lisansüstü süreçlerde otomasyon: İtÜ e -fbe bilgi yönetim sistemi

Lisansüstü Süreçlerde Otomasyon: İTÜ E-FBE Bilgi Yönetim Sistemi

FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

Prof. Dr. İsmail KoyuncuİTÜ FBE Müdürü

FENBİLKON 6 – SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ

Sunuş Özeti

Mevcut Öğrenci ve Program Bilgisi

Otomasyon Çalışmaları (E-FBE Bilgi Yönetim Sistemi)

Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması

Mevcut Öğrenci ve Program Bilgisi

Üniversitelere Göre Toplam Lisans + Lisansüstü Öğrenci Sayıları

FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜAN

ELİ Ü

ÜNİV

LÜL Ü

ÜNİV

AĞ Ü

ÜNİV

0100002000030000400005000060000700008000090000

100000

19771778704482775

28377 26012

üstü

ÖSYM, 2011-2012 verileri

Lisansüstü Öğrenci Sayısı/Toplam Lisans+Lisansüstü Öğrenci Sayısı Yüzdesi

Jİ EN

ÜNİV

İTÜS

İ ÜNİ

İR Ü

ZİÇİ

ÜNİV

NCI Ü

ÜNİV

İR Ü

ÜNİV

LÜL Ü

HALİÇ

ÜNİV

ESİ0.00

56.0335.66

29.9027.78

tü Ö

ısı Y

Üniversitelere Göre Toplam Lisansüstü Öğrenci Sayıları

FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜİS

ÜNİV

İ ÜNİ

İR Ü

ELİ Ü

ÜNİV

Jİ EN

ÜNİV

ÜTÇÜ

ÜNİV

58434860

20412917

DOKTORA

YÜKSEK LİSANS

ılrı

Öğrenci Sayılarına Göre Tüm Enstitülerdeki Öğrenci Sayıları

BİLİ

İLİM

İTÜS

ÜNİV

BİLİ

TÜSÜ

ESİ S

İLİM

İTÜS

İLİM

BİLİ

ESİ S

İLİM

İTÜS

İ FEN

BİLİ

TÜSÜ

İTÜ FBE Türkiye’de en çok öğrencisi bulunan 3. EnstitüÖSYM, 2011-2012 verileri

Üniversitelere göre Fen Bilimleri Enstitüleri Öğrenci Sayıları

İSTANBUL T

EKNİK ÜNİVERSİT

GAZİ ÜNİVERSİT

ANKARA ÜNİVERSİT

UK ÜNİVERSİT

İSTANBUL Ü

NİVERSİTESİ

ATATÜRK ÜNİVERSİT

YMAN D

EMİREL Ü

NİVERSİTESİ

DOKUZ EYLÜ

L ÜNİVERSİT

ARA ÜNİVERSİT

ESKİŞE

HİR OSM

ANGAZİ ÜNİVERSİT

KOCAELİ ÜNİVERSİT

FIRAT Ü

NİVERSİTESİ

NAMIK KEM

AL ÜNİVERSİT

ULUDAĞ Ü

NİVERSİTESİ

KAHRAMANM

ARAŞ SÜTÇÜ İM

NİVERSİTESİ

PAMUKKALE

ÜNİVERSİT

AFA KEM

AL ÜNİVERSİT

ÇANAKKALE O

NSEKİZ

MART Ü

NİVERSİTESİ

N DOĞRAM

ACI BİLK

ENT ÜNİVERSİT

TRAKYA ÜNİVERSİT

1074340

363272

DOKTORAYÜKSEK LİSANS

Fen Bilimleri Enstitüleri Doktora Öğrenci Sayısı/Toplam Lisansüstü Öğrenci Sayısı Yüzdesi

51.244.4

26.5 25.3

Chart Title

sı /T

üstü

Lisansüstündeki Doktora öğrenci yüzdesi – Yayın Sayısı İlişkisi

0.0 5.0 10.0 15.0 20.0 25.0 30.0 35.0 40.0 45.0 50.00

1.4f(x) = 0.0488298072563251 x − 0.623181773338939R² = 0.991205763888945

Doktora Öğrenci Sayısı / Toplam Lisansüstü Öğrenci Sayısı, %

yısı

/Öğr

Boğaziçi, Bilkent, ODTÜ, Sabancı ve İTÜÖSYM, 2011-2012 verileri

İTÜ Lisansüstü Öğrenci Sayıları

TOPLAM YÜKSEK LİSANS

DOKTORA

İSTANBUL TEKNİK ÜNİVERSİTESİ 11404 8365 3039____FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ 9932 7262 2670____AVRASYA YER BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ 67 36 31____SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ 679 498 181____BİLİŞİM ENSTİTÜSÜ 357 258 99____ENERJİ ENSTİTÜSÜ 369 311 58

İTÜ 2013 verileri

İTÜ Lisansüstü Öğrenci Dağılımı

0.6 6.0

3.13.2

AVRASYA YER BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ

BİLİŞİM ENSTİTÜSÜ

ENERJİ ENSTİTÜSÜ

İTÜ 2013 verileri

Lisansüstü Öğrenci Sayısı

İTÜ 2013 verileri

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

Y. Lisans 5128 3042 4216 4158 3805 4212 5392 4192 5457 6246 7262

Doktora 1273 1216 1432 1679 1649 1540 1955 1749 2135 2290 2670

Toplam 6401 4258 5648 5837 5454 5752 7347 5941 7592 8536 9932

1273 1216 14321679 1649 1540

1955 17492135 2290

5648 58375454

Doktora Öğrenci Oranı

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 20130.0

19.928.6 25.4

28.8 30.226.8 26.6 29.4 28.1 26.8 26.9

İTÜ 2013 verileri

FBE Anabilim Dalı ve Program Sayıları

46 Anabilim Dalı

76 Program

63 Yüksek Lisans

47 Doktora

9 Tezsiz Yüksek Lisans

119 farklı YL ve DR programı

İTÜ 2013 verileri

FBE Programlarının Disiplinler Bazında Dağılımı

Disiplinlerarası % 20

Mühendislik % 59

Mimarlık % 17

Temel Bilimler % 4

İTÜ 2013 verileri

Disiplinlerarası Program Sayısı : 15

Disiplinlerarası Program Yüzdesi

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 20130

5.4 9.8 9.7 12.8 14 14.2 1418 20

İTÜ 2013 verileri

Disiplinlerarası Programlar

Disiplinlerarası Program Sayısı : 15 % Oranı: 20

Afet ve Acil Durum Yönetimi YL Programı Deniz Ulaştırma Müh. YL ve DR Programı Gayrimenkul Geliştirme YL Programı Kıyı Bilimleri ve Müh. YL ve DR Programı Mekatronik Müh. YL ve DR Programı Polimer Bilim ve Teknolojisi YL ve DR Programı Uçak ve Uzay Müh. YL ve DR Programı Kentsel Tasarım YL Programı Savunma Teknolojileri YL Programı Mimari Tasarımda Bilişim YL ve DR Programı Uçak- Uzay Mühendisliği YL ve DR Programı Malzeme Bilimi ve Mühendisliği YL ve DR Programı Moleküler Biyoloji Genetik ve Biyoteknoloji YL ve DR Programı Raylı Sistemler Mühendisli YL Programı Proje Projeleri Yönetimi (Tezsiz) YL programı

İTÜ 2013 verileri

Mevcut Durumda Yabancı Öğrenci Sayısı

(1433 Öğrenci – Yabancı öğrenci %’si: % 14,4)

Yabancı Türk Toplam0

İTÜ 2013 verileri

Yabancı Öğrenci Sayısı

İnşa

rleşm

İşlet

sliği

Biliş

ş.&İşl

010203040506070

Programlar

ncı ö

ayısı

İTÜ 2013 verileri

Mezun Sayısı

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

Y. Lisans 545 607 723 769 686 806 898 820 736 888

Doktora 115 93 95 86 90 106 154 128 135 141

Toplam 660 700 818 855 776 912 1052 948 871 1029

545607

723769

806898

820736

115 93 95 86 90 106154 128 135 141

660 700

818 855776

1052948

İTÜ 2012 verileri

Otomasyon Çalışmaları (E-FBE Bilgi Yönetim Sistemi)

Otomasyon ÇalışmalarıE-FBE altyapısının tamamlanmasına yönelik çalışmalar

1. KÜTÜK (Elektronik Arşiv ve Belge Yönetim Sistemi) programının

yenilenmesi

2. MİMAS (Anabilim Dalları ve Programları Haberleşme ve Bilgi Portalı)

programının yenilenmesi

3. PETEK (Akademik Programların web sayfası) web sayfasının

hazırlanması

4. E-FBE Bilgi Yönetimi Projesi

Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK)

Önce Sonra

• İTÜ Fen Bilimleri Enstitüsü tarafından yürütülen lisansüstü programları ve öğrenci işlemleri sırasında üretilen ve tüketilen tüm belgeleri elektronik olarak tutmak; böylece bu işlemlerin daha hızlı, etkin ve doğru şekilde gerçekleştirmektir.

• FBE Bilgi İşlem Birimi tarafından MS Share Point 2010 üzerinde geliştirilmiştir.• Onay ve değerlendirme işlemleri iş akışları aracılığıyla düzenlenmiştir.• Öğrenci Dosyalarının Taranması

– 12409 taranan dosya sayısı

• Belge Sayıları

Gelen Belge E-FBE’den Gelen Giden Belge2013 19555 1761 116042014 6110 1119 3134

Kazanımlar:• Kağıt ve fotokopi masraflarında toplamda %70’e varan tasarruf sağlanmıştır.• İTÜ Fen Bilimleri Ensitütüsü öğrenci, süreç ve işlem verileri daha sağlıklı tutulmaya

başlanmıştır.• Tüm öğrenci dosyalarına elektronik olarak ulaşım olanağı sağlanmış. Böylelikle

– Öğrenciye durumu hakkında anında yanıt verme veya daha kısa sürede yanıt verme olanağı sağlanmıştır.

– Aynı anda farklı birden fazla çalışanın aynı öğrenci dosyası üzerinde çalışabilme olanağı sağlanmıştır

• İşlem süreleri, iş akışları ve süreçler kısaltılmıştır.• Gereksiz ve/veya artık gereği kalmayan bürokratik işlemler süreçlerden çıkartılmıştır.• Belge takibi ve denetlemesi mümkün hale gelmiş ve elektronik ortamdan süreçler

takip edilebilir olmuştur.• Öğrenciye geri bildirim ile öğrenci memnuniyeti artırılmıştır.

Anabilim Dalları, Programlar ve Lisansüstü Öğrencileri Haberleşme ve

Bilgi Portalı

http://e.fbe.itu.edu.tr/Index.aspx

• FBE’nin anabilim dalları, programlar ve lisansütü öğrenciler ile iletişim kurduğu bir arayüzdür.

• FBE Bilgi İşlem Birimi tarafından geliştirilmiştir.• Fen Bilimleri Enstitüsü bünyesinde yer alan 46 Anabilim Dalı ve bunlara bağlı

76 programın Enstitü ile olan bilgi alışverişinin elektronik ortamda gerçekleştirilmesini sağlamaktadır.

• Lisansüstü öğrencilerinin dilekçe başvuruları özelleştirilmiş formlar aracılığıyla alınarak KÜTÜK (Döküman Yönetim Sistemine) aktarılır.

• Akademik programlara ilişkin sunulan çeşitli istatistikler ile program iyileştirme süreçlerinin elektronik olarak takibi ve sürekliliği sağlanmaktadır.

E-FBE Bilgi Yönetim Sistemi

• Program bilgileri ve akademik kadro yönetimi• Lisanstü danışman atama işlemleri• YL, DR tez savunma ve DR tez izleme jüri belirleme ve değişim işlemleri.• Program ders listesi yönetimi ve dönemlik ders programı oluşturulması• Dönemlik ön koşul, kontenjan bilgilerinin tanımlanması• Mülakat bilgilerinin tanımlanması• DR Yeterlik sınavı bilgilerinin ve yeterlik jürilerinin belirlenmesi

Program Koordinatörü Anabilim Dalı Başkanı Enstitü Yönetimi (Bilgi Girişi) (Görüş Bildirimi) (Onay)

Program ve Anabilim Dalı İşlemleri

• Lisanstü danışman atama işlemleri

• YL, DR tez savunma ve DR tez izleme jüri belirleme ve değişim işlemleri.

• Program ders listesi yönetimi ve dönemlik ders programı oluşturulması

• Ön koşul, kontenjan ve mülakat bilgilerinin tanımlanması

• DR Yeterlik sınavı bilgilerinin ve yeterlik jürilerinin belirlenmesi

• Genel Dilekçe Talepleri– Askerlik, Ders, Öğrenci Belgeleri, Öğrenci İstemleri

• Yüksek Lisans İşlemleri– YL Dilekçeleri– YL Tez Teslim Başvurusu

• Doktora İşlemleri– DR Dilekçeleri– Yeterlik Sınavı Başvurusu– DR Tez Öneri Raporu İşlemleri– DR Tez Çalışma Raporu İşlemleri

Öğrenci FBE Personeli KÜTÜK (Bilgi Girişi, Talep) (Bilgi Kontrolü) (İş Akışları)

Lisansüstü Öğrenci İşlemleri

• Genel Dilekçe Talepleri

• Doktora Tez Çalışma Raporu İşlemleri

• Program süreçleri takibi ve raporlama– Ders Programları, Danışman Atama, Jüri Belirleme v.b.

• Programlara ilişkin rapor ve istatistikler– Öğrenci Listeleri, Mezun Listeleri– Akademik kadro detayı– Öğrenci Sayıları v.b.

• Öğretim Üyelerine ilişkin raporlama– Danışmanlık yükleri– Ders yükleri– Yayın detayları– Proje detayları

Raporlama ve İstatistik

• Program süreçleri takibi ve raporlama

• Program Aktif Öğrenci Listesi

• Program Akademik Kadro Detayı

Raporlama ve İstatistikNTP = 0.5 x TDP + 0.15 x S5YP + 0.20 x TYP + 0.15 x HINDP

• Öğretim Üyesi Detayı

FBE Akademik Programları Bilgi Portalı (PETEK)

http://petek.fbe.itu.edu.tr

• FBE Akademik programları için standart bir web sayfası hazırlanmıştır. • FBE Bilgi İşlem Birimi tarafından geliştirilmiştir.• Bilgileri E-FBE’den otomatik olarak alan PETEK, sürekli kendi kendini

yenileyen bir canlı web sayfasıdır.• Bu şekilde programların web sayfalarının güncellenme problemi ortadan

kalkmıştır.• PETEK deki program web sayfaları, program hakkında bilgi, başvuru şartları

ve kontenjan bilgileri, akademik personel hakkında bilgi, dersler ve ders katalog bilgilerini içermektedir.

• Program akademik kadrosunda yer alan öğretim üyelerinin yayın ve proje detaylarını tanımlayabildikleri arayüzler.

• FBE bünyesinde faaliyet gösteren akademik programların yenilenmesi ve ders kataloglarının sanallaştırılması hedeflenmiştir.

• İlk çalışma 2010 yılında LESKİS adı altında fiziksel dosyalar üzerinden gerçekleştirilmiştir.

• Enstitü otomasyon projeleri sayesinde daha fazla vakit ayırma şansı doğmuş ve işlemlerin web ortamında takip edilebilirliği sağlanmıştır.

• Akademik programlar tüm detyalarıyla incelenmiş, dünayda eşleniği olan programlar ile kıyaslanmış ve ders içerikleri yenilenerek katalog fomrları oluşturulmuştur.

• Yenileme sürecinin sanal ortama taşınması ile sürekliliği sağlanmıştır.

Yapılacak çalışma adımları aşağıda örnekleri ile gösterilmiştir. • US News and reports World's Best Universities sıralamasında ilk 50 üniversite alınabilir. • World University Rankings 2012 listesinden de ilk 50 Üniversite tespit edilebilir. • Bölüm bazında sıralamaya geçilecek • Arama yapılan program alanında meşhur üniversiteler taranacak ve en az 5-6 üniversite

programı incelenmelidir. • 4.Adımdaki programlarda açılan yüksek lisans ve doktora derslerine ait (sadece kendi

programındakiler değil ilgili yakın programlardaki dersler de dahil edilecek) ders içerikleri, kredisi, ön şartları ve ders kodları gibi bilgiler çıkarılacak

• Programın İTÜ’deki dersleri belirlenecek• Diğer programlarda bulunan ve faydalı bulunan dersler programın dersler listesine

eklenecek.• Karşılaştırma yapılarak İTÜ’de olmayan dersler belirlenecek • Bu dersleri verebilecek öğretim üyeleri araştırılacak• Dersi verecek öğretim üyesi bulunamıyorsa bu derslerin (programın kendi dersleri + yakın

programdaki dersler) açılabilmesi için öğretim üyesi temin edilmek üzere Fen Bilimleri Enstitüsüne (Rektörlüğe) dersler bildirilebilir.

UM UT Illinois UCLA TAMU VT UMem UF

CEE 520. PhysicalProcesses of Land-SurfaceHydrology x x x x x CEE 525. TurbulentMixing in BuoyantFlows x CEE 526. Design of HydraulicSystems x CEE 529. HydraulicTransients I x CEE 621. FreeSurfaceFlow x CE 394K - EngineeringHydrology x CE 397 - Hydrodynamics of PropulsorsandDynamicPositioningSystem x CE 386M - Design of WaterandWastewaterTreatmentPlant Design x CEE 450 SurfaceHydrology x CEE 452 Hydraulic Analysis and Design x CEE 553 RiverMorphodynamics x CEE 557 GroundwaterModeling x x 150. IntroductiontoHydrology. x 151. IntroductiontoWaterResourcesEngineering. x 250A. SurfaceWaterHydrology. x 250C. Hydrometeorology. x 251B. Contaminant Transport in Groundwater x x 252. EngineeringEconomic Analysis of WaterandEnvironmental Planning. x x x

Ders Kıyaslama Tablosu.

Ders Katalog Formu

Değerlendirme: Ders Dağılımları

Değerlendirme: Program Çıktısı Ders Katkı Dağılımı

Sonuçlar

• İTÜ E-FBE Bilgi Yönetim Sistemi ile iş yoğunluğu azalmıştır.

• İş akışları daha sağlıklı bir ortamda yapılmaya başlanmıştır.

• Zaman kaybı önlenmiştir.• Lisansüstü programları sürekli iyileştirme çalışmaları

için daha çok vakit ayrılmaya başlanmıştır.• Lisansüstü programları sürekli iyileştirme

çalışmalarının E-FBE üzerinden yapılması ile takip sistemi verimliliği artmıştır.

Teşekkür

Doç. Dr. Şule Itır Satoğlu (Enstitü Müdür Yardımcısı)Hatice Ekem (Enstitü Sekreteri)

Yüh. Müh. Mustafa Çoban (Bilgi İşlem Birimi)Yük. Müh. Erdem Çiçek (Bilgi İşlem Birimi)

Yük. Müh. Zafer Eren (Bilgi İşlem Birimi)

Teşekkürler

lisansüstü süreçlerde otomasyon: İtÜ e -fbe bilgi yönetim sistemi

Documents

İtÜ mezunları dergisi sayı 8

İtÜ İşletme fakültesi - Ödeme sistemleri

İtÜ savtek radar emİcİ malzeme sunum

elektrik devre temelleri-s.özoğuz-itü-

antik yunanda bilim kadını - İtÜ...grafİk tasarim yavuz...

İtÜ kariyer zirvesi - yeteneğe dokun

İtÜ maden fakÜltesİ cevher hazirlama mÜhendİslİĞİ

İtÜ vakfı dergisi'nden, ocak 2004

akademski kalendar fbe 2014

strüktür - itü dergi

İtÜ akademik açık arşiv: home

sunum(itü java)

manual bombas de engrenagem - fbe

fbe tez yazim kilavuzu

İtÜ isil İŞlem

lojik tasarım - İtÜ Çözümlü uygulamalar

manual tecnico fbe

fbe plaquette saison 2011/2012

İtÜ 2015 2016 sinav kriterleri

İtÜ ari teknokent İtÜ Çekİrdek İtÜ · 10 startuplar...