halkla İlişkilerde sunum teknikleri

1

Halkla ilişkilerin mesleki gereksinimlerinden birisi,iyi konuşmak ve konuşma metni hazırlayabileme becerisine sahip olmaktır.

Bu konuda en büyük güçlük ise,sözcükleri bir başka kişi adına kağıda dökmektir.

Konuşmacının ses tonunun,beden dilinin,kullandığı konuşma kalıplarının ve kişisel özelliklerinin bilinmesi,karşılaşılacak güçlüğü en aza indirmesi bakımından büyük önem taşır,bu nedenle konuşmacı ve yazar arasında iş birliği zorunludur.

2

Konuşmanın bir başkası için yazıldığı unutulmamalı,konuşma metni konuşmayı yazan kişinin değil,konuşmacının görüşlerini yansıtmalıdır.

Bulgular ve araştırmalar konuşmacının görüşlerini destakler nitelikte değilse bu durum konuşmacıya açıkça söylenmelidir.

Metinle ilgili olarak mutlaka konuşmacıyla fikir alışverişinde bulunulmalıdır.

3

Konuşma,bilgilendirmek,ikna etmek ya da kutlama ve günün önemini dile getirmek amacıyla yapılabilir.

Yeni bir ürün ya da hizmet üretimi,yönetim değişikliği gibi herhangi bir konuda,mesajlar bilgi vermek üzerine yapılanır.

İkna amaçlı konuşmalar sadece iletilerin anlaşılması değil,aynı zamanda kabul edilmesi yani tutum ve davranış değişikliği yaratma çabası öne çıkar.

4

Genellikle bir konuşma metninin taslağı şunları içerir:

Açılış Tartışılacak konunun tanıtımı Örneklerle ana tema Tartışma konuları Sonuç Mümkünse dinleyenleri düşündürecek son

cümle

5

6

Bir konuşmayı planlarken konunun seçilmesi,sınırlandırılması ve de dinleyicilerle konuşma süresi hakkında bilgi sahibi olunması ayrılan sürenin doğru biçimde kullanılabilmesi için ön koşuldur.

7

Konu seçimi Halkla ilişkiler uzmanının basına açıklama

yapmak gibi durumlarda kurum yöneticisine konuşma metni hazırlaması gerekebilir.

Bu durumlarda konu kendiliğinden belirlenmektedir,önemli olan güncel olayları takip ederek konuşmayla ilişkilendirmektir.

8

Konunun sınıflandırılması Konuşmacıya ayrılan konuşma süresinden

daha uzun metinleri hazırlamak,zaman ve enerji kaybından başka bir şey değildir.

Değinilmesi gereken konular ile konuşma süresi arasındaki ilişki,konuşma metnini sınırlamakta ve aynı zamanla değinilecek konular ayrıntının sınırlarını da çizmektedir.

9

Dinleyici Halkla ilişkilerin diğer alanlarında olduğu

gibikonuşma metni yazarken de mesajların alınabilmesi için konuşma yapılacak dinleyiciler hakkında bilgi sahibi olnunmalıdır.

Dinleyicilerin konuya yaklaşımları,yani konuşmacının görüşlerine katılıp katılmadıkları,karşı görüşü savunup savunmadıkları ya da kararsız mı olduklarının bilinmesi de konuşmacıya yol gösterecektir.

10

Konuşma Metni Hazırlarken Konuşmacıyı tanımalı Dinleyicileri tanımalı Lisana hakim olmalı Gerçekçi olmalı Anlaşılır olmalı Kısa olmalı Konuşmanın başlangıç ve bitişinde

etkileyici cümleler kullanılmalıdır.

Yüzyüze yapılan konuşmalar,topluluk önünde yapılan konuşmalar,basın söyleyişileri,komisyonlarda yapılan konuşmalar gibi çok farklı konuşma biçimlerinden söz edebilmekle birlikte ben konumuz itibarı ile topluluk önünde yapılan konuşmalar üzerinde duracağım.

Doğaçlama konuşma Hazırlıksız konuşma Yazılı metni okumak Yazılı metni ezberlemek olarak 4 ayrı

konuşma üslubundan söz edebiliriz.11

12

Doğaçlama konuşma

13

Hazırlıksız yapılan konuşmalar

14

Bazı kurallara uyulması hata payını azaltmaktadır.Bunlar;

Sakin olmalı ve sorulara düşünerek cevap verilmeli

Kelimeler dikkatlice seçilmeli Her hangi bir nedenle cevap verilmek

istenmediğinde “yorum yok” ifadesinin kullanılmasının yerine hangi gerekçe ile cevep verilmek istenmediği belirtilmelidir.

15

Yazılı Metni Okumak

16

Yazılı metni ezberlemek

Tepegöz Projektörler Asetat veya plastik olan şeffaf ve genellikle

8.5inç-11inç boyutlarında bir zemine yazılan yazıların veya çizilen grafiklerin,projektör yardımıyla perdenin elverdiği ölçüde büyütülerek yansıtıldığı araçlardır.

Maliyetin düşük olması,taşınma ve üretim kolaylığı,yarı karanlık ortamlarda da görüntü verme özelliği,istenen sayıda izleyiciye kullanılabilmesi tepegözlerin göze çarpan özellikleridir.

17

18

Slayt Çoğunlukla bir konuşmacı veya önceden

hazırlanan bir ses kaydının eşlik etttiği slaytlarda amaç,sözlü mesajın etkisini artırmak ve sözlü iletilere açıklık kazandırmaktır.

19

Slayt hazırlarken şu hususlar dikkate alınmalıdır;

Her bir slayt için sözcük sayısı maksimum on ile sınırlandırılmalıdır.

Gösteri sırasında boşluklardan kaçınılmalı Fotograf,yazı ve grafikler bulunmalı Konuşmacının söyledikleriyle görüntüler uyumlu

olmalı Mesajlar açık ve net olmalıdır Kullanılacak slaytın sayısı ve gösterim süresi

tamamen konuşmacıya verilen süre ile ilgilidir.

20

Film Görsel işitsel yöntemlerin içinde en etkili ancak

maliyeti en yüksek olan film üretiminde,izleyici sayısı arttıkça kişi başına maliyet düşeceğinden,filmin yaşam süresi içinde ulaşaçağı potansiyel izleyici sayısı mutlaka dikkate alınmalıdır.

Film diğer görsel olmayan materyallere oranla daha etkili bir iletişim aracıdır.

21

Projeksiyon ve Power Point Sunumlar Slayt ya da tepegöz sunumlarında olduğu gibi

bilgisayar destekli sunumlarda da büyük bir perdeye yansıtılan yazı ve görüntü,konuşmacıya büyük kolaylık sağlamakta ve sunumu renklendirmektedir.

Sesli kısa gösterimlere bile olanak tanıyan sunum boyunca söz konuşma ile birlikte ilerlemeli,grafikler,şekiller ve tüm görüntüler sözleri destekler nitelikte olmalıdır.

1.Dinlemek 2.Anlamak 3.İnanmak 4.Hatırlamak 5.Katılmak

22

Bir sergi düzenlemeden önce,ilk yapılacak şey,gerçekte gerekli olup olmadığına karar vermek ve amacın ne olduğunu açıklığa kavuşturmaktır.

Sergi ve fuarlara katılma,işletmelere üretilen ürün veya hizmetin tanıtımı ve pazarı genişletme imkanı sunmasının yanında rakip kuruluşların bulundukları noktayı görmek açısından da önem taşır.

Ziyaret edenler,sergide genellikle gerçek objeyi görmek isterler,ancak bazı sergilerde fotoğraf,şema gibi görsel materyallerden yararlanılır.

23

24

Halkla İlişkilerde Sergi ve Fuarların Amaçları

Kuruluşun tanıtımını yapmak Mevcut müşterilerle iletişim kurarak ürün ve

hizmete olan ilgilerini artırmak Potansiyel müşterilerle iletişim kurarak yeni

satış alanları yaratmak Yeni ürün veya hizmeti tanıtmak Bölge temsilcilerinin etkinliğini artırmak Yetkililerle iletişim kurmak Sipariş imkanı yaratmak

25

Sergi,fuar düzenlemeye karar verilmesi durumunda şu hususlar dikkate alınmalıdır:

Sergi yeri özellikle hedef kitlenin ulaşımı düşünülerek belirlenmeli,

Bütçe çıkarılmalı, Stand yerinin uygun olmasına dikkat edilmeli, Elemanlar arasında önceden görev dağılımı

yapılmalı ve konularında bilgilendirilmeli, Önceden belirlenen kişilere ücretsiz katılım olanağı

sağlayan davetiyeler gönderilmeli.

26

Sergide Başarısızliğa Neden Olan Faktörler: Sergi veya pazarın seçiminde yapılan hata, Hazırlıklarda eksiklik, Eksik ticari bilgi, Elemanların yetersizliği, Enformasyon hizmetindeki eksiklik, Ürünün pazara uygun olmaması, Yüksek ücret talep edilmesi ilk akla gelen

konular olmalıdır.

27

Sergi ve Fuarlara Katılımı Belirleyen Etkenler Serginin süresi, Sergiyi kimlerin desteklediği, Sergiyi destekleyen diğer olaylar, Aynı zamana raslayan katılımı olumsuz

etkileyecek diğer aktivitelerin varlığı, Katılımın sınırlı veya halka açık oluşu, Organizasyonun yeterli olup olmaması.