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Etude portant sur le développement de
l’archivage électronique dans les territoires
Rapport d’étude Octobre 2017
Programme de développement concerté de
l’administration numérique territoriale
DCANT 2015-2017
2
SOMMAIRE
1. Introduction 2
2. Synthèse du diagnostic 20
3. Synthèse du cadre juridique 30
4. Présentation générale du périmètre et des scénarios associés 35
5. Approfondissement des scénarios et options 53
6. Leviers associés au développement de l’archivage électronique 72
7. Conclusions et prochaines étapes 86
3
Annexes
• A1 : Liste des participants à l’étude 90
• A2 : Sources de références associées à l’étude 96
• A3 : Illustrations associées aux différents scénarios étudiés 98
• A4 : Grille détaillée de répartition des rôles et responsabilités associées aux différents scénarios (version de travail) 127
• A5 : Données de référence disponibles sur les collectivités françaises 131
• A6 : Vue d’ensemble des enjeux associés à l’archivage électronique et du contexte associé à la gestion des données publiques en collectivités 140
SOMMAIRE
4
1. Introduction
1.1 Contexte et objectifs de l’étude
1.2 Démarche mise en œuvre
1.3 Les concepts associés à l’archivage électronique dans les collectivités
5
Missions SGMAP
Moderniser l’administration
Créer et diffuser des méthodes innovantes
Améliorer la qualité de
service aux usagers
Développer et diffuser le
numérique
Axes du Programme DcANT 2015-2017
Efficience des relations inter-
administratives
Unification et simplification
de la relation des administrations avec leurs
usagers
Simplification et sécurisation
de l’administration de la
preuve et gestion du
patrimoine immatériel
Développement de
l’écosystème numérique des territoire
1.1. Contexte et
objectifs de l’étude
Recommandation 8 : Concevoir un processus de définition et de validation des profils d'archivage (format pivot d'archivage) et faciliter les transferts d’archives
dans les services d’archivage électronique
Recommandation 9 : Imposer le standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA) aux éditeurs de solutions d'archivage et métier et intégrer ses évolutions comme faisant partie de la maintenance obligatoire et réglementaire
Recommandation 10 : Favoriser le déploiement de solutions d'archivage
électronique dans les territoires qui tiennent compte des besoins d'archivage
électronique actuels et des besoins d'archivage futurs ainsi que la mutualisation des
services d'archivage électronique
Recommandation 7 : Donner la possibilité aux collectivités concernées de tenir un
registre des délibérations sous forme électronique dès lors que les conditions de
conservation et d'archivage électronique sont réunies
Les recommandations inscrites dans le programme DcANT
publié en octobre 2015
6
1.1. Contexte et
objectifs de l’étude
Contribuer à
la pérennisation
des solutions
d’archivage en
production
Réalisation de la
recommandation
n°10 du programme
DCANT
Valoriser les
projets
d’archivage électronique
existants
Identifier les
prérequis
pour la mise en œuvre de
projets d’archivage électronique
Identifier tout ce qui pourrait
favoriser le développeme nt de solutions
d’archivage électronique
Contribuer à la recherche
de financements destinés aux
territoires
Objectif : apporter une
réponse aux collectivités,
sous forme de scénarii pour
faciliter la mise en œuvre
de leurs projets
d’archivage électronique
Lancement officiel de l’étude :
5 janvier 2017
7
1.1. Contexte et
objectifs de l’étude
1.2. Démarche
Les acteurs
COMITE DE
PILOTAGE
3 réunions
GROUPE
PROJET
5 réunions
SGMAP
SIAF
FNCCR
ADF
France Urbaine
Collectivités territoriales
Structures de
mutualisation
Autres entités nationales
Associations
Membres du Comité de
pilotage
Prend les décisions de plus
haut niveau concernant
l’étude, en termes d’arbitrage,
d’orientation des travaux ou
de validation des livrables
Contribue aux travaux, en
apportant des informations et
participant aux travaux de
synthèse, d’analyse et de
prospective
8
Services de l’Etat
Associations de
collectivités
Régions
Départements
Villes EPCI
CDG / Structures de
mutualisation
informatique
Autres acteurs
9
1.2. Démarche
Membres du groupe projet
10
• Eclairer le périmètre de l’étude : acteurs, principaux objets,
Identifier les stratégies et dispositifs actuellement retenus et
processus, perspectives, limites
• mis en œuvre
• Faire le bilan des expériences pour élaborer les scénarii du volet 3
Volet 2 : Analyse du cadre juridique en vigueur
Analyse de l’impact des principaux textes relatifs à l’archivage électronique dans le secteur
public local, en y intégrant notamment
• Les textes relatifs à la mutualisation et à l’externalisation
• Le règlement de l’UE relatif au traitement des données à caractère personnel et à la libre
circulation des données
Définir des scénarii adaptés aux besoins des collectivités pour faciliter l’émergence de projets
d’archivage électronique et leur montée en charge
• Valoriser les projets existants
Contribuer à la pérennisation des • solutions d’archivage en production
• Identifier les prérequis nécessaires à la mise en œuvre des projets
Identifier tout ce qui pourrait favoriser le développement de solutions •
• Contribuer à la recherche de financements destinés aux territoires
Volet 3 : Définition de scenarii de mise en œuvre de SAE dans les territoires
Volet 1 : Benchmark et diagnostic
1.2. Démarche
Phases de l’étude
Présentation du diagnostic et du
benchmark
Présentation du
cadre juridique
Rapport
d’étude
Livrables
11
• Réunion N°1 (5 janvier 2017) : Lancement officiel de l’étude
Réunion N°2 (6 avril 2017) : Synthèse du diagnostic •
• Réunion N°3 (18 septembre 2017) : Validation des travaux et plan d’actions
Réunions du groupe projet
• Réunion N°1 (14 novembre 2016) : cadrage de l’étude et point d’avancement sur les
recommandations du programme DCANT relatives à l’archivage électronique
• Réunion N°2 (3 février 2017) : diagnostic
Réunion N°3 (7 mars 2017) : approfondissement • du diagnostic
Réunion N°4 (18 mai 2017) : cadre juridique et scénarios •
• Réunion N°5 (14 juin 2017) : approfondissement des scénarios et des leviers
Réunions du comité de pilotage
1.2. Démarche
Instances et réunions
12
D’après le code du patrimoine (article L211-1), les archives sont « L’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation,
leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et
par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. »
Les archives publiques sont (article L211-4) : « 1° Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements
publics et des autres personnes morales de droit public. Les actes et documents des assemblées
parlementaires sont régis par l'ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement
des assemblées parlementaires ; 2° Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de
service public par des personnes de droit privé ; 3° Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées
de pacte civil de solidarité. (CDP Article L211-4). »
On distingue en particulier : Les archives courantes : « documents qui sont d’utilisation habituelle pour l’activité des services,
établissements et organismes qui les ont produits ou reçus […] » Les archives intermédiaires : « documents qui : a) ont cessé d’être considérés comme archives
courantes ; b) ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l’objet de tri et
d’élimination […] » Les archives définitives : « documents qui ont subi les tris et éliminations […] et qui sont à conserver sans
limitation de durée. »
Les archives et les archives publiques
1.3. Les concepts associés à
l’archivage électronique
13
Le cycle de vie des archives publiques
1.3. Les concepts associés à
l’archivage électronique
Source : référentiel général de gestion des archives (R2GA)
14
La responsabilité de la conservation des archives
Les archives courantes et intermédiaires sont conservées sous la responsabilité des
collectivités qui les ont produites
Les archives définitives sont conservées sous la responsabilité juridique du service
d’archives qui a vocation à les recevoir conformément aux dispositions du Code du
patrimoine.
Ces responsabilités sont exercées par les collectivités concernées suivant des
modalités d’organisation qui leur appartiennent, conformément au principe de leur
libre administration
Responsabilités et usagers des archives
1.3. Les concepts associés à
l’archivage électronique
15
Les usagers des archives : 2 catégories à considérer
Les services producteurs des archives (les collectivités dans le cas de la présente étude),
susceptibles à tout moment de consulter leurs archives, à des fins juridiques, administratives ou pour toute autre raisons,
des besoins concentrés sur les âges courants et intermédiaires, mais pouvant également concerner les archives définitives.
Les publics des archives : grand public, chercheurs, généalogistes professionnels
à des fins culturelles et historiques,
ou pour leur permettre de justifier de leurs droits vis-à-vis des décisions prises par le passé,
Responsabilités et usagers des archives
1.3. Les concepts associés à
l’archivage électronique
16
A l’échelon territorial, les Départements, par le biais des Archives Départementales,
jouent un rôle central en matière d’archivage à plusieurs niveaux : En tant que service public d‘archives, les archives départementales « collectent,
conservent, évaluent, organisent, décrivent, communiquent, mettent en valeur et
diffusent les archives publiques »* du Département, mais aussi les archives définitives
des services déconcentrés de l’Etat, de certaines collectivités et des autres structures
publiques dont le siège est implanté dans le département
Le Directeur des Archives départementales assure, au nom de l’Etat, le Contrôle
Scientifique et Technique (CST) sur les conditions de conservation et de gestion des
archives publiques sur le territoire
Des principes dont le suivi et l’évolution sont assurés au niveau national par le Service
Interministériel des Archives de France (SIAF)
Compétences et organisation territoriale
1.3. Les concepts associés à
l’archivage électronique
* définition donnée par le Règlement européen sur la protection des données à caractère personnel
17
D’après la norme NF Z42-013, un système d’archivage électronique (SAE) est « un
système consistant à recevoir, conserver, communiquer et restituer des archives et qui
s’appuie sur une plate-forme informatique »
Autres concepts généraux associés au périmètre de l’étude et notamment au cycle de
vie des données et documents numérique :
Gestion électronique des documents (GED, GEIDE, ECM) : « Outil informatique permettant d'organiser et
de gérer des documents ou données électroniques au sein d'un organisme et recouvrant des
fonctionnalités de capture et de contrôle des données et des documents, de gestion des versions et
des métadonnées, de recherche et des modules de contrôle des circuits de validation des
documents. » (R2GA : Référentiel général de gestion des archives)
Records Management : « Champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrôle efficace et
systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des
documents, y compris les méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l'information liées
à la forme des documents. Le RM vise à permettre de produire et conserver des documents
authentiques, fiables et exploitables, et de préserver leur intégrité aussi longtemps que nécessaire. »
(norme ISO 15489-1)
La notion de système d’archivage électronique
1.3. Les concepts associés à
l’archivage électronique
18
Autres concepts et cycle de vie des données et documents numériques
Voir également le glossaire présenté en annexe du livrable associé au diagnostic et au benchmark
1.3. Les concepts associés à
l’archivage électronique
L’Open Data : « Désigne à la fois : - un mouvement de la société civile prônant l'ouverture des
données à des fins d'amélioration de la démocratie par le renforcement de la transparence des
institutions et de la participation des citoyens dans la vie publique, tout en stimulant l'activité
économique ; - et les données ouvertes en elles-mêmes, qui doivent être facilement accessibles et
réutilisables par tous grâce à des conditions juridiques (droit de réutilisation illimitée et gratuite) et
techniques adéquates (usage de formats ouverts, libres et structurés, lisibles par les machines). »
(R2GA)
La mise en ligne de données ouvertes de qualité incite nécessairement les producteurs de ces
données à rationaliser la gestion de celles-ci (point commun entre l’open data et l’archivage
numérique).
Pour autant, les deux concepts ne doivent pas être confondus, car les données archivées sont
beaucoup plus riches que les données mises en open data.
L’exemple le plus parlant est celui des données à caractère personnel, exclues de l’open data
alors qu’elles constituent la richesse des archives. Les traitements appliqués aux données en vue
de leur ouverture et de leur archivage ne sauraient donc être les mêmes.
19
1.3. Les concepts associés à
l’archivage électronique
Les 3 niveaux d’un système d’archivage électronique (SAE)
Pour plus de précisions, se référer
au livrable « Présentation du
cadre juridique »
20
SOMMAIRE
1. Introduction 2
2. Synthèse du diagnostic 20
3. Synthèse du cadre juridique 30
4. Présentation générale du périmètre et des scénarios associés 35
5. Approfondissement des scénarios et options 53
6. Leviers associés au développement de l’archivage électronique 72
7. Conclusions et prochaines étapes 86
Un panel de 28 projets étudiés (entretiens, réunions du groupe projet et autres contributions
spontanées)
21
2. Synthèse du diagnostic
Des projets aux positionnements et états d’avancement très variés, ne représentant
toutefois qu’un échantillon de l’ensemble des projets conduits au niveau national
22
Une vision relativement bien partagée du concept, des enjeux et des spécificités de
l’archivage électronique dans le contexte des collectivités
notamment entre les différents porteurs de projet rencontrés. Des adhérences avec d’autres thématiques liées aux données publiques (informatique et
libertés, open data, cloud …) induisant pour les collectivités de disposer d’une vision
globale sur l’ensemble de ces sujets.
Cas notamment des plus petites collectivités à la recherche d’une solution « globale » et
adaptée à leurs moyens humains et financiers (témoignage de l’AMRF : association des
maires ruraux de France)
Des enjeux associés à la mise en œuvre de l’archivage électronique largement
communs, même si les priorités ne sont pas toujours les mêmes :
Pérenniser sur le long terme la force probante de certaines données, notamment
lorsqu’elles s’inscrivent dans le cadre de processus dématérialisés
Conserver des fonds patrimoniaux numériques en complément ou en remplacement des
fonds jusqu’ici conservés sous forme papier
2. Synthèse du diagnostic
23
Une thématique concernant potentiellement, au niveau des collectivités, une grande
diversité de données :
Données issues des projets de dématérialisation, que ceux-ci aient été imposés par la
réglementation ou non
Données issues des applications métiers
Production bureautique et collaborative, messageries électroniques
Fonds multimédia et photothèques
Et répondant à terme à deux grands types d’usages :
Usages des collectivités (archives courantes et intermédiaires principalement)
Usages des publics des archives (archives définitives notamment, enjeux culturels).
2. Synthèse du diagnostic
24
Des initiatives de plus en plus nombreuses sur tout le territoire, suivant des stratégies très
diverses et souvent menées de manière différenciée à l’échelle d’un même territoire
Des projets étudiés dans le cadre de l’étude pour la plupart « en cours » voire « à
l’étude » et étalés sur plusieurs années, avec plusieurs états d’avancement possibles Etude engagée mais pas encore transformée en projet
Projet engagé mais non encore déployé
Projet déployé mais encore peu de données effectivement archivées
En l’état, parmi les projets étudiés, très peu de projets encore réellement aboutis,
notamment en termes de montée en charge
Une réalité plus nuancée si on se réfère aux chiffres de l’enquête statistique du SIAF
Et par ailleurs un grand nombre de collectivités de différentes tailles ne s’étant pas
encore emparées du sujet (parmi lesquelles les plus petites*)
Principaux critères de différenciation des stratégies mises en œuvre :
Prise en charge des archives définitives et/ou intermédiaires,
Démarche mutualisée entre plusieurs collectivités ou non
Offre de service proposée ou non à d’autres collectivités
Couverture géographique associée
Externalisation ou internalisation du dispositif
Structure porteuse et gouvernance associée, modèles économiques…
2. Synthèse du diagnostic
* Témoignage de l’AMRF (association des maires ruraux de France) et des porteurs des projets territoriaux étudiés
25
Au regard du nombre et de la diversité des collectivités territoriales, et malgré le
nombre de projets d’ores et déjà engagés, de nombreuses collectivités se situent dans des zones sans ou avec
départemental ou régional
peu d’initiatives sur leur territoire intercommunal,
« Zones blanches » : aucune initiative à l’échelle du territoire
« Zones grises » : une ou plusieurs initiatives mais ne couvrant qu’une partie du périmètre
ou ne s’adressant qu’à certaines collectivités
Une question d’égalité entre les territoires à instruire (à considérer dans le cadre des
réflexions menées par le CGET et l’Agence du numérique dans le prolongement de
l’article 69 de la loi République Numérique : cadre national du développement des
usages du numérique)
Et des moyens financiers et surtout humains à l’échelle de chaque projet souvent jugés
insuffisants pour atteindre ces objectifs
Par ailleurs, des difficultés récurrentes pour mobiliser l’attention des décideurs et
engager des démarches ambitieuses
Principal levier pour mobiliser : positionner l’archivage électronique comme une condition
de réussite des projets de dématérialisation (enjeux juridiques et réglementaires)
Et exploiter ce levier pour atteindre également d’autres objectifs (enjeux patrimoniaux
notamment)
2. Synthèse du diagnostic
26
Plusieurs acteurs ont exprimé l’intérêt de considérer la thématique de l’archivage
électronique en s’inscrivant dans le cadre plus général de la gestion de la donnée
publique
Intégrant d’autres composantes telles que l’open data, la protection des données
individuelles et de santé, le big data des données techniques …
Susceptible de constituer un socle commun pour engager des réflexions transversales à
l’échelle de chaque collectivité (ou entre collectivités)
Avec dans tous les cas des incidences fortes en termes à la fois d’infrastructures et d’organisation
Qui se posent non seulement aux collectivités mais également à d’autres acteurs locaux
(hôpitaux, opérateurs publics…)
2. Synthèse du diagnostic
27
Un contexte général se prêtant à un renforcement des démarches mutualisées entre
collectivités et, le cas échéant, avec d’autres structures publiques.
On recense d’ores et déjà différents projets portés directement par des collectivités
s’inscrivant dans une logique de mutualisation plus ou moins importante
D’autres projets mutualisés sont portés par des structures de mutualisation informatique
(SMI). Les SMI rencontrées ont fait état de difficultés associées à la réussite de leurs projets d’archivage électronique du fait de l’état actuel du droit qui ne leur permet pas de gérer
par elles-mêmes les archives définitives des collectivités au-delà de la mise à disposition
d’infrastructures et de solutions logicielles
France Urbaine, l’ADCF et leurs membres souhaitent pour leur part que, sur le sujet de
l’archivage électronique, les scénarios favorisant une mutualisation la plus simple possible
soient mis en avant, En l’état, les 2 associations et leurs membres sont satisfaits de pouvoir envisager la
mutualisation à différents niveaux (territorial, national ou entre pairs répartis sur
différents territoires),
Dans ce cadre, les 2 associations souhaitent que la mise en œuvre d’un dispositif
national soit envisagée, le cas échéant avec le concours de l’Etat, si celui-ci met
en œuvre par ailleurs des dispositifs susceptibles d’être utilisés par les collectivités,
Enfin, les 2 associations et leurs membres souhaitent que les compétences
respectives des différents types de collectivités ne soient pas remises en cause,
suite notamment aux évolutions récentes en la matière (Loi NOTre notamment).
2. Synthèse du diagnostic
28
Autant de points sur lesquels une grande
souhaiterait mieux connaitre la stratégie de l’Etat
partie des collectivités rencontrées
pour pouvoir en tenir compte dans l’orientation de leurs travaux et la définition de leurs
priorités
Plus généralement et malgré les nombreuses actions menées au niveau national, les
porteurs de projets rencontrés expriment un besoin de communication plus importante
de l’Etat vers les collectivités concernant les actions entreprises à son niveau sur le sujet
de l’archivage électronique
Exemples : positionnement de Vitam, principes associés au système Atlas, gestion des
archives électroniques des services de l’Etat, évolution du cadre juridique,
Une situation parfois à l’origine d’incompréhensions ou de mauvaises interprétations
Les deux constats ci-dessus ont pu concourir, parmi les personnes rencontrées, à une certaine temporisation vis-à-vis du lancement des projets
Autres raisons de cette temporisation :
Impacts de la Loi NoTRE sur l’organisation des collectivités
Perception d’un manque de lisibilité du cadre juridique actuel
2. Synthèse du diagnostic
29
Enfin, outre les questions de périmètre et de stratégie, les porteurs de projets rencontrés
ont exprimé des difficultés récurrentes pour porter la mise en œuvre de leurs projets
Au-delà de la mobilisation des moyens financiers nécessaires, les points d’attention
soulevés se concentrent sur :
Le besoin de disposer de ressources humaines suffisantes et de compétences en
archivage électronique appropriées pour conduire une telle démarche de bout en bout
La nécessité de maîtriser le cadre juridique et réglementaire actuel de façon à valoriser
les obligations encourageant les directions métier et les décideurs à mettre en œuvre
une démarche d’archivage électronique
Le souhait des structures de mutualisation informatique (SMI) de permettre juridiquement
à toutes les entités impliquées dans la mutualisation numérique de mutualiser également
l’archivage numérique définitif, sous réserve que celles-ci disposent des moyens et
compétences appropriés
L’exigence fonctionnelle et technique de faire évoluer les sources de données de façon
à disposer de connecteurs permettant de verser aisément les données dans les systèmes
d’archivage
A contrario, les solutions logicielles d’archivage électronique disponibles sont rarement
considérées aujourd’hui comme les principaux freins associés à la conduite des projets
Cependant, leur capacité de montée en charge n’a pas encore été réellement testée.
2. Synthèse du diagnostic
30
SOMMAIRE
1. Introduction 2
2. Synthèse du diagnostic 20
3. Synthèse du cadre juridique 30
4. Présentation générale du périmètre et des scénarios associés 35
5. Approfondissement des scénarios et options 53
6. Leviers associés au développement de l’archivage électronique 72
7. Conclusions et prochaines étapes 86
31
Le volet 2 de l’étude a consisté à explorer et illustrer le cadre juridique de
l’archivage électronique dans les collectivités
Ce cadre juridique repose sur l’état actuel du droit, incluant les évolutions
récentes liées à la promulgation de la Loi LCAP en 2016 puis à la publication de
son décret d’application
Il s’intéresse en particulier aux différentes opportunités existantes à ce jour pour
favoriser l’émergence de projets d’archivage électronique, notamment sous l’angle de l’externalisation et de la mutualisation
Il développe ainsi l’étendue des possibles sur le plan juridique, sans présager à ce
stade de la pertinence effective et des risques induits par ces différentes
possibilités pour les collectivités
Il démontre notamment que les possibilités en termes de mutualisation sont
multiples, laissant ainsi la possibilité aux collectivités d’établir des stratégies
différentes les unes des autres.
3. Synthèse du cadre juridique
32
Ainsi, en matière de mutualisation et d’externalisation, le Code du patrimoine permet,
sous certaines conditions :
à toutes les structures produisant des archives publiques d’en externaliser la conservation chez
un tiers-archiveur agréé par le ministère de la Culture durant l’âge courant et intermédiaire.
à une commune ou un EPCI de déposer ses archives auprès de leur EPCI à fiscalité propre ou
d’une commune membre de l’EPCI
aux collectivités d’un département de déposer leurs archives auprès du service des archives
départementales
A ces dispositions s’ajoutent les possibilités données dans le cadre de la loi LCAP (2016)
Un service public d’archives (SPA) d’une collectivité peut mutualiser la conservation
d’archives numériques avec un autre service public d’archives
Une possibilité qui ne concerne pas les EPCI sans fiscalité propre qui ne sont pas des services
publics d’archives. Ceux-ci peuvent néanmoins recourir à d’autres formes de mutualisations
(voir ci-après : mise à disposition des infrastructures et de la plateforme logicielle)
3. Synthèse du cadre juridique
Communes EPCI à fiscalité propre EPCI sans fiscalité propre
Départements Régions EPL
33
3. Synthèse du cadre juridique
Possibilités offertes à ce jour aux collectivités par le cadre juridique en fonction de
leur statut :
En complément, il convient d’ajouter la possibilité d’externaliser, dans les différents cas présentés ci-dessus, l’hébergement de l’infrastructure matérielle, de l’environnement système et des logiciels spécifiques d’archivage électronique du SAE, qu’il s’agisse d’archives courantes, intermédiaires ou définitives
34
Le cadre juridique actuel permet également à une collectivité, si elle le souhaite, de confier à un
tiers-hébergeur, public ou privé, tout ou partie des activités ayant trait à la mise à disposition des
infrastructures et de la plateforme logicielle
Dans ces 2 cas, le ou les tiers concernés par la mise à disposition des infrastructures et solutions
restent soumis au Contrôle Scientifique et Technique (CST) exercé par l’Etat sur la gestion des
archives publiques
Pour des questions de confidentialité, les tiers concernés ne doivent pas avoir accès aux données
gérées dans le dispositif
Ce point, pour lequel les modalités de mise en œuvre technique reste encore à établir, est
mis en exergue dans le cadre de la révision en cours de la norme NF Z 42-013
La ou les collectivités responsables du dispositif continuent à assurer la gestion des archives et
prennent en charge notamment les tâches métiers associées aux archives conservées
3. Synthèse du cadre juridique
35
SOMMAIRE
1. Introduction 2
2. Synthèse du diagnostic 20
3. Synthèse du cadre juridique 30
4. Présentation générale du périmètre et des scénarios associés 35
5. Approfondissement des scénarios et options 53
6. Leviers associés au développement de l’archivage électronique 72
7. Conclusions et prochaines étapes 86
36
4. Présentation du périmètre et des
scénarios associés
4.1 Principes généraux
4.2 Collectivités concernées et caractéristiques associées
4.3 Présentation des différents scénarios
37
La réflexion autour des scénarios réalisée dans le cadre de cette étude n’a pas vocation à déboucher sur le choix d’un ou plusieurs d’entre eux qu’il s’agirait ensuite de déployer voire d’imposer au niveau national principe de libre administration de chaque collectivité
Cette étude n’a pas non plus vocation à déboucher sur la mise en avant d’un scénario particulier Elle consiste à donner aux collectivités les éléments d’analyse qui leur permettront de choisir le
scénario le plus pertinent, au regard des choix qui s’offrent à elles, de leur contexte et de leurs besoins
En particulier, chaque collectivité peut décider soit de mettre en œuvre son propre système d’archivage électronique, soit de s’engager dans le cadre d’une démarche mutualisée l’étude vise
notamment à évaluer les avantages, les inconvénients et les conditions de réussite de ces 2 approches, au regard notamment des différents scénarios de mutualisation envisageables.
Les différents scénarios de référence présentés ci-après reposent sur l’état actuel du droit (cf. cadre
juridique), à l’exception d’un scénario complémentaire, mis en avant par les structures de mutualisation informatique (SMI), qui induirait une évolution législative préalable et ne peut donc
être mis en œuvre à ce stade.
Enfin, dans l’analyse des scénarios, il convient de tenir compte, autant que possible, des situations de
tous les territoires et de toutes les collectivités, pour s’assurer que chacun ait a minima un scénario
possible à mettre en œuvre, et ce pour l’ensemble du cycle de vie de leurs archives
En synthèse, cette analyse a été réalisée en considérant librement l’étendue des possibles à court,
moyen et long terme, sans présager à ce stade de la stratégie que décideront de mettre en œuvre les
partenaires à la suite de cette étude
4.1. Principes généraux
Plusieurs conditions de réussite associées à la mise en œuvre de ces différentes
stratégies, relevant à la fois de considérations nationales et de choix propres à chaque collectivité :
1. Un dispositif conforme au cadre juridique en vigueur ou intégrant des modifications
juridiques proposées par l’étude, notamment en termes de mutualisation,
2. répondant
collectivité,
aux différents enjeux de l’archivage intermédiaire et définitif de la
3. ne remettant pas en cause la libre administration des collectivités,
4. favorisant la subsidiarité à différentes échelles
5. permettant la couverture à terme de l’ensemble du territoire,
6. rendant aisé les connexions avec les sources de données à archiver (système
d’information, projets de dématérialisation…),
7. s’appuyant sur des compétences et ressources archivistiques et techniques suffisantes
pour accompagner la démarche,
8. induisant un coût compatible avec les moyens financiers de la collectivité,
9. et des moyens techniques compatibles avec ceux existants au sein de la collectivité,
notamment en termes d’infrastructures, et à l’état de l’art (cadre normatif).
10. et conforme à la mise en œuvre de la compétence de conservation et de mise en
valeur des archives, entrant dans le champ des actions des collectivités dans le
domaine de la culture
38
4.1. Principes généraux
Analyse des différents contextes et stratégies
possibles au niveau local
Typologie de collectivités
Scénarios
types d’archivage
électronique
Conditions de réussites
Scénarios envisageables par
typologie de collectivités
Mesures à mettre en œuvre au niveau national ou d’un territoire pour soutenir le développement de
l’archivage électronique
Méthodologie retenue associée à l’instruction des scénarios
39
4.1. Principes généraux
4.2. Collectivités concernées et
caractéristiques associées
Le diagnostic réalisé dans le cadre de l’étude a mis en exergue de fortes disparités dans
les stratégies de mise en œuvre des projets d’archivage électronique
En théorie du moins, une collectivité peut envisager de nombreux scénarios différents,
faisant aujourd’hui, pour la plupart, l’objet de retours d’expérience
En pratique, les choix qui s’offrent à une structure locale sont fonctions de plusieurs
paramètres :
Son statut (département, région, EPCI, ville, syndicat…) et le fait qu’elle dispose ou non d’un service public d’archives, lui donnant notamment plus
ou moins de latitude en matière de mutualisation
Sa capacité à prendre en charge en tout ou partie une démarche
d’archivage électronique, au regard notamment de sa taille et de ses
moyens
L’offre de services disponible sur le territoire où elle se situe
une offre de services pouvant départements, régions, national)
se présenter à différentes échelles (EPCI,
et portée par différents profils d’acteurs (collectivités, autres structures publiques de mutualisation, opérateurs privés), avec le cas échéant plusieurs acteurs associés avec des rôles différents
40
On recense à ce jour :
35 411 communes (Au 1 er janvier 2017, source DGCL)
1 266 EPCI à fiscalité propre (Au 1 er janvier 2017, source DGCL)
101 Conseils départements
14 Conseils régionaux
12 596 autres structures :
7 365 SIVU et 1 078 SIVOM (Au 1 er avril 2017, source DGCL)
1 891 syndicats mixtes fermés et 899 syndicats mixtes ouverts (Au 1 er avril 2017, source DGCL)
14 pôles métropolitains, 95 PETR (Pôles d’équilibre territoriaux et ruraux) et 11 EPT (établissement public territorial) (Au 1 er avril 2017, source DGCL)
1 243 Sociétés d'économie mixte (Sem), Sociétés publiques locales (Spl) et Sociétés d'économie mixte à opération unique (SemOp) (source Fédération des EPL)
Par ailleurs, le rapport d’activité du SIAF 2015 dénombrait 590 services d’archives
constitués :
466 services d’archives municipales et/ou intercommunales Moins de 1,5% des
communes
101 services d’archives départementales 100% des conseils départementaux
23 services d’archives régionales (avant fusion des régions) 100% des conseils
régionaux
Voir en annexe l’analyse du contexte associé aux principaux types de collectivités
recensées ci-dessus
41
Périmètre de l’étude*
* A considérer également : les collectivités à statut particulier au sens de l’article 72 de la constitution
4.2. Collectivités concernées et
caractéristiques associées
Principaux points d’attention associés aux caractéristiques des structures associées
au périmètre de l’étude :
Les scénarios étudiés doivent être compatibles avec les spécificités des différents types
de structures compris dans le périmètre
Pour chacun de ces types, on observe une très grande diversité en matière de taille
des structures et donc de moyens, notamment au niveau des communes et EPCI
La part des communes et EPCI disposant d’un service d’archives constitué reste très
faible
Parmi les structures disposant d’un service d’archives, les effectifs associés à ces
services sont très différents et en partie proportionnels à la taille de la collectivité
Tous les Départements disposent d’effectifs conséquents du fait de leur périmètre d’intervention beaucoup plus large sur cette compétence que pour les autres collectivités
Les régions ne représentent qu’une très faible partie de l’effectif global, avec des services
rarement supérieurs à 10 agents
La situation au niveau des villes et EPCI est très variable. Seules les grandes villes, les
métropoles et quelques agglomérations disposent de services d’archives composés de plus de 5 agents
42
4.2. Collectivités concernées et
caractéristiques associées
4.3. Présentation des différents
scénarios
Scénarios de base
Une collectivité peut tout d’abord envisager, pour répondre à ses propres besoins, de
mettre en œuvre et faire fonctionner, par elle-même, un système d’archivage
électronique intégrant la gestion de ses archives courantes, intermédiaires et/ou
définitives (scénario 1)
A droit constant, en fonction principalement de son statut, elle peut également
s’appuyer en tout ou partie sur des structures tierces. Ainsi :
Les communes et EPCI peuvent déposer leurs archives auprès du service d’archives de
leur EPCI à fiscalité propre ou de l’une des communes membres de l’EPCI (scénario 2)
Les communes, EPCI et EPL peuvent déposer leurs archives auprès du service
d’archives départemental compétent (scénario 3)
Avec la loi LCAP de 2016, toute collectivité dotée d’un service public d’archives (SPA)
peut « mutualiser » la gestion de ses archives avec un ou plusieurs autres services
publics d’archives, que ceux-ci soient situés ou non sur le même territoire (scénario 4)
Enfin, toute collectivité peut confier la conservation de ses archives courantes et
intermédiaires à un « tiers-archiveur », à condition que ce tiers-archiveur soit agréé
pour la conservation externalisée d’archives publiques courantes et intermédiaires . La
collectivité doit dans ce cas retenir un autre scénario pour la conservation de ses
archives définitives (scénario 5)
43
44
Précisions sur les scénarios de base (1/2)
Concernant le scénario 4 :
A ce jour, du fait de l’évolution récente du cadre juridique, peu de Services Publics
d’Archives se sont encore positionnés sur l’éventualité d’une mutualisation de leurs projets
d’archivage électronique avec des collectivités d’autres territoires ou dépassant le cadre
de leurs compétences
On notera également que ce scénario se prête à des formes extrêmement diverses de
partenariats entre plusieurs partenaires se répartissant les rôles
Cette possibilité induit une convention entre les partenaires précisant leurs rôles et
responsabilités et induisant nécessairement une contribution de la part de chacun
d’entre eux.
4.3. Présentation des différents
scénarios
45
Précisions sur les scénarios de base (2/2)
Concernant le scénario 5 (recours à un tiers-archiveur agréé) :
On dénombre à ce jour 14 tiers-archiveurs agréés pour gérer des archives publiques
dont 11 opérateurs publics ou privés susceptibles d’intervenir sur l’ensemble du territoire
national (API, Locarchives, CDC-ARKHINEO, DOCAPOST DPS, Imprimerie nationale,
Navaho SAS , Novarchive et Worldline, BNF, CINES et le GIP E-SIS)
et 3 opérateurs publics axés avant tout sur un territoire (ALPI, GIP Santé Informatique de
Bretagne, SICTIAM).
A considérer également, les structures s’appuyant sur un marché avec un tiers-archiveur
pour proposer un tel service à leurs membres sur leur territoire (Mégalis Bretagne,
Territoires Numériques BFC, …)
Les scénarios 1 à 4 peuvent reposer sur les moyens informatiques fournis par l’entité ou
sur ceux d’un tiers (voir options ci-après)
4.3. Présentation des différents
scénarios
Options possibles aux scénarios de base
Aux différents scénarios précédents et toujours à droit constant, 2 options se
présentent aux collectivités porteuses d’un système d’archivage électronique pour
mettre en œuvre et faire fonctionner celui-ci :
Ainsi, elles peuvent confier l’hébergement des infrastructures et de la solution utilisée à
un tiers, en les externalisant :
Soit auprès d’un opérateur privé, en appliquant dans ce cas le droit de la commande
publique (option Hébergement-E)
Soit auprès d’une autre structure publique, suivant les possibilités offertes en termes de
« mutualisation » définies dans le CGCT (option Hébergement-M)
Ces 2 options supposent a minima :
Que les collectivités porteuses assurent les tâches métiers associées à la gestion des
archives
Que les tiers ainsi impliqués ne puissent pas accéder aux données archivées
doivent s’engager à ne pas accéder aux données) (ou
Dans tous les cas, pour les scénarios de base comme pour ces 2 options, le dispositif mis en œuvre est soumis au Contrôle Scientifique et Technique (CST) assuré par l’Etat sur les archives publiques, induisant un certain nombre de points de validation et de contrôle de
la personne désignée pour mener à bien ce CST
46
4.3. Présentation des différents
scénarios
47
4.3. Présentation des différents
scénarios
Synthèse des scénarios de base et options associées
N° Scénario Entité demandeuse
Entité gérant les archives
courantes
et / ou intermédiaires
Entité gérant les archives
définitives
Option Hébergement-E :
Externalisation de logiciels
et / ou infra. chez un
opérateur privé
Option Hébergement-M :
Mutualisation de logiciels et
/ ou infrastructure entre
entités publiques
1 La collectivité gère en son
sein ses propres archives
Potentiellement toutes les
collectivités
2
Dépôt au sein d’un EPCI ou
de l’une des communes membre de l’EPCI (Code du
patrimoine)
Commune, EPCI
3 Dépôt au département (Code du patrimoine)
Commune, EPCI, région, EPL
4 Mutualisation entre SPA (Code du patrimoine)
Commune, département,
région, EPCI à fiscalité propre
5
Externalisation auprès d'un tiers archivage agréé
(Code du patrimoine)
Commune, département,
région, EPCI, EPL
Tiers archiveur agréé pour la
conservation d’archives publiques
courantes et intermédiaires
La collectivité demandeuse récupère
ses archives définitives (cf. les autres
scénarios)
Scenarii de base Options aux scenarii de base
Le département
Différentes entités se mobilisant pour mettre en œuvre un dispositif
d'archivage électronique mutualisé
La collectivité elle-même
L’EPCI à fiscalité propre ou une commune de l’EPCI La collectivité reste en charge
du métier archivage et de la
responsabilité des données.
Un hébergeur privé fournit
tout ou partie des logiciels et
de l’infrastructure du SAE et
n’a pas accès aux données
La collectivité reste en charge
du métier archivage et de la
responsabilité des données.
Tout ou partie des logiciels et
de l’infrastructure sont
mutualisés avec une
commune, un département, la
région, un EPCI ou un EPL, qui
n’a pas accès aux données
Scénario complémentaire présenté induisant une évolution préalable du cadre législatif
Ce scénario complémentaire a été étudié à la demandes des structures de
mutualisation informatique (SMI) et consisterait, en sus des possibilités déjà offertes en
termes de mutualisation, à permettre juridiquement aux SMI de porter des dispositifs
mutualisés d’archivage électronique, suivant les mêmes modalités que les Services
Publics d’Archives (scénario 4) scénario 4b
La SMI prendrait à sa charge les tâches métiers associées à la gestion des archives
courantes, intermédiaires ET définitives (y compris au niveau de la valorisation des
archives)
Cette option ne peut pas être mise en œuvre à droit constant, et suppose donc
l’évolution préalable du cadre juridique moyennant une mesure législative
La mise en œuvre de ce scénario serait également soumis, comme les autres scénarios,
au contrôle scientifique et technique de l’Etat
48
4.3. Présentation des différents
scénarios
N° Scénario Entité demandeuse
Entité gérant les archives
courantes
et / ou intermédiaires
Entité gérant les archives
définitives
4b
Mutualisation entre SPA
appliqué aux SMI (Evolution juridique préalable
nécessaire)
Commune, département,
région, EPCI à fiscalité propre
Une structure de mutualisation informatique suivant différentes échelles
possibles (local, départemental, régional, national)
Scénario complémentaire présenté induisant une évolution préalable du cadre législatif
Le SIAF et la DGCL précisent que l’évolution juridique requise pour pouvoir mettre en œuvre ce
scénario complémentaire est de niveau législatif et non simplement de l’ordre de l’ajustement
juridique,
- dans un contexte de limitation du nombre de nouvelles mesures législatives invitant les acteurs
publics à raisonner à contexte législatif constant
Il est également souhaitable d’évaluer la mise en œuvre de textes législatifs récemment votés,
avant d’envisager de les modifier. -
La DGCL et le SIAF attirent également l’attention sur le nécessaire respect du cadre légal de la
répartition des compétences entre les collectivités territoriales, les établissements publics de
coopération intercommunale à fiscalité propre et les autres types de groupements. Ainsi, une
telle évolution législative impacterait les compétences
bouleverserait la cohérence d’un ensemble plus vaste.
mêmes des collectivités et
- Or, les structures de mutualisation informatiques ne relèvent pas du même niveau que les
collectivités, elles ont les compétences que les collectivités veulent bien leur confier.
Pour pouvoir assurer la gestion d’archives définitives, il est nécessaire de disposer de compétences
archivistiques avant même de parler de compétences en archivage numérique. -
Enfin, le SIAF rappelle que la loi LCAP et le décret sur la mutualisation de la conservation des
archives numériques permettent déjà de nombreux scénarios, laissant la possibilité aux SMI de
se positionner comme prestataires de services pour l’hébergement à l’âge définitif.
49
4.3. Présentation des différents
scénarios
Synthèse des différents scénarios étudiés et options associées
• Voir en annexe les illustrations associées à ces différents scénarios
50
4.3. Présentation des différents
scénarios
Scénario 1 : collectivité
demandeuse Scénario 2 : Dépôt auprès de
l’EPCI à fiscalité propre
Scénario 3 : Dépôt auprès du
Département
Scénario 4 : Mutualisation entre
Services publics d’archives Scénario 5 : Tiers-archiveur agréé
+ autre scénario pour les archives
définitives Scénario 4b : Structure de
mutualisation informatique*
* Les illustrations associées au scénario 4b sont identiques à celle du scénario 4, la SMI jouant le rôle de Service Public d ’Archives
On notera que les différents scénarios de référence et options ne sont pas nécessairement
exclusifs l’un de l’autre.
• Dans une certaine mesure, il est possible de combiner plusieurs scénarios et options
• Par exemple pour gérer différemment les archives courantes et intermédiaires d’une part
et les archives définitives d’autre part (combinaison rendue nécessaire dans le cas du
recours à un tiers-archiveur : scénario 5)
Ou pour répartir les rôles et responsabilités des différents acteurs associés au dispositif,
moyennant des conventions associées (scénario 4 et options Hébergement E ou M
notamment)
•
51
4.3. Présentation des différents
scénarios
Chacun de ces scénarios induit des rôles et responsabilités différents entre :
La collectivité demandeuse / utilisatrice
La ou les structures portant le dispositif d’archivage et assurant à ce titre notamment les
tâches métiers associées à la gestion des archives (quand ce n’est pas la collectivité
utilisatrice elle-même)
Le cas échéant, les autres opérateurs publics ou privés intervenant auprès du ou des
porteurs du dispositif pour assurer l’hébergement des infrastructures et de la solution
(options)
Plusieurs tableaux présentés en annexe fournissent, à titre indicatif, la nature des
tâches prises en charge par ces différentes catégories d’acteurs La liste des tâches décrites dans ces tableaux est basée sur le retour d’expérience du
SICTIAM dans le cadre des échanges réalisés avec le SIAF autour de son projet
d’archivage électronique
Ce tableau n’a pas à ce stade de caractère normatif et la répartition des rôles
indiquée pour chaque scénario doit faire l’objet d’un travail d’approfondissement et
de validation dans le prolongement de la présente étude
52
4.3. Présentation des différents
scénarios
53
SOMMAIRE
1. Introduction 2
2. Synthèse du diagnostic 20
3. Synthèse du cadre juridique 30
4. Présentation générale du périmètre et des scénarios associés 35
5. Approfondissement des scénarios et options 53
6. Leviers associés au développement de l’archivage électronique 72
7. Conclusions et prochaines étapes 86
54
5. Approfondissement des scénarios
et options
5.1 Introduction
5.2 Scénarios de référence à droit constant
5.3 Options à droit constant
5.4 Scénario complémentaire induisant une évolution préalable du cadre législatif
Chacun des scénarios présentés ci-avant a été étudié de façon à mettre en exergue :
Les prérequis pour la collectivité souhaitant retenir le scénario pour répondre à ses
besoins (collectivité demandeuse / utilisatrice)
Les conditions de réussite associées au niveau de cette même collectivité utilisatrice,
notamment du point de vue :
des ressources humaines nécessaires,
des moyens techniques à mobiliser,
des moyens financiers à prévoir,
de sa volonté stratégique,
et enfin de sa maturité vis-à-vis du numérique et des archives.
Les conditions de réussite au niveau du ou des porteurs du dispositif utilisé
Cette analyse a été menée en concertation avec le groupe projet a ainsi permis de
mettre en exergue les forces et faiblesses de chacun d’entre eux
Sur le plan des moyens humains et financiers à mobiliser, elle s’appuie sur les retours
d’expérience des porteurs de projet composant le groupe projet, au regard des moyens
qu’ils ont pu mobiliser et/ou de ceux qui seraient nécessaires pour mener à bien leur
démarche
Ces données sont néanmoins à relativiser en fonction de la taille de la collectivité
concernée, et doivent donc faire l’objet
approfondissement au niveau de chaque projet.
d’une personnalisation et d’un
55
5.1. Introduction
Les résultats de cette analyse sont présentés ci-après en distinguant successivement :
Le scénario 1 axé sur la mise en œuvre, par la collectivité utilisatrice, de son propre
dispositif en réponse à ses besoins
Les scénarios 2, 3 et 4 axés sur la mutualisation entre structures publiques
D’abord par comparaison avec le scénario 1
Puis en comparant ces 3 scénarios entre eux
Le scénario 5 axé sur le tiers-archivage des archives courantes et intermédiaires et le
recours à un autre scénario pour les archives définitives
Les options associées aux scénarios 1, 2, 3 et 4
Enfin, le scénario 4b, axé sur l’extension du périmètre d’intervention possible des
structures de mutualisation informatique (SMI) moyennant une évolution préalable du
cadre législatif
56
5.1. Introduction
57
5.2. Scénarios de référence à droit
constant
Scénario 1 : La collectivité gère en son sein ses propres archives
Prérequis • Disposer au moins d’1 archiviste présent dans la collectivité prenant en charge les dépôts d’archives, leur gestion et leur valorisation, et accompagnant les services de la collectivité dans la mise en œuvre des versements et l'utilisation du SAE,
Conditions de
réussite / collectivité
demandeuse
RH archivage électronique
• 0,5 à 1 ETP minimum dédié à la gestion des archives électroniques durant la phase de mise en œuvre, puis 0,25 à 0,5 ETP minimum par la suite pour gérer le dispositif*
RH pour les SI • Des ressources SI internes suffisantes pour mettre en œuvre la solution, puis la maintenir et l'exploiter et mettre en œuvre puis maintenir les connecteurs
• De l’ordre de 0,25 à 0,5 ETP de la part d’un chef de projet informatique durant la phase de mise en œuvre*
RH Métier • Des référents métiers identifiés dans les directions pour contribuer ponctuellement à la définition et la mise en œuvre de règles d'archivage
Moyens techniques
• Des infrastructures techniques sécurisées, conformes à l'état de l'art en matière d'archivage électronique (a priori au même niveau que celles imposées en cas d’externalisation)
Moyens financiers • Entre 50 et 250 K€ sur 5 ans pour acquérir, mettre en œuvre et maintenir la solution. Puis des coûts de maintenance et de réversibilité*
Volonté stratégique
• Volonté affirmée et pérenne dans le temps vis-à-vis des enjeux et de la démarche de la part de la Direction Générale, de la Direction des Archives, de la Direction des systèmes d'information, voire des élus
Maturité vis-à-vis du numérique et des archives
• Expérience affirmée des projets de dématérialisation
• Vision urbanisée du système d'information • Gouvernance des projets systèmes d'information opérationnelle • Veille et retours d'expérience associés à la mise en œuvre de l'archivage électronique
Conditions de réussite au niveau des
porteurs du dispositif
• Dans ce scénario, le porteur du dispositif est la collectivité demandeuse (conditions de réussite identiques)
* Fonction de la taille et des besoins de la collectivité
58
Scénarios 2, 3 et 4 : La collectivité dépose ou mutualise ses archives avec un tiers (EPCI, Département,
service public d’archives)
Prérequis • Le (ou les) tiers s'engage(nt) à mettre à disposition un service d'archivage électronique,
• Dispose(nt) des moyens et compétences suffisants pour prendre en charge les dépôts et accompagner les collectivités dans la mise en œuvre des versements et l'utilisation du SAE,
• Assure(nt) pour le compte de ces valorisation de ces archives
collectivités les autres tâches associées à la gestion et la
Conditions de
réussite / collectivité
demandeuse
RH archivage électronique
• 1 référent identifié pour traiter les questions d'archivage électronique, y consacrant a minima une faible partie de son temps, notamment durant les phases de mise en œuvre
RH pour les SI • Des ressources SI suffisantes pour mettre en œuvre puis maintenir les connecteurs
RH Métier • Des référents métiers identifiés dans les directions pour contribuer ponctuellement à la définition et la mise en œuvre de règles d'archivage
Moyens techniques
• Un dispositif d'échanges de données sécurisé entre le SI de la collectivité et le tiers
• Des solutions métiers à archiver autant que possible homogènes entre les utilisatrices pour favoriser la généralisation des processus d’archivage
différentes collectivités
Moyens financiers • Entre 0 et 100 K€ sur 5 ans pour contribuer aux moyens mis en œuvre par l’ensemble des partenaires*, davantage si la collectivité s’investit directement dans sa mise en œuvre
Volonté stratégique
• Validation générale des enjeux et de la démarche par la direction générale.
• Intérêt pour la mutualisation • Confiance vis-à-vis de la pérennité, des compétences archivistiques et des moyens informatiques
mis à disposition par le tiers
Maturité vis-à-vis du numérique et des archives
• Système d'information maîtrisé • Projets de dématérialisation engagés • Sensibilité vis-à-vis des enjeux et contraintes associées aux projets mutualisés et numériques
* Fonction de la taille de la collectivité et du modèle économique défini entre les partenaires
5.2. Scénarios de référence à droit
constant
59
Scénarios 2, 3 et 4 : La collectivité dépose ou mutualise ses archives avec un tiers (EPCI, Département,
service public d’archives)
Conditions de réussite au niveau des
porteurs du dispositif
1. Ressources humaines supplémentaires pour accompagner les collectivités utilisatrices du dispositif, définir et mettre en œuvre les connecteurs associés, gérer et valoriser les archives collectées
2. Moyens techniques appropriés pour permettre aux collectivités utilisatrices d'accéder au dispositif et de l'utiliser en toute sécurité (a priori au même niveau que celles imposées en cas d’externalisation)
3. Volonté de développer une offre de service à destination des collectivités du territoire 4. Expérience affirmée des projets numériques mutualisés
5.2. Scénarios de référence à droit
constant
60
Scénario 5 : Un tiers archiveur agréé gère les archives courantes et intermédiaires de la collectivité. La collectivité demandeuse récupère ses archives définitives et les gère en ayant recours à l’un des autres
scénarios
Prérequis • Une convention ou un marché est conclu entre la collectivité et un tiers-archiveur • Le Tiers-archiveur dispose des moyens et compétences pour prendre en charge les dépôts
accompagner les collectivités dans la mise en œuvre des versements et l'utilisation du SAE et
• La collectivité dispose par scénarios)
ailleurs d'une solution pour gérer ses archives définitives (cf autres
Conditions de
réussite / collectivité
demandeuse
RH archivage électronique
• 1 référent identifié pour traiter les questions d'archivage électronique
RH pour les SI • Des ressources SI suffisantes pour mettre en œuvre puis maintenir les connecteurs
RH Métier • Des référents métiers identifiés dans les directions pour contribuer ponctuellement à la définition et la mise en œuvre de règles d'archivage
Moyens techniques
• Un dispositif d'échanges de données sécurisé entre le SI de la collectivité et le tiers-archiveur
• Des solutions archiveur
métiers à archiver homogènes entre les différentes collectivités associées au tiers-
Moyens financiers • Entre 15 et 50 K€ sur 5 ans pour mettre en œuvre la prestation de tiers-archivage puis payer une redevance au tiers-archiveur pour les archives prises en charge*
Volonté stratégique
• Validation générale des enjeux et de la démarche par la direction générale. • Intérêt pour l’externalisation • Confiance vis-à-vis de la pérennité, des compétences archivistiques et des moyens informatiques
mis à disposition par le tiers-archiveur
Maturité vis-à-vis du numérique et des archives
• Système d'information maîtrisé
• Projets de dématérialisation engagés • Sensibilité vis-à-vis des enjeux et contraintes associées aux projets mutualisés et numériques
5.2. Scénarios de référence à droit
constant
* Fonction de la taille de la collectivité et du modèle économique du tiers-archiveur
61
Scénario 5 : Un tiers archiveur agréé gère les archives courantes et intermédiaires de la collectivité. La collectivité demandeuse récupère ses archives définitives et les gère en ayant recours à l’un des autres
scénarios
Conditions de réussite au niveau des
porteurs du dispositif
• Dans ce scénario, le porteur du dispositif est la collectivité demandeuse pour les archives courantes et intermédiaires (conditions de réussite identiques excepté au niveau des ressources humaines et moyens techniques mis à disposition par le tiers-archiveur)
• Pour l'archivage définitif, cf. conditions de réussite du scénario retenu
5.2. Scénarios de référence à droit
constant
62
Scénario Forces Faiblesses
Scénario 1 : La collectivité gère en son sein ses propres archives
1. 2.
Indépendance dans les choix liés au SAE Relation directe avec les éditeurs de solutions à archiver
1. Coûts et charges de mise en œuvre et de maintenance du SAE et des connecteurs (notamment dans le cas des plus petites collectivités)
2. Niveau de compétences et pérennité des ressources
3. Capacité à influencer les feuilles de route des éditeurs des solutions dont les données sont à archiver et de l'éditeur du SAE
4. Niveau de conformité, pérennité et évolutivité du SAE (logiciel et infrastructures)
Scénarios 2, 3 et 4 : La collectivité
dépose ou mutualise le SAE avec un tiers (EPCI, Département,
service public d’archives)
1. Mutualisation des coûts et charges à l'échelle des entités concernées
2. Compétences et moyens techniques mobilisables potentiellement plus importants
1. Gouvernance du dispositif plus complexe que pour le scénario 1
2. Adéquation avec les spécificités des différentes collectivités (notamment connecteurs)
3. Capacité d'accompagnement des partenaires et autres collectivités souhaitant utiliser le dispositif sans avoir participé à sa conception
Scénario 5 : Un tiers archiveur agréé gère les archives courantes et intermédiaires de la collectivité La collectivité demandeuse récupère ses archives définitives et les gère en ayant recours à l’un des autres scénarios
1. Mutualisation des coûts et charges (plus un tiers-archiveur a de clients, plus il peut mutualiser ses moyens et ressources et donc proposer des prix plus compétitifs)
2. Compétences et moyens techniques mobilisables importants
potentiellement plus
1. Réversibilité du dispositif (notamment défaillance du tiers-archiveur)
en cas de
2. Adéquation avec les spécificités des différentes collectivités (notamment connecteurs)
3. Nécessité d’avoir recours à un autre scénario pour les archives définitives
5.2. Scénarios de référence à droit
constant
63
Points d’attention associés à l’analyse de ces scénarios (1/4) :
Quel que soit le scénario, les collectivités ont la possibilité de s'inscrire dans une logique
de groupement de commande / communautés libres de nature à faciliter les conditions
d'acquisition des outils et limitant leurs coûts
De même, elles peuvent dans tous les cas, décider de travailler ensemble autour de la
définition des profils d’archivage et des connecteurs, limitant ainsi la charge de travail
requise au niveau de chaque projet
Il n’est pas évident de comparer les scénarios du point de vue de leur capacité à
prendre en charge les actions de communication / valorisation des archives, de gestion
de la relation avec les services producteurs et de développement de la culture métier
des archives au sein des collectivités
Que le SAE soit interne, mutualisé ou externalisé, la charge de travail à prévoir au niveau du services d’archives reste similaire à ce niveau
Le scénario 1 suppose que les services d’archives des collectivités aient la capacité à porter en parallèle la mise en œuvre du SAE et la gestion de la relation avec les producteurs et usagers, quand pour les autres scénarios l’action des services d’archives se concentre sur la relation avec les producteurs et usagers
5.2. Scénarios de référence à droit
constant
64
Points d’attention associés à l’analyse de ces scénarios (2/4) :
De même, l’impact des scénarios sur la capacité réelle des collectivités à influencer sur
les feuilles de route des éditeurs d’applications métiers pour les encourager à mettre en
œuvre des processus d’archivage au niveau de leurs solutions n’est pas évident.
Dans le cas du scénario 1, la collectivité peut jouer sur une relation directe entre elle, les éditeurs d’applications et le dispositif d’archivage
Dans le cas des autres scénarios, l’échelle des projets peut favoriser une relation privilégiée par les éditeurs concernés, notamment si les collectivités utilisatrices s’appuient déjà en tout ou partie sur les mêmes solutions
5.2. Scénarios de référence à droit
constant
65
Points d’attention associés à l’analyse de ces scénarios (3/4) :
Concernant les scénarios 2, 3 et 4, les forces et faiblesses respectives de ces différentes
scénarios sont principalement les suivantes :
Scénario 2 (EPCI) :
La relation entre les communes et EPCI est généralement particulièrement développée, ce qui encourage les coopérations, notamment dans le domaine des systèmes d’information (force).
Par contre, les EPCI n’ont pas toutes la taille critique pour disposer d’effectifs suffisants pour porter un tel projet, notamment au niveau des communautés de communes (faiblesse)
Scénario 3 (Départements) :
la compétence Archives fait partie des compétences obligatoires des départements (force).
Leurs relations avec ces mêmes collectivités sont néanmoins souvent moins développées qu’à l’échelle des EPCI, notamment en matière de systèmes d’information (faiblesse)
Scénario 4 (service public d’archives) :
Dans le cas de ce scénario, les forces et faiblesses dépendent des caractéristiques et du positionnement de la ou des structures porteuses du dispositif.
Si celle(s)-ci se trouve(nt) distante(s) des collectivités utilisatrices, la relation risque de s’avérer plus complexe qu’à l’échelle d’un seul et même territoire. Il conviendra également de tenir compte du contrôle scientifique et technique exercés par différents services d’archives départementales associés au territoire
5.2. Scénarios de référence à droit
constant
66
Points d’attention associés à l’analyse de ces scénarios (4/4) :
On notera que les scénarios 2, 3 et 4, axés sur la mutualisation, induisent comme
prérequis que les collectivités concernées pour porter les dispositifs d’archivage
électronique s’emparent du sujet et mettent en œuvre une offre de service appropriée
aux besoins des collectivités demandeuses / utilisatrices
Or, dans le cas des scénarios 2 et 3, rien n’oblige aujourd’hui les EPCI et les Départements à mettre en œuvre une telle offre de services, même si les Départements ont vocation à anticiper les obligations qui les lient aux collectivités de leurs territoires vis-à-vis des versements que celles-ci pourraient leur imposer à terme pour les archives définitives
De même, concernant le scénario 4, de nombreux services publics d’archives potentiellement concernés ne disposent pas aujourd’hui des compétences qui les inviteraient naturellement à fournir un tel service à l’échelle d’un territoire donné ou à l’échelle nationale*
Enfin, ces scénarios posent également la question des modèles économiques sous-jacents, indispensables à la pérennité des dispositifs sur le moyen / long terme
Ces scénarios 2, 3 et 4 ne peuvent pas, de fait, être mis en œuvre dès à présent sur
l’ensemble du territoire
et supposent que des actions soient préalablement entreprises par des porteurs de
projet actuels
conséquence
ou nouveaux souhaitant développer une offre de services en
5.2. Scénarios de référence à droit
constant
67
Précisions apportées par le SIAF concernant l’analyse des scénarios de référence : Dans le cas du scénario 1, le coût de mise en œuvre des SAE ne constitue pas
nécessairement une faiblesse, le coût de ce type de projets devant être comparé à
d’autres projets SI menés par les collectivités
Concernant le scénario 5,
le recours à un tiers-archiveur ne constitue pas réellement une forme de mutualisation des coûts et charges mais le recours à une prestation de services dont le prix est établi par un tiers en fonction de différents facteurs de rentabilité. En pratique, ce type de prestations est relativement onéreux.
Les conditions de réversibilité associées à ce scénario ne constituent pas nécessairement une faiblesse, les tiers-archiveurs peuvent avoir une expérience et des moyens pour mettre en œuvre celle-ci
De même, les tiers-archiveurs ont généralement une grande capacité à connecter leur SAE avec d’autres applications métier, moyennant cependant des coûts supplémentaires associés
Concernant les scénarios mutualisés (2, 3 et 4) et externalisés (scénario 5), l’expérience
peut aussi montrer que les coûts induits à 5 ans peuvent s’avérer en pratique
sensiblement également conséquents.
5.2. Scénarios de référence à droit
constant
68
5.3. Options à droit constant
Scénario Forces Faiblesses
Option Hébergement-E : Externalisation de logiciels et / ou infra. chez un opérateur privé
1. Optimisation des moyens techniques, financiers et RH SI
2. Mise en conformité du dispositif
1. Risque de défaillance du fournisseur 2. Durée des marchés publics et réversibilité en
fin de marché (dont reprise des données) 3. Risque de changement de stratégie du tiers
Option Hébergement-M : Mutualisation de logiciels et / ou infrastructure entre entités publiques
1. Optimisation des moyens techniques, financiers et RH SI
2. Mise en conformité du dispositif 3. Maîtrise de la pérennité de l'offre
1. Risque de changement de stratégie des partenaires
2. Risque de transfert / évolution des compétences des partenaires
Le tableau ci-dessous précise les forces et faiblesses associées aux 2 options étudiées
vis-à-vis des scénarios de référence
69
5.3. Options à droit constant
Comparaison entre les 2 options proposées :
Du point de vue des porteurs de projet associés à l’étude, l’option Hébergement-M
(mutualisation entre entités publiques) présente des gages de pérennité plus grands
que l’option Hébergement-E
En effet, la répartition des compétences publiques évolue mais, en règle générale, les compétences portées par ces structures disparaissent rarement et sont transférées d'une structure à l'autre.
De même, la relation n'est pas contrainte par les règles en vigueur vis-à-vis de la durée des marchés publics et offre plus de souplesse et de garanties en termes de réversibilité
Cependant, elle induit également une complexité à piloter au niveau de la
gouvernance à mettre en place entre les acteurs
Et suppose qu’un modèle économique viable puisse être défini au niveau des entités
porteuses du dispositif
Du point de vue du SIAF,
la mutualisation de l’hébergement entre entités publiques (option Hébergement M) peut aussi être fragile en fonction des intérêts locaux et changements stratégiques. Par le passé, plusieurs
collectivités se sont ainsi parfois d’investissements conséquents.
désengagées de projets ayant déjà fait l’objet
Les garanties en termes de réversibilité sont similaires dans les 2 cas, voire supérieures dans le cas d’un service externalisé
70
5.3. Options à droit constant
Autres points d’attention :
La non possibilité pour le tiers ou le partenaire d'accéder aux données peut s’avérer
difficile à mettre en œuvre sur le plan technique et il conviendrait d’établir précisément
les modalités de mise en œuvre associées au respect de cette contrainte.
En cas d’externalisation, il conviendrait d’approfondir les possibilités offertes par le droit
de la commande publique concernant la durée des marchés. Le sujet de l’archivage
électronique pourrait en effet justifier des durées longues. Il conviendrait également
dans ce cas de prévoir des clauses d’ajustement des prix durant la durée du marché.
En cas de changement d’hébergeur, les techniques de virtualisation actuelles facilitent
la portabilité des applications mais les conditions de la réversibilité doivent être
clairement explicitées dans les cahiers des charges, notamment au regard des volumes
potentiellement très importants à considérer.
Dans tous les cas, ces options mériteraient d’être davantage approfondies d’une part
avec des juristes spécialistes des marchés publics, et d’autre part avec des spécialistes
de l’hébergement, pour bien prendre la mesure des contraintes réelles.
71
5.4. Scénario complémentaire /
évolution du cadre législatif
Le scénario consistant à prévoir une évolution législative pour permettre aux structures
de mutualisation informatique (SMI) de s’inscrire dans le cadre du scénario 4 et ainsi
de gérer des archives définitives présente les forces et faiblesses suivantes comparé à
ce même scénario de référence :
Sa mise en œuvre reposerait néanmoins sur deux prérequis importants :
Le cadre juridique doit préalablement évoluer (moyennant une évolution législative)
suivant des modalités de mise en œuvre non définies à ce jour
Les SMI doivent voir évoluer leurs compétences, celles-ci n’ayant pas, contrairement
aux collectivités, la compétence de conservation et de mise en valeur des archives,
entrant dans le champ des actions des collectivités dans le domaine de la culture
Cette évolution touchant aux compétences obligatoires des collectivités ne peut être
mise en œuvre en l’état : cf. diapositive 48 et précisions apportées par le SIAF concernant ce scénario (diapositive 49)
Scénario Forces Faiblesses
Scénario 4b : Mutualisation entre SPA appliqué aux SMI (Evolution juridique préalable nécessaire)
1. Mutualisation des conditions de mise en œuvre des connecteurs avec les outils proposés par ailleurs par le SMI à ses adhérents
2. Modèle économique intégré dans un ensemble plus global comprenant l'offre de service existante et futur de la SMI
1. Compétences à mobiliser pour gérer les tâches métier propres à la gestion et la valorisation des archives collectées
72
SOMMAIRE
1. Introduction 2
2. Synthèse du diagnostic 20
3. Synthèse du cadre juridique 30
4. Présentation générale du périmètre et des scénarios associés 35
5. Approfondissement des scénarios et options 53
6. Leviers associés au développement de l’archivage électronique 72
7. Conclusions et prochaines étapes 86
73
6. Leviers associés au développement
de l’archivage électronique
6.1 Introduction
6.2 Leviers nationaux communs aux différentes stratégies possibles
6.3 Autres pistes d’évolution à plus long terme
6.4 Synthèse des leviers et options
6.5 Bonnes pratiques à promouvoir au niveau de chaque projet
6.1 Introduction
Au regard d’une part des retours d’expérience mis en exergue au niveau des projets étudiés
dans le cadre du volet « diagnostic », et d’autre part des conditions de réussite associées aux
différents scénarios, ce chapitre présente un ensemble de recommandations pour :
Encourager les collectivités à initialiser des démarches en matière d’archivage électronique
S’assurer que les projets sous-jacents disposent des meilleures conditions de réussite possibles
Parmi ces recommandations, on distinguera :
Celles ayant vocation à être mises en œuvre au niveau national (leviers nationaux)
Celles constituant des bonnes pratiques à recommander au niveau des porteurs de projets locaux
Les leviers nationaux peuvent être regroupés en 2 catégories :
Des leviers communs pouvant être mis en œuvre quelle que soit la stratégie retenue par les partenaires associés à la présente étude
Des pistes de réflexion à envisager à plus long terme fonction de la stratégie retenue et induisant une
évolution préalable, soit du cadre législatif, soit de l’organisation générale actuellement mise en
œuvre pour porter la gestion des archives publiques
Dans le prolongement de cette étude, il appartiendra aux instances de pilotage associées :
de valider l’intérêt et de prioriser ces différents leviers, en fonction de la stratégie retenue par les
partenaires, pour développer l’archivage électronique dans les collectivités
d’établir un plan d’actions associé à leur mise en œuvre en précisant notamment les rôles des différents acteurs et le calendrier associé
74
6.2 Leviers nationaux communs
Les différents leviers présentés ci-après sont de nature à favoriser le développement de l’archivage
électronique dans les collectivités, et ce quelle que soit la stratégie qui sera finalement retenue par les
partenaires au terme de cette étude :
Levier N°1 : Rendre plus lisible la stratégie de l’Etat* :
Préciser l’offre de services de l’Etat aux collectivités en matière d’archivage électronique, en lien notamment avec son positionnement en tant que « Etat plate-forme », le dispositif Atlas mis en œuvre par la DGFIP et le développement de la solution Vitam
Préciser les conditions de prise en charge de l’archivage électronique des données produites par les services de l’Etat et les autres administrations,
Contribuer à l’identification des « archives numériques essentielles » des collectivités telles que définies dans le rapport de Mme Christine Nougaret : « Une stratégie nationale pour la collecte et l’accès aux archives publiques à l'ère numérique »
75
* Sur ces différent points, le SIAF produit et diffuse déjà de nombreuses communications associées à la stratégie de l’Etat e t procède régulièrement à des présentations de Vitam. Il contribue également en permanence, en tant que responsable de la politique archivistique en France, à identifier les données essentielles, au travers notamment de ses différentes circulaires.
6.2 Leviers nationaux communs
Levier N°2 : Enrichir et partager des référentiels nationaux précisant notamment :
La présentation du cadre juridique actuel associé à la mutualisation de l’archivage électronique (dans le
prolongement du livrable « présentation du cadre juridique » produit dans le cadre de la présente étude)
Les obligations et risques juridiques des collectivités en matière d’archivage dans le cadre de leurs projets
de dématérialisation (et s’appuyant sur les textes en vigueur, dont le CGCT) (1)
Les recommandations et prérequis techniques et organisationnels (2)
Répartition des rôles et responsabilités entre les acteurs suivant les scénarios développés dans le cadre de la présente étude (approfondissement des tableaux de répartition des tâches initiés durant cette étude et notamment de la définition des tâches proposées)
Logiciels et infrastructures : clauses types associées aux marchés (CCTP et CCAP), conditions d’hébergement et d’exploitation des SAE en cas d’internalisation et d’externalisation, encadrement de l’accès aux données dans les tâches de maintenance logicielle
Stratégies de mise en œuvre des versements (connecteurs génériques, bus applicatifs, GED, recours au SEDA …)
Le positionnement et l’avancement des différents projets déjà engagés à l’échelon territorial (3)
Les retours d’expérience associées aux modèles économiques et conventions d’ores et déjà établies par certaines collectivités dans le cadre de leurs projets, des conseils et préconisations tirant parti de ces expériences (« check-list ») (4).
76
(1) (2)
Le SIAF précise que le Code du patrimoine est en l’état très clair sur les obligations des collectivités en matière d’archivage Le SIAF publie régulièrement des documents et notes d’information sur le sujet et assure déjà un nombre important de formatio ns. On notera également que l’AAF a engagé, dans le cadre de sa commission archivage électronique, un chantier associé à la définition d'une clause standard favo risant l'export de données depuis des
applications métiers a d’ores et déjà été engagé.
(3) En complément des informations publiées chaque par le SIAF dans son rapport annuel
(4) Des informations sont d’ores et déjà disponibles dans les comptes-rendus des journées « porteurs de projet AD-Essor » et sur le carnet de recherche du SIAF
Levier N°3 : Valoriser les dispositifs de certification des SAE existants
Une certification fondée sur un référentiel basé sur la norme NF Z 42-013 et son équivalent international ISO 14641-1 existe déjà (depuis 2012). Les SAE certifiés conformes au référentiel se voient attribuer la marque NF 461 délivrée par AFNOR Certification, organisme de certification indépendant et accrédité par le COFRAC. On notera également que 2 procédures de certification ont d’ores et déjà été engagées par des collectivités
Le recours plus fréquent à cette certification faciliterait les tâches associées au Contrôle Scientifique et
Technique de l’Etat sur les archives publiques, que ce soit en internalisation ou en externalisation
Levier N°4 : Porter un certain nombre de travaux génériques au niveau national en réponse aux
besoins des collectivités et dans un principe de subsidiarité
Définition de règles d’archivage électronique « par métier », qui puissent ensuite être traduites en profils d’archivage au niveau des applications concernées
Développement de connecteurs, gestion de la relation avec les éditeurs d’applications métier pour les collectivités pour les encourager à développer les fonctions d’archivage attendues, … (1)
77
6.2 Leviers nationaux communs
(1) Du point de vue du SIAF, la gestion de la relation avec les éditeurs d’applications ne peut relever que des utilisateurs, au regard notamment du nombre d’éditeurs concernés et de l’absence de relation économiques avec eux au niveau national.
Levier N°5 : Renforcer l’animation d’un réseau national d’experts et de compétences en
archivage électronique (1)
Intervenant en appui des porteurs de projet locaux,
piloté par des référents nationaux et locaux clairement identifiés (communauté),
contribuant éventuellement aux tâches liées au Contrôle Scientifique et Technique des projets d’archivage
électronique
Levier N°6 : Enrichir les outils méthodologiques génériques tirant parti de l’expérience acquise (2)
Pour aider à convaincre les décideurs de l’importance de l’archivage électronique (le cas échéant en renforçant la formation initiale et continue des décideurs sur ce sujet),
pour aider les collectivités à choisir les scénarios les mieux appropriés à leur contexte,
pour faciliter la mise en œuvre des projets et leur coordination avec d’autres démarches (Dématérialisation, Records Management…)
78
6.2 Leviers nationaux communs
(1) Le SIAF intervient déjà en appui des porteurs de projets locaux pour répondre à leurs questions, relire les cahier des charges, faire des formations, organiser des journées sur l’archivage numérique (Tour de France numérique, Sherpa tour…). Localement, le CST est exercé par le Directeur des Archives départementales compétent et ne peut être délégué
(2) On notera que de nombreux outils existent déjà. On citera par exemple Astaré, la Bibliothèque de documents de référence à paraître très
prochainement sur le site du SIAF, les ressources disponibles dans l’espace collaboratif Sémaphore, etc.
Levier N°7 : Encourager l’évolution des textes juridiques pour permettre la dématérialisation de
bout en bout,
Le cas échéant via des phases préalables d’expérimentation,
et en préconisant des solutions pour l’archivage associées à la prise en compte des obligations en matière de dématérialisation.
Inviter voire obliger ainsi les éditeurs d’applications métier concernés à proposer des fonctions d’’archivage (ou du moins d’export) de leurs données respectant le cadre réglementaire
Levier N°8 : Encourager les services de l’Etat et les collectivités associés à un même territoire à
mener une concertation pour établir une stratégie commune en matière de mutualisation sur
l’archivage électronique
Des réflexions locales qui pourraient également être étendues aux autres questions liées à la gouvernance
des données (archivage, open data, informatique et libertés, big data territorial …),
à mener à des échelons (Départements, régions…) et suivant des gouvernances à définir en fonction des contextes locaux.
Ces réflexions pourraient par exemple s’inscrire dans le cadre de la mise en œuvre récente des commissions régionales de stratégie numérique.
Une approche également encouragée par le rôle joué par le CGET et par l’article 69 de la loi République Numérique (cadre national du développement des usages du numérique)
Il pourrait également être envisagé d’adresser des directives aux préfets pour qu’ils engagent une réflexion spécifique sur le sujet de l’archivage électronique
79
6.2 Leviers nationaux communs
Levier N°9 : Pérenniser, faire évoluer et développer les dispositifs de financement
Dans le prolongement des subventions actuellement versées dans le cadre du programme AD-Essor et/ou dans le cadre d’un autre dispositif à mettre en place
En encourageant d’abord les projets faisant l’objet d’une réflexion concertée à l’échelle d’un territoire
Et en proposant en complément un dispositif d’accompagnement : conduite de projets, expertise
Levier N°10 : Favoriser le développement des compétences archivistiques associées au
numérique et leur partage entre collectivités
En renforçant les dispositifs de formation continue au numérique proposés aux archivistes (DGPAT, AAF, CNFPT…) (1),
en enrichissant les formations initiales des archivistes (masters)
en favorisant le recours à des archivistes itinérants spécialistes du numérique entre plusieurs collectivités
(CDG),
en travaillant sur des fiches de postes génériques précisant les compétences recherchées (2).
Nécessité également de former les agents des administrations et des collectivités à la culture de la donnée et aux principes du records management
80
6.2 Leviers nationaux communs
(1) On dénombre d’ores et déjà de nombreuses formations dans différents catalogues mais les organismes associés rencontrent d es difficultés pour trouver des intervenants
(2) Sur ce point, on notera que l'AAF vient de publier une nouvelle version de son référentiel métier de nature à contribuer à cet objectif
En complément des leviers précédents et en fonction de la stratégie que les partenaires décideront de
retenir, 2 pistes complémentaires à plus long terme ont été évoquées.
• Ces deux pistes ont été mises en avant par différents partenaires à différents stades de l’étude, sans
pour autant faire l’objet d’un consensus entre tous les acteurs impliqués
Elles induisent dans les 2 cas des évolutions préalables importantes, soit du cadre législatif, soit de
l’organisation générale actuellement mise en œuvre pour porter la gestion des archives publiques : •
Piste N°1 : « Mutualisation complète par les SMI », mise en avant par les structures de
mutualisation informatique et la FNCCR : cette évolution consisterait à faire évoluer le cadre
juridique pour favoriser davantage la mutualisation, en permettant aux Structures de
Mutualisation Informatique (SMI) de mutualiser la gestion des archives définitives d’autres
structures publiques suivant les mêmes conditions que les autres services publics d’archives
Cette évolution correspondrait à la mise en application du scénario 4b précédemment présenté
La mise en œuvre de ce levier induit une évolution législative dont les modalités et le calendrier de mise en œuvre restent à ce jour à définir (projet ou proposition de Loi spécifique ou intégrée dans un cadre d’une démarche législative plus vaste)
On notera qu’aucun chantier spécifique permettant d’intégrer une telle évolution législative n’a été engagé ou n’est prévu à ce jour.
Cette évolution pose par ailleurs la question des compétences des SMI, celles-ci n’étant pas compétentes à ce jour dans le domaine culturel, contrairement aux collectivités territoriales.
Voir précisions apportées par le SIAF sur la diapo suivante
81
6.3 Autres pistes d’évolution à plus
long terme
82
Précisions du SIAF concernant la piste N°1 : « Mutualisation complète par les SMI » :
• La mutualisation, telle qu’elle est prévue dans l’article L. 212-4-1 du Code du patrimoine, concerne une compétence – la compétence archives – dévolue aux collectivités et non une mutualisation de moyens informatiques qui peut certes en être une conséquence mais n’est en aucun cas l’objet-même de la mutualisation. Or, les EPCI sans fiscalité propre n’ont pas la compétence archives, c’est pourquoi ils sont exclus du dispositif. Les évolutions proposées ne sont pas anodines, elles touchent aux compétences mêmes des collectivités et bouleversent la cohérence d’un ensemble plus vaste. Or, les structures de mutualisation informatiques ne relèvent pas du même niveau que les collectivités, elles ont les compétences que les collectivités veulent bien leur confier.
• Au-delà de la compétence, les EPCI sans fiscalité propres ne disposent pas de service public d’archives au sens où l’entend l’état de l’art, soit des locaux adaptés, un budget propre au service d’archives et un personnel qualifié permanent, ce qui est logique dans le cas des SMI, puisque leur métier est l’informatique et non l’archivage.
• La réglementation actuelle permet déjà de nombreux scénarios, laissant la possibilité aux SMI de se positionner comme prestataires de services pour la gestion des archives numériques à l’âge courant et intermédiaire et pour
l’hébergement, notamment à l’âge définitif.
• La modification induite par l’article L. 212-4-1 est très récente, il est indispensable d’attendre de voir quels seront ses effets avant d’en proposer une nouvelle modification. Une étude d’impact ne pourra être menée qu’à
ce moment-là.
• Enfin, assurer l’archivage définitif implique de donner un minimum de garanties en matière de pérennité de la structure. Or, les EPCI sans fiscalité propre sont moins pérennes que les collectivités, la loi Notre par exemple entendait réduire drastiquement leur nombre. Le réseau des services publics d’archives est en place et efficient depuis plusieurs décennies, il est donc à privilégier.
6.3 Autres pistes d’évolution à plus
long terme
Piste N°2 : « Plate-forme à l’échelle nationale », mise en avant par France Urbaine : envisager
d’étudier l’intérêt et les impacts associés à la mise en œuvre d’un dispositif national d’archivage
électronique à destination potentiellement de toutes les collectivités territoriales et organismes
publics associés
La mise en œuvre d’un tel dispositif a été évoquée notamment à l’occasion de la réunion de la Commission
d’Orientation Stratégique (COS) du 27 juin 2017. Pour autant, cette piste n’a pas été développée lors des différentes réunions du groupe projet et mériterait donc d’être davantage approfondie.
Un tel dispositif pourrait intégrer la mise en œuvre d’infrastructures et d’une solution d’archivage, et, le cas échéant, un service associé à la prise en charge des tâches métier associées à la gestion des archives.
Il est possible juridiquement à droit constant, au titre du scénario 4 présenté dans le présent rapport.
Chaque collectivité garderait la possibilité d’utiliser ce dispositif ou de retenir un autre scénario.
Les intérêts potentiels d’un tel dispositif seraient les suivants :
Proposer un dispositif mutualisé à toutes les collectivités, quelle que soit leur taille et indépendamment de la présence ou non d’une offre de service sur leur territoire
Faciliter l’intégration avec les applications métiers des collectivités en demandant voire imposant à leurs éditeurs de proposer un seul et même connecteur compatible avec cette plate-forme
Mutualiser autant que possible les ressources et moyens nécessaires en évitant à chaque collectivité / territoire de construire son propre projet
Il nécessiterait cependant d’identifier un ou plusieurs opérateurs nationaux pour le porter, et de mobiliser
les moyens et ressources nécessaires à sa mise en œuvre puis à son fonctionnement
Dans un premier temps, la réalisation d’une étude d’opportunité et d’impacts permettrait d’en évaluer la pertinence et les conditions de réalisation
83
6.3 Autres pistes d’évolution à plus
long terme
Autres pistes d’évolution à plus long terme
Leviers
communs
Synthèse des différents leviers nationaux potentiels
84
Levier N°1 : Rendre plus lisible la
stratégie de l’Etat Levier N°2 : Enrichir et partager
des référentiels nationaux Levier N°3 : Valoriser les dispositifs
de certification des SAE existants
Levier N°4 : Porter un certain nombre de travaux génériques au
niveau national
Levier N°5 : Constituer et animer un réseau national d’experts et de
compétences
6.4 Synthèse des leviers et options
Levier N°6 : Développer des outils
méthodologiques génériques
Levier N°7 : Encourager les expérimentations / évolutions des textes juridiques pour permettre la
dématérialisation de bout en bout
Levier N°8 : Encourager les services de l’Etat et les collectivités
associés à un même territoire à
mener une concertation
Levier N°9 : Pérenniser, faire
évoluer et développer les dispositifs de financement
Levier N°10 : Favoriser le développement des compétences
Mutualisation complète par les
SMI : Faire évoluer le cadre législatif pour favoriser davantage
la mutualisation
Plate-forme à l’échelle nationale :
Etudier les impacts associés à la mise en œuvre d’un dispositif
national d’archivage électronique
85
6.5 Bonnes pratiques à promouvoir au
niveau de chaque projet
Quels que soient les scénarios retenus et les actions mises en œuvre au niveau national, les
résultats de l’étude mettent également en avant un ensemble de bonnes pratiques
locales de nature à favoriser la réussite des projets d’archivage électronique en
collectivités. Les principales d’entre elles sont les suivantes :
Engager des réflexions intégrant l’ensemble de problématique associée à la gouvernance de la
donnée dans les collectivités, intégrant non seulement la thématique de l’archivage
électronique mais également celles de l’open data, de la gestion des données à caractère
personnel notamment
Faire porter la mise en œuvre opérationnelle des projets puis le fonctionnement des dispositifs
d’archivage électronique par des équipes mixtes intégrant les compétences métier des services
d’archives et les compétences techniques des services informatiques
Mener en amont un travail de cartographie des données et d’analyse des risques au regard des
différents enjeux archivistiques et permettant notamment de mettre en avant les données
essentielles
Encourager les démarches de « records management » permettant de maîtriser la production
documentaire en amont et de faciliter l’alimentation d’un système d’archivage électronique
Bien anticiper la stratégie d’intégration des données dans le système d’archivage, au regard
notamment des différentes applications métiers existantes
86
SOMMAIRE
1. Introduction 2
2. Synthèse du diagnostic 20
3. Synthèse du cadre juridique 30
4. Présentation générale du périmètre et des scénarios associés 35
5. Approfondissement des scénarios et options 53
6. Leviers associés au développement de l’archivage électronique 72
7. Conclusions et prochaines étapes 86
87
7. Conclusions et prochaines étapes
L’étude engagée début 2017, dans le cadre du programme DcANT, autour du développement de l’archivage électronique et matérialisée par le présent rapport a permis en premier lieu de confirmer l’importance des enjeux associés à l’archivage
électronique pour les collectivités territoriales.
La démarche de co-construction associée à la réalisation de l’étude, mise en place dès
son démarrage, a permis d’impliquer plus de 40 acteurs différents, permettant ainsi de tenir compte notamment de la diversité des contextes locaux et de nombreux retours
d’expérience.
Elle a notamment mis en évidence l'intérêt, de la part de la grande majorité des acteurs
ayant participé à l'étude, pour la mutualisation dans ce domaine de l’archivage
électronique
L’analyse du cadre juridique a quant à lui mis en exergue un large champ des possibles à
s’approprier par les acteurs tant nationaux que locaux concernés par les enjeux de
l’archivage électronique.
Enfin, les scénarios développés doivent permettre de faciliter la prise de décision au
niveau local et encourager les initiatives.
88
7. Conclusions et prochaines étapes
L’étude a également conduit à instruire de nombreuses actions susceptibles d’être mises
en œuvre au niveau national pour encourager le développement de l’archivage
électronique dans les territoires. Par ailleurs, de nouvelles questions et pistes de réflexion
ont pu être formulées dont les réponses devront être apportées dans la durée.
Il appartient désormais aux partenaires de l’étude et du programme DcANT d’exploiter
l’ensemble de ces résultats pour bénéficier d’une vision d’ensemble, dans le respect notamment des principes de libre administration des collectivités et de subsidiarité.
Cette approche collective permettra ensuite d’entrer dans une phase de mise en œuvre
en établissant préalablement un plan d’actions opérationnel associé aux différents leviers
nationaux retenus.
90
Annexes
• A1 : Liste des participants à l’étude 90
• A2 : Sources de références associées à l’étude 96
• A3 : Illustrations associées aux différents scénarios étudiés 98
• A4 : Grille détaillée de répartition des rôles et responsabilités associées aux différents scénarios (version de travail) 127
• A5 : Données de référence disponibles sur les collectivités françaises 131
• A6 : Vue d’ensemble des enjeux associés à l’archivage électronique et du contexte associé à la gestion des données publiques en collectivités 140
91
Liste des personnes impliquées durant les différentes phases de l’étude (1/5)
A1 : liste des participants
Catégorie Levier Entretien
diagnostic
Groupe
projet
Comité de
pilotage
Services de l’Etat Ministère de la Culture - Service Interministériel des
Archives de France (SIAF)
• Claire Sibille de Grimoüard • Aude Rœlly • Stéphanie Roussel • Thomas Bernard • Dominique Naud
X X X
Ministère de l’Intérieur - Direction Générale des Collectivités Locales (DGCL)
• Isabelle Dorliat-Pouzet • Anouk Vatrin • Valérie Moncho • Pierre de Butler • Béatrice Laurichesse
X X
Services du Premier Ministre - Secrétariat Général
de Modernisation de l’Action Publique (SGMAP)
• Alexis Boudard X X
Associations de
collectivités
Association des Départements de France • Jean-Pierre Quignaux X X X
France Urbaine • Olivier LANDEL X
Association Des Communautés de France ADCF • Pablo Hurlin X X
Les interconnectés (ADCF + France Urbaine) • Céline Colucci X X X
Fédération Nationale des Collectivités concédantes
et régies (FNCCR)
• Jean-Luc Sallaberry • Mireille Bonnin
X X X
Association des Maires Ruraux de France (AMRF) • John Billard X
Régions Région Nouvelle Aquitaine • Myriam Favreau X X
Région Grand Est • Pascal Koenig X X
92
Liste des personnes impliquées durant les différentes phases de l’étude (2/5)
A1 : liste des participants
Catégorie Levier Entretien
diagnostic
Groupe
projet
Comité de
pilotage
Départements Département des Alpes-Maritimes • Amélie Bauzhac-Stehly • Serge Ikonomoff
X
Département de la Corrèze • Annie Céron X
Département de la Dordogne • Charles Dartigue-Peyrou • Nadège Borderie
X
Département de la Drome • Benoit Charenton X X
Département de la Gironde • Stéphane Dantin • Pascal Romain
X
Département de l’Indre et Loire • Lydiane Gueit-Montchal X X
Département de l’Oise • Clothilde Romet X X
Département de Saône et Loire • Agnès Luminet • Isabelle Vernus • Pascale Bore • Luc Simonet
X X
93
Liste des personnes impliquées durant les différentes phases de l’étude (3/5)
A1 : liste des participants
Catégorie Levier Entretien
diagnostic
Groupe
projet
Comité de
pilotage
Métropoles,
agglomérations et
villes
Métropole Européenne de Lille • Céline Séname X X
Métropole Nice Côte d’Azur • Olivier Vernay X
Métropole et ville de Grenoble • Anne Boulenc X X
Valence Romans Agglo • Julien Mathieu X
Communauté du pays voironnais • Eve Jullien X
Ville et Communauté urbaine de Dunkerque • Aline Boucherit • William Maufroy • Emmanuelle Catrouillet
X
Ville de Marseille • Stéphane Guinet • Gaëlle Mignot • Fabienne Marty
X X
Ville de Saint-Germain en Laye • Sylvain Gibassier X X
Centres de Gestion Centre de Gestion du Nord • Sylvain Defromont X X
Centre de Gestion de la Mayenne • Jean-Louis Hirigoyen, • Nadège Bossé
X
94
Liste des personnes impliquées durant les différentes phases de l’étude (4/5)
A1 : liste des participants
Catégorie Levier Entretien
diagnostic
Groupe
projet
Comité de
pilotage
Centres de Gestion Centre de Gestion du Nord • Sylvain Defromont X X
Centre de Gestion de la Mayenne • Jean-Louis Hirigoyen, • Nadège Bossé
X
Structures de
mutualisation
informatique
Territoires Numériques Bourgogne-Franche-Comté • Patrick Ruestchmann • Pierre Laforêt • Daniel Coissard
X X
Mégalis Bretagne • Hervé Le Norcy • Muriel Chabert • Frédéric Le Rochais
X X
SICTIAM • Francis Kuhn • Pierre Pintaric • Antony Belin • Sophie Houzet • Jean-Marc Rietsch (consultant)
X X
X Démat • Mathilde Heuguebart (CD02) X
ALPI Landes • Renault Lagrave X
95
Liste des personnes impliquées durant les différentes phases de l’étude (5/5)
A1 : liste des participants
Catégorie Levier Entretien
diagnostic
Groupe
projet
Comité de
pilotage
Autres entités Programme Vitam • Mélanie Rebours • Jean-Séverin Lair
X X
Association des archivistes français (AAF) • Anne-Laure Donzel • Céline Guyon • Colinne Vialle
• Julien Benedetti,
X X
Adullact • Pascal Kuczynski X X
CGI • Charles de Ternay • Jérôme Bernard
X
Locarchives • Sylvestre Mathieu • Hervé Streiff
X
Autres entités ayant contribué ponctuellement à l’étude :
• Département du Morbihan,
Ville et Eurométropole de Strasbourg,
Région Ile de France. •
•
96
Annexes
• A1 : Liste des participants à l’étude 90
• A2 : Sources de références associées à l’étude 96
• A3 : Illustrations associées aux différents scénarios étudiés 98
• A4 : Grille détaillée de répartition des rôles et responsabilités associées aux différents scénarios (version de travail) 127
• A5 : Données de référence disponibles sur les collectivités françaises 131
• A6 : Vue d’ensemble des enjeux associés à l’archivage électronique et du contexte associé à la gestion des données publiques en collectivités 140
97
Liste des principales sources de référence utilisées durant l’étude
A2 : références
Volet Document de référence
Volet 1 : Diagnostic et benchmark • Code du patrimoine • Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) • Retours d’expérience associés au programme AD-Essor ( https://siaf.hypotheses.org/tag/ad-essor ) • Synthèses des projets d’archivage électronique au sein des Départements (SIAF)
• Résultats de l’enquête menée par l’AAF début 2016 auprès d’un panel de 202 collectivités territoriales disposant d’un service d’archives constitué sur le thème de l’archivage électronique (groupe de travail Am@e)
• Rapport de M. Maurice Quénet : « Quel avenir pour les Archives de France ? », mars 2011
Volet 2 : Cadre juridique • Code du patrimoine • Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) • Cadre commun d’urbanisation du SI de l’état v1.0_0 • R2GA, Référentiel général de gestion des archives du Comité interministériel aux archives de France
• Règlement européen eIDAS n°910/2014 du 23 juillet 2014 • Note sur les Services de conservation qualifiés des signatures et des cachets électroniques qualifiés de l’Agence nationale d e la
sécurité des systèmes d’information (ANSSI), Version 1.0 du 3 janvier 2017 • Référentiel Général d’interopérabilité (V2)
• Normes ISO 14721:2012 (OAIS), AFNOR NF Z 42-013 et NF Z 44-022 (SEDA/MEDONA)
• Arrêté du 4 décembre 2009 précisant les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée
• Grille destinée à guider les tiers-archiveurs dans la préparation de leur dossier de demande d’agrément pour la gestion externalisée d’archives publiques courantes et intermédiaires (https://francearchives.fr/fr/section/24437377).
• LOI n° 2016925 du 7 juillet 2016 relative à la liberté de la création, à l'architecture et au patrimoine
• Décret n° 2017-719 du 2 mai 2017 relatif aux services publics d'archives, aux conditions de mutualisation des archives numériques et aux conventions de dépôt d'archives communales
• Rapport de la Cour des comptes « Les Archives nationales, les voies et moyens d’une nouvelle ambition », communication à la
commission des finances du Sénat, novembre 2016
Volet 3 : Scénarios • Les collectivités locales en chiffres, 2017, ministère de l’Intérieur • L’activité des services d’archives 2015, SIAF • Rapport de Mme Christine Nougaret : « Une stratégie nationale pour la collecte et l’accès aux archives publiques à l'ère
numérique »
98
Annexes
• A1 : Liste des participants à l’étude 90
• A2 : Sources de références associées à l’étude 96
• A3 : Illustrations associées aux différents scénarios étudiés 98
• A4 : Grille détaillée de répartition des rôles et responsabilités associées aux différents scénarios (version de travail) 127
• A5 : Données de référence disponibles sur les collectivités françaises 131
• A6 : Vue d’ensemble des enjeux associés à l’archivage électronique et du contexte associé à la gestion des données publiques en collectivités 140
Introduction
99
Cette annexe a vocation à illustrer les différentes stratégies susceptibles d’être mises en œuvre à
l’échelle d’un territoire donné en fonction des différents scénarios étudiés dans le cadre de l’étude
Ces schémas permettent notamment de mettre en évidence les différents flux de données à prévoir
entre les systèmes d’information des collectivités et le ou les dispositifs d’archivage électronique mis
en œuvre
Ils ont été conçus en distinguant 2 exemples de territoires :
Territoire A : chaque collectivité porte par elle-même la mise en œuvre de ses projets de
dématérialisation et plus généralement de systèmes d’information
Territoire B : les collectivités du territoire s’appuient en tout ou partie sur un dispositif
mutualisé en matière de dématérialisation et/ou de système d’information porté par une
collectivité (EPCI à fiscalité propre, département…) ou une structure de mutualisation
(SMI, CDG…)
Ces schémas ne se veulent pas exhaustifs :
Les situations en termes de mutualisation de leurs projets de dématérialisation et de
systèmes d’information peuvent se situer entre les 2 extrêmes présentées
D’autres combinaisons sont envisageables pour chacun des scénarios étudiés
La mutualisation peut également se concevoir en dehors d’un cadre territorial : cas
notamment des collectivités souhaitant mutualiser « entre pairs »
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
Collectivité (métier, logiciels et infrastructures)
SAE courant, intermédiaire et définitif
Publics des archives Collectivité
SI
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
100
Collectivité (métier) + Tiers (logiciels et infrastructures)
SAE courant, intermédiaire et définitif
Publics des archives Collectivité
SI
Scénario 1 : dispositif d’archivage électronique mis en œuvre par la collectivité elle-
même
Territoire A Territoire B
Scénario 1 : dispositif d’archivage électronique mis en œuvre par la collectivité elle-
même
Hypothèse N°1 : les collectivités ont recours à leur propre système d’information pour mettre en
œuvre et héberger leur solution d’archivage électronique (pas de recours aux options)
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Service d’archives
coll 1
(métier, logiciel et
infra.)
101
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
Service d’archives
coll 2
(métier, logiciel et
infra.)
Service d’archives
coll …
(métier, logiciel et
infra.)
Service d’archives
coll X
(métier, logiciel et
infra.)
Service d’archives
coll Y
(métier, logiciel et
infra.)
Service d’archives
coll …
(métier, logiciel et
infra.)
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
Territoire A Territoire B
Tiers (logiciel
/ infra.)* Tiers (logiciel
/ infra.)* Tiers (logiciel
/ infra.)* Tiers (logiciel
/ infra.)* Tiers (logiciel
/ infra.)* Tiers (logiciel
/ infra.)*
Scénario 1 : dispositif d’archivage électronique mis en œuvre par la collectivité elle-
même
Hypothèse N°2 : les collectivités ont recours aux systèmes d’informations de tiers différent les uns
des autres pour mettre en œuvre et héberger leur solution d’archivage électronique (options
Hébergement E ou M)
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Service d’archives
coll 1
(métier)
102
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
Service d’archives
coll 2
(métier)
Service d’archives
coll …
(métier)
Service d’archives
coll X
(métier)
Service d’archives
coll Y
(métier)
Service d’archives
coll …
(métier)
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
* Le cas échéant, le tiers peut potentiellement être le même que celui utilisé dans le cadre d’une offre mutualisée de dématé rialisation
Scénario 1 : dispositif d’archivage électronique mis en œuvre par la collectivité elle-
même
Hypothèse N°3 : les collectivités d’un même territoire font appel à un même tiers pour héberger et
exploiter leurs logiciels et matériels (options Hébergement E ou M)
Tiers (logiciels et infra.)* Tiers (logiciels et infra.)*
Territoire A Territoire B
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Service d’archives
coll 1
(métier)
103
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
Service d’archives
coll 2
(métier)
Service d’archives
coll …
(métier)
Service d’archives
coll X
(métier)
Service d’archives
coll Y
(métier)
Service d’archives
coll …
(métier)
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
* Le cas échéant, le tiers peut potentiellement être le même que celui utilisé dans le cadre d’une offre mutualisée de dématé rialisation
Scénario 1 : dispositif d’archivage électronique mis en œuvre par la collectivité elle-
même
Hypothèse N°4 : toutes les collectivités font appel à un seul et même tiers pour héberger et exploiter
leurs logiciels et matériels (options Hébergement E ou M)
Tiers (logiciels et infra.)*
Territoire A Territoire B
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Service d’archives
coll 1
(métier)
104
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
Service d’archives
coll 2
(métier)
Service d’archives
coll …
(métier)
Service d’archives
coll X
(métier)
Service d’archives
coll Y
(métier)
Service d’archives
coll …
(métier)
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
* Le cas échéant, le tiers peut potentiellement être le même que celui utilisé dans le cadre d’une offre mutualisée de dématé rialisation
EPCI à FP (métier, logiciels et infrastructures) SI
Scénario 2 : dispositif mis en œuvre en tout ou partie par l’EPCI à fiscalité propre
associée à la collectivité (ou l’une de ses communes membres)
SAE courant, intermédiaire et définitif*
Publics des archives Collectivité
105
EPCI à FP (métier) + Tiers (logiciels et infrastructures) SI
SAE courant, intermédiaire et définitif*
Publics des archives Collectivité
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
EPCI (ou commune membre)
territoire A (métier, logiciel et
infrastructures)
EPCI (ou commune membre)
territoire B (métier, logiciel et
infrastructures)
Territoire A (EPCI) Territoire B (EPCI)
Scénario 2 : dispositif mis en œuvre en tout ou partie par l’EPCI à fiscalité propre
associée à la collectivité (ou l’une de ses communes membres)
Hypothèse N°1 : les EPCI à FP ont recours à leur propre système d’information pour mettre en œuvre
et héberger leur solution d’archivage électronique (pas de recours aux options)
106
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
Tiers (logiciels et infra.)* Tiers (logiciels et infra.)*
EPCI (ou commune membre)
territoire A (métier)
EPCI (ou commune membre)
territoire B (métier)
Territoire A (EPCI) Territoire B (EPCI)
Scénario 2 : dispositif mis en œuvre en tout ou partie par l’EPCI à fiscalité propre
associée à la collectivité (ou l’une de ses communes membres)
Hypothèse N°2 : les EPCI à FP ont recours aux systèmes d’informations de tiers différent les uns des
autres pour mettre en œuvre et héberger leur solution d’archivage électronique (options
Hébergement E ou M)
107
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
* Le cas échéant, le tiers peut potentiellement être le même que celui utilisé dans le cadre d’une offre mutualisée de dématé rialisation
Tiers (logiciels et infra.)*
EPCI (ou commune membre)
territoire A (métier)
EPCI (ou commune
membre) territoire B (métier)
Territoire A (EPCI) Territoire B (EPCI)
Scénario 2 : dispositif mis en œuvre en tout ou partie par l’EPCI à fiscalité propre
associée à la collectivité (ou l’une de ses communes membres)
Hypothèse N°3 : les EPCI à FP font appel à un même tiers pour héberger et exploiter leurs logiciels et
matériels (options Hébergement E ou M)
108
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
* Le cas échéant, le tiers peut potentiellement être le même que celui utilisé dans le cadre d’une offre mutualisée de dématé rialisation
Archives départementales (métier, logiciels et infrastructures) SI
Scénario 3 : dispositif mis en œuvre en tout ou partie par les archives départementales
SAE courant, intermédiaire et définitif*
Publics des archives Collectivité
109 * Fonctions métier portées par le Département, logiciels et matériels hébergés et exploités par lui -même ou un tiers
Archives départementales (métier) + Tiers (logiciels et infra.) SI
SAE courant, intermédiaire et définitif*
Publics des archives Collectivité
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
Archives départementales territoire A
(métier, logiciel et infras.)
Archives départementales territoire B
(métier, logiciel et infras.)
Territoire A Territoire B
Scénario 3 : dispositif mis en œuvre en tout ou partie par les archives départementales
Hypothèse N°1 : les Départements ont recours à leur propre système d’information pour mettre en
œuvre et héberger leur solution d’archivage électronique (pas de recours aux options)
110
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
Tiers (logiciel et infras.) Tiers (logiciel et infras.)
Archives départementales territoire A
(métier)
Archives départementales territoire B
(métier)
Territoire A Territoire B
Scénario 3 : dispositif mis en œuvre en tout ou partie par les archives départementales
Hypothèse N°2 : les Départements ont recours aux systèmes d’informations de tiers différent les uns
des autres pour mettre en œuvre et héberger leur solution d’archivage électronique (options
Hébergement E ou M)
111
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
Tiers (logiciel et infras.)
Archives départementales territoire A
(métier)
Archives départementales territoire B
(métier)
Territoire A Territoire B
Scénario 3 : dispositif mis en œuvre en tout ou partie par les archives départementales
Hypothèse N°3 : les Départements font appel à un même tiers pour héberger et exploiter leurs
logiciels et matériels (options Hébergement E ou M)
112
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
SPA tiers (métier, logiciels et infrastructures) SI
Scénario 4 : dispositif porté en tout ou partie par un service public d’archives tiers (hors
EPCI et Département d’origine de la collectivité) = Mutualisation entre Services publics
d’archives
SAE courant, intermédiaire et définitif*
Publics des archives Collectivité
113 * Fonctions métier portées par le SPA, logiciels et matériels hébergés et exploités par lui-même ou un tiers
SPA tiers (métier) + Tiers (logiciels et infrastructures) SI
SAE courant, intermédiaire et définitif*
Publics des archives Collectivité
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
Territoire A Territoire B
Service Public d’archives A
(métier, logiciel et
infras.)
Service public d’archives B
(métier, logiciel et
infras.)
Service public d’archives C
(métier, logiciel et
infras.)
Scénario 4 : dispositif porté en tout ou partie par un service public d’archives tiers (hors
EPCI et Département d’origine de la collectivité) = Mutualisation entre Services publics
d’archives
Hypothèse N°1 : les Services Publics d’archives tiers ont recours à leur propre système d’information
pour mettre en œuvre et héberger leur solution d’archivage électronique (pas de recours aux
options)
114
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
Tiers (logiciel et infra.) Tiers (logiciel et infra.) Tiers (logiciel et infra.)
Territoire A Territoire B
Service Public d’archives A
(métier)
Service public d’archives B
(métier)
Service public d’archives C
(métier)
Scénario 4 : dispositif porté en tout ou partie par un service public d’archives tiers (hors
EPCI et Département d’origine de la collectivité) = Mutualisation entre Services publics
d’archives
Hypothèse N°2 : les Services Publics d’archives tiers ont recours aux systèmes d’informations de tiers
différent les uns des autres pour mettre en œuvre et héberger leur solution d’archivage électronique
(options Hébergement E ou M)
115
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
Tiers (logiciel et infra.)
Territoire A Territoire B
Service Public d’archives A
(métier)
Service public d’archives B
(métier)
Service public d’archives C
(métier)
Scénario 4 : dispositif porté en tout ou partie par un service public d’archives tiers (hors
EPCI et Département d’origine de la collectivité) = Mutualisation entre Services publics
d’archives
Hypothèse N°3 : les Services Publics d’archives tiers font appel à un même tiers pour héberger et
exploiter leurs logiciels et matériels (options Hébergement E ou M)
116
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
Tiers (logiciel et infra.)
Service public d’archives national (métier)
Territoire A Territoire B
117
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Scénario 4 : dispositif porté en tout ou partie par un service public d’archives tiers (hors
EPCI et Département d’origine de la collectivité) = Mutualisation entre Services publics
d’archives
Hypothèse N°4 : un seul et même Service Public d’archives tiers répond aux besoins de toutes les
collectivités, en ayant recours à son propre système d’information ou à celui d’un tiers pour mettre
en œuvre et héberger sa solution d’archivage électronique
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
118
Scénario 5 : dispositif porté par un tiers-archiveur (pour les archives courantes et
intermédiaires) + un autre scénario (pour les archives définitives)
Tiers archiveur agréé Collectivité
intermédiaire SAE courant et intermédiaire
SAE définitif
SI
Tiers archiveur agréé EPCI à Fiscalité propre
intermédiaire SAE courant et intermédiaire
SAE définitif
SI
Tiers archiveur agréé Département
intermédiaire SAE courant et intermédiaire
SAE définitif
SI
Tiers archiveur agréé SPA Tiers
intermédiaire SAE courant et intermédiaire
SAE définitif
Collectivité Publics des archives
SI
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
Territoire A Territoire B
Scénario 5 : dispositif porté par un tiers-archiveur (pour les archives courantes et
intermédiaires) + scénario 1 (pour les archives définitives)
Hypothèse N°1 : chaque collectivité a recours à un tiers-archiveur de son choix parmi ceux
susceptibles d’intervenir sur tout le territoire national
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Tiers-archiveur Alpha Tiers-archiveur Beta Tiers-archiveur …
Service d’archives coll
1
119
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Service d’archives coll
2
Service d’archives coll
…
Service d’archives coll
X
Service d’archives coll
Y
Service d’archives coll
…
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
+
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
Scénario 5 : dispositif porté par un tiers-archiveur (pour les archives courantes et
intermédiaires) + scénario 1 (pour les archives définitives)
Hypothèse N°2 : les collectivités d’un même territoire font appel à un même tiers-archiveur
« territorial »
Territoire A Territoire B
Tiers-archiveur territoire A Tiers-archiveur territoire B
120
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Service d’archives coll
1
Service d’archives coll
2
Service d’archives coll
…
Service d’archives coll
X
Service d’archives coll
Y
Service d’archives coll
…
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
+
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
Territoire A (EPCI) Territoire B (EPCI)
Tiers-archiveur Alpha Tiers-archiveur Beta Tiers-archiveur …
EPCI (ou commune membre)
territoire A EPCI (ou commune membre)
territoire B
Scénario 5 : dispositif porté par un tiers-archiveur (pour les archives courantes et
intermédiaires) + scénario 2 (pour les archives définitives)
Hypothèse N°1 : chaque collectivité a recours à un tiers-archiveur de son choix parmi ceux
susceptibles d’intervenir sur tout le territoire national
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
121
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
+
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
Tiers-archiveur territoire A Tiers-archiveur territoire B
EPCI (ou commune membre)
territoire A EPCI (ou commune membre)
territoire B
Territoire A (EPCI) Territoire B (EPCI)
122
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
Scénario 5 : dispositif porté par un tiers-archiveur (pour les archives courantes et
intermédiaires) + scénario 2 (pour les archives définitives)
Hypothèse N°2 : les collectivités d’un même territoire font appel à un même tiers-archiveur
« territorial »
+
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
Territoire A (Département) Territoire B (Département)
Tiers-archiveur Alpha Tiers-archiveur Beta Tiers-archiveur …
Archives départementales territoire A
Archives départementales territoire B
Scénario 5 : dispositif porté par un tiers-archiveur (pour les archives courantes et
intermédiaires) + scénario 3 (pour les archives définitives)
Hypothèse N°1 : chaque collectivité a recours à un tiers-archiveur de son choix parmi ceux
susceptibles d’intervenir sur tout le territoire national
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
123
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
+
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
Tiers-archiveur territoire A Tiers-archiveur territoire B
Archives départementales territoire A
Archives départementales territoire B
Territoire A (Département) Territoire B (Département
124
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
Scénario 5 : dispositif porté par un tiers-archiveur (pour les archives courantes et
intermédiaires) + scénario 3 (pour les archives définitives)
Hypothèse N°2 : les collectivités d’un même territoire font appel à un même tiers-archiveur
« territorial »
+
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
Tiers-archiveur Alpha
Tiers-archiveur Beta
Tiers-archiveur territoire B
Service Public d’archives 1
Service public d’archives 2
Service public d’archives 3
Territoire A Territoire B
Scénario 5 : dispositif porté par un tiers-archiveur (pour les archives courantes et
intermédiaires) + scénario 3 (pour les archives définitives)
Hypothèse N°1 : chaque collectivité a recours à un tiers-archiveur et un service public d’archives de
son choix parmi ceux susceptibles d’intervenir sur tout le territoire national
125
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
+
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
Tiers-archiveur Territoire A
Tiers-archiveur Territoire B
Service public d’archives territoire A
Service public d’archives territoire B
Territoire A Territoire B
Scénario 5 : dispositif porté par un tiers-archiveur (pour les archives courantes et
intermédiaires) + scénario 3 (pour les archives définitives)
Hypothèse N°2 : les collectivités d’un même territoire font appel à un même tiers-archiveur et un
même service public d’archives « territorial »
126
Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …
Offre mutualisée SI Dématérialisation
Archives courantes
et intermédiaires
Archives définitives
+
A3 : Illustrations associées aux
différents scénarios
127
Annexes
• A1 : Liste des participants à l’étude 90
• A2 : Sources de références associées à l’étude 96
• A3 : Illustrations associées aux différents scénarios étudiés 98
• A4 : Grille détaillée de répartition des rôles et responsabilités associées
aux différents scénarios (version de travail) 127
• A5 : Données de référence disponibles sur les collectivités françaises 131
• A6 : Vue d’ensemble des enjeux associés à l’archivage électronique et du contexte associé à la gestion des données publiques en collectivités 140
Cette annexe vise à présenter sous formes de tableaux et à titre indicatif, la nature des
tâches prises en charge par les différentes catégories d’acteurs associés aux
différents scénarios étudiés
La liste des tâches décrites dans ces tableaux est basée sur le retour d’expérience du SICTIAM dans le cadre de la qualification de son projet par
le SIAF et n’a pas à ce stade de caractère normatif
La répartition des rôles indiquée pour chaque scénario doit faire l’objet d’un
travail d’approfondissement et de validation dans le prolongement de la
présente étude
Le tableau N°1 présente cette répartition dans le cas scénarios et options à
droit constant (Scénarios 1, 2, 3, 4 et 5, options Hébergement E ou M)
Le tableau N°2 développe le cas spécifique des SMI dans l’hypothèse d’une
évolution préalable du cadre législatif
128
A4 : répartition des rôles et
responsabilités
Introduction
/
Acteur inchangé
AD
coll.
DSI
SPA Service public d'archives
Voir l'acteur du scénario dont l'option est une variante
Légende
et / ou
Archives départementales
collectivité territoriale
Direction des systèmes d'information
129
Tableau N°1 : scénarios et options à droit constant (Scénarios 1, 2, 3, 4 et 5, options
Hébergement E ou M)
A4 : répartition des rôles et
responsabilités
Version en cours de
rédaction, non validée
Scénario 1
La collectivité gè re en
son sein ses propres
a rchives
Scénario 2
Dépôt au sein d'un
EPCI
Scénario 3
Dépôt au départe ment
Scénario 4
Mutualisation entre
Se rvices publics
d'archives
Scénario 5
Tiers archiva ge a gréé
Scénarios 1 à 4 :
option SAE-E
Externalisa tion de
logiciels et / ou infra.
chez un tiers
Scénarios 1 à 4 :
option SAE-M
Mutua lisation de
logiciels et / ou
infrastructure
Partie du cycle de vie des archives électroniques de la collectivité
couverte par le scénario Tous les âges Tous les â ges
Archives dé finitives e t e xc e p t io n n e lle me n t
in te rmé d ia ire s ( * )
Tous le s âges Archives courantes et
intermé diaires
Définition détaillée des tâches
1 Localisation de la salle serveurs principale DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
2 Localisation de la salle serveurs secondaire DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
3 Resp. et exploit. de la salle serveurs principale (clim., énergie, réseau...) DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
4 Responsabilité et exploitation de la salle serveurs secondaire DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
5 Choix des machines de la salle serveurs principale DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
6 Choix des machines de la salle serveurs secondaire DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
7 Mise à disposition et maintenance des machines de la salle serveurs principale DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
8 Mise à disposition et maintenance des machines de la salle serveurs DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
9 Accès physique aux machines de la salle serveurs principale DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
10 Accès physique aux machines de la salle serveurs secondaire DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
11 MEP et MAJ de l’environnement système (BDD, anti-virus, OS) DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
12 Gestion physique des supports de conservation DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
13 Gestion des backup DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
14 Choix du logiciel de système d’archivage électronique (SAE) SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA Tiers archiveur Acteur inchangé Acteur inchangé
15 Installation du SAE DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
16 Exploitation du SAE (supervision des alertes, des logs système) DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
17 Maintenance du SAE DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
18 Administration technique (connecteurs, configuration…) DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
19 Admin. fonct. (gestion util., paramétrage, déf.et gestion niveaux de service) DSI/SPA Collectivité DSI/SPA EPCI DSI Dépt /AD DSI/SPA coll/autre SPA DSI/SPA coll./Tiers A. Acteur inchangé Acteur inchangé
20 Gestion des archives (cycle de vie, profils, accords de verst...) : définition SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA SPA Collectivité Acteur inchangé Acteur inchangé
21 Gestion des archives : mise en œuvre SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA Tiers archiveur Acteur inchangé Acteur inchangé
22 Planification de la pérennisation : décision SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA SPA Collectivité Acteur inchangé Acteur inchangé
23 Planification de la pérennisation : mise en œuvre SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA Tiers archiveur Acteur inchangé Acteur inchangé
24 Politique d’archivage : définition SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA SPA Collectivité Acteur inchangé Acteur inchangé
25 Politique d’archivage : mise en œuvre SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA Tiers archiveur Acteur inchangé Acteur inchangé
26 Processus archivistiques (vert., comm., restit...) : définition, validation SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA SPA Collectivité Acteur inchangé Acteur inchangé
27 Processus archivistiques : mise en œuvre SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA Tiers archiveur Acteur inchangé Acteur inchangé
28 Tâches planifiées (contrôles d’intégrité, récolement, etc.) : définition, validation SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA SPA Collectivité Acteur inchangé Acteur inchangé
29 Tâches planifiées : mise en oeuvre fonctionnelle SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA SPA Collectivité Acteur inchangé Acteur inchangé
30 Tâches planifiées : mise en œuvre technique DSI/SPA Collectivité DSI/SPA EPCI DSI Dépt /AD SPA coll. / autre SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
31 Audit Archives dépt. Archives dépt. Archives dépt. Archives dépt. Archives dépt. Archives dépt. Archives dépt.
32 Destruction physique des supports DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers
33 Définition de la PSSI, du PCA, du PRA DSI/SPA Collectivité DSI/SPA EPCI DSI Dépt /AD DSI/SPA coll/autre SPA Tiers archiveur Acteur inchangé Acteur inchangé
34 Mise en œuvre de la PSSI, du PCA, du PRA DSI/SPA Collectivité DSI/SPA EPCI DSI Dépt /AD DSI/SPA coll/autre SPA Tiers archiveur Acteur inchangé Acteur inchangé
Cycle de vie couvert par le scénario dont
l'option perme t de constituer une variante
(*) par exception, les archives numériques peuvent être déposées par une commune au département avant l’expiration de leur DU A (art. L. 212-11 et L.212-12 du CdP).
130
Tableau N°2 : scénario induisant une évolution législative préalable (scénario 4b : SMI)
A4 : répartition des rôles et
responsabilités
Version en cours de
rédaction, non validée
Scénario 4b
La collectivité mutualise
son SAE avec le SPA du
SMI (n é c e ssite u n e é vo lu tio n
d u c a d re lé g a l)
option SAE-M :
La collectivité bénéficie
d'une mutualisation des
logiciels et / ou
infrastructure de SAE via le
SMI
Patrie du cycle de vie des archives électroniques de la collectivité
cliente du SMI couverte par le scénario Tous les âges Tous les â ges
Définition détaillée des tâches
1 Localisation de la salle serveurs principale SMI / DSI Collectivité SMI / Collectivité
2 Localisation de la salle serveurs secondaire SMI / DSI Collectivité SMI / Collectivité
3 Resp. et exploit. de la salle serveurs principale (clim., énergie, réseau...) SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité
4 Responsabilité et exploitation de la salle serveurs secondaire SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité
5 Choix des machines de la salle serveurs principale SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité
6 Choix des machines de la salle serveurs secondaire SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité
7 Mise à disposition et maintenance des machines de la salle serveurs principale SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité
8 Mise à disposition et maintenance des machines de la salle serveurs SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité
9 Accès physique aux machines de la salle serveurs principale SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité
10 Accès physique aux machines de la salle serveurs secondaire SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité
11 MEP et MAJ de l’environnement système (BDD, anti-virus, OS) SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité
12 Gestion physique des supports de conservation SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité
13 Gestion des backup SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité
14 Choix du logiciel de système d’archivage électronique (SAE) SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité
15 Installation du SAE SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité
16 Exploitation du SAE (supervision des alertes, des logs système) SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité
17 Maintenance du SAE SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité
18 Administration technique (connecteurs, configuration…) SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité
19 Admin. fonct. (gestion util., paramétrage, déf.et gestion niveaux de service) DSI/SPA SMI/ SPA Collectivité DSI/SPA Collectivité
20 Gestion des archives (cycle de vie, profils, accords de verst...) : définition SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité
21 Gestion des archives : mise en œuvre SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité
22 Planification de la pérennisation : décision SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité
23 Planification de la pérennisation : mise en œuvre SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité
24 Politique d’archivage : définition SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité
25 Politique d’archivage : mise en œuvre SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité
26 Processus archivistiques (vert., comm., restit...) : définition, validation SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité
27 Processus archivistiques : mise en œuvre SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité
28 Tâches planifiées (contrôles d’intégrité, récolement, etc.) : définition, validation SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité
29 Tâches planifiées : mise en oeuvre fonctionnelle SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité
30 Tâches planifiées : mise en œuvre technique SPA SMI / SPA Collectivité SMI / DSI Collectivité
31 Audit Archives dépt. Archives dépt.
32 Destruction physique des supports SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité
33 Définition de la PSSI, du PCA, du PRA SMI / DSI/SPA Collectivité DSI / SPA Collectivité
34 Mise en œuvre de la PSSI, du PCA, du PRA SMI / DSI/SPA Collectivité DSI / SPA Collectivité
131
Annexes
• A1 : Liste des participants à l’étude 90
• A2 : Sources de références associées à l’étude 96
• A3 : Illustrations associées aux différents scénarios étudiés 98
• A4 : Grille détaillée de répartition des rôles et responsabilités associées aux différents scénarios (version de travail) 127
• A5 : Données de référence disponibles sur les collectivités françaises 131
• A6 : Vue d’ensemble des enjeux associés à l’archivage électronique et du contexte associé à la gestion des données publiques en collectivités 140
Répartition des EPCI à fiscalité propre par population au 1 er janvier 2017 (source : DGCL)
Répartition des communes par population au 1 er janvier 2017 (source : DGCL)
132
Cas des communes et EPCI à fiscalité propre
A5 : Données de référence sur les
collectivités françaises
Population EPCI Nombre d'EPCI
Nombre de
communes
associées
Population
totale Population (%)
Supérieur à 250 000 34 1702 23 081 411 34,39%
Entre 100 000 et 250 000 86 2948 12 948 633 19,16%
Entre 50 000 et 100 000 152 5177 10 685 952 15,74%
Entre 20 000 et 50 000 457 13392 14 237 636 21,00%
Moins de 20 000 538 12192 6 598 809 9,71%
Total général 1267 35411 67 552 441 100,00%
Population communes Nombre de communes Population totale Population (%) Supérieur à 100 000 42 10 251 749 15,18%
Entre 25 000 et 100 000 319 13 771 720 20,39%
Entre 10 000 et 25 000 653 9 869 300 14,61%
Entre 2 500 et 10 000 3 384 15 877 592 23,50%
Moins de 2 500 31 013 17 782 080 26,32%
Total général 35 411 67 552 441 100,00%
Croisement EPCI / Communes par tranche de population (en nb de communes)
Croisement EPCI / Communes par tranche de population (en nb d’habitants)
133
Cas des communes et EPCI à fiscalité propre
Catégorie EPCI Moins de 2 500 Entre 2 500 et 10 000 Entre 10 000 et 25 000 Entre 25 000 et 100 000 Supérieur à 100 000 Total général Inférieure à 20 000 11 475 392 7 11 874 Entre 20 000 et 50 000 12 238 1 093 134 6 13 471 Entre 50 000 et 100 000 4 454 759 131 56 5 400 Entre 100 000 et 250 000 2 085 608 144 93 10 2 940 Supérieure à 250 000 761 532 237 164 32 1 726
Total général 31 013 3 384 653 319 42 35 411
Population Catégorie ville
Catégorie EPCI Moins de 2 500 Entre 2 500 et 10 000 Entre 10 000 et 25 000 Entre 25 000 et 100 000 Supérieur à 100 000 Total général Inférieure à 20 000 4 736 862 1 590 130 88 344 6 415 336
Entre 20 000 et 50 000 7 058 442 4 944 288 1 847 203 166 460 14 016 393
Entre 50 000 et 100 000 3 441 995 3 407 332 2 046 491 2 094 145 10 989 963
Entre 100 000 et 250 000 1 811 828 3 013 851 2 170 897 4 436 869 1 359 780 12 793 225
Supérieure à 250 000 732 953 2 921 991 3 716 365 7 074 246 8 891 969 23 337 524
Total général 17 782 080 15 877 592 9 869 300 13 771 720 10 251 749 67 552 441
Environ 20 millions d’habitants (30% de la population totale) se situent dans des EPCI de moins
de 50 000 habitants existence de ressources archivistiques à l’échelle de ces blocs
communaux ?
A5 : Données de référence sur les
collectivités françaises
Répartition des services d’archives municipales et intercommunales par population
(source : SIAF, rapport annuel 2015) :
• Remarques sur les données étudiées :
• Suivant les cas, les services d’archives recensés peuvent avoir un positionnement au niveau d’une commune ou d’un
EPCI uniquement, être mutualisés entre une commune et un EPCI voire porter la compétences sur l’ensemble des
communes membres de l’EPCI
Dans le cas des grands EPCI, on peut ainsi dénombrer plusieurs services d’archives différents répartis dans différentes communes. Cette situation, ainsi que les périodes de références différentes associées aux données étudiées (2015 pour
les services d’archives, 2017 pour le nombre total de commune), peuvent expliquer pourquoi le nombre de services d’archives recensés pour les collectivités de plus de 100 000 habitants est supérieur au nombre de communes associés
Une comparaison entre nb de communes et nb de services n’ayant de facto qu’une valeur indicative mais donnant
néanmoins un ordre de grandeur sur la présence effective de services d’archives au sein du bloc communal
•
•
Les communes de moins de 25 000 habitants peuvent globalement être considérées comme ne disposant pas de ressources
archivistiques en propre Pour les autres communes et EPCI, on peut s’interroger sur la part de l’effectif réellement susceptible de considérer la ques tion
de l’archivage numérique Hypothèse de travail à valider : 35% d’agents de catégorie A (conservateurs, attaché de conservation du patrimoine) soit 2 à
3 ETP en moyenne dans le cas des communes de plus de 100 000 habitants, à partager entre les différents activités des services
d’archivage, dont l’archivage électronique (et un effectif moindre pour les autres communes)
134
Cas des communes et EPCI à fiscalité propre
Population associée au service
d'archives
Nombre de
services d'archives
(2015)
ETP moyen par
service d'archives
ETP maximum par
service d'archives Nb total d'ETP
Nombre total de
communes (2017)
% de services
d'archives / Nb de
communes
Moins de 2 500 habitants 4 0,6 1,0 2,2 31013 0,01%
Entre 2 500 et 10 000 habitants 41 1,0 2,6 40,3 3384 1,21%
Entre 10 000 et 25 000 habitants 154 1,7 4,0 257,0 653 23,58%
Entre 25 000 et 100 000 habitants 196 3,4 13,3 666,7 319 61,44%
Plus de 100 000 habitants 58 8,2 36,6 477,1 42 138,10%
Total général 453 3,2 36,6 1 443,3 35 411 1,28%
A5 : Données de référence sur les
collectivités françaises
Croisement Départements / Communes par tranche de population (en nb de
communes)
Croisement Départements / Communes par tranche de population (en nb d’habitants)
Le nombre de communes à considérer à l’échelle d’un Département n’est pas nécessairement fonction de sa
population, avec de nombreux départements de faible population comprenant un très grand nombre de
collectivités On peut s’interroger sur la capacité de tous les départements à accompagner un nombre important de collectivités,
d’autant plus que celles-ci ne sont pas, dans la très grande majorité des cas, dotées de compétences archivistiques
135
Cas des départements
Nombre de communes Catégorie ville
Départements Entre 10 000 et 25 000 Entre 2 500 et 10 000 Entre 25 000 et 100 000 Moins de 2 500 Supérieur à 100 000 Total général
Départements de plus de 1 million d'habitants (20) 355 1 438 216 6 066 22 8 097 Départements compris entre 500 000 et 1 millions d'habitants (29) 180 1 160 49 11 158 18 12 565
Départements compris entre 250 000 et 500 000 habitants (30) 92 602 42 8 888 2 9 626 Départements de moins de 250 000 habitants (19) 26 184 12 4 901 5 123
Total général 653 3 384 319 31 013 42 35 411
Population Catégorie ville
Départements Entre 10 000 et 25 000 Entre 2 500 et 10 000 Entre 25 000 et 100 000 Moins de 2 500 Supérieur à 100 000 Total général
Départements de plus de 1 million d'habitants (20) 5 508 189 7 041 802 9 196 960 4 532 485 7 507 402 33 786 838
Départements compris entre 500 000 et 1 millions d'habitants (29) 2 635 923 5 330 496 2 239 193 6 858 843 2 484 974 19 549 429
Départements compris entre 250 000 et 500 000 habitants (30) 1 350 371 2 704 584 1 821 713 4 636 938 259 373 10 772 979
Départements de moins de 250 000 habitants (19) 374 817 800 710 513 854 1 753 814 3 443 195
Total général 9 869 300 15 877 592 13 771 720 17 782 080 10 251 749 67 552 441
A5 : Données de référence sur les
collectivités françaises
Croisement Départements / EPCI par tranche de population (en nb de EPCI)
Croisement Départements / EPCI par tranche de population (en nb d’habitants)
Le nombre d’EPCI par Département est plus homogène, quelle que soit la population du Département
136
Cas des départements
Nb EPCI catégorie EPCI
Départements Entre 100 000 et 250 000 Entre 20 000 et 50 000 Entre 50 000 et 100 000 Inférieure à 20 000 Supérieure à 250 000 Total général
Départements de 20 à 28 EPCI (9) 8 95 27 67 3 200 Départements de 10 à 19 EPCI (61) 49 303 105 389 27 873 Départements de 5 à 9 EPCI (23) 24 57 24 71 3 179 Département de 1 à 4 EPCI (5) 5 3 3 2 2 15
Total général 86 458 159 529 35 1267
Population EPCI catégorie EPCI
Départements Entre 100 000 et 250 000 Entre 20 000 et 50 000 Entre 50 000 et 100 000 Inférieure à 20 000 Supérieure à 250 000 Total général
Départements de 20 à 28 EPCI (9) 1 454 223 3 022 079 1 976 162 1 058 585 1 766 015 9 277 064
Départements de 10 à 19 EPCI (61) 7 288 457 9 099 112 7 113 990 4 552 175 11 478 004 39 531 738
Départements de 5 à 9 EPCI (23) 3 424 327 1 811 872 1 665 567 781 717 1 137 853 8 821 336
Département de 1 à 4 EPCI (5) 626 218 83 330 234 244 22 859 8 955 652 9 922 303
Total général 12 793 225 14 016 393 10 989 963 6 415 336 23 337 524 67 552 441
A5 : Données de référence sur les
collectivités françaises
Répartition des services d’archives départementales par population (source : SIAF,
rapport annuel 2015) :
Les départements disposent à eux seuls d’un effectif associé aux archives deux fois plus important que celui du bloc
communal, du fait principalement de la compétence des Archives Départementales
On peut s’interroger sur la part de l’effectif réellement susceptible de considérer la question de l’archivage
numérique Hypothèse de travail à valider : 35% d’agents de catégorie A (conservateurs, attaché de conservation du
patrimoine), soit 11 ETP en moyenne par département (à partager entre les différents activités des services
d’archivage, dont l’archivage électronique)
137
Cas des départements
Catégories de départements par population Nb ETP moyen du
service d'archives
ETP maximum du
service d'archives Nb total d'ETP
Départements de plus de 1 million d'habitants (23) 47,9 95,6 1 101
Départements compris entre 500 000 et 1 million d'habitants (28) 31,5 45,8 883
Départements compris entre 250 000 et 500 000 habitants (28) 26,2 47,6 734
Départements de moins de 250 000 habitants (20) 16,7 24,0 333
Total général 30,8 95,6 3 051
A5 : Données de référence sur les
collectivités françaises
Services d’archives régionales (source : SIAF, rapport annuel 2015 / avant fusions des
régions) :
Les régions disposent globalement d’un effectif total réduit consacré aux archives comparé aux Départements et
blocs communaux Comme pour les autres collectivités, on peut s’interroger sur la part de l’effectif réellement susceptible de
considérer la question de l’archivage numérique Hypothèse de travail à valider : 35% d’agents de catégorie A (conservateurs, attaché de conservation du
patrimoine), soit entre 1 et 2 ETP en moyenne par région après fusions de celles-ci (à partager entre les différents
activités des services d’archivage, dont l’archivage électronique)
138
Cas des régions
Catégories de régions Nb de régions /
services
ETP Moyen du
service d'archives
ETP Max du
service d'archives Nb total d'ETP
12 millions d'habitants 1 9,0 9,0 9
Entre 3 et 7 millions d'habitants 6 6,3 13,8 37,66
Entre 1,5 et 3 millionjs d'habitants 9 1,8 3,8 16,3
Moins de 1,5 millions d'habitants 7 2,5 3,8 17,3
Total général 23 3,5 13,8 80,26
A5 : Données de référence sur les
collectivités françaises
139
Synthèse des effectifs archives des collectivités
AD AR AC-AIC TOTAL
Effectif total (ETP) 3051 80 1443 4574
Estimation part d'agents de catégorie A 35% 35% 35%
Estimation agents de catégorie A 1068 28 505 1601
Services d'archives
A5 : Données de référence sur les
collectivités françaises
Légende : - -
AD : archives départementales, AR : Archives municipales
- AC-AIC : archives communales et intercommunales
140
Annexes
• A1 : Liste des participants à l’étude 90
• A2 : Sources de références associées à l’étude 96
• A3 : Illustrations associées aux différents scénarios étudiés 98
• A4 : Grille détaillée de répartition des rôles et responsabilités associées aux différents scénarios (version de travail) 127
• A5 : Données de référence disponibles sur les collectivités françaises 131
• A6 : Vue d’ensemble des enjeux associés à l’archivage électronique et
du contexte associé à la gestion des données publiques en
collectivités 140
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