bÜro yÖnetİmİ ve İletİŞİm teknİklerİ

BÜRO YÖNETİMİ VE İLETİŞİM

TEKNİKLERİ

1.1. BÜRO KAVRAMI

Büro, faaliyetlerin yürütülmesi için gerekli insan ve ekipmanlarla donatılmış çalışma yeridir. Bir başka ifadeyle büro, işletmenin idare işlerinin yürütüldüğü yerdir.

Örgütlerin gelişimine bakıldığında, başlangıçta bürolarda sadece yazışma yapılırken zamanla işlevlerinin arttığı gözlemlenmektedir.Çünkü içinde bulunduğumuz bilgi ve teknoloji çağını düşündüğümüzde bürolarda kullanılan araç ve gerecin değiştiğini ve çeşitlendiğini görmekteyiz.

Gelişen teknoloji “büro otomasyonu” kavramını beraberinde getirmiştir. Büro otomasyonu en basit tanımıyla; Bürolarda yapılan işlerin otomatik hale getirilmesi amacıyla bilgisayar teknolojisinin kullanılmasıdır.

Artık bürolarda daktilo yerine bilgisayarlar ve yazıcılar kullanılmaktadır. Bu gelişmelere bağlı olarak bürolarda yapılan işler çeşitlenmekte ve yapılan işlerin önemi artmaktadır.

Günümüzde bürolar, bilginin öneminin artmasıyla bilgi ve iletişim teknolojilerinin bürolarda kullanılmasıyla, bilgi toplayan, işleyen ve dağıtan ortamlar olarak görülmeye başlanmıştır.

1.2. Büroların Tarihsel Gelişimi18. yy da, sanayi devriminin temeli

sayılan buhar makinesinin icadı ve sonrasında kurulan birçok sanayi tesisi büroların gelişiminde bir dönüm noktası olmuştur.

Bu tarihten sonra gerek özel, gerekse kamu sektöründe birçok örgüt kurulmuş ve bürolar oluşturulmuştur.

Büro yönetiminin son dönemdeki gelişimine baktığımızda gelişen teknolojiyle birlikte bürolarda kullanılan araçlarında değiştiğini görmekteyiz. Artık, içi ve dışı iletişiminde internet, telefon ve yazışmalar kadar önem kazanmıştır.

1.3. Büroların İşlevleriBüroların hizmet alanlarını

kapsayan işlevleri aşağıda sıralanmaktadır:

Yazılı ve sözlü iletişimin sağlanması,Bürolarda faaliyetlerin gerçekleştirilmesi

için gerekli bilginin sağlanması,

Büro çalışanların seçimi, işe alınması, eğitilmesi, sağlık ve güvenliğinin sağlanması vb.

Üretim faaliyetlerinin yürütüldüğü bürolarda bu işlerin planlanması, üretimin kontrol edilmesi vb.

Üretilen mamullerin depolama ve sevk etme işlemlerinin yapılması,

Örgütün varlık ve kaynaklarının incelenmesi, kar ve zararın hesaplanması,

Söz konusu işlevlerin yerine getirilmesi bürolarda bazı koşulların sağlanmasıyla mümkündür. Bürolarda işlerin sorunsuz yürütülebilmesi için yapılması gereken faaliyetler şunlardır:

1. Bürolarda işlerin planlaması ve programlanması.

2. Bürolarda etkin bir organizasyon yapısının kurulması.

3. Örgüt şemalarının oluşturulması.

4. Bürolarda verimlilik ve iş basitleştirme metotlarının uygulanması.

5. İş bölümüne önem verilmesi.

6. Bürolarda iş akış şemalarının belirlenmesi.

7. Hareket ekonomisi tekniğinden faydalanılması

8. Bürolarda yerleşme ve çalışma koşullarının geliştirilmesi.

9. Bürolarda forma kullanım ve kontrolüne önem verilmesi.

10. Büro araç – gereç ve makinelerini, seçim ve kullanım esaslarının belirlenmesi.

11. Dosyalama ve arşivleme sisteminin belirlenmesi.

Bürolarda gerçekleştirilen faaliyetler birbirinden farklı olduğundan bürolarda sunulan hizmetlerde farklılık gösterir. Ancak büro hizmetlerinin bazı ortak özellikleri vardır. Bu özellikler şunlardır:

Büro hizmetlerinin kolaylaştırıcı bir fonksiyonu vardır.

Büro hizmetleri bir hizmet çalışmasıdır.Büro hizmetlerinin miktarını değişik

faktörler belirler.Büro hizmetlerinin işletme karına katkısı

dolaylıdır.

Büro hizmetlerinin içinde en yoğunu bilgi ve hizmet üretmek ve iletişimi sağlamaktır.

Büro hizmetleri örgütün tüm bölümlerinde uygulanmaktadır.

Büro hizmetlerini yerine getiren kadın çalışan oranı artarak devam atemektedir.

1.4. Büro TürleriBürolar, klasik ve çağdaş bürolar

olmak üzere ikiye ayrılırlar.

1.4.1. Klasik BürolarKlasik bürolar, işlemlerin fiziki bir

ortamda gerçekleştirildiği bürolardır ve aşağıdaki başlıklara göre sınıflandırılabilirler

1.4.1.1. Uzmanlık Alanlarına Göre Bürolar

Bürolar bir veya iki kişi tarafından kurulan, çeşitli mesleki uzmanlık bilgilerinin sağlandığı bürolardır. Bu bürolar özel büro kapsamına girmektedir.

1.4.1.2. Ait Oldukları Kurumlara Göre Bürolar

Bürolar, kamu kuruluşlarına veya özel kuruluşlara ait olabilir.

Özel bürolar genellikle üretim, ticaret ve hizmet işleriyle ilgili faaliyetlerin gerçekleştirildiği bürolardır. Üretim işletmelerindeki bürolara fabrika büroları örnek verilebilir.

Ticari işletmelerdeki bürolar, alım-satım faaliyetlerinin yerine getirildiği bürolardır. Hizmet işletmelerindeki bürolar ise, bankacılık ve sigortacılık gibi hizmetlerin verildiği bürolardır.

Kamu kuruluşlarındaki bürolar ise, devlet işlerinin yürütüldüğü, bürolardır. Kamu bürolarına örnek olarak, vergi daireleri örnek gösterilebilir.

1.4.1.3. Kuruluş Amaçlarına Göre Bürolar

Bürolar; kar sağlamak, hizmet üretmek ya da toplum yararına faaliyette bulunmak amacıyla kurulabilir.

1.4.1.4. Yerleşim Yerine Göre BürolarBürolar, yerleşim yerine göre açık

büro ve kapalı büro olmak üzere ikiye ayrılırlar.

Açık Bürolar; çalışanlarda büyük salonlarda bir arada bulundukları bürolardır. Bu tür bürolarda bölümler birbirinden dolaplar, çiçeklikler, paravanları vb. sayesinde ayrılır.

Kapalı Bürolar; Genellikle 1 ile 4 çalıştığı bürolardır. İşletmelerde yöneticiler kapalı tür büroları tercih ederler. Ayrıca yoğun konsantrasyon ve gizlilik gerektiren işlerde çalışanların kapalı bürolarda çalışması uygundur.

1.4.2. Çağdaş Bürolar

Çağdaş bürolar; gezici bürolar, geçici, ev bürolar, sanal bürolar ve yaratıcı bürolar olmak üzere beş grupta değerlendirilir.

1.4.2.1. Gezici (Mobil) Bürolar

Mobil büro uygulaması, özellikle pazarlama, reklam, piyasa araştırması, kamuoyu yoklamaları gibi, bir işyerine bağlı olmadan yürütülebilecek faaliyetlerin, dizüstü bilgisayarlarla gerçekleştirilmesidir.

1.4.2.2. Geçici Bürolar

Belli bir iş için kurulan, işin tamamlanmasıyla da dağılan bürolardır. Bu ortamda ortaya çıkan belli amaçlar yerine getirmek için, işin tipine göre alanında uzman kişiler bir araya gelir, işlerini tamamlar ve dağılırlar.

Farklı projeleri gerçekleştirmek için bu süreç devam eder. İşte bu süreç içerisinde geçici bürolar oluşturulur. Bu büroların sürekli ve sabit biçimde kurulan bürolara göre bazı avantajları vardır. Bu avantajlar:

Bürokrasi ortadan kalkar,Karmaşıklık, merkezilik, ve resmilik yerine,

örgütsel esneklik sağlanır,Esnek iş çalışma saatleri oluşturulur,Verimlilik artar,Maliyetleri azalır.

1.4.2.3. Ev Büroları

Ev büroları esnek çalışma için kullanılan büro çeşitlerindendir. Bu bürolarda çalışanlar, kendi evlerinde, bilgisayar, telefon, faks, internet gibi teknolojik iletişim araçlarını kullanarak, iş yeri ile interaktif iletişim sağlar.

1.4.2.4. Sanal Bürolar

Gelişen teknoloji sayesinde bilgi ve iletişimin sağlandığı belli bir fiziksel mekana bağlı olmadan işlerin gerçekleştirdiği bürolardır. Sanal bürolarda, sanal çalışanlar bulunur.

Çalışan grubu, internette bir web sitesi üzerinden işlerini yürütürler. Bu bürolarda, karmaşık işler sanal ortamda düşük maliyetle hızlı bir biçimde gerçekleştirilir.

1.4.2.5. Yaratıcı Bürolar

Çalışma ortamının planlanmasıyla ilgili yeni yaklaşımların uygulandığı, hiyerarşik bir ortam yerine, daha esnek ve alışılmışın dışında tasarımların kullanıldığı bürolardır.

Yaratıcı büroların bir diğer özelliği de teknolojinin etkin bir biçimde kullanılmasına olanak sağlamasıdır. Tüm makine ve malzemeler çalışanların her an ve her yerde kullanmasını mümkün kılacak biçimde yerleştirilmesidir.

1.5. Büro ÇalışanlarıBüro çalışanlarını temel olarak beş

grupta değerlendirmek mümkündür. Bunlar; yöneticiler, sekreterler, memurlar, ve diğer çalışanlardır.

1.5.1. YöneticilerBu kişiler görev yaptıktan

örgütlerde, planlama, örgütleme, yöneltme ve denetleme görevlerini üstlenir.

1.5.2. UzmanlarBelirli alanlarda planlama ve

uygulama konusunda uzmanlığa sahip olmaları nedeniyle bürolarda istihdam edilir.

1.5.3. SekreterlerBürolarda yönetici sekreteri ve

sekreter olmak üzere iki faklı grup görev yapar. Yönetici sekreteri, her türlü faaliyette yöneticilere yardımcı olan kimselerdir.

Sekreter ise, bürolarda işlerin yürütülmesiyle görevli kimselerdir.

1.5.4. MemurlarBüroların kuruluş amaçlarına göre

yerine getirilmesi gereken faaliyeti gerçekleştirmekle görevli olan personeldir.

1.5.5. Diğer ÇalışanlarÖzellikle büyük bürolarda santral

memurları, temizlik görevlileri, güvenlik görevlileri gibi diğer yardımcı personel istihdam edilmektedir.

2.1. Bürolarda İş Yönetimiİş yönetimi, hızla gelişen yönetim

alanlarından biridir. İş yönetimin gelişmesi, yönetimin birçok alanının gelişmesini etkilemektedir. Örgüt yönetimi ve büro yönetimi bu alanlardan bazılarıdır.

Burada iş yönetimi, özel anlamda büro faaliyetlerinin koordinasyonu ve yönlendirilmesi anlamında kullanılmaktadır.

2.1.1. Büro İşlerinin Analizi

İş analizi, bir işin en önemli yönlerini ortaya çıkaracak, işi tanımlama ve çözümleme sürecidir.

Çalışma biriminin analizi tamamlandıktan sonra, işleri birbirinden ayıran sınırları ve onları birbirinden ayıran görevlerin ayrıntılarını ortaya koyan iş tanımları, iş analizleri sayesinde yapılır.

Belirlenen işlerle ilgili bilgi toplamadan önce kurumun amacı, stratejileri, kaynakları, ürünleri, ve hizmetleri gibi kurum ve çevresel faktörler hakkında bilgi sahibi olunmalıdır.

İş analizi programının temel amacı, bir organizasyon içindeki mevcut pozisyonları, bu pozisyonların niteliği, beceri bilgi tecrübe, ve eğitim gereklerini ve bu pozisyonların birbirleriyle olan ilişkilerini belirlemektir.

İş analizinin temel amaçlarını aşağıdaki gibi belirlemek mümkündür.

Gelecekte çalışan ihtiyacını ve çalışanların niteliklerini saptayarak, insan kaynakları planlamasına yardımcı olmak,

İşe alımda açık ve kesin kriterleri oluşturmak,

Şimdiki, yada gelecekte ortaya çıkabilecek eğitim ihtiyacını tespit etmek,

Performans standartlarını belirlemek,Kariyer planının sağlıklı bir şekilde

yapılmasını sağlamak, Olumsuz çalışama koşullarını ortadan

kaldırmak,

İş değerlemesi için her bir işin göreceli önemini ortaya koymayı sağlayacak temel bilgilere ulaşmak,

İş analizi yaparken bilgi toplamak için çeşitli yöntemler kullanılır.

İş analizinde kullanılacak bilgileri toplamak için izlenen yöntemleri dört grupta inceleyebiliriz:

a. Gözlem yöntemi: Bu yöntemle çalışanlar iş başında gözlemlenir. Bu yöntemin başarısı için, yöntemin uygulanacağı işlerin gözlemlenebilir olması gerekir.

b. Birebir görüşme yöntemi: Bu yöntemle mevki sahibi kişiler belirlenip, kendileriyle görüşmeler yapılamaktadır.

c. Yapılandırılmış anken yöntemi: Bu yöntemle çalışanlara kendi işlerinde yerine getirmeleri muhtemel görevlerin yer aldığı ve bu görevlerin yanlarına işaret koymalarının, ya da derecelendirme yapmalarının istendiği listenin yer aldığı bir anket formu gönderilmektedir.

d. Teknik konferans yöntemi: Bu yöntemle iş hakkında uzman yöneticiler bir araya getirilir. İş için gerekli olan nitelikler, uzmanlarda elde edilir.

e. Günlük tutma yöntemi: Bu yönteme göre mevki sahibi olanların her gün yerine getirdiği işleri kaydetmeleri gerekmektedir.

Veri toplamada kullanılacak yöntem ne olursa olsun, iş analizlerinde elde edilen veriler üç alanda kullanılır. Bunlar; iş tanımları, iş gerekleri ve iş değerleridir.

2.1.2. Norm Kadro Çalışmaları ve İş Analizleri

Norm kadro çalışmaları, aşama aşama yürütülen ve işe uygun elaman tespitine yarayan yönetsel bir etkinliktir. Norm çalışma kadroları, tüm birimlerce izlenmesi gereken dokuz aşamadan oluşur.

1. Örgüt/Birim Analizinin Yapılması: Norm Kadro çalışmalarına örgüt/birim analiziyle başlanır. Bu aşamada, örgütün amaçlarıyla, yapısı, işleyişi, ve görevleri arasında bir uyumsuzluk olup olmadığı araştırılır.

Yapılan araştırma sonucunda örgütün amaçlarına etkin ve verimli bir şekilde ulaşılabilmesi için; yapı, işleyiş, ve görevlerde bir takım değişikliklere gidilmesi gerekip gerekmediği belirlenir.

2. Personelin İş Analizlerinin Yapılması: İş analizlerinin yapılması ile; personelin birimlerde hangi görevleri yapacağı, ayrıca bu görevleri etkin ve verimli bir biçimde yerine getirebilmesi için hangi niteliklere sahip olması gerektiği ortaya çıkarılır.

3. İş Yükü Hesaplamaları: Personelin çalıştığı birimde yılda ne kadar iş yüküyle karşılaşacağının çıkarılması gerekir. Eğer bu hesap yapılmaz ise o birimde ne kadar personel çalışması gerektiğini saptamak mümkün olamaz.

Personelin iş yükü hesaplamalarında ilk önce; bir personelin yaptığı görevlerden her birinin ne kadar zaman aldığı ölçülür. Daha sonra bu ölçülen zaman o görevin yıllık tekrarlama sayısıyla çarpılır.

Böylece her bir görevinin yukarda belirtildiği şekilde yılda ne kadar zaman aldığı hesaplandıktan sonra bulunan bu zamanların toplanmasıyla personelin tüm görevlerinden kaynaklanan toplam yıllık iş yüküne ulaşılır.

4. Norm Kadro Kılavuz Formlarının Hazırlanması: O birimde yapılmış olan iş yükü hesaplamaları sonucu bulunmuş olan personel sayılarını toplu halde görmemizi sağlayan formdur.

5. Malzemenin Belirlenmesi: Birimlerin görevleri ve personel sayıları dikkate alınarak, her birimde hizmetin etkin ve verimli bir biçimde yürütülmesi için gerekli olan araç, makine, ekipman ve gereçlerin tespit edilme aşamasıdır.

6. Mevzuat Değişikliği Teklifinin Hazırlanması: Norm kadro çalışmaları sonucunda mevzuat değişikliği gerektiren bir takım sonuçlar ortaya çıkmış olabilir. Bu aşamada birimlerin mevzuat değişiklik tekliflerini hazırlamaları gerekir.

7. Norm Kadro Çalışmalarının Üst Makama İletilmesi: Norm kadro aşağıdan yukarıya, parçadan bütüne giden bir yapıdadır. Bu nedenle yapılan çalışmalar alt birimlerden üst birimlere, memur ve alt kademe amirlerden en üst amirlere doğru iletilmelidir.

8. Veri Tabanının Oluşturulması ve Merkeze İletilmesi: Norm kadro çalışması yapılırken çok büyük miktarda veri toplanır. Toplanan veriler sistematik işlenebilir halde biriktirilir ve sonra da merkeze bildirilir.

2.1.3. Büro İşlerinin Değerlendirilmesi

İş analizinin, iyi bir insan kaynakları yönetimi için bir başlangıç noktası olduğunu söylemek yerinde olacaktır.

İş değerlemesi, ücret sistemlerinin temeli olarak nitelendirebileceğimiz bir süreçtir. Esas olarak, işlerin organizasyon içinde birbirleriyle kıyaslanarak sıralanmasına dayanır. Bu sıralama, örgütün hangi işe daha fazla ücret ödemek istediğini gösterir.

İş değerlemesi yapılırken dikkat edilmesi gereken nokta pozisyonun kapsadığı görev/sorumluluklara ve organizasyon içindeki var oluş sebebine dayanarak iş değerlemesinin yapılmasıdır.

İş değerlemesinde pozisyonların kıyaslama işlerinin nasıl yapıldığına bağlı olarak farklı iş değerleme yöntemleri ortaya çıkmıştır. Bu yöntemler:

a. Sıralama Yöntemi: İşleri önem veya güçlük derecelerine göre sıralamaya dayalı bir yöntemdir.

b. İkili Karşılaştırma Yöntemi: Bu yöntem, işlerin birbirleriyle ikili şekilde kıyaslanmasından ibarettir.

c. Sınıflandırma Yöntemi: seviyeler belirlenir, standart seviye tanımları yapılır ve kıyasa esas pozisyonlar bu seviyelere yerleştirilir.

d. Faktör Kıyaslama Yöntemi: Faktörler ve kıyasa esas pozisyonlar belirlenir.

Kıyasa esas pozisyonların aldıkları ücretleri doğru olduğu varsayımından yola çıkarak, her bir faktörün seviyeleri parasal olarak tespit edilir.

e. Faktör Puan Yöntemi: Pozisyonların belirli faktör doğrultusunda karşılaşmasını içerir.

Öncelikle faktörler ve bu faktörlerin seviyelerinin tanımları yapılır. İşler bu faktörlerin seviyelerinden hangisine uyuyorsa, o seviyenin puanını almaktadır.

f. Yetkinlik Bazlık Değerleme Yöntemi: Faktör- puan yönteminde kullanılan faktörlerin yerini yetkinlikler alır.

Ancak hem iş değerlemesi, hem de performans değerlemesi için kullanıldığı için yetkinlikler çok genel olmakta ve her iki süreç içinde yetkinliklerden beklenildiği kadar yararlanılamamaktadır.

İş değerlemesinin hangi yöntemle yapılacağını belirlemek, örgütler için önemli bir süreçtir. Bunun içinde tek bir yöntem cevabı vermek yanlış olur.

2.1.4. Büro İşlerinin Tanımı

İş görenin sorumluluğundaki işlerin neler olduğunu, bu işleri nasıl ve hangi koşullar altında gerçekleştirdiğini ve işin yapılış amacını ifade eden tanıma iş tanımı denmektedir.

Seçme, yerleştirme ve performans değerlendirme aşamalarında iş tanımları büyük önem arz etmektedir. İş tanımlarının bu aşamalarda kullanımları:

1. Potansiyel adaylara başvurdukları görevin tanıtılmasında,

2. İşe yeni başlayanlardan ne yapmalarının beklendiğinin kendilerine aktarılmasında,

3. Bir pozisyonda çalışan kişinin görev tanımlarında belirtilen sorumlulukları ne derece yerine getirdiğini değerlendirirken kullanılır.

2.1.5. Büro İşlerinin Gerekleri

İş gereklerinin tespit edilmesinde çalışanların iş açısından dört özelliği tespit edilir.

• Fiziksel Özellikler: İş gerçekleşmesi için gerekli olan bedensel şartlar.

• Zihinsel Özellikler: Planlama yeteneği, analitik düşünme, hafıza, konsantre olma

• Duygusal ve Sosyal Özellikler: Sosyal ilişkiye açıklık, çevresi ile iyi ilişki kurma, kendini dinletebilme,

• Davranışsal Özellikler: Kişinin bilgisini ne ölçüde davranışa yansıttığı tespit edilir.

2.2. Büroların ve Büro İşlerinin Organizasyonu

İş gerekleri; belirli bir işi yerine getirme k için bireylerin sahip olması gereken yetenek ve becerilerdir. Yani iş gerekleri, çalışanda aranacak deneyimin, eğitimin, fiziksel ve zihinsel özelliklerin belirtildiği bir çalışmadır.

Örgütler ve onların alt birimleri olan bürolar belli amaçları gerçekleştirmek amacıyla kurulurlar. Büroların söz konusu amaçlara amaçlara ulaşabilmeleri, verimli ve etkin olmalarına bağlıdır.

Örgütlerde ve bürolarda verimliliğin elde edilmesi için, örgütün fiziki çevresi olan büroların yerleşim yerlerinin, yapılarının, büyüklüklerinin ve büro teknolojilerinin verimlilikleri koşullarına uygun olması gerekir.

İyi işlerin iyi araçlarla yapılabileceği kuralından hareketle, büro teknolojisinin, büroda verimlilik ve etkinliğe katkı sağlayacak biçimde seçilmesi gerekir. Büro teknolojileri pahalı gereçlerdir; bu nedenle, uzman şahısların yapacağı piyasa araştırmasından sonra, büro makinelerinin alımı yoluna gidilmelidir.

2.2.1. Bürolarda Yerleşim İlkeleri

Büroların yerleşiminde uyulması gereken bazı kurallar vardır. Bu kuralları maddeler halinde yazacak olursak:

İş organizasyonuDenetim ilkesine uygunlukÇalışma ve hareket alanıSessizliğin sağlanmasıIşık ve iklim koşullarına uygunlukBürolarda estetik koşulların sağlanması.

2.2.2. Büro İşlerinin Gruplandırılması

Bürolarda görülen işler çoğaldıkça iş tanımları da değişmektedir. Büro işleri kırtasiyecilik; sekretarya ve yöneticilik işleri arasında orantılı biçimde dağılım gösterir. Bu işler:

a. Rutin işler: Düşünme gerektirmeyen, beceriye dayanan işlerdir.

b. Teknik işler: Kırtasiyeciliği de içine alan, ancak ileri derece teknolojiye dayalı işlerdir.

c. Analitik İşler: Eleştiriye ve yaratıcı düşünmeye dayalı işlerdir.

d. Kişiler arası ilişkiler: Analiz edebilme, yargılama gibi yetenekleri içerir.

e. İdari işler: Planlama, örgütleme, motive etme gibi becerileri kapsar.

2.2.3. Bürolarda İş Bölümü

Büro işlerinin, büro çalışanlarının niteliklerine göre bölümlendirilmesi, uzmanlaşmaya katkı sağlar; iş süreçlerinin monoton kısımları ve çalışanları tatmin etmeyen iş istasyonlarında iş bölümü,

iş zenginleştirme ve iş genişletme uygulamalarıyla uyum içinde olmalıdır. Söz konusu uyum monotonlaşmayı ve işe karşı yabancılaşmayı ortadan kaldırır.

Bürolarda işlerin rutin, monoton ve sıkıcı olmasını önlemenin araçlarından biri olan iş bölümü, aşağıdaki gibi yapılır:

• Serial iş bölümü: Bürolarda işler çok, karmaşık ve bir dizi farklı görevi içeriyorsa uygulanan yöntemdir.

• Paralel iş bölümü: Bir kişi işi tamamlayıncaya kadar, bir çok görevi yerine getirir. Aynı işin tamamı, aynı işgören tarafından yapılır.

• Eş zamanlı iş bölümü: Aynı iş üzerinde çalışan farklı personelin, aynı zamanda, farklı iş adımlarını tamamlamalarına olanak sağlayan iş bölümü türüdür.

2.2.4. Bürolarda İnsan gücü Planlaması

Bürolarda insan gücü planlaması yapmadan önce, iş analizi ve iş yükü analizinden elde edilen verilere göre sırasıyla;

Bürolarda görülecek işler belirlenir, sonra belirlenen işler, büro ve büro çalışanı taksisi için gruplandırılır. Gruplandırılan işlere uygun büro çalışanları belirlenir ve atanır. Çalışanları iş tanımları hazırlanır, yetki ve sorumlulukları yazılı olarak belirlenir.

İnsan gücü planlaması, işlerin yürütülmesi için gerekli olan iş gören türünü ve sayısını belirlemek amacıyla yapılır. Bürolarda insan gücü planlaması yapmadan önce, iş analizlerinden elde edilen bilgilerle bir iş yükü envanteri çıkarılır.

İş yükü envanterine dayalı olarak iş gücü envanteri çıkarılır. Söz konusu envanterler, bürolara alınacak iş gücünün sayısını, eğitim ve yetenek gereklerini tespit etmede kullanılır.

İnsan gücü planlaması, bürolara elaman temin etmek amacıyla yapılır. Bürolarda istihdam edilecek iş görenler, beceri ve iş yükü envanterlerine göre iç kaynaklardan sağlanabileceği gibi, hazırlanan iş gerekleri ve iş şartnamelerine göre dış kaynaklardan da temin edilir.

4.2.4.1. Yetki ve Sorumluluklarının Belirlenmesi

Yetki, büro içinde çeşitli kademelerde belirlenen amaçların gerçekleşmesi için belirli görevleri yaptırma, denetleme,düzene koyma ve karar verme hakkıdır.

Yetki, diğerlerini etkileme yöntemidir. Bu anlamda yasallık, güç ve önderlik, yetkinin önemli boyutlarını oluşturur.

Max Weber, yetkini üç temelde dayandığını ileri sürmüştür. Bunlar:

• Akılcı Temeller: Bireyin bir takım kurallar sonucu emir verme pozisyonuna getirilmiş olduğunu kabul eder.

• Geleneksel Temeller: Bireyin bir takım geleneksel kurallar ya da statü sonucu yetki kazandığını kabul eder.

• Karizmatik Temeller: Bireyin üstün becerisi, kahramanlığı ve başkaları üzerindeki etkisi sonucu yetkiye hak kazandığını kabul eder.

Üst kademelerden alt kademelere gidildikçe yetkinin değiştiği varsayılır.

• Yürütme Yetkisi: Bu ilişki içinde her ast bir üste bağlıdır ve yalnız ondan emir alır. Bu ilişki hiyerarşik bir yapı içinde olur.

• Danışma Yetkisi: Bu ilişki içinde birim ya da pozisyonlar kurumu sonuca götüren uğraşılara doğrudan katılmazlar. Bunlar diğer birimlere destek görevini yerine getirirler, danışmanlık yaparlar.

• Fonksiyonel Yetki: Bir yöneticinin kendi bölümü dışındaki bölümlerde uzmanlık alanına giren konularda başkalarından bazı şeyleri yapmalarını isteme hakkıdır.

2.2.5. Bürolarda İşe Alıştırma

Yeni işe başlayan bir personelin en çok ihtiyaç duyduğu faktör, kendini rahat hissetmesi ve verilen sorumlulukları yerine getirebileceğine inanmasıdır. Bu yüzden, işe yeni başlayan bir kişiye uygulanacak olan oryantasyon programı dört konuyu kapsar.

• Çalışama arkadaşlarına uyum ve çalışma ortamının benimsetilmesi,

• Alacağı görevin niteliğini ve kendinden ne beklediğinin açıkça belirtilmesi,

• Verilen görevi başarabilecek bilgi ve beceriye sahip olduğuna dair moral verilmesi

• Örgüt kurallarının ve şirket kültürünün net bir şekilde anlatılması

İşe başladıktan sonra, yazılı kuralların dışında, örgüt geleneğinde var olan “yazısız kuralların” öğrenilmesi, çevresine karşı olumlu davranışlarda bulunması,

çalışma saatlerine uygun hareket etmesi ve kendisine verilen görevleri en iyi şekilde tamamlanması, kişinin yeni işine uyumunu sağlamanın yanı sıra, başarılı olmasını da sağlayacaktır.

Adaptasyon sürecinde İnsan Kaynakları Departmanının yapması gerekenler şunlardır:

• Örgütün tanımı

• Sistem ve prosedür tanımı

2.2.6. Yeni Bir İş Organizasyonu Olarak Esneklik

Ulusal ekonomilerin artan ölçüde birbirine bağımlı hale gelmesi, çalışma hayatını değişen koşullara uyum amacıyla, giderek esnekleşiyor.

Yoğun uluslararası rekabet ve bunların yarattığı değişim, çalışma hayatını etkileyerek, çalışma yaşamında esnekliği gerekli kılmaktadır. Çalışıma hayatında uygulanan esneklik şekilleri belli başlı üç grup altında toplanabilir.

a. İşyerinin esnekleştirilmesi,

b. İşin ve işgöreninin esnekleştirilmesi,

c. Çalışma sürelerinin esnekleştirilmesi.

2.3. Bürolarda Sistem İyileştirme Teknikleri

Büro sistemlerinin iyileştirilmesi; bürolardaki sorunların tespit edilmesi, önceliklerin belirlenmesi, sorunun ortadan kaldırılması için gerekli verimin toplaması ve paylaşılması, çözüm alternatiflerinin uygulanması ve sonuçların izlenmesi adımlarını içerir.

Büro sistemlerinin iyileştirilmesi amacıyla, büro çalışanının verimliliğini ve etkinliğini sağlayacak iş ve yöntem etütleri yapılır. Bunun yanında bürolarda hareket ekonomisi için iş akımı tekniği ve genel olarak büro sistemlerinde verimliliğin diğer kaynaklarının tespit edilmesi gerekir.

Büro teknolojisi kullanılarak, bürolarda doküman yönetimi sistemi, veri işleme sistemi, yönetim bilgi sistemi ve kara destek sistemleri bulunur.

2.3.1. Büro İş ve Yöntem Etütleri

Bir işin, en az zaman ve enerji harcanarak, yapılacak şekilde dizayn edilmesine iş ve yöntem etüdü denir.

İş yerinin ve iş aletlerinin insan unsurunun özelliklerine en uygun şekilde tasarımlanması, iş yapma yöntemlerinin gereksiz ve yorucu hareketlerden arındırılması, çalışma düzeyinin fiziksek koşullarının düzeltilmesi, iş ve hareket etüdünün temel amacıdır.

“Yöntem etüdü”, iş doğru yapmakla birlikte, doğru iş yapmanın yollarını gösterir. Bu nedenle yöntem etüdü ile çalışana işini yaparken en az yorgunluk verecek koşullar hazırlanmaya çalışılır.

“Zaman etüdü” ise, çalışma sırasında iş görenin zamanının israf olmasına neden olan zaman tuzaklarından işlerinin arındırılmasıdır.

2.3.2. Bürolarda İş Akımı Tekniği

İşler, bürolarda ve örgütün diğer bölümlerinde, belli aşamalardan geçerek birbirini izler. İş akımı, gözden geçirilmez ve iyileştirilmez ise, işin ya da hizmetin maliyeti yükselir, akım zincirine gereksiz kişiler katılır.

Bu nedenle, büro ve iş yerinde işin akımını incelenmesi, yaralı hatta zorunludur. Bu amaçla iş akımı tekniği kullanılır. Bu teknik, işlemlerin iş akımı şeması aracılığıyla incelenmesine ve geliştirilmesine dayanır.

İş akımı, bir işin yapılmasında, işlerin sırasının, kat edilen mesafe, sarf edilen zaman bir iş akımı şemasıyla gösterilir. Şema üzerinde analiz yapılarak, işlemlerin değer yaratmayan unsurlardan arındırılması ve basitleştirilmesi sağlanır.

2.3.3. Bürolarda Verimlilik

Verimlilik, bir üretim ya da hizmet sisteminin ürettiği çıktı ile bu çıktıyı yaratmak için kullanılan girdi arasında kullanılan ilişkidir.

Verimliliğin temelinde daha çok çalışma değil, daha rasyonel çalışma vardır. Daha çok çalışma ile daha yüksek performans gösterilir ancak daha yüksek performans, daha yüksek başarı demektir.

Yüksek verimlilik, aynı miktar kaynakla daha çok ürün elde etmek ya da aynı girdiyle daha çok çıktı elde etmektir. Verimlilik, zamanla ve üretilen mal ve hizmetin kalitesi ile doğrudan ilgilidir.

Üretilen mal ve hizmet için harcanan zaman ve girdi azaltılıp, çıktı ve kalite yükseltebiliyorsa, verimlilik artıyor demektir. Bürolarda üretilen hizmetin kalitesini düşürmeden, söz konusu hizmetin üretilmesi için harcanan zaman azaltılabiliyorsa verimliliği artıyor demektir.

2.3.4. Büroda Verimlilik Yönetimi

Güdüleyici bir çalışama ortamı, iş görenlerin yaptıkları işten duydukları doyumu arttırır. Örgütün amaçlarını benimsemelerini ve ona karşı bağlanma duygularını güçlendirir.

Tüm yetenekleri örgüt amaçları doğrultusunda kullanmalarını sağlar. İş başarıları artar ve örgüt verimliliği yükselir.

Bürolarda verimliliği arttırmak için, insan kaynakları ve üretim/hizmet araçlarının verimliliğini arttırmak gerekir. Verimlilik artışı genel olarak işle, kaynakla ve örgütün iç ve dış çevresiyle ilgili faktörlerde iyileştirme yapmakla mümkün olabilir.

• İşle ilgili faktörler,

• İnsanla ilgili faktörler,

• Çevreyle ilgili faktörler.

Büro çalışanlarının verimliliklerini arttırmanın en etkili yollarından biri, onlarda “iş yapma arzusu” ve “örgütsel hedeflere bağlama” hissi oluşturmaktır. Bu arzu işi ilginç hale getirerek, zenginleştirerek, genişleterek, başarısı güdüsü yaratarak, katılımı ve yetki devri vererek sağlanabilir.

2.3.5. Bürolarda Etkinlik Yöntemi

Örgütlerde etkinlik üç temel düzeyde gösterilir. Bunlar: “bireysel etkinlik”, “grupsal etkinlik” ve “örgütsel etkinliktir”.

Bireysel düzeyde etkinlik, örgüt üyelerinin görev başarıları üzerinde durur ve performans değerlendirmeleri ile ölçülür.

İşlerin veya rollerin birbirine bağımlılığı, grup düzeyinde ele alınır ve ve bu grup etkinliğini ortaya çıkar. Grup etkinliği, grubu oluşturan bireylerin güçlerinin, sinerji doğurup doğurmamasına bağlıdır.

Etkin bir gruptan bahsedebilmek için grubun gücünün, grubu oluşturan bireylerin güçlerinin tek tek toplamından daha fazla olması gerekir. Her grup sinerjik bir etki doğurmuyorsa, ortada bir güç ve enerji kaybı var demektir.

Örgütlerde çalışanların iş heveslerini arttıracak yüksek bir performans göstermelerini sağlayacak, bazı tedbirler alınabilir. Bu tedbirleri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

• İşlerin ergonomik koşullara göre dizayın edilmesi,

• Sosyal ihtiyaçların ve sosyal desteğin sağlanması,

• İşe uyum ve statü sorunları.

Örgütsel etkinlikler, etkin insan ilişkileri geliştirmekle sağlanabilir. Etkin insan ilişkileri kurmak ise dört temel koşulun varlığını gerektirir. Bu koşullar;

“Etkin bir iletişim” kurarak, “Ekip çalışması” yaparak, “bireysel olarak çalışanın kendini geliştirmesi”nin ortamı oluşturularak ve son olarak da “tüm çalışanların geliştirilmesi” yoluyla, örgütsel etkinlik sağlanır

2.3.6. Büro Otomasyonu ve Verimlilik Yöntemi

Otomasyon, işgören tarafından makine üzerinde yapılan kontrolün, başka bir makine tarafından yapılamasıdır.

Büro otomasyonu, büro işlerinin elektronik ortamdan daha kolay yürütülmesinin sağlanması, bilgilerin daha kolay ve daha düşük maliyetle saklanması, bir yerden başka bir yere hızlı ve doğru bir şekilde aktarılması, iş görenler arasındaki iletişimi kolaylaştırarak, verimlilik sağlanır.

Genel olarak büro otomasyonu, büro içindeki tüm fonksiyonların, gerek sosyal, gerekse teknik yönlerini, bütünleştirmeyi amaçlar.

3. BÜROLARDA TASARIM VE ERGONOMİ

3.1. Tasarım

Bürolar düzenlenirken öncelikle işin niteliği ve iş yükü düşünülerek, büronun nerede kurulması ve ne büyüklükte olması gerektiğini belirlenir. Bu çalışma daha sonra meydana gelebilecek bir takım sorunların yaşanmasını başlangıçta önler.

Bir işyeri binasının seçiminde ve saptanmasında aşağıdaki esaslar göz önünde tutulmalıdır:

• Kuruluşun yaptığı işin niteliği, özelliği ve yükü,

• Kuruluşun büyüklüğü ve yapısı,

• Kurumun diğer kurumlarla ilişkisi,

• Halkla ilişki durumu ve derecesi,

• Personel miktarı, bunu azalma ve çoğalma olasılığı,

• Kurumun birimleri arasındaki iş akımı,

• Yerleşik binanın kat ve odalarını inşa durumu, yönü ve fiziksel koşulları.

Büroların ihtiyaçları göz önünde bulundurularak tasarlanması gerekir. Büroların tasarımını yaparken ergonomik açıdan uyulması gereken bazı kurallar vardır. Bu kurallar:

Tasarımda denge ilkesi: Bu ilke büro malzemelerinin, büroya belli bir denge prensibine göre yerleştirilmesi gerektiğini ortaya koyar.

Tasarımda oran ilkesi: oran ilkesinde ilk dikkat edilecek husus, çalışanın vücut ölçüleri ile kullandığı masa ve sandalyenin antropometrik koşullara göre oranlanır.

Tasarımda sadelik ilkesi: En iyi tasarım, en sade olanıdır. Sadelik, aynı zamanda kolay iletişim kurmanın en iyi yardımcısıdır ve dikkatin dağılmasını önler.

3.2. Bürolarda YerleşimBürolar bazı yerleşim esaslarına göre

düzenlenmelidir. Gelişigüzel yerleştirilmiş masalar, dolaplar ya da cihazlar bürolarda verimliliği düşürmektedir.

Bu nedenle işlerin daha hızlı yapılabilmesi için,her biri ile, araç-gereç ve çalışanların bir arada bulunacağı bir yerleşim planlanmalıdır. İş akışı ve haberleşmeyi kolaylaştırması açısından, birbirleriyle ilgili birimlerin birbirine yakın olmasına da dikkat edilmelidir.

3.2. ErgonomiErgonomi, kişilerin günlük

hayatlarında yaşam kalitesini, mutluluğunu ve verimliliğini geliştirecek yöntemler bulmayı ve bu yöntemlerin uygulanmasını; insanlar ve diğer elementler arasındaki etkileşimleri anlamaya çalışan bir disiplindir.

Bürolarda ergonomi oldukça önemlidir. Çünkü bürolarda ergonomi hem insan- makine sisteminin verimli bir şekilde çalışmasını sağlar, hem de insanın çevre koşullarının rahat ve uygun olduğu ortamlarda çalışması için yapılan çalışmaları kapsar.

Ergonomi ile amaçlanan; çalışanların daha az yorulması, iş kazalarının ve meslek hastalıklarının azaltılması, verim ve kalitenin arttırılmasıdır. Bunun için, çalışma ortamlarında insandan yapılması istenen işler ile insanın yapısıyla uyumlu olması gerekir.

Eğer bu özellikler ve iş arasında uyumsuzluklar varsa, bu durumda insanlar yorulur, yapılan işin verimi ve kalitesi düşer, iş güvenliği ile ilgili sorunlar ortaya çıkar.

3.3.1. Ergonominin İşlevleri

Ergonomi temelde, personelin örgüte katkısının arttırılması ve sağlığının korunması fikrinde yola çıkmakla beraber, amaçları aşağıdaki gibi sıralanabilir:

1. İşçi sağlığı ve iş güvenliğinin sağlanması,2. Yorulmanın ve iş stratejisinin azaltılması,3. İş kazaları ve mesleki risklerin

azaltılması,4. İş gücü kayıplarının önlenmesi,5. Verimlilik ve kalitenin yükseltilmesi.

3.4. Bürolarda ErgonomiBürolar, ergonomi çalışmalarının

rahatlıkla uygulanabileceği ortamlardır. Çünkü bürolar, ergonomik iyileştirmeleri için oldukça esnek ve değiştirilebilir özelliklere sahip ortamlardır.

Bürolarda ergonomi dört grupta ele alınarak incelenebilir. Bunlar:

a. İnsanın özellikleri; duyusal, fiziksel ve uzsal özelliklerdir.

b. İnsan-makine ilişkileri; gösterge kontrol düzeni, boyut sorunları ve mekanik sorunlardır.

c. Çalışma koşulları; duruş ve hareketler, yorgunluk, gerilim, monotonluk, iş güvenliği, kazalar, motivasyon, otorite, yetki ve sorumluluk ilişkilerinden oluşur.

d. Çevresel koşullar; aydınlatma, gürültü, titreşim, sıcaklık, nem, hava akımı, düzen, temizlik, renk ve dekorasyon unsurlarından oluşur.

Bürolarda işler masa başında ve bilgisayarlarla yürütülür. Çalışanlarda sürekli aynı pozisyonda aynı işlerin yapılmasından kaynaklanan bazı rahatsızlıklar oluşabilir.

Ergonomide oluşan bir eksiklik ya da ergonomik yetersizlik başta göz rahatsızlıkları, baş, boyun, sırt, bel ağrıları; el, bilek, eklem sorunlarına yol açmaktadır.

Bunları önlemenin başlıca yolu, kendi anatomimize uygun ergonomik ürünler kullanmak ve sağlık için masa başı yerleşimimize dikkat etmekten geçer.

3.5. Bürolarda Çevresel Faktörler ve Ergonomi

Bürolarda çeşitli çevresel faktörler iş tatmini, verimlilik ve sağlıklı iletişimi etkiler. Bu faktörleri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

• Bürolarda aydınlatma,

• Bürolarda ısı ve havalandırma,

• Bürolarda gürültü,

• Bürolarda güvenlik,

• İş güvenliği,

• Çalışan sağlığı ve güvenliği anlayışı,

• Çalışma alanında kişinin kimi veya kaç insanı görebildiği, iş arkadaşlarıyla iletişim mesafesi,

• Çalışanın kişisel çalışma alanındaki taban alanı genişliği,

• Diğer çalışanlarla iletişimin kolaylığı ve kalitesi,

• Çalışanların yer değişim sıklığı,

• Büro ortamının kullanım ve görüntüsel olarak konforu,

• Çalışılan alanın çevresinin kapatılma ya da sınırlandırılma derecesi,

• Büronun yerleşim düzeni,

• Çalışanların konuşma mahremiyeti,

• Büro bakım ve temizlik kalitesi.

3.5.1. Bürolarda AydınlatmaBürolarda aydınlatma düzeni, hem

sağlık hem de çalışma verimliliği açılarından oldukça önemli bir konudur. İş yerinin her şeyden önce personelin huzurlu çalışmasını sağlayacak bir ortama sahip olması gerekir.

Bu nedenle aydınlatma sadece göz sağlığı için değil, ruhsal denge ve huzur için de dikkat edilmesi gereken bir konudur.

3.5.2. Bürolarda Isı ve Havalandırmaİnsanlar, beden iç ısısında

değişikliklere neden olabilecek; iş yeri, genel çevre ya da iklim değişikliklerine pek dayanıklı değildirler. Çalışanlar, kendilerini rahat hissettikleri iş koşullarında verimli çalışabilirler.

Eğer çalışma ortamında ısı sorunu varsa bu verimli çalışma aksamaya başlar.

Isı koşullarının yanında, havalandırma da büro ortamı için son derece önemli bir konudur. Çok sayıda çalışanın yer aldığı açık bürolarda, soluma yoluyla içerdeki oksijen miktarı azalır.

Bu durumda, büro ortamına temiz hava sirkülasyonunun sağlanması gerekir. Büro binaları inşa edilirken, eğer dışarı açılan penceresi olmayan odalar varsa, havalandırma sistemi kurulmasına dikkat edilmelidir.

Aksi takdirde çalışanlarda, hem performans hem de sağlıkla ilgili sorunlar ortaya çıkabilir.

3.5.3. Bürolarda GürültüGürültü, Uluslararası Çalışma Örgütü’ne

göre işitme kaybına yol açan, sağlığa zararlı olan ya da başka tehlikeleri ortaya çıkaran sesler olarak tanımlanmaktadır.

Gürültüden az etkilenmek için büro ortamı çeşitli malzemelerle yalıtılabilir, gürültülü yer ile olan mesafe arttırılabilir, kulaklara tıkaç ya da kulaklıklar takılabilir, gürültülü yerlerde iş rotasyonu uygulanabilir ve iş programı değiştirilebilir.

3.5.4. Bürolarda Güvenlik

İş yeri sürecinde, iş yeri ortamında, kullanılan el aletlerinde yapılacak küçük değişiklikler, üretim, sağlık ve güvenlik alanlarında büyük değişikliklere neden olabilir.

Aşağıda sıralanan öneriler, iş yerinde sağlık ve güvenlik konularında faydalı olabilecek önlemlerdir:

• El aletleri sakatlanmaya ve kazaya neden oluyor ise değiştirilmeli veya düzeltilmeli.

• İşçinin yaptığı iş uzun süreyle ters harekete, uzanmaya, dönmeye neden olmamalıdır.

• Çalışanlar, uygun kaldırma yöntemleri konusunda eğitilmelidir.

• İş değerlendirilmesiyle tekrarlanan işleri yapan çalışanlar diğerleri ile rotasyona girmesi sağlanarak; çalışanların sürekli aynı kaslarını kullanılması ve işin sıkıcılığı önlenebilir.

• Çalışanlar ve kullandıkları makineler iyi yerleştirilerek gereksiz performans kayıpları ve vücut zorlamaları önlenmiş olur.

Çalışma alanı, işçiyle birlikte işin gerektirdiği koşullara göre etkin bir şekilde dizayn edilmelidir. Aksi durumda, sırt ağrısı ve incinmeleri ile ayaklarda dolaşım bozuklukları gözlenebilecektir.

Oluşan bu problemlerin sebepleri genellikle;

• Kötü dizayn edilmiş sandalye,

• Uzun süre ayakta durma,

• Uzak bölümlere uzanma,

• Yetersiz aydınlatma nedeniyle işçinin işine yakın durmasıdır.

Bürolarda güvenlik sadece çalışanları değil, bürolardaki tüm varlıkları da kapsamaktadır.

• Büroyu hırsızlık, doğal felaketler ve büro binasına ve malzemesine verilebilecek zararlara karşı dayanaklı olacak bir şekilde tasarlamak gerekir.

• Ana bina ve diğer binalar çevreyle ilişkilendirilmelidir.

• Binanın çevresinin hangi noktalarında güvenlik sistemlerinin kurulması gerektiği saptanmaktadır.

• Alarm sistemi tüm yönleriyle incelenerek yerleştirilmeli, kör nokta bırakılmamalıdır,

• İlk yardım çantalarının bulundurulması ve periyodik kontrolünün yapılaması gerekmektedir.

• Dış şebekenin elektrik kesintilerinde jeneratörün devreye girmesi sağlanmalıdır.

3.5.5. İş Güvenliği

İş güvenliği, bürolarda çalışanların güvensiz davranışlarının veya güvensiz ortamın neden olabileceği iş kazalarının önlenmesi ve güvenli bir çalışma ortamının sağlanabilmesidir.

Kazalar, beklenmeyen bir anda ortaya çıkar ve çeşitli kayıplara neden olurlar. İnsanlar yaralanır, sakat kalabilir, ölebilir, araç-gereç makineler zedelenir, önemli ölçüde mal ve malzeme kayıpları oluşur.

İş yerlerinde kazalara neden olan bazı faktörler vardır. Bu faktörler aşağıda açıklanmıştır:

• Ortam ısısının kaza sıklığı üzerine etkili olduğu uzun süren araştırmalardan sonra ortaya çıkmıştır.

• İş ortamında aşırı düzeyde titreşimler, gürültü, esinti, nem düzeyi gibi faktörlerde ayrı ayrı stres yaratırlar.

• İş yerinin genel düzeni geçitler, merdivenler, taşıma ve kaldırma bölgeleri, vb. genel güvenlik önlemleri gibi konularda da işçi sağlığı prensipleri gözetilmelidir.

4. BÜROLARDA ZAMAN VE TOPLANTI YÖNETİMİ

4.1. Zaman YönetimiZaman yönetimi; ihtiyaçları

belirlemek, bu ihtiyaçları karşılayabilmek için gerekli olan hedefleri oluşturmak, öncelikli işleri belirlemek ve önceliklerle zamanı planlama, programlama ve listele yoluyla uyumlaştırmaktır.

Zamanı iyi kullanmak akılcı, bilinçli ve planlı çalışmaktır. Zamanın nereye harcandığı konusunda günlük olarak bilgi toplanması ve bu bilgilerin analiz edilerek zaman kullanma sorunlarının belirlenmesi ve sorunlara çözüm bulunması gerekmektedir.

Yöneticilerin zamanlarını nasıl kullandıkları konusunda kurumsal ve uygulamaya yönelik pek çok araştırma mevcuttur. Yapılan bu araştırmalar sonucunda elde edilen bulgular yöneticilerin mevcut ve yeni sorumluluklarını karşılamaları açısından

zamanlarını nasıl kullanmaları gerektiğini yeterince bilmediklerini ortaya koymaktadır.

4.2. Zamanın Etkili Kullanılmasını Engelleyen Faktörler

• Yöneticilerden kaynaklardan sorunlar

• Kamu yönetiminde yöneticilerin en büyük zaman tuzağı ziyaretçilerdir.

• Yöneticilerin herkesi memnun etme politikası, kimseye “hayır” diyememesi,

• Plansız ve programsız çalışmaktır.

• Yöneticilerdeki zaman darlığının en büyük nedenlerinden biri de merkeziyetçiliğidir.

• Aşırı hiyerarşik örgütlenme,

• Çok sık sosyal etkinlik düzenlenmesi,

• Sık sık yapılan toplantılardır.

• İletişim kanallarının eksikliği ve zayıflığı yöneticinin sekreteri olmaması yada iyi bir sekreteri olmaması.

• Yetenekli ve nitelikli personelin ve astlarının olmaması,

5.3. Zamanın etkin Kullanılması İçin Davranış ve Yöntemler

Zamanın etkin kullanılması için öncelikle insanların zamanı nasıl kullandıklarının farkında olmasıdır.

Eğer kişi zamanı boşa harcadığının farkında ise yapılacak iş zamanın etkin kullanımında gerekli tavır ve yöntemleri belirlemek ve uygulamaktır.

Hem normal yaşantımızda hem de iş yaşantımızda hepimizin zamanla ilgili sorunları vardır. Bu durumda uygun davranış biçimi, sorunlarla yaşamak değil, sorunları tespit edip çözüm yolları aramaktır.

4.3.1. Zaman Tutanağı Hazırlama ve Akşam Analizi

Zaman tutanağı, belirli dilimlere ayrılmış zamanın nereye harcandığını gösteren düzelenmiş bir listedir.

Bu listenin amacı, bireyin zamanını nasıl harcadığını görmesi ve bir sonraki gününü geçmişteki zaman tuzaklarını dikkate alarak planlamasını sağlamaktır. Zaman tutanağı akşam analiziyle birlikte uygulanması gereken bir işlemdir.

Akşam analizi, gün içerisinde yapılan ve kaydedilen tüm faaliyetlerin olması gereken ile karşılaştırılması ve olumsuz sapmalara neden olan eylemlerin belirlenerek denetim altına alınması sürecidir.

4.3.2. Planlamaya Önem VermePlanlama, zamanın kullanılmasında

en etkili yöntemlerden birisidir. Yapılacak işlerin hangi yollarla, hangi araç-gereçler kullanılarak ve kimler tarafından yapılacağı önceden belirlenirse, yöneticilerin uygulamada işleri kolaylaşır.

4.3.3 Ertelemelerden KaçınmaÖnceden hazırlanan planlara göre

bazı durumlarda erteleme yapılması zorunlu olabilir ancak bu ertelemelerin en aza indirilmesi,zamanın etkin yönetilmesi açısından gereklidir.

4.3.4. Yetkinin Devredilmesi

Yöneticiler, zamanlarını rutin işlerden çok planlama ayırmalıdırlar. Rutin faaliyetlerin yapılması, yetkilerin astlara devredilmesi ile yürütülebilir.

4.3.5. İletişim Araçlarının Etkin Kullanılması

Okunması kolay belgeler hazırlamak için şu noktalara dikkat etmek gerekir:

• Başlamadan önce gerekli malzeme ve bilgilerin hepsini tedarik edin,

• Bir yazılı metin göndermek yerine bir telefon etmenin avantaj ve dezavantajlarını düşünün,

• Belirtmek istediğiniz konular için bir taslak hazırlayın ve bunları mümkün olduğu kadar kısa ve öz bir biçimde kağıda aktarın,

• Belgede giriş, gelişme ve sonuç bölümlerinin olmasına dikkat edin, raporların sonuna bir özet eklemelisiniz

• Basit ve anlaşılır bir dil kullanın,

• Tekrar bölümler için kısaltmalar kullanın.

4.3.7. Daha Ekili OkumakHızlı okuma yeteneğini geliştirmek,

özellikler her gün bürolarında yoğun bir biçimde belgeler üzerinde çalışan yöneticilerin kazanması gereken bir özelliktir.

Hızlı okumak için, metne dikkatli bir şekilde tüm hatlarıyla okumadan önce kısa bir göz atılmalıdır. Bu yolla etkili ve daha hızlı okumak mümkündür. Bunu yapmak için metin üzerinde başlıklara, özetlere ve resimlere göz atılmasıyla içerik konusunda ön bir bilgi sahibi olunabilir.

4.3.8. Etkili Toplantı Yönetimi

Toplantılar, genellikle yöneticilerin gereğinden fazla zaman harcamasına neden olur. Çoğu zaman bir yöneticiyi aradığımız, ya da yanına gittiğimizde, şu anda toplantıda cevabını alabiliriz. Etkin bir toplantı yapılması zaman kaybını en aza indirir

4.3.9. Yöneticinin “hayır” Demeyi Öğrenmesi

Yöneticiler zamanı etkin kullanmak istiyorlarsa mutlaka “hayır” demeyi öğrenmelidirler. Aksi takdirde talep edilenler, yöneticinin kişisel planlarınızı bozacak ve zaman kaybına neden olacaktır.

4.3.10. Açık Kapı Politikasının Gözden Geçirilmesi

Zamanlaması uygun olmayan ya da görüşülmek istenmeyen ziyaretçilerin içeriye girmesi engellenmelidir. Açık kapı politikasının değiştirilmesi kapıyı tamamen kapatmak anlamına gelmemektedir.

5.3.11. Sekreterlerden Etkin Olarak Yararlanılması

Yöneticilerin iş programlarının yapılması, randevuların ve toplantıların organize edilmesi, telefon görüşmelerinin yaptırılması zaman kaybını en aza indirecektir.

5.3.12. Seyahat Zamanın kullanışlı Hale Getirilmesi

Yöneticiler gittikleri bölgelerde iletişim ve ulaşım sorunu yaşayabilir. Bu durum önemli bir zaman kaybına yol açar. Yapılması gereken görüşülecek kişilerle ilgili bir liste çıkarılmasıdır.

4.3.13. Etkili İnsan gücü Yönetimi

İyi işleyen bir zaman yönetimi sürecine sahip olabilmek için, yönetici ve personele arasında karşılıklı sevgi ve saygı, ekip çalışması anlayışı, işi en iyi şekilde gerçekleştirme arzusu gibi hususların bulunması gerekir.

4.4. Zamanı Etkin Kullanma Eylem Planı

Zamanı daha iyi yönetme kabiliyetini edinmek, bir bakıma insanın ömrüne ve benine karşı olan sorumluluklarını yerine getirmesiyle eş anlamlıdır. Bazı insanlar hayatının büyük bir çoğunluğunu çok koşuşturarak geçirmektedir.

Bazılarıysa, sürekli yoğun bir biçimde çalışarak geçirmektedir. Aslında insanın yapması gereken işlere ayıracağı zamanı vardır. Burada önemli olan, kişinin kendisini ilgilendirmeyen işleri ayıklaması ve sadece ilgili işleri yapması gerektiğidir.

Birden çok kişinin; bir sorun olay ya da olgu üzerinde görüşme yapmak veya bir karar almak amacıyla bir araya gelmesine toplantı denir. Toplantılar örgütlerin her bir kademesinde sıkça uygulanan bir örgütsel etkinliktir.

5.5.Toplantı Yönetimi Toplantı yönetimi, her örgütte

yöneticilerin kullandığı önemli bir yönetme aracıdır. Toplantı yönetimiyle; etkili bir iletişim ve eşgüdüm sağlanır. Yönetimde bilgi alış-verinin sağlanması, sorunların tartışılıp çözülmesi,örgütle ilgili karar alınması toplantıların verimliliğine bağlıdır.

4.5.1. Toplantı Yerleri ve Özellikleri

Etkili ve verimli bir toplantı için öncelikle toplantının yapılacağı yer uygun özelliklere sahip olmalıdır. Bu özellikler:

• Toplantı yeri dikkatle seçilmeli,

• Toplantı salonlarında açık renkler kullanılmalı, içeride salon çiçekleri bulunmalıdır,

• Toplantı salonu gürültüden uzak olmalı,

• Toplantı salonunda sigara içilmemelidir,

• Salonda koltukların hareket etmeyecek sabit veya ağır olması da iyi değildir.

• Salonda başkanın karşısında duvarda bir saat bulunmalıdır.

• Toplantıya katılanların önüne bloknot, kağıt, kalem, su ve bardak konmuş olmalı,

• Büyük toplantılarda, toplantıya katılanların önünde mikrofon bulunmalıdır.

• Toplantı salonunda telefon bulundurulmamalıdır ve cep telefonların kapalı olması sağlanır.

4.5.2. Başarılı Bir Toplantı Yönetimi İçin Yapılaması Gerekenler

1-Toplantıyı Planlama: Başarılı bir toplantı için planlamanın önemi büyüktür. İyi bir planlama için dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır.

• Toplantını süresi belirlenmelidir,

• Toplantıya kimlerin katılacağının belirlenmesi,

• Toplantıya katılacak kişiler aranmalı, toplantının önemi ve katılımcılardan beklenenler iletilmelidir.

• Toplantı için önce bir gündem oluşturulmalıdır.

2- Toplantı Yönetimi: Liderler, iyi ve dürüst bir yönetim tarzı gösterdikleri, cevaplar üzerinde baskı kurmak yerine açıklıkla sorular sordukları ve toplantı boyunca çok fazla konuşmadıkları zaman daha etkili olurlar.

Toplantı esnasında yöneticilerin sergilemesi gereken davranışlar şunlardır:

• Toplantıya önce yönetici gelmeli ve toplantı zamanında başlatmalıdır.

• Toplantının sekretaryasını yani gündem maddelerini ve alınan kararları not etmek üzere bir kişi görevlendirmelidir.

• Toplantıda herkese konuşma imkanı verilmeli konuşanlar saygıyla dinlenmelidir.

• Toplantılarda beyin fırtınası tekniği kullanarak sorunlar tespit edilmeli ve sonuçlar aranmalıdır.

• Toplantı yönetiminin en önemli konularından biri, zamanı iyi yönetmektir.

• Toplantının sonuna doğru toplantıyı değerlendirmek için bir süre ayrılmalıdır ve toplantı bir kapanış konuşmasıyla sonlandırılmalıdır.

3- Takip: Bu aşamada toplantının, başarılı olup olmadığı konusunda çalışmalar yapılır. Başarı, ancak katılımcıların kendilerinden beklenenleri yerine getirmeleriyle mümkün olur.

Toplantıdan sonra, üyelerden biri toplantı tutanakları almalıdır. Bu aşamada tutanaklarla ilgili sorumluluk, toplantı yöneticisine aittir. Bu tutanaklarda şu bilgiler bulunmalıdır:

• Toplantının saati ve tarihi, nerede yapıldığı, kimin başkanlık ettiği,

• Bütün katılımcıların adları ve katılmayanların mazeret beyanları,

• Tartışılan gündem maddeleri ile varılan bütün kararlar,

• Eyleme karara verilmişse, bu kararların uygulanmasında her faaliyete ilişkin sürelerin ve sorumlu kişilerin isimleri,

• Toplantının saat kaçta sona erdiği,

• Bir sonraki toplantının yapılacağı yer,tarih ve saat.

5. BÜROLARDA OTOMASYON ve BİLGİ SİSTEMİ

5.1 Büro Otomasyonu Otomasyon, işgören tarafından

makine üzerinde yapılan kontrolün, başka bir makine tarafından yapılmasıdır. Denetleyici bilgisayar, diğer makineleri yönetmekte, kontrol etmekte ve hataları düzeltmektedir.

Bilgisayarlar evlerden marketlere, e banka şubelerinden dairelerinde kadar kamusal ve özel her alanda ve her konuda, uluslar arası düzeyde internet sistemiyle günlük yaşamın her safhasında birçok iş ve işlem birkaç saniyede yapılmaktadır.

Büro otomasyonu; yöneticilerin, uzmanların, memurların ve sekterlerin kısaca büro ortamında çalışan kişilerin bürolardaki faaliyetlerinin verimliliğini arttırmak amacıyla bilgi işlem sistemlerine bağlı iş istasyonları kullanmalarıdır. Büro otomasyonunun amaçları şunlardır:

• Eldeki maddelerin daha ucuz ve daha kolay saklanması, bir yerden başka bir yere hızlı ve doğru olarak aktarılması, karar vericilerin zaman kaybının önlenmesi ve iş görenler arasında iletişimi kolaylaştırarak verimli bir şekilde çalışmalarının sağlanması,

• Çalışanların, yönetimle ortak amaçları paylaşarak karar alma süreçlerine katılmasıyla kalitenin artırılması ve iş tatmininin sağlanması.

5.1.1. Büro Otomasyon Alt Yapısında Kullanılan Donanımlar

Yapılan işlerin kolaylaştırılması ve etkinliğin arttırılması için bürolarda birçok donanım kullanılır. Bu donanımlar şunlardır;

• Bilgisayarlar

• Teleks

• Faks ve modem

• Fotokopi makinesi

• Yazıcılar

• Çiziciler

• Tarayıcılar

• Sunu cihazları

• Kesintisiz güç kaynağı

• Depolama birimleri

• Ağ kartı

• Tekrarlayıcı

• Hub

• Yönlendirici

5.1.2. Büro Otomasyon Altyapısında Kullanılan Yazılımlar

Bürolarda işlerin yürütülmesinde kullanılan birçok yazılım bulunmaktadır. Bu yazılımlar, yazışmalar, hesaplamalar, programlama, randevuların düzenlenmesi gibi faaliyetlerin yerine getirilmesi.

Otomasyon altyapısında kullanılan yazılımlardan belli başlı olanlar aşağıda sıralanmıştır.

Kelime işlem programları

Hesap işlemci, tablo ve grafik programları

Elektronik ajanda programları.

8.2. Bilgisayar AğlarıBilgisayarların birbirleriyle

haberleşmeleri ve veri alışverişi için genellikle bir kablo kullanılarak kurulan bağlantıya meydana gelen oluşuma ağ denir.

Ağların temel fonksiyonu, bilgisayarlar arası veri alışverişidir. Ancak, bilgisayarların birbirine bağlanmasıyla oluşturulan ağ yapıları üzerinde, bilgisayarlar aracılığıyla insanlar arasında iletişim gerçekleşmektedir.

Ağlar büyüklüklerine göre temelde LAN, MAN ve WAN olmak üzere üçe ayrılırlar.

1.LAN: Bir binadaki iş yerinde bulunan tüm bilgisayarların birbirine bağlanmasıyla oluşturulan ağlar yerel bölge ağları olarak isimlendirilir.

2. MAN: Yardımcı ağ aygıtları ve birden çok LAN sistemi barındıran ve bunları birbirine bağlayan bir ağ sistemidir.

3. WAN: Coğrafi olarak birbirinden uzak bilgisayarların bağlanması ile oluşan ağlar ise, geniş alan ağları olarak adlandırılır.

Yerel ağlar sayesinde yazıcı, tarayıcı ve sabit diskler gibi donanım aygıtları ve bir bilgisayarda bulunup, diğerinde bulunmayan kelime, işlemci veya veri tabanı yazılımları ortak kullanılabilir.

5.3. İntranet İle Bürolarda İletişimİntranet,planlı bir biçimde kısıtlanmış

bir iletişim ortamıdır. İntranet, internet üzerine kurulmuş, yalnızca bir grubun, genelde şirket çalışanlarının ya da üyelerin kullanımına sunulmuş bir yapıdır.

Büroların başarısı; bilginin elde edilmesi, üretilmesi, saklanması, ve etkin paylaşımına bağlıdır. Çalışanların istedikleri bilgilere, istedikleri zaman ulaşabilmesi; bu bilgilerin güvenli bir ortamda bulunması gibi büro faaliyetlerinin etkin ve verimli bir şekilde önemlidir.

Büro otomasyonu, günümüzde web üzerinden bir intranet aracılığıyla etkin biçimde kurulabilmektedir. Böylece büro içi, bürolar arası ve bayi iletişimini sağlamak çok kolay ve düşük maliyetle yapılabilmektedir.

Web üzerinden kurulan bir büro otomasyon sistemiyle; bürolar arası mesafeler kısalır, dosya ve bilgi paylaşımı web üzerinden yapılır ve hartasız bir kontrol sağlanır.

Bürolarda intranet sisteminin kullanılmasından doğan avantajlar şunlardır:

• Dosya ve programların paylaşılmasını sağlar,

• Ağ ortamında dosyalarında tek bir kopyasını tutmak yeterlidir,

• Kağıt kullanımı azdır,

• Yazıcı, çizici, tarayıcı, ve sabit disk donanımları kullanıcılar ortak olarak kullanılabilir,

• Haberleşme ve iletişim daha hızlı yapılır.

• İntranet, güvenlidir ve denetlenebilir.

• Yerel ağlarda bulunan kayıt koruma özelliği sayesinde veri tabanındaki tüm bilgiler her hangi bir bozulmaya karşı korunur.

• İntranet sayesinde uzaktaki bir birime rahatlıkla ulaşılır.

5.4. Büro Otomasyonunda Alt Sistemler

5.4.1. Kelime İşleme SistemleriKelime işleme, belgelerin üretiminde,

yazışmaların, form ve metinlerin hazırlanmasında ve düzeltilmesinde yaygın olarak kullanılan elektronik bir sistemdir. Kelime işleme sistemlerinin bürolara sunduğu olanaklar:

• Belgeleri sisteme girme,

• Yeni belgeler üretip, çoğaltabilme,

• Üretilen belgeleri saklayabilme,

• Belgedeki dilbilgisi yanlışlarını otomatik olarak bulup düzeltebilme,

• Belgeyi iptal etme,

• Baskı öncesi metin son halini ekranda görebilme,

• Belgeyle ilgili anahtar kelimeler tanımlayarak, daha sonra belge arandığında bu kelimelerle bulabilme,

• Birçok terminalden aynı anda kelime işlemciyi kullanabilmektir.

5.4.2. Elektronik Posta SistemleriHızlı doğru, güvenli bir haberleşme

imkanı sağlayan elektronik posta sistemleri, yazılı ve rakamsal veya grafiksel bilginin elektronik ve manyetik nakil ortamında, teleks, faks, haberleşen kelime, mesajları sistemleridir.

Elektronik posta sistemleri, sayesine iletişim daha hızlı gerçekleşir. Binlerce kilometre uzakta bulunan kişilerle haberleşme sağlanır bilgiler paylaşılır.

5.4.3. Veri Tabanı Yönetim SistemiBürolarda faaliyetlerin yürütülmesi

için gerekli olan tüm bilgiler bilgisayar ortamında saklanır. Bilgisayarda ayrı ayrı bulunan ancak birbiriyle mantıksal olarak bağlı olan bilgiler belirli bir formatta sunulur.

5.4.4. Elektronik Dosyalama Sistemi

Otomasyon sayesinde, bürolarda pek çok dosya ve kağıt ile yapılan dosyalama işlemi, bilgisayar ortamında yapılmaya başlanmıştır.

Böylece kırtasiye azalmış, dosyalara ulaşmak için harcanan zaman kısalmış, bilgi akışı hızlanmış ve büro faaliyetleri daha hızlı ve verimli gerçekleşir hale gelmiştir.

5.4.5. Sesli Cevaplama Sistemi

Günümüzde, bürolar hizmet standartlarını yükseltebilmesi ve personel giderlerinin düşürülmesi amacıyla sesli cevaplama sistemleri geliştirilmiştir.

Bu sistemler, telefonla büroyu arayan kişilere istenen bilgileri vermekle veya ilgili kısımlara yönlendirmektir.

5.4.6. Görüntülü İletişim Sistemleri

Elektronik alanındaki gelişmeler ve uydu sistemleri telekomünikasyon alanında da önemli olanaklar sağlamış, bunun sonucunda çeşitli görüntü iletişim sistemleri geliştirilmiştir. Bu sistemler:

5.4.6.1. Video-konferans

Video-konferans yöntemi görüntülü ve sesli iletişim sağlama yöntemidir. Bu yöntemde uydu bağlantısı, Telekom hatları veya internet gibi iletişim hatları üzerinden iletişim sağlanır

5.4.6.2. Telemetin

Bilgisayar veri tabanın sağladığı bilgiler yada daha genel anlatımla bir telemetnin “elektronik sayfaları” televizyon sinyalleriyle gönderilir ve resim için kullanılmayan yedek hatlarda kodlanmış olarak görülür.

5.4.6.3. Videotekst

Bu sistem kullanıcı, videotekst servis sağlayıcını telefonla arayarak iletişime geçer. Bu sırada ekrana kullanıcı adı ve şifre sayfası gelir. Bu veriler, kullanıcı tarafından kumanda ile girilerek sisteme giriş yapılır.

5.5. Bilgi Sistemleri

Bilgi sistemleri; veri işleme sistemi, yönetim bilgi sistemi, karar destek sistemi ve uzman sistemlerden oluşur. Bu sistemler:

5.5.1. Veri İşleme Sistemleri

Veri işleme sistemleri bir ana bilgisayara bağlı iş istasyonları veya iletişim ağına bağlı diğer bilgisayarlar, yazıcı, çizici, faks, teleks, modem gibi çevre birimleri ve uygulama yazılımlarından oluşan sistemdir.

Bürolarda veri işleme sistemlerinin uygulandığı etkinlikler şunlardır:

• İşin tüm boyutları hakkında bilgi sağlamak,

• Riskli karar verme durumlarında, yöneticilere gerekli bilgiyi sağlamak,

• Çalışanlar hakkında üstlere raporları verilmesini sağlamak,

• Üretim ve pazarlama konularında ekonomik gelişmeleri tahmin etmeye yaracak bilgileri hazırlama,

• Büro etkinliklerini ekonomik olarak yürütülmesini sağlamak.

5.5.2. Yönetim Bilgi Sistemi

Yönetim bilgi sistemleri yöneticilere alacakları kararlarda yol gösterecek, planlama, örgütleme ve denetleme fonksiyonlarında etkinliği arttıracak bilgileri üreten ve dağıtan sistemlerdir.

Yönetim Bilgi sistemi, işletmenin fonksiyonlarını esas olarak oluşturulur. Bu fonksiyonlarla ilgili bilgiler, sisteme kaydedilir, saklanır, ihtiyaca göre analiz edilir ve istendiğinde ilgililere sunulur.

5.5.3. Karar Destek Sistemi

karar destek sistemleri, kararın yapısal olmadığı durumlarda karar almaya yardımcı olmak için tasarlanmış, esnek ve etkileşimli bilişim teknolojisi sistemleridir.

Bu sistemde, karar verme de karşılaşılan sorunları çözüm bulunmasıyla amacıyla, üç temel faktör olan;insan kaynağı, yazılım ve bilgi teknojisi bir araya getirilir.

Karar destek sistemiyle örgütler, daha kısa sürede bilgilere ulaşırlar ve karar vermek için daha fazla alternatife sahip olurlar. Bu nedenle, diğer örgütlere nazaran faaliyetlerinde başarılı olurlar.

5.5.4. Uzman SistemlerÖrgütlerde maliyetlerin düşürülmesi,

verimlilik ve kalitenin arttırılması gibi olumlu sonuçlar vermektir. Ancak, kurulum maliyetinin yüksek olması nedeniyle, bu sistemin kullanılması kararı, fayda maliyetler göz önünde bulundurularak verilmelidir.

6. Form Yönetimi, Dosyalama ve Arşivleme

6.1. Form Yönetimi

Form, birtakım bilgilerin toplanması, kaydı, gruplandırılması, kullanılması, transferi yada yayınlanabilmesi vb. amaçlarla hazırlanan ve üzerinde sorular

ve bunların cevaplandırılmasıyla bazı kayıt, değerlendirme ya da işlemlerin yapılabilmesi için boşluk bırakılan kağıt, defter ve kartonlardır.

Büro formları, yazılı iletişim ve kayıt sisteminin vazgeçilmez ve çok önemli araçlarıdır. Büro işini standardize etme ve basitleştirme, zaman, emek ve maliyet tasarrufu sağlama, etkin bir yazılı iletişim ağı kurulmasını sağlamada pek çok yarar sağlar.

Bu nedenle büro formlarının yönetimi büyük önem taşımaktadır. Eğer formlarının yönetimine gereken dikkat gösterilmez ise bu denli yararlı araç olan formlar, büro verimsizliğinin temel nedenlerinden biri olurlar.

6.2. DosyalamaDosyalamanın amacı; evrakların

arandıkları zaman kolaylıkla bulunmalarını sağlayacak şekilde korunmasıdır. Büroların amacı büro sisteminin verilerini kaynaklarından toplamak, biriktirmek, süreçlemek, ilgili kişilere iletmektir.

Aynı zamanda beklemesi gereken bilgileri muhafaza etmek işlevlerini yerine getirmektir. Dosyalama, büroların bu işlevlerini etkin bir şekilde yerine getirmelerini sağlayacak bir süreçtir.

Dosyalama işlemlerine konu olan başlangıç birimi evraktır. Evrakın kayıt ve havale edilmesinden sonra, görmesi gereken işlem ve izleyen sevk olayından sonra, dosyalama işlemlerine sıra gelmektedir.

İşletmenin verimliliğini ve etkinliğini sağlayacak iyi bir dosyalama sistemi şu özellikleri taşımalıdır;

Basitlik; Dosyalama sistemi,herkes tarafından kolaylıkla anlaşılır ve kullanılabilir olmalıdır.

Ussallık; Sistem kolay kavranabilmeli, başlıklar kolayca anlaşılabilir ve eksiz olmalıdır.

Tutarlılık; Sistem kendi içinde tutarlı olmalıdır.

Kullanışlılık; Dosyalama sistemi çalışma ortamının ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılamalıdır.

Transfer kolaylığı; İncelenen bir olay dosya bir başkasına veya arşive devredilebilir. Buna transfer denir.

Ekonomiklik; dosyalama sistemi en az emek en az gider, en az yer gerektirmelidir. Sisteme uygun malzeme kullanılmalıdır. Sistem ihtiyaca göre genişleyebilmelidir.

6.2. Dosyalama Sistemleri

Birbiri ile ilgili belgenin bir arada olması, belgenin kolaylıkla bulunması için dosyalama işlerinin belli bir düzen içinde yürütülmesi gerekir.

Dosyalama işlerinde değişik düzenlemeler yapılabilir. Bunlara dosyalama sistemi denir.

Dosyalama sisteminin seçimi, kurum ve kuruluşun yapısı, vermiş olduğu hizmetin özelliği ve bu hizmetler neticesinde meydana gelen belgelerin niteliği dikkate alınarak bu hizmetlerden sorumlu bir birim tarafından yapılmalıdır. Bilinen dosyalama sistemleri:

Alfabetik dosyalama sistemi:

Sistemin isminden de anlaşılacağı üzere sistemin esasını alfabetik sıra teşkil eder. Bu sistemin uygulanabilmesi için açılması gereken dosyaların isimlerle ilgili olması gerekir.

Sistem son derece basit ve güvenilirdir. Aranılan belgeyi direkt ve kolayca bulmak mümkündür. Yanlış dosyalama ve hata yapılma olasılığı minimumdur. Alfabe düzeni ve kullanımının çok yaygın olması sebebiyle kolaylıkla uygulanır.

Kronolojik (tarihsel) dosyalama sistemi:

Bu sistemde tarihler ön plana çıkarılarak, dosyalar tarih sırasına göre dizilmektedir. Bu tür dosyalama da esas olan dosyaların tarihidir.

Tarih esasına göre kullanımı söz .konusu olan dosyalar bu sisteme göre düzenlenir ve arşivlenirler.

Bu sistemde belgenin konusunun nereden geldiği veya nereye gittiği gibi unsurların herhangi bir önemi yoktur.

Coğrafi konuma göre dosyalama sistemi:

Sistem, kurum ve kuruşların çalışma ve ilgi alanına giren coğrafik bölgeleri esas almaktadır. Kurum veya kuruluşların iştigal ettiği alanlara yönelik olarak bölümlere ayrılır.

Nümerik dosyalama sistemi:

Rakam esasına dayanan bu sistem serial ve desimal olmak üzere iki ayrı sistem halinde uygulanır.

Serial nümerik dosyalama sistemi; bu sistemde dosyalara birden başlayarak sonsuza kadar takip eden numaralar verilir. Bu sistemin uygulanabilmesi için oluşan dosyaların sayılarla aranabilecek özellikler bulunması gerekir.

Desimal (ondalık) dosyalama sistemi; bu sistemde kuruluşun ilgilendiği işler onlu gruplara ayrılır. Onlu gruplar alt onlu gruplara ayrılır. Her yeni alt bölünmede yeni bir rakam eklenir.

Konuya göre dosyalama sistemi; konuya göre dosyalama sisteminde, dosya planının hazırlanması gerekir. Dosya planının kuruluştaki bütün işleri kapsaması zorunludur. Evrakın konulacağı dosyanın belirlenmesi, kolaylıkla ve doğru olarak yerine getirir.

Karma dosyalama sistemi; bazı işletmeler için çoğunlukla tek bir dosyalama sistemi yeterli olmayabilir. Bu işletmelerin ihtiyaçlarını karşılamak üzere birkaç dosyalama sistemini birlikte kullanmak gerekir.

6.2.3. Dosyalama Süreci

Dosyalama süreci; indekslere hazırlama, dosyanın açılması, kodlanması ve etiketlenmesi, dosyanın arşivlenmesi ve dosyanın yok edilmesi işlemlerinden oluşur. Ayrıca bu aşamalar:

• İndeks hazırlanması

• Dosya açılması

• Dosyanın kodlanması ve etiketlenmesi

• Dosyanın ödünç verilmesi

• Dosyanın izlenmesi

• Dosyanın kontrol edilmesi ve saklanması.

6.3. ArşivlemeGelecekte tekrar kullanılması

düşünülen veya yasal olarak süresi doluncaya kadar saklanması zorunlu olan belgelerin korunması ve bu süre içinde kendilerinden yararlanma olanağı saplayan çalışmalara arşivleme denir.

Arşiv ise;

• Kurumların, gerçek yada tüzel kişilerin faaliyetleri sonucu oluşan bir amaçla saklanan dokümanlardır,

• Söz konusu dokümanlara bakan kurum,

• Buları barındıran yerlerdir.

Arşivler, kuruluşlardaki kayıt ve yazı işlerine bağlı olarak oluşa belgelerin dosyalanma gereksiniminin bir sonucu olarak ortaya çıkmaktadır.

6.4. Bilgisayarlarla Belge ve Bilgi Yönetimi

Günümüzde bilgi en önemli olgu haline gelmiştir. Bilgiye doğru zamanda ve güvenilir olarak erişmek her zaman mümkün olmamaktadır. Klasik yöntemle tutulan dosya ve arşiv kayıtları erişim ve kullanılabilirlik sorunları çıkartmaktadır.

Bilgisayarların gelişmesiyle birlikte, bu sorunun çözülmesi beklenirken, eldeki belgelere bir de bilgisayarların ürettiği kullanıcıdan bağımsız belgeler eklenmiştir. İstenilen bilgi ya da belgeye zamanında erişmek bu karmaşanın içinde neredeyse imkansız hale gelmiştir.

Hiçbir zaman bulunamayan ya da kaybolan belgeleri de bunlara ekleyince, belgeye hızlı ve doğru bir teknoloji olan bilgisayarları kullandığımız halde, büyük bir problem olarak karşımıza çıkmaktadır.

Bütün bu sorunları ortadan kaldırmak, bilgi yani belgeye hızlı ve doğru erişimi sağlamak için Belge Yönetim Sistemleri ortaya çıkmıştır.

Belge Yönetim Sistemlerini; belgelerinizi güvenli, hızlı erişebilirlik, aradığında rahatlıkla bulunabilir bir şekilde düzenlemenizi sağlayan bir araç olarak tanımlayabiliriz.

6.5. Belge Yönetim Sisteminin Yapısı ve İşleyişi

Her türlü bilgiyi programa aktarmak, işleme tabi tutarak güvenli bir ortamda saklamak ve yeniden değerlendirilmek üzere çıktı almak için gerekli , saklama ve çıktı yapısının yapısı şöyle açıklanır:

Girdi Yönetimi:

BYS’ler bilgisayar ortamına aktarılabilen her türlü bilgiyi sisteme girdi olarak kabul eder. Günlük hayatımızda kullandığımız her türlü döküman, bilgi, bilgisayar teknolojileri kullanılarak sisteme aktarılabilir.

Genel olarak bir BYS’nin kabul ettiği bilgi formatları şunlardır;

• Matbu doküman

• Kağıt, broşür, dergi, kitap vs.

• Elektronik doküman

• Word, Excel gibi uygulama dosyaları

• Analog bilgi

• Ses, video, radar, data v.s.

Bir bilgiyi BYS’ ye aktarabilmek için sisteme aktarılmak istenen bilgi, formatına göre farklı işlemlere tabi tutulmalıdır.

Veri Saklama Yöntemi

BYS mantığında, bilgilerimizi belirli yerlere kayıt etmemizin nedeni, daha sonra o bilgilere hızlı bir biçimde erişme isteğidir. Belirli özeliklere sahip bilgilere erişmek için bir sorgulama-arama işlemi yapılmalıdır.

Bu yüzden BYS, bilgileri bir veri tabanı içerisinde saklar. İndeksler, anahtar kelimeler, full-text alanlarının hepsi, birden fazla veri tabanı tablosu içerisinde tutulur.

Bu veri tabanı tabloları kendi aralarında belirli kriterlere göre ilişkilendirerek yapılacak sorgulama işleminin daha hızlı bir şekilde sonuçlandırılmasını sağlar.

Çıktı Yönetimi

Sisteme bilgilerin aktarılmasının en önemli nedeni, bir şekilde yeniden kullanıcının bu bilgileri kullanmasını sağlamaktır.

Bilgiyi kullanmanın yöntemi, ise kullanıcının ihtiyacı doğrultusunda bilgiyi sistemden dışarı çıkartmak veya sistem içinde dolaşımını sağlamaktır. Çıktı yönetimi bu işlemleri gerçekleştiren bir yapıdadır.

7. İLETİŞİM

7.1. İletişimin Tanımı ve Kapsamı

İletişimin en kısa tanımı, “kaynağın mesajı anlaşılır biçimde hedefe iletmesidir”. İletişim bireyler arasında bilgi alıp vermek amacıyla oluşturulan bir ilişkiler sistemi olarak da tanımlanabilir.

İletişim, kişilerin amaçsız etkileşimleri olmaktan çok, bir etki oluşturmaya veya davranış nedeni olmaya dönük olarak, mesajın kaynaktan hedefe bilinçli bir şekilde aktarılmasıdır. İletişim, semboller yoluyla anlamların iletilmesidir.

İletişim, yazılı, sözlü veya sözsüz mesajlarla,anlamları aktarma sürecidir. İletişim konuşma, hareket veya yazı ile bilgi, işaret veya mesaj iletimi ve değişimidir.

7.2. İletişimin Amacı ve Önemi

İletişim, bireyin bir takım semboller kullanarak karşısındakini etkileme sürecidir. Bir sosyal yapı içinde iletişime ihtiyaç göstermeyen hiçbir iş yoktur; çünkü iletişim insanların birbirlerini anlamaları için gerekli olan bir köprüdür.

İletişim her şeyden önce insanın kendini bir insan olarak gerçekleştirmesi ve sosyal süreçlere girmesi bakımından önemlidir. İletişim sayesinde insanlar zihinlerindeki kavram ve fikirleri açığa vurma, onları paylaşma ve değerlendirme olanağına sahip olurlar.

7.3. İletişim Süreci

Yaşamın kendisi gibi iletişim de bir süreçtir. Bunun anlamı, iletişimin dinamik bir süreç olduğudur. Sürekli değişir ve bu değişim kesintisiz biçimde devam eder.

İletişim birkaç adımı gerektiren bir süreçtir. Süreç göndericinin düşünceleri, duyguları veya görüşleri hedefe göndermesiyle başlar.

İletişim süreci, bir mesajı herhangi bir kanalla gönderen gönderici veya kaynak, gönderilen mesaj veya ileti ve mesajı alan hedef veya alıcı olmak üzere üç temel unsurdan oluşur. Bu unsurlardan biri eksik olursa, iletişim kurulamaz.

• Gönderici; iletişimi başlatan veya iletiyi gönderendir. Gönderici olmadan iletişim kurulamaz. İletişimde en önemli sorumluluk göndericiye aittir. Çünkü iletişim sürecini başlatan ve mesajı kodlayarak odur.

İletişim ilk önce göndericinin zihnindeki düşüncelerle ortaya çıkar. Kaynak sahip olduğu tecrübe ve bilgilere, mesaj olarak iletecek bir düşünce oluşturur. Yani mesajı iletmeden önce onu “kod” lar. Bir düşünceyi formüle eder ve mesaj halinde kanalı kullanarak alıcıya gönderir.

Mesaj; iletişim kaynağın gönderdiği mesajın, alıcı tarafından algılanmasıdır. İletişimin görünür yönü genellikle mesajdır;çünkü mesajın alıcıları ve iletişimin izleyicileri, öncelikle mesajı, mesajın anlamını, amacını ve etkisini algılamak durumundadır.

Bu nedenle, iletişim ilk algılanan yönü olan mesajın, iletişim türünü ve etkinliğini belirlemede önemli bir payı vardır.

Düşünce, duygu ya da bilginin kaynak tarafından kodlanmış biçimi olarak tanımlanan mesaj bir duygu veya düşünceyi aktarmayı isteyen kaynağın ürettiği sözel, görsel ve işitsel simgelerden oluşan somut bir üründür.

Kodlama; iletişimimin gerçekleşmesi kaynağın mesajı alıcıya ulaştırmasıyla iletişimin etkinliği ise gönderilen mesajın anlamı ve etkisinin alıcıya tam olarak iletilme gücüyle ölçülür. Gerçek iletişim etkinliği, hedefte istenen davranışın sağlanmasıyla gerçekleşir.

Bu da ancak mesajın kodunun, kaynağın kodlandığı gibi hedef tarafından açılmasıyla mümkün olur; ancak kaynağın beklediği davranışın gerçekleşmesi, mesajın tam alınmasının yanı sıra, alıcının mesaj ve kaynağa karşı tutumuna da bağlıdır.

Kanal; mesajın kaynaktan hedefe iletiminde kullanılan yoldur. Mesajın bozulmadan iletilmesi, uygun bir kanalla mümkün olur. Burada kastedilen uygunluk mesajın türüne göre seçilecek kanalın uygunluğudur.

Organizasyonlarda iletişim kanalları, resmi ve gayri resmi olabilir. Örgütte resmi iletişim kanallarına örnek olarak, emir-komuta zinciri, öner/şikayet kutuları, şirket dergisi ya da işletme toplantılarını gösterebiliriz.

Alıcı; iletişimin gerçekleşmesi için en az iki kişiye ihtiyaç vardır. Bunlardan biri kaynak, diğeri alıcıdır. İnsan kendisiyle kurduğu iletişimin dışında tek başına bir iletişim kuramayacağına göre mutlaka alıcı veya alıcılar gereklidir.

Alıcı gönderilen mesajı alan kişidir. İletişim sürecinde, kaynağın gönderdiği mesaja hedef olan kişi, grup yada kitleye iletişim sürecinde alıcı denir.

Alıcının mesaja iletilen anlamı verip vermemesi, birçok faktöre bağlıdır. Etkin iletişim, hem kaynağın hem de alıcının kullanılan sembollerin anlamalarını bilip onlara ortak anlam vermesi sayesinde kurulur.

Algılama ve değerlendirme; algılama bir olay yada nesnenin varlığı üzerinde duyular yoluyla bilgi edinmedir. Algılama süreci ile kişi çevresindeki uyarıcılara anlam verir.

Algılama, bilgiyi yorumlamada alıcı tarafından kullanılan zihinsel ve duyumsal bir süreçtir. Algı ise, duyu organlarından beynimize ulaşan verilerin örgütlenmesi, yorumlanması ve anlamlandırılmasıdır.

Kişinin içinde bulunduğu durumu, beklentileri, geçmiş yaşamı, toplumsal ve kültürel unsurları algılamasını etkiler. Bu unsurlar kişilerin aynı mesajı, farklı yorumlamasına sebep olur. Algılama, “duyu verilerini” örgütleyip yorumlayarak çevremizdekilere anlam verme sürecidir.

Geri Bildirim; iletişim sürecinin son unsuru geri bildirimdir. Alıcının kaynağın mesajına verdiği yanıt geri bildirim olarak adlandırılır. Kaynak kendisine ulaşan mesajı değerlendirerek, mesajını yeniden düzenler ve iletir.

Geri bildirim, hedefin mesajı nasıl yorumladığını gösterir. Geri besleme alıcının, tepkisini alıcıya göndermesidir. Geri bildirim iki yönlü iletişimin ortaya çıkmasının zorunlu bir unsurudur.

Etkin ve etkin olmayan geribildirimin özellikleri;

Etkin bir geribildirim;

• Kaynağa yardımcı olmayı amaçlar,

• Mesajın tam bir karşılığıdır,

• Zamanlaması tamdır.

• Kaynağın amacına ulaşmasını sağlayacak kadar açık ve seçiktir.

• Yapıcıdır ve davranış üzerine durur.

Etkin olmayan geribildirim ise;

• Mesajın anlamını özel olarak içermez ve geneldir,

• Mesajın anlamıyla doğrudan ilgisi yoktur,

• Zamanlama itibari ile hatalıdır,

• Kişiyi ve kişiliği vurgular,

• Anlaşılmayacak kadar karmaşıktır,

• Spekülasyonlara dayalıdır, bilgi içermez ve yorum ağırlıklıdır.

Son olarak iki tür geri bildirimin bulunduğunu belirtebiliriz. Bunlar; negatif geri bildirim ve pozitif geri bildirimdir. İletişim de mesaj alıcı tarafından anlaşılmıyor veya eksik anlaşılıyor ve iletiliyorsa, buna negatif geri bildirim denir.

Alıcı mesajı tam olarak algılar ve bunu kaynağa doğru biçimde gönderirse buna da pozitif geri bildirim denir.

7.4. Örgütlerde İletişim ve Fonksiyonları

İletişim, kaynaktan hedefe mesaj transferidir. . Buna göre iletişim kurmanın dört temel fonksiyonu vardır. Bu fonksiyonlar:

Bilgi fonksiyonu, motivasyon fonksiyonu, kontrol fonksiyonu ve heyecanlandırma fonksiyonudur. Mintzberg’in yaptığı tanıma göre, yöneticinin iletişimden yararlanarak yerine getirdiği üç temel rolü vardır.

Bunlardan ilki, kişiler arası roldür. Yönetici aynı kademedeki diğer yöneticilerden, müşterilerden, astlarıyla, müşterilerle, tedarikçilerle, veya aynı kademedeki, diğer insanlarla karşılıklı etkileşim içinde olur.

Yöneticinin ikinci rolü, bilgi sağlama rolüdür. Yönetici aynı kademedeki, diğer yöneticilerden, müşterilerden, astlarından ve diğer insanlardan her hangi bir konuda ilişkiye giderek, onlardan işi ve sorumlulukları konusunda bilgi sağlar.

Yöneticinin üçüncü rolü, karar verme rolüdür. Yönetici yeni projeleri uygulamak kaynakları örgütsel birim ve departmanlar arasında dağıtmak politika ve strateji oluşturmak gibi temel rolleri yerine getirir.

Örgüt içi iletişimin önemli fonksiyonları vardır. Örgüt içi iletişim fonksiyonları dört grupta toplanabilir.

• İletişimin bilgi sağlama işlevi; Bilgi alışverişi, iletişimin en temel işlevi olarak kabul edilir. Bilgi, bireyin çevresi ile uyumlu bir ilişki kurması için gereklidir.

• İletişimin ikna etme ve etkileme işlevi; İnsanın karşısındaki kişi ve kişilerin davranış, düşünce ve tutumlarını istenen biçimde etkileme ve değiştirme sürecidir. Etkileme ise; kişilerin tutum ve davranışlarını, onların istek ve davranışlarını değiştirme olarak tanımlanır

• Emredici ve öğretici iletişim kurma; örgütlerde yöneticiler aslarıyla yalnızca bilgi vermek için değil; neyi, nasıl, yapacaklarını söylemek ve onlara yön vermek veya davranışlarını yönlendirmek amacıyla da iletişim kurarlar.

• İletişimi birleştirme ve eşgüdüm sağlama; iletişimin bir işlevi de, birleştirme ve eşgüdüm sağlamadır. Kültürel olarak bir toplumsal sistem içerisinde yer alan kişilerin karşılıklı ilişki ve bağlantılarını sürdürebilmeleri, iletişim ile mümkündür.

7.6. Örgütsel İletişimin Tanımı ve Anlamı

Örgütsel iletişim, örgütün iç ve dış çevresi arasında ileti alış verişidir. Bir başka tanımla örgütsel iletişim, örgütün iç ve dış yapısıyla ilgili yapmış olduğu formel iletişimdir.

Örgüt üyelerini, örgütün dış çevresiyle informel iletişim biçimleri de söz konusu olabilir; ancak bu bir örgütsel iletişim değil kişiler arası iletişimdir. Örgütsel iletişim, örgütsel ve yönetsel fonksiyonların yerine getirilmesi özellikle yöneticiler açısından büyük önemi olan bir fonksiyonudur.

7.7. Örgütsel İletişimin İşleyişi

Örgütsel iletişim, örgütün amaçları doğrultusunda işleyişini sağlama için, örgütü meydana getiren çeşitli, bölüm ya da gruplar veya örgütle çevresi arasında sürekli, bilgi ve düşünce alışverişine olanak sağlayan bir süreçtir.

Örgütsel iletişim, örgüt yönetiminin en önemli aracıdır. Örgütsel iletişim planlama, koordine etme, karar verme, güdüleme ve denetim işlevlerinin yerine getirilmesinde etkin bir rol oynar.

Örgütsel iletişim, sistem yaklaşımı açısından ele alınarak, örgüt içi ve örgüt dışı iletişim şeklinde incelenir. Örgüt içi iletişimde biçimsel ve biçimsel olmayan örgüt yapısına bağlı olarak, örgüt dışında ise, hakla ilişkiler, satış ve reklam şeklinde ayrımlar yapılır.

Örgüt içi iletişim, örgüt çalışanları arasında eşgüdümün sağlanmasında katkı sağlar. Ayrıca onları motive etmenin en önemli araçlarından biridir.

Örgütsel iletişim, hiyerarşiye bağlı olarak ortaya çıkan ve adına örgütsel yapı dediğimiz piramit içinde gerçekleşir. Yapı bakımından formel ve informel iletişim olarak ikiye ayrılır.

7.7.1. Biçimsel İletişim Yöntemleriİletişimi en genel şekli ile biçimsel ve

biçimsel olmayan iletişim olarak iki gruba ayırmak mümkündür.

Böyle bir ayrım bir grupta gerçekleşen iletişimin, örgütleyicinin planlanmasına bağlı olup olmamasına göre yapılamaktadır.

Eğer iletişim biçimsel bir grupta örgütleyicinin önerdiği biçimde gerçekleşiyorsa, biçimsel iletişim olacaktır, buna karşılık biçimsel bir grup içerisinde, örgütleyicinin düzenlediği şeklinde gerçekleşiyorsa biçimsel olmayan iletişimden söz edilir.

Örgütler, gerek iç çevresiyle gerekse dış çevreleriyle iletişim kurarken, çeşitli yöntemler kullanırlar. Bu yöntemler: iletişimin yapısal özelliği ve mesaj akımının yönü bakımından iki temel başlık altında alınır.

• Yapısal işleyişi bakımında iletişim

- Biçimsel iletişim

- Doğal iletişim

• Mesajın akım yönü bakımından iletişim

- Dikey iletişim

Yukarıdan aşağıya iletişim

Aşağıdan yukarı iletişim

- Yatay iletişim

- Diyagonal iletişim

KAYNAKLAR

- Büro Yönetimi ve İletişim Teknikleri

Muharrem TUNA, Ayşen AKBAŞ TUNA

- Büro Yönetimi ve İletişim Teknikleri

Ramazan GÖRAL

- Çağdaş Büro Yönetimi ve Sekreterlik

Perihan DEMİR

- Büro Yönetimi

Akyay UYGUR, Ramazan GÖRAL