bab as
TRANSCRIPT
![Page 1: Bab as](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022081808/5695d22a1a28ab9b02995a77/html5/thumbnails/1.jpg)
7/23/2019 Bab as
http://slidepdf.com/reader/full/bab-as 1/4
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Arsip merupakan sa tu sumber i n fo rmas i pent i ng bagi pengembangan ,kelangsungan hidup dan bukt i h i s tor i s suatu organisas i. Peran pent ingnya ars ip
d al am m en un ja ng k el an ca ra n a kt iv it as m an aj em en i ns ta ns i s ek a li gu s b uk ti
pertanggungjawaban nasional menjadi ukuran tingkat keberhasi lan suatu
pengelolaan arsip secara profesional . Oleh karena itu diperlukan upaya
peningkatan mutu penyelenggaraan kearsipan secara terus menerus melalui
pengkaj ian terhadap pembinaan dan penyempurnaan pengelolaan arsip yang
sekal igus untuk mengantipasi kebutuhan pemanfaatan teknologi informasi .
Set iap kantor pas t i memer lukan suatu uni t yang mengelola segala sesuatu
yang berhubungan dengan kegiatan administrasi , kegiatan administrasi pada suatu
kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu has i l seper t i uni t -unit l a innya. as i l
a t au p roduk da ri suatu kanto r adal ah su ra t , f o rmuli r dan l aporan . P enge lol aan
sura t , formul i r dan laporan yang dihas i lkan dan di ter ima oleh suatu kantor pada
akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.
Secara et imologiist i lah arsip dalam bahasa !elanda dapat diart ikan "archief#
dan da lam bahasa $nggr is d i sebut "a r ch ive" yang be ra r ti ca ta t an . S e lan ju tnya
secara terminologi ars ip, warkat a tau records merupakan informasi yang di rekam
dalam bentuk kertas atau media apapun, dibuat , di ter ima dan dipel ihara oleh suatu
organisasi % lembaga%badan%perorangan dalam rangka kegiatan pelaksanaan.
&enurut kamus adminis t ras i , kears ipan adalah suatu bentuk peker jaan ta ta
usaha yang be rupa penyusunan dokumen-dokumen secara s i st ema t is s ehingga
bi lamana diperlukan lagi dokumen-dokumen i tu dapat di temukan secara cepat
'Agus Sugiarto dan (eguh )ahyono, *++* .
Suatu kantor juga se la lu membutuhkan bantuan data dan informasi untuk
menyelesaikan pekerjaan dan mengefekt ifkan manajemennya untuk dapat mencapai
tujuan-tujuan dengan baik.
S a lah sa tu ca ra yang d i lakukan o l eh kanto r t e rsebut da lam menghadap i
perkembangan teknologi adalah dengan memiliki suatu sistem informasi yang
cukup baik, cepat dan tel i t i . /ilai informasi di tentukan oleh l ima karakterist iknya,
Praktek Kerja Lapangan/Magang di Seksi Pemetaan Mutu dan Supervisi LPMP Provinsi DKI Jakarta 1
![Page 2: Bab as](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022081808/5695d22a1a28ab9b02995a77/html5/thumbnails/2.jpg)
7/23/2019 Bab as
http://slidepdf.com/reader/full/bab-as 2/4
ya it u ke te l it i an , ke tepa tan waktu , ke lengkapan , ke ri ngkasan dan kesesua i an ,
karena dengan hal ini akan membantu kelancaran pekerjaan dalam kantor tersebut .
0ntuk mevvujudkan ha l t e rsebu t a r s ip sanga t be rpe ran pent i ng da lam sebuah
kantor baik secara 1onvesional '&anual ataupun 2igi tal .
2a lam sebuah kanto r a r si p d ipe r lukan un tuk memberi pe layanan kepada
pihak lain dan untuk keperluan informasi intern dalam kantor tersebut . Oleh
karena i t u a r s ip sanga t be rpengaruh pada se lu ruh kegi a tan yang be rhubungan
dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor . Arsip juga
m er up a ka n p us at i ng at an d ar i s eb u ah k an to r, d en ga n a rs ip d ap at d ik et ah u i
bermacam-macam informasi yang sudah dimil iki kantor tersebut sehingga dapat
d i ten tukan sasa ran yang akan d i capai dengan menggunakan po t ens i yang ada
s ec ar a m ak si ma l. $n fo rm as i ya ng d ip ero le h m el alu i ar si p j ug a d ap at
menghindarkan sa lah komunikasi , mencegah adanya dup li kas i peke r jaan dan
membantu mencapai ef isiensi pekerjaan.
S is te m p en ge lo la an d al am a rs ip m el ip ut i b er ba ga i k eg ia ta n d al am
mengklas i f ikas ikan sura t , member i kode, menyimpan sura t , memel ihara secara
tepat sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan sura t yang sudah t idak
dipergunakan lagi . Sistem sendir i adalah sekelompok komponen yang teratur yang
sal ing berkai tan dengan rencana yang dibuatnya dalam rangka mencapai tu juan.
Sedangkan pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebi jakan dan
tu juan o rgan isasi % p roses yang memberikan pengawasan pada suatu ha l yang
t er li ba t d al am p el ak sa n aa n k eb ij ak an d an p en c ap ai an t uj ua n ' $b n u S ya ms i,
34456 .
Apabila arsip yang dimil iki oleh sebuah kantor kurang baik
pengelolaannya ,dapat mengakibatkan sul itnya menemukan informasi yang telah
dis impan dan akhi rnya dapat menghambat tahapan proses peker jaan se lanjutnya.
&engingat peran arsip sangat pent ing, maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan
sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.
2 ew as a i ni , i nf or ma si m en ja di k eb u tu ha n s an g at m ut la k b a gi s et ia p
organ i sas i, ba ik o rgan i sas i pemer in t ah maupun swas t a. 1ese luruhan kegi a tan
organ i sas i pada dasa rnya membutuhkan i n fo rmas i. O leh ka rena i t u, i n fo rmas i
men jadi ba gi an y a n g s a n g a t p e n t i n g s e k a l i u n t u k m e n d u k u n g s u a t u p r o s e s
Praktek Kerja Lapangan/Magang di Seksi Pemetaan Mutu dan Supervisi LPMP Provinsi DKI Jakarta 2
![Page 3: Bab as](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022081808/5695d22a1a28ab9b02995a77/html5/thumbnails/3.jpg)
7/23/2019 Bab as
http://slidepdf.com/reader/full/bab-as 3/4
k e r j a a d m i n i s t r a s i d a n p e l a k s a n aa n f u n g s i m a n a j e me n d a r i b i r o k r a s i
d i d a l a m m e n g h a d a p i p er ub ah an s it ua si d an k on di si s er ta d om in as i y a ng
berkembang dengan cepat . Salah satu sumber informasi pent ing yang dapat
menunjang proses kegia tan adminis tras i maupun bi rokras i adalah ars ip {record).
S ebagai r ekaman in fo rmas i da r i s e lu ruh ak ti v it a s o rgan isasi , a r si p be r fungsi
s eb ag ai p us at i n ga ta n, a la t b an tu p en ga mb i la n k ep ut us an , b uk ti e ks is te ns i
organisas i dan untuk kepent ingan organisa i yang la in . !erdasarkan fungs i ars ip
yang sangat pent ing tersebut maka harus ada menajeman a tau pengelolaan ars ip
yang baik se jak penciptaan sampai dengan penyusutan. Sei ring dengan kemajuan
teknologi dan informasi yang tents bergerak dinamis, penanganan dan pengelolaan
k e ar si pa n m as ih h a ru s d it um bu h k em ba n gk a n. S el am a i ni p en g el ol a b id an g
tersebut d i hampir sebagian besar lembaga pemer intah nyar i s t idak ter tangani .
2alam kurun waktu l ima tahun terakhi r t enaga- tenaga pengelola bidang tersebut
semakin langka, kurang menar ik dan kadang masih dianggap remeh. Set iap kal i
mendengar kata kears ipan a tau pengamanan asse t adalah suatu tugas yang t idak
menar ik , membosankan, kurang p rospek t if bahkan d i anggap kurang p res t is e
sehingga kurang menumbuhkan kepeminatan bagi generas i muda. 7eneras i muda
lebih menyukai b idang-bidang yang di lakukan secara komputer i sas i yang lebih
canggih dan t idak membosankan. 0ntuk i tu menurutnya per lu penyegaran tenaga-
t enaga muda yang t e rampi l , handa l, punya mina t yang t i ngg i un tuk menge lo l a
bidang kearsipan, pengamanan obyek vi tal , ser ta pencegahan kebakaran. Pada
hakeka tnya penge lo l aan kea rs ipan sudah d i ri n ti s dengan sa rana- sarana yang
terkomputerisasi .
1.2 MAKSUD DAN TUJUAN
&aksud dari kegiatan pelaksanaan Praktek 1erja 8apangan%&agang di
8embaga Penjaminan &utu Pendidikan '8P&P Provinsi 21$ 9 akarta adalah
1. S a lah sa tu pe rsyara tan 2ikl a t P engangkat an 9aba t an : ungs i Ars ipa r is(ingkat Ahli.
2. Peser ta dikla t juga mampu menuangkan kedalam bentuk tul i san s i s t imat i s
mengeniai hal-hal yang di lakukan pada saat Praktek 1erja 8apangan 'P18,menganal i sa permasalahan yang ada . ser ta member ikan a l ternatve, solus i
serta pemecahan masalah.
3. S ebagai t ambahan i lmu penge tahuan ba ik seca ra t eor i maupun p rak t ek ,
disamping materi yang di ter ima saat pembelajaran di kelas.
Praktek Kerja Lapangan/Magang di Seksi Pemetaan Mutu dan Supervisi LPMP Provinsi DKI Jakarta 3
![Page 4: Bab as](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022081808/5695d22a1a28ab9b02995a77/html5/thumbnails/4.jpg)
7/23/2019 Bab as
http://slidepdf.com/reader/full/bab-as 4/4
Sedangkan tujuan kegiatan ini yang ingin dicapai diantaran ya adalah
1. &inimal dapat member ikan sumbang saran, sar ing pada pengelola ars ip
dalam upaya peningkatan kiner ja kears ipan. sehingga secara umui t i dapat
menunjang kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi arsip.
2. &endeskripsikan penyelenggaraan kearsipan di 8embaga Penjaminan &utu
Pendidikan Provinsi 21$ 9akarta.
3. &embuat laporan penul isan has i l P raktek 1er ja 8apangan 'P18 di 8P&P
Provinsi 21$ 9akarta.
1.3. RUANG LINGKUP
;uang l ingkup dari pelaksanaan Praktek 1erja 8apangan%&agang ini untuk
pembuatan laporan dibatasi pada hasi l Praktek 1erja 8apangan di Seksi Pemetaan
&utu dan Supervisi 8P&P Provinsi 21$ 9akarta.
1.4. PELAKSANAAN
3.5.3 2ASA; P<8A1SA/AA/
1. Pemanggilan Peserta 2iklat Pengangkatan Arsiparis (ingkat Ahli
(anggal 6 &aret *+3 /omor 66*%93.5%1P%*+3
1. Surat (ugas /omor= 33>?%9>+. l %1P%*+3 tanggal *? &aret *+3
2. Pengembalian Peserta 2iklat Pengangkatan Arsiparis (ingkat Ahli
tanggal *5 Apri l *+3 melalui surat /omor 4>3%93.5%(0%*+3
3.5.*. )A1(0 2A/ (<&PA( P<8A1SA/AA/
)aktu pelaksanaan Praktek 1er ja 8apangan 'P18%&agang di laksanakan
selama >@+ jam pela jaran dar i t anggal *? Apr i l s .d $ 9ul i *+3 dan melaporkan
hasi l P18%&agang ke Pusdiklat 1earsipan A/;$ pada tanggal 6 9ul i *+3
3.5.> (<&PA( P<8A1SA/AA/
( empat pe laksanaan P rak t ek 1erj a 8 apangan 'P 18 %&agang adal ah d i
1antor 8embaga Penjaminan &utu Pendidikan Provins i 21$ 9akar ta 9 l . /angka
( an jung !ara t /o . @+ 9akar t a, 9 akar t a S e la t an . (e lepon ?6*5354, ?6+43@,
?6+@6*? :a. ?6+@6*?. <-mail homeBlpmpdki .web. id, )ebside
www.lpmpdki.web.id .
Praktek Kerja Lapangan/Magang di Seksi Pemetaan Mutu dan Supervisi LPMP Provinsi DKI Jakarta 4