opp strategische hr planning en prestatieverbetering door job hoogendoorn

1

Dr. Job Hoogendoorn

StrategischeHuman Resource Planning

En Prestatieverbetering

(Zo krijgt U managers mee!)

25 november 2014

2

ONDER EEN PERSONEELPLANVERSTAAN WE:

1: Een vertaling van de gevolgen van veranderingen in de omgeving van een organisatie via het te volgen strategisch beleid naar de effec- ten voor de personeelbehoeften

2: Een vertaling van het algemeen en strategisch beleid, operations en budget naar omvang, kwaliteit en locatie van personeelbehoeften

3: Een prognose van de toekomstige personeelbezetting, qua volume, competenties, allocatie en kenmerken/karakteristieken

4. Een prognose van de personele kosten en de relatie tot het beschikbaar budget

5. Een identificatie van actuele en toe- komstige gaps tussen personeelbehoefte en personeelbeschikbaarheid

SEPT K/B analyse

Strategy & Operat. Operations

Personeel-behoefte

Personeel aanwezig

Personele kosten

4

ONDER EEN PERSONEELPLANVERSTAAN WE:

6: Een keuze van de gaps die nadere aandacht en een aanpak verdienen

7: Ontwikkeling van een of meer business cases voor gap(s) aanpak

8: Overleg, medezeggenschap en besluit- vorming over de aanpak van gaps

9. Uitvoering van maatregelen en acties voor de reductie en sanering van gaps, monitoring van voortgang

10. Evaluatie van resultaten van interventies, van de reductie van gaps en van de bijdrage hiervan aan de algemene doelstellingen van het HR-beleid (bijv. diversiteit)

1SHRP evaluatie

SHRP - uitvoering

SHRP - besluiten

SHRP Buss.Case preparation

SHRPGaps

6

omgeving van de organisatieveranderingen in belangrijke factoren

algemeen beleid/ algemeen strategisch beleid. personeelbeleid.

taken/ taken/ overlegfuncties- taak- functies- ontwikkelinginstroom mobiliteit uitstroom klimaat

personeel- personele- personeel-werving mobiliteit verloop

grondstoffen fabrikaten investe- verkoop technologie ringen financiën productie waardering

personeelbehoeften

beloning

beleving

personeelbeschikbaarheid

7

8

SHRP STAP 1:OMGEVINGSANALYSE

SEPT-ANALYSE

K/B-ANALYSE

BENCHMARKING

9

OMGEVINGSVARIABELEN (1):determinanten van omzet, takenvolume- en

kostenontwikkeling.

1. ontwikkelingen in consumentengedrag

2. ontwikkelingen op afzetmarkten

3. koopkrachtontwikkeling

4. demografische ontwikkeling

5. rentabiliteitsontwikkeling

6. prijsbeleid van concurrenten

7. assortiments- en investeringsbeleid concurrenten

8. technologische ontwikkeling

10

9. Arbeidsmarktontwikkeling

10. Loonkostenontwikkeling

11. Inkoopkostenontwikkeling

12. Rentekostenontwikkeling

13. Energiekostenontwikkeling

14. Ontwikkelingen in overheidsbeleid

15. Ontwikkelingen in valutaverhoudingen

OMGEVINGSVARIABELEN (2):determinanten van omzet, takenvolume- en

kostenontwikkeling.

11

Inwerking van omgevingsvariabelen

• Inkoop• Lonen• Rente• Energie• Valuta’s

• Demografie• Koopkracht• Cons. Gedrag• Afzetm. Ontw.• Rentabiliteit. Cl.

• Prijsbeleid Concurrenten• Invest. & Assortim. Conc.• Arbeidsmarkt-ontwikk.• Technologische ontwikk.• Ontwikk. Overheidsbeleid

Kosten Omzet

Personeelsbehoefte

12

SHRP STAP 2: STRATEGIE ANALYSE

OMZET-PROGNOSE

PRODUCTIE-PROGNOSE

INVESTERINGS-ANALYSE

13

Strategisch beleid

financieringsplan marketing- en marktonderzoek verkoopplan investerings- en omzet productieplan, product range inkoopkosten resultaat

personeelsbudget

14

SHRP STAP 3: BEPALEN VAN DE

PERSONEELBEHOEFTE

VOLUME/FTEFUNCTIE-EISEN/PROFIELEN

ALLOCATIESTRUCTUUR

FUNCTIE-ONTWERPENDIRECT/INDIRECT

ZELF DOEN/UITBESTEDEN

15

Bepalen/prognosebehoefte kwalitatief:

instrumenten aan de behoeftekant:

- functie-analyse

- functie-waardering/profilering

- evaluatie middelen/faciliteiten

- evaluatie functie-ontwerpen

- evaluatie organisatie-ontwerp

- bedrijfsvergelijking van opleidingsstructuren

- prognose toekomstige eisen

16

SHRP STAP 3A: BEPALEN VAN DE

PERSONEELBEHOEFTEKWANTITATIEF

TAKENVOLUME

PRODUCTIVITEITSNORMEN

TIJDBESTEDINGSNORMEN

BENCHMARKS

17

Personeelbehoefte

Geplande OutputNormatieve Output / fte

Gepland aantal cliëntenNormaal aantal cliënten / fte

18

Normatieve Output

Normatieve Output kan men baseren op:

• Haalbaarheidsschattingen• Productiviteitshistorie• Bedrijfsvergelijking

TijdbestedingsanalyseOnderhandelen & Compromis

19

ProductiviteitsnormenDIENEN AANGEPAST TE WORDEN VOOR:

• Zelfstandig in- en doorleren

• Introduktie-inspanning

• Intensiteit opleiding/training

• Mutaties in taakvolume & tijdbesteding per taak T.G.V.

-grondstoffen-verandering

-produkt-ontwikkeling

-technologie-ontwikkeling

-vernieuwing werkmethoden

• Verminderde belastbaarheid door ouder worden / handicaps

20

Arbeidsproductiviteit

Gerealiseerde ProductieBeschikbare uren of fte’s

Ceteris paribus:Kwaliteit

en innovatie (?)

21

Personeelbehoefte

Gepland aantal open urenNetto beschikbare uren / fte

Gepland aantal project-urenNetto beschikbare uren / fte

22

Personeelbehoefte

Aantal taken X normatieve tijdbesteding / taak(gemiddelde) netto beschikbare uren / fte

23

Heterogene Taken

Bij verschillende tijdsbestedingen aan verschillende volumes van taken kan gewerkt worden met:

(Vt1 X Tt1) + (Vt2 X Tt2) + .. (Vtn X Ttn)

Netto beschikbare uren / fte

Waarbij: V = VolumeT = Tijdsbestedingt = Taak

24

Indirekten

Voor de bepaling van de behoefte aan indirecte medewerkers kan uitgegaan worden van het diensten-model

Behoefte aan indirecten is:

Aantal directe medewerkersNormatief aantal directe medewerkers / fte indirect

25

Productieve Uren :

Gerealiseerde productieProductienorm per uur

26

Bezettingsgraad:

netto productieve uren

netto beschikbare uren

27

DIS-/ECONOMIES OF SCALE

ECONOMY OF SCALE:

EEN PERSONEELBEHOEFTE, DIE BENEDENPROPORTIONEEL TOE- NEEMT MET DE GROEI VAN HET TAKENPAKKET

DIS-ECONOMY OF SCALE

EEN PERSONEELBEHOEFTE, DIE BOVENPROPORTIONEEL TOENEEMT MET DE GROEI VAN HET TAKEN- PAKKET

28

SHRP STAP 4: BEPALEN VAN DE

PERSONEELBESCHIK-BAARHEID:

VOLUME

COMPETENTIES

ALLOCATIE

KENMERKEN

29

Bepalen/prognosebeschikbaarheid kwantitatief:

instrumenten beschikbaarheidskant:

- contracturen per werknemer (cao/iao)

- arbeidsmarktonderzoek, verloopprognose

- registratie verlof/bijzonder verlof

- aanwezigheids/verzuim-registratie

- registratie netto beschikbare uren

- registratie netto productieve uren

30

Netto personeelbeschikbaarheid:

52 x contracturen per week

- vakantierechten & a.t.v. - feestdagen - ziekteverzuim

- buitengewoon verlof - opleiding en overleg - afwijkingen van norm

31

Bepalen/prognose beschikbaarheid kwalitatief:

instrumenten beschikbaarheidskant:

- functioneringsbeoordeling

- curriculum vitae analyse

- analyse van ervarings- en anciënniteits-opbouw en verloop

- potentieel beoordeling

- satisfactie/motivatie-onderzoek

- belangstellingsregistratie

32

SHRP STAP 5: BEPALEN VAN DE

PERSONELE KOSTEN:

PERSONEELSVOLUME

LOONKOSTEN PER FTE

INITIELE LOONKOSTENSTIJGING

LOONDRIFT

33

SHRP STAP 6: BEPALEN VAN

GAPS:

KWANTITATIEVE GAPS

KWALITATIEVE GAPS

ALLOCATIE GAPS

BUDGET-KOSTEN GAPS

34

SHRP STAP 7: BUSINESS CASES VOOR

AANPAK VAN GAPS:

OPTIES VOOR AANPAK GAPS

KOSTEN EN BATEN

RISICO’S /ALTERNATIEVEN

TOEGEVOEGDE WAARDE

35

Opties voor oplossing overschot-frictiebehoefte < beschikbaarheid

langs de behoefte/beleidskant:

- meer verkoopinspanning

- lagere prijzen/meer kwaliteit

- meer research & development

- introductie nieuwe producten

- vervroegen introductieplannen

36

Opties voor oplossing overschot-frictiebehoefte < beschikbaarheid

langs de behoefte/beleidskant:

- vergroten voorraad

- pooling, samenwerking

- sub-contracting

- koop bedrijven (met beschikbaarheidstekort/ voldoende o.h.w./orderportfolio)

37

Opties voor oplossing overschot-frictie

behoefte < beschikbaarheid

langs de beschikbaarheidskant:

- selectieve werving/wervingstop

- minder inleen- en uitzendarbeid

- opzeggen tijdelijk contracten

- verloopstimulering (verminder binding, arbeidsvoorwaardenaanpassing)

- collegiale doorlening

- start eigen uitzendbureau

38

Opties voor oplossing overschot-frictiebehoefte < beschikbaarheid

langs de beschikbaarheidskant:

- vertrekpremies, v.u.t.-speciaal

- outplacement

- job creation

- buy-out, verzelfstandiging

- fusie, samenwerking, verkoop

- gedwongen ontslag (indiv./coll.)

39

Opties voor oplossing kwaliteits-tekortfe > cap

langs de beschikbaarheidskant:

- stimuleren self-development

- opleiding, training, vorming

- management development

- upgrading selectie bij werving

- overplaatsing/demotie

- ontslag en vervanging

40

Opties voor oplossing kwaliteits-tekortfe > cap

langs de behoefte/beleidskant:

- organisatie/werkstructurering

- functieversmalling/verlichting

- reductie van eisen door volume/ kwaliteitsaanpassing

- afstoten van veeleisende taken

41

Opties voor oplossing kwaliteits overschotfe < cap

langs de beschibaarheidskant:

- meer overplaatsen/rotations

- minder otv-acties/stimulansen

- downgrading selectie-eisen

- vertrekstimulansen/ontslag en vervanging

42

Opties voor oplossing kwaliteits-overschotfe < cap

langs de behoefte/beleidskant

- organisatie/werkstructurering

- functieverbreding/verzwaring

- meer taak/functie-roulatie

- productiviteitsnormen omhoog

- kwaliteitsnormen omhoog

- meer research & development

43

Opties voor oplossing allocatie-fricties naarmoment van behoefte/beschikbaarheid

langs de beschikbaarheidkant:

- aanpassen roosters en werktijdregelingen

- beïnvloeden verlof/atv-opname

- introductie a/b/c/-weken

- andere mix full/part-timers

44

Opties voor oplossing allocatie-fricties naarmoment van behoefte/beschikbaarheid

langs de behoefte/beleidskant:

- aanpassen productie-planning

- voorraadvorming bij beschikbaarheid > behoefte

- voorraadafbouw bij beschikbaarheid < behoefte

- beïnvloeding consumptie-moment

45

Opties voor oplossing allocatie-frictiesbinnen organisatie of geografisch

langs de beschikbaarheidkant:

- tijdelijk rouleren/overplaatsen

- detacheren

- definitief overplaatsen

- pendelen/pendelservice

- verhuizen medewerkers

46

Opties voor oplossing allocatie-frictiesbinnen organisatie of geografisch

langs de behoefte/beleidskant:

- verplaatsen van taken/functies

- integratie functies/afdelingen

- verhuizen activiteiten

- verhuizen/integratie bedrijven

47

SHRP STAP 8: BESLUITVORMING

OVER BUSINESS CASES:

OVERLEG

MEDEZEGGENSCHAP

BESLUITEN OVER DOELEN, MIDDELEN en TIJDSCHEMA’S

OPERATIONALISERING/ STREEFCIJFERS

48

Doelstellingen personeelplanning

1. veilig stellen van kwantitatieve personeelvoor- ziening ten behoeve van door de onderneming voorgenomen activiteiten en taken

2. het scheppen van een redelijk evenwicht tussen de aan deze taken verbonden functie- eisen en capaciteiten van medewerkers

3. een redelijke verdeling van de werkbelasting en functie-eisen tussen afdelingen en medewerkers

4. een zo goed mogelijke afstemming tussen de loopbaanwensen van medewerkers en door de onderneming te bieden loopbaanmogelijk- heden

5. een zodanige personeelbezetting dat wijzigingen in aard en omvang van de personeelbehoeften snel en adequaat opge- vangen kunnen worden

49

Een streefcijfer-middelen-modelvoor personeelplanning

elementen personeelbehoeften:

- personeelbehoefte totaal in f.t.e.

- aantal voltijdformatieplaatsen

- aantal deeltijdformatieplaatsen

- gemiddelde aantal uren per deeltijdplaats

- opleidingsstructuur personeelbehoefte

- functiewaardestructuur

- gemiddelde functiewaarde

50

Een streefcijfer-middelen-modelvoor personeelplanning

elementen personeelbehoeften:

- aantal toezichthoudende functies

- gemiddelde span of control

- ratio direct/indirect productieve plaatsen

- instroom nieuwe taken in f.t.e.

- uitstroom vervallende taken in f.t.e

- volume werkstructurering in f.t.e.

- volume organisatie-structurering in f.t.e.

51

Een streefcijfer-middelen-modelvoor personeelplanning

elementen personeelbezetting:

- personeelbezetting in aantal medewerkers

- aantal mannen en vrouwen

- aantal voltijd- resp. deeltijdmedewerkers

- gemiddeld aantal uren per deeltijdwerker

- leeftijdsstructuur

- opleidingsstructuur personeelbezetting

- overwerkvolume in f.t.e.

- hoeveelheid uitbesteed werk in f.t.e

52

Een streefcijfer-middelen-modelvoor personeelplanning

elementen personeelbezetting:

- ziekteverzuim in f.t.e

- volume uitzendarbeid in f.t.e.

- aantal promoties resp. demoties

- aantal overplaatsingen resp. job rotations

- opleidingsinspanning (mandagen of budget)

- personeelverloop in f.t.e

- bezettingsgraad (netto beschikbaar versus productief)

- personeelwerving in f.t.e.

53

Voorbeeld streefcijfers voorpersoneelplanning voor 2015

1. personeelgroei <=100

2. gem. aantal uitzendkrachten <=100

3. personeelverloop >=6%

4. deeltijdmedewerkers >=10%

5. daling wervingskosten per vacature >=10%

6. doorstromers/job rotation >=400

7. cursistmensdagen (intern) >=12000

8. PW-ers in dienst >=120

9. groei van het aantal arbeidsover- eenkomsten voor onbepaalde tijd: 0

10. gemiddelde leeftijd <=35 jaar

54

Personeelplan 2015

aspecten situatie situatie 2015 streefcijfer/personeelplan 2014 bij ongewij- streefsituatie zigd beleid 2015

verloop 6,0 % 5,5 % 5,7 %ziekteverzuim 6,9 % 6,4 % 6,4 %bezettingsgraad 79,0 % 80,0 % 82,0 %overplaatsingen 3,0 % 3,0 % 4,0 %

opleidingen 10.000 dgn 11.000 dgn 12.000 dgn

55

Middelen perstreefcijfer/streefsituatie

streefcijfer/ middelen om streefcijfer/streef- streefsituatie 2015 situatie te realiseren

verloop 5,7% 30% vacatures aanbieden als deeltijdbanen ( <=32 uur p.w.)

bezettingsgraad 82% 15% van alle vacatures niet opnieuw bezetten; aantal uitzendkrachten met 20% verminderen

overplaatsingen 4% starten met jonge medewer- kerspool van 500 deelnemers

56

Streefcijfers personeelplan 2015(in mensjaren en %)

bezetting <=+100 (26.269)

organisatie/werkstruc turering >=5% (1300)

promoties >=1,5% (400)

werving overplaatsing/ verloop <=6,4% job rotation >=6% (1700) <=2% (520) (1600)

demoties >= 0,1% (26)

opleiding/md >=1% (260)

57

SHRP STAP 9: IMPLEMENTATIE VAN SHRP-INTERVENTIES:

PROJECT MANAGEMENT

MONITORING

VOORTGANGSBEWAKING/ RAPPORTAGE BIJSTURING

58

Problemen bij personeelplanning

1. Goed zicht op de ontwikkeling van het activiteiten/taken-pakket van de onderneming

2. Ontwikkeling van omzet, kosten en rentabiliteit (financiële ruimte voor personele kosten

3. Ontwikkeling van toegepaste productie- technologie (veranderingen in omvang, maar vooral ook aard van de personeelbehoefte)

4. Vaststellen en updaten van productiviteits- en kwaliteitsnormen

5. Meten van feitelijke productiviteit en voorspellen ontwikkeling

59

6. Wijzigingen in relevante wetgeving of c.a.o.-afspraken

6. Volgen van ontwikkeling kwalificaties vanextern arbeidsaanbod

8. Aanwezigheid relatief hooggespannen loopbaan-verwachtingen en beperkte loopbaanmogelijk-heden

9. Beperkte mobiliteitsbereidheid, bereidheid tot acceptatie taakverandering, studiebereidheid,

verwerkbereidheid etc.(cultuur)

10. Beperkte grip op machts- en invloedsverhou-dingen, die leiden tot integrale verdelingen van

werklast en functie-eisen over afdelingen en medewerkers

Problemen bij personeelplanning

60

SHRP STAP 10: EVALUATIE VAN

SHRP-INTERVENTIESEN RESULTATEN:

EFFECTIVITEITEFFICIENCY

FLEXIBILITEITLEGITIMITEIT

ALIGNMENTEN

TOEGEVOEGDE WAARDE

61

Performance Management/

Performance Analyse:

CONTEXT

Oorzaken/determinanten

Performance-verklaring

? ?

Werkelijkheid/gevolgen(performance)

62

PERFORMANCEMANAGMENT; TARGETS EN INTERVENTIES

CONTEXT

OORZAKEN/DETERMINANTEN

WERKELIJKHEID

Performance gap

WENSSITUATIE

? ?

Targets en interventies

Resultaten

(beoogd/niet beoogd)

Beleid/interventies/maatregelen

63

Voorwaarden voor de implementatievan personeelplanning

1. een of meer initiatiefnemers / voortrekkers

2. ruimte en draagvlak voor initiatief

3. betrokkenheid en steun directie / bestuur

4. voldoende deskundigheid en ervaring

5. (als niet 4) training en/of advisering

6. goede begripsvorming rond planning-begrippen

7. correcte informatie over actuele situatie

8. correcte beeldvorming van planning-problemen

9. erkenning concreet probleem met baten-potentie

64

Voorwaarden voor de implementatievan personeelplanning

10. duidelijke doelstelling voor probleemoplossing

11. steun (voor 10) van lijnmanagement en or of mc

12. voldoende menskracht en budgettaire middelen

13. adequate instrumenten en voortgangsinformatie

14. duidelijke taakstelling & verantwoordelijkheid

15. multi-discipline communicatie- & overlegstructuur

16. voldoende voortgangsbewaking en -controle

17. sancties en incentives voor (niet)-meewerken

18. voldoende evaluatie en bijsturing