ecm problems

Проблемы и недостатки Проблемы и недостатки современного электронного современного электронного

документооборота или зачем документооборота или зачем строить новую СЭДстроить новую СЭД

Вадим Ипатов+7 (495) 956 7928

Vipatov@inttrust.ru

Предпосылки для изменений.Предпосылки для изменений.Опыт эксплуатацииОпыт эксплуатации

Рабочие группы

Предприятие

Управление делами

Распредленная архитектура Сквозной документооборот Юридическая значимость «Сквозной» контроль Сквозные процессы уровня

предприятия

Общие и локальные хранилища Прямое электронное взаимодействие

подразделений Сквозные процессы подразделений Электронные оригиналы Единые нормы и правила

Прямой доступ к содержанию Коллективная подготовка Собственные модули Поиск по множеству баз данных Управление доступом

Регистрация документов. •Информирование заинтересованных лиц Постановка на контроль. • Подготовка аналитических справок и построение отчетов

Объемы документовЧисло участниковНоменклатура документовСложность системыСложность нахожденияНагрузка на систему

ПроизводительностьМасштабируемость«Находимость» информацииУдовлетворенность пользователей

Линейные подразделения

4 группы факторов, которые будут определять 4 группы факторов, которые будут определять ближайшее будущее ЕСМ. Прогнозы от ближайшее будущее ЕСМ. Прогнозы от AIIMAIIM

«Цифровые свалки становятся все более трудно обрабатываемыми»

(Проблема контроля/доступа – одна из важнейших на ближайшие 5 лет)

«Сложное побеждает простое» (Простота использования, простота внедрения, простота

интеграции – названы наиболее востребованными. Прослеживается неудовлетворенность сложностью существующих решений)

«Фокусируясь на упрощении решений, необходимо избегать возврата к простым, но устаревшим моделям прошлого»

(Прослеживается перенос бумажных подходов в электронную среду)

«Они все еще не знают, чего они не знают». (Опрос AIIM среди малых компаний показал, что 89%

опрошенных считают управление электронной информацией важным или чрезвычайно важным. При этом 63% (!) уверены или почти уверены, что у них с этим делом обстоит все хорошо.)

John F. ManciniPresident AIIM

Видение Видение Gartner Gartner стратегических стратегических тенденцийтенденций

Контекстно ориентированные приложения

Мобильный прицел приложений и интерфейсов

Аналитика следующего поколения «Большие данные»: Объем, сложность

форматов и скорость доставки превышают сегодня возможности традиционных технологий управления данными

Облачные сервисы «Консьюмеризация» Безопасность и конфиденциальность

Распределенное размещение и Распределенное размещение и потребление контента по адресно-потребление контента по адресно-

целевому принципу – целевому принципу – повышение быстродействия, повышение быстродействия,

масштабируемости, доступностимасштабируемости, доступности

«Контент должен быть проиндексирован как корпоративный ресурс, но он должен находиться ближе к пользователю»

Майк Бьер. Интеллектуальное ведение и сопровождение бизнеса.

Сети и сайты ЭДОСети и сайты ЭДО

Сайт 1Сайт 1Сайт 2Сайт 2

Сайт 3Сайт 3Сеть 1Сеть 1

Сеть 2Сеть 2

Сайт 11Сайт 11

Сайт 12Сайт 12

Сайт 21Сайт 21

Сайт 22Сайт 22

Сеть Сеть 22

Сайт 3Сайт 3

Сайт 12Сайт 12

Распределение нагрузки Повышение доступности документов Упрощение управления доступом

Персонализация делового контента Персонализация делового контента и интерфейса рабочего места и интерфейса рабочего места

пользователя –пользователя –контекстный подход к контекстный подход к

документированиюдокументированию

Привычный механизмПривычный механизм

Информация

Создание документов Поиск и обнаружение Вычисление прав

доступа Предоставление

Персональные коллекции документовПерсональные коллекции документов

Базы индивидуального пользования

Динамическое наполнение облегченными копиями документов из всего множества баз данных СЭД

Вычисление прав доступа однократное

Как это работает

Планы

Планы

Кален

дарь

Кален

дарьКон

трол

ь

Контр

оль

Докум

енты

в р

абот

е

Докум

енты

в р

абот

е

Реш

ения

Реш

ения

Реакция сотрудников

Реакция сотрудников

Действия помощников

Действия помощников

Электронная почта

Электронная почта

Корреспонденция

Распоряжения

Мероприятия

Планы

Новости

Сигналы от процессов

Сигналы от процессов

Отчеты и сводки

КаналыКаналы

Активности

ПКДПКД

«Просвещение внедрять «Просвещение внедрять с умеренностью, с умеренностью,

по возможности избегая кровопролития»по возможности избегая кровопролития»

из «Устава о свойственном градоправителю добросердечии»,

сочинения градоначальника Беневоленского

(М.Е.Салтыков-Щедрин. История одного города)