il cambiamento organizzativo analisi e progettazione

Il cambiamento organizzativoAnalisi e progettazione

Il concetto di organizzazione

Che cos’è un’organizzazione

• Un’organizzazione è un’entità collettiva dotata di qualche formalizzazione costituita per raggiungere fini.

• La tipologia dei fini e il livello di formalizzazione rappresentano le due variabili che distinguono un’organizzazione da altri sistemi sociali.

• Esistono tre diverse accezioni del termine “organizzazione”.

Prima accezione

• Un’organizzazione è un soggetto collettivo riconoscibile all’esterno come attore del sistema economico, giuridico, sociale o politico.

• Comprendere l’identità e la tipologia a cui appartiene un’organizzazione è il primo step dell’analisi e della progettazione organizzativa.

L’organizzazione come soggettoLe tipologie organizzative

• In letteratura si distinguono varie tipologie organizzative in base:

– all’attività svolta (Istat);– al tipo di autorità che ne legittima il governo (Weber);– al tipo di potere (Gouldner);– alle funzioni prevalenti (Parsons);– al beneficiario (Blau);– al potere e alla partecipazione (Etzioni);– al sistema di produzione (Woodward);– al grado di comprensione e controllabilità dei processi (Perrow);– all’ambiente esterno (Lawrence e Lorsch).

Seconda accezione

• Un’organizzazione si definisce in base all’attività organizzatrice, ossia agli atti compiuti per passare da uno stato di disordine ad uno di maggior ordine.

• Organizzare significa portare a unità elementi diversi.

L’attività organizzatrice

• I parametri per descrivere l’attività organizzatrice sono quattro:

– il contesto;– le dimensioni;– i criteri di prestazione e gli obiettivi;– l’attività delle persone.

L’attività organizzatriceIl contesto

• Il contesto comprende lo studio di tre fattori (le 3T):

– la tecnologia;– il tempo;– il territorio.

L’attività organizzatriceLe dimensioni

• Le dimensioni dell’attività organizzatrice sono quattro (le 4C):

– la cooperazione;– la comunicazione;– le conoscenze;– la comunità.

L’attività organizzatriceI criteri di prestazione

• L’attività organizzatrice si svolge rispetto a criteri di prestazione per valutarne l’azione:

– efficienza: rapporto tra risultati e costi;– efficacia: raggiungimento di un obiettivo.

L’attività organizzatriceGli obiettivi

• Gli obiettivi che un’organizzazione si prefigge sono di 3 tipi:

– obiettivi tecnici;– obiettivi economici;– obiettivi sociali.

L’attività organizzatriceGli universi delle attività

• Le attività svolte dalle persone si collocano all’interno di cinque universi dell’attività organizzatrice:

– universo fisico;– universo operativo;– universo procedurale;– universo degli impegni;– universo decisionale.

L’attore è sempre implicato in dimensioni multiple.Gli universi del lavoro sono molto diversi per i lavori

operativi e per quelli intellettuali.

Terza accezione

• Un’organizzazione si definisce in base alla sua struttura che può essere:– formale (studio di norme, regole, organigrammi, mansionari, ecc.) – latente (studio delle comunità di lavoro, delle relazioni di

cooperazione, della comunicazione e delle conoscenze).

• Un’organizzazione è un artefatto socio-tecnico, composto da elementi eterogenei che interagiscono tra loro (obiettivi, persone, tecnologie, processi, ecc.).

Il sistema organizzativo

Un sistema organizzativo è un’unità definitada fini/obiettivi, risorse, configurazioni che le

consentono di sviluppare il controllo e lapromozione di attività e processi specifici,

sottratti al controllo di altri.

• Esso è composto da:– obiettivi e prestazioni;– risorse;– configurazione organizzativa.

Il cubo organizzativo

Obiettivi e prestazioni

• Gli obiettivi e le prestazioni possono essere:– tecnici;

– economici;

– sociali.

• Le prestazioni sono il grado e il modo con cui gli obiettivi vengono raggiunti.

Le organizzazioni sono quello che fanno

e come lo fanno

Risorse

• Le risorse possono essere:– finanziarie;

– fisiche;

– umane.

• Al contrario di quanto affermava Dahrendorf, la scuola socio-tecnica sostiene che non è possibile capire i rapporti sociali senza studiare le risorse tecnologiche e i processi produttivi su cui i processi sociali in parte si fondano.

La configurazione organizzativa

È l’insieme degli elementi stabili chedefiniscono le regole con cuil’organizzazione opera (ossia

“l’organizzazione” vera e propria).

• Essa comprende:– processi;– compiti;– ruoli;– sistema sociale;– cultura;– … e le relazioni di tali fattori tra loro e con il mondo esterno.

I processi

• Miller e Rice definiscono il processo come “una trasformazione o una serie di trasformazioni che hanno luogo sull’oggetto dell’attività funzionale di un sistema, come risultato del quale l’oggetto viene cambiato nella sua posizione, forma, misura o in qualche altro aspetto”.

Il processo è una sequenza di eventiadeguatamente concepiti, concretamente realizzatied efficacemente controllati che convertono input

in output e conducono al raggiungimento degliscopi dell’organizzazione al soddisfacimento dei

bisogni degli utenti/clienti.

Le attività lavorative

Sono le fasi in cui il lavoro necessario

viene configurato esattamente disaggregato

per svolgere un determinato processo in un

determinato modo.

Coordinamento e controllo

I sistemi di coordinamento e controlloservono a definire con quali logiche, regole

e tecniche si configurano i modi disincronizzazione degli eventi, di

assegnazione delle risorse a soggetti, attori,di allocazione delle attività ai sistemi

tecnologici, come si stabilisce cosa viene prima ecosa dopo, come si prevede ciò che deve

succedere.

Le microstrutture

Le microstrutture sono composte da tutti gli

elementi in grado di realizzare i processi

operativi (reparti, uffici, negozi, ecc.).

Ruoli e professioni

Il ruolo è ciò che ciascuno fa in vista di un

risultato funzionale, nelle sue relazioni con

gli altri, all’interno di un determinato contesto

tecnico-organizzativo.

I sistemi di gestione

• I sistemi di gestione del personale comprendono:– contratti;

– orari;

– retribuzioni;

– sistemi di compenso;

– modelli di selezione;

– formazione;

– relazioni industriali;

– …

La macrostruttura

Le macrostrutture organizzative rendono

visibili le gerarchie mediante organigrammi e

funzionigrammi.

Sistemi di regolazione e strutture latenti

• Fanno parte dei sistemi di regolazione e delle strutture latenti:– la cultura organizzativa;– le comunità di pratica e professionali;– l’interazione tra organizzazione e sistema sociale;– i sistemi di senso.

Una definizione di organizzazione

L’organizzazione è il modello delle

relazioni normative, tecniche,

procedurali, sociali, valoriali,

comunicative stabilite intenzionalmente

da/fra gli uomini per agire in modo

adeguato a raggiungere i fini.

La successione

dei modelli organizzativi

I principi del taylorismo

• Trovare il modo migliore (la one best way): solo lo studio scientifico dei processi e dei metodi di lavoro può definire la modalità con cui il lavoro va fatto;

• mettere le persone giuste al posto giusto: per ogni lavoro vanno scelte persone con caratteristiche adatte;

• controllare, premiare, punire: il controllo serviva ad assicurarsi che il lavoro venisse svolto adeguatamente, gli incentivi, invece, a premiare chi lavorava al di sopra degli standard;

• impiegare organismi di staff per pianificare e controllare: il management doveva impartire istruzioni e controllare la corretta applicazione delle procedure e dei metodi di lavoro determinati dagli staff specializzati.

Uomo e lavoro nell’OSL

• L’individuo e il suo compito rappresentano la base essenziale di un’organizzazione.

• L’individuo è un’estensione della macchina.• Gli individui e i loro compiti sono collegati tra loro dai supervisori.• L’organizzazione può impiegare qualsiasi mezzo per imporre

comportamenti adeguati ai dipendenti.• Il frazionamento dei compiti serve a diminuire i costi del lavoro.• Le esigenze della tecnologia sono più importanti di quelle degli

individui.• L’OSL non è soggetta a giudizi di valore.

Limiti dell’OSL

• Rigidità del sistema produttivo e lentezza dei processi decisionali Vs condizioni di contesto ambientale e di processo variabile.

• Elevati costi di coordinamento e controllo.• Incapacità di far fronte alle eccezioni causate dall’irresponsabilità

degli operai.• Scarsa capacità di trattamento delle informazioni.• Scarsa motivazione, scarso commitment del personale ed alta

conflittualità sociale che limitano i livelli di qualità e produttività.• Insufficiente orientamento al mercato e al cliente.

Declino del taylor-fordismo

• Durante gli anni Settanta si assiste al declino del taylor-fordismo e alla nascita di nuove forme organizzative non gerarchiche.

• In particolare si assiste allo sviluppo di “imprese a rete” e di “reti di impresa”.

Le nuove forme organizzative

• Quattro sono le dimensioni fondamentali che accomunano le nuove forme organizzative (modello delle 4C):– la cooperazione autoregolata e condivisa;– la condivisione delle conoscenze;– la comunicazione;– lo sviluppo di comunità all’interno delle organizzazioni.

La configurazione organizzativa

Approfondimenti

I processi

• Possono essere suddivisi per:– Classi.– Tipi di attività.– Livelli di formalizzazione più o meno elevati.

I processiLe classi

• Esistono diverse tipologie di processi:– Processi primari: riguardano il raggiungimento dei fini primari

dell’organizzazione e la soddisfazione delle esigenze dei clienti/utenti finali.

– Processi di supporto: sono funzionali alla realizzazione del processo primario.

– Processi di coordinamento, controllo e integrazione: hanno la funzione di definire fini, obiettivi e strategie e di controllare attività e risultati.

• Le attività prevalenti all’interno di un processo possono essere:– di trasformazione: sono utili a convertire l’input in output e

si distinguono in attività• manifatturiere• di servizio• di elaborazione professionale;

– di coordinamento e controllo;– di mantenimento e innovazione del sistema tecnico,

organizzativo e sociale.

I processiTipi di attività

• La struttura delle attività è relativa alla qualità, quantità e distribuzione delle diverse tipologie di compiti presenti in un processo.

• La qualità indica la tipologia di attività prevalente o l’insieme di attività che caratterizzano il processo.

• La quantità delle attività riguarda:– tempi di lavoro– carichi di lavoro– frequenza delle operazioni

• La distribuzione attiene all’allocazione delle attività:– nel tempo– nelle varie sedi– nelle diverse fasi del processo– in base alle tecnologie e metodologie disponibili

Le attività

Variabilità delle attività

• Si distingue tra:– attività definite, con poche eccezioni caratterizzare da ruoli

definiti, lavoro standardizzato, procedure fisse (catena di montaggio);

– attività definite, con molte eccezioni o varianze, ossia incidenti, errori, imprevisti che vanno controllati e studiati;

– attività non definite, con molte eccezioni: la difficoltà consiste nel definire bene il processo. In queste attività prevale la professionalità della persona.

Il sistema di coordinamento e controllo

• Il suo scopo è la sincronizzazione degli impegni, delle azioni e del prodotto delle singole azioni in modo che la realizzazione complessiva corrisponda alle attese.

• È fondato sulla collaborazione che può essere di tipo:– operativo;– informativo;– creativo.

• Ulteriori aspetti su cui fondare l’analisi e la diagnosi del sistema sono:– l’autorità e la responsabilità;– la natura delle procedure;– la fonte del controllo.

Le microstrutture

• Le microstrutture sono le organizzazioni operative che hanno il compito di “fare le cose”.

• I criteri per la determinazione delle microstrutture si distinguono nelle seguenti tipologie:– su base numerica;

– su base temporale;

– per prodotto/tecnologia;

– funzionale;

– per area geografica.

Le microstrutture

• A partire dagli anni Cinquanta, in alternativa a quello taylorfordista, emergono nuovi paradigmi di organizzazione del lavoro.

• Per la scuola sociotecnica il sistema sociale diviene una delle componenti strutturali dell’organizzazione: le persone e le relazioni che esse costruiscono diventano il perno intorno a cui ruotano le nuove forme di lavoro.

La lean production

• Il modello della produzione snella scardina molti dei principi del taylorfordismo, distinguendosi anche dalla tradizione socio-tecnica.

• I principi su cui essa si basa sono:– il just in time;– il kaizen.

Unità di processo e team

• Per unità di processo si intende un insieme di strutture di lavoro flessibili e parzialmente autoregolate che operano stabilmente nella realizzazione di un processo o sottoprocesso di produzione o servizio (isole, process team, case team…).

• Si definiscono team le diverse forme di gruppi di lavoro e di strutture orizzontali centrate su processi e su programmi che, diversamente dalle unità di processo, sono temporanee e variabili. Ne esistono di tre tipi:

– strutture temporanee per il miglioramento continuo (circoli di qualità, gruppi di problem solving, ecc.);

– comunità professionali e di pratica;– organizzazioni temporanee centrate su progetti e programmi.

Ruoli e professioni

• Il ruolo è l’elemento di congiunzione tra l’organizzazione e la persona ed è un insieme di compiti e responsabilità sui risultati.

• Il modello della professione è quello che meglio descrive l’evoluzione del lavoro nelle moderne organizzazioni.

• Le professioni sono caratterizzate da:– responsabilità sul risultato verso terzi;– impegno a produrre valore all’utente finale;– uso di conoscenza basate su discipline scientifiche;– formazione certificata;– riferimento a comunità professionali extra-aziendali;– sviluppo di deontologie, comportamenti e valori che sostituiscono norme

e fonti estrinseche di regolazione del lavoro.

Le professioni

• La progettazione di nuovi sistemi di professioni è insieme un sistema di gestione e sviluppo delle risorse umane e un sistema di produzione e offerta di servizi.

• Le professioni aziendali sono microunità organizzative idonee a sviluppare con autonomia processi di innovazione, produzione e consegna di prodotti e servizi.

• Il sistema professionale è dato da tre componenti:– il sistema di rappresentazione dei ruoli ascritti e agiti;– il sistema di broad professions;– il sistema di formazione/riconocimento delle potenzialità delle persone.

Le macrostrutture

• La struttura organizzativa definisce e rappresenta l’allocazione del potere e dell’autorità in un’organizzazione e si manifesta attraverso:– organigrammi, funzionigrammi;– disposizioni organizzative;– ordini di servizio;– schemi e assetti organizzativi.

Le macrostrutture

• Esistono tre tipologie di strutture organizzative:– la struttura gerarchico-funzionale;– la struttura divisionale;– la struttura a matrice.

Struttura gerarchico-funzionale

Struttura divisionale per prodotto

Struttura divisionale per processo

Struttura divisionale per area

Struttura a matrice

Qualità della vita e del lavoro

Modello tradizionale Vs modelli nuovi

Organizzazione e comunità

• A partire dalla crisi del taylorforismo le comunità cominciano a svilupparsi all’interno delle organizzazioni.

• Oggi le comunità sono sostenute e potenziate dalle nuove tecnologie e, in particolare, dagli strumenti di social networking.

• Una comunità di lavoro è una struttura sociale che implica:– un comune sentimento di partecipazione;– interessi condivisi e mediati;– obiettivi e risultati comuni;– valori condivisi;– lealtà multiple ai processi, alle professioni, all’organizzazione;– appartenenza alla comunità locale e ad una professionale.

Sistemi di regolazione e strutture latenti

• A partire dagli Anni ’40 si sviluppa all’interno delle teorie organizzative un nuovo paradigma, quello dei sistemi naturali.

• Esempi di strutture di regolazione sociale latenti, naturali e lasche che reggono le comunità di lavoro sono:

– i modelli di cooperazione;– le istituzioni;– i sistemi socio-tecnici;– la cultura organizzativa;– le tecnologie della cooperazione;– le interfacce uomo-computer;– i sistemi di senso;– le comunità professionali e di pratica;– il knowledge management e il CRM.

• Tali componenti danno vita ad un’organizzazione composta da diversi strati coesistenti di burocrazia e comunità.