bab as

7/23/2019 Bab as

http://slidepdf.com/reader/full/bab-as 1/4

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Arsip merupakan sa tu sumber i n fo rmas i pent i ng bagi pengembangan ,kelangsungan hidup dan bukt i h i s tor i s suatu organisas i. Peran pent ingnya ars ip

d al am m en un ja ng k el an ca ra n a kt iv it as m an aj em en i ns ta ns i s ek a li gu s b uk ti

 pertanggungjawaban nasional menjadi ukuran tingkat keberhasi lan suatu

 pengelolaan arsip secara profesional . Oleh karena itu diperlukan upaya

 peningkatan mutu penyelenggaraan kearsipan secara terus menerus melalui

 pengkaj ian terhadap pembinaan dan penyempurnaan pengelolaan arsip yang

sekal igus untuk mengantipasi kebutuhan pemanfaatan teknologi informasi .

Set iap kantor pas t i memer lukan suatu uni t yang mengelola segala sesuatu

yang berhubungan dengan kegiatan administrasi , kegiatan administrasi pada suatu

kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu has i l seper t i uni t -unit l a innya. as i l

a t au p roduk da ri suatu kanto r adal ah su ra t , f o rmuli r dan l aporan . P enge lol aan

sura t , formul i r dan laporan yang dihas i lkan dan di ter ima oleh suatu kantor pada

akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.

Secara et imologiist i lah arsip dalam bahasa !elanda dapat diart ikan "archief#

dan da lam bahasa $nggr is d i sebut "a r ch ive" yang be ra r ti ca ta t an . S e lan ju tnya

secara terminologi ars ip, warkat a tau records merupakan informasi yang di rekam

dalam bentuk kertas atau media apapun, dibuat , di ter ima dan dipel ihara oleh suatu

organisasi % lembaga%badan%perorangan dalam rangka kegiatan pelaksanaan.

&enurut kamus adminis t ras i , kears ipan adalah suatu bentuk peker jaan ta ta

usaha yang be rupa penyusunan dokumen-dokumen secara s i st ema t is s ehingga

 bi lamana diperlukan lagi dokumen-dokumen i tu dapat di temukan secara cepat

'Agus Sugiarto dan (eguh )ahyono, *++* .

Suatu kantor juga se la lu membutuhkan bantuan data dan informasi untuk 

menyelesaikan pekerjaan dan mengefekt ifkan manajemennya untuk dapat mencapai

tujuan-tujuan dengan baik.

S a lah sa tu ca ra yang d i lakukan o l eh kanto r t e rsebut da lam menghadap i

 perkembangan teknologi adalah dengan memiliki suatu sistem informasi yang

cukup baik, cepat dan tel i t i . /ilai informasi di tentukan oleh l ima karakterist iknya,

Praktek Kerja Lapangan/Magang di Seksi Pemetaan Mutu dan Supervisi LPMP Provinsi DKI Jakarta 1

7/23/2019 Bab as

http://slidepdf.com/reader/full/bab-as 2/4

ya it u ke te l it i an , ke tepa tan waktu , ke lengkapan , ke ri ngkasan dan kesesua i an ,

karena dengan hal ini akan membantu kelancaran pekerjaan dalam kantor tersebut .

0ntuk mevvujudkan ha l t e rsebu t a r s ip sanga t be rpe ran pent i ng da lam sebuah

kantor baik secara 1onvesional '&anual ataupun 2igi tal .

2a lam sebuah kanto r a r si p d ipe r lukan un tuk memberi pe layanan kepada

 pihak lain dan untuk keperluan informasi intern dalam kantor tersebut . Oleh

karena i t u a r s ip sanga t be rpengaruh pada se lu ruh kegi a tan yang be rhubungan

dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor . Arsip juga

m er up a ka n p us at i ng at an d ar i s eb u ah k an to r, d en ga n a rs ip d ap at d ik et ah u i

 bermacam-macam informasi yang sudah dimil iki kantor tersebut sehingga dapat

d i ten tukan sasa ran yang akan d i capai dengan menggunakan po t ens i yang ada

s ec ar a m ak si ma l. $n fo rm as i ya ng d ip ero le h m el alu i ar si p j ug a d ap at

menghindarkan sa lah komunikasi , mencegah adanya dup li kas i peke r jaan dan

membantu mencapai ef isiensi pekerjaan.

S is te m p en ge lo la an d al am a rs ip m el ip ut i b er ba ga i k eg ia ta n d al am

mengklas i f ikas ikan sura t , member i kode, menyimpan sura t , memel ihara secara

tepat sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan sura t yang sudah t idak 

dipergunakan lagi . Sistem sendir i adalah sekelompok komponen yang teratur yang

sal ing berkai tan dengan rencana yang dibuatnya dalam rangka mencapai tu juan.

Sedangkan pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebi jakan dan

tu juan o rgan isasi % p roses yang memberikan pengawasan pada suatu ha l yang

t er li ba t d al am p el ak sa n aa n k eb ij ak an d an p en c ap ai an t uj ua n ' $b n u S ya ms i,

34456 .

Apabila arsip yang dimil iki oleh sebuah kantor kurang baik  

 pengelolaannya ,dapat mengakibatkan sul itnya menemukan informasi yang telah

dis impan dan akhi rnya dapat menghambat tahapan proses peker jaan se lanjutnya.

&engingat peran arsip sangat pent ing, maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan

sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.

2 ew as a i ni , i nf or ma si m en ja di k eb u tu ha n s an g at m ut la k b a gi s et ia p

organ i sas i, ba ik o rgan i sas i pemer in t ah maupun swas t a. 1ese luruhan kegi a tan

organ i sas i pada dasa rnya membutuhkan i n fo rmas i. O leh ka rena i t u, i n fo rmas i

men jadi ba gi an y a n g s a n g a t p e n t i n g s e k a l i u n t u k m e n d u k u n g s u a t u p r o s e s

Praktek Kerja Lapangan/Magang di Seksi Pemetaan Mutu dan Supervisi LPMP Provinsi DKI Jakarta 2

7/23/2019 Bab as

http://slidepdf.com/reader/full/bab-as 3/4

k e r j a a d m i n i s t r a s i d a n p e l a k s a n aa n f u n g s i m a n a j e me n d a r i b i r o k r a s i

d i d a l a m m e n g h a d a p i p er ub ah an s it ua si d an k on di si s er ta d om in as i y a ng

 berkembang dengan cepat . Salah satu sumber informasi pent ing yang dapat

menunjang proses kegia tan adminis tras i maupun bi rokras i adalah ars ip {record).

S ebagai r ekaman in fo rmas i da r i s e lu ruh ak ti v it a s o rgan isasi , a r si p be r fungsi

s eb ag ai p us at i n ga ta n, a la t b an tu p en ga mb i la n k ep ut us an , b uk ti e ks is te ns i

organisas i dan untuk kepent ingan organisa i yang la in . !erdasarkan fungs i ars ip

yang sangat pent ing tersebut maka harus ada menajeman a tau pengelolaan ars ip

yang baik se jak penciptaan sampai dengan penyusutan. Sei ring dengan kemajuan

teknologi dan informasi yang tents bergerak dinamis, penanganan dan pengelolaan

k e ar si pa n m as ih h a ru s d it um bu h k em ba n gk a n. S el am a i ni p en g el ol a b id an g

tersebut d i hampir sebagian besar lembaga pemer intah nyar i s t idak ter tangani .

2alam kurun waktu l ima tahun terakhi r t enaga- tenaga pengelola bidang tersebut

semakin langka, kurang menar ik dan kadang masih dianggap remeh. Set iap kal i

mendengar kata kears ipan a tau pengamanan asse t adalah suatu tugas yang t idak 

menar ik , membosankan, kurang p rospek t if bahkan d i anggap kurang p res t is e

sehingga kurang menumbuhkan kepeminatan bagi generas i muda. 7eneras i muda

lebih menyukai b idang-bidang yang di lakukan secara komputer i sas i yang lebih

canggih dan t idak membosankan. 0ntuk i tu menurutnya per lu penyegaran tenaga-

t enaga muda yang t e rampi l , handa l, punya mina t yang t i ngg i un tuk menge lo l a

 bidang kearsipan, pengamanan obyek vi tal , ser ta pencegahan kebakaran. Pada

hakeka tnya penge lo l aan kea rs ipan sudah d i ri n ti s dengan sa rana- sarana yang

terkomputerisasi .

1.2 MAKSUD DAN TUJUAN

&aksud dari kegiatan pelaksanaan Praktek 1erja 8apangan%&agang di

8embaga Penjaminan &utu Pendidikan '8P&P Provinsi 21$ 9 akarta adalah

1. S a lah sa tu pe rsyara tan 2ikl a t P engangkat an 9aba t an : ungs i Ars ipa r is(ingkat Ahli.

2. Peser ta dikla t juga mampu menuangkan kedalam bentuk tul i san s i s t imat i s

mengeniai hal-hal yang di lakukan pada saat Praktek 1erja 8apangan 'P18,menganal i sa permasalahan yang ada . ser ta member ikan a l ternatve, solus i

serta pemecahan masalah.

3. S ebagai t ambahan i lmu penge tahuan ba ik seca ra t eor i maupun p rak t ek ,

disamping materi yang di ter ima saat pembelajaran di kelas.

Praktek Kerja Lapangan/Magang di Seksi Pemetaan Mutu dan Supervisi LPMP Provinsi DKI Jakarta 3

7/23/2019 Bab as

http://slidepdf.com/reader/full/bab-as 4/4

Sedangkan tujuan kegiatan ini yang ingin dicapai diantaran ya adalah

1. &inimal dapat member ikan sumbang saran, sar ing pada pengelola ars ip

dalam upaya peningkatan kiner ja kears ipan. sehingga secara umui t i dapat

menunjang kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi arsip.

2. &endeskripsikan penyelenggaraan kearsipan di 8embaga Penjaminan &utu

Pendidikan Provinsi 21$ 9akarta.

3. &embuat laporan penul isan has i l P raktek 1er ja 8apangan 'P18 di 8P&P

Provinsi 21$ 9akarta.

1.3. RUANG LINGKUP

;uang l ingkup dari pelaksanaan Praktek 1erja 8apangan%&agang ini untuk 

 pembuatan laporan dibatasi pada hasi l Praktek 1erja 8apangan di Seksi Pemetaan

&utu dan Supervisi 8P&P Provinsi 21$ 9akarta.

1.4. PELAKSANAAN

3.5.3 2ASA; P<8A1SA/AA/

1. Pemanggilan Peserta 2iklat Pengangkatan Arsiparis (ingkat Ahli

(anggal 6 &aret *+3 /omor 66*%93.5%1P%*+3

1. Surat (ugas /omor= 33>?%9>+. l %1P%*+3 tanggal *? &aret *+3

2. Pengembalian Peserta 2iklat Pengangkatan Arsiparis (ingkat Ahli

tanggal *5 Apri l *+3 melalui surat /omor 4>3%93.5%(0%*+3

3.5.*. )A1(0 2A/ (<&PA( P<8A1SA/AA/

)aktu pelaksanaan Praktek 1er ja 8apangan 'P18%&agang di laksanakan

selama >@+ jam pela jaran dar i t anggal *? Apr i l s .d $ 9ul i *+3 dan melaporkan

hasi l P18%&agang ke Pusdiklat 1earsipan A/;$ pada tanggal 6 9ul i *+3

3.5.> (<&PA( P<8A1SA/AA/

( empat pe laksanaan P rak t ek 1erj a 8 apangan 'P 18 %&agang adal ah d i

1antor 8embaga Penjaminan &utu Pendidikan Provins i 21$ 9akar ta 9 l . /angka

( an jung !ara t /o . @+ 9akar t a, 9 akar t a S e la t an . (e lepon ?6*5354, ?6+43@,

?6+@6*? :a. ?6+@6*?. <-mail homeBlpmpdki .web. id, )ebside

www.lpmpdki.web.id .

Praktek Kerja Lapangan/Magang di Seksi Pemetaan Mutu dan Supervisi LPMP Provinsi DKI Jakarta 4