bab ii landasan teori 2.1 administrasi - polban
Post on 14-Apr-2022
9 Views
Preview:
TRANSCRIPT
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Administrasi
(Administrasi adalah suatu fungsi yang memegang peranan yang sangat
penting terhadap tercapainya kelancaran usaha kegiatan, maupun kegiatan/aktivitas
yang dilakukan oleh perusahaan/organisasi. (Pemahaman yang tepat tentang
peranan suatu administrasi dalam kehidupan modern sangat tergantung pada
definisi yang digunakan sebagai titik tolak berpikir.
2.1.1 Pengertian Administrasi
(Administrasi merupakan suatu seni sekaligus sebagai proses. Sebagai seni,
penarapan administrasi memerlukan kiat tertentu yang sifatnya sangat situasional
dan kondisional. Administrasi didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerja
sama” antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu dalam
rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan memanfaatkan
sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. (
Administrasi selulu terikat pada kondisi, situasi, waktu dan tempat. Istilah
administrasi berasal dari bahasa Latin yaitu administrare yang berarti melayani,
membantu, menunjang dan memenuhi. Istilah administrsi sama dengan tata usaha,
artinya setiap kegiatan yang mengadakan pencatatan berbagai keterangan yang
penting didalam usaha/organisasi yang bersangkutan. (
(Mengenai administrasi dapat dijelaskan bahwa administrasi merupakan
sub sistem dari sistem administrasi organisasi yang bekerja sama dengan sub sistem
lain membentuk suatu tujuan. Di dalam ini bahwa administrasi dapat diartikan
dalam arti luas dan dalam arti sempit. (
8
Menurut Pradja (2012) (terdapat dua pengertian administrasi, yaitu
administrasi dalam arti sempit dan administrasi arti luas. Administrasi dalam arti
sempit yaitu merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara
sistematis kedalam bentuk pembukuan. Daryanto (2011: 7) adalah aktivitas-
aktivitas untuk mencapai suatu tujuan, atau proses penyelenggaraan kerja untuk
mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.
Dari beberepa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa administrasi
merupakan suatu seni sekaligus sebagai proses, memiliki unsur-unsur tertentu,
proses kerja sama. Proses kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam
sebuah organisasi untuk mencapai tujuan. Administrasi dalam arti sempit
mencakup pencatatan, memberikan informasi dan dalam arti luas bahwa
administrasi tersebut mencakup organisasi dan manajemen.
2.1.2 Ruang^Lingkup Administrasi
Ruang Lingkup tugas administrasi pada kantor ini dapat dikatakan tugas
pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud. Menurut Nuraida
(2013) yaitu:
• Menghimpun
Kegiatan-kegiatan mencari segala keterangan yang tadinya belum ada
atau^berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana
diperlukan. ^
• Mencatat
Kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-
keterangan yang diperluka^sehingga^berwujud tulisan yang dapat dibaca,
dikirim dan disimpan
• Mengelola
Bermacam-macam kagiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan
maksud menyajikan dalam bentuk yang berguna.
9
• Mengirim
Kegiatan yang menyimpan dengan^berbagi cara dan alat dari satu pihak
kepihak lain.
• Menyimpan
Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang
aman.
Ruang lingkup di atas termasuk keterangan atau informasi. Yang dimaksud
dengan keterangan atau informasi ialah pengetahuan tentang suatu hal atau
peristiwa yang diperoleh terutama^melalui^pembacaan atau pengamatan.
Dewasa ini, informasi dapat berupa surat, panggilan telepon, pesanan, faktur
dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. Semuanya diterima, direkam
(direcord), diatur, disebarkan dan dilindungi agar tugas kantor dapat terlaksana
dengan efisien dan efektif.
2.1.3 Fungsi Administrasi
Pada dasarnya^fungsi administrasi dan fungsi manajemen adalah sama.
dimana fungsi administrasi adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan
merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen bersifat melaksanakan
kegitan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapian tujuan dalam batas-batas
kebijaksanaan yang dirumuskan.
Dalam proses pelaksanaan ini, administrasi mempunyai tugas-tugas tertentu
yang harus dilakukan sendiri dan tugas-tugas itulah yang biasanya disebut sebagai
fungsi-fungsi administrasi antara lain^:
• Planning (Perencanaan)
Perencanaan adalah suatu rincian yang merupakan organisasi yang besar
didalamnya ada penyusunan dan perumusan rencana diserahkan kepada
sekelompok staf perencana, akan!tetapi penetapannya merupakan tugas dan
tanggung jawab manajemen.
10
• Organizing (Pengorganisasian)
Pengorganisasian adalah suatu kegiatan yang menyangkut tipe-tipe struktur
organisasi dan prinsip-prinsipnya, sejarah!organisasi, gaya manajerial yang
tepat digunakan, sifat dan jenis dari berbagai bentuk kegiatan yang harus
dilaksanakan.
• Leading (Kepemimpinan)
Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan
pengaruh untuk memotivasi^karyawan meraih sasaran organisasi.
• Controlling (Pengendalian)
Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau
aktifitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah
pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan.
2.1.4 Peranan Sistem Administrasi
*Peranan utama sistem administrasi adalah untuk membantu memudahkan
pelaksanaan tugas pekerjaan pokok lainnya. Pada dasarnya sistem administrasi
memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan, karena dapat membantu
perusahaan dalam memberikan data/informasi yang*diperlukan oleh pimpinan
perusahaan dan memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan dalam
pelaksanaan tugas selanjutnya.
2.1.5 Kajian Administrasi
Kajian administrasi, meliputi beberapa kegiatan adminstrasi diantaranya,
menginventarisasi peralatan kantor, penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk
kepentingan manajemen kantor, melakukan pengarsipan data sehingga mudah
untuk diakses oleh yang membutuhkan, melakukan pengadaan file, menerima
telpon, menangani surat masuk dan surat keluar dan ke kearsipan.
11
2.2 Pengelolaan surat
2.2.1 Pengertian Surat
Menurut Purwanto (2014: 97) Surat adalah sarana komunikasi yang
digunakan untuk menyampaikan*informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak
lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis. Sedangkan
menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan
Nasional, surat dapat didefenisikan sebagai sarana komunikasi yang digunakan
untuk menyampaikan*informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Pengertian surat tersebut bersifat umum dan berlaku untuk berbagai keperluan atau
kepentingan, bergantung pada maksud serta tujuan masing-masing pengirim surat.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa surat tersebut kegiatan
surat menyurat meliputi sarana komunikasi yang secara tertulis dengan kegiatan
bisnis maupun non bisnis.
2.2.2 Fungsi Surat
Ada beberapa fungsi surat. Menurut Purwanto (2014:99) surat memiliki 7
fungsi, Sebagai :
1. Wakil atau duta bagi pengirim surat.
2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan.
3. Alat bukti tertulis.
4. Alat untuk mengingat.
5. Bukti sejarah (historis).
6. Pedoman kerja
7. Media promosi bagi pengirim surat.
Surat memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan alat komunikasi
lisan, antara lain dapat menghindari kesalahpahaman dalam*berkomunikasi karena
pengirim pesan dapat mempersiapkannya dengan sebaik-baiknya dan sejelas-
jelasnya. Disamping itu, penyampaian pesan-pesan bisnis*memungkinkan
pembaca dapat membacanya berulang-ulang, sehingga apa yang disampaikan
dalam surat tersebut dapat dipahami dengan sebaik-baiknya. Kelebihan lain yang
12
tidak kalah pentingnya adalah penyampaian pesan-pesan bisnis dengan surat lebih
ekonomis bila dibandingkan dengan penyampaian pesan-pesan bisnis melalui
telepon atau telegraf.
2.2.3 Bagian-bagian surat
Secara umum, bagian surat, baik surat dinas maupun surat bisnis, mencakup
beberapa komponen penting antara lain (1) kepala surat/kop surat (letterhead), (2)
tanggal surat (date), (3) nomor,lampiran, dan perihal / hal (number, endclosed,
subject), (4) alamat tujuan (inside address), (5) salam pembuka (salutation), (6)
paragraf pembuka ( first paragraph),”(7) paragraf isi (body paragraph). (8)
paragraf penutup (close paragraph), (9) salam penutup (complimentary close), (10)
tanda tangan”(signature) (11) nama penjelas penandatangan (name and title), (12)
tembusan (natation), dan (13) inisial (initial).
Menurut Purwanto (2014: 106-113) ada beberapa komponen surat yang
dapat dijelaskan secara rinci sebagai berikut;
1. Kepala Surat (Kop Surat) Kepala surat atau kop surat merupakan ciri khas suatu lembaga, organisasi bisnis, badan instansi yang”mencakup antara lain nama instansi (organisasi) alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksimili, nomor kontak pos, alamat kawat, alamat situs dann e-mail, serta logo atau lambang instansi tersebut.
2. Tanggal Surat Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada penerima surat kapan surat ini ditulis. Sebagaimana diketahui, pengiriman surat kadang-kadang cepat sampai ke tujuan, namun kadang-kadang juga juga terlambat. Dengan tercantumnya tanggal surat, penerima surat akan mengetahui berapa lama surat itu dalam perjalanan
3. Nomor, Lampiran, dan Hal”atau Perihal Kata nomor, lampiran dan hal ditulis dengan diawali huruf capital dan diikuti dengan titik dua yang ditulis secara berurutan kebawah. Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat tersebut.
4. Nama dan Alamat Surat Dalam penulisan nama seseorang yang akan dituju hendaklah diperhatikan betul-betul kebiasaan memanggil nama yang bersangkutan, termasuk penggunaan kata sapaan seperti bapak, ibu, saudara maupun gelar akademik atau gelar kehormatan.
5. Salam Pembuka
13
Salam pembuka merupakan”sapaan penghormatan yang dilakukan oleh pengirim pesan kepada pihak lain sebelum menyampaikan maksud atau tujuan penulisan surat.
6. Isi Surat Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat.
7. Salam Penutup Menulis surat yang baik di dalamnya perlu ada salam penutup sebagai suatu”ungkapan sikap respek (hormat), sopan, atau etika berkirim surat. Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-menyurat, antara lain;
a. Hormat kami b. Hormat saya c. Salam”takzim d. Salam kami e. Wassalam
8. Tanda tangan, Nama Jelas dan Jabatan Surat dinas maupun surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pimpinan suatu”instansi, lembaga, atau organisasi.
9. Tembusan Kata tembusan yang ditulis huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat.
10. Inisial Inisial disebut juga sandi yang merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membuat konsep dan yang mengetik surat.
2.3 Sistem Pencatatan Surat
Mengelola dan mengendalikan surat kantor merupakan kegiatan yang
sangat penting. Pengelolaan surat berfungsi agar surat tersebut dapat dengan cepat
dan tepat sampai kepada pengolah dan surat dapat ditemukan kembali dengan
mudah dan cepat. Menurut Nuraida (2013) pengelolaan surat dilakukan dengan
menggunakan Buku agenda, kartu kendali dan takah.
a. Buku Agenda
Buku agenda berfungsi untuk mencatat surat masuk dan surat keluar.
Mencatat surat masuk dan surat keluar dapat dipisahkan dengan
menggunakan buku agenda surat masuk”dan surat keluar, yang biasanya
dibedakan pula tahunnya. Selain untuk pencatatan dalam menelusuri surat
masuk dan surat keluar, buku agenda juga dapat berguna untuk pencatatan
dalam menelusuri arsip dokumen kantor lainnya.
14
b. Kartu Kendali
Pada prosedur pencatatan”dan pendistribusian surat dengan menggunakan
kartu kendali, surat masuk digolongkan ke dalam surat penting, surat biasa
dan surat rahasia. Kartu kendali”berfungsi sebagai pengganti buku agenda.
Penggunaannya dapat ditulis rangkap dua, rangkap tiga atau rangkap empat
sesuai dengan kebutuhan. Setiap rangkap dibedakan berdasarkan warna agar
memudahkan pendistribusian dan penyimpanannya. Keterangan atau
komom yang diperlukan dalam kartu kendali pada umumnya terdiri atas ;
a) Indeks;
b) Tanggal hari diterimanya surat (masuk) atau dikirimkannya surat
(keluar);
c) Nomor urut surat;
d) Dari : asal surat ;
e) Kepada : alamat surat yang dituju;
f) Huruf M/K : surat masuk atau surat keluar;
g) Perihal surat;
h) Isi ringkas surat;
i) Tanggal surat;
j) Lamprian ;
k) Nomor dan kode surat;
l) Pengolah surat
m) Catatan atau keterangan ;
n) Paraf;
Prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat
menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang
utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat
memperlancar administrasi intansi tersebut.
2.4.1 Pengelolaan Surat Masuk
Surat yang masuk ke perusahaan, apabila dilihat dari isinya terdiri atas dua
macam, yaitu surat yang^harus ditindaklanjuti (follow up) untuk dibalas dan surat
15
yang tidak memerlukan balasan. Surat masuk yang memerlukan balasan, misalnya
berisi permintaan mengenai informasi tertentu, penawaran kerja sama, dan
sebagainya. Sedangkan surat masuk yang^tidak memerlukan balasan, biasanya
sekedar memberikan informasi tertentu yang harus diketahui oleh pihak yang
menerimanya. Setiap surat yang masuk ke perusahaan tentu sangat berharga, karena
surat dapat menjadi bahan otentik sekaligus landasan bagi organisasi tersebut untuk
melakukan kegiatannya. Oleh karena itu, harus ada pengelolaan^yang tepat agar
surat masuk tersebut dapat diperlakukan sebagaimana mestinya.
Adapun menurut Nuraida (2013), surat masuk adalah surat yang masuk ke
dalam suatu instansi/perusahaan atau bagian lain pada instansi/perusahaan, baik
yang berasal dari instansi/perusahaan^lain atau dari bagian lain pada
instansi/perusahaan yang sama. Sedangakan pengelolaan surat masuk menurut
Lawalata (2012: 169) meliputi tahapan-tahapan berikut ini:
1. Tahap Penyortiran
Sekretaris melakukan penyortiran surat mengelompokan surat berdasarkan
surat dinas, surat pribadi pimpinan, atau surat iklan.
a. Surat dinas dikenal dengan surat resmi, yaitu surat yang menyangkut
kepentingan tugas atau kegiatan perusahaan. Yang menjadi ciri-ciri surat
dinas yaitu dibagian amplop tertera logo/cap/stempel organisasi
atau^perusahaan.
b. Surat pribadi adalah surat yang dibuat seseorang yang ditujukan langsung
kepada pimpinan menyangkut kepentingan pribadi. Contohnya surat
tagihan kartu kredit atas^nama pimpinan, surat pemberitahuan dari
organisasi atau perusahaan terkait keanggotaan pimpinan, dan sebagainya.
c. Surat iklan yaitu surat yang berisi penjelasan mengenai^produk yang
ditawarkan, peluncuran produk baru, dan sebagainya.
Surat dapat dibedakan berdasarkan tingkat urgensi:
a. Surat penting, yaitu surat yang isinya mengikat, memerlukan^tindak lanjut,
apabila terlambat penyampaiannya atau hilang akan mengganggu
kelancaran pekerjaan.
16
b. Surat biasa, yaitu surat yang isinya tidak^mengikat, biasanya^tidak
membutuhkan tindak lanjut, hanya berupa informasi dan suatu kegiatan.
2. Tahap Pencatatan
Tahap selanjutnya, melakukan pencatatan surat masuk atau pengagendaan
dengan memanfaatkan buku pencatatan. Didalam form tersebut ada beberapa
bagian, dapat dilihat tabel 2.1. Bagian-bagian tersebut meliputi;
• Nomor
• Tanggal penerimaan surat
• Pengirim
• Penerima
• Subjek dan deskripsi
• Tindakan atau status
• Tanda tangan
Tabel 2.1 Pencatatan Surat
Incoming Letter Form
(Formulir Penerimaan Surat)
No.
Date Received
(Tanggal Penerimaan
Surat)
Sender
(Pengirim)
Receiver
(Penerima)
Subject & Desc.
(Subjek &
Deskripsi)
Action & Status
(Tindakan & Status)
Signature
(Tanda
Tangan)
󠄀Urgent (penting)
󠄀Non Urgent (Tidak
Penting)
Sumber: Lawalata (2012)
17
3. Tahap Membuka dan Membaca Surat
Bila sekretaris mendapat kepercayaan dari pimpinan untuk membuka
dan membaca surat, sekretaris dapat melakukannya pertama-tama dengan
pembukaan sampul (amplop), kemudian”mengeluarkan surat dari sampul
meneliti surat, dan pada akhirnya tahapan membaca surat. Sekretaris harus
membaca isi surat secara cepat dan teliti serta memahami isi surat.
Dalam membuka surat perhatikan tanda-tanda pada sampul surat.
Jangan pernah membuka sampul”surat jika terdapat kata-kata Private,
Confidental, atau Private & Confidental. Untuk surat-surat yang telah dibuka,
sekretaris sebaiknya memberikan stempel penanggalan (date stamp) sesuai
tanggal penerimaan surat. Disposisikan surat masuk (inward correspondence)
yang telah dibuka dan diberi tanda tersebut kepada pimpinan atau pejabat yang
berwenang. Sebelum melakukan”disposisi surat, perhatikan instruksi dan
ketentuan dari pimpinan, apakah pimpinan menginginkan semua surat masuk
harus diketahui olehnya ataukah sekretaris dapat langsung melakukan disposisi
surat tanpa harus melalui pimpinan.
4. Tahap Disposisi Surat
Bila tidak mendapat persetujuan dari pimpinan untuk membuka dan membaca
surat, sekretaris langsung melakukan disposisi surat kepada pimpinan agar
piminan dapat dengan segera membaca, dan bilan memungkinkan memberikan
respon terhadap surat-surat yang”masuk tersebut. Apabila surat tersebut telah
selesai diolah oleh pimpinan, biasanya pimpinan akan menginstrusikan
sekretaris untuk menindaklanjuti surat tersebut. Seperti terlihat pada tabel 2.2.
18
Tabel 2.2 Lembaran Disposisi
DISPOSITION SLIP
(LEMBARAN DISPOSISI)
Date : ____________________________
(Tanggal)
From : ____________________________
(Dari)
To : ____________________________
(Kepada)
Letter Date & No : ___________________
(Tanggal & No. Surat)
Reff : _____________________________
(Perihal)
Disposition
(Dsiposisi)
Kind Of
(Sifat Disposisi)
For your information
(Untuk informasi Anda)
Lets Discuss
(Untuk didiskusikan)
Note and”file
(Dicatat dan disimpan sebagai arsip)
Please note and”return to me
(Mohon dicatat dan dikembalikan kepada
saya)
Confidential
(Rahasia)
Urgent
(Penting)
Very Urgent
(Sengat Penting)
Sumber: Lawalata (2012)
19
Adapun menurut Sedianingsih, dkk (2010: 85), prosedur pengurusan”surat
masuk meliputi:
a) Menyortir/memisahkan
Surat-surat yang diterima dari pos atau sumber lain, diperiksa kebenaran
alamatnya, lalu dikelompokkan surat terbuka dari tertutup. Jika alamat
tidak sesuai dengan alamat yang dituju maka segera dikirim kembali
kepada pengirim. Surat-surat pribadi dan”rahasia, tidak boleh dibuka.
b) Membuka surat
Surat-surat yang boleh dibuka oleh sektretaris hanya surat dinas, kecuali
dalam keadaan tertentu di mana”atasan membuka surat pribadinya.
Supaya tidak rusak dalam waktu membuka surat, gunakan pisau surat
atau mesin pembuka surat pada sepanjang bagian atas atau salah satu
sisinya. Bubuhkan stempel”tanggal dan waktu surat diterima, dibalik
surat atau pada amplop.
c) Mengeluarkan dan memeriksa isi surat
Setelah dibuka, periksa alamat, nama pengirim, tanggal, dan lampiran
setiap surat. Jika alamat atau nama pengirim tidak ada dalam surat, cari
alamatnya pada sampul, dan lampirkan dibelakang surat.
d) Pencatatan surat
Setelah surat diberi cap tanggal, catatlah ke dalam buku agenda surat atau
kartu kendali.
e) Membaca dan memberi catatan
Pimpinan perusahaan lebih suka apabila surat masuk diberi coret-
coretan.
f) Menyampaikan surat pada pimpinan
g) Distribusi (disposisi) surat ke^departemen lain
h) Menjawab surat pada waktu pimpinan tidak ada di tempat.
2.4.2 Pengelolaan Surat Keluar
Pengurusan surat keluar dalam suatu organisasi atau perusahaan tergantung
pada sistem yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
20
Oleh karena itu, pengurusan surat-surat keluar^harus dilakukan secara tepat dan
cepat.
Menurut Barthos (2013: 38), “Surat keluar adalah surat yang lengkap
(bertanggal, bernomor, berstempel, dan ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain”. Sedangkan menurut
Nuraida (2013), surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu
instansi/perusahaan atau^antarbagian dalam instansi/perusahaan tersebut, ditujukan
kepada instansi/perusahaan lain atau ke bagian lain dalam instansi/perusahaan yang
sama.
Prosedur pengelolaan surat keluar^menurut Sedianingsih, dkk (2010: 89),
meliputi:
a) Menerima pendiktean atau konsep tertulis dari pimpinan dengan
mendapatkan tanda tangan pimpinan^atau point-point yang diberikan
pimpinan.
b) Mencatat pada buku agenda atau kartu kendali. Setelah dikonsep, staf
sekretariat mencatat surat tersebut buku agenda atau kartu kendali, data-
data, nomor urut, tanggal pengiriman, hal, dan alamat tujuan
c) Mengetik konsep surat-bentuk akhir. Setelah konsep disetujui oleh
pimpinan, maka diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat.
d) Meminta tanda tangan kepada^pimpinan. Surat diberikan kepada
pimpinan untuk ditandatangani. Sebelum surat dikirim, tembusan harus
diarsipkan sesuai dengan sistem yang dipakai.
e) Mengecek surat yang akan dikirim. Jika tidak ada bagian khusus, maka
staf sekretariat yang harus mengatur pengiriman surat keluar.
f) Mendistribusikan surat. Surat siap dikirim baik melalui pos, jasa kusir,
atau jika dalam kota biasanya dapat^menggunakan office boy kantor.
Sedangkan prosedur pengurusan surat keluar menurut Mardiana (2012), antara
lain sebagai berikut:
a) Pembuatan konsep
21
Konsep sebaiknya dibuat secara*lengkap disesuaikan dengan bentuk
yang dikehendaki oleh suatu organisasi kantor. Pembuatan konsep surat
hendaknya disusun secara terinci, isi surat harus benar, jelas dan tidak
bertele-tele.
b) Pengetikan
Konsep surat yang sudah mendapat*persetujuan dan telah memperoleh
kode/nomor surat, diserahkan kepada unit pengetikkan/penggandaan
surat.
c) Penandatanganan
Surat disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang
untuk menandatangani.
d) Pencatatan
Dalam pencatatan kegiatan-kegiatan yang dilakukan sebagai berikut:
1) Surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan
lainnya, seperti (lampiran dan amplop) menjadi*surat dinas
resmi.
2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh
petugas yang disebut verbalis.
3) Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal, surat siap untuk
dikirim. Dengan menggunakan buku ekspedisi intern surat
tersebut diserahkan kepada urusan pengiriman (ekspedisi).
Berdasarkan dari beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam
pengelolaan surat keluar melalui proses*sebagai berikut: menerima dikte atau
konsep surat tertulis dari pimpinan, mencatat pada buku agenda atau kartu kendali,
mengetik konsep surat, mengetik surat yang telah disetujui, meminta tanda tangan
pimpinan, memeriksa surat yang akan dikirim, dan mendistribusikan surat.
2.5 Pengertian Arsip
Arsip merupakan sesuatu kegiatan yang penting selama suatu organisasi
masih melaksanakan kegiatannya, baik kegiatan rutin maupun pengembangan.
Kegiatan administrasi yang terus menerus menyebabkan volume arsip pada
22
organisasi itu semakin hari semakin bertambah. Arsip yang tidak*dikendalikan
secara baik hanya sebagai tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya dan tidak
dapat*memberikan informasi dengan cepat jika sewaktu-waktu diperlukan. Oleh
karena itu, perlu dibutuhkan usaha pengaturan volume penyusutan arsip yang sudah
tidak memiliki nilai guna. Penyusutan terhadap arsip yang sudah tidak*memiliki
nilai guna merupakan salah satu usaha untuk mengendalikan arsip. Hal ini
dilakukan untuk menghindari berbagai permasalahan yang akan ditimbulkan,
seperti permasalahan yang*berkenaan dengan penyediaan anggaran, ruangan,
tenaga, perlengkapan, dan pengadaannya.
Arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta
alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh setiap organisasi dalam rangka
melaksanakan berbagai kegiatan*perencanaan, penganalisisan, pengembangan,
perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan
pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya, baik pada
kantor pemerintah, lembaga swasta, maupun perguruan tinggi. Proses penyajian
informasi membutuhkan sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang*kearsipan
sehingga pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan.
Menurut The dalam Chaniago (2013: 143) arsip adalah catatan tertulis atau
bergambar yang memuat*keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang dibuat
orang untuk membantu mengingat. Sedangkan menurut Wursanto dalam Annisa
(2011) kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali
dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut Barthos (2007: 1) yang termasuk dalam pengertian arsip itu
misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu
penduduk, bagan organisasi, foto-foto, dan lain sebagianya. Beberapa yang
dikemukan para ahli, arsip merupakan kumpulan naskah-naskah atau dokumen yang di
dalamnya memberikan keterangan-keterangan atau bukti tentang sutau kejadian,
sehingga pada saat di perlukan dapat dengan mudah ditemuka
23
2.6 Sistem Penyimpanan Arsip
Ada beberapa azas penyimpanan yang digunakan organisasi dalam
pengelolaan arsip, yaitu:
1) Azas sentralisasi
Penyimpanan arsip dengan azas sentralisasi merupakan pengelolaan
arsip pada suatu unit tersendiri*bagi semua arsip yang terdapat pada organisasi.
Jadi tiap-tiap unit kerja tidak menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-
sendiri, walaupun organisasi tersebut memiliki beberapa unit atau bagian.
Menurut Sukoco (2012: 97) “Unit bawahannya yang ingin menggunakan
dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai
dengan keperluan yang dimaksud”. Petugas dapat lebih mudah untuk mengatur
peminjaman arsip karena tempat penyimpanan arsip terpusat.
2) Azas desentralisasi
Kegiatan menyimpan arsip menggunakan azas desentralisasi merupakan
suatu kegiatan yang tidak ada satuan*unit khusus (terpusat) dalam
menyelenggarakan kegiatan kearsipan secara menyeluruh bagi semua arsip
organisasi, tetapi kegiatan kearsipan diselenggarakan pada setiap unit yang
dimiliki organisasi.
3) Azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi.
Azas yang ketiga adalah azas penyimpanan arsip mengkombinasikan
antara sentralisasi dengan*desentralisasi. Pemilihan azas ini dimaksudkan agar
kelemahan dari kedua azas tersebut dapat dihindarkan. Pada umumnya suatu
organisasi menggunakan dua azas, kombinasi desentralisasi dan sentralisasi.
Arsip yang masih aktif dikelola di unit kerja*masing-masing pengolah
sedangkan arsip inaktif yang di kelola di unit sentral. Jadi dalam suatu
organisasi selain terdapat penyelenggaraan kearsipan secara terpusat juga
melaksanakan pengelolaan arsip pada unit kerja masing-masing.
24
Walaupun sistem kombinasi ini merupakan sistem gabungan, tetapi
dalam sistem ini juga terdapat beberapa keuntungan dan kerugian yang dapat
menyebabkan baik/buruknya dalam pelaksanaan pengelolaan arsip, menurut
Sukoco (2012: 99)
Sistem kombinasi memiliki keuntungan:
a) Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam
b) Menekan seminimum*mungkin kesalahan pemberkasan serta
dokumen yang hilang
c) Menekan duplikasi dokumen
d) Memungkinkan*pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas
efisiensi biaya yang lebih baik
e) Memudahkan kontrol gerakan*dokumen sesuai dengan jadwal
retensi dan pemusnahan
Azas kombinasi ini memiliki kerugian, sebagai berikut :
a) Karena dokumen yang bertautan tidak di tempatkan pada tempat
yang sama akan menyebabkan*sulitnya penggunaan dokumen
yang dimaksud
b) Kurang luwes karena*keseragaman di seluruh unit belum atau
tidak ada
c) Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi
akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir
apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat.
2.7 Sistem Informasi*Manajemen
2.7.1 Pengertian Sistem
Menurut Mulyadi (Machmud, 2013: 410) sistem adalah “sekelompok dua
atau lebih komponen-komponen yang berkaitan (subsitem-subsistem yang bersatu
untuk mencapai tujuan yang sama)”. Sedangkan menurut Kadir*(dalam Subchan
dan Bagus, 2014: 2) sistem merupakan “sekumpulan elemen yang saling terkait
atau terpadu yang*dimaksudkan untuk mencapai tujuan.
25
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan
unsur komponen, elemen, atau*unsur yang saling berkaitan*untuk mecapai suatu
tujuan.
2.7.2 Database
Menurut Ladjmudin (2013: 129), Database adalah sekumpulan data store (bisa
dalam jumlah yang sangat besar) yang tersimpan*dalam magnetic disk, optical disk,
magnetic drum atau media penyimpanan sekunder lainnya. Menurut Ladjmudin
(2013: 129), Database adalah sekumpulan programprogram aplikasi umum yang
bersifat batch yang mengeksekusi dan*memproses data secara umum (seperti
pencarian, peremajaan, penambahan, dan penghapusan terhadap data). Sedangkan
menurut pendapat Susanto (2014: 40) *mendefinisikan “data adalah fakta atau
apapun yang dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi. Data
dapat berupa bahan untuk diskusi, pengambilan keputusan, perhutangan, atau
pengukuran”. Data yang ada belum*memberikan makna jika tidak diproses lebih
lanjut dan tidak diproses lebih lanjut dan dikaitkan dengan suatu persoalan yang
spesifik. Jadi data yang ada*masih memerlukan proses lebih lanjut, agar memberi
makna.
2.7.3 Tingakatan*Data
Menurut Williams dan Stacey (2012), data memiliki struktur atau
tingkatan tertentu dari yang terkecil hingga yang terbesar, hingga”akhirnya
membentuk database. Tingkatan data tersebut adalah sebagai berikut:
1. Bit (Binary Digit)
Komputer didasarkan pada prinsip bahwa listrik bisa dihidupkan atau
dimatikan. Bit adalah unit data”terkecil yang bisa disimpan komputer dalam
sebuah database diawali dengan 0 untuk mati (off) atau 1 untuk hidup (on).
2. Byte (Karakter)
Karakter merupakan gabungan dari beberapa bit. Karakter bisa merupakan
sebuah huruf, angka, atau karakter”khusus seperti A,B,C,D 1,2,3,4 @,#,$.
3. Field (Kolom)
26
Field adalah sebuah unit data yang berisi satu atau”lebih karakter (byte).
Contoh field adalah nama, alamat, usia.
4. Record adalah kumpulan field-field yang berhubungan. Masing-masing
record menyimpan”data hanya sekitar satu entitas, yang bisa berupa orang,
tempat, benda, dan peristiwa.
5. File
File adalah kumpulan record yang berhubungan. Dalam hirarki data, file
berada dibagian atas. Kumpulan”dari file-file yang berhubungan akan
membentuk sebuah database.
2.7.4 Database Management System
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini sangat pesat
sehingga hampir di setiap perusahaan menggunakan komputer sebagai alat bantu
dalam mengerjakan pekerjaan beraneka ragam jenisnya. Dalam setiap komputer,
pasti terdiri dari kumpulan data-data sejenis yang berguna untuk keperluan
informasi dari masing-masing divisi dalam perusahaan. Data-data”itu sering
disebut database. “Database adalah kumpulan semua data yang disimpan dalam
satu file atau beberapa file”. Secara operasional dapat kita keatakan bahwa database
adalah daftar yang terdiri dari beberapa kolom yang masing-masing kolom
berisikan satu jenis (item) data.
Database Management System atau disingkat DBMS adalah perangkat
lunak (software) yang berfungsi”untuk mengelola database. Mulai dan
membuat database itu sendiri, sampai dengan proses yang berlaku
dalam database tersebut, baik berupa entry, edit, hapus, query terhadap data,
membuat laporan dan lain”sebagainya secara efektif dan efIsien. Sedangkan
menurut Sutabri (2012) adalah perangkat lunak yang memberi fasilitas (yang
tersedia dan dapat digunakan) untuk melakukan pengaturan, pengawasan,
pengendalian/kontrol, pengolahan, dan koordinasi”terhadap semua proses/operasi
yang terjadi pada database.
27
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Database Management System
adalah sistem yang secara khusus dibuat”untuk memudahkan pengguna data dalam
mengolah data.
2.7.5 Informasi
Di dalam suatu organisasi, informasi memiliki”arti sangat penting dalam
mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Sutabri (2012:
22) Informasi adalah data”yang telah diklasifikasikan atau diolah atau
diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Sedangkan menurut Gordon B. Davis (Al-Bahra Bin Ladjamudin, 2013: 8)
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi”sebuah bentuk yang berguna dan
nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami dalam keputusan sekarang maupun
yang akan datang.
Berdasarkan pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa Informasi
adalah sebuah data yang telah diproses sehingga”menjadi bentuk yang memiliki
nilai yang bermanfaat.
2.8 Perancangan Program
Menurut Laudon (2014) ada beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk
mengembangkan suatu program. Langkah-langkah ini dilakukan agar
pengembangan program yang”dilakukan dapat terencana dengan baik. Langkah-
langkah tersebut diantaranya:
1. Mendefinisikan/mengidentifikasikan maslah
2. Memilih perangkat”lunak bahasa pemrograman
3. Merancang program
4. Pemrograman
5. Pengetesan kesalahan
6. Membuat dokumentasi program.
Hal serupa mengenai langkah℩pembuatan program pun dinyatakan oleh
Sutanta (2011) bahwa ada 6 (enam) tahap dalam℩membuat sebuah program, antara
lain:
28
1. Mendefinisikan℩ masalah;
Pembuata program aplikasi menentukan latar belakang alasan pembuatan
program aplikasi, seperti identifikasi masalah dan tujuan dan nantinya
pembuatan software program℩ aplikasi yang dibuat harus menjawab atas
permasalahan yang dihadapi.
2. Perencanaan/Planning;
Pada tahap ini terdapat beberapa kegiatan yaitu membuat rancangan awal
sebuah program, membuat skema program yang baik (link, navigasi dan peta
program) dan menentukan fitur-fitur yang akan ada.
3. Mendesain/design;
Pada tahap design program, pembuat program membuat bentuk desain serta
elemen-elemen yang terdapat di dalam program aplikasi, tata letak isi program
aplikasi.
4. Pengkodean℩ program/coding;
Pengkodean program adalah menerjemahkan perancangan dalam kode-kode
pemrograman. Kode-kode/bahasa pemrograman dalam suatu program aplikasi
tentunya akan berbeda-beda, tergantung program yang digunakan. Sebagai
contoh dari bahasa pemrograman adalah visual basic, borlanc delpi, php, asp,
html, dan css.
5. Mengetes program/testing;
Karena tujuan dari pengkodean℩ adalah bagaimana membangun sebuah
program, maka tahapan senjutnya adalah mengetes program tersebut apakah
berjalan sesuai dengan rencana atau℩ perancangan yang telah dibuat atau tidak.
Apakah program tersebut berjalan dengan semestinya. Jika program tersebut
berhasil maka tahapan selanjutnya adalah instalasi dan perawatan.
6. Pemeliharaan/maintenance.
Program selanutnya di-install-kan pengguna, dalam hal ini program di-install-
kan dalam komputer. Perawatan program lebih℩ kepada penggunaan sesuai
prosedur yang ada dalam manual book penggunaan. Perawatan komputer agar
tidak rusak ataupun terserang℩ virus juga sangat penting.
29
2.9 Flowchart
Untuk merancang dan membuat sebuah program yang baik, diperlukan
beberapa pendekatan, salah satunya adalah uraikan secara rinci proses yang berjalan
sekarang. Penguraian proses tersebut terdiri dari perincian langkah-langkah dan
elemen aktivitas℩pengolahan data yang dapat ditunjukkan dalam sebuah bagan alir
atau biasa disebut flowchart. Menurut Ladjamudin (2013: 263), Flowchart adalah
bagan-bagan yang mempunyai arus℩yang menggambarkan langkah-langkah
penyelesaian suatu masalah. Sedangkan Menurut Baridwan (2013: 178) adalah
“Flowchart digunakan untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai arus
prosedur dalam sistem yang berlaku, dan juga memperoleh gambaran mengenai
feedback control sistems yang ada diperusahaan”. Flowchart℩merupakan cara
penyajian dari suatu algoritma.
Untuk membuat sistem flowchart maka sangat diperlukan pengetahuan
mengenai simbol-simbol dasar℩untuk membuat rangkaian sebuah proses
perancangan yang dibentuk dengan urutan sistem flowchart. Tabel 2.3 berikut ini
merupakan simbol standar untuk℩bagan alir sistem pada flowchart.
Tabel 2.3 Simbol Standar ANSI untuk Bagan Alir sistem
No. SIMBOL KETERANGAN
1.
Simbol Proses
Mewakili langkah proses utama dalam suatu
sistem. Dapat merupakan℩bagian atau
keseluruhan program yang dirinci dengan bagan
alir terpisah.
2.
Sistem input/output
30
Menunjukkan tiap input data atau output
informasi. Mewakili semua fungsi input/output.
3.
Simbol alat simpan online
Menggambarkan tiap jenis℩alat penyimpanan
online. Sering digunakan untuk file lain pada
media magnetik yang ditunjuk dan diremajakan.
4. Simbol Dokumen
Mewakili dokumen℩kertas, laporan, dokumen
sumber data, atau output hardcopy.
5.
Panah Arus
Menunjukan arus data melalui sistem dalam
urutan proses dan jejak perjalanan data dalam
fungsi pengawasan proses.
6.
Simbol kartu punch
Mewakili kartu℩punch baik sebagai input
maupun sebagai output
31
7.
Simbol pita magnetik
Mewakili alat simpat pita℩magnetik, baik input
maupun output.
8.
Simbol alat simpan offline
Menyatakan alat simpan yang tidak berhubungan
langsund dengan komputer, termasuk kertas,
kartu, dan media magnetik dan optik.
9. Simbol input℩manual
Menunjukan data yang akan dimasukkan ke
komputer oleh alat masukan online, misalnya
keyboard terminal.
10.
Simbol tampilan
Untuk menunjukan output℩£informasi yang
sedang ditampilkan pada alat peraga seperti layar
terminal atau platter.
Sumber Ladjamudin (2013)
2.10 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Ladjamudin (2013: 64), Diagram Aliran Data merupakan model dari
sistem untuk menggambarkan pembagian£sistem ke modul yang lebih kecil .
Dalam Data Flow Diagram£ada tiga tahapan atau tingkatan, yaitu:
1. Diagram Konteks £
Diagram konteks adalah diagram yang£terdiri dari suatu proses dan
menggambarkan ruang lingkup suatu sistem.
32
2. Diagram Nol/Zero (Overview Diagram)
Diagram nol adalah diagram yang£menggambarkan proses yang ada di dalam
diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.
3. Diagram Rinci (Level Diagram)
Diagram rinci adalah diagram yang£menguraikan proses apa yang adadalam
diagram zero atau diagram level diatasnya.
Ada beberapa simbol DFD yang dipakai£untuk menggambarkan data beserta
proses transformasi data, antara lain :
Tabel 2.4 Simbol Data Flow Diagaram
No
Simbol
Keterangan
1.
Elemen
Lingkungan
2.
Pemrosesan
3.
Aliran Data
33
4.
Penyimpanan Data
(Sumber Ladjamudin (2013)
Makna dari£keempat simbol tersebut adalah:
1. Elemen£Lingkungan
Simbol ini merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa
orang, organisasi atau sistem lainnya£yang berada di lingkungan luarnya
yang akan memberikan£input atau menerima output dari sistem.
2. Pemrosesan
Simbol ini digunakan untuk mentransformasikan data secara umum.
3. Aliran data
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data”dari satu proses ke
proses lainnya.
4. Penyimpanan Data
Simbol ini digunakan untuk menyimpan data seperti: suatu file, suatu arsip,
suatu kotak, suatu tabel dan suatu agenda.
2.11 Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Ladjamudin (2013: 142), ERD adalah suatu model jaringan yang
menggunakan susunan data yang disimpan”dalam system secara abstrak.
Notasi-notasi simbolik di dalam Diagram E-R yang dapat kita gunakan
adalah sebagai berikut:
34
Tabel 2.5 Simbol-simbol Entity Relationship Diagram ( ERD )
No Simbol Keterangan
1.
Himpunan Entitas/Entity
E
Persegi Panjang, MenyatakanHimpunan
Entitas
2.
Atribut
Lingkaran/Elip, Menyatakan”Atribut
(Atribut yang berfungsi sebagai key
digarisbawahi)
3.
Himpunan Relasi
Belah Ketupat, menyatakan”Himpunan
Relasi/relasi
4.
Link
Garis, sebagai penghubung antara
Himpunan Relasi”dengan Himpunan
Entitas dan Himpunan Entitas dengan
Atributnya.
(Sumber Ladjamudin (2013)
Untuk menghubungkan satu tabel/file dengan file yang lain, dilakukan
dengan menghubungkan antara record di satu file, dengan reord di file lain.
Hubungan antara record (disebut juga denga cardinality atau kardinalitas) ada tiga
jenis yaitu :
1. Satu ke Satu (One to One).
Yang berarti setiap”entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan
paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, dan begitu juga
a
R
e
35
sebaliknya, setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan”paling
banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
Gambar 2.1 Kardinalitas relasi satu ke satu
2. Satu ke Banyak (One to Many).
Yang berarti setiap entitas”pada himpunan entitas A dapat berhubungan
dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya,
dimana setiap entitas pada himpunan entitas B”berhubungan dengan paling
banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
Gambar 2.2 Kardinalitas relasi satu ke banyak
3. Banyak ke Banyak ( Many to Many )
Yang berarti setiap entitas A dapat berhubungan”dengan banyak entitas
pada himpunan entitas B, dan demikian juga sebaliknya, dimana setiap
36
entitas pada himpunan B dapat berhubungan”dengan banyak entitas pada
himpunan entitas A.
Gambar 2.3 Kardinalitas relasi”banyak ke banyak
2.12 Alat Bantu Proyek
Untuk melengkapi pembuatan proyek aplikasi program ini, dibutuhkan alat
bantu dengan menggunakan perangkat lunak database MySQL, dan Menggunakan
XAMPP sebagai bahasa pemrograman.
2.12.1 Pengertian XAMPP
Menurut Nugroho (2013: 1), XAMPP adalah paket”program web lengkap
yang dapat Anda pakai untuk belajar pemrograman web, khususnya PHP dan
MySQL .
Menurut Buana (2014: 4), XAMPP adalah perangkat”lunak opensource yang
diunggah secara geratis dan bisa dijalankan di semua”operasi seperti windows,
linux, ”solaris, dan mac .
2.12.2 Memahami Folder XAMPP
Menurut Nugroho (2013: 6), di dalam folder utama xampp, terdapat”beberapa
folder penting yang perlu diketahui. Untuk lebih”memahami setiap fungsinya,
Anda dapat melihat tabel 2.6 penjelasannya sebagai berikut:
37
Tabel 2.6 Folder Penting Xampp
Folder Keterangan
Apache Folder utama dari”Apache Webserver
Htdocs Folder utama untuk menyimpan data-data latihan web, baik PHP
maupun HTML biasa.
Manual Berisi subfolder yang di”dalamnya terdapat manual program dan
database, termasuk manual PHP dan MySQL.
MySQL Folder utama untuk database MySQL Server.
PHP Folder utama”untuk program PHP.
Sumber Nugroho (2013)
2.12.3 Pengertian”MySQL
Menurut Nugroho (2013: 26), MySQL adalah software atau program
Database Server. Sedangkan SQL adalah”bahasa pemrogramannya, bahasa
permintaan (query) dalam database server termasuk dalam MySQL itu sendiri. SQL
juga dipakai dalam software database”server lain, seperti SQL Server, Oracle,
PostgreSQL dan lainnya.
Sedangkan menurut Buana (2014: 2), MySQL Merupakan database server
yang paling sering digunakan dalam pemograman PHP. MySQL digunakan untuk
menyimpan data dalam database dan”memanipulasi data-data yang diperlukan.
Manipulasi data tersebut berupa menambah, mengubah, dan menghapus data yang
berada dalam database.
2.12.4 Perintah Dasar MySQL
Menurut Nugroho (2013: 29), adapun perintah yang”terdapat pada MySQL
dilihat dari tabel 2.7.
38
Tabel 2.7 Perintah Dasar MySQL
Perintah Keterangan
show
databases
Perintah ini”digunakan untuk menampilkan atau melihat
daftar database yang sudah ada (sudah dibuat);
Use Perintah ini digunakan untuk”masuk atau mengakses
database yang sudah ada;
Show tables Perintah ini digunakan untuk melihat atau menampilkan
semua tabel yang ada di dalam database aktif (yang sudah
dibuka, sudah di use);
Desc/describe Perintah ini digunakan untuk melihat struktur tabel;
Quit Perintah ini digunakan untuk keluar MySQL Server.
Sumber Nugroho (2013)
39
top related