comunicazione in rete aumentare lefficienza della comunicazione fra le segreterie di direzione

Comunicazione in rete

Aumentare l’efficienza della comunicazione fra le

segreterie di direzione.

Oggi

• Analizzare come comunichiamo• Analizzare con chi• Riflettere sul miglioramento

Domani

• Usare la posta• Usare il calendario

Possiamo risparmiare tempo?

• Si!• Capendo meglio come

comunichiamo.• Usando meglio gli strumenti.• Comunicando assieme.

Una giornata di lavoro…

• …

Come comunichiamo…

• La comunicazione personale resta centrale…

• Molta comunicazione e’ fatta solo per facilitare una comunicazione successiva

Da cosa dipende il tempo che impieghiamo

• Lavoro PER qualcuno;• Comunicazione CON qualcuno;• I tempi totali di lavoro=PER+CON• Tempi percepiti di lavoro:

PERXCON

Dare ordine…

• Concentrare il lavoro;• Concentrare i tempi della

comunicazione• Studiare come funziona…

Analizziamo cosa facciamo!

• Chi?• Che responsabilita’ ha?• Ogni quanto comunichiamo con

loro?• Quanto tempo dedichiamo a

comunicare?• Quanto lavoriamo per loro?

Dopo l’analisi la presentazione!

• Proviamo a disegnare l’organigramma della nostra Camera

• Coincide con le nostre comunicazioni?

Chi?

• Presidente e sg• I colleghi• Entita’ esterne

funzioni

• Agenzia viaggi• Gestione agenda• Filtro• Comunicazione alla struttura• Smistamento documentazione

Cose varie

• Urp e gestione lamentele• Rifare lavori di altri• Manutenzione• Contributi• Informatizzazione • Usi…

Problemi

• Stress comunicazionale• Mancato riconoscimento del ruolo• Superlavoro

Usare la posta

Un principio generale

• La posta e’ un sistema di comunicazione INDIVIDUALE

• Si usa per scrivere da persona a persona

• Anche quando di manda a piu’ destinatari!

I destinatari

• Nel campo A: Il destinatario principale.

• CC: solo se il destinatario desidera sapere chi altro legge!

• Altrimenti va tutto in BCC:!

Oggetto!

• Breve, ma non generico.• Non “novita’!”, ma “nuovo

collega!”• Non “documento di Giovanni” ma

“Bilancio: i commenti di Giovanni”• L’argomento prima!

Codificare gli oggetti

• Una breve sigla fra parentesi quadre

• Ad esempio [OT]• Significa Off Topic, fuori

argomento, fuori tema• Indica che il messaggio non c’entra

con la discussione o con gli argomenti soliti

Esempi

• [URG] Per favore chiamami in ufficio appena rientri!

• [DOC] Verbale ultimo incontro Network

• [ACT] Delibera urgente sanzioni albo impiantisti!

• [CAL] Calendario incontri gruppo Segreterie 2003-2004

Altri esempi

• [APP] Incontro di Rossi con Bianchi martedi’ 18-03-2002

• [PERS] Ho saputo della promozione di Verdi.

• [OT] Leggi questa barzelletta, quanto e’ carina!

Nel corpo!

• Indice se piu’ di un soggetto• Paragrafi con titoli!• Una riga fra un paragrafo e l’altro• Liste puntate• Spazi bianchi

La firma

• Non piu’ di 4 righe• Evitate i titoli!

Rendere gli umori

• Nel testo non possiamo rendere ironia, tristezza, curiosita’…

• Nel tempo sono stati trovati dei simboli…

• Sono detti emoticons: EMOTion iCONS

Come si leggono

• Appoggiando l’orecchio sinistro sulla spalla sinistra…

:-)

Non usateli con tutti!

:-D = rido!;-) = ammicco:-( = tristezza0:-) = angelo:-o = sono stupito(:-( = sono indispettito

Netiquette!

• Attenzione: ci sono solo parole;• La vostra vera educazione viene

evidenziata!• Quindi bisogna rileggere e

rileggere ancore prima di spedire!

Cose da non fare

Non partecipate a…

• Catene di Sant’Antonio di qualsiasi tipo!

• Make money fast…• Manda una cartolina a un povero

bambino…• I forward ridotti al minimo!

Non rispondere alle provocazioni!

• Bisogna essere pazienti• Arriva di tutto, mai restare

coinvolti in discussioni personali!• Evitare lo STAMPATELLO MAIUSCOLO

Quotare…

• Da “quoting”=citare• Citare solo quello a cui si vuole

rispondere.• Non sprecate bytes, chi riceve

forse sta pagando (collegato con un telefonino, a casa…)

Attachment

• O allegati, dovrebbero essere evitati o tenuti al minimo;

• Davvero il contenuto non potevo metterlo nel corpo del messaggio?

• Eventualmente: generare file pdf, comprimere.

Calendario

Cosa e’ un calendario

• Il calendario e’ un database di eventi

• I suoi campi principali sono:• Inizio - durata - fine• Luogo• Il titolo• Il promotore

Calendario ABC

• Un calendario che e’ ordinato per criteri di pubblicazione.

• Ad ogni evento e’ assegnata una valutazione.

Eventi di tipo A

• Sono gli eventi di cui si desidera che siano resi noti, o per i quali e’ in corso una campagna di stampa;

• Ad esempio:Convegni, conferenze stampe,

inaugurazioni…

Eventi di tipo C

• Sono eventi che e’ bene gli altri conoscano, ma che non si desidera venga data pubblicita’;

• Ad esempio:Periodi di ferie, incontri riservati.• Possono essere “anonimizzati”

Eventi di tipo B

• Non sono ne’ A ne’ C!• Ad esempio:• Festa patronale, sciopero, riunione

sindacale, incontro di giunta, incontro del consiglio….

Organizzare i documenti

Indicizzare

• Indicizzare e’ una operazione logica che serve a indentificare le diverse caratteristiche di un documento:

• Ad esempio assegnare colori, infilare in cartelle, dare un nome a un file sono classificazioni…

Parametri

• Tipo • Data• Oggetto• Emittente • Ricevente• Progressivo o posizione

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