

Kontraktsdokument

Best praksis oppsett i 360° for anskaffelser og kontrakts-håndtering

Kristian BergSoftware Innovation