developing system 2

Post on 22-Dec-2015

235 Views

Category:

Documents

0 Downloads

Preview:

Click to see full reader

DESCRIPTION

a

TRANSCRIPT

Developing System For Your Business

By Nia Souvenia

Tujuan Sistem

Memperkuat Brand Perusahaan Anda

Perusahaan berjalan by system dengan ada atau tidaknya Owner

Perusahaan berjalan sesuai dengan Harapan

SISTEM

Karena Tim Anda adalah salah satu ciri Brand Anda

Maka perlu adanya aturan yang lengkap dan jelas dalam sebuah

Perusahaan

SIKLUS PEMBUATAN SISTEM

Develop System –> Audit –> Improvement –> Audit Lagi –>

Dokumentasikan

Bayangkan Perusahaan Masing-Masing Dan Langsung Praktekan Dengan

Kondisi Real Perusahaan Anda

Dan, silakan ambil Kertas dan Bolpen,

sekarang

Tahapan Pembuatan Sistem

1. Chunk Down Function2. Developing Process Mapping 3. Setting KPI 4. Writing Documentation5. Setting Reward & Punishment

1. Chunk Down The Function (1)

What Ada Fungsi Apa di Perusahaan Anda ?

Contoh

Toko Bunga Online dan Offline Ada toko secara fisik Ada stok bunga plastik, dsb untuk

pembelian Retail Ada web dansosial media

1. Chunk Down The Function (2)

Ada Fungsi Apa di perusahaan Anda ? OPERASIONAL

TOKO

Pembukaan Toko

Penutupan Toko

Penyetoran Pemasukan

FLOW CHART/

SOP

1. Chunk Down The Function (3)

SALES

PROMOTION , EVENT

CRM

MARKETING

OPERASIONAL TOKO

Toko Bunga Online

&Offline

FINANCE & ACCOUNTI

NG

OPERATION

HRD & GACREATIVE

& IT

KASIR

ACCOUNTING

CASH MANAGEMEN

T

PAJAK

PURCHASING

INVENTORY

EXTERNAL

CHECKER & QC

PRODUKSI

PLACEMENT

SECURITY

LEGAL

PAYROLL

RECRUITMENT &

TRAINING

PRODUK BARU

MAINTENANCE WEB ,& SOSMED

ADMINISTRASI

KATALOG & FOTO

DESAIN

AUDIT SYSTEM

Ini Bukan Struktur Organisasi

2. Process Mapping (1)

Bagaimana dan Siapa ?

Pembukaan Toko

Penutupan Toko

Penyetoran Pemasukan

OPERASIONAL TOKO

KEPALA TOKO

2. Process Mapping 3. Setting KPI (2)

KPI KEY PERFORMANCE INDICATOR

Target Ouput , harapan perusahaan Batas Maksimum dan Minimum diperbolehkan setiap

kejadian Harus bersifat terukur.

Buka Pintu Toko Jam 08.30

Kepala Toko

2. Process Mapping 3. Setting KPI (3)

Cek Stok

Inventory

Menyalakan Program Kasir

Kasir KPI : Maks datang 08.15Bersergam Lengkap Dokumen :Instruksi Kerja Pembukaan Toko

Kebijakan Seragam

KPI : Stok Pagi=Stok Malam Dokumen : Instruksi Kerja Perhitungan StokForm Perhitungan Stok

KPI : Komposisi Petty Cash

500 lembar @1000 250 lembar @5000

100 lembar @10.00050 lembar @20.000

Dokumen : Instruksi Kerja Penyiapan Uang Kecil

Merapikan Showroom

OB

Membuka Toko 09.00

Kepala Toko

Memesan Stok Kosong

Inventory

KPI : 90% Display dan kebersihan Showroom sesuai standartDokumen : Standart Penataan Daftar Promo

KPI : Persediaan Barang tidak boleh kosong Dokumen : Kebijakan Pengaturan Stok Form Inventory Form Pemesanan Barang

MORNING BRIEFING

08.45

Kepala Toko

KPI : Jadwal harian 100% dibuat Maks jam 08.50 Mulai

Dokumen :Instruksi Kerja Briefing Pagi Form Ringkasan Briefing

Contoh Pembukaan TOKO KPI : when + How Much

4. Documentation (1)

Detail nya apa saja Dokumen Tertulis dilengkapi

dengan : Gambar (jika perlu) Video (jika perlu)

4. Documentation (2)

Kebijakan Seragam

ATRIBUT  Parameter AtributSeragam Semua Crew menggunakan baju sopan

Baju Atasan : SENIN :  KAOS Seragam Hitam SELASA : Bebas Berkrah RABU : KAOS SERAGAM PUTIH KAMIS : BATIK SERAGAM JUMAT : BEBAS Berkrah SABTU : HEM SERAGAM AHAD : Bebas Sopan, Casual 

JILBAB : Tidak Bahan Kaos BAWAH : Sopan, Bebas 

Crew Wanita Menggunakan name tag Kerapihan rambut atau jilbab Kerapihan dan kebersihan baju Kesegaran nafas Aroma BadanCrew Pria Menggunakan name tag Kerapihan dan kebersihan baju Kesegaran nafas Kerapihan rambut. Aroma tubuh

4. Documentation (3)

Instruksi Kerja Contoh :

CEK STOK

Barang di Showroom

Hitung Stok

Showroom Inventory

QC Stok

Inventory

Catat di From

InventarisInventory

Barang di Showroom

Tercatat

4. Documentation (4)FORM

5. Reward & Punishment (1)

Motivasi Karyawan Berdasarkan : Menghindari Penderitaan Memperoleh Kenikmatan

Punishment & Reward Reward : Apresiasi perusahaan kepada

karyawannya Jam Kerja

KPI : ▪ Masuk jam 9 -17.00 (Maks kedatangan 9.30 menit)▪ Minimal jam kerja : 8 jam Reward : Mendapat Uang Transport

KPI Terbaik bulanan Reward : Mendapat Voucher belanja

5. Reward & Punishment (2)

Audit

Sistem jadi Sosialisasi Dijalankan Audit Improvement Perbaiki Sistem Sosialisasi Jalankan Audit Dokumentasikan

Setiap ada tantangan, Tinjau Kembali dan Perbaiki Sistem (jika

perlu)

Contoh

Struktur Organisasi Perusahaan

Buat Berdasarkan “who” yang ada di sistem

Sistem Udah jadi.Tapi Karyawan masih belum sesuai ?

Placing and Leading People Implementation and Controlling

Tips2 Menjalankan Sistem Berikan Kepercayaan Kepada masing2

manager

Bacakan KPI setiap crew per 2 pekan sekali (Crew yang perlu khusus, misal produksi)

Adakan Evaluasi kinerja tiap bulan (jika perlu)

Buat GAME di perusahaan Anda Buat Pertandingan Antar Crew▪ Berikan Reward untuk KPI terbaik ▪ Misal per 3 bulan, dsb

Testimoni Konsumen

Contoh : Bag Marketing

Contoh : Absensi

Contoh : Absensi (2)

Terima Kasih

top related