intranet hankkeiden vaikeat kysymykset 2010, perttu tolvanen, v2

Intranet-hankkeiden vaikeat kysymykset... ja vähän extranet-hankkeista.

Konsultti Perttu Tolvanen

23.9.2010

Intranet & Extranet Forum ’10

23.9.-24.9.2010Intranet-

palloExtranet

-pallo

Perttu Tolvanen

• KTM, tietojärjestelmätiede, digitaalinen media• Sisällönhallinnan konsultti, Sininen Meteoriitti, 2009-• Sisällönhallinnan konsultti (ECM), Digia• Projektipäällikkö, Sanoma-konserni & Nelonen Media• Projektipäällikkö, Kauppa- ja teollisuusministeriö

• Tyypillisiä projekteja mm.• palvelukokonaisuuksien konseptisuunnittelu (intranet / internet / extranet)• intranet & sähköinen työpöytä – palveluiden esitutkimukset, vaatimusmäärittely,

konseptisuunnittelu ja kehitystiekartat

• Sininen Meteoriitti• Henkilöstöä 80. Konsultointia & projektitoteutuksia. Teknologiana SharePoint.• Sähköinen työpöytä ja intranet-projekteja. Asiakkaina mm.: Metsäteollisuus Ry,

Varma, Fingrid, Oras, Rudus.

KUKA TIETÄÄ MISTÄ PUHUTAAN?

Käsitesekamelskaa.

IntranetExtranet

Verkkopalvelut / internet-sivustot

HenkilöhakemistoUutiskanavat

Portaalit

IntranetExtranet

Verkkopalvelut / internet-sivustot

HenkilöhakemistoUutiskanavat

Portaalit

IntranetExtranet

DokumenttienhallintaAsiakirjojen hallinta

Sähköinen asiointi

Verkkopalvelut / internet-sivustot

HenkilöhakemistoUutiskanavat

IntranetExtranet

RyhmätyötilatDokumenttienhallinta

Asiakirjojen hallinta

Sähköinen asiointi

Verkkopalvelut / internet-sivustot

Keskustelu ja kommentointiHenkilöhakemisto

Hakukone

Uutiskanavat

IntranetExtranet

RyhmätyötilatDokumenttienhallinta

Asiakirjojen hallinta

Sähköinen asiointi

Verkkopalvelut / internet-sivustot

Oma sivu

Keskustelu ja kommentointiHenkilöhakemisto

Hakukone

Uutiskanavat

Lomakkeet & työnkulut

Mittarit, liiketoimintatieto

BlogitWikit

Pikaviestintä

Sähköinen työpöytä

IntranetExtranet

RyhmätyötilatDokumenttienhallinta

Asiakirjojen hallinta

Sähköinen asiointi

Verkkopalvelut / internet-sivustot

Oma sivu

Keskustelu ja kommentointiHenkilöhakemisto

Hakukone

Uutiskanavat

Lomakkeet & työnkulut

Mittarit, liiketoimintatieto

BlogitWikit

Pikaviestintä

Sähköinen työpöytä

IntranetExtranet

RyhmätyötilatDokumenttienhallinta

Asiakirjojen hallinta

Sähköinen asiointi

Verkkopalvelut / internet-sivustot

Oma sivu

Keskustelu ja kommentointiHenkilöhakemisto

Hakukone

Uutiskanavat

Lomakkeet & työnkulut

Mittarit, liiketoimintatieto

BlogitWikit

Pikaviestintä

Sähköinen työpöytä

IntranetExtranet

RyhmätyötilatDokumenttienhallinta

Asiakirjojen hallinta

Sähköinen asiointi

Verkkopalvelut / internet-sivustot

Oma sivu

Keskustelu ja kommentointiHenkilöhakemisto

Hakukone

Uutiskanavat

Toiminnanohjaus / prosessiohjaus

Lomakkeet & työnkulut

Mittarit, liiketoimintatieto

BlogitWikit

Pikaviestintä

Sähköinen työpöytä

IntranetExtranet

RyhmätyötilatDokumenttienhallinta

Asiakirjojen hallinta

Sähköinen asiointi

Verkkopalvelut / internet-sivustot

Oma sivu

Keskustelu ja kommentointiHenkilöhakemisto

Hakukone

Uutiskanavat

Toiminnanohjaus / prosessiohjaus

Lomakkeet & työnkulut

Mittarit, liiketoimintatieto

BlogitWikit

Pikaviestintä

Sähköposti, toimisto-ohjelmistot

Sähköinen työpöytä

IntranetExtranet

RyhmätyötilatDokumenttienhallinta

Asiakirjojen hallinta

Sähköinen asiointi

Verkkopalvelut / internet-sivustot

Oma sivu

Keskustelu ja kommentointiHenkilöhakemisto

Hakukone

Uutiskanavat

Toiminnanohjaus / prosessiohjaus

Lomakkeet & työnkulut

Mittarit, liiketoimintatieto

BlogitWikit

Pikaviestintä

Sähköinen työpöytä on ytimeltään ryhmätyön ja tiedonhallinnan työkalu, jonka keskeinen tavoite on tehostaa ryhmien

yhteistoimintaa ja yksittäisten tietotyöläisten ajanhallintaa.

Jos surullinen ”portaaliaikakausi” jotain opetti, niin liian maailmoja syleileviä käsitteitä ei kannata harrastaa.

Mutta esim. ”Intranet” ja ”sähköiset ryhmätyötilat” ovat myös hyvä käsitepari jota voi hyvin käyttää.

Kunhan ei puhuta portaaleista eikä yritetä tehdä sähköisestä työpöydästä taas uutta kahvitkin keittävää ja ”kaikki-ongelmat-ratkaisevaa-macgyverin-linkkuveitsi” –monsteria.

KENELLE TEHDÄÄN? ORGANISAATIOLLE VAI TIETOTYÖLÄISELLE?

Evoluutio kohti sähköistä työpöytää

TASO 0 : SähköpostikivikausiSähköposti keskeinen viestintäkanava ja dokumenttivarasto. Verkkolevyt satunnaisessa käytössä. Tieto siiloutunut toisiinsa kytkeytymättömiin tietovarastoihin. Sähköposti = työlista.

TASO 1 : Viestinnällinen intranet – tiedostojen yhteiskäyttöVerkkolevyt laajassa käytössä. Intranet sisäisen uutisoinnin ja viestinnällisten dokumenttien jakoväline (johdon propagandaväline). Yritysidentiteetin rakennusväline.

TASO 2 : Ryhmätyötilat intran rinnalla – dokumentit hallinnassaIntranet arkinen työväline, joka sisältää ryhmätyötiloja ja dokumenttivarastoja. Dokumentit hallitaan suunnitelmallisesti. Itsepalvelulomakkeet. Raportteja jaetaan mm. excel-tiedostoin.

TASO 3 : Kommentointi ja keskustelu arkipäivää - vuorovaikutus toimiiVuorovaikutus blogeissa, wikeissä, chateissä ja online-kokoustiloissa. Reaaliaikainen organisaatio: läsnäolo- ja tilatietoisuus. Intran uutisissa on kommentointi.

TASO 4 : Sähköinen työpöytä lähestyy – oma sivu yhdistää tietovirratVuorovaikutusta tukeva personoitu sähköinen työpöytä. Yritystason hakupalvelu. Tapahtumavirrat. Ryhmätyötilat. Raportit. “Oma sivu yhdistää tietovirrat”.

TASO 5 : Sähköinen työpöytä ohjaa toimintaa – mittarit ja sovelluksetLiiketoimintasovellukset osana intraa/työtiloja. Esim. “myynnin työtila”, “tuotannon työtila”, “projektipäällikön työtila”. Sosiaalinen sähköinen vuorovaikutus arkipäivää.

Teh

ost

um

inen

& y

hte

ish

enki

Inspiraatiota otettu useista eri lähteistä. Mm: Razorfish intranet maturity model & Peltola, T.: Tiedonhallinta – avain tietotyön tuottavuuteen. Kirja 2009.

Organisaatio järkeistää toimintaansa ja

rakentaa yhteisiä toimintatapoja.

Yksilön tehokkuus tavoitteena.

Työkaluja tietotyöläiselle.

Evoluutio kohti sähköistä työpöytää

Organisaation ja yksilön hyödyt tulevat olla tasapainossa jotta käyttöönotto onnistuu. Tietotyövälineitä ei voi

pakottaa käyttöön.

HANKKEEN VALMISTELUKriittiset tehtävät ja päätöspisteet.

1. Esitutkimus – mitä ongelmia ratkaistaan?

2. Intran ja extranetin suhde?3. Tuotevalinta vai räätälöity

toteutus?

1. ESITUTKIMUSHankkeen valmistelun kriittinen tehtävä:

Esitutkimuksen tavoitteet ja tulokset

• Tavoite 1: Mitkä ovat tiedonhallinnan ja yhteistyön kipupisteet?

• Tavoite 2: Mikä on hankkeen suhde muihin projekteihin ja tietojärjestelmiin?

• Tavoite 3: Millaisia toimintatapamuutoksia edellytetään organisaatiolta?

• Tulokset:1. Hankkeen rajaus & tavoitteet/visio

2. Lisäselvityskohteet & uusien työvälineiden pilotointi/tutustuminen

3. Toimintatapamuutosten hankkeistaminen

”Tieto on siiloutunut useisiin tietovarastoihin.””Ei ole selvää kuvaa minne mikäkin tieto kuuluu.”

”Samasta dokumentista liikkuu useita eri versioita. Vaikea selvittää mikä on viimeisin.”

”Asiakkaille jaellaan vanhoja versioita dokumenteista joista sisäisesti on jo uudempia käytössä.”

”Tietoa jaetaan vasta kun se on jonkun komitean hyväksymä.”

”Keskeneräisistä hankkeista tai asioista ei saa mistään tietoa...”

”Jos ei tiedä keneltä kysyä, niin ongelmiin on vaikea löytää vastauksia.”

”Tehokkuusvaatimukset ovat kasvaneet valtavasti – miten hallita omaa työlistaa? Mistä tietää mitkä ovat tärkeitä ja mitkä vähemmän tärkeitä työtehtäviä? Apuja priorisointiin!”

”Etänä ei pääse käsiksi keskeisiin tietoihin ja työkaluihin.”

”Sähköpostitennikseen hukkuu paljon tärkeitä asioita – unohtuu että kuka hoitaa asiat loppuun!”

”Kaikki hukkuvat jo sähköpostiin – mutta silti pitäisi jakaa enemmän tietoa. Mikä neuvoksi?”

”Miten erotella tietotulvasta tärkeitä ja vähemmän tärkeitä asioita?”

”Diginatiivit tulevat ja jyräävät meitin!”

Sähköiset lomakkeet

Vanha intranet

Sähköisen työpöydän kehitysprojekti

Identiteetinhallintajärjestelmä (2011 keväällä v1)

Windows 7 työasemiin

Lotus Notes

Verkkolevyt

Office-paketti päivitetään

Pikaviestintä

Toiminnanohjausjärjestelmän päivitys (SAP-hanke)

Levyjakojen & postituslistojen kartoitus &

yhtenäistäminen ollut suunnitteilla pitkään...

Active Directory kuntoon!

Ryhmätyötilat

Hakukone

Avoimuuden lisääminen (johto!)

Viestinnän kanavien linjaaminen & kouluttaminen

Sähköisten asiakirjojen hallinta

(Jari vastaa)

Tietohallinnon wiki-ympäristö

Extranet isoille asiakkaille

Markkinoinnin projektityötila-extra

Vanha eLearning-työkalu (HR

omistaa)

MS Project Server 2003 (ei laajassa

käytössä)

Liiketoimintatiedon jakelu (BI)

Tiedonhallinnan kehityshankkeita ei tule aloittaa helpoista kohteista.

Tietotyön tehokkuuden kehittämisessä on kyse samantyyppisestä ekosysteemin rakentamisesta kuin uuden kaupunginosan tekemisessä. Jos ei ensin kaavoita ja vedä vesijohtoja, niin asuinalueen kasvu tulee olemaan hidasta.

2. INTRAN JA EXTRANETIN SUHDE

Hankkeen valmistelun kriittinen tehtävä:

Sähköposti, toimisto-ohjelmistot

Sähköinen työpöytä

IntranetExtranet

RyhmätyötilatDokumenttienhallinta

Asiakirjojen hallinta

Sähköinen asiointi

Verkkopalvelut / internet-sivustot

Oma sivu

Keskustelu ja kommentointiHenkilöhakemisto

Hakukone

Uutiskanavat

Toiminnanohjaus / prosessiohjaus

Lomakkeet & työnkulut

Mittarit, liiketoimintatieto

BlogitWikit

Pikaviestintä

Sähköinen työpöytä

IntranetExtranet

RyhmätyötilatDokumenttienhallinta

Asiakirjojen hallinta

Sähköinen asiointi

Verkkopalvelut / internet-sivustot

Oma sivu

Keskustelu ja kommentointiHenkilöhakemisto

Hakukone

Uutiskanavat

Toiminnanohjaus / prosessiohjaus

Lomakkeet & työnkulut

Mittarit, liiketoimintatieto

BlogitWikit

Pikaviestintä

Sähköposti, toimisto-ohjelmistot

Kärjistetysti: Joko tehdään yhteistä kokonaisuutta tai täysin erillisiä kokonaisuuksia.

Perustelu: Käyttäjien tulisi tallentaa tiedot vain yhteen paikkaan JA tietojen tulisi myös myöhemmin löytyä tästä kyseisestä paikasta.

Ohjaava periaate: Tietojen tallentaminen moneen paikkaan ei ole järkevää. Piste. Sitä ei pidä tavoitella.

3. TUOTEVALINTA VAI RÄÄTÄLÖITY TOTEUTUS?

Hankkeen valmistelun kriittinen tehtävä:

... vai jotain muuta?

Portaalin perilliset

”helposti laajennettava tuote”

”räätälöintialusta”Eikö räätälöinnin idea

olekaan tehdä puhtaalta pöydältä ilman rajoitteita?

Jos tuotteen tärkein ominaisuus on

laajennettavuus, niin onko se enää tuote?

”Argh!”

Mikä on tuote?Käyttöliittymässä on selkeä, yhtenäinen visio. Käyttöliittymä

on viimeistelty.

Tuotteella on tietty, täsmällinen määrä

ominaisuuksia. Näitä on mahdollista esitellä

etukäteen.

Laajennettavuus on rajallista, jopa tiukasti

rajoitettua.

Mikä on alusta?”Alustasta löytyy tuhansittain eri

toimintoja ja mahdollisuuksia aivan

valmiina!”

”Kaiken saa muokattua juuri sellaiseksi kuin

asiakas haluaa!”

... ja usein täytyykin tehdä kaikki itse, koska

suoraan paketista alustat eivät yleensä

tee mitään hyvin!

Erilaisia vaihtoehtoja

räätälöity alusta tuote palvelu

Erittäin kallis ja haastava toteutus.

Laajentuu, muokkautuu ja

muuttuu. Ei lisenssikuluja.

Kallis. Toteutuksen laatutaso paljon kiinni

integraattorin osaamisesta.

Laajentuu isolla rahalla.

Kustannustehokas jos omat

vaatimukset vastaavat tuotetta.

Laajennettavuus rajallista.

Edullisin. Yleensä paras käytettävyys.

Erittäin rajallinen laajennettavuus.

räätälöity alusta tuote palvelu

Esitutkimus

Vaatimusten kuvaaminen &

priorisointi

Tuotteiden arviointi priorisoidun listan

avulla

Tuotteen ehdoilla tapahtuva toteutus

Tuotevalinta

Tiimin ja teknologioiden

valinta

Räätälöity toteutus

Esitutkimus

Vaatimusten kuvaaminen &

priorisointi

Tuotteiden arviointi priorisoidun listan

avulla

Alustan päälle tehty toteutus

Tuotteen ehdoilla tapahtuva toteutus

Tuotevalinta

Tiimin ja teknologioiden

valinta

Palvelumallin valinta

Räätälöity toteutus

Priorisoi vaatimukset ja tee tuotevalinta tärkeimpien vaatimuksien perusteella.

Jos haluat valmiita ominaisuuksia, niin valitse tuote ja tee sen ehdoilla. Jos haluat räätälöidä, niin valitse alusta tai räätälöi ”aidosti”.

Alustat eivät ole hopealuoteja vaikka niin jatkuvasti väitetäänkin.

KÄYTTÖÖNOTTOKriittiset tehtävät ja päätöspisteet.

4. Käyttöönottostrategian valinta5. Stabilointivaiheen budjetointi6. Organisaation tiedonhallinta

tarvitsee päällikön

4. KÄYTTÖÖNOTTO-STRATEGIAN VALINTA

Käyttöönottovaiheen kriittinen tehtävä:

Erilaisia strategioita

1. Suoran vaihdon strategia‒ Kustannustehokkain aina, mutta riskikerroin on suuri. Ongelmatilanteissa voi

aiheuttaa merkittäviä maineongelmia. Perinteisin. Eniten väärinkäytetty.

2. Rinnakkaisstrategia‒ Uusi järjestelmä vanhan rinnalla kunnes toimivuus on varmistettu. Haasteena

kustannukset ja vaadittavat resurssit. Yleensä vieroksuttu ilman hyviä perusteita.

3. Pilottistrategia‒ Joitain organisaation osia käytetään pilottiryhmänä ennen laajempaa

lanseerausta. Laajempi lanseeraus tehdään yleensä suoran vaihdon strategialla tai vaiheistetulla strategialla. Pidetään usein kalliina mallina, koska suhtaudutaan pilotointiin kuten ennakkotestaukseen. Mainettaan parempi – erityisesti tiedonhallintahankkeissa.

4. Vaiheistettu strategia‒ Voidaan vaiheistaa organisaation osien tai tietojärjestelmän ominaisuuksien

mukaan. Vaatii paljon ennakkoviestintää. Tulisi olla oletusmalli tiedonhallintajärjestelmien käyttöönotoissa.

Tiedonhallintajärjestelmien erityispiirteitä

1. Osa toiminnoista tuottaa isoimmat hyödyt vasta kun koko organisaation käytössä (esim. pikaviestintä, wikit).

‒ Perinteinen pilotilla testaaminen ei näin tuota hyötyjä useissa tapauksissa. Myös käyttöönottomallia valittaessa huomioitava tämä.

2. Osa toiminnoista vaatii organisaatiolta, tiimeiltä ja yksilöiltä poikkeuksellisen paljon oppimista ja toimintatapojen ”hoksaamista” (esim. ryhmätyötilat).

‒ Vain pilotoiva & vaiheistettu käyttöönotto sallivat organisaation oppimisen ja tämän hyödyntämisen seuraavissa aalloissa.

Luovuutta käyttöönottomallien suunnitteluun!

Tiedonhallintajärjestelmien käyttöönotoissa keskeistä on a) uusien toimintamallien ajaminen sisään ja b) yksilön kokemien hyötyjen varmistaminen. Näitä ei ymmärretä ilman oppimisaikaa eikä näitä voi pakottaa!

5. STABILOINTIVAIHEEN BUDJETOINTI

Käyttöönottovaiheen kriittinen tehtävä:

Stabilointivaiheen ennakkosuunnittelu

• Stabilointivaihe tarkoittaa tietojärjestelmän käyttöönoton jälkeisiä kuukausia, joiden on havaittu olevan ratkaisevia laajojen sisällönhallintajärjestelmien käyttöönottojen onnistumisessa.

• Lähteenä akateemisia tutkimuksia joissa on arvioitu sisällönhallintajärjestelmien käyttöönottojen ja projektien onnistumista pidemmän seurantajakson jälkeen.

• Avainkysymykset: ‒ Millainen käyttöönottostrategia?‒ Kehitetäänkö järjestelmää edelleen aktiivisesti myös

käyttöönoton jälkeisenä 6kk:n aikana?‒ Onko käyttäjille tarjolla koulutusta, tukea ja valmennusta

ensimmäisen 6kk:n aikana?

Ensimmäinen kuusi (6) kuukautta ratkaisee käyttöönoton onnistumisen! Budjetoi ja

suunnittele sen mukaisesti.

Budjetoi vähintään 1/3 perustoteutuksen kehityskustannuksista ensimmäisen 6kk aikana tapahtuviin pienmuutoksiin, parannuksiin ja ”stabilointiin”. Varaa resurssit!

Suunnittele ensimmäinen 6kk tarkkaan. Ole aktiivinen! Unohda palaute-excel!

6. ORGANISAATION TIEDONHALLINTA TARVITSEE PÄÄLLIKÖN

Käyttöönottovaiheen kriittinen tehtävä:

Tiedonhallinta tarvitsee päällikön

• Kuka omistaa ryhmätyön?• Kuka vahtii metatietomallia?• Kuka järjestää koulutuksia, tukee käyttäjiä?• Kuka perustaa ryhmätyötilat, kuka vahtii arkistoitumista?

• Johtopäätös: Jatkuvaa kehitystä tärkeämpää on nimittää organisaatioon selkeä vastuuhenkilö tiedonhallintaan ja ryhmätyön kehittämiseen.

• Perustelu: Uusia toimintoja on vaikea ottaa käyttöön jos edes perusasiat (tallennus, löydettävyys, jakaminen) eivät pysy hallinnassa organisaatiossa.

Käsittele vastuukysymykset ja tulevan järjestelmäkokonaisuuden päällikkyys hankkeen alussa – tai viimeistään käyttöönottovaiheessa!

Tiedonhallinnan vastuuta on vaikea hajauttaa. Perinteiselle IT:lle vastuu istuu huonosti ja viestintä katsoo asiaa usein liian yksipuoleisesti.

Harkitse esimerkiksi ”sähköisen työpöydän päällikkö” –nimikkeen perustamista.

Yhteenveto: Ratkaisuja vaikeisiin kysymyksiin

1. Määrittele käsite & rajaa hanke.

2. Tasapainota organisaation ja yksilön hyödyt.

3. Tee esitutkimus laajalla näkökulmalla.

4. Priorisoi tiedonhallinnan kipupisteet.

5. Tee priorisoitu vaatimusluettelo.

6. Vertaile tuotteita priorisoinnin perusteella.

7. Valitse tuote joka ratkaisee suoraan paketista tärkeimmät vaatimukset.‒ ... tai suhtaudu hankkeeseen räätälöitynä tietojärjestelmänä.

8. Valitse käyttöönottostrategia käyttäjien näkökulmasta.

9. Budjetoi ensimmäiselle 6kk ajalle kehitysrahaa 1/3 perustoteutuksen kustannuksista. Käytä se raha.

10. Nimitä organisaatioon ”Sähköisen työpöydän päällikkö”.

Lisätietoa Sinisestä Meteoriitista, SharePointista ja sähköinen työpöytä –hankkeista: http://www.meteoriitti.com

Lisää pohdintoja, väittämiä ja markkinatietoa Perttu Tolvasen blogista:

http://viidestaso.wordpress.com