lean en de zorg

LEANen de zorg

Op zoek naar een antwoord op de vragen :

- Hoe meer met minder ?- Hoe met meer kwaliteit ?- Hoe met meer respect ?

Kristof VanderbistMakelaar in kennis

Current state – Future state Expert

My Kingdom for a Horse

kristof@mykingdomforahorse.be

2

In deze sessie een antwoord op

LEAN : Wat is het ?

LEAN : Hoe werkt ?

LEAN : Hoe begin je eraan ?

3

Wat is LEAN ? Historiek

◦ Ford T 1910 : lijnproductie – tijd is geldGM 1930 : proces aanpak

◦ Toyota anno 1950 : oplossen logistiek + mens activeren ◦ LEAN the machine that changed the world 1990

- Jones & Womack

◦ Business strategie : continu verbeteren - invalshoek doorlooptijd- Toepasbaar in alle organisaties

5 Stappen◦ Wat is waarde – Ban verspilling – Breng in balans- Trekken – Continu verbeteren

4 Pijlers◦ Philosphy – People – Process – Problemsolving

Wat brengt het ? TIJD◦ Productiviteit +45%◦ Kostenreductie -25-55%◦ Kwaliteit +50-90%◦ Oppervlakte in gebruik -35-50%◦ Doorlooptijd vermindering -50-90%

My Kingdom for a Horse 4

Stap 1 : Wat zijn waarde toevoegende activiteiten ? Waarde waarde waarde

◦ Identiteit ◦ Wat factureer je ?◦ Wat wil de klant ?

- Is de patiënt lijdend voorwerp ?- Zijn onze bewoners enkel te verplegen en te voeden ?- Wat vertelt het woonzorgdecreet ?- Externe klant is ook RIZIV – Familie - Politiek - Interne klant

Tijd voor onze klant ◦ Hoeveel tijd heeft geneesheer ?◦ Hoeveel tijd heeft een logistieke medewerker?◦ Hoeveel tijd heeft de hoofdverpleegster ?◦ Hoeveel tijd hebben de verplegers ?◦ Hoeveel tijd heeft de poetsdienst ?◦ Hoeveel tijd heeft de keuken ?◦ Hoeveel tijd hebben de ergo en de kiné ?

My Kingdom for a Horse 5

Stap 2 : ban verspilling !

Loop eens mee door een attractiepark of een ziekenhuis Doorlooptijd

My Kingdom for a Horse 6

“waste” in administratieve processen

Wat is het ?◦ Wachten◦ Communicatie◦ Inspectie, controle◦ Transport◦ Ingave data – dossier verwerken

- Dubbel werk – overtypen uit andere database

- Herbehandelen dossier

Begin dag Einde dag

Stap 2 : ban verspilling !

Groen = tijd voor bewoner/patiëntRood : wachttijd, zoektijd

Tijd voor papierwerk

My Kingdom for a Horse 7

Dringend versus gepland Inzet middelen en personeel

◦ Wantrouwen - vertrouwen◦ Controle – zelfcontrole◦ Communicatie – kort – minder muren◦ Elk zijn manier – afspraken

Stap 3 : stroomlijnen

Stap 4 : pull Hoe ?

Productie

Layout

Batch

Proces

Kwaliteit

Traditioneel

Voorspelling

Per departement

Groot

Stukken en wachtrijen

Eindcontrolestaalname

Lean

Orders

Productie proces

Klein

Continu flow

Gedurende proces

belasting

tijd

My Kingdom for a Horse 8

Het is nooit af :◦ Het kan altijd beter◦ Bouwen op sterktes◦Mensen blijven mensen◦Mensen brengen technologie

voort

Context verandert◦ Klanten ◦ Technologie - Kennis◦Wetgeving◦Medewerkers

Stap 5 : continu verbeteren

My Kingdom for a Horse 9

Wat is het ? : 4 P’s Proces – People – Problem solving – Philosophy

My Kingdom for a Horse 10

Mens (people)

Doelstellingen Opleiding – levenslang leren Problemen oplossen 3-1-3 principe : flexibiliteit –

functiedifferentiatie Manage de VA activiteiten en

de cijfers volgen Visueel management Participatie, ondersteunen en

sturen Verantwoordelijkheid Respect

In eer en geweten Diploma Problemen op het bord van de

directie Hokjesdenken

De boekhouder heeft de macht Vergaderen zonder uitkomst Doen wat er gevraagd wordt Taken

Do the dirty work

Traditioneel Lean

My Kingdom for a Horse 11

Problemen oplossen Perspectief ◦ Servetten

Participatief ◦Menu

Maak ze zichtbaarOnderschatting logistieke problemen◦20% tijd wandelt de verpleegkundige

Teamwerk: respect en communicatieDoenSymptoon – analyse – test - borg

Proces - maturiteit

DoelstellingPerformantie

Periodieke bijsturing

Eenduidig en bekend

Geïdentificeerd

Gedeeltelijk bekend

Niet bekend

Hoofdproces

Optimaal en flexibel

Gestroomlijnd

Gestructureerd

Processtappen niet verbonden

Individueel/ departement

Ondersteunende processen

Geïntegreerd

Formeel en krachtig

Volgens afspraak

Informeel, ad hoc

Brandjes blussen

Bijsturing

Leereffecten, continu

Corrigerend en bijsturen

Vergaderen

Informatief

Informatief bij problemen

Organisatie

Zelfsturing

Formeel teamwerk

Samenwerking

Ad hoc

Instructief of chaotisch

TOP

STABIEL

CHAOS

www.mykingdomforahorse.be

My Kingdom for a Horse 13

Hoe starten ? 1. Noodzaak of visie2. Bepaal wat waarde is voor de klant

1. Bewoner – Patiënt – Familie 2. RIZIV3. Interne klant

3. Breng in kaart huidig proces en activiteiten – detail ?

4. Bepaal opportuniteiten5. Stel een team samen - betrokkenheid6. Evalueer totale plaatje 7. Communiceer8. Start met een piloot

My Kingdom for a Horse 14

Hoe starten ? In kaart brengen proces

Hoe ? Voordelen Nadelen

Interview SnelAftoetsen n+1

Lage betrokkenheidJuiste man ?Devil in de details

Proces map met post it of metaplan

VisueelTeamwerkConsensusHoge betrokkenheid

Tijdrovend

My Kingdom for a Horse 15

Hoe starten ? Evalueren proces & kies Performantie Bottlenecks ? Doorlooptijdverkorting Goesting Competentie Invloed andere projecten Pensioen – Transformaties Verlichting administratie – meer tijd voor klant- focus kerntaken Opbrengst Competitie Klachten Tijdsvreters Gebrek structuur of standaard Veranderende markt : meer flexibiliteit

My Kingdom for a Horse 16

Hoe starten ? Fase 2 Evalueren proces & kies Ontwikkel toekomstig proces

Hoe ? Voordelen Nadelen

Wit blad Grote doorbraakKlant centraal

Lage betrokkenheidDevil in de details

Proces map met post it of metaplan5W+1H

VisueelTeamwerk –Hoge betrokkenheid

Minder grote doorbraak Personeel eerder centraal

Kies juiste tools

Value stream mapping Kanban Cell layout 5 S One piece

flowLijn

balancering

SMED Spagetti Visueel management Kaizen Standaard

werk 3-1-3

My Kingdom for a Horse 17

Hoe starten ? Fase 2 Kies juiste tools

Value stream mapping Kanban Cell layout 5 S One piece

flowLijn

balancering

SMED Spagetti Visueel management Kaizen Standaard

werk 3-1-3

Functie-differentiatie

My Kingdom for a Horse 18

Hoe starten : fase 2 Bepaal toekomstige performantie Maak onderscheid tussen◦ Gemakkelijk – Moeilijk◦ Goedkoop – Duur◦ Zelf – Afhankelijk van derden

Bepaal budget Prioriteiten Maak actieplan : wie wat wanneer en hoe Communicatieplan Doen, doen, doen ! Voorzie ondersteuning x+1->30 Evalueer performantie en betrokkenheid x+30, x+60,

x+90, x+240 en stuur bij

My Kingdom for a Horse 19

Hoe starten ? Valkuilen◦ Geen tijd◦ Geen klant◦ Geen

ondersteuning management

◦ Geen communicatie◦ Geen borging◦ Geen peleton◦ Vasthouden aan 1

oplossing

KwaliteitKlant

Management

Proces Mensen

Breng in balans

My Kingdom for a Horse 20

Samenvatting Imago◦ Bij de klant

- Meer tijd- Juist accent

◦ Bij personeel- Respect- Participatie

Door in te zetten op Ban verspilling Mensen Processen Problemen op te lossen

• Verbetering in imago • Sneller klant bedienen – klant gerichter• Respect• Kwaliteit• Continu

My Kingdom for a Horse 21

Dank It is not the strongest of the species that survives, nor

the most intelligent that survives. It is the one that is the most adaptable to change.

Charles Darwin

Kristof VanderbistIngenieur BiochemieLean Six Sigma Black BeltContactclown +32 487 47 78 61www.mykingdomforahorse.be