コミュニケーション改善 サービスグラント プロジェクト設計案 ·...

業務フロー設計 サービスグラント

プログラム概要

特定非営利活動法人 サービスグラント

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１．はじめに ～ こんな課題認識をお持ちのNPOを想定しています

事業活動の対象者や会員・寄付者・関係団体等からの問い合わせに対応す

る負荷が大きすぎるため、新しい企画の検討や事業の改善などの重要な業

務のための時間が削られてしまっている。

事務局長など一部のスタッフに負荷が集中しており、業務に支障が出るこ

とがある。

外部からの問い合わせへの対応能力を向上させることで、より高い成果を

挙げられる可能性がある。

NPOとして、受益者・参加者等の拡大や新しい事業展開をしたいと考えて

いるが、そのためにも業務の生産性を高め、組織の足腰を鍛えたいという

問題意識が高まっている。

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２．業務フロー設計サービスグラントとは

NPOにとって重要性の高いステークホルダーとの関係づくりを中心に、

NPOにおける現状の業務を整理します

NPOの業務の現状の課題と、その課題の原因となっているものを発見し、

業務改善の方向性を提案します

NPOの業務改善のために求められる、新しい業務フローおよび業務一覧を

設計し、提案します

新しい業務フローを実現するために必要となる、具体的かつ即利用可能な

業務ツール類を制作・提供します（業務ツールの例：帳票のひな型、メー

ルのひな形、簡易マニュアル等）

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３．本サービスグラントで提供する成果物

成果物 内容

業務一覧 ステークホルダーとのコミュニケーションに関わる業務を整理し、それぞれの業務に必要な参照情報（インプット）と、業務で生成する情報（アウトプット）をまとめた一覧表

業務フロー図 初回登録、サービス利用、フォローアップなど、ステークホルダーとの関係構築の段階・場面ごとに、コミュニケーションを中心とした業務の流れを図式化したもの

業務ツール

業務設計フェーズにおいて提案し、NPOとの間で合意した新しい業務フローの実行に特に必要となるツールについて、約1ヵ月間に充当可能な工数の範囲内で制作します。 ステークホルダーとの接点となるコミュニケーション・ツールのひな

型（定型メール、登録フォーム、ニュースレターなどのひな型、よくある質問集など）

NPO内部で使用する業務ツール（会員情報データベースの要件定義書、帳票ひな型など）

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４．NPOに期待される効果

新規ステークホルダー獲得

既存ステークホルダー維持率向上

プログラム運営数の増加

プログラム効果の向上

ウェブサイト、パンフレット、通信など既存ツールの有効活用・効果向上

業務効率化

人材活用の適正化

等々

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５．プロジェクトの進め方

プロジェクトの実施期間は、プロジェクトの開始を意味する「キックオフミ

ーティング」から約5ヵ月間です。この期間中、プロジェクトは２つのフェ

ーズに分かれて進行します。

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フェーズ 内容

現状分析フェーズ NPOに関する基本的な理解を深め、各業務の現状を業務一覧および業務フロー図として整理し、現状の課題と改善の方向性を提案します。

ツール制作フェーズ NPOと合意した業務ツールの制作作業を行うフェーズです。ステークホルダーとNPO双方にとって効果が期待できるツールを制作します。

５．プロジェクトの進め方～①現状分析フェーズ

現状の業務を一覧表や図に整理し、課題解決の方向性を提案します。

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複雑

煩雑

粗雑

インプット

（参照資料）

アウトプット

（作成資料）

1 ブログ更新 記事

2 Twitter更新 ウェブ・ブログURL 記事

3 ウェブサイト更新 記事

4 リーフレット更新 リーフレット 参加者向けリーフレット

1 説明会告知 説明会マニュアル 説明会告知記事 説明会マニュアル・告知記事ひな形

2 参加申込受付 申込フォーム 参加者リスト 申込フォーム

3 会場準備 説明会マニュアル

4 プログラム説明書更新 プログラム説明書 プログラム説明書（改訂版）

5 イベント開催 説明会マニュアル 出席者リスト

6 登録案内送付 出席者リスト 登録案内メール 登録案内ひな形

1 イベント企画 企画書 企画書ひな形

2 イベント企画会議 企画書

3 イベント出展申込 企画書

4 出展準備 プレゼンテーション プレゼンテーションひな型

5 イベント出展 出席者リスト 参加者向けリーフレット

6 説明会案内送付 出席者リスト 説明会案内メール 説明会案内メールひな形

新規制作する業務ツール

1 広報

2 イベント出展

2 説明会開催

1 認知形成

業務 関連資料

大項目 中項目 小項目

５．プロジェクトの進め方～②ツール制作フェーズ

NPOが運用可能な帳票・資料ひな型等を制作し提供します

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回答欄イメージ

Webの回答フォーム用

・求人希望の法人の方は以下の項目を参考に情報のご提供

をください。

会社名 （　　　　　　　　　　）

所在地 （　　　　　　　　　　）

ご担当者名 （　　　　　　　　　　）

電話番号 （　　　　　　　　　　）

FAX （　　　　　　　　　　）

email （　　　　　　　　　　）

１ 今回のお問い合わせは次のどちらにあてはまりますか？

選択肢：

求人関連

一般相談

ご相談内容　（　　　　　　　　）

２

お問い合わせいただくにあたり、どちらの情報を参照されましたでしょうか？

また、既にご相談中の機関がありましたら、差支えない範囲で

機関名等をお教えください。

選択肢：

ハローワーク

その他の支援機構

その他

ご相談先（　　　　　　/　　　　　　　）

①参考・相談先の機関名　=　（ハローワーク、障害者就労支援センター、その他、など）

東京コロニー/職能開発室のHPに掲載している事例をご覧になりましたか？

選択肢：

見た

見ていない

その中で興味をもったもの、参考になりそうなものはありましたか？具体的に興味をお持ちになった事例：

（　　　　　　）⑥就業事例　=　（名称、未読、特になし、など）

４ 今回の求人の理由・背景等について、具体的に何かありましたらお聞かせください。自由記入：

（　　　　　　）②求人理由・背景　=　（自由に記述ください）

５過去に障害者雇用のご経験はありますでしょうか？また、在宅雇用のご経験はいかがでしょうか。

選択肢：

ある、ない、わからない

③障害者/在宅雇用の経験　=　（ある、ない、わからない、など）

６ 在宅雇用が初めての場合、通勤の場合との違い（条件、準備など）についてご存知でしょうか？

理解している

多少理解している

よく知らない

７ 具体的に開始したい時期な目安、計画はおありでしょうか？

選択肢：

3ヶ月以内

半年以内

一年以内

未定

④開始希望時期、予定　=　（3ヶ月以内、半年以内、一年以内、未定　など）

８職場のインフラ整備や、周囲のスタッフの協力が得られる体制づくりなど、環境準備も含めての取

り組みが可能でしょうか？

選択肢：　　（想定分類）

検討可能

困難の可能性あり

まだよくわからない

９ 業種、企業規模、想定する/求人したい業務の種類・部署は？

業種：（　　　）

企業規模：　（　　　　）

業務・部署：　（　　　　）

未定

⑤求人を検討する業務の種類・部署　=　（自由に記述く

ださい）

設定設問

求人相談向け

基本情報

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▲上／NPO内部の情報共有を円滑にするために作成されたプロジェクト管理シート ▶右／NPOへの問い合わせに対して効率的に対応するため、問い合わせ先に対する質問項目をまとめたチェックシート

６．プロボノチームの体制

広報・マーケティング・営業など対外業務のスキルや、製造・調達・流通

や経営企画・コンサルティングなどで業務フロー設計のスキル・経験を持

つ人、広報・IR等で対外発信文書の作成経験を持つ人等でチームを編成し

ます。

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メンバー 主な役割

アカウントディレクター

プロジェクト全体統括

スコープ設定・チーム編成などプロジェクト立ち上げ

および、プロジェクト進行中のサポート

プロジェクトマネジャー

プロジェクト進行管理

対NPOにおける日常的コミュニケーション

チーム内における役割分担・品質向上・スケジュール管理等

ビジネスアナリスト 現状プロセス把握、業務フローの詳細設計、課題分析、改善提案、ツール制作

マーケッター ステークホルダーヒアリング、文献調査、課題分析、改善提案、ツール制作

７．NPO側の体制

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プロボノによる支援を有効活用していただくためには、NPO側においても

受け入れ体制の確保が必要です。組織の代表から現場スタッフに至るまで、

本プロジェクトの重要性を理解し、協力体制を構築していただくことが不

可欠となります。

メンバー 主な役割

意思決定者 NPOを代表し、提案に対する合意等、最終的な意思決定

窓口担当者 対チームにおける日常的なコミュニケーション

情報提供、ヒアリング調整等、プロジェクトへの各種協力

実務担当者 実務の現状や課題等について情報提供への協力

外部ステークホルダー ヒアリング等を通じて、NPOの対外的コミュニケーションへの意見や要望等を回答（対象者はNPO側で調整）

お問い合わせ

サービスグラントに関するお問い合わせは下記までお気軽にどうぞ。

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「業務フロー設計サービスグラント」のプログラムおよび進行ガイドは 日本マイクロソフト株式会社とサービスグラントとの協働により構築されました。 Microsoftは、米国 Microsoft Corporation およびその関連会社の商標です。

Special Thanks

特定非営利活動法人 サービスグラント

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［関西］550-0005 大阪市西区西本町2-4-10 Facto内

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