management analoger und digitaler aufzeichnungen records ... · das records management leistet dazu...
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Ein Handbuch für die hamburgische Verwaltung
Management analoger und digitaler Aufzeichnungen Records Management
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 2
Staatsarchiv Hamburg Records Management
Abkürzungsverzeichnis...........................................................................................................6
Nutzungsrechtliche und andere Hinweise ...............................................................................7
0 Einführung .........................................................................................................9
0.1 Zielsetzung und Benutzung des Handbuchs ......................................................9
0.2 Zielgruppen des Handbuchs und Leseempfehlungen ...................................... 10
0.3 Gründe für einen englischen Kernbegriff.......................................................... 11
0.4 Vom aktuellen und künftigen Nutzen dieses Handbuchs ................................. 11
1 Records Management für die hamburgische Verwaltung ................................. 12
1.1 Record und Akte als Konzepte ........................................................................ 12
1.2 Record in Abgrenzung zu anderen Begrifflichkeiten ........................................ 13
1.3 Records Management in Abgrenzung zu anderen Begrifflichkeiten ................. 14
1.4 Records Management im Kontext der hamburgischen Verwaltung: HIM und
ELDORADO .................................................................................................... 14
1.5 Records Management als Führungsaufgabe ................................................... 15
2 Anforderungen an die öffentliche Verwaltung .................................................. 17
2.1 Transparenz, Nachvollziehbarkeit .................................................................... 17
2.2 Wirtschaftlichkeit .............................................................................................. 18
2.3 Hamburgische Verwaltungsrealität .................................................................. 19
2.3.1 Aufzeichnungen im Ablauf eines Arbeitsprozesses .......................................... 19
2.3.2 Idealtypische Modelle der Organisation ........................................................... 20
2.3.2.1 Ein-Linien-Organisation ................................................................................... 21
2.3.2.2 Stab-Linien-Organisation ................................................................................. 22
2.3.2.3 Funktionale (Mehr-Linien-) Organisation .......................................................... 23
2.3.2.4 Matrix-Organisation ......................................................................................... 24
2.3.3 Ergänzende Modellprozesse ........................................................................... 24
2.3.3.1 Arbeitsgruppe .................................................................................................. 25
2.3.3.2 Projektorganisation .......................................................................................... 26
2.3.3.3 Informelles Arbeiten (Fayol’sche Brücke) ......................................................... 27
2.3.4 Verwaltungseinheiten individuell betrachten .................................................... 27
3 Die Akte ........................................................................................................... 29
3.1 Materieller Aktenbegriff .................................................................................... 29
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 3
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3.2 Funktionales Verständnis ................................................................................ 30
3.3 Rechtsstatus der Akte ...................................................................................... 32
3.4 Aktenarten ....................................................................................................... 33
3.4.1 Einteilung nach dem Medium ........................................................................... 33
3.4.2 Einteilung nach dem Ordnungsmerkmal .......................................................... 34
3.5 Aktenzeichenvergabe (bei Sachakten) ............................................................ 35
3.6 Aktentitelvergabe (bei Sachakten) ................................................................... 36
3.7 Elemente der Akte ........................................................................................... 38
3.8 Aufzeichnung, Record ..................................................................................... 38
3.8.1 Primär- und Sekundärmerkmale: Inhalt, Struktur und Kontext ......................... 38
3.8.1.1 Primärmerkmal: Information zum Inhalt ........................................................... 39
3.8.1.2 Sekundärmerkmal: Information zur Struktur ..................................................... 41
3.8.1.3 Sekundärmerkmal: Information zum Kontext ................................................... 41
3.8.2 Vertrauenswürdigkeit ....................................................................................... 42
3.8.2.1 Aufzeichnung als Teil des Systems ................................................................. 42
3.8.2.2 Vertrauenswürdige Aufzeichnungen von vertrauenswürdigen Personen.......... 43
3.8.2.3 Formale Absicherung der Vertrauenswürdigkeit .............................................. 43
3.8.3 Umgang mit verschiedenen Record-Arten in der Praxis ................................... 44
3.9 Vorgang ........................................................................................................... 46
3.9.1 Vorgang als Ebene zwischen Aufzeichnung und Akte (Objektsicht) ................. 47
3.9.2 Vorgang in der Hamburger Praxis.................................................................... 47
4 Anforderungen an die Akte .............................................................................. 49
4.1 Authentizität, Integrität, Benutzbarkeit und Zuverlässigkeit .............................. 49
4.2 Wahrheitstreue und Vollständigkeit .................................................................. 51
4.3 Besondere Hinweise zur Benutzbarkeit ........................................................... 53
4.3.1 Der Zugang zu staatlichen Aufzeichnungen ..................................................... 53
4.3.2 konservatorische Aspekte ................................................................................ 54
5 Aussonderung von Akten ................................................................................. 56
5.1 Rechtsgrundlagen ........................................................................................... 56
5.2 Löschungssurrogat: Übergabe an das Staatsarchiv = Löschung in der Behörde
........................................................................................................................ 56
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5.3 Aufbewahrungsfristen ...................................................................................... 57
5.3.1 Definition ......................................................................................................... 57
5.3.2 Festschreibung in Katalogen ........................................................................... 57
5.3.3 Vorgehensweise bei der Festlegung ................................................................ 58
5.3.4 Besonderheiten bei Sonderakten ..................................................................... 60
5.3.5 Dauernd aufzubewahrende Aufzeichnungen ................................................... 61
5.3.6 Aufbewahrungsfrist und Verwahrungsfrist ........................................................ 61
5.4 „Maßgebliches Stück“ und „chain of evidence“ ................................................ 62
5.5 Archivwürdigkeit = bleibender (ewiger) Wert der Aufzeichnungen ................... 63
6 Aktenplan, Aktenverzeichnis ............................................................................ 64
6.1 Schlagwortsuche, kontextbezogene Suche ..................................................... 64
6.2 Begriffe ............................................................................................................ 64
6.3 Aktenplan-Arten ............................................................................................... 65
6.3.1 Organisationsbezogene Aktenpläne ................................................................ 65
6.3.2 Aufgabenbezogene Aktenpläne ....................................................................... 66
6.3.3 Prozessbezogene Aktenpläne ......................................................................... 67
6.3.4 Produktbezogene Aktenpläne .......................................................................... 67
6.3.5 Projektbezogene Aktenpläne ........................................................................... 68
6.4 Aufbau, Mindestangaben ................................................................................. 68
6.5 Anzeichen für Notwendigkeit der Überarbeitung .............................................. 72
7 Steuerung der Geschäftsprozesse .................................................................. 73
7.1 Darstellung der Prozesse ................................................................................ 73
7.2 Stützprozess Records Management ................................................................ 75
7.3 Steuern des Kernprozesses mit Records ......................................................... 77
7.4 Steuerungsinformationen als spätere Nachweisinformationen ......................... 79
8 IT-Anwendungen in der hamburgischen Verwaltung ........................................ 81
8.1 Überblick: Fachverfahren, HIM, ELDORADO, Kombinationen, Behelfslösungen
........................................................................................................................ 81
8.1.1 Die Fachverfahren ........................................................................................... 81
8.1.2 HIM .................................................................................................................. 84
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 5
Staatsarchiv Hamburg Records Management
8.1.3 ELDORADO .................................................................................................... 85
8.1.4 Kombinationen................................................................................................. 85
8.1.5 Behelfslösungen .............................................................................................. 86
8.2 Führungsaufgabe: Einführung IT-gestützter Systeme ...................................... 87
9 Index ............................................................................................................... 89
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 6
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Abkürzungsverzeichnis
AO Abgabenordnung
ELDORADO Elektronische Dokumentenverwaltung für Registraturen auf der Basis
von teradoc©
GG Grundgesetz
HIM Hamburger Informationsmanagement, Bezeichnung für einen Ent-
scheidungsworkflow auf Sharepoint-Basis, auch in Kombination mit
der so genannten FHH-Portalsuche und anderen Elementen wie z.B.
die Formatumwandlung.
HmbArchG Hamburgisches Archivgesetz
HmbDSG Hamburgisches Datenschutzgesetz
HmbJSchrAufbG Hamburgisches Justizschriftgutaufbewahrungsgesetz
HmbTG Hamburgisches Transparenzgesetz
HmbVwVfG Hamburgisches Verwaltungsverfahrensgesetz
pbR papierbasierte Registratur
SGB Sozialgesetzbuch
SGB I Erstes Buch Sozialgesetzbuch
StGB Strafgesetzbuch
VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz (des Bundes)
z.d.A. zu den Akten
z.V. Zum Vorgang
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Staatsarchiv Hamburg Records Management
Nutzungsrechtliche und andere Hinweise
Dieses Handbuch wurde von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Staatsarchivs der Freien
und Hansestadt Hamburg in Wahrnehmung dienstlicher Aufgaben erarbeitet. Es kann voll-
ständig oder in Auszügen in der vorliegenden elektronischen Form oder im Ausdruck unter
Anwendung der üblichen Zitierregeln benutzt werden. Eine Benutzung des Handbuchs in
einer Form, die die eigene Urheberschaft suggeriert, ist nicht gestattet.
Die für die hamburgische Verwaltung neuen Grundideen – vor allem das Denken in Prozes-
sen und Prozess-Schritten auch beim Records Management, die Betrachtung des Systems
und nicht nur der einzelnen Akte – sind aus der Beschäftigung vor allem mit Veröffentlichun-
gen von Peter Toebak und Marc Schaffroth hervorgegangen.1 Diese werden hier nicht
mehr im Einzelnen zitiert.2
Der Text und die Abbildungen wurden mit den Produkten des in der hamburgischen Verwal-
tung bereitgestellten Microsoft Office Paketes 2010 erstellt und dann in das Format PDF um-
gewandelt.
Das Handbuch sollte, sofern das Titelblatt nicht mit verwendet wird, wie folgt zitiert werden:
Staatsarchiv der Freien und Hansestadt Hamburg
Management analoger und digitaler Aufzeichnungen. Records Management: Ein Handbuch
für die hamburgische Verwaltung
Stand: 01.09.2014
Bei der Benutzung ist zu berücksichtigen, dass sich die Aussagen im Text vor allem auf die
Praxis der hamburgischen Verwaltung und die für sie geltenden Rechtsvorschriften bezie-
hen. Anderen öffentlich-rechtlichen Einrichtungen kann dieses Handbuch sicherlich mit einer
gewissen Übersetzungsleistung von Nutzen sein.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit werden, sofern eine neutrale Form nicht auf der Hand
liegt, weibliche und männliche Formen abwechselnd benutzt. Die Reihenfolge ist nicht immer
strikt, da hier Texte aus unterschiedlichen Federn zusammenfließen. Dadurch erklären sich
auch weitere stilistische Unterschiede zwischen den einzelnen Abschnitten.
1 U.a. Toebak, Peter: Records Management. Ein Handbuch, Baden 2007; Schaffroth, Marc: Was
macht Unterlagen zu “Akten”? Konzeptionelle Grundlage des vorgangsorientierten Informations-managements. In Studien und Quellen. Zeitschrift des Schweizerischen Bundesarchivs 22 (1996), S. 377-389.
2 Detaillierter Nachweis bei Mummenthey, Irmgard: Überlegungen zu Records Management in der
hamburgischen Verwaltung, in: Standards und Normen im Alltag der Archive, Bonn 2011, S. 30-35.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 8
Staatsarchiv Hamburg Records Management
Bei Fragen und Anmerkungen zum Inhalt oder zur weiteren Verwendung wenden Sie sich
bitte an:
Freie und Hansestadt Hamburg
Kulturbehörde
Staatsarchiv
Grundsatzangelegenheiten des Archivwesens und des Kulturgutschutzes
Irmgard Mummenthey Jenny Kotte Tom Schmekel
040 428 31 3115 040 428 31 3108 040 428 31 3116
recordsmanagement@staatsarchiv.hamburg.de
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Staatsarchiv Hamburg Records Management
0 Einführung
0.1 Zielsetzung und Benutzung des Handbuchs
In der hamburgischen Verwaltung werden pro Tag enorme Mengen an Informationen erstellt,
verarbeitet, weitergeleitet und auch gelöscht. Ein großer Teil dieser Informationen schlägt
sich nieder in Gutachten, Vermerken, Bescheiden, Protokollen usw. Und nicht immer arbeitet
nur eine einzelne Bearbeiterin an einem Text oder an einer Tabelle, sondern gilt es Produkte
gemeinschaftlicher Arbeit z.B. in Projektgruppen abzustimmen. Dabei stellt sich immer wie-
der die Frage, wie diese Informationen effizient organisiert werden können.
Das Records Management leistet dazu einen wesentlichen Beitrag, wenn es um diejenigen
Informationen geht, die Gegenstand der Aktenführung sind. Aus dem Rechtsstaatsprinzip in
Artikel 20 Absatz 3 GG und dem daraus abgeleiteten Gebot der Transparenz und Nachvoll-
ziehbarkeit des Verwaltungshandelns ergibt sich für die öffentliche Verwaltung die Pflicht zur
Führung von wahrheitsgetreuen und vollständigen Akten. In der Praxis stellt dies den Bear-
beiter immer wieder vor Probleme, weil moderne Techniken nicht zu dem althergebrachten
Aktenprinzip zu passen scheinen.
Das vorliegende Handbuch soll helfen, die in der Praxis aufkommenden Frage zur Organisa-
tion von Informationen zu lösen. Dazu vermittelt es eine solide fachliche Grundlage, um im
jeweiligen Praxisumfeld eine Entscheidung für das weitere Vorgehen treffen zu können. Das
Handbuch stellt zudem eine Orientierungshilfe auf aktuellem Stand dar, mit deren Hilfe die
Aktualität des eigenen Wissens geprüft werden kann.
Der Text ist auf die hamburgische Verwaltung hin ausgerichtet, vereint organisatorische und
rechtliche Aspekte und ist deshalb sehr praxisnah. Die Erfahrung in Fortbildungsveranstal-
tungen hat gezeigt, dass auch andere öffentlich-rechtliche Bereiche von den Inhalten profitie-
ren können, wenn sie bereit sind, die notwendige Übersetzungsarbeit zu leisten.
Die einzelnen Abschnitte sind so gehalten, dass sie jeweils für sich stehen können. Wieder-
holungen lassen sich nicht vermeiden. Soweit möglich und nötig, wird auf andere Abschnitte
verwiesen.
Die Leserin kann den Text in eins durchlesen oder zur Klärung bestimmter Fragestellungen
lediglich auf einzelne Abschnitte zurückgreifen. Beschäftigten in Registraturen wird allerdings
empfohlen, das Handbuch vollständig durchzuarbeiten (vgl. 0.2).
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 10
Staatsarchiv Hamburg Records Management
0.2 Zielgruppen des Handbuchs und Leseempfehlungen
Dieses Handbuch richtet sich an alle Beschäftigten in der hamburgischen Verwaltung, da sie
alle – aus unterschiedlichen Perspektiven heraus – für die Einhaltung des Gebotes der
Transparenz und der Nachvollziehbarkeit aus Artikel 20 Absatz 3 GG verantwortlich sind. Die
unterschiedlichen Perspektiven stellen sich wie folgt dar:
Wenn beispielsweise eine Entscheidung vor Gericht nicht nachvollzogen werden kann, weil
nicht alle Informationen aufgefunden wurden konnten, dann ist das in der Regel nicht allein
von der Bearbeiterin oder dem Registrator zu verantworten. Die Führungskräfte sind für die
Qualität des Records Management in ihrem Verantwortungsbereich verantwortlich. Deshalb
müssen sie wissen, wie eine gute Praxis aussehen kann. Sie können das Handbuch zum
Nachschlagen für bestimmte Fragestellungen nutzen, sollten aber zuvor die konzeptionellen
Voraussetzungen in Abschnitt 1 nachvollzogen haben.
Die Beschäftigten in den Registraturen beraten die Führungskräfte und Sachbearbeiten-
den in allen Aspekten des Records Management. Sie unterstützen z.B. bei der Festlegung
von Aufbewahrungsfristen oder der Klärung, ob eine bestimmte Information aktenrelevant ist
oder nicht. Sie sollten das vorliegende Handbuch einmal insgesamt durcharbeiten, um ein
solides Hintergrundwissen zu erhalten oder ggf. – dies insbesondere mit Blick auf die Einfüh-
rung IT-gestützter Systeme – bestehendes Wissen zu aktualisieren und auch zu hinterfra-
gen. Danach können sie es zum Nachschlagen bei konkreten Fragestellungen nutzen. Das
Handbuch dient auch als Begleit- und Lehrmaterial für eine Qualifizierung, welche im Sep-
tember 2014 im Zentrum für Aus- und Fortbildung durchgeführt wird. Zielgruppe dieser Quali-
fizierung sind die Beschäftigten in Registraturen sowie, in Bereichen ohne (zentrale) Regist-
ratur, die Beschäftigten in Steuerungs- und Serviceeinheiten, die für Fragen des Records
Management zuständig sind. Für sie gilt die gleiche Lektüreempfehlung wie für die Beschäf-
tigten in Registraturen.
Die Sachbearbeitenden können das vorliegende Handbuch als Nachschlagewerk für kon-
krete Fragestellungen nutzen. In den Fällen, in denen sie „auf sich gestellt“ sind, weil es kei-
ne zentrale Organisationseinheit gibt, die sich um die Belange des Records Management
kümmert, empfehlen sich die ebenfalls die vollständige Lektüre, um überhaupt die Hand-
lungsbedarfe feststellen zu können.
Alle Kolleginnen und Kollegen, die sich „ganz schnell“ einen Eindruck über die Frage der
Aktenrelevanz (Was kommt in die Akte?) verschaffen wollen, lesen bitte zunächst die Ab-
schnitte 2.1, 2.3.1, 3.1, 3.2, 3.7, 3.8, 4.1 und 4.2.
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Staatsarchiv Hamburg Records Management
0.3 Gründe für einen englischen Kernbegriff
Der Begriff Records Management mag in einer Zeit, in der für alle möglichen Lebenssach-
verhalte mehr oder weniger sinnhafte Anglizismen benutzt werden, auf Vorbehalte stoßen.
Im Gegensatz zu dem in das Deutsche eingeflossene Kunstwort „Handy“ gibt es Records
Management in der englischen Sprache tatsächlich. Manche deutsche Bezeichnungen las-
sen sich nicht direkt in eine andere Sprache übersetzen, sondern nur beschreiben, weil es
dafür ein Gegenstück in den anderen Ländern in dieser Form gar nicht gibt. Das gilt für Spe-
zialitäten wie Franzbrötchen, für Institutionen wie den Bundesrat oder für Konzepte wie die
duale Ausbildung in Berufsschulen und Fachhochschulen. Umgekehrt ist Records Manage-
ment ein vor allem in Großbritannien, in den USA, in Australien und in Neuseeland bekann-
tes Konzept, dessen Übersetzung in „Schriftgutverwaltung“1, „Aktenführung“ oder „Dokumen-
tenmanagement“ den Kern der Sache nicht mehr trifft.
Als eine Konzept besser beschreibende, allerdings etwas sperrigere Übersetzung im deut-
schen Sprachgebrauch bietet sich „Management analoger und digitaler geschäftsrele-
vanter Aufzeichnungen“ an. Um der Lesbarkeit willen bleibt es deshalb in diesem Hand-
buch oft bei dem kürzeren Records Management. Der Begriff „Management“ deutet in beiden
Fällen an, dass es sich auch um eine Führungsaufgabe handelt (siehe oben 0.2). Details zur
inhaltlichen Bedeutung lesen Sie in Abschnitt 1.
0.4 Vom aktuellen und künftigen Nutzen dieses Handbuchs
Das Handbuch ist so aufgebaut, dass sich die einzelnen Abschnitte jeweils ohne größeren
Aufwand auf den neuesten Stand zum Nutzen der jeweils aktuellen Verwaltungsrealität brin-
gen lassen. Im Staatsarchiv, wo die Autorinnen und Autoren zu verorten sind, werden die
historischen Versionen des Handbuchs verwahrt. Diejenigen, die in der Zukunft anhand von
Akten bestimmte an die Vergangenheit gerichtete Fragestellungen erforschen, haben damit
auch Informationen über das Umfeld und die Verfahren, welche die Akten hervorgebracht
haben, zur Verfügung. Insofern mag dieses Handbuch der künftigen historischen Forschung
– vor allem wenn eine ausführliche Ausarbeitung dann noch nicht vorliegen sollte – im An-
satz eine kleine hamburgische Aktenkunde des 21. Jahrhunderts bieten.
1 So in der DIN ISO 15489-1:2002-12 Schriftgutverwaltung, die als Übersetzung der englischsprachigen
Norm ISO 15489 Records Management gilt.
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Staatsarchiv Hamburg Records Management
1 Records Management für die hamburgische Verwaltung
1.1 Record und Akte als Konzepte
Der Begriff Record ist unabhängig von Träger, Format und Technik. Er umfasst papierbasier-
te Anschreiben ebenso wie E-Mails oder Daten in Datenbanken. Ein Record wird in den
englischsprachigen Ursprungsländern verstanden als „information created, received, and
maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal
obligations or in the transaction of business“.1 Ins deutsche Verwaltungsumfeld übertragen
könnte es kurz heißen: Ein Record dient als Nachweis für ein Handeln oder eine Entschei-
dung.2 Dies geht einher mit der Frage der Aktenrelevanz. So muss jede Sachbearbeiterin die
gedankliche Leistung erbringen, eine E-Mail als aktenrelevant zu erkennen.
Vom Moment des Erkennens an wird der Record so behandelt, wie es die rechtlichen Anfor-
derungen an die öffentliche Verwaltung formulieren. Er wird ggf. um Metadaten angereichert
und zu den übrigen Aufzeichnungen in gleicher Angelegenheit verknüpft. Diese zunehmend
virtuelle Verknüpfung bildet dann gleichzeitig die Akte ab. Im Englischen spricht man von
„the concept of a record“. Das bedeutet: Sowohl die Akte als auch ihre Bestandteile, die Re-
cords, sind ein organisatorisches-rechtliches Konzept, eine Idee oder Gedankenmodell. Die
Akte ist also nicht als Akte als Container mit physischer Begrenzung zu sehen, der diejeni-
gen „Unterlagen“, die für die Bearbeitung nicht mehr benötigt wurden, auffängt. Der konzep-
tionelle Ansatz bietet – anders als die Vorstellung eines Containers – ausreichend Raum und
Freiheit, um den Anforderungen der modernen Verwaltung gerecht zu werden. Darüber hin-
aus fällt die Abgrenzung zu so genannten Wissensdokumenten oder Hintergrundinformatio-
1 ISO 15489-1:2001, 3.15.
2 Vgl. z.B. „What is a record?“ im Informationsangebot des australischen Nationalarchivs
http://www.naa.gov.au/records-management/faqs/#section1 (05.08.2014).
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nen sehr viel leichter und kann deshalb helfen, die Unsicherheiten bei der Frage der Aktenre-
levanz zu beheben.
1.2 Record in Abgrenzung zu anderen Begrifflichkeiten
Ein konzeptioneller Ansatz setzt auch eine Fachsprache und die Bereitschaft zur Einhaltung
von Konventionen voraus. Im Kontext der Aktenführung in der hamburgischen Verwaltung
wurden bisher verschiedene Begriffe wie „Information“ oder „Archiv“ eher unkritisch benutzt.
Das führte in der Praxis oft zu Missverständnissen. Es ist auch ein Anliegen dieses Hand-
buchs, den Stellenwert des Records Management als einer Fachdisziplin mit eigener Fach-
sprache herauszuarbeiten. Der passende deutsche Begriff für Record lautet Aufzeichnung.
Die nachstehende Abbildung soll die Abgrenzung zu anderen Begriffen verdeutlichen:
In der öffentlichen Verwaltung ist der Evidenzwert in Abgrenzung zum Informationswert von
hoher Bedeutung. Der Informationswert betrifft den Aussagewert über Fakten zu Personen,
Orten und Ereignissen, die Gegenstand von Verwaltungshandeln waren oder sind.3 Der Evi-
denzwert dagegen gibt darüber Auskunft, wer wann auf welcher Grundlage was wusste und
entschieden hat.4 Die Antworten sollen sich vor allem aus den so genannten Verfügungen,
Sichtvermerken und Protokollinformationen herauslesen lassen. Anders als bei einem Wis-
sensdokument (z.B. einem Fachaufsatz) oder einer allein stehenden Information kommen
dem Record rechtsstaatliche Funktionen (Dokumentation, Prävention und Sicherung) sowie
prozessgestaltende Funktionen (Planung und Steuerung) zu. Ein Record umfasst immer
3 Menne-Haritz, Angelika: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie (Veröffentlichungen der Archiv-
schule Marburg 20), S. 72. 4 Vgl. Menne-Haritz, Angelika: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie (Veröffentlichungen der
Archivschule Marburg 20), S. 65.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 14
Staatsarchiv Hamburg Records Management
auch die Sekundärinformationen oder Metadaten zu Struktur und Kontext, die die inhaltliche
Primärinformation nachvollziehbar machen. Die inhaltliche Aussage „Das Wetter wird mor-
gen gut“ lässt sich beispielsweise erst dann auf ihre Verlässlichkeit hin einordnen, wenn klar
ist, von wem sie kommt und wann sie auf welcher Grundlage erstellt wurde. Daten, Dateien,
Zeichen und Dokumente sind letztlich „nur“ die Formen, in denen die Primär- und Sekundär-
informationen repräsentiert werden können.
1.3 Records Management in Abgrenzung zu anderen Begrifflichkeiten
Weil Records Management hier als konzeptioneller Ansatz zu verstehen ist, ist es auch nicht
gleichbedeutend mit
− Schriftgutverwaltung,
− Dokumentenmanagement,
− Informationsmanagement,
− Wissensmanagement.
Der Begriff „Schriftgutverwaltung“ erscheint mit seinen beiden Komponenten „Schriftgut“ und
„Verwaltung“ zu einengend, weil er in der Praxis weder auf elektronische Aufzeichnungen
bezogen noch als Führungsaufgabe verstanden wird. Der Begriff „Dokumentenmanagement“
meint im üblichen Sprachgebrauch eher die elektronische „Abwicklung“ eines Dokumentes.
Das organisatorisch-rechtliche Konzept der Akte gerät dabei leicht aus dem Blick. Der Begriff
„Informationsmanagement“ wird – wie die „Information“ – geradezu inflationär benutzt.5 Ver-
steht man Wissen als diejenigen Informationen, die für die Verwaltung ihren „akuten“ Neuig-
keitswert verloren haben, dann werden in Akten genau diese Informationen verknüpft.6 Re-
cords Management ist daher Teil des Wissensmanagements.
1.4 Records Management im Kontext der hamburgischen Verwaltung:
HIM und ELDORADO
Der Begriff Records Management ist nicht gleichbedeutend mit den in der hamburgischen
Verwaltung eingesetzten Systemen HIM und ELDORADO. Records Management ist ein
konzeptioneller Ansatz, in dessen Rahmen HIM und ELDORADO und auch andere Systeme
als Instrumente eingesetzt werden können.
5 Kübler, Hans-Dieter: Mythos Wissensgesellschaft. Gesellschaftlicher Wandel zwischen Informati-
on, Medien und Wissen. Eine Einführung, 2. Auflage Wiesbaden 2009, S. 82f. 6 Vgl. Vesting, Thomas: Die Bedeutung von Information und Kommunikation für die verwaltungs-
rechtliche Systembildung, in: Hoffmann-Riem Wolfgang/Schmidt-Aßmann, Eberhard/Voßkuhle, Andreas (Hrsg.): Grundlagen des Verwaltungsrechts, 2. Auflage 2012, S. 1-32, § 20 Rn. 18, 20, 26.
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Staatsarchiv Hamburg Records Management
Records Management macht sich nicht von selbst: Es bedarf eines Fachwissens, welches
von Personal mit Hilfe von Technik und Instrumenten umgesetzt wird. Technik und Instru-
mente können papierbasiert sein. In diesem Fall benötigt man einen Raum (Registratur),
Regale, Mappen, Ordner, Locher usw. HIM und ELDORADO sind dagegen IT-gestützte In-
strumente bzw. Werkzeuge.
1.5 Records Management als Führungsaufgabe
Der in Abschnitt 1.2 erwähnten Aussage „Das Wetter wird morgen gut“ wird Glauben ge-
schenkt, wenn auch der Person, die sie äußert, Vertrauen entgegengebracht werden kann.
Dieses Vertrauen wird festgemacht an
− der Institution, die diese Person vertritt,
− der Qualifikation der Person,
− der Tatsache, ob die Institution und die Person den neuesten Stand von Wissen-
schaft und Technik anwenden.
Und genauso verhält es sich mit der Aktenführung in den hamburgischen Behörden. Den
Akten und ihren Inhalten kann dann Vertrauen entgegen gebracht werden, wenn
− das System, in dem die Akten entstanden sind, als vertrauenswürdig gelten kann,
− die Personen, die diese Akten führen und verwalten, hierzu qualifiziert sind und
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Staatsarchiv Hamburg Records Management
− das aktuelle Wissen sowie die aktuelle Technik anwenden.7
Es ist die Führungsaufgabe, dieses im eigenen Verantwortungsbereich sicherzustellen. Die-
ses Handbuch will dabei unterstützen, indem es
− als Fachbuch von Beschäftigten in Registraturen, von Sachbearbeitenden und Füh-
rungskräften hinzugezogen werden kann,
− die Anforderungen an das System und die Akten definiert,
− auf der Grundlage aktueller Erkenntnisse verfasst wurde und ständig aktualisiert wird.
7 Vgl. Jennifer Borland, Trust and the Records Professional, o.O, o.D., abrufbar unter
http://www.armaedfoundation.org/pdfs/JBorland_ScholarshipEssay.pdf (16.06.2014). Nach Bor-land hängt das Vertrauen in den Records Professional ab von reputation (hier: Ruf, Ansehen), performance (hier etwa: Qualität der Arbeitsinhalte und ihrer Darstellung), confidence (hier: Ver-trauen, dass das Umfeld in den Records Professional hat) und competence (hier: Kenntnisse und Fähigkeiten). Genau auf diese Aspekte stellt die im September 2014 im Zentrum für Aus- und Fortbildung angebotene Qualifizierung für die Tätigkeit in Registraturen und verwandten Be-reichen ab.
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2 Anforderungen an die öffentliche Verwaltung
2.1 Transparenz, Nachvollziehbarkeit
Das Verwaltungshandeln ist dem Gemeinwohl verpflichtet.1 Daraus werden folgende Anfor-
derungen an das Handeln der öffentlichen Verwaltung abgeleitet: Zum einen muss es jeder-
zeit nachprüfbar sein; zum anderen muss die Gleichbehandlung der Bürger in den Verwal-
tungsentscheidungen sichergestellt sein (Kontinuität im Verwaltungshandeln).
Um diese Anforderungen zu erfüllen, muss das Verwaltungshandeln seinen Niederschlag in
ausreichenden Aufzeichnungen finden; die anfallenden Aufzeichnungen müssen zu Akten
zusammengefasst werden und im ausreichenden Umfang aufbewahrt werden.
Die Nennung von Akten als Beweismittel (§ 26 Absatz 1 HmbVwVfG) und der Anspruch auf
Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten (§ 29 HmbVwVfG) korrespondieren mit der
Pflicht der öffentlichen Stellen zur Führung wahrheitsgetreuer und vollständiger Akten. „Sie
ist verwaltungsverfahrensrechtliche Pflicht, weil erst und nur durch Aktenführung und -
vorhaltung eine nachprüfbare und nachvollziehbare Grundlage einer Entscheidung entsteht
und die gebotene Transparenz gesichert werden kann. Die Aktenführungspflicht ergibt sich
auch ohne ausdrücklichen Ausspruch in einem Gesetz oder Organisationsstatut aus der aus
dem Rechtsstaatsprinzip folgenden Pflicht der Behörde zur objektiven Dokumentation des
bisherigen wesentlichen sachbezogenen Geschehensablaufs und der möglichen Erkenntnis-
quellen für das zukünftige Handeln …. Verfahrensrechtlich ergibt sie sich aus der Sachauf-
klärungspflicht der Behörde und ihrer Pflichten aus § 24 [VwVfG – Anm. der Verf.]. […] Eine
nicht ordnungsgemäße Aktenführung kann zu einer Umkehr der Beweislast führen.“2
Aus der Pflicht zur Aktenführung „folgt umgekehrt das grundsätzliche Verbot der nachträgli-
chen Entfernung und Verfälschung von rechtmäßig erlangten Erkenntnissen und Unterlagen
aus den vorhandenen Akten, weil dies dem Gebot wahrheitsgetreuer Nachzeichnung des
bisherigen Geschehensablaufs und der zukünftigen Verhaltensweise widersprechen würde.“3
1 Vgl. hier und im gesamten Abschnitt 2.1 (sofern nicht anders gekennzeichnet) Hoffmann, Heinz:
Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden – Einführung in die Praxis. Eine Darstellung des Bun-desarchivs. 2. Auflage Köln 2005, S. 9.
2 Kallerhoff, Dieter in Stelkens, Paul/Bonk, Heinz-Joachim/Sachs, Michael (Hrsg.): Verwaltungsver-
fahrensgesetz. Kommentar. 8. Auflage, München 2014, § 29 Rn. 30. 3 Kallerhoff, Dieter in Stelkens, Paul/Bonk, Heinz-Joachim/Sachs, Michael (Hrsg.): Verwaltungsver-
fahrensgesetz. Kommentar. 8. Auflage, München 2014, § 29 Rn. 31.
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Staatsarchiv Hamburg Records Management
„Die Pflicht zur Führung wahrheitsgetreuer und vollständiger Akten kann ihre präventive und
ihre nachträgliche Sicherungsfunktion nur entfalten, wenn die Akten so lange aufbewahrt
werden, daß sie ihre Nachweisfunktion im Bedarfsfall tatsächlich erfüllen können.“4
2.2 Wirtschaftlichkeit
Das Handeln der öffentlichen Verwaltung muss sich nach dem Grundsatz der Wirtschaftlich-
keit richten.5 Anzustreben ist danach das günstigste Verhältnis zwischen verfolgtem Zweck
und einzusetzenden Ressourcen.6
Mit einem funktionierenden Records Management ist für eine Dienstelle folgender, nicht nur
wirtschaftlicher, Nutzen verbunden:7
− Die Rechenschaftsfähigkeit der Geschäftsführung ist gewährleistet.
− Dienstleistungen werden in gleicher Qualität erbracht.
− Führungsentscheidungen werden unterstützt.
− Das Gedächtnis der Dienststelle wird gewahrt.
Darüber hinaus unterstützt ein funktionierendes Records Management alle Arbeitsprozesse
der Dienststelle. Es vermindert Suchzeiten und gewährleistet das Wiederfinden von ge-
schäftsrelevanten Aufzeichnungen.
4 BVerwG, Beschluss vom 16.03.1988, Aktenzeichen 1 B 153/87, NVwZ 1988, 621.
5 Vgl. Verwaltungsvorschrift zu § 7 Landeshaushaltsordnung (Abschnitt 1.1), abrufbar unter
http://www.hamburg.de/contentblob/1920282/data/vv-%C2%A7-7-lho.pdf. 6 Vgl. Verwaltungsvorschrift zu § 7 Landeshaushaltsordnung (Abschnitt 1.1), abrufbar unter
http://www.hamburg.de/contentblob/1920282/data/vv-%C2%A7-7-lho.pdf. 7 Vgl. hier und im Folgenden: Lutz, Alexandra (Hrsg.): Schriftgutverwaltung nach DIN ISO 15489-1.
Ein Leitfaden zur qualitätssicheren Aktenführung. Berlin/Wien/Zürich 2012, S. 10 f.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 19
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2.3 Hamburgische Verwaltungsrealität
Da die Freie und Hansestadt Hamburg ein Stadtstaat ist, unterscheiden sich ihre Organisati-
onsstruktur wie auch die Arbeitsprozesse von denen der Flächenländer: Sie sind komplexer
und viel enger verzahnt. Als Folge muss sich auch das Records Management an diesen Or-
ganisationsformen und -prozessen orientieren und die ab Abschnitt 2.1 genannten Grunds-
ätze beim Aufzeichnungsmanagement gleichermaßen mit einbeziehen. Dies führt erfah-
rungsgemäß zu Unsicherheit und kritischen Fragen in den Verwaltungseinheiten, da der
praktizierte Umgang mit Aufzeichnungen oftmals zwar den langjährig geübten Gepflogenhei-
ten entspricht, jedoch nicht immer der bestmöglichen Praxis. Ein kritisches Hinterfragen un-
terbleibt, weil es ja „irgendwie funktioniert“. Daher soll dieses Kapitel der Verwaltungspraxis
Anregungen liefern, mit deren Hilfe das bisherige Vorgehen reflektiert werden kann.
2.3.1 Aufzeichnungen im Ablauf eines Arbeitsprozesses
Damit Aufgaben erfüllt werden können, wird eine Vielzahl an Arbeitsformen und -prozessen
in der Verwaltung eingesetzt. Sie unterscheiden sich zwar in ihrer Art und Weise, haben aber
eine Tatsache gemeinsam: Um Entscheidungen und Abläufe transparent und nachvollzieh-
bar zu machen, müssen diese dokumentiert werden. Daraus folgt zwangsläufig, dass in Ar-
beitsprozessen Aufzeichnungen entstehen, welche wiederum unterschiedlichste Formen
annehmen können. Im Zuge dessen sollte man sich vom Bild der Aktenführung als „Altabla-
ge für Papier“ trennen und im Vorhinein darauf achten, welche Aufzeichnungen durch Ar-
beitsprozesse produziert werden und wie man diese auf abgestimmte Weise organisieren
kann.
Ungeachtet der Verwaltungseinheit sollten folgende Nuancen im Vorfeld bedacht werden:
Analyse der Aufgaben (Was ist die Aufgabe – das Ziel?)
Analyse der Organisationsstruktur (Wie sind die Rahmenbedingungen?)
Analyse der Arbeitsprozessabläufe
Analyse der produzierten Aufzeichnungen (Welche entstehen im Arbeitsprozess?)
Analyse der Aufzeichnungen im Kontext der Aufgabenerfüllung (Passen die Organi-
sation und die Form der Aufzeichnungen zur Arbeitsweise?)
Organisation der Aufzeichnungen an die Abläufe anpassen, diese Organisation do-
kumentieren und kommunizieren.
Es treten Reibungsverluste auf, wenn Aufzeichnungen als Instrumente nicht zu den Arbeits-
prozessen passen oder ungünstig eingesetzt werden. Ein Beispiel ist die Kooperation zwi-
schen zwei Verwaltungseinheiten, deren Standardprozesse Aufzeichnungen ungleicher me-
dialer Form entstehen lassen, die bei Austausch aufwendig angeglichen werden müssen:
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 20
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Einheit A bringt in einem Prozess digital abgespeicherte Vermerke hervor und in Einheit B
produziert derselbe Prozess E-Mail-Historien in gedruckter Form. Bei der Kooperation wird
ein aufwendiger Anpassungsprozess nötig, da sich einerseits die Medien unterscheiden und
andererseits die Dokumentation eine andere sein kann, je nachdem, was die Sachbearbeiter
als wichtig erachten und damit einfließen lassen oder beiseitelassen. Ein gegensätzliches
Resultat kann erzeugt werden, wenn eine Abstimmung von geeigneten Instrumenten auf
richtige Weise bei Arbeitsprozessabläufen erfolgt und dadurch Synergieeffekte entstehen. So
kann beispielsweise ein schnellerer und effizienterer Informationsaustausch und bessere
Zusammenarbeit zwischen den oben genannten Verwaltungseinheiten erfolgen und Arbeits-
prozesse beschleunigt werden, wenn beide ein bestimmtes gemeinsames Aufzeichnungs-
management festlegen.
Wechselwirkungen zwischen Arbeitsprozessen und dem Management von Aufzeichnungen
betreffen dementsprechend alle Organisationseinheiten der Verwaltung und sind hierarchie-
und prozessübergreifend. Daher sollten sie im Zusammenhang, nicht für sich stehend, bei
Analysen im Vorfeld betrachtet werden.
2.3.2 Idealtypische Modelle der Organisation
Ob in einer, zwei oder mehreren Behörden, einer einzelnen oder mehreren Verwaltungsein-
heiten innerhalb der Behörden oder verschiedenen Hierarchieformen können die folgenden
idealtypischen Modelle in gewisser Abstraktion auf alle Arbeitsprozesse angewandt werden.
Wichtig dafür ist, dass
das Management von analogen und digitalen Aufzeichnungen in der Behörde kom-
muniziert und, wenn nötig, trainiert wird (Führungskräfte und Sachbearbeiter),
die Zusammenarbeit von Organisationseinheiten bedacht wird,
je nach Bewandtnis der Arbeitsprozesse und der damit einher gehenden rechtlichen
Bestimmungen festgelegt wird, welche Aufzeichnungen analog oder digital geführt
werden sollen und
geprüft wird, wie die Aufzeichnungen schlüssig verknüpft und geführt werden können.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 21
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Handlungsempfehlungen zu allen Arbeitsprozessen:
− Aufzeichnungen sollen Transparenz und Nachvollziehbarkeit fördern; Entschei-
dungsfindungsprozesse sind damit wichtig und müssen vollständig und wirtschaftlich
dokumentiert und gesichert werden.
− Schriftwechsel (E-Mails, Briefe, etc.), Vermerke, Tabellen, Präsentationen, Daten-
banken, Ton- und Bildaufnahmen können unabhängig von ihrer medialen Art Auf-
zeichnungen sein.
− Sie sollten im Interesse der Benutzbarkeit miteinander verknüpft werden, was nicht
zwingend eine räumliche Nähe erfordert, jedoch eine ausgewiesene Örtlichkeit, auf
die alle Berechtigten zugreifen können.
− Im Hinblick auf die Sicherheitsbestimmungen und die Erhaltung von Aufzeichnungen
ist ein/e angemessene/r Aufbewahrungsart und -ort unerlässlich.
2.3.2.1 Ein-Linien-Organisation
Im Verwaltungsaufbau ist die Linienorganisation als das Grundmuster zu sehen. Charakteris-
tisch dafür ist die Einheit der Auftragserteilung, was bedeutet, dass jede Stelle auf einer Linie
mit übergeordneten Leitungsstellen verbunden ist und nur auf dieser Linie Weisungen und
Aufträge erhalten kann. Die Ein-Linien-Organisation charakterisiert sich durch eine ausge-
prägte Hierarchie und bietet klare Kompetenz- und Verantwortungsbereiche, einfache Koor-
dination und Kontrolle und Sicherheit für Vorgesetzte und Mitarbeiter. Auf der anderen Seite
ist sie schwerfällig und bürokratisch, da die Hierarchie betont wird, das System starr ist und
die einheitenübergreifende Kommunikation sich schwierig gestaltet und die Kommunikati-
onswege lang sind bzw. Informationen gefiltert werden.8
8 KGST-Handbuch Organisationsmanagement, Köln 1999, S. 4-50 f.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 22
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Handlungsempfehlungen zur Ein-Linien-Organisation:
− Förderung und Kontrolle des Records Management durch die Leitungsstellen er-
möglicht einfachere Durchsetzung.
− Die Anpassung des Records Management berücksichtigt alle Arbeitsprozesse so-
wohl aus Perspektive untergeordneter Verwaltungsstellen als auch aus der der
obersten Leitungsinstanz dadurch größtmögliche Akzeptanz und Anpassung an
strukturelle Gegebenheiten.
− Verwaltungseinheiten im Ein-Liniensystem können individuelle Absprachen treffen
und diese mit anderen Verwaltungseinheiten synchronisieren fördert Wirtschaft-
lichkeit und Handlungsfähigkeit.
− Kommunikation und schriftliche Vereinbarungen sind unentbehrlich führt zu Ak-
zeptanz, und Identifikation durch die Mitarbeitenden.
− Standardisierungen beim Umgang mit Aufzeichnungen sind anzustreben Wirt-
schaftlichkeit.
2.3.2.2 Stab-Linien-Organisation
Das Ein-Linien-System aufgreifend werden hier zusätzlich unterstützende Stabsstellen ein-
gerichtet. Diese führen Sonderfunktionen aus oder beschäftigen sich mit fachlichen Spezial-
fragen, z.B. im Rahmen einer Steuerungsunterstützung. Dadurch können bei dieser Organi-
sation bei bestimmten Aufgaben Fach- und Entscheidungskompetenzen voneinander ge-
trennt werden und Entscheidungen fachkundiger getroffen werden. Die Entlastung von Lini-
eninstanzen und Spezialistendenken im Kontext übergeordneter Zusammenhänge werden
bei der Stab-Linien-Organisation gefördert, obwohl sie durch eine einheitliche Leitung geführt
werden. Die möglichen Nachteile sind Konkurrenzen zwischen Stabs- und Linienstellen, Stä-
be als deren Ersatz ohne Entscheidungskompetenz und eine gelebte Entfremdung zur ei-
gentlichen Organisationsstruktur.9
9 KGST-Handbuch Organisationsmanagement, Köln 1999, S. 4-51 f.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 23
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Handlungsempfehlungen zur Stab-Linien-Organisation:
− Empfehlungen für Ein-Linien-Organisationen finden hier Anwendung (vgl. 2.3.2.1).
− Einbindung der Stabsstellen in das Aufzeichnungsmanagement mit klar verteilten
Kompetenzen gewährleistet reibungslosen Arbeitsprozess.
2.3.2.3 Funktionale (Mehr-Linien-) Organisation
Bei der funktionalen Organisation wird im Gegensatz zur Ein-Linien-Organisation auf eine
Einheit der Leitung verzichtet und es findet eine stärkere Spezialisierung statt. Das heißt, die
Aufgabenerfüllung erfolgt nicht nur nach Linienhierarchie, sondern auch nach Spezialisierung
und eine Stelle kann mehreren Leitungsstellen zugeordnet werden. Auch bei dieser Organi-
sationsform können fachkundige Entscheidungen getroffen werden, da Fachkompetenzen
gezielt eingesetzt werden und Kommunikationswege recht kurz sind. Auf der anderen Seite
ist die Kommunikationsstruktur schwierig und die Verantwortung unklar abgegrenzt, Kompe-
tenzüberschreitungen sind möglich und der Blick für das übergeordnete Ganze ist nicht ein-
fach, da der Fokus auf Spezialisten liegt.10
Handlungsempfehlungen zur funktionalen Organisation:
− Empfehlungen für Ein-Linien-Organisationen finden hier Anwendung (vgl. 2.3.2.1)
− Nächsthöhere gemeinsame Leitungsinstanz hat Records Management der Verwal-
tungseinheit zu überwachen.
− Leitungsstellen sorgen für Einhaltung definierter Umgänge mit Aufzeichnungen und
Arbeitsprozessen
− Entscheidungsprozess muss deutlich dokumentiert werden, trotz schwieriger Kom-
munikationsstruktur abgestimmter Umgang mit Aufzeichnungen und deren Ver-
knüpfungen äußerst wichtig (z.B. entsprechender Aktenplan oder Art der Aufzeich-
nungen).
10
KGST-Handbuch Organisationsmanagement, Köln 1999, S. 4-53 f.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 24
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2.3.2.4 Matrix-Organisation
Das Matrixmodell ist eine besondere Form der Mehr-Linien-Organisation Hierbei ist eine Or-
ganisationsstelle zwei Leitungsstellen untergeordnet und bildet damit die Matrixschnittstelle.
Weiter kennzeichnet diese Organisationsform die typische Gliederung von Leitungsstellen
nach verrichtungs- (Art der Leistung) und objektbezogenen (Art des Gegenstands) Funktio-
nen. Bei diesem Modell können Vorteile einer Spezialisierung und die Klarheit einer Ein-
Linien-Koordination verbunden werden, so dass neben der verrichtungsorientierten Koordi-
nation auch eine objektorientierte Koordination erfolgen kann. Beide Leitungsstellen sind
letztlich gleichberechtigt und können ein Führungsteam bilden. Effizientes Zusammenarbei-
ten ist durch geeignete Kommunikation möglich und sachgerechte Teamentscheidungen
können umgesetzt werden. Jedoch sind Kompetenzabgrenzungen unabdingbar, viel Ab-
stimmung ist nötig, es müssen (z.B. aus Zeitmangel) diverse Kompromisse eingegangen
werden. Im Ergebnis sind die Entscheidungsprozesse und die Verantwortlichkeiten oft nicht
mehr nachvollziehbar.11
Handlungsempfehlungen zur Matrix-Organisation:
− Empfehlungen für Ein-Linien-Organisationen und funktionale Organisation finden
hier Anwendung (vgl. 2.3.2.1, 2.3.2.3).
2.3.3 Ergänzende Modellprozesse
Neben den idealtypischen Modellen der Organisation haben sich auch weitere Arbeitsformen
herausgebildet, die einen festen Platz in der Hamburgischen Verwaltungsrealität eingenom-
men haben. Auf die wichtigsten wird im Folgenden eingegangen.
11
KGST-Handbuch Organisationsmanagement, Köln 1999, S. 4-54 f.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 25
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2.3.3.1 Arbeitsgruppe
Personen verschiedener Fachbereiche der Verwaltung bilden zusammen die Arbeitsgruppe,
welche die dauerhafte Koordinierung fachübergreifender Daueraufgaben übernimmt. Solche
Gruppen werden meist dann gebildet, wenn starke gegenseitige Abhängigkeiten einzelner
Fachbereiche bei der Entscheidungsfindung auftreten oder die Aufgabenerfüllung durch her-
kömmliche Verfahren der Beteiligung nicht erreicht werden kann. Für diesen Arbeitsprozess
bedient sich eine Leitungsstelle der Linien-Organisationsstellen einer Verwaltungseinheit.
Die Arbeitsgruppe kann sich als Arbeitskreis zu einer bestimmten Aufgabe regelmäßig tref-
fen.12
Handlungsempfehlungen für Arbeitsgruppen:
− Empfehlungen für Ein-Linien-Organisationen finden hier Anwendung (vgl. 2.3.2.1).
− Eine Arbeitsgruppe aus Mitgliedern unterschiedlicher Verwaltungseinheiten beste-
hen. Sie sollten sich auf einen Standard beim Umgang mit Aufzeichnungen einigen.
(Dieser kann Standard kann, sofern nicht ein Standard einer der beteiligten Verwal-
tungseinheiten zur Übernahme geeignet ist, ein eigener sein.)
− Dokumentation der Sitzungen, der Entscheidungs(findungs)prozesse und der Zu-
griffsberechtigungen ist von besonderer Wichtigkeit fördert Transparenz und
Nachvollziehbarkeit.
12
KGST-Handbuch Organisationsmanagement, Köln 1999, S. 4-57 – 4-60.
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2.3.3.2 Projektorganisation
Bei der Projektorganisation handelt es sich um eine Ergänzung zur Linien-Organisation. Es
gibt Projektteams, die in einer permanenten Teamstruktur innerhalb einer Ein-
Linienorganisationsform gemeinsam eine Aufgabe bearbeiten. Während die Arbeitsgruppe
sich zu einem Thema regelmäßig treffen kann, bearbeitet eine Projektgruppe eine Aufga-
benstellung, die durch einen klaren Beginn und klares Ende gekennzeichnet ist, sich gegen
andere Vorhaben abgrenzt und einer projektspezifischen Organisation folgt (DIN 69 901).
Die Verwaltung bedient sich einer Projektgruppe vor allem dann, wenn komplexe Vorhaben
außerhalb des regulären Routinebetriebs bedient werden soll. Neben einer einzelnen Linien-
funktion innerhalb einer Verwaltungseinheit, kann eine Stelle im Rahmen einer Matrixstruktur
somit eine Tätigkeit in einer Projektgruppe übernehmen, die durch eine Projektleitung betreut
wird.13
Handlungsempfehlungen für Projektorganisation:
− Empfehlungen für Ein-Linien-Organisationen und funktionale Organisation finden
hier Anwendung (vgl. 2.3.2.1, 2.3.2.3)
− Zusätzlich muss innerhalb der Verwaltungseinheit eine deutliche Trennung zwischen
der Linien- und Projektdokumentation und -sicherung erfolgen
− Arbeitsprozesse müssen bis zu den höchsten Leitungsstellen kommuniziert und Ab-
sprachen zwischen diesen getroffen werden, damit qualifiziertes Records Manage-
ment betrieben werden kann
13
KGST-Handbuch Organisationsmanagement, Köln 1999, S. 4-59 – 4-61.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 27
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2.3.3.3 Informelles Arbeiten (Fayol’sche Brücke)
Die Fayol’sche Brücke oder das informelle Arbeiten kennzeichnet eine Kooperation zwischen
untergeordneten Verwaltungsstellen, welche in diesem Arbeitsprozess nicht die Hierarchie-
stufen bis zu einem gemeinsamen Vorgesetzten durchlaufen. Diese direkten Verbindungen
im Ein-Liniensystem sind Informationswege, welche die Nachteile des Ein-Liniensystems
teilweise ausgleichen können, weil bei diesem Informationsfluss nicht immer alle Instanzen
teilhaben müssen. Das führt zu mehr Flexibilität und die Kommunikation wird beschleunigt.
Eine Aushöhlung des Arbeitsprozesses erfolgt nicht, da die Entscheidungen weiter von den
Leitungsstellen getroffen werden und diese nach dem Informationsfluss nachträglich infor-
miert werden.
Handlungsempfehlungen zum informellen Arbeiten:
− Empfehlungen für Ein-Linien-Organisationen finden hier Anwendung (vgl. 2.3.2.1)
− Kooperationen müssen dokumentiert (Schriftverkehr, Vermerk, o.ä.) und bis zur
nächsten gemeinsamen Leitungsstelle kommuniziert werden.
− Die Zuordnung dieser Aufzeichnungen z.B. zu Aktenzeichen in der Verwaltungsein-
heit muss im Vorfeld genau definiert werden Die Anforderungen an eine Akte
müssen erfüllt sein.
2.3.4 Verwaltungseinheiten individuell betrachten
Ferner bleibt festzuhalten, dass jede Verwaltung- und Arbeitsorganisation unterschiedlich ist
und deswegen immer der Blick nicht nur auf die gesamte Verwaltungs- und Arbeitsprozess-
organisation gerichtet werden sollte, sondern auch auf einzelne Verwaltungseinheiten und
Arbeitsprozesse.
Denn die Tatsache, dass eine bestimmte Arbeitsorganisation oder bestimmtes Aufzeich-
nungsmanagement in einer Verwaltungseinheit gut funktioniert, heißt nicht, dass diese Hand-
lungsweise ohne weitere Abwandlung und Analyse auch auf andere Verwaltungseinheiten
angewendet werden kann oder es ein einziges Konzept gibt, dass allen Bedürfnissen einer
Verwaltungseinheit gerecht wird. Zuletzt sollte jede Verwaltungseinheit eigenständig eruie-
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 28
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ren, welche Aufzeichnungsarten sich im Alltag eignen, wie die für die Arbeitsprozesse lo-
gischste Verknüpfung dieser Aufzeichnungen aussehen kann und wie eine effiziente Benut-
zung sichergestellt wird. Der Leitspruch lautet: Mut zur Veränderung und zu kritischem Hin-
terfragen des bestehender Vorgehensweisen.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 29
Staatsarchiv Hamburg Records Management
3 Die Akte
3.1 Materieller Aktenbegriff
Vom materiellen Verständnis her wird die Akte als Zusammenfassung der Aufzeichnungen
zu einer Sache verstanden. Dabei ist die Art der Aufzeichnungen nicht relevant.1 In der Ver-
waltungspraxis wurde der Aktenbegriff zunehmend reduziert auf den papierbasierten
Schriftwechsel, der in einer Mappe zusammengeheftet wurde. Tatsächlich kommt es nicht
auf die physische Heftung, sondern auf die gedankliche („virtuelle“) Verknüpfung an.
Eine überwiegend papierbasierte Akte kann beispielsweise so aussehen:
Aktenzeichen Aufzeichnung Aufbewahrungsort
4711/01 Schriftwechsel Registratur, Regal
4711/01 Großformatiger Plan Sachgebiet, Planschrank
4711/01 Videoaufnahme auf Kassette Sachgebiet, Filmschrank
Folgende Aspekte sind dabei zu berücksichtigen:
− Alle drei Aufzeichnungsarten haben, wie sich zeigt, eine Gemeinsamkeit. Das ist das
Aktenzeichen, welches jeweils an der Aufzeichnung anzubringen ist.
− Damit eine Bearbeiterin, die im Sachgebiet zur Videoaufnahme greift, wissen kann,
dass es dazu noch weitere Aufzeichnungen gibt, sind Verweise anzubringen. Die
Verknüpfung wird also durch das Aktenzeichen und die Verweise gewährleistet.
− Die Registratur reduziert sich in dieser Ansicht auf den Raum und berücksichtigt nicht
ihre Funktion. Denkbar wäre, der Registratur die Verantwortung auch für die an den
anderen Aufbewahrungsorten befindlichen Aufzeichnungen zu übergeben. Die Ge-
währleistung der Verknüpfung und auch die konservatorische Betreuung lägen dann
in einer Hand.
− Besondere Aufzeichnungsarten erfordern besondere konservatorische Maßnahmen.
Die o.g. Schränke beispielsweise sind in der Regel Spezialanfertigungen, in denen
z.B. der Plan auch „plan“ liegen kann und der Film vor dem Zerfall geschützt wird.
1 Vgl. Kallerhoff, Dieter in Stelkens, Paul/Bonk, Heinz-Joachim/Sachs, Michael (Hrsg.): Verwal-
tungsverfahrensgesetz, 8. Auflage 2014, Rn. 7 zu § 29. Vor diesem Hintergrund ist die in der Überschrift des Kommentars vorgenommene sprachliche Abgrenzung „Akten und Dateien“ nicht konsequent, zumal die Dateien in Rn. 8 dem Aktenbegriff unterworfen werden.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 30
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Wird zunehmend mit der Unterstützung durch IT-Systeme gearbeitet, muss aber aus rechtli-
chen oder technischen Gründen auch papierbasierte Aufzeichnungen vorgehalten werden,
kann eine so genannte Hybrid-Akte folgendermaßen aussehen:
Aktenzeichen Aufzeichnung Speicherort
4711/01 Schriftwechsel ELDORADO
4711/01 Papierbasierter großformati-
ger Plan
Sachgebiet, Planschrank
4711/01 Digitale Videoaufnahme Zugewiesen von IT
Hier sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:
− Alle drei Aufzeichnungsarten haben weiterhin das Aktenzeichen als Gemeinsamkeit.
− Auch in diesem Fall sind die Verweise in geeigneter Form anzubringen.
− Die digitale Videoaufnahme sollte nicht irgendwo abgelegt werden, sondern an einem
von der zuständigen IT-Einheit zugewiesenen Ort. Dann ist gewährleistet, dass die
zur Erhaltung der Information notwendigen Maßnahmen (z.B. die Überführung in
neue Formate) durchgeführt werden können.
Eine rein digitale Akte kann so aussehen:
Aktenzeichen Aufzeichnung Speicherort
4711/01 Schriftwechsel ELDORADO
4711/01 Datenbank Zugewiesen von IT
4711/01 Digitale Videoaufnahme Zugewiesen von IT
Zu berücksichtigen sind dann diejenigen Aspekte, welche auch schon für die Hybrid-Akte
genannt wurden.
3.2 Funktionales Verständnis
In der öffentlichen Verwaltung eines demokratischen Rechtsstaats erfüllt die Akte folgende
Funktionen:2
− Dokumentation: Die Akte stellte den Geschehensablauf dar. Sie stützt die Erinne-
rung des Bearbeiters und hilft bei der Einarbeitung, sollte eine Übergabe nicht mög-
lich sein.
2 Bundesverfassungsgericht vom 6. Juni 1983 – 2 BvR 244, NJW 1983, 2135-2136. Bundesverwal-
tungsgericht vom 16. März 1988 – 1 B 153/87, NVwZ 621-622.
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− Sicherung: Die Akte dient als Grundlage u.a. für die parlamentarische und gerichtli-
che Kontrolle.
− Prävention: Die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns beugt rechtswidrigem
Verhalten vor.
Eng mit der Dokumentation verbunden ist die Funktion der Planung und Steuerung bzw.
der Unterstützung und Begleitung des Fachprozesses:
Wer eine verlässliche Entscheidung treffen will, muss wissen, was in den Schritten zuvor
passiert ist.
In der neueren Zeit sind weitere Funktionen hinzugekommen:
− Die Akte ist Grundlage für die Nutzung von Informationen durch Bürgerinnen und
Bürger für ihre Zwecke nach dem HmbTG.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 32
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− Die Akte ist Grundlage für die Weiterverwendung der Informationen durch die Wirt-
schaft für ihre Zwecke in der Folge der EU-Richtlinie zur Weiterverwendung öffentli-
cher Informationen.3
3.3 Rechtsstatus der Akte
Die Akte ist nicht „einfaches“ Arbeitsmittel für die Sachbearbeitung, die damit nach Belieben
umgehen kann. Sie hat vielmehr einen rechtlichen Status, der mit den Sorgfaltspflichten zur
Wahrung der Integrität und Authentizität der Akten einhergeht:
− Gerichte können Akten als Beweismittel und unter Umständen als Urkunden bzw.
Gesamturkunden beiziehen. Eine Manipulation durch ein nachträgliches und – z.B.
mit kurzem Vermerk, Datum und Unterschrift – nicht nachvollziehbar gemachtes
Einfügen, Ändern oder Entfernen von Aufzeichnungen könnte dann möglicherweise
die Voraussetzungen einer Urkundenfälschung oder der Fälschung beweiser-
heblicher Daten erfüllen (§§ 267, 269 StGB).
− Wenn relevante Informationen nicht als Aufzeichnungen einer Akte zugeführt wer-
den, so kann dies unter Umständen die Voraussetzungen des Verwahrungsbru-
ches oder der Urkundenunterdrückung (§§ 133, 274 StGB) erfüllen.
− Nach dem Verwaltungsgebrauch werden archivwürdige Akten (vgl. Abschnitt 5.5)
umgewidmet zu Archivgut. Sie wachsen dann dem dokumentarischen und kulturel-
len Erbe der Freien und Hansestadt zu und unterliegen dann den Mechanismen des
Kulturgüterrechtes.
Entgegen der in der Praxis üblichen Auffassung gehört eine Akte nicht dem einzelnen Bear-
beiter („meine Akte“). Sie ist Eigentum der Freien und Hansestadt Hamburg. Inzwischen er-
hebt auch die Gesellschaft einen Anspruch auf den Akteninhalt als quasi gemeinfreies Gut,
der sich besonders im HmbTG und in der EU-Richtlinie zur Weiterverwendung öffentlicher
Informationen4 artikuliert. Das heißt im Umkehrschluss: Die Behörden und später das
Staatsarchiv sind Treuhänder dessen, was eigentlich dem Gemeinwesen gehört.
3 Richtlinie 2003/98/EG des Europäischen Parlamentes und des Rates vom 17. November 2003
über die Weiterverwendung von Informationen des öffentlichen Sektors, geändert durch die Richtlinie 2013/37/EU des Europäischen Parlamentes und des Rates vom 26. Juni 2013; in Deutschland umzusetzen durch das Gesetz über die Weiterverwendung von Informationen öf-fentlicher Stellen (Informationsweiterverwendungsgesetz).
4 Richtlinie 2003/98/EG des Europäischen Parlamentes und des Rates vom 17. November 2003
über die Weiterverwendung von Informationen des öffentlichen Sektors, geändert durch die Richtlinie 2013/37/EU des Europäischen Parlamentes und des Rates vom 26. Juni 2013; in Deutschland umzusetzen durch das Gesetz über die Weiterverwendung von Informationen öf-fentlicher Stellen (Informationsweiterverwendungsgesetz).
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3.4 Aktenarten
Akten können nach unterschiedlichen Gesichtspunkten eingeteilt werden. Gängig sind die
Einteilungen nach dem Medium und nach dem Ordnungsmerkmal.
3.4.1 Einteilung nach dem Medium
Bei der Einteilung von Akten nach dem Medium werden papierbasierte Akten, elektronisch
geführte Akten und Hybridakten unterschieden.5
Papierbasierte Akten umfassen ausschließlich Aufzeichnungen auf Papier.6
↓ erfordern Raumkapazitäten
↓ gleichzeitiger Zugriff mehrerer Personen ist ohne das Anfertigen von Kopien nicht
möglich7
↓ falsch zugeordnete Aufzeichnungen können nur mit großem Aufwand wiedergefun-
den werden8
Elektronisch geführte Akten bestehen ausschließlich aus elektronischen Aufzeichnungen.9
↑ erleichtern insbesondere das Ablegen von elektronischen Aufzeichnungen10
↑ vermeiden Medienbrüche11
↑ falsch zugeordnete Aufzeichnungen lassen sich einfacher wiederfinden12
↑ orts- und zeitunabhängig verfügbar13
↑ gleichzeitiger Zugriff mehrerer Personen ist lesend möglich14
5 Vgl. Knaack, Ildiko: Die Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen in der öffentlichen Ver-
waltung als IT-organisatorischer Gestaltungsprozeß, Berlin 1999, S. 43. http://edoc.hu-berlin.de/dissertationen/knaack-ildiko-1999-12-08/PDF/Knaack.pdf (03.07.2014).
6 Vgl. Brandenburgisches Landeshauptarchiv (Hrsg.): Glossar zur Behördenberatung, Anbietung,
Bewertung und Übernahme. o.O. o.J., abrufbar unter: http://www.blha.de/FilePool/Glossar.pdf (03.07.2014).
7 Vgl. Bundesministerium des Innern (Hrsg.): Organisationskonzept elektronische Verwaltungsar-
beit. Projektleitfaden. Berlin 2012, S. 40. 8 Vgl. Bundesministerium des Innern (Hrsg.): Organisationskonzept elektronische Verwaltungsar-
beit. Projektleitfaden. Berlin 2012, S. 40. 9 Vgl. Brandenburgisches Landeshauptarchiv (Hrsg.): Glossar zur Behördenberatung, Anbietung,
Bewertung und Übernahme.o.O. o.J., abrufbar unter: http://www.blha.de/FilePool/Glossar.pdf (03.07.2014).
10 Vgl. Bundesministerium des Innern (Hrsg.): Organisationskonzept elektronische Verwaltungsar-
beit. Baustein Grundlagen + Bedarfsanalyse. Berlin 2012, S. 16. 11
Vgl. Bundesministerium des Innern (Hrsg.): Organisationskonzept elektronische Verwaltungsar-beit. Baustein Grundlagen + Bedarfsanalyse. Berlin 2012, S. 16.
12 Vgl. Bundesministerium des Innern (Hrsg.): Organisationskonzept elektronische Verwaltungsar-
beit. Projektleitfaden. Berlin 2012, S. 40. 13
Vgl. Bundesministerium des Innern (Hrsg.): Organisationskonzept elektronische Verwaltungsar-beit. Baustein Grundlagen + Bedarfsanalyse. Berlin 2012, S. 16.
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Hybridakten setzen sich aus Aufzeichnungen in Papier- und in elektronischer Form zusam-
men.15
↓ erhöhter organisatorischer und technischer Aufwand für den Erhalt der Vollständigkeit
der Hybridakten16
3.4.2 Einteilung nach dem Ordnungsmerkmal
Werden Aufzeichnungen vorrangig nach formalen Ordnungsmerkmalen (Art der Aufzeich-
nung, Einsender, Zeit usw.) zusammengefasst, entstehen Serienakten.17 Beispiele sind die
Verknüpfung von Rechnungen zu einer Rechnungsakte oder die nach dem Einsender for-
mierte Korrespondentenakte („Schriftwechsel mit XY“).
↑ erleichtern die Zuordnung, insbesondere bei Aufzeichnungen, die mehr als einen Be-
treff haben (z.B. Protokolle)
↓ erschweren den sachbezogenen Rückgriff
„Wird als erstes Ordnungsmerkmal ein sachliches Merkmal verwendet, spricht man von
Sachakten.“18 Beispiele für Aktentitel von Sachakten sind „Beschaffung des Geräts XY“ oder
„Überarbeitung des Aktenplans“.
↑ kommen einer sachbezogenen Bearbeitung entgegen
↓ erschweren die Zuordnung von Aufzeichnungen, die mehr als einen Betreff haben
(z.B. Protokolle)
Drei Erscheinungsformen der Sachakte sind die Hauptakte, die Unterakte und die Fallakte.
Hauptakte
Die Hauptakte ist die Basisakte, aus der die anderen Sachaktenarten gebildet werden kön-
nen.19 Aus einer Hauptakte kann jederzeit eine neue eigenständige und ebenbürtige Haupt-
14
Vgl. Bundesministerium des Innern (Hrsg.): Organisationskonzept elektronische Verwaltungsar-beit. Leitfaden für verantwortliche Führungskräfte. Berlin 2012, S. 6.
15 Vgl. Brandenburgisches Landeshauptarchiv (Hrsg.): Glossar zur Behördenberatung, Anbietung,
Bewertung und Übernahme. o.O. o.J., abrufbar unter: http://www.blha.de/FilePool/Glossar.pdf (03.07.2014).
16 Vgl. Archivschule Marburg (Hrsg.): Terminologie der Archivwissenschaft (hier: Hybridakte). Mar-
burg 2012, abrufbar unter: http://archivschule.de/DE/forschung/schriftgut/terminologie/hybridakte.html (03.07.2014).
17 Vgl. hier und im gesamten Abschnitt 3.4.2 (sofern nicht anders gekennzeichnet) Hoffmann,
Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Ausson-dern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 88 ff.
18 Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren,
Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 88.
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akte geschaffen werden, die aber zur Ausgangsakte inhaltlich klar abgegrenzt werden muss.
Die Hauptakte dient überwiegend dem Kontrollieren und Planen.
Unterakte
Sofern zu einer Hauptakte in einem überschaubaren Zeitraum viele Aufzeichnungen anfal-
len, können beim Rückgriff Schwierigkeiten auftreten, weil zusammengehörige Aufzeichnun-
gen über die gesamte Akte verteilt sind. Um die Übersicht und damit den Rückgriff zu ver-
bessern, können eigenständige Akten geschaffen werden, die sich von der dazugehörigen
Hauptakte durch eine formale oder inhaltliche Begrenzung und durch eine Ergänzung zur
Ordnungsnummer der Akte unterscheiden. Diese aus Hauptakten geschaffenen Akten wer-
den Unterakten genannt.
Unterakten können zu einer Hauptakte nach folgenden Ordnungsmerkmalen geschaffen
werden:
− nach einem formalen Ordnungsmerkmal, welches den Inhalt der Hauptakte nicht ein-
schränkt (Beispiele: Einzelfälle, Presseäußerungen, Stellungnahmen)
− nach einem inhaltlich festgelegten Querschnittsaspekt (Beispiele: Statistik, Organisa-
tion)
− nach einem frei gewählten inhaltlichen Ordnungsmerkmal
Fallakte
Bei Fallakten handelt es sich um Akten, die in großer Zahl anfallen, sich nur durch ein forma-
les Merkmal (z.B. Name) unterscheiden und die Ergebnis des gleichen Bearbeitungsverfah-
rens sind. Ein bekanntes Beispiel hierfür sind Personalakten.
Fallakten treten überwiegend in nichtministeriellen Dienststellen auf, die Durchführungsauf-
gaben wahrnehmen.
3.5 Aktenzeichenvergabe (bei Sachakten)
Das Aktenzeichen ist das entscheidende Identifikations- und Ordnungskennzeichen für
Sachakten und deren Aufzeichnungen.20 Es setzt sich aus dem Aktenplankennzeichen der
Betreffseinheit (vgl. Abschnitt 6.4), einem Trennzeichen sowie der Ordnungsnummer der
Akte zusammen.
19
Vgl. hier und für die Unterpunkte Hauptakte, Unterakte, Fallakte: Hoffmann, Heinz: Schriftgutver-waltung in Bundesbehörden – Einführung in die Praxis. Eine Darstellung des Bundesarchivs (BBB-Sonderdruck). 2. Auflage, Köln 2005, S. 43 ff.
20 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 96 f.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 36
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Die nachstehende Darstellung zeigt den Aufbau eines Aktenzeichens bei einem vierstufigen
Aktenplan.
Aktenzeichen
1254 / 01
Aktenplan-
kennzeichen
Trenn-
zeichen
Ordnungsnummer der Akte
Aktenzeichen sollten möglichst kurz und einfach zu schreiben sein. Sie sollten so aufgebaut
sein, dass sofort erkennbar ist, wenn Teile fehlen. Vorteilhaft ist es, wenn sich Aktenzeichen
leicht einprägen und aussprechen lassen.
3.6 Aktentitelvergabe (bei Sachakten)
Zum späteren Wiederfinden von Sachakten ist eine inhaltliche Beschreibung des Bearbei-
tungsgegenstands und häufig auch der Verrichtung durch den Aktentitel erforderlich.21
Beispiel: Aufstellung (= Verrichtung) eines Aktenplans (=Bearbeitungsgegenstand)
Der Aktentitel soll knapp, eindeutig, genau und vorausschauend sein:
knapp22
Bei der Formulierung des Aktentitels wird die Betreffseinheit (untererste Gliederungsstufe
des Aktenplans, vgl. Abschnitt 6.4) nicht wiederholt. Insoweit kann der Aktentitel relativ
knapp gehalten werden.
eindeutig
Der Aktentitel muss gegenüber den übrigen Akten(titeln) derselben Betreffseinheit abge-
grenzt, also eindeutig sein. Bei Bildung einer neuen Akte müssen also gegebenenfalls die
Aktentitel bestehender Akten geändert werden.
21
Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 118.
22 Vgl. hier und im gesamten Abschnitt 3.6 (sofern nicht anders gekennzeichnet) Hoffmann, Heinz:
Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden – Einführung in die Praxis. Eine Darstellung des Bun-desarchivs (BBB-Sonderdruck). 2. Auflage, Köln 2005, S. 51f.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 37
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genau
Der Aktentitel hat dem tatsächlichen Inhalt zu entsprechen. Er muss bei der Zuordnung von
Aufzeichnungen überprüft und aktualisiert werden.
Beachten Sie aber: Ein Aktentitel, der genau den bisherigen Inhalt abbildet, könnte bewirken,
dass nahezu bei jedem Zugang einer weiteren Aufzeichnung der Aktentitel angeglichen wer-
den muss. Durch eine vorausschauende Aktentitelvergabe kann dies vermieden werden.23
vorausschauend
Wenn eine neue Akte gebildet wird, muss der Aktentitel bereits in Hinblick auf das Ziel der
Bearbeitung, aber gegenüber den weiteren Akten abgegrenzt, formuliert werden.
Beachten Sie aber: Wird der Aktentitel von Beginn an zu weit gefasst, gerät die Akten zum
„Sammeltopf“ von Aufzeichnungen, in dem nur schwer Sach- und Bearbeitungszusammen-
hänge ermittelt werden können. Auch das Aussondern wird erschwert.24
Bei Unterakten (vgl. die Einteilung von Akten nach dem Ordnungsmerkmal, Abschnitt 3.4.2),
die nach einem formalen Ordnungsmerkmal gebildet wurden, genügt das Angeben dieses
Merkmals. Bei einer inhaltlichen Ableitung muss der Aktentitel der Hauptakte um eine kurz
gefasste Inhaltsangabe ergänzt werden.
Bei Fallakten (vgl. die Einteilung von Akten nach dem Ordnungsmerkmal, Abschnitt 3.4.2)
muss lediglich das formale Merkmal angegeben werden.
23
Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 121.
24 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 121.
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3.7 Elemente der Akte
„Was gehört in die Akte?“ ist die Standardfrage, wenn es um den Umgang mit Aufzeichnun-
gen geht. Führt man sich die Funktionen der Akte vor Augen, wird schnell klar, dass sich
diese Frage nicht pauschal beantworten lässt. Für eine allgemeingültige Antwort sind die
Geschäftsprozesse zu vielfältig. Nur ein gewisser Abstraktionsgrad bietet hier Orientierung.
Das Konzept des Records Management lässt ab von den Begriffen „Unterlagen“, „Dokumen-
te“, „Schriftgut“ u.ä. wie sie in der Alltags- und leider auch in der Rechtsprache immer noch
sehr unscharf verwendet werden. Fragt man im Rahmen dieses Konzeptes, woraus sich die
Akte zusammensetzt, bleiben die Begriffe Record / „Aufzeichnung“ und „Vorgang“ als kleins-
te, zuordenbare Einheiten der Akte. Beide sind von unterschiedlicher Qualität und Praxisre-
levanz.
3.8 Aufzeichnung, Record
Der Begriff Record ist sprachlich offen für alle Träger, Formate und Techniken. Er ist gleich-
zeitig abstrakt eng definiert und formalen Anforderungen unterworfen. Nicht alles, was den
Sachbearbeitenden im Zuge ihres Handelns unterkommt, ist gleich eine Aufzeichnung. Je-
doch kann alles zur Aufzeichnung werden!
3.8.1 Primär- und Sekundärmerkmale: Inhalt, Struktur und Kontext
Das was in der Praxis als Erstes interessiert, ist der Inhalt. Der Sachbearbeiter erhält ein
Schriftstück oder einen Anruf mit einer Information, die für seine Arbeit von Bedeutung ist.
Diese Primärinformation allein genügt aber nicht, um den Anforderungen einer Aufzeichnung
gerecht zu werden. Die nächste Sachbearbeiterin benötigt vielmehr weitere Informationen,
etwa zur Art der Aufzeichnung oder zum Bezug auf die Tätigkeit der Organisation. Die Mittei-
lung etwa, dass man „mit dem Kaufpreis einverstanden“ ist, nützt nur dann etwas, wenn der
Sachbearbeiter weiß, wann die Mitteilung von wem kam und um welches Geschäft es über-
haupt geht.
Neben diesem rein praktischen Arbeitsaspekt (Wie bleibe ich als Organisation entschei-
dungs- und handlungsfähig?) ist die öffentliche Verwaltung auch den Erfordernissen der
Nachvollziehbarkeit und Transparenz staatlichen Handelns25 unterworfen. Sowohl organisa-
tionstheoretisch26 als auch verwaltungsrechtlich27 herrscht daher Konsens, dass die Qualität
25
Artikel 20 Absatz 3 GG. 26
ISO 15489-1:2001 Records Management bzw. in der deutschen Übersetzung DIN ISO 15489-1:2002-12 Schriftgutverwaltung.
27 Bericht der Arbeitsgruppe „Elektronische Verwaltungsakte“ der Konferenz der Präsidentin des
Bundesverwaltungsgerichts sowie der Präsidentinnen und der Präsidenten der Oberverwaltungs-gerichte und Verwaltungsgerichtshöfe der Länder: „Anforderungen der Verwaltungsgerichtsbar-
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 39
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einer Aufzeichnung nur dann erreicht und die Funktionen der Akte erfüllt sind, wenn
neben den Primärinformationen zum Inhalt auch die Sekundärinformationen zu Struktur und
Kontext vorhanden sind. Insbesondere von der Rechtsprechung wird die Verwaltung hier
deutlich in die Pflicht genommen28 – bis hin zur Umkehr der Beweislast, wenn das Gericht
der Auffassung ist, dass die vorgelegte Akte mangels Sekundärinformationen als Beweis
nicht taugt.29
3.8.1.1 Primärmerkmal: Information zum Inhalt
Die Information zum Inhalt fällt in der Praxis als erstes auf und erschließt sich den Beteiligten
in der Regel von selbst. Jeder Brief, jede E-Mail, jedes Telefonat beinhaltet irgendetwas. In
der Verwaltung muss die zuständige Sachbearbeiterin nun entscheiden, ob der Inhalt für die
Nachvollziehbarkeit und Transparenz ihres Handels hilfreich oder erforderlich ist. Verneint
sie diese Frage, kann sie die Information verwerfen. Bejaht sie diese Frage, muss sie Sorge
tragen, dass auch die notwendigen Sekundärinformationen vorliegen.
keit an die Führung elektronischer Verwaltungsakten – eine Orientierungshilfe“ (Stand: 18.02.2011), in: JurPC Web-Dok. 66/2011, Abs. 1-73, abrufbar unter: http://www.jurpc.de/aufsatz/20110066.htm (30.01.2013).
28 Beschluss des Bundesverfassungsgerichts vom 06.06.1983 – 2 BVR 244, 310/83, abgedruckt in:
NJW (1983 28, S. 2135; Beschluss des Bundesverwaltungsgerichts vom 16.03.1988 – 1B 153/87, abgedruckt in: NVwZ (1988) 7, S. 621f.
29 Beschluss des Oberverwaltungsgerichts Greifwald vom 22.12.2000 – 2 L 38/99, abgedruckt in:
NVwZ (2002) 1, S. 104-107.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 40
Staatsarchiv Hamburg Records Management
Ausgehend von dem Gedanken, dass sich das Handeln der Verwaltung wie alle Abläufe in
größeren Organisationen als Prozesse abbilden lassen, sprechen wir hier von der Ge-
schäftsrelevanz der Inhaltsinformation. Der Grundgedanke dabei ist, dass alles, was einen
Schritt im Prozess auslöst oder daraus entsteht, auch geschäftsrelevant und damit notwen-
dig ist, um das Handeln nachvollziehbar und transparent zu machen.30
Woran der Sachbearbeiter die Geschäftsrelevanz bzw. Aktenrelevanz des Inhaltes fest-
macht, hängt also immer vom in Rede stehenden Geschäftsprozess, d.h. vom Aufgabenge-
biet, ab. Der Prozess insgesamt muss für Dritte, wie die interessierte Bürgerin, und für Kon-
trollinstanzen, wie Gerichte, Rechnungshof und Parlamentarische Untersuchungsausschüs-
se, nachvollziehbar und transparent werden. Dazu ist der Prozess im Einzelfall zu betrachten
und zu hinterfragen – angefangen bei der Frage, wie relevant der Prozess an sich für die
Organisation ist, also ob es sich um einen Haupt- oder Hilfsprozess handelt.
Die in der Praxis häufig zu beobachtenden Extreme „Ich nehme sicherheitshalber alles in die
Akte.“ und „Ich nehme so wenig wie möglich zur Akte, damit man mir keine Fehler nachwei-
sen kann.“ führen dabei in die Irre. Schon aus Gründen der Wirtschaftlichkeit sollen nur die
notwendigen Aufzeichnungen vorgehalten werden. Gleichzeitig ist das Vorhalten aller not-
wendigen Aufzeichnungen der einzige Weg zu rechtssicherem Handeln. Dazu ist zu klären,
welche Informationen für den Fachprozess notwendig d.h. geschäftsrelevant sind. Diese
Geistesleistung ist Teil der Sachbearbeitung und nicht von dieser zu trennen. Weder die Re-
gistratur als Serviceeinheit noch die Führungskraft als vorgesetzte Stelle in der Organisation
können dem Sachbearbeiter die Entscheidung im Einzelfall abnehmen. Sie können (und
müssen) allerdings helfen, Leitfragen zu formulieren und Standards festzulegen, und so für
ein qualitätssicheres und kontinuierliches Records Management sorgen.
30
So auch das Vorgehen der ISO 26122 Information and Documentation – Work process analysis for records.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 41
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3.8.1.2 Sekundärmerkmal: Information zur Struktur
Die Information zur Struktur einer Aufzeichnung gibt Aufschluss über die Art der Darstellung
bzw. das Format. Daraus lassen sich zum einen Anforderungen an die Aufbewahrung zum
anderen auch notwendige Ressourcen für die Benutzung der Aufzeichnung ableiten.
Daher sind die Strukturinformationen als Metadatum zur eigentlichen Inhaltsinformation fest-
zuhalten. Sei es in den Datensätzen der digitalen Systeme, sei es auf den Karteien oder auf
den Aktenvorblättern der analogen Aufbewahrung.
3.8.1.3 Sekundärmerkmal: Information zum Kontext
Die Information zum Kontext der Aufzeichnung gibt den Entstehungszusammenhang wieder
und stellt die Beziehung zwischen einzelnen Aufzeichnungen und Akten her. In welchem
Kontext die Primärinformation zu den Aufgaben der Organisation steht, ergibt sich für die
öffentliche Verwaltung klassischerweise aus Aktenplan und Aktenverzeichnis. Durch die Ein-
bettung in den Aktenplan erfährt jede Aufzeichnung eine Verknüpfung mit den ablaufenden
Prozessen. Diese Einbettung erfolgt mittels des standardisierten Metadatums „Aktenzei-
chen“. Nur mit dem Aktenzeichen lässt sich die Primärinformation ohne weiteres zuordnen
und kann der nächste Schritt im Geschäftsprozess vollzogen werden.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 42
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Das Aktenzeichen wahrt damit den Zusammenhang der Aufzeichnungen und stellt sicher,
dass aus der Akte stets der Stand zur Sache zu entnehmen ist. Es ist damit DIE maßgebli-
che Kontextinformation und sollte damit bei jeder Aufzeichnung verwendet werden – selbst
wenn der Sachbearbeiterin der Zusammenhang im Moment ihres Tuns „klar“ ist.
Handlungsempfehlungen:
Entwickeln sie bezogen auf den Geschäftsprozess Leitfragen zur Relevanz der Information!
(Etwa: Handelt es sich um bekannte Geschäftspartner? Werden Rechtsverpflichtungen ein-
gegangen? Bin ich federführend? Steht die Information in einem Zusammenhang zu meinen
Aufgaben, meinem Sachgebiet oder meiner Bearbeitung?…)
Prüfen Sie, welche Art von Aufzeichnung regelhaft anfällt und welche Bedingungen sich dar-
aus für Aufbewahrung und Benutzung ergeben! (Bilden wir unser Handeln analog oder digi-
tal ab? Sind Plan- oder Filmschränke erforderlich? Sind Originale notwendig, d.h. eine Digi-
talisierung nicht vollständig möglich? Sind Urkunden gesondert aufzubewahren? …)
Arbeiten Sie stets mit Aktenzeichen bzw. sehen Sie dieses Metadatum in jedem Fall (so
etwa beim Entwickeln von Formularen und Datensätzen) vor!
3.8.2 Vertrauenswürdigkeit
Die Aufzeichnungen, die unter einem Aktenzeichen zusammengefasst werden, sollen in die-
sem Sinne den Stand zu einer Sache nachvollziehbar und transparent machen. Dies gelingt
nur, wenn der Leser der Akte als solche und der Aufzeichnung selbst vertrauen kann. Er
muss sich darauf verlassen können, dass ihm alle geschäftsrelevanten Informationen zum
betreffenden Sachverhalt vorliegen.
3.8.2.1 Aufzeichnung als Teil des Systems
Häufig werden Aufzeichnungen nicht als solche erkannt, weil ihnen die Originalität, der ein-
malige Charakter wie man ihn „von früher“ gewohnt ist, fehlt. Tatsächlich brachten die Bü-
roreform Anfang des 20. Jahrhunderts und die darauf folgende technische Entwicklung neue
Möglichkeiten der Vervielfältigung und natürlich auch der rein technischen Fälschung.31 An-
gesichts der Potentiale, die Kopiertechnik und Digitalisierung mit sich bringen, ginge die For-
derung nach mehr technischer Absicherung jedoch fehl. Ein „Aufrüsten“ am Record brächte
ein Maß an Verwaltungsaufwand, das in keinem Verhältnis zu der gewonnenen Sicherheit
stünde. Vielmehr gilt auch hier: Die Aufzeichnung ist Teil des Records Management Systems
31
Vgl. u.a. Menne-Haritz, Angelika: Schriftgut oder Dokumente – Was sind die Spuren automatisier-ter Verwaltungsarbeit (Archivalische Zeitschrift 79. Band). Köln 1996 , S. 7 f.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 43
Staatsarchiv Hamburg Records Management
und wenn der interessierte Bürger dem System vertrauen kann, kann er auch der Aufzeich-
nung trauen. Zum System gehören aber nicht nur die Sammlung und Ordnung aller Auf-
zeichnungen oder die technischen Werkzeuge dazu, sondern auch die handelnden Perso-
nen: der Sachbearbeiter im Fachprozess genauso wie seine Vorgesetzte als Garant für das
Setzen und Einhalten von Standards oder auch der Mitarbeiter in der Registratur als Fach-
kraft für den Unterstützungsprozess Records Management.
3.8.2.2 Vertrauenswürdige Aufzeichnungen von vertrauenswürdigen
Personen
In ihren unterschiedlichen Rollen und Verantwortlichkeiten bürgen die handelnden Personen
für das Funktionieren des Systems und das Einhalten der gesetzten Standards. Diese Stan-
dards beinhalten auch die Originalität von Aufzeichnungen bzw. das Zulassen von Mehrex-
emplaren. Wenn die Technik heute endloses Kopieren zulässt, muss die Organisation für
sich Regeln schaffen, woran das „maßgebliche Stück“ (vgl. 5.5) zu erkennen ist und zugleich
für eine Kultur des Vertrauens in diese Regeln sorgen. Klar abgestimmte Verfahren und Zu-
ständigkeiten32, geregelter und kontrollierter Zugriff auf Aufzeichnungen und Akten sind dafür
ebenso notwendig wie die Qualifizierung und Fortbildung aller Beteiligten.
3.8.2.3 Formale Absicherung der Vertrauenswürdigkeit
Die technischen Möglichkeiten zur Manipulation von Aufzeichnungen sind ebenso vielfältig,
wie das technische Angebot an Sicherheiten. Letztere verursachen grundsätzlich ein Mehr
an Kosten und Aufwand und bieten nie hundertprozentige Sicherheit. Daher ist auch hier
eine Abwägung zu empfehlen: Welcher Methode ist an welcher Stelle tatsächlich hilfreich
oder notwendig? Natürlich sind rechtliche Vorgaben immer abzudecken. Wenn die Verwen-
dung eines Siegels vorgesehen ist, kann davon schlecht aus Ressourcengründen abgerückt
werden. Allerdings ist zu fragen, ob im eigenen System eine gesiegelte Ausfertigung vorge-
halten werden muss.33 Je nach Rechtsgebiet kann auch eine schlichte Kopie mit dem Hin-
weis „im Original gesiegelt“ genügen. Gleiches gilt natürlich für Unterschriften oder Handzei-
chen. Im Ergebnis kann dies dazu führen, dass Vermerke und Verfügungen nicht mehr ab-
gezeichnet sondern per E-Mail weitergereicht werden, weil auf die Einhaltung der individuel-
len Zugriffe vertraut werden kann.
32
So ist für die hamburgische Verwaltung das AKV-Prinzip (Aufgabe, Kompetenz, Verantwortung in einer Hand) maßgeblich, wie es sich auch in der Neuordnung des Zeichnungsrechtes vom 10.11.1970 (MittVw 1970 Seite 269) niederschlägt.
33 Zudem ist beispielsweise die Verwendung von Dienstsiegeln geregelt und entsprechend einge-
schränkt: Anordnung über die Form und Führung von Dienstsiegeln vom 30.11.1965 (MittVw 1966 S.3).
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 44
Staatsarchiv Hamburg Records Management
Handlungsempfehlungen:
Betrachten Sie die Abläufe in der gesamten Organisation und nehmen Sie alle handelnden
Personen in die Pflicht (Sachbearbeitende im Fachprozess und den Unterstützungsprozes-
sen ebenso wie die Führungskräfte)!
Stellen Sie sicher, dass das Records Management der Organisation dem aktuellen Kennt-
nisstand entspricht und leben Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess!
Prüfen Sie das rechtlich Notwendige an Formalien! Dazu gehören die Unterschrift und der
Gebrauch von Siegeln ebenso wie die Nutzung von E-Mail-Verschlüsselungen.
3.8.3 Umgang mit verschiedenen Record-Arten in der Praxis
Mit dem technischen Wandel hat auch die Vielfalt als Aufzeichnungsarten erheblich zuge-
nommen. Gleichzeitig hat sich die Kommunikation vereinfacht und beschleunigt.
Die E-Mail zum Beispiel bringt neue Herausforderungen mit sich, weil sie auf den ersten
Blick anders ist als die gewohnten Briefbögen und Telefonnotizen. Die Standardsoftware
liefert bestimmte Daten aus dem Adressbuch mit und verlangt darüber hinaus nur einen Be-
treff. Die Schriftform suggeriert Verbindlichkeit. Zugleich drängen sich Abkürzungen und Gra-
fiken auf.
Tabellendarstellungen lassen sich digital in einen Umfang fassen, der weder auf ein Blatt
Papier noch auf einen Bildschirm passt. Die Software lässt verknüpfende Berechnungen und
automatische Aktualisierungen zu. Außerdem lassen sich Grafiken generieren und einbin-
den.
Präsentationen müssen nicht statisch sein sondern können mit Animationen oder Hyperlinks
angereichert werden. Rein technisch lässt sich nahezu jedes Layout gestalten, wobei dahin-
gestellt bleibt, ob dies in jedem Fall ein Gewinn ist.
Mittels verschiedener Softwares finden Datenbanken in unterschiedlichem Maße in nahezu
jedem Fachbereich Anwendung. Häufig werden die notwendigen Daten – auch im Interesse
eines zügigen Geschäftsprozesses – direkt dort vorgehalten und permanent aktualisiert. Das
heißt aber auch, sie werden überschrieben, i.d.R. ohne Historisierung in der Software.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 45
Staatsarchiv Hamburg Records Management
Handlungsempfehlungen:
Sehen Sie auch Digitales als gewöhnlichen Informationsträger! (Wenn eine E-Mail ge-
schäfts-relevante Informationen enthält, dann gehört sie – mit den entsprechenden Metada-
ten zu Struktur und Kontext – selbstverständlich zur jeweiligen Akte. Genauso wie der Brief-
bogen und der Vermerk.)
Verwenden Sie Metadaten! (Wie jedes Schreiben und jeder Vermerk braucht auch die Ta-
belle Sekundärinformationen. In welchen Zusammenhang gehört der Inhalt? Wer schreibt in
welcher Funktion worüber? Mit den entsprechenden Metadaten stellen Sie sicher, dass alle
den Inhalt auch später korrekt einordnen können: klarer Titel / Betreff, Geschäftszeichen (=
Leit- und Aktenzeichen), Adressaten, Absender.
Verpassen Sie Ihrer Aufzeichnung Kopf und Fuß! (Der standardisierte Briefkopf ist Teil der
gewohnten Praxis. Bei E-Mails bietet die Software zwar die Daten aus dem Adressbuch.
Diese wechseln aber bei einer Umorganisation. In der analogen Welt unterschreiben Sie mit
Ihrem Handzeichen; allerdings befindet sich auf dem Schriftstück immer mindestens Ihr
Leitzeichen, so dass Sie als Absender eingeordnet werden können. Mit einem Kopf und
einer Fuß- bzw. Signaturzeile stellen Sie sicher, dass auch später noch nachzuvollziehen
ist, in welchem Zusammenhang (Aktenzeichen) da wer an wen (Adressat) gemailt hat oder
auch zu welchem Sachverhalt die Datensätze in der Tabelle gehören.)
Vermeiden Sie ein Übermaß an Informationen und jede unnötige Verschachtelung! (Wenn
es nötig ist, bei Antworten oder Weiterleiten die ursprüngliche E-Mail beizufügen, dann las-
sen Sie sie als Text unten stehen. Das Beifügen als Anlage löst den Zusammenhang auf
und ist bei Bearbeitung und Ablage sehr hinderlich. Und wenn per E-Mail längere Dialoge
geführt werden, bietet es sich an, gelegentlich einen Schnitt zu machen: Der relevante Zwi-
schen-stand wird zur Akte genommen und der Dialog mit der letzten E-Mail weitergeführt.
Entfernen Sie auch Anlagen, die für den weiteren Geschäftsprozess unnötig sind. Die E-
Mail kann als Anschreiben dienen; das Anschreiben als Anlage einer E-Mail anzufügen, ist
weder notwendig noch praktikabel. Oberstes Prinzip: Adressatengerechtigkeit!)
Nutzen Sie Layout bei Bedarf sinnvoll! (Wechsel in Farbe, Schriftbild u.ä. sollen der Über-
sichtlichkeit und Lesbarkeit dienen. Verwenden Sie sie daher sparsam und nur, wenn ein
Informationsgehalt damit verbunden ist.)
Dokumentieren Sie auch Eingaben in Tabellen, Datenbanken u.ä.! (Wenn Datensätze über-
schrieben werden, sollte dieses Überschreiben protokolliert werden. Manche Software pro-
tokolliert im Hintergrund automatisch. Ist dies nicht der Fall, sollte die Dokumentation durch
Vermerk o.ä. geregelt und umgesetzt werden.)
Eine E-Mail kann danach beispielsweise so aussehen:
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Von: Personalstelle Beispielbehörde Gesendet: Dienstag, 25. März 2014 14:56 An: Musterchef, Max; Cc: Musterchefin, Maria Betreff: AW: Neubesetzung Stelle XY – Entscheidung GeschZ: PS34-4238/3 LS nachrichtlich: PS3 Lieber Herr Musterchef, nach Klärung der Einzelfragen ist Ihr Vermerk vom 18.d.M. mit dem angefügten Schreiben umgesetzt. Die inhaltlich überholte Zwischenkorrespondenz der letzten Tage habe ich hier gelöscht. Freundliche Grüße Martin Mustersachbearbeiter Personalstelle Freie und Hansestadt Hamburg Beispielbehörde Rathausmarkt 1, 22123 Hamburg Telefon: +49 40 428 01 - 1234 Telefax: +49 40 428 01 - 2345 E-Mail: personalstelle@bsp.hamburg.de http://www.hamburg.de/beispielbehörde/
Von: Musterchef, Max Gesendet: Dienstag, 18. März 2014 10:39 An: Personalstelle Beispielbehörde Betreff: Vorschlag Neubesetzung XY GeschZ: LS-4238/3 PS3 Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen, angefügt übersende ich den gewünschten Entscheidungsvermerk zur Stelle XY mit der Bitte um zügige Umsetzung. Gruß Max Musterschef Referatsleiter Lenkung & Service Telefon: +49 40 428031 - 4321 E-Mail: max.musterchef@bsp.hamburg.de
3.9 Vorgang
Begrifflich ist der Vorgang i.S.d. Ablaufs der Verwaltungsgeschäfte vom Vorgang i.S.d.
Sammlung von Aufzeichnungen zu trennen. Ersterer bezieht sich abstrakt auf das Handeln
der Organisation, d.h. auf den Geschäftsprozess; der Begriff wird hier aus der Prozesssicht
betrachtet. Letzterer nimmt dagegen eine Objektsicht ein, da er sich unabhängig von Abläu-
fen auf die Bündelung von vorliegenden Aufzeichnungen bezieht.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 47
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3.9.1 Vorgang als Ebene zwischen Aufzeichnung und Akte (Objekt-
sicht)
Wenn die Aufzeichnung als kleinste qualifizierte Einheit im Records Management System gilt
und die Akte als Zusammenfassung der Aufzeichnungen zu einer Sache, dann bewegt sich
der Vorgang in der Regel auf einer Zwischenebene. Zwar fasst er Aufzeichnungen zusam-
men, umfasst aber gleichzeitig nicht alle erforderlichen Aufzeichnungen, um die Funktionen
(Dokumentation, Sicherung, Prävention, Planung und Steuerung) der Akte zu erfüllen.
Der Vorgang umfasst diejenigen Aufzeichnungen, die für einen einzelnen Geschäftsprozess
notwendig und ausschlaggebend sind. Er beginnt also mit der Aufzeichnung, die den ersten
Prozessschritt auslöst und endet mit der, die den Prozess zum Abschluss bringt. Angesichts
der Vielfalt der Geschäftsprozesse in der Hamburger Verwaltung und in Anhängigkeit von
der jeweiligen Aktenstruktur ist es möglich, dass ein Vorgang nur aus einer Aufzeichnung
besteht oder auch alle funktional notwendigen Aufzeichnungen umfasst und damit zugleich
die Akte bildet.34
3.9.2 Vorgang in der Hamburger Praxis
Die Hamburgischen Regelwerke sehen eine strukturelle Ebene zwischen Aufzeichnung und
Akte grundsätzlich nicht vor.35 Die Akte fasst mittels Aktenzeichen die geschäftsrelevanten
Informationen in Aufzeichnungsqualität zusammen und erfüllt so alle Funktionen, die aus
rechtlicher oder organisatorischer Sicht an das Records Management gestellt werden. Nach-
vollziehbarkeit und Transparenz des Verwaltungshandelns sind so sichergestellt. Die Not-
wendigkeit der Vorgangsbildung sehen die Regelwerke nicht.
Gleichwohl wird der Begriff „Vorgang“ auch in der Hamburger Verwaltung aus der Objekt-
sicht verwendet. Dabei handelt es sich um eine oder mehrere Aufzeichnungen, die den Ge-
schäftsgang durchlaufen und nach Abschluss des Geschäftsganges „zur Akte genommen“
werden. Bei analogen Aufzeichnungen wird häufig die Akte dem Vorgang beigegeben, da
dieser sonst aus sich heraus im Geschäftsgang nicht verständlich ist. Ob und in welchem
Umfang solche Vorgänge gebildet werden, hängt dabei von der Größe und den Aufgaben
der jeweiligen Organisationseinheit ab.
34
Hoffmann, Heinz, Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, München 2000 (Schriften des Bundesar-chivs; 43); Schatz, Rudolf, Behördenschriftgut. Aktenbildung, Aktenverwaltung, Archivierung, Boppard 1961 (Schriften des Bundesarchivs; 8).
35 Muster-Aktenordnung vom 22.01.2008 (MittVw 2008, S.6). Einzig bei den Schlussverfügungen
wird „z.V. (= zum Vorgang)“ zwar der Begriff benutzt, hier aber in einem Sinne, der weder der Prozess- noch der Objektsicht entspricht.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 48
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Zum Teil wird der Begriff auch unscharf verwendet, manchmal auch Prozess- und Objekt-
sicht vermengt. So zum Beispiel wenn der elektronische Workflow (vgl. 8.1.2) im Sinne eines
Prozess-Vorgangs zugleich die Aufzeichnungen bündelt und damit einen Objektvorgang bil-
det.
Handlungsempfehlungen:
Klären Sie die Begriffe (Aufzeichnung, Vorgang, Akte) und verwenden Sie sie präzise!
Prüfen Sie, ob das Anlegen von Vorgängen in Ihrer Praxis sinnvoll und hilfreich ist! (Bei in
einer Sache häufig wiederkehrenden, relativ kurzen Geschäftsgängen kann ein Vorgang zur
Beschleunigung beitragen – beispielsweise wenn regelmäßige Überprüfungen in der Le-
bensmittelüberwachung der Führungsebene oder anderen Beteiligten zur Kenntnis gegeben
werden. Wenn es aber um Entscheidungen in der Sache geht, die eine umfassenden Kennt-
nis des Sachstandes voraussetzen, ist die Akte selbst beizuziehen – hier dann gesonderte
Vorgänge anzulegen, gar „Aktenfledderei“ zu betreiben, erscheint nicht zweckdienlich.)
Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass die Anforderungen an Aufzeichnung und Akte erfüllt
werden!
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 49
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4 Anforderungen an die Akte
4.1 Authentizität, Integrität, Benutzbarkeit und Zuverlässigkeit1
Die Arbeitsgruppe „Elektronische Verwaltungsakte“ (s.u. Kasten) wie u.a. auch die einschlä-
gigen Normenwerke (DIN ISO 15489-1, ISO 15489-1) formulieren folgende Anforderungen,
die eine Akte bis zum Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist erfüllen muss:
Authentizität
Eine Akte, die vorgibt, eine behördliche Akte zu sein, ist auch eine behördliche Akte.
Integrität
Die Akte ist unverändert und nicht manipuliert. Eine Akte kann durchaus vollständig,
aber nicht integer sein. Die Integrität kann angezweifelt werden, wenn z.B. ein unbe-
fugter Zugang zu papierbasierten Registraturen oder ein unbefugter Zugriff auf IT-
Systeme nicht ausgeschlossen werden kann.
Benutzbarkeit (auch: Aktenverfügbarkeit, Beständigkeit)
Die Akten müssen nachgewiesen und auffindbar sein. Sie müssen dargestellt und
verstanden werden können. Eine verschimmelte papierbasierte oder eine unsachge-
mäß migrierte und in der Folge nicht mehr lesbare digitale Akte ist nicht benutzbar.
Zuverlässigkeit
Eine Akte ist dann eine zuverlässige Grundlage, wenn
- die Akte wahrheitsgetreu und vollständig ist
- das System, welches die Akte hervorgebracht hat, zuverlässig ist.
Das System kann ein IT-Verfahren wie z.B. ELDORADO oder eine papierbasierte Registra-
tur sein. Dieses System muss, um als zuverlässig zu gelten, folgende Anforderungen erfül-
len:
1 Der Abschnitt entspricht im Wesentlichen dem Text der „Anforderungen an die ordnungsgemäße
Aktenführung Handreichung für Führungskräfte“, abrufbar unter http://www.hamburg.de/kulturbehoerde/service-verwaltung/290012/recordsmanagement-start/, veröffentlicht als: Mummenthey, Irmgard: Anforderungen an die ordnungsgemäße Aktenführung. Eine Handreichung des Staatsarchivs der Freien und Hansestadt Hamburg für die Führungskräf-te der Verwaltung, in Archivar 66 (2013) 2, 169-173, hier: S. 171-172.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 50
Staatsarchiv Hamburg Records Management
- Es muss regelgeleitet sein. Für die hamburgische Verwaltung gilt inzwischen eine
Muster-Aktenordnung als Mindeststandard, die von allen Behörden und Ämtern um-
zusetzen ist.
- Das System muss personenungebunden sein. Personengebunden ist ein System
dann, wenn es individuell geschaffen wird und die Organisation keinen Zugriff darauf
hat. Die Behörde muss also wissen, dass sie etwas weiß und was sie weiß. Daten-
schutzrechtliche Berechtigungskonzepte stehen diesem Gedanken nicht entgegen.
- Ein System muss nachgewiesen und kontrolliert sein. Der Nachweis kann durch
ein Fachkonzept, eine Geschäftsordnungsbestimmung usw. erfolgen. „Kontrolle“
heißt in diesem Fall auch, dass die Organisation das System pflegt, mit Ressourcen
versorgt und das Regelungsumfeld beachtet. Individuelle Systeme sind in aller Re-
gel nicht nachgewiesen und neigen gelegentlich dazu, mit dem Regelungsumfeld zu
kollidieren, weil z.B. personenbezogene Daten „irgendwo“ abgespeichert bzw. abge-
legt und dort schlicht vergessen werden. Das Regelungsumfeld – hier vor allem:
Hamburgisches Datenschutzgesetz und Hamburgisches Archivgesetz – verlangt die
Festsetzung von Aufbewahrungsfristen, eine regelmäßige Aussonderung und damit
auch Entlastung des Systems.
Die von der Finanzbehörde federführend vertretenen Systeme wie HIM und ELDORADO
sind personenungebundene, nachgewiesene und kontrollierte Systeme. Die Einführung bei-
der Systeme ist auch geeignet, die individuell gestalteten Systeme nach und nach abzu-
schaffen. Auch die papierbasierte Registratur in einer Behörde erfüllt diese Voraussetzun-
gen. So genannte Sachbearbeiterregistraturen dagegen bewegen sich regelmäßig außerhalb
der Anforderungen.
Arbeitsgruppe "Elektronische Verwaltungsakte": Anforderungen der
Verwaltungsgerichtsbarkeit an die Führung elektronischer Verwal-
tungsakten - eine Orientierungshilfe, JurPC Web-Dok. 66/2011, Abs. 1 –
73, abrufbar unter:
http://www.jurpc.de/jurpc/show?id=20110066 (14.07.2014)
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 51
Staatsarchiv Hamburg Records Management
4.2 Wahrheitstreue und Vollständigkeit2
Innerhalb der Akte müssen die Aufzeichnungen den Geschehensablauf wahrheitsgetreu wie-
dergeben. Insofern gelten die Anforderungen an die Akte auch für die einzelne Aufzeich-
nung. Ist die Aufzeichnung unverfälscht, so ist sie authentisch und integer. Wahrheitstreue
wird auch dadurch gewährleistet, dass beispielsweise Vermerke zeitnah gefertigt werden, so
dass Erinnerungslücken oder Erinnerungsverschiebungen ausgeschlossen sind.
Anders als das viele Beschäftigte der hamburgischen Verwaltung wünschen, kann die Frage
der Aktenrelevanz (auch: Aktenwürdigkeit) nicht mit einem einfachen „ja“ oder „nein“ beant-
wortet werden. Insofern musste auch die Formulierung in der Muster-Aktenordnung unkonk-
ret bleiben.3 So muss jeder Bereich den Begriff mit Blick auf die jeweiligen Aufgabenstellun-
gen selbst konkretisieren.4 Hilfestellungen bieten dabei
- die im jeweiligen Bereich angewandten Fachgesetze, indem sie in die Akte aufzuneh-
menden Aufzeichnungen direkt oder indirekt (z.B. durch Löschungsvorschriften) be-
nennen
- die Grundsatzpapiere „Aktenrelevanz von Dokumenten“ und „E-Mails in elektroni-
schen Akten“ des KoopA ADV (s.u. Kasten)
Es dürfte sich auch als hilfreich erweisen, die Akte begleitend zum Kernprozess (Fachauf-
gabe) zu betrachten. Eine SMS, eine E-Mail oder eine Tabelle ist dann eine Aufzeichnung
und damit aktenrelevant, wenn sie sich eindeutig einem Schritt innerhalb des Fachprozesses
zuordnen lässt. Ist die pbR noch führend und die Überwindung des Medienbruchs nicht an-
ders möglich, dann muss die Mail ausgedruckt und aus der SMS die wesentlichen Primär-
und Sekundärinformationen (also u.a.: Inhalt der SMS, Absender, Zeit) in einen Vermerk
übertragen werden. Ist die pbR führen, ist von der Ablage von Datenträgern (CD, DVD) in
Papierakten dringend abzuraten. Einerseits beeinträchtigen diese Form der Ablage die Pa-
pierakte konservatorisch, andererseits werden die Aufzeichnungen nach Zeitablauf nicht
2 Der Abschnitt entspricht im Wesentlichen dem Text der „Anforderungen an die ordnungsgemäße
Aktenführung Handreichung für Führungskräfte“, abrufbar unter http://www.hamburg.de/kulturbehoerde/service-verwaltung/290012/recordsmanagement-start/, veröffentlicht als: Mummenthey, Irmgard: Anforderungen an die ordnungsgemäße Aktenführung. Eine Handreichung des Staatsarchivs der Freien und Hansestadt Hamburg für die Führungskräf-te der Verwaltung, in Archivar 66 (2013) 2, 169-173, hier: S. 172.
3 „Aktenwürdig ist Schriftgut, das erforderlich und geeignet ist, die getroffenen Entscheidungen
sowie den maßgeblichen Entscheidungsprozess einschließlich der beteiligten Stellen jederzeit nachvollziehbar und überprüfbar zu machen“ (Abschnitt 1.2.3 der Muster-Aktenordnung, abrufbar unter http://www.hamburg.de/kulturbehoerde/service-verwaltung/290012/recordsmanagement-start/ ).
4 Vgl. auch Jahresbericht 2011 des Rechnungshofes der Freien und Hansestadt Hamburg, Rn. 179
(hier: Vorgabe einheitlicher Standards für die Aktenführung), abrufbar unter http://www.hamburg.de/contentblob/2780204/data/jahresbericht-2011.pdf (30.01.2013).
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 52
Staatsarchiv Hamburg Records Management
mehr lesbar sein. In diesem Fall wird man sich die Mühe machen müssen, die Aufzeichnun-
gen entweder auszudrucken oder, wenn die Aufzeichnungen nicht „druckfähig“ sind, eine
Hybridakte zu bilden.
Aktenrelevant sind auch diejenigen Aufzeichnungen, die als Grundlage für mehrere Prozess-
Schritte, den gesamten Prozess oder mehrere Prozesse dienen (z.B. eine Datenbank mit
„Kundendaten“). Wissensdokumente (z.B. Fachaufsätze) dagegen dienen in erster Linie der
Hintergrundinformation, sind Prozess-Schritten oder Prozessen nicht eindeutig zuzuordnen
und damit keine Aufzeichnungen. Löst aber z.B. ein Zeitungsartikel ein Handeln aus, dann ist
er einem Prozess-Schritt zuzuordnen und als Aufzeichnung zu betrachten.
Die Konkretisierungen sollten wiederum transparent gemacht – also in Akten dokumentiert –
werden, auch um eine einheitliche Vorgehensweise in dem jeweiligen Bereich sicherzustel-
len. In bestimmen Bereichen wie z.B. der Jugendhilfe ist es bereits üblich, die Aktenführung
in Dienstvorschriften zu regeln.
Auf Grund des bisher Gesagten bleibt hier festzuhalten: Eine Akte ist vollständig, wenn
die in ihr verknüpften Aufzeichnungen (Inhalt, Struktur, Kontext!) ausreichen, um die
oben genannten Funktionen (Dokumentation, Sicherung, Prävention und Pla-
nung/Steuerung!) zu erfüllen.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 53
Staatsarchiv Hamburg Records Management
KoopA ADV, Arbeitsgruppe IT-gestützte Verwaltungsarbeit,
Grundsatzpapiere:
„Aktenrelevanz von Dokumenten“
https://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/abteilungen/abtb/bbea/gru
ndsatzpapier_aktenrelevanz_von_dokumenten_version_1.0.pdf
(06.08.2008)
Grundsatzpapier „E-Mails in elektronischen Akten“
https://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/abteilungen/abtb/bbea/gru
ndsatzpapier_e-mails_in_elektronischen_akten_version_1.pdf
(06.08.2014)
Hierzu Beschluss des KoopADV vom 17./18.09.2009 (1-9/2009): „Der
KoopA nimmt die beiden von der AG ITVA erstellten Grundsatzpapiere zur
Aktenrelevanz und zu E-Mails in elektronischen Akten zur Kenntnis und
empfiehlt seinen Mitgliedern die Berücksichtigung der dort beschriebenen
Grundsätze bei ihrem Verwaltungshandeln.“
Abrufbar unter : Fehler! Hyperlink-Referenz ungültig.(06.08.2014)
4.3 Besondere Hinweise zur Benutzbarkeit
4.3.1 Der Zugang zu staatlichen Aufzeichnungen
Nach dem HmbTG gibt es einen grundsätzlich voraussetzungslosen Zugang zu den staatli-
chen Aufzeichnungen. In den §§ 3-13 HmbTG ist normiert, dass
eine Kontrolle staatlichen Handelns erfolgt,
demokratische Meinungs- und Willensbildung über die bestehenden Informations-
möglichkeiten hinaus gefördert werden,
ein umfassendes Informationsrecht gewährleistet wird,
der Staat einer Informationspflicht folgen muss, also auskunfts- und veröffentli-
chungspflichtig ist,
Informationen unter Wahrung des Schutzes personenbezogener Daten unmittelbar
der Allgemeinheit zugänglich zu machen und zu verbreiten sind,
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 54
Staatsarchiv Hamburg Records Management
der Informationszugang unverzüglich oder spätestens innerhalb eines Monats zu be-
wirken ist und – an dieser Stelle gibt es einen klaren Bezug zum Records Manage-
ment –
die Behörden Vorkehrungen treffen sollen, damit Informationen, die die Ausnahme-
tatbestände betreffen, ohne unverhältnismäßigen Aufwand abgetrennt werden kön-
nen.
Neben dem HmbTG gibt es weitere allgemeine Regelungen vor allem in § 29 HmbVwVfG,
der das Akteneinsichtsrecht durch Verfahrensbeteiligte regelt. Hinzu kommen bereichsspezi-
fische Regelungen. Zu beachten ist: Nach der Umwidmung der Aufzeichnungen zu Archivgut
gilt in der Regel allein HmbArchG.
4.3.2 konservatorische Aspekte
Für die sachgerechte Aufbewahrung von papierbasierten Aufzeichnungen können die nach-
folgendenden Empfehlungen gegeben werden. Der Umfang der Maßnahmen kann von der
Art der Aufzeichnungen abhängen. So wäre zum Beispiel zu prüfen, ob bei der Erhaltung
von Weglegesachen ein weniger großer Aufwand erfolgen kann.
Raum
− abschließbar
− keine Heizungsrohre
− isolierte Elektroleitungen
− keine Wasserrohre
Klima
− niedrige Raumtemperatur (15-18°C)
− geringe Luftfeuchtigkeit (50 % +/- 5 %)
Es ist sehr wichtig, große Klimaschwankungen zu vermeiden und das Klima konstant zu hal-
ten.
Licht
− möglichst wenig direkter Lichteinfall
− möglichst kein Tageslicht
− max. 50 Lux
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 55
Staatsarchiv Hamburg Records Management
Luftverschmutzung
− geschlossene Fenster (eventuell Luftfilter)
− kein Kopierer im selben Raum
Ungeziefer
− Öffnungen nach draußen abdichten
− Verzicht auf Pflanzen in den Registraturräumen und möglichst auch vor den Fenstern
− regelmäßige Reinigung und regelmäßige Kontrolle
Möbel
− Anbringen des ersten Regalbodens mindestens 15 cm über dem Fußboden (leichtere
Reinigung)
− Vermeiden von scharfen Ecken und Kanten
− Akten sollten nicht über die Regalkante ragen
− Vermeiden von Holzregalen
Verpackung
− säurefreies, alterungsbeständiges Papier (nach DIN 9706)
Reinigung
− regelmäßige Feuchtreinigung des Fußbodens (nur nebelfeucht)
− häufiges Auswechseln der Aufwischlappen, um keine Bakterien weiterzutragen
Bearbeitung und Benutzung
− kein Essen und Trinken beim Bearbeiten und Benutzen von Akten
− kein Rauchen beim Bearbeiten und Benutzen von Akten
− keine Verwendung von Büromaterialien aus Metall (Büroklammern, etc.)
− keine Verwendung von Klebstoff enthaltenden Büromaterialien (Post-Its, Tesafilm)
− Klarsichthüllen müssen weichmacherfrei sein (z.B. Hüllen aus Polyethylen [PE] oder
High Density Polyethylen [HD-PE])
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 56
Staatsarchiv Hamburg Records Management
5 Aussonderung von Akten
5.1 Rechtsgrundlagen
Das Staatsarchiv hat die Aufgabe, die Aufzeichnungen1 der Verfassungsorgane, Gerichte,
Behörden und sonstigen Stellen der Freien und Hansestadt Hamburg und der ihrer Aufsicht
unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts auf ihre Archivwürdigkeit hin
zu bewerten und die als archivwürdig bewerteten Aufzeichnungen zu übernehmen (§ 1 Ab-
satz 1 Satz 1 HmbArchG). Zu seinem Zuständigkeitsbereich gehören also u.a. alle Fachbe-
hörden und Bezirksämter, alle Landesbetriebe, der Rechnungshof, der Hamburgische Beauf-
tragte für Datenschutz und Informationsfreiheit und die Gerichte.
Diese Behörden sind verpflichtet, ihre Aufzeichnungen dem Staatsarchiv fortlaufend anzubie-
ten (§ 3 Absatz 1 HmbArchG). Eine fortlaufende Anbietung ist nicht gegeben, wenn immer
nur im akuten Bedarfsfall, weil z.B. Räume „voll“ sind, angeboten wird. Die Aussonderung
soll nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen erfolgen, was die Festlegung dieser Fristen vo-
raussetzt (vgl. Abschnitt 5.3).
Für Aufzeichnungen, die personenbezogene Angaben enthalten, ergibt sich die Pflicht zur
fortlaufenden Aussonderung auch aus § 19 Absatz 3 HmbDSG oder bereichsspezifischer
datenschutzrechtlicher Regelungen (so z.B. im SGB). Aber Achtung: Auch diese Aufzeich-
nungen sind dem Staatsarchiv vor der Löschung anzubieten (§ 3 Absatz 1 HmbArchG, vgl.
Abschnitt 5.2).
Eine Vernichtung oder Löschung von Aufzeichnungen ist nur nach der Verneinung der Ar-
chivwürdigkeit durch das Staatsarchiv zulässig (§ 3 Absatz 5 HmbArchG). Die Behörde hat
an dieser Stelle keine Entscheidungsbefugnis.
5.2 Löschungssurrogat: Übergabe an das Staatsarchiv = Löschung in
der Behörde
Anzubieten und bei festgestellter Archivwürdigkeit abzuliefern sind ausdrücklich auch Auf-
zeichnungen, die Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterliegen oder die personenbe-
zogene Daten enthalten, die gesperrt sind oder die nach einer Rechtsvorschrift gelöscht
werden müssten oder gelöscht werden könnten (§ 3 Absatz 2 Satz 1 Nrn. 1 und 2
HmbArchG). Beispiele sind Aufzeichnungen, auf die § 30 AO, § 35 SGB I und § 203 StGB
Anwendung finden. Eine Ausnahme bilden lediglich die Fälle, in denen Rechtsvorschriften
1 Der Gesetzestext von 1991 spricht noch von „Unterlagen“. Dieser Begriff wird hier durch „Auf-
zeichnungen“ ersetzt und es ist zu erwarten, dass im Falle eines neuen Archivgesetzes eine Überarbeitung der Begriffe erfolgen wird.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 57
Staatsarchiv Hamburg Records Management
die Übergabe an das Staatsarchiv verbieten und dem HmbArchG vorrangig sind. Sofern die
Behörde von dieser Konstellation ausgeht, sollte dies dem Staatsarchiv mitgeteilt und dabei
die Rechtsgrundlage, auf die sich die Behörde beruft, benannt werden.
Die Übernahme der Aufzeichnungen durch das Staatsarchiv ersetzt die sonst gebotene
Sperrung, Löschung oder Vernichtung (= Löschungssurrogat).2 Infolgedessen wird der Zu-
gang der abgebenden Stelle zu diesen Aufzeichnungen für die Dauer der archivgesetzlichen
Schutzfristen grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, die Einwilligung des Betroffenen
liegt vor.3
5.3 Aufbewahrungsfristen
5.3.1 Definition
Bei der Aufbewahrungsfrist handelt es sich um den Zeitraum, in dem abschließend bearbei-
tete Aufzeichnungen noch für einen eventuellen Rückgriff aufbewahrt werden. Nach Ablauf
dieser Frist erfolgt die Aussonderung.4
5.3.2 Festschreibung in Katalogen
Die Dienststellen haben die Aufbewahrungsfristen in einem Katalog, der Bestandteil der Ak-
tenordnung wird, festzuschreiben.5 Bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen kann auch
der KGSt-Bericht 4/2006 zu Rate gezogen werden. Die Aufbewahrungsfristen für Sonderak-
ten sollten in den entsprechenden Dienstanweisungen/Verwaltungsvorschriften festgehalten
werden.
Folgende Übersicht gilt in der geltenden Muster-Aktenordnung als Empfehlung:
Aktenpläne und -verzeichnisse, Aktenabgabe- und Aktenvernichtungsproto-
kolle dauerhaft
Hauptakten mit Unterakten
bei eigener sachlicher Federführung 10 - 30 Jahre
bei sachlicher Federführung anderer Behörden 10 Jahre
Post- und Portobücher 5 Jahre
Terminkalender der Registraturen für Wiedervorlagen 2 Jahre
Weglegesachen 1 Jahr
2 Vgl. Landesarchiv Nordrhein-Westfalen (Hrsg.): Richtlinien zur Anbietung und Archivierung von
Personalakten und Unterlagen des LBV. Düsseldorf 2009, S. 10. 3 Vgl. Bürgerschafts-Drucksache 13/7111, S. 11 (Begründung zu § 5 Absatz 8 HmbArchG).
4 Vgl. Bundesministerium des Innern (Hrsg.): Organisationskonzept elektronische Verwaltungsar-
beit. Glossar. Version 1.0, Berlin 2013, S. 6. 5 Hier und im Folgenden: Abschnitt 6.2.2 der Musteraktenordnung.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 58
Staatsarchiv Hamburg Records Management
Die erste Kategorie – Aktenpläne usw. – stellt mit der Festlegung „dauerhaft“ eine begründe-
te Ausnahme dar, da es hier um den Nachweis über das Vorhandensein und den Verbleib
der Aufzeichnungen geht.
Die „Post- und Portobücher“ wurden aus alten Regelungen übernommen, dürften aber in der
Praxis kaum noch benutzt werden oder durch andere Verfahren abgelöst sein. Sie sind ein
Beispiel dafür, dass Regelungen stetig hinterfragt und ggf. angepasst werden sollten.
5.3.3 Vorgehensweise bei der Festlegung
Aufbewahrungsfristen sind grundsätzlich in eigener Verantwortung der Dienststelle festzule-
gen.6 Durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften festgesetzte Aufbewahrungsfristen gibt es
nur in wenigen Bereichen.
Abgesehen von den Fällen, in denen Aufbewahrungsfristen durch Rechts- oder Verwal-
tungsvorschriften festgelegt sind, „lässt sich eine Frist nicht exakt nach einer einfachen For-
mel bestimmen.“7 Grundsätzlich sind bei der Fristbemessung zwei gegensätzliche Interessen
in Einklang zu bringen:
− Die Sachbearbeitung fordert möglichst lange Aufbewahrungsfristen, um die Auf-
zeichnungen aus verschiedenen Gründen wieder heranziehen zu können.
− Das Gebot der Wirtschaftlichkeit gebietet möglichst kurze Aufbewahrungsfristen, da
jedes Aufbewahren von Aufzeichnungen mit Kosten verbunden ist.
Die wichtigsten bearbeitungsbezogenen Aspekte für die Bemessung der Aufbewahrungsfrist
sind der Grad der Zuständigkeit der aktenführenden Stelle und der Nachweis des Verwal-
tungshandelns. Diese Aspekte werden nachfolgend betrachtet:
Grad der Zuständigkeit
a) Federführung
Je ausgedehnter die Federführung ist (Federführung innerhalb einer Abteilung, innerhalb
einer Dienststelle oder innerhalb der gesamten hamburgischen Verwaltung), desto länger
müssen die Aufbewahrungsfristen sein, weil der Zugriff auf andere „federführende“ Aufzeich-
nungen immer schwieriger wird.
6 Vgl. hier und im Folgenden Bundesarchiv (Hrsg.): Hinweise für die Schriftgutverwaltung betr.
Festsetzen von Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der obersten Bundesbehörden gemäß § 19 Registraturrichtlinie (RegR). Koblenz 2007, S. 1ff.
7 Bundesarchiv (Hrsg.): Hinweise für die Schriftgutverwaltung betr. Festsetzen von Aufbewah-
rungsfristen für das Schriftgut der obersten Bundesbehörden gemäß § 19 Registraturrichtlinie (RegR). Koblenz 2007, S. 3.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 59
Staatsarchiv Hamburg Records Management
b) Mitwirkung
Je geringer der Mitwirkungsaspekt ist, desto unwahrscheinlicher ist ein erneuter Rückgriff auf
die Aufzeichnungen. Im Bedarfsfall können die Aufzeichnungen der federführenden Stelle
herangezogen werden.
c) Information
Ein längerfristiger Rückgriffbedarf besteht aufgrund der fehlenden Zuständigkeit nicht.
Nachweis des Verwaltungshandelns
a) Nachweis insbesondere vertraglicher Rechte & Pflichten der eigenen Dienststelle,
anderer Dienststellen oder Dritter
b) Nachweis der Beweggründe für Vorschriften
c) Nachweis der Beweggründe und Verantwortlichkeit für eine behördliche Entschei-
dung
Aufbewahrungsfristen, die 30 Jahre überschreiten, sind auf begründete Ausnahmefälle zu
beschränken (§ 3 Absatz 1 Satz 2 HmbArchG). Der historische Wert einer Aufzeichnung
spielt für die Bemessung der Aufbewahrungsfrist keine Rolle.
Bei elektronisch geführten Akten droht bei einer Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren der Ver-
lust von Benutzbarkeit und Integrität, wenn nicht geeignete Maßnahmen („Digital Preservati-
on Planning“) ergriffen werden.8 Insofern sollte bei elektronisch geführten Akten eine kürzere
Aufbewahrungsfrist gesetzt werden. Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungs-
management empfiehlt hier eine Aussonderung nach 10 Jahren.9
Die Aufbewahrungsfrist beginnt bei papierbasierten Akten in der Regel mit dem Abschluss
der Bearbeitung (= letzter organischer Zuwachs). Als Fristbeginn empfiehlt sich, sofern
nichts anderes bestimmt ist, der Beginn des Kalenderjahres, das auf die jüngste z.d.A.-
Verfügung folgt (Beispiel: z.d.A.-Verfügung: 31.10.2015, Fristbeginn: 01.01.2016). Besteht
eine Akte aus mehreren Bänden, sollte die Aufbewahrungsfrist für jeden Band einzeln mit
dem Abschluss der Bearbeitung beginnen.
8 Vgl. Akte des Staatsarchivs der Freien und Hansestadt Hamburg mit dem Aktenzeichen 2111-
00/1 UA 5, hier: Schreiben des Staatsarchivs der Freien und Hansestadt Hamburg vom 12. März 2010 (unveröffentlicht).
9 Vgl. Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (Hrsg.): Aufbewahrungsfris-
ten für Kommunalverwaltungen (Bericht Nr. 4/2006). Köln 2006, S. 11.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 60
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Für elektronisch geführte Akten ist geplant, dass die Aussonderung (z.B. aus ELDORADO)
in Form von Aktenschnitten erfolgt.10 Ein Aktenschnitt wird gebildet, indem zu einem be-
stimmten Stichtag alle Aktenzeichen abgefragt werden, die Aufzeichnungen enthalten, deren
Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Die Aufbewahrungsfrist hängt hier an den Aufzeich-
nungen. Die Stichtage und der Aussonderungsturnus werden zwischen dem Staatsarchiv
und den Behörden in Vereinbarungen i.S.d. § 3 Absatz 3 HmbArchG festgelegt.
Aktenzeichen Nr. des
Akten-
schnittes
Nrn. der Auf-
zeichnungen
Datum der
ältesten Auf-
zeichnung
Datum der
jüngsten Auf-
zeichnung
Ende der
Aufbe-
wahrungsfrist
1234-1 1 1 - 213 02.01.1998 15.06.2004 14.06.2014
1234-1 2 214 - 256 17.06.2004 02.03.2006 01.03.2016
Für das vorstehende Beispiel wird davon ausgegangen, dass der 15. Juli als Stichtag und
ein Aussonderungsturnus von 2 Jahren vereinbart wurden. Für das Beispiel soll weiter davon
ausgegangen werden, dass am 15. Juli 2015 eine erste Abfrage durchgeführt wird. Im Er-
gebnis würde diese Abfrage die Aufzeichnungen 1 bis 213 umfassen, welche den Akten-
schnitt 1 bilden. Die nächste Abfrage am 15. Juli 2017 würde die Aufzeichnungen 201 bis
256 umfassen und den Aktenschnitt 2 bilden.
Datenbanken, deren Einträge laufend überschrieben werden, können nicht „in einem Stück“
ausgesondert werden.11 Hier ist geplant, zu bestimmten Stichtagen „Abzüge“ der Datenbank
ins Staatsarchiv zu übernehmen (vgl. Abschnitt 5.4).
5.3.4 Besonderheiten bei Sonderakten
Sonderakten sind auszusondern, sobald sie für die Aufgabenwahrnehmung nicht mehr benö-
tigt werden. Als Orientierungshilfe bei der Bemessung der Aufbewahrungsfristen kann insbe-
sondere für die personenbezogenen Akten § 3 Absatz 2 HmbJSchrAufbG dienen. In Anleh-
nung daran sollten bei der Bemessung berücksichtigt werden:
− das Interesse der Betroffenen daran, dass die zu ihrer Person erhobenen Daten nicht
länger als erforderlich gespeichert werden,
10
Vgl. im Folgenden Staatsarchiv der Freien und Hansestadt Hamburg (Hrsg.): Aussonderung elektronischer Dokumente aus ELDORADO (Elektronische Dokumentenverwaltung für Registra-turen mit teraDOC©). Beschreibung der Anforderungen aus archivfachlicher Sicht. Diskussions-grundlage. Hamburg 2006 (unveröffentlicht), S. 7.
11 Vgl. Mummenthey, Irmgard/ Kotte, Jenny/ Brüdegam, Julia: Schiftgutverwaltung, Records Ma-
nagement und Records Preservation. Selbstverständnis des Staatsarchivs Hamburg in einer mo-dernen Verwaltung, in: IWP 60(2009) 6-7, S. 369-382, hier: S. 374.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 61
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− ein rechtliches Interesse nicht am Verfahren Beteiligter, Auskünfte aus den Akten er-
halten zu können,
− das Interesse von Verfahrensbeteiligten, Gerichten und Behörden, dass die Akten
nach Beendigung des Verwaltungsverfahrens noch für verfahrensübergreifende Zwe-
cke zur Verfügung stehen.
5.3.5 Dauernd aufzubewahrende Aufzeichnungen
Aufzeichnungen, die auf Grund von Rechtsvorschriften oder zur Rechtswahrung (so z.B. die
Register der freiwilligen Gerichtsbarkeit) dauernd aufzubewahren sind, kommt nach § 2 Ab-
satz 2 HmbArchG bleibender Wert zu. Oft besteht das Missverständnis, dass diese Unterla-
gen dem Staatsarchiv nicht angeboten werden müssen. Doch bestimmt § 3 Absatz 1
HmbArchG, dass Unterlagen spätestens 30 Jahre nach ihrer endgültigen Entstehung ausge-
sondert und angeboten werden sollen, soweit sie nicht noch nachweislich im Geschäftsgang
erforderlich sind oder soweit nicht Rechtsvorschriften andere Fristen bestimmen. Das Kriteri-
um „dauernd aufzubewahren“ ist keine solche Frist, es bestimmt lediglich den bleibenden
Wert. Das Setzen einer Verwahrungsfrist (vgl. 5.3.6) – zu unterscheiden von der Aufbewah-
rungsfrist – erlaubt die Übergabe an das Staatsarchiv.
Sofern nicht ein Gesetz oder eine Rechtsverordnung die dauernde Aufbewahrung vorsieht,
sollte diese in der Behörde auch nicht festgesetzt werden. In den überwiegenden Fällen ist
eine unbefristete Aufbewahrung von Akten in den Behörden unwirtschaftlich und bei perso-
nenbezogenen Akten ohnehin datenschutzrechtlich problematisch. Ist aus guten Gründen
eine längere Aufbewahrung erforderlich, bietet sich die Festlegung einer Aufbewahrungsfrist
und einer Verwahrungsfrist an.
5.3.6 Aufbewahrungsfrist und Verwahrungsfrist
Wichtig wird die Unterscheidung zwischen Verwahrungs- und Aufbewahrungsfrist12 bei Auf-
zeichnungen, die aus guten Gründen lange aufbewahrt werden müssen, weil sie sich z.B.
auf Brücken, Tunnel oder öffentliche Gebäude und die Aufgabe der Bauaufsicht beziehen. In
diesen Fällen beginnt die Verwahrungsfrist mit dem Ende eines Vorgangs bzw. einer Akte.
Nach deren Ablauf wird der Vorgang bzw. die Akte dem Staatsarchiv angeboten und kann
von diesem übernommen werden. So kann die Behörde ihre Räumlichkeiten oder ihr IT-
gestütztes System entlasten.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt zu dem Zeitpunkt, zu dem z.B. der Tunnel geschlossen oder
das Gebäude abgerissen wird. Stellt das Staatsarchiv den bleibenden Wert der Aufzeich-
12
Vgl. Schäfer, Udo: Transfer and Access – The Core Elements of the German Archives Acts, in: Archival Science, Volume 3, Number 4, December 2003, S. 367-377.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 62
Staatsarchiv Hamburg Records Management
nungen fest und werden sie ihm übergeben, wird die Aufbewahrungsfrist im Staatsarchiv
erfüllt. Sind die Aufzeichnungen nicht von bleibendem Wert, muss die Aufbewahrungsfrist in
der Behörde erfüllt werden. Die Verwahrungsfristen und die Aufbewahrungsfristen müssen in
der Aktenordnung ausgewiesen werden.
5.4 „Maßgebliches Stück“ und „chain of evidence“
Mit der Übernahme der Akten in das Staatsarchiv verlieren die Aufzeichnungen ihre Eigen-
schaft als öffentliche Sachen im Verwaltungsgebrauch und werden öffentliche Sachen im
Anstaltsgebrauch.13 Der Zugang richtet sich dann nicht mehr nach dem HmbTG und den
bereichsspezifischen Vorschriften, sondern in der Regel nach den Bestimmungen des
HmbArchG. Dieses regelt auch das Zugangsrecht der Behörden, soweit es um die von ihnen
abgelieferten Unterlagen geht. So sind sie bei der Benutzung von personenbezogenem Ar-
chivgut nicht privilegiert (§ 5 Absatz 8).
In der Konsequenz bedeutet dies: Das in Deutschland geltende Prinzip der Trennung von
Verwaltung und Archiv14 würde durchbrochen, würden die Aufzeichnungen mit der Abgabe
an das Staatsarchiv nicht in der Registratur der Behörde gelöscht. Es liegt in der Natur der
Sache, dass papierbasierte Akten nach ihrer Ablieferung nicht mehr in der Registratur der
Behörde vorhanden sein können. Soweit es um elektronische Akten geht, ist die Versuchung
jedoch groß, eine „Kopie“ im System der Behörde zu belassen, was folgende Problematik mit
sich bringt:
Das Staatsarchiv steht von der Übernahme als Treuhänder für die Vertrauenswürdigkeit der
Akten ein.15 Die Akte gilt als in der Behörde nicht mehr existent, deshalb gibt dieser Logik
folgend es keinen Treuhänder, der für die Vertrauenswürdigkeit der „Kopie“ einsteht. Das
maßgebliche Stück16 befindet sich also nach der Ablieferung im Staatsarchiv.
Bei Datenbanken, die auch von dem Begriff der Akte bzw. der Aufzeichnung erfasst werden
und deren Einträge in der Praxis oft überschrieben und die später nicht „auf einen Schlag als
Ganzes“ ausgesondert werden, gilt ein etwas anderer Ansatz: Übernimmt das Staatsarchiv
beispielsweise zu bestimmten Stichtagen Abzüge der Datenbank, so könnte jeder dieser
13
Vgl. Schäfer, Udo: Kulturgutschutz im Wandel? Der Archivar 52 (1999), S. 233-240, hier: S. 236f. 14
Vgl. Schäfer, Udo: Das Recht auf Zugang zu Informationen des öffentlichen Sektors in seinem Verhältnis zur Archivierung analoger und digitaler Aufzeichnungen. In Michael Wettengel (Hg.): Digitale Herausforderungen für Archive (Mitteilungen aus dem Bundesarchiv 7), Koblenz 1999, S. 61-78, hier: S. 70f.
15 Dieser Gedanke geht zurück auf das historische ius archivi; vgl. u.a. Schäfer, Udo: Authentizität:
Elektronische Signaturen oder Ius Archivi, in: Hering, Rainer/ Schäfer, Udo (Hrsg.), Digitales Verwalten – Digitales Archivieren (Veröffentlichungen aus dem Staatsarchiv der Freien und Han-sestadt Hamburg Band 19), Hamburg 2004, S. 13-31, hier: S. 26-31.
16 Vgl. Art. 52 HV, wonach die Verkündung von Plänen, Karten oder Zeichnungen im Hamburgi-
schen Gesetz- und Verordnungsblatt dadurch ersetzt werden kann, dass das maßgebliche Stück beim Staatsarchiv zu kostenfreier Einsicht durch jedermann niedergelegt wird.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 63
Staatsarchiv Hamburg Records Management
Abzüge jeweils ein maßgebliches Stück darstellen. In ihrer Gesamtheit würden diese dann
die so genannte chain of evidence abbilden. Dieser Begriff wird im englischen und amerika-
nischen Sprachgebrauch u.a. im Zusammenhang mit dem Strafprozessrecht benutzt: Es
kann lückenlos nachgewiesen werden, dass das vor Gericht präsentierte Tatwerkzeug iden-
tisch ist mit demjenigen Objekt, welches am Tatort gefunden wurde. Übertragen auf das Re-
cords Management heißt das: Die in der Behörde vorhandene aktuelle Version ließe sich mit
Hilfe der maßgeblichen Stücke auf ihren Ursprung zurückführen.
5.5 Archivwürdigkeit = bleibender (ewiger) Wert der Aufzeichnungen
Den rechtlichen Rahmen für die Entscheidung über die Archivwürdigkeit einer Aufzeichnung
bildet § 2 Absatz 2 Satz 1 HmbArchG. Danach sind Aufzeichnungen17 archivwürdig, wenn
ihnen bleibender Wert für Gesetzgebung, Rechtsprechung, Verwaltung, Wissenschaft oder
Forschung oder für die Sicherung berechtigter Belange von Einzelpersonen zukommt. Hierzu
ein Hinweis: In der Behördenpraxis wird die „Archivwürdigkeit“ oft verwechselt mit „Akten-
würdigkeit“. Die Bewertung hinsichtlich der Archivwürdigkeit obliegt allein dem Staatsarchiv
(§ 2 Absatz 2 Satz 2 HmbArchG). Die Frage der „Aktenwürdigkeit“ (eigentlich: Aktenrele-
vanz) wird während der Sachbearbeitung in der Dienststelle entschieden.
Archivwürdig sind auch Aufzeichnungen, die aufgrund von Rechtsvorschriften oder zur
Rechtswahrung dauerhaft aufbewahrt werden müssen (§ 2 Absatz 2 Satz 4 HmbArchG).
Beispiele sind Grundbücher und Personenstandsregister.
Das Bewerten kann mit Hilfe von Bewertungsmodellen (prospektive Entscheidung nach Ana-
lyse von Aufgaben und Aufzeichnungen der Dienststelle), Listenbewertung (Entscheidung
auf Grundlage einer Anbietungsliste für die gelisteten Aufzeichnungen) oder „Aktenautopsie“
(Entscheidung nach Durchsicht z.B. jeder Akte oder stichprobenartiger Durchsicht von Ak-
tengruppen) erfolgen.18 Die Bewertung an sich erfolgt auf der Grundlage der Archivwissen-
schaft.
17
Der Gesetzestext von 1991 spricht noch von „Unterlagen“. Dieser Begriff wird hier durch „Auf-zeichnungen“ ersetzt und es ist zu erwarten, dass im Falle eines neuen Archivgesetzes eine Überarbeitung der Begriffe erfolgen wird.
18 Vgl. Brandenburgisches Landeshauptarchiv (Hrsg.): Glossar zur Behördenberatung, Anbietung,
Bewertung und Übernahme. Abrufbar unter: http://www.blha.de/FilePool/Glossar.pdf (30.06.2014).
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 64
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6 Aktenplan, Aktenverzeichnis
6.1 Schlagwortsuche, kontextbezogene Suche
Für das inhaltsbezogene Wiederfinden von Aufzeichnungen sowie für das Zuordnen von
Aufzeichnungen zu Sachakten gibt es im Allgemeinen zwei Suchstrategien:1
− das kontextbezogene Suchen über Aktenplan und Aktenverzeichnis
− das Suchen über Schlagwörter (Volltext- oder Metadatensuche).
Das kontextbezogene Suchen ist anspruchsvoller als das Suchen über Schlagwörter. Erste-
res führt überwiegend zu besseren Ergebnissen, da es nicht vom Zeitgeschmack der Such-
begriffe abhängig ist. Diese Suchstrategie setzt allerdings ein gewissenhaftes Ordnen vo-
raus. Die Suche über Schlagwörter kann rasch ein Ergebnis erzielen, ohne dass die Voll-
ständigkeit dieses Suchergebnisses sichergestellt ist. Insbesondere die Suche älterer Auf-
zeichnungen kann aufgrund von mangelnden Kenntnissen der korrekten Schlagwörter ins
Leere führen.
6.2 Begriffe
Aktenplan und Aktenverzeichnis sind Hilfsmittel für die Ordnung und Registrierung von
Sachakten:2
Der Aktenplan ist ein prospektiv aufgestelltes Schema zur Strukturierung der Aufzeichnun-
gen einer Dienststelle.3 Er bildet den Ordnungsrahmen für Sachakten (vgl. Abschnitt 3.4.2),
weist aber keine Akten nach.4
Alle angelegten Sachakten einer Dienststelle werden in einem Aktenverzeichnis nachge-
wiesen.5
1 Vgl. hier und im gesamten Abschnitt 6.1 Hoffmann, Heinz: Schriftgutverwaltung in Bundesbehör-
den – Einführung in die Praxis. Eine Darstellung des Bundesarchivs (BBB-Sonderdruck). 2. Auf-lage, Köln 2005, S. 61.
2 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage München 2000, S. 11.
3 Vgl. Muster-Aktenordnung, Abschnitt 2.1.2.
4 Vgl. Hoffmann, Heinz: Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden – Einführung in die Praxis. Eine
Darstellung des Bundesarchivs (BBB-Sonderdruck). 2. Auflage, Köln 2005, S. 16. 5 Vgl. Muster-Aktenordnung, Abschnitt 2.1.3.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 65
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6.3 Aktenplan-Arten
Als „Material“ für den Aktenplan werden sehr häufig die Aufgaben herangezogen, die die
Dienststelle wahrnimmt. Weitere Möglichkeiten sind zum Beispiel die Aufbauorganisation,
Prozesse, Produkte oder Projekte.
6.3.1 Organisationsbezogene Aktenpläne
Organisationsbezogene Aktenpläne orientieren sich an der Aufbauorganisation der Dienst-
stelle.6 Probleme mit diesen Aktenplänen gehen darauf zurück, dass eine Aufbauorganisati-
on so gut wie nie ausschließlich aufgabenorientiert ist; sie hat auch den unbeständigen Ar-
beitsanfall und oft personenbezogene Gesichtspunkte zu berücksichtigen.7
↑ schnelles Aufstellen8
↑ zunächst leichtes Zuordnen von Aufzeichnungen zu Akten9
↓ über längere Zeit schwieriges Zuordnen von Aufzeichnungen zu Akten, Wiederfinden
von Aufzeichnungen und Akten sowie Bilden von Akten10
↓ Veränderungen der Aufbauorganisation machen eine Revision des Aktenplans not-
wendig11
Die nachstehende Darstellung zeigt den Strang eines organisationsbezogenen Aktenplans
mit drei Gliederungsstufen.
6 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 212.
7 Vgl. Hoffmann, Heinz: Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden – Einführung in die Praxis. Eine
Darstellung des Bundesarchivs (BBB-Sonderdruck). 2. Auflage, Köln 2005, S. 24. 8 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 212.
9 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 288.
10 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 287f.
11 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage München 2000, S. 288.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 66
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Gliederungsstufe Aktenplankennzeichen Aktenplanbegriff
Hauptgruppe 2 Immobilienmanagement
Gruppe 23 Flächen- und Portfoliomanagement
Betreffseinheit 236 Portfoliostrategie
Auf der Ebene der Betreffseinheit entstehen noch keine Akten (vgl. zum Aktenverzeichnis
Abschnitte 3.5 und 6.4).
6.3.2 Aufgabenbezogene Aktenpläne
Aufgabenbezogene Aktenpläne orientieren sich an den Aufgaben der Dienststelle.12 Oft füh-
ren diese Aktenpläne anstelle der Aufgabe (= Verrichtung an einem Objekt, z.B. Förde-
rung des Fremdenverkehrs) nur das Objekt auf.13
↑ sicheres Zuordnen von Aufzeichnungen zu Akten sowie Auffinden von Aufzeichnun-
gen und Akten14
↑ längere Lebensdauer15
Die nachstehende Darstellung zeigt den Strang eines aufgabenbezogenen Aktenplans mit
vier Gliederungsstufen.
Gliederungsstufe Aktenplankennzeichen Aktenplanbegriff
Hauptgruppe 1 Zentrale Archivische Aufgaben
Gruppe 13 Erhaltung analogen Archivguts, Notfallvor-
sorge und Katastrophenschutz für Kulturgut
Untergruppe 132 Klimatechnik
Betreffseinheit 1322 Überwachung und Steuerung der Klimastabi-
lität
12
Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 199.
13 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 204.
14 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 287.
15 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 287.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 67
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Auf der Ebene der Betreffseinheit entstehen noch keine Akten (vgl. zum Aktenverzeichnis
Abschnitte 3.5 und 6.4).
6.3.3 Prozessbezogene Aktenpläne
Prozessorientierte Aktenpläne orientieren sich an den Prozessen (strategische Prozesse,
Kernprozesse, Unterstützungsprozesse)16 einer Dienststelle. Häufig basieren sie auf Pro-
zesslandkarten.17
Die nachstehende Darstellung zeigt den Strang eines prozessbezogenen Aktenplans mit drei
Gliederungsstufen.
Gliederungsstufe Aktenplankennzeichen Aktenplanbegriff
Hauptgruppe 3 Beschaffung
Gruppe 31 Verpackungsmaterial beschaffen
Betreffseinheit 311 Bedarf ermitteln
Auf der Ebene der Betreffseinheit entstehen noch keine Akten (vgl. zum Aktenverzeichnis
Abschnitte 3.5 und 6.4).
6.3.4 Produktbezogene Aktenpläne
Produktbezogene Aktenpläne orientieren sich an den Produkten einer Dienststelle. Beispiele
für Produkte der Verwaltung sind Kfz-Zulassungen und Jagdprüfungen (externe Produkte)
sowie Bezügeabrechnungen (interne Produkte). Der Fokus liegt damit auf dem Output (und
nicht auf dem Ablauf → prozessbezogene Aktenpläne). Zur Erstellung von produktbezoge-
nen Aktenplänen können Produktpläne herangezogen werden.18
Die nachstehende Darstellung zeigt den Strang eines produktbezogenen Aktenplans mit vier
Gliederungsstufen.
16
Vgl. Müll-Schnurr, Martina: Informations- und Ablagemanagement, in: Akhavan, Maria/ Rodatus, Angelika (Hrsg.): Handbuch Sekretariat und Office-Management. Praxisleitfaden für effiziente Bü-roorganisation, wirksame Chefentlastung und erfolgreiche Assistenz im Management. 3. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 48-66, hier: S. 63.
17 Vgl. Müll-Schnurr, Martina: Informations- und Ablagemanagement, in: Akhavan, Maria/ Rodatus,
Angelika (Hrsg.): Handbuch Sekretariat und Office-Management. Praxisleitfaden für effiziente Bü-roorganisation, wirksame Chefentlastung und erfolgreiche Assistenz im Management. 3. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 48-66, hier: S. 63.
18 Vgl. Steinbrecher, Wolf: Produktorientierte Ablage. Optimierung des Dokumentenmanagements
in der Kommunalverwaltung. Donauwörth 2007, S. 61 ff.
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Gliederungsstufe Aktenplankennzeichen Aktenplanbegriff
Hauptgruppe 3 Soziales und Jugend
Gruppe 31 Soziale Hilfen
Untergruppe 312
Grundsicherung für Arbeitssuchende nach
dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch
(SGB II)
Betreffseinheit 3121 Leistungen für Unterkunft und Heizung
Auf der Ebene der Betreffseinheit entstehen noch keine Akten (vgl. zum Aktenverzeichnis
Abschnitte 3.5 und 6.4).
6.3.5 Projektbezogene Aktenpläne
Projektbezogene Aktenpläne orientieren sich an den Projekten einer Dienststelle.
Die nachstehende Darstellung zeigt den Strang eines projektbezogenen Aktenplans mit vier
Gliederungsstufen.
Gliederungsstufe Aktenplankennzeichen Aktenplanbegriff
Hauptgruppe 3 Archivische Informationstechnologie
Gruppe 31 Erhaltung digitalen Archivgutes
Untergruppe 311 Aufbau des Digitalen Archivs Nord (DAN)
Betreffseinheit 3111 Vorprojektphase
Betreffseinheit 3112 Planung
Betreffseinheit 3113 Umsetzung und Steuerung
Betreffseinheit 3114 Abschluss
Auf der Ebene der Betreffseinheit entstehen noch keine Akten (vgl. zum Aktenverzeichnis
Abschnitte 3.5 und 6.4).
6.4 Aufbau, Mindestangaben
Die aus der Aufbauorganisation bzw. den Aufgaben/Prozessen/Produkten/Projekten abgelei-
teten Begriffe werden im Aktenplan in einem hierarchischen System angeordnet, also ge-
gliedert und gereiht.19 Ein guter Aktenplan zeichnet sich durch ein ausgewogenes Verhältnis
19
Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 199.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 69
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von Gliedern und Reihen aus20: zu viele Gliederungsstufen erschweren das Zuordnen von
Aufzeichnungen zu Akten; zu große Reihen erschweren den Überblick und begünstigen
Ordnungsfehler21. Mehr als fünf Gliederungsstufen werden nicht empfohlen.22 Der gesamte
Aktenplan muss gleichmäßig tief gegliedert sein.23
Aktenpläne orientieren sich neben den unter Abschnitt 6.3 genannten Gesichtspunkten auch
am voraussichtlichen Aktenanfall.24
Aktenpläne müssen eine hinreichende Zahl von Reserveplätzen haben, um Ergänzungen
(z.B. nach einem Zuwachs von Aufgaben oder Aufzeichnungen) aufnehmen zu können.25
Jedem Aktenplanbegriff ist ein Aktenplankennzeichen zugeordnet.26 Diese Kennzeichen
sollen möglichst kurz und unkompliziert beim Fortschreiben sein.27 Weit verbreitet ist die rein
numerische Kennzeichnung mit dem Dezimalsystem.28 Hierbei kommt mit jeder Gliederungs-
stufe eine Ziffer hinzu.29 Zur Vermeidung von Schreibfehlern sollten innerhalb des Akten-
plankennzeichens keine Trennzeichen wie Leerstellen und Bindestriche verwendet werden.30
Die nachstehende Darstellung zeigt einen Aktenplanstrang mit fünf Gliederungsstufen (Bun-
desministerium für Arbeit und Soziales).
20
Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 210.
21 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 288.
22 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 217.
23 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 218.
24 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 210.
25 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 212.
26 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 199.
27 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 214.
28 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 214.
29 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 217.
30 Vgl. Hoffmann, Heinz: Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden – Einführung in die Praxis. Eine
Darstellung des Bundesarchivs (BBB-Sonderdruck). 2. Auflage, Köln 2005, S. 30.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 70
Staatsarchiv Hamburg Records Management
Gliederungsstufe Aktenplankennzeichen Aktenplanbegriff
Hauptgruppe 3 Arbeitsrecht und Arbeitsschutz
Obergruppe (kann entfallen) 37 Sozialer Arbeitsschutz
Gruppe (kann entfallen) 373 Jugendarbeitsschutz
Untergruppe (kann entfallen) 3736 Beschäftigungsverbote und
-beschränkungen
Betreffseinheit 37361 Gefährliche Arbeiten
Im Aktenverzeichnis sollten zu den einzelnen Akten folgende Angaben registriert werden:31
− Aktenzeichen (vgl. 3.5)
− Aktentitel (vgl. 3.6)
− Nummer des Bandes (sofern vorhanden)32
− Laufzeit der Akte bzw. des Bandes33
− Verbleib aufgelöster und Akten umgebuchter Akten (= neues Aktenzeichen bzw. neue
aktenführende Stelle)
Die nachfolgenden Screenshots zeigen Ausschnitte aus dem Aktenverzeichnis des Staatsar-
chivs auf der Basis von ELDORADO.
31
Vgl. hier und im Folgenden Hoffmann, Heinz: Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden - Einfüh-rung in die Praxis. Eine Darstellung des Bundesarchivs. 2. Auflage Köln 2005, S. 178.
32 Werden mehrere Aufbewahrungseinheiten (Bände) angelegt, sind sie mit einer fortlaufenden Zahl
zu versehen. 33
Maßgeblich für die Laufzeit einer Akte bzw. eines Bandes ist die Bearbeitungszeit. Beginn der Bearbeitungszeit ist regelmäßig das Ausstellungsdatum der ältesten Aufzeichnung. Die jüngste z.d.A.-Verfügung (vgl. Abschnitt 7.3) markiert das Ende der Bearbeitungszeit.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 71
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Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 72
Staatsarchiv Hamburg Records Management
6.5 Anzeichen für Notwendigkeit der Überarbeitung
Der Aktenplan ist einerseits abhängig von den Aufgaben einer Dienststelle (bzw. deren Auf-
bauorganisation, Prozessen, Produkten oder Projekten) und andererseits von den dazu an-
fallenden Aufzeichnungen.34 Wenn sich eine Größe verändert, muss der Aktenplan fortge-
schrieben werden.35 Der Aktenplan ist folglich anzupassen, wenn
- Aufgaben, Organisationseinheiten, Prozesse, Produkte bzw. Projekte hinzukommen
oder wegfallen
- mehr Aufzeichnungen anfallen und diese feiner geordnet werden sollen.36
34
Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 275f.
35 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 276.
36 Vgl. Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Regist-
rieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (Schriften des Bundesarchivs Nr. 43). 2. Auflage, München 2000, S. 276.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 73
Staatsarchiv Hamburg Records Management
7 Steuerung der Geschäftsprozesse
Wie jede größere Organisation muss auch die öffentliche Verwaltung ihre Aufgaben struktu-
rieren und für eine ressourcenschonende Erledigung sorgen. Dies geschieht über verbindli-
che Festlegung von Zuständigkeiten und Standards und die Publikation dieser Festlegun-
gen.1 Die Festlegungen regelmäßig zu evaluieren und an mögliche Neuerungen anzupas-
sen, liegt zwar in der Natur der Sache, ist aber angesichts der Größe der Organisation in der
Regel eine selbstständige Fachaufgabe.2 Für jede Aufgabe ergeben sich so abgestimmte
Geschäftsabläufe, die als Prozesse festgehalten werden können. Das Festhalten, Darstellen
und Pflegen von Prozessen folgt einem Standard, was Vorgehen, Notationen und Werkzeu-
ge angeht.3 Je nach Sichtweise werden die Prozesse klassifiziert als strategische Prozesse,
Haupt-, Kern- oder Fachprozesse und Hilfs-, Unterstützungs- oder Stützprozesse.
Das Records Management ist in diesem Sinne als Stützprozess zu sehen. Wie andere
Stützprozesse – etwa Personalverwaltung oder Beschaffung – ermöglicht es der Organisati-
on überhaupt erst, ihre Fachprozesse wahrzunehmen.
7.1 Darstellung der Prozesse
Die Prozesse werden grafisch dargestellt. Jeder Prozess wird mit einem Start- und einem
Endereignis definiert, die einzelnen Schritte im Prozess festgelegt und Rahmenbedingungen
erfasst.
Hierfür bieten die Prozessbeschreibungssprachen einfache und intuitiv zu verstehende Sym-
bole. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Sprachelemente der Business Process Mo-
del and Notation (BPMN) als stark eingeschränkte Auswahl aus dem vollständigen Sprach-
umfang.
1 Beispielhaft sei hier auf die Geschäfts- und Aktenordnungen sowie die Geschäftsverteilungspläne
und Organigramme der Dienststellen hingewiesen. Eingeschlossen sind aber auch Fachregelun-gen wie Globalrichtlinien, Fachliche Weisungen, Verwaltungsvorschriften usw.
2 Diese Fachaufgabe ist in der Regel den Zentralen Einheiten zugeordnet – etwa der Organisati-
ons- oder Serviceabteilung oder dem Qualitätsmanagement. 3 Soweit nicht anders vermerkt wird hier im Folgenden der „Leitfaden zur Geschäftsprozessanalyse
und -optimierung“, gültig ab 01.08.2013 für Geschäftsprozessoptimierungen der hamburgischen Verwaltung, 2. Auflage, Stand November 2013, herausgegeben von der Finanzbehörde, zugrun-de gelegt. Mit ihm werden Vorgehen, Notationen, Werkzeuge und Akzeptanzmanagement be-schrieben, ausgewählt und hamburgweit standardisiert.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 74
Staatsarchiv Hamburg Records Management
Symbol Bezeichnung Erläuterung
Startereignis Das Startereignis ist immer das erste Symbol
im Prozessmodell und gibt an, unter welchen
Bedingungen die Ausführung des Prozesses
normalerweise begonnen wird. Beispiele sind der
Eingang einer Nachricht („Antrag erhalten“) oder
das Eintreten einer bestimmten Uhrzeit („Dienst-
beginn“).
Aufgabe Eine Aufgabe stellt eine Aktivität und damit
eine Arbeitseinheit innerhalb des Prozesses dar.
Eine Aufgabe kann eine einzelne fachliche Funk-
tion oder einen Unterprozess beschreiben.
Kontrollfluss Der Kontrollfluss definiert die Reihenfolge der
Ausführung zwischen je zwei Sprachelementen
(z.B. zwischen zwei Aufgaben) und wird als Pfeil
dargestellt.
Verzweigungen Eine Verzweigung gibt an, dass sich der Kon-
trollfluss des Prozesses in mehrere Pfade auf-
teilt. Die Pfade können aufgrund einer Bedin-
gung alternativ in verschiedenen Varianten (X)
oder parallel (+) ausgeführt werden. Falls eine
Bedingung für die Ausführung eines Pfades exis-
tiert, wird diese an der Verzweigung notiert.
Pools und La-
nes
Pools und Lanes (Schwimmbahnen) repräsen-
tieren Verantwortlichkeiten für die in ihnen ent-
haltenen Aktivitäten, z.B. eine Organisation, eine
Rolle oder ein IT-System. Ein Pool kann zum
Beispiel eine Abteilung darstellen und die im
Pool enthaltenen Lanes können unterschiedliche
Stellen in dieser Abteilung repräsentieren.
Datenobjekte Ein Datenobjekt repräsentiert Informationen, die
durch den Prozess weitergereicht werden, wie
z.B. Dokumente, E-Mails, Briefe oder Datensät-
ze.
Endereignis Das Endereignis ist immer das letzte Symbol im
Prozessmodell und gibt an, welche Effekte das
Ende des Prozesses auslöst. Beispiele sind das
Senden einer Nachricht („Bescheid gesendet“)
oder die Beschreibung eines Zustands („Antrag
abgelehnt“).
© Finanzbehörde Hamburg „Leitfaden zur Geschäftsprozessanalyse und -optimierung“ Seite 20
Startereignis
Aufgabe
Bedingung
Po
ol
La
ne
La
ne
Aufgabe
Aufgabe
Datenobjekt
Endereignis
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Staatsarchiv Hamburg Records Management
Für die professionelle Modellierung der Geschäftsprozesse stehen verschiedene IT-gestützte
Werkzeuge zur Verfügung. Das Expertennetzwerk der Finanzbehörde hat in Abhängigkeit
von Art und Umfang der Prozessaufnahme Empfehlungen ausgesprochen.4
Handlungsempfehlungen:
Vernetzen Sie sich mit den Fachleuten innerhalb Ihrer Organisation! (Je seltener man mit
dem Fachthema Prozessmanagement befasst ist, desto mehr ist man auf Unterstützung
durch Experten angewiesen. Nutzen Sie das Ihnen zur Verfügung stehende Expertenwissen
und tauschen Sie sich aus!)
7.2 Stützprozess Records Management
Ein funktionierendes Records Management bringt als Stützprozess der Organisation in mehr-
facher Hinsicht Nutzen:
− Sachstände sind jederzeit abrufbar, was sowohl internes als auch externes Control-
ling ermöglicht (Prozessoptimierung, gerichtliche Überprüfbarkeit)
− Entscheidungen im Fachprozess können unmittelbar getroffen werden, da alle ge-
schäftsrelevanten Informationen den Beteiligten vorliegen
− Informationen zu grundsätzlichen Verfahren und individuellen Einzelfällen sind perso-
nenunabhängig zugänglich (Wissensmanagement)
− Ressourcen werden geschont, da mit Aufzeichnungen und Akten nur das geschäfts-
relevante aufbewahrt und optimal strukturiert wird (Raumbedarfe, Speicherkapazi-
täten)
4 Siehe Anlage 2 beim „Leitfaden zur Geschäftsprozessanalyse und -optimierung“.
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 76
Staatsarchiv Hamburg Records Management
Voraussetzung für das Funktionieren des Stützprozesses ist eine hohe Qualität von Auf-
zeichnung und Akte. Dies betrifft einerseits die Qualität der einzelnen Aufzeichnung und/oder
Akte selbst, aber auch die Verknüpfung der Aufzeichnungen und Akten untereinander. Damit
für bei Entscheidungen – sowohl in der Sache als auch strategisch-organisatorisch – den
Sachbearbeitenden oder den Führungskräften verlässlich alle relevanten Informationen vor-
liegen, müssen Aufzeichnungen und Akten im Kontext der Fachaufgaben aufbewahrt wer-
den. Maßgebliches Metadatum hierfür ist das Aktenzeichen.
Die klassischen Aufgaben der Registratur erfahren vor diesem Hintergrund einen Wandel.
Mit dem vermehrten Auftreten digitaler Aufzeichnungen und Kommunikationsformen sowie
der Etablierung von IT-Werkzeugen zum Aufzeichnungsmanagement treten manuelle Tätig-
keiten („Knicken-Lochen-Abheften“) in den Hintergrund. Der Stützprozess begleitet den Le-
bensweg des Records vom Registrieren bis zum Aussondern und muss somit dort anknüp-
fen, wo Aufzeichnungen sind. Egal, ob es um den Umgang mit verschiedenen Record-Arten
in der Sachbearbeitung geht oder um die Einführung neuer IT-Werkzeuge oder um die Ände-
rung von Geschäftsprozessen: Die für das Records Management Verantwortlichen müssen
sich hier aktiv einbringen, um die Voraussetzungen für ein funktionierendes Records Ma-
nagement zu sichern:
− Metadatum Aktenzeichen zur Kontextualisierung der Aufzeichnungen
− Pflege des Aktenplans auf Basis der aktuellen Fachaufgaben
− Abstimmung der Geschäftsrelevanz anhand von Leitfragen
− …
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 77
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Handlungsempfehlungen:
Vertreten Sie die Interessen des Fachthemas Records Management so früh wie möglich!
(Änderungen in Fachprozessen und technische Neuerungen nehmen häufig Auswirkungen
auf den Stützprozess vorweg. Durch frühzeitiges Beteiligen sichern Sie das Funktionieren
des Stützprozesses Records Management und tragen so zur Aufgabenerledigung der Orga-
nisation bei.)
7.3 Steuern des Kernprozesses mit Records
Der Kernprozess kann in unterschiedlicher Hinsicht auf den Stützprozess zurückgreifen. So-
wohl die einzelne Aufzeichnung als auch die Akte insgesamt trägt zur Prozesssteuerung bei.
Eine Akte, die vertrauenswürdig, vollständig, integer, authentisch und benutzbar ist, lässt den
Stand der Sache jederzeit erkennen. Das bedeutet, dass an jedem Schritt im Kernprozess
alle maßgeblichen Informationen gebündelt und verlässlich zugrunde gelegt werden können.
Dies beschleunigt einerseits die Erledigung der Fachaufgabe, weil weder Informationen erst
im Moment der Bearbeitung zusammengesucht noch zu jedem Einzelschritt beigelegt wer-
den müssen – ein schlichtes Verweisen auf die greifbare oder beigefügte Akte genügt. Ande-
rerseits trägt die Akte zu einer niedrigen Fehlerquote und einer angemessenen Gleichbe-
handlung in der Fachaufgabe bei, weil Entscheidungen aufgrund qualifizierter Standards
getroffen werden können und nicht mangels Kenntnis unter Zeitdruck „pragmatisch“ oder „mit
Mut zur Lücke“ gefällt werden müssen.
Auch die einzelne Aufzeichnung kann den Fortgang des Geschäftsprozesses steuern. Etwa
wenn ein Antrag als Startereignis eines Prozesses dient oder Vermerke nicht nur den Stand
der Sache festhalten sondern den nächsten Prozessschritt auslösen. Ihren Geschäftsgang
hat die Verwaltung geregelt und für die Dokumentation der Prozessschritte als Standard die
Verfügung festgelegt. Die Verfügung arbeitet mit den Leitzeichen und Abkürzungen, die in
den jeweiligen Regelwerken vorgegeben sind. Sie hält so fest, wer welchen Schritt im lau-
fenden Prozess zu übernehmen hat. Dabei kann nur der nächstfolgende Schritt verfügt wer-
den, aber auch alle Schritt bis zum Endereignis des Prozesses. Mit der Verfügung wird inso-
weit also der Prozessverlauf vorausschauend festgehalten und im Zuge der Bearbeitung die
Erledigung der einzelnen Schritte dokumentiert. Da die klassische Verfügung ein handschrift-
liches Abzeichnen erfordert, setzt die digitale Aufzeichnung im Prinzip eine entsprechende
Software zum verlässlichen Dokumentieren der Erledigung voraus. Denkbar sind aber auch
Lösungen, die aufgrund von Absprachen innerhalb der Organisation einen Medienbruch
vermeiden. Beispielsweise können Verfügungen per E-Mail abgearbeitet werden, wenn sich
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 78
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die Organisation intern einigt, dass die Zugriffsrechte für E-Mail-Accounts hinreichend gere-
gelt und gesichert sind.
Die Möglichkeiten der digitalen Technik führen allerdings auch zu Arbeitsformen, bei denen
Aufzeichnungen ohne Verfügungstechniken entstehen. So bieten Kollaborationsplattformen
die Möglichkeit, dass mehrere Sachbearbeiterinnen (aus unter Umständen auch verschiede-
nen Organisationen) zeitgleich eine Datei bearbeiten und so gemeinsam ein Endprodukt
(z.B. eine Senatsdrucksache) entstehen lassen. Ob und inwieweit hier nur das Endprodukt
geschäftsrelevant ist und also als Aufzeichnung aufbewahrt werden muss oder ob im Zuge
der Arbeit an der Datei Aufzeichnungen entstehen, hängt wiederum vom Fachprozess ab.
Wenn letzteres zutrifft, kann dies beispielsweise bedeuten, dass Zwischenstände der Datei
als Aufzeichnung zur Akte genommen werden. Genauso kann es aber auch genügen festzu-
halten, wer wann an der Datei in welchem Maße gearbeitet hat. Die jeweilige Software bietet
meist eine Möglichkeit derart zu protokollieren, sodass sich rückblickend nachvollziehen
lässt, wer in welchem Maße an der Entstehung des Endprodukts beteiligt war.
Handlungsempfehlungen:
Prüfen Sie die Möglichkeiten, Fachprozesse zu beschleunigen! (Eine Funktion von Records
und Akten ist die Dokumentation des Verwaltungshandelns. Die Schritte zur Dokumentation
werden häufig als lästig empfunden. Durch gezielte Absprachen – etwa über die Zulässig-
keit / Akzeptanz von Verfügungen per E-Mail – lassen sich einzelne Schritte beschleunigen.)
Vermeiden Sie Medienbrüche! (Im Geschäftsgang gleichzeitig mit analogen und digitalen
Aufzeichnungen zu arbeiten, führt schnell zu Verwirrung und ist sowohl im Kern- als auch im
Stützprozess unpraktikabel. Durch Prozessanalysen lassen sich die gängigen Recordarten
feststellen und einheitliche Standards verabreden. Wenn beispielsweise die Mehrheit der
Anträge digital eingeht und die Akten digital geführt werden, ist es schlüssig, den Geschäfts-
prozess ebenfalls digital zu gestalten. Hierfür sind grundsätzlich auch Lösungen mit der
Standardbürosoftware denkbar.)
Sprechen Sie miteinander! (Häufig bieten neue Arbeitsformen und -techniken auch Möglich-
keiten der zeitnahen Dokumentation, sodass sich die Anforderungen des Records Manage-
ment mit den nötigen Absprachen leicht erfüllen lassen. Gemeinsam finden die Expertinnen
und Experten für den Fachprozess, den Stützprozess und die IT schnell eine Lösung, die
allen gerecht wird.)
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7.4 Steuerungsinformationen als spätere Nachweisinformationen
Damit die funktionalen Anforderungen an Record und Akte erfüllt werden, müssen die Se-
kundärinformationen zu Struktur und Kontext vorgehalten werden – und zwar in klarer, all-
gemein verständlicher Form. Auch nach Ende des jeweiligen Geschäftsprozesses müssen
Kontrollinstanzen und der interessierte Bürger Antworten auf die klassischen W-Fragen fin-
den: Wer hat wann warum was entschieden, getan oder gelassen?
Neben dem Datum (Wann?) und dem Aktenzeichen (Worum geht’s?) sind Absender (Wer?)
unverzichtbar. Hierbei ist zu beachten, dass der Name zur Einordnung häufig nicht ausreicht.
Es muss auch deutlich werden, in welcher Funktion diejenige tätig wurde. In der Verwaltung
wird dies klassischerweise durch das Leitzeichen gewährleistet. Es liefert für Organigramme
und Geschäftsverteilungspläne eindeutig den Aufgabenbereich der Mitarbeiterin. Die Not-
wendigkeit eines Leitzeichens wird insbesondere bei E-Mails deutlich: Die Standardsoftware
bietet über das digitale Adressbuch einen leichten Zugang zu den mit dem Namen verbun-
denen Kontaktdaten. Sie suggeriert damit die jederzeitige Verfügbarkeit dieser Kontextinfor-
mationen. Allerdings sind die Adressbuchangaben nicht statisch; sie ändern sich mit Umzü-
gen oder Umorganisationen und stellen immer die aktuellen Daten zur Verfügung. Die Auf-
zeichnung benötigt aber die Absenderdaten zum Zeitpunkt ihrer Entstehung. Hierfür sind
Leitzeichen und E-Mail-Signaturen geeignete Merkmale.
Ein Vorteil des funktionierenden Records Management ist auch die Möglichkeit, sich auf vor-
handene Aufzeichnungen zu beziehen. Wenn grundsätzliche Regelungen oder parallele
Sachverhalte Grundlage für eine Entscheidung im Prozess sind, können die entsprechenden
Aufzeichnungen herangezogen und je nach Art der Aufzeichnung zitiert und / oder verlinkt
werden. Da die Akten und ihre Aufzeichnungen und das sie pflegende System vertrauens-
würdig sind, bieten sie sich als verlässliche Quellen an. Die Organisation generiert so für sich
selbst einen Mehrwert, indem sie mit angemessenem Aufzeichnen des einen Prozesses den
anderen beschleunigt und verschlankt.
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Handlungsempfehlungen:
Verwenden Sie Geschäftszeichen! (Ob Vermerk, Verfügung, E-Mail, analoger Brief oder
Protokollauszüge – mit dem Geschäftszeichen, d.h. der Verbindung von Leitzeichen und
Aktenzeichen, stellen Sie sicher, dass die Informationen nicht lose im Raum stehen, son-
dern organisatorisch und fachlich eingeordnet werden können.)
Entwickeln Sie Standards! (Gemeinsam mit den Sachbearbeitenden im Fachprozess lassen
sich Lösungen finden, die notwendigen (Meta)Daten zu Aufzeichnungen zu sichern. Beden-
ken Sie, dass die Qualität der Aufzeichnungen voraussetzt, dass für die Dauer der Aufbe-
wahrung alle Sekundärinformationen zur Interpretation der Primärinformationen vorgehalten
werden.)
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8 IT-Anwendungen in der hamburgischen Verwaltung
8.1 Überblick: Fachverfahren, HIM, ELDORADO, Kombinationen,
Behelfslösungen
8.1.1 Die Fachverfahren
Fachverfahren werden wie folgt definiert:
„Elektronische Fachverfahren sind technische Informationssysteme (Computerprogramme)
auf der Basis von Datenbanken, die im administrativen Umfeld der Erfüllung einer oder meh-
rerer konkreter Verwaltungsaufgaben dienen. Fachverfahren kommen z. B. bei der Steuerbe-
rechnung, der Registerführung, der Unterstützung von Gerichtsverfahren oder der Personal-
bewirtschaftung zum Einsatz. Sie speichern Informationen häufig in formalisierter Form und
sorgen dafür, dass diese Informationen über Abfragen recherchierbar, untereinander ver-
knüpfbar und zu fallweise spezifizierten Berichten aggregierbar sind. Mit einigen Fachverfah-
ren können Dokumente erzeugt und gespeichert werden.“1
Danach sind vor allem zwei Kategorien zu unterscheiden:
− dokumentenbasierte Fachverfahren:
Datenausgabe im Dokumentenformat
− nicht-dokumentenbasierte Fachverfahren
keine Erzeugung von Dokumenten
nur Anzeige von Informationen
Es stellt sich dabei in der Praxis immer wieder die Frage, wie sich das Fachverfahren zur
Akte verhält. Nur in wenigen Fällen, so bei der Führung öffentlicher Register (Handelsregis-
ter, Personenstandsregister u.a.) ist dies klar geregelt.
1 Diskussionspapier des Arbeitskreises des Vereins deutscher Archivarinnen und Archivare „Archi-
vische Bewertung“ zur Bewertung elektronischer Fachverfahren (Stand: 05.09. 2013), abrufbar unter www.vda.archiv.net/ (18.08.2014).
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 82
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Auf der Grundlage des „Verknüpfungsgedankens“ aus Abschnitt 3.1 entstehen dazu folgen-
de Bilder:
Variante 1: Im Fachverfahren entstehen Daten, die nicht (restlos) so aufbereitet wer-
den können, dass sie in ELDORADO oder in pbR verwaltet werden können
In diesem Fall ist die Akte eine Verknüpfung aus
− den Aufzeichnungen (= Daten) in der Datenbank,
− den Aufzeichnungen (= Schriftwechsel usw.), welche in ELDORADO/pbR verwaltet
werden,
− den Aufzeichnungen, die an anderer Stelle aufbewahrt werden.
Variante 2: Im Fachverfahren entstehen Daten, die (restlos) so aufbereitet werden
können, dass sie in ELDORADO oder in einer pbR verwaltet werden können
In diesem Fall ist die Akte eine Verknüpfung aus
− den Aufzeichnungen (= Daten) in der Datenbank, solange sie sich in der Bearbei-
tungsphase im Fachverfahren und noch nicht in ELDORADO/pbR befinden,
− den Aufzeichnungen (= Schriftwechsel usw.), welche in ELDORADO/pbR verwaltet
werden,
− den Aufzeichnungen, die an anderer Stelle aufbewahrt werden.
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Staatsarchiv Hamburg Records Management
Die Aufbereitung kann durch einen Ausdruck oder durch Erstellung eines ELDORADO-
Dokumentes erfolgen. Dabei wäre Folgendes zu hinterfragen:
− Erfolgt die Aufbereitung restlos oder bleiben noch Daten im Fachverfahren zurück?
Dieses spräche für die Variante 1.
− Spiegelt die Aufbereitung die Sicht während der Bearbeitung oder erfolgt sie – z.B.
nur um des Ausdrucks willen – in einer neuen „künstlichen“ Form? Dieses spräche
auch für Variante 1.
− Gibt es Erfahrungswerte, in welcher „Darreichungsform“ die Gerichte die Akte akzep-
tieren? Gibt es die Möglichkeit, dem Gericht den Zugriff auf das Fachverfahren und
somit auch auf die Sicht, die die Sachbearbeitung hatte, zu eröffnen?
Arbeitsgruppe "Elektronische Verwaltungsakte": Anforderungen der
Verwaltungsgerichtsbarkeit an die Führung elektronischer Verwaltungs-
akten - eine Orientierungshilfe, JurPC Web-Dok. 66/2011, Abs. 1 - 73,
abrufbar unter:
http://www.jurpc.de/jurpc/show?id=20110066 (14.07.2014)
Variante 3 geht nicht – wie die Varianten 1 und 2 - davon aus, dass die Aufzeichnun-
gen zu einem Fall oder zu einer Sache einer Akte zugeführt werden.
Vielmehr werden alle „Fälle“ oder „Sachen“ in gleiche Prozess-Schritte zerlegt und für diese
einzelnen Schritte dann fall- oder sachübergreifend Akten angelegt. Bei der Akte 4711/02
bietet sich die Unterteilung in Vorgänge an:
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 84
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Möglicherweise kommen, je nach Ausgangslage in der Praxis, noch weitere Varianten in
Frage. Wichtig ist in jedem Fall:
− Da die Fachverfahren der Aufgabenwahrnehmung dienen, sind die darin enthaltenen
Informationen als Aufzeichnungen zu sehen. Deshalb müssen sie erfasst und nach-
gewiesen werden.
− Die Aufgabe, die das Fachverfahren unterstützt, spiegelt sich im Aktenplan wieder.
Der tatsächliche Nachweis des Fachverfahrens bzw. der darin enthaltenen Aufzeich-
nungen erfolgt auf der Aktenverzeichnisebene. Es sollte von den Anforderungen der
Praxis abhängen, wie die Informationen konkret organisiert werden, so dass im Be-
darfsfall zeitnah auf alle Aufzeichnungen zu einem Fall bzw. einer Sache zugegriffen
werden kann.
− Ein Medienbruch sollte nur dann eingeplant werden, wenn er unabdingbar ist. Erfah-
rungsgemäß wird ein Medienbruch als unbequem empfunden, so dass dann die kon-
sequente Aufbereitung der Aufzeichnungen für die Akte unterbleibt.
8.1.2 HIM
HIM hat mehrere Komponenten:
− FHHportal-Suche
− E-Mail-Konvertierung
− Workflow.
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Nähere Hinweise zu diesen Komponenten bietet die Finanzbehörde auf der internen Seite
http://fhhportal.stadt.hamburg.de/websites/1003/arbeit/Seiten/HIM.aspx (14.07.2014)
Im Kontext dieses Handbuchs ist vor allem der Workflow von Interesse. Der HIM-Workflow
ersetzt die bisherigen Entscheidungswege, die die grünen und roten Umlaufmappen („Git-
termappen“) zurückgelegt haben. Ist dieser Entscheidungsweg absolviert, können die Auf-
zeichnungen
− medienbruchfrei einer ELDORADO-Akte
− mit Medienbruch der pbR
zugeführt werden. Mit einer pbR im Hintergrund wird das Optimierungspotenzial, das der
HIM-Workflow mit sich bringt, nicht auszuschöpfen sein. Es wird im Gegenteil ein gewisser
Mehraufwand entstehen, weil die Aufzeichnungen erst aufbereitet (in aller Regel: ausge-
druckt) werden müssen. Weil dies als unbequem erachtet wird, besteht die Gefahr, dass es
unterbleibt.
8.1.3 ELDORADO
ELDORADO ist ein so genanntes Akronym und bedeutet in der Langform: Elektronische Do-
kumentenverwaltung für Registraturen auf der Basis für teradoc©. In der Praxis wird ELDO-
RADO oft als „Archiv“ oder „Archivierungssystem“ bezeichnet, was dann mit Blick auf die
Archivierung im Sinne des HmbArchG sehr schnell zu Missverständnissen führt.
ELDORADO verwaltet die Aufzeichnungen und bewahrt sie auf. Es „managt“ sie nicht in der
Form, dass beispielsweise Kenntnisnahmen elektronisch abgewickelt werden könnten. Die-
ses kann der HIM-Workflow übernehmen.
Nähere Hinweise zu diesen Komponenten bietet die Finanzbehörde auf der internen Seite
http://fhhportal.stadt.hamburg.de/websites/1003/arbeit/Seiten/ELDORADO.aspx
(14.07.2014)
8.1.4 Kombinationen
Fachverfahren, HIM und ELDORADO lassen sich wie folgt kombinieren. ELDORADO wird
oft missverständlich als „Archiv“ bezeichnet, weshalb in der folgenden Darstellung auch das
Staatsarchiv berücksichtigt ist:
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 86
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8.1.5 Behelfslösungen
Erfahrungsgemäß erfolgt in der Praxis die „Ablage“ auch an Orten (z.B. eigene Schublade,
Gruppenlaufwerke), die sich dadurch auszeichnen, dass sie nicht durch das Aktenverzeich-
nis erfasst und damit nachgewiesen sind. Eine Zuweisung zur pbR oder zu ELDORADO un-
terbleibt. Dadurch entstehen folgende Risiken:
− Im Falle des Ausfalls einer Wissensträgerin haben andere keinen Zugriff auf das Ma-
terial.
− Bei Erbringung einer Rechenschafts- oder Nachweispflicht müssen Materialien nach-
träglich zusammengefügt werden.
− Da aber Kontext- und Strukturinformationen zwischenzeitlich verloren gegangen sind,
fehlen der dadurch entstehenden Materialsammlung die Charakteristika einer Akte.
− Die Materialsammlung ist daher „wenig gerichtsfest“.
− Eine Entscheidungsfindung ist auf Sand gebaut, da die Entscheidenden nicht sicher
sein können, maßgebliche Informationen nicht übersehen zu haben.
− Die Materialen werden, da sie nicht erfasst sind, auch der gesetzlich vorgesehenen
Aussonderung vorenthalten.
Behelfslösungen sind langfristig gesehen mit hohem Such- und Arbeitsaufwand und ge-
ringer Rechtssicherheit bzw. gar Verstößen gegen geltendes Recht verbunden. Oft sind
sie ein ernstzunehmendes Symptom dafür, dass das bestehende und eigentlich zu nutzende
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Verfahren nicht (mehr) über die notwendige Akzeptanz verfügt. Es ist dann Führungsaufga-
be, die Ursachen für die fehlende Akzeptanz zu ermitteln und das eigentliche Verfahren ggf.
effizient auszugestalten. Die Lösung besteht dagegen nicht darin, informelle Lösungen um
das eigentliche Verfahren herumzubauen.
8.2 Führungsaufgabe: Einführung IT-gestützter Systeme
Wie das Records Management an sich, ist auch dieser Teilbereich eine Führungsaufgabe.
Die nachstehenden – nicht abschließenden – Eckpunkte sollen dabei unterstützen. Sie rich-
ten sich deshalb in erster Linie an Führungskräfte, kann aber auch von Beschäftigten in den
Registraturen als Grundlage für die Beratung innerhalb ihrer Organisationseinheit genutzt
werden.
Eckpunkt Hinweise Abschnitte in diesem
Handbuch
Warum soll ein IT-System eingeführt werden?
Raum sparen Sind die Aufbewahrungsfristen für
die papierbasierten Akten bereits
abgelaufen, kann der Aussonde-
rungsprozess angestoßen und so
die Räumlichkeit entlastet wer-
den? Gibt es ein Konzept zur Er-
fassung der Metadaten?
3.8.1
5.3
6.4
Informationen schneller finden
können
Ist der Aktenplan noch aktuell und
wird das Aktenverzeichnis bestän-
dig gepflegt?
6
Arbeitsabläufe optimieren Werden die bisherigen Arbeitsab-
läufe hinterfragt und ggf. optimiert,
bevor die Prozess-Schritte in die
IT übertragen werden?
2.3
7
8
übergreifend arbeiten können Sind die Verantwortlichkeiten ge-
klärt und in einem Regelwerk fest-
gehalten, soweit es um die Zuwei-
sung der Aufzeichnungen zu den
Akten geht? Können Redundan-
zen bei der Aktenführung vermie-
den werden?
2
3
4
7
8
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 88
Staatsarchiv Hamburg Records Management
Wie verhält sich das IT-System zur Akte?
Ist es ein dokumentenbasier-
tes Verfahren?
Gibt es ein Regelwerk, das die
Zuweisung zur Akte klärt? Ist die
Verfahrensweise im Aktenver-
zeichnis abgebildet?
3.5
6.4
8
Ist es ein nicht-
dokumentenbasiertes Verfah-
ren?
Ist die Verfahrensweise im Akten-
verzeichnis abgebildet?
3.5
6.4
8
Welche besonderen Anforde-
rungen müssen die Aufzeich-
nungen erfüllen?
Gibt es beispielsweise gesetzliche
Vorgaben, die eine Signierung
voraussetzen? Oder kann das
System an sich für die Zuverläs-
sigkeit der Aufzeichnungen ein-
stehen?
4
Wer beschäftigt sich mit der Einführung?
Sind IT, Organisation bzw.
Registratur gleichermaßen
beteiligt?
Wird die Prozess-Relevanz des
Systems erkannt oder reduziert
sich die Sicht auf den Medien-
wechsel?
7
8
Ist die/der Behördliche Daten-
schutzbeauftragte im Vorfeld
eingebunden?
Lässt sich durch die Einbindung
frühzeitig Prozess-Klarheit (im
Gegensatz zu einem gefühlten
„das geht nicht“) herstellen?
5
Staatsarchiv: Anforderungen an eine ordnungsgemäße Aktenführung. Ei-
ne Handreichung für Führungskräfte
Abrufbar unter:
http://fhhportal.stadt.hamburg.de/websites/0008/oe/Staatsarchiv/RecMa/Arbeits
hilfen%20und%20Handreichungen/Forms/AllItems.aspx
veröffentlicht: Der Archivar 66 (2013), Seite 169 - 173
Staatsarchiv Hamburg Stand: 01.09.2014 89
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9 Index
Aktenplankennzeichen .................... 35, 69 Aktenrelevanz ..................... 40, 51–53, 63 Aktenverzeichnis ....................... 41, 64, 70 Aktenwürdigkeit (=Aktenrelevanz) ... 51, 63 Archivwürdigkeit ........................ 32, 56, 63 Basisakte............................................... 34 Digital Preservation Planning................. 59 Dokumentation13, 17, 20, 25, 30, 47, 52,
77 Dokumentenmanagement ............... 11, 14 dokumentieren ......... 19, 21, 23, 27, 52, 77 Eigentum (an Akten) .............................. 32 Evidenzwert ........................................... 13 Fallakte ..................................... 34, 35, 37 Führungsaufgabe ...........11, 14, 15, 16, 87 Führungskräfte ...............10, 16, 20, 76, 87 Geschäftsrelevanz (=Aktenrelevanz) .... 11,
18, 40, 42, 47, 75, 76, 78 Hauptakte ............................ 34, 35, 37, 57 Hybridakte ........................... 30, 33, 34, 52 Informationsmanagement ...................... 14 Informationswert .................................... 13 Ordnungsnummer ................................. 35 Personalakte ......................................... 35
Protokollinformation .............................. 13 Sachakte .............................. 34, 35, 36, 64 Schriftgut ......................................... 14, 38 Schriftgutverwaltung ........................ 11, 14 Serienakte............................................. 34 Sichtvermerk ......................................... 13 Transparenz ......... 9, 17, 21, 25, 38, 39, 47 Transparenzgesetz (Hamburgisches) .. 31,
32, 53, 62 Treuhänder ...................................... 32, 62 Unterakte ............................. 34, 35, 37, 57 Urkundenfälschung ............................... 32 Urkundenunterdrückung........................ 32 Verfügung ........................................ 77–78 Verknüpfung (Akte als)12, 23, 28, 29, 41,
82 Vertrauen ................................... 15, 42, 43 Vertrauenswürdigkeit 15, 42, 43, 62, 77, 79 Verwahrungsbruch ................................ 32 Weiterverwendung öffentlicher
Informationen .................................... 32 Wissensdokument ............................ 13, 52 Wissensmanagement ...................... 14, 75
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